Algemene Voorwaarden
Algemene Voorwaarden
Voorafgaand
Partijen nemen in aanmerking dat:
- Tussen de partijen een “dienstenovereenkomst” tot stand is gekomen;
- Partijen overeengekomen zijn dat onderstaande voorwaarden de partijen binden in uitvoering van voormelde “dienstenovereenkomst”.
Voorwaarden
Artikel 1: Definities
Objecten of Documenten
Alle objecten of documenten die in aanmerking komen om door opdrachtnemer beheerd te worden en die met oog op externe opslag en beheer door de opdrachtgever aan de opdrachtnemer worden aangeleverd. Hieronder zijn uitsluitend op papier of op een vergelijkbare drager gestelde documenten bedoeld, die qua vorm, kwaliteit en grootte passen in het archiveringsysteem aangewend door de opdrachtnemer en welke voldoende werden uiteengezet aan de opdrachtgever.
Geweigerde objecten/documenten
Alle andere objecten of documenten, niet bedoeld onder het vorige lid. Hieronder worden onder andere uitdrukkelijk bedoeld: verboden objecten of bederfbare objecten tevens hieronder uitdrukkelijk bedoeld objecten of documenten die, naar het de opdrachtnemer voorkomt, schade zouden kunnen toebrengen aan zijn eigendom of de eigendom van derden.
Aanlevering
Het fysiek overhandigen van de in bewaring te geven objecten of documenten aan de opdrachtnemer.
Voorbereiding van archivering
Het onderbrengen van de voor bewaarneming aangemerkte objecten of documenten in de vorm door opdrachtnemer voorgeschreven met het oog op de archivering van de objecten of documenten, voldoende besproken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en voldoende gekend door de opdrachtgever.
Archivering
Het fysiek onderbrengen van de aangeleverde objecten of documenten in het archiveringsysteem van de opdrachtnemer, voldoende bekend bij de opdrachtgever.
Aflevering
Het fysiek terug overhandigen door de opdrachtnemer aan de opdrachtgever van de objecten of documenten die eerder ter bewaring werden aangeleverd door de opdrachtgever.
Inzage
Het opvragen en inkijken door de opdrachtgever van de in bewaring gegeven objecten of documenten op de door de opdrachtgever nader te bepalen plaats.
Vernietiging
Het bewerken van de objecten of documenten ten einde ertoe te komen dat de inhoud of de herkomst ervan niet meer te achterhalen of te reconstrueren is en dit met inachtneming van de op het moment van de vernietiging geldende milieunormen. In geval van vernietiging wordt een schriftelijke verklaring van vernietiging afgeleverd.
Artikel 2: Voorwerp
1. Opdrachtgever sluit een dienstenovereenkomst af met de opdrachtnemer waarbij de opdrachtnemer objecten of documenten, eigendom van opdrachtgever, zoals deze na intake in de database worden vermeld en op verzoek door beide partijen middels een eventueel ondergetekende lijst als bijlage aan de dienstenovereenkomst kan worden gehecht, en integraal deel uitmaakt van de dienstenovereenkomst.
De ruimte in het archief van opdrachtnemer ingenomen door de in het vorige lid bedoelde objecten of documenten wordt geraamd overeenkomstig de dienstenovereenkomst. Na archivering van de objecten of documenten wordt de werkelijk bezette ruimte door de in het vorig lid bedoelde objecten of documenten door opdrachtnemer opgemeten en meegedeeld aan de opdrachtgever. Deze laatste meting geldt als basis voor facturatie overeenkomstig de bepalingen opgenomen als bijlage met name de tarievenlijst.
2. De opdrachtnemer heeft het recht om alle objecten of documenten, xxxxxxx een direct of indirect gevaar opleveren voor de eigendommen van de opdrachtnemer of derden, te weigeren.
3. Vooraleer de aangeleverde objecten of documenten worden gearchiveerd, behoudt de opdrachtnemer zich het recht voor de aangeleverde objecten of documenten te onderwerpen aan fysische testen, waarbij o.a. de vochtigheidsgraad van en de aanwezigheid van schimmels op de aangeleverde objecten of documenten wordt bepaald. Wanneer naar aanleiding van deze test blijkt dat de aangeleverde objecten of documenten een te hoog gehalte aan vocht of schimmels bevatten, waardoor een veilige opslag wordt bedreigd, behoudt de opdrachtnemer zich het recht voor de objecten of documenten te weigeren (geweigerde objecten/documenten) en voor rekening van de opdrachtgever terug af te leveren aan de opdrachtgever.
4. De door de opdrachtgever in bewaring bij opdrachtnemer te geven objecten of documenten worden aangeleverd in de vorm genoegzaam bekend en besproken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Wanneer de hier bedoelde objecten of documenten worden aangeleverd in een andere vorm behoudt de opdrachtnemer zich het recht voor om deze objecten of documenten onder te brengen in de vorm als hiervoor bedoeld (voorbereiding van archivering) dit tegen tarieven als bedoeld in bijlage met name de tarievenlijst.
5. Xxxxxxxxx twee weken na de verwerking van de aangeleverde objecten of documenten, verstrekt opdrachtnemer aan opdrachtgever een persoonlijke login en beveiligd paswoord. De login en paswoord verlenen door middel van de beveiligde webinterface, toegang tot de gearchiveerde objecten of documenten met daarbij de mogelijkheid deze objecten of documenten te consulteren, in te zien, te digitaliseren of op te vragen voor fysieke aanlevering. De login en het paswoord worden toegekend aan de opdrachtgever persoonlijk of aan diens gevolmachtigde. De opdrachtnemer kan niet aansprakelijk worden gesteld naar aanleiding van een verkeerd of een onterecht gebruik van de login en/of het paswoord.
Artikel 3: Wijzigingen in de in bewaring gegeven objecten of documenten
Telkens wanneer er zich een wijziging voordoet in de hoedanigheid, samenstelling of omvang van de in bewaring gegeven objecten of documenten zal deze wijziging, op datum waarop de wijziging zich voordoet, schriftelijk worden vastgelegd.
Artikel 4: Toegang tot de objecten of documenten
1. Opdrachtgever is te allen tijde gerechtigd de gearchiveerde en haar toebehorende objecten of documenten bij opdrachtnemer op te vragen, tenzij anders is overeengekomen.
2. Het verzoek om aflevering van objecten of documenten geschiedt schriftelijk dan wel elektronisch. Indien in geschrifte, vermeldt het desbetreffende geschrift de naam van diegene die de objecten of documenten opvraagt, zijn handtekening alsmede een omschrijving van de objecten of documenten, welke worden opgevraagd.
3. Bij de aflevering van de aldus opgevraagde objecten of documenten wordt een akte opgemaakt waarin de afgeleverde objecten of documenten worden omschreven. De ondertekening van deze akte door de persoon aan wie de objecten of documenten afgeleverd worden, impliceert de ontlasting van de opdrachtnemer van zijn verplichtingen en zijn aansprakelijkheden.
Artikel 5: Betreden van de ruimtes
De ruimten waarin de objecten of documenten zijn opgeslagen, zijn elektronisch beveiligd tegen inbraak door middel van een toegang- en omgevingsbeveiliging.
De ruimten zijn voorzien van een brandmelding- en brandbeveiliging systeem.
Genoemde ruimten worden uitsluitend betreden door daartoe bevoegde medewerkers van opdrachtnemer.
Artikel 6: Geheimhouding
1. De opdrachtnemer en alle personen middels dewelke hij optreedt, verbinden er zich toe in generlei mate of zin informatie of inlichtingen te verstrekken aan derden betreffende de bewaargeving of de in bewaring gegeven objecten of documenten.
2. De toegang tot de Data Base is beveiligd door middel van een Fire Wall en login en paswoord.
3. De opdrachtgever heeft kennisgenomen van de wetgeving betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verklaart uitdrukkelijk dat deze wetgeving betreffende de door opdrachtnemer gestelde handelingen niet van toepassing is.
4. De opdrachtnemer verbindt er zich toe de opdrachtgever onverwijld op de hoogte te stellen naar aanleiding van enig beslag (bewarend, uitvoerend of ander) gelegd op gearchiveerde objecten of documenten of enige aanspraak vanwege derden op de bij opdrachtnemer in bewaring gegeven objecten of documenten.
Artikel 7: Vergoedingen
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om in geval van schade aan de objecten of documenten, met uitsluiting van de schade die ontstaat naar aanleiding van de veroudering van de objecten of documenten of die eigen is aan de normale bewaarneming en met uitzondering van de schade bedoeld in artikel 9 van deze voorwaarden, een vergoeding te betalen van 5 Euro per in bewaring gegeven lopende meter.
Aansprakelijkheid
Artikel 8: Aansprakelijkheid
1. Opdrachtnemer is aansprakelijk voor schade ontstaan aan de gearchiveerde objecten of documenten, met uitsluiting van de schade die ontstaat naar aanleiding van de veroudering van de objecten of documenten of die eigen is aan een normale bewaarneming en met uitzondering van de schade bedoeld in artikel 10 van deze voorwaarden. Deze aansprakelijkheid is, per lopende meter, in elk geval beperkt tot de in artikel 7 vermelde 5 Euro per in bewaring gegeven lopende meter.
2. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor reconstructie van de gearchiveerde objecten of documenten.
3. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor de geweigerde objecten of documenten, welke op verzoek van opdrachtgever toch dienen te worden gearchiveerd.
4. De opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade naar aanleiding van handelingen van de opdrachtgever eventueel gesteld in het kader van de inzage van de objecten of documenten.
5. De aansprakelijkheid van de opdrachtnemer vangt aan op het moment dat deze tekent voor ontvangst van de objecten of documenten en eindigt op het moment dat de opdrachtgever of diens gemachtigde tekent voor ontvangst van de objecten of documenten.
Artikel 9: Transport van de objecten of documenten
1. De opdrachtgever zal, telkens wanneer er objecten of documenten dienen te worden afgehaald of afgeleverd bij de opdrachtgever aan de opdrachtnemer opdracht geven (“transportopdracht”). Deze transportopdracht omvat (naargelang de situatie) o.a. volgende vermeldingen:
- Plaats en datum van ophalen van de objecten of documenten;
- Identiteit van de persoon die de objecten of documenten aflevert;
- Adres waar de objecten of documenten ter bestemming dienen afgeleverd te worden;
- Identiteit van de persoon die de objecten of documenten in ontvangst neemt;
- Schatting van de omvang (volume) van het transport, uitgedrukt in paletten (er worden geen bijkomende inlichtingen verstrekt over o.a. het gewicht of inhoud van de paletten of de merken van de objecten of documenten).
2. De objecten of documenten worden ter transport aangeboden in een transporteerbare vorm zoals afgesproken tussen de partijen. Wanneer partijen zulks overeenkomen staat de opdrachtnemer in voor het onderbrengen van de objecten of documenten in een transporteerbare vorm, overeenkomstig de bepalingen en het tarief opgenomen in de in “voorafgaand” bedoelde “dienstenovereenkomst”.
3. Enkel de opdrachtnemer behoudt te allen tijde het recht te beschikken over het transport, dit door onder andere van de vervoerder te vorderen dat hij het vervoer ophoudt, de plaats bestemt voor de aflevering van de objecten of documenten wijzigt, de objecten of documenten laat afleveren of halen op een ander adres dan wat aangegeven werd in de transportopdracht.
4. De opdrachtgever kan ter plaatse, opgegeven in de transportopdracht, de plaats waar de objecten of documenten dienen te worden opgehaald of de plaats waar de objecten dienen te worden afgeleverd, wijzigen wanneer hij op de vrachtbrief uitdrukkelijk de gewijzigde adressen attesteert.
5. Wanneer de opdrachtgever de opgevraagde objecten of documenten weigert te ontvangen of wanneer er zich omstandigheden voordoen die de aflevering uitsluiten, zullen de objecten of documenten teruggebracht worden naar de terreinen van de opdrachtnemer en daar opgeslagen worden. De opdrachtnemer neemt ten aanzien van deze objecten of documenten geen enkele aansprakelijkheid meer op, behoudens wanneer partijen anders overeenkomen.
Artikel 10: Geweigerde objecten of documenten.
Behoudens uitdrukkelijk akkoord vanwege de opdrachtnemer neemt de opdrachtnemer geen enkele aansprakelijkheid op naar aanleiding van enige schade bestaand aan of veroorzaakt door of ontstaan aan een geweigerd goed of document. Opdrachtgever die geweigerde objecten of documenten in bewaring geeft aan opdrachtnemer en dit zonder akkoord van de opdrachtnemer, neemt alle aansprakelijkheid op van om het even welke schade die zich voordoet aan de objecten van de opdrachtnemer of aan de documenten van derde opdrachtgevers.
Tarieven en betalingscondities
Artikel 11: Indexatie
De tarieven worden jaarlijks in de maand januari overeenkomstig volgende formule geïndexeerd:
Basistarief (als vermeld in de tarievenlijst) x Nieuwe index Basisindex
waarbij de basisindex de index der consumptieprijzen is van de maand november van het jaar voorafgaand aan de maand waarin de dienstenovereenkomst werd afgesloten en de nieuwe index de index der consumptieprijzen is van de maand november, voorafgaand aan de maand van indexatie.
Artikel 12: Betalingsvoorwaarden
1. De verschuldigde vergoedingen worden jaarlijks door de opdrachtnemer gefactureerd aan de opdrachtgever, tenzij anders werd overeengekomen.
2. Eventueel door opdrachtgever georganiseerde audits bij opdrachtnemer zijn mogelijk en worden door opdrachtnemer aan opdrachtgever in rekening gebracht tegen het gangbare uurtarief.
3. Opdrachtgever is gehouden de door hem verschuldigde vergoedingen binnen 30 dagen na factuurdatum te voldoen.
4. Bij gebreke aan betaling binnen deze termijn is opdrachtgever van rechtswege en zonder enige ingebrekestelling een intrest verschuldigd van 4% per jaar boven het promessedisconto zoals gehanteerd door de Europese Centrale Bank. Opdrachtnemer is gerechtigd deze bij opdrachtgever in rekening te brengen.
5. Bij wanbetaling zal daarenboven een forfaitaire schadevergoeding van 15%, met een minimum van 1.000 Euro, aangerekend worden, onverminderd gerechts- en uitvoeringskosten en zonder dat enige ingebrekestelling vereist is.
6. Opdrachtgever is niet gerechtigd schuldvergelijking toe te passen ten aanzien van bedragen, welke opdrachtnemer krachtens enige met hem gesloten overeenkomst aan opdrachtgever in rekening brengt.
7. Opdrachtgever kan zich nimmer tegenover opdrachtnemer beroepen, op het aan hem, ten aanzien van vorige opdrachten, al dan niet uitdrukkelijk verleend uitstel van betaling.
Artikel 13: Klachten
Klachten dienen door de opdrachtgever binnen een termijn van acht dagen na levering bij aangetekend schrijven aan het adres van opdrachtnemer geformuleerd te worden.
Duur en beëindiging van de overeenkomst
Artikel 14: Duurtijd van de overeenkomst
Deze overeenkomst is aangegaan voor onbepaalde duur.
Artikel 15: Beëindiging van de overeenkomst
1. Beëindiging van de dienstenovereenkomst dient te geschieden met een opzegtermijn van 12 maanden en wel per aangetekend schrijven aan het adres van opdrachtnemer.
2. Wanneer de opdrachtnemer vanwege de opdrachtgever bij de beëindiging van de dienstenovereenkomst geen schriftelijke instructie tot aflevering van de objecten of documenten aan de opdrachtgever of aan een derde ontvangt, worden de gearchiveerde objecten of documenten na tenminste een termijn van 45 dagen na beëindiging van deze overeenkomst vernietigd voor rekening van de opdrachtgever. Gedurende de termijn tijdens dewelke de objecten of documenten na de beëindiging van de overeenkomst nog gearchiveerd blijven bij opdrachtnemer zullen alle kosten overeenkomstig de tarievenlijst als bijlage verder verschuldigd blijven.
Artikel 16: Beëindiging van rechtswege
De dienstenovereenkomst wordt gedurende haar looptijd van rechtswege ontbonden (zonder dat hieromtrent schriftelijk) dient gecommuniceerd te worden, indien:
• Eén der partijen in staat van gerechtelijk akkoord of in staat van faillissement komt te verkeren, dan wel daartoe verzoeken worden ingediend;
• Eén der partijen wanprestatie pleegt en daarin xxxxxxxx ondanks herhaalde schriftelijke aanmaningen of in gebreke stellingen van zijn wederpartij om deze overeenkomst na te komen, onverlet het recht van de schadelijdende partij schadevergoeding te vorderen;
• De opdrachtgever wordt ontbonden;
tenzij binnen 45 dagen na het faillissement, het gerechtelijk akkoord of ontbinding de curator, voorlopig bewindvoerder of vereffenaar van opdrachtgever zich bij de opdrachtnemer xxxxx en verklaart de overeenkomst te willen voortzetten onder dezelfde condities en voorwaarden als beschreven in de dienstenovereenkomst.
x-x-x-x-x-x