DIRECTIE ONDERZOEKSAANGELEGENHEDEN
DIRECTIE ONDERZOEKSAANGELEGENHEDEN
AFDELING UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK
AANVRAAG VOOR BRUIKLEEN VAN COLLECTIESTUKKEN IN TENTOONSTELLINGSVERBAND
(versie 5/10/20201)
Aanvragen voor bruikleen dienen ten minste 4 maanden voor de voorziene openingsdatum gericht te worden aan:
Xxxxx Xxxxxxx Hoofdbibliothecaris Xxxxxx 0, 0000 Xxxx
tel. x00 0 000 00 00
en dienen volgende elementen te bevatten:
− een gedagtekend en voor akkoord ondertekend exemplaar van onderstaande voorwaarden;
− titel en thema van de tentoonstelling;
− inrichter van de tentoonstelling;
− plaats en timing van de tentoonstelling;
− argumentatie voor aanvraag van specifieke stukken.
1 VOORWAARDEN I.V.M. DE AANVRAAG:
1.1 Bij het ontlenen van stukken van de UBG betaalt de ontlener 125€ administratiekosten (excl. BTW) per tentoonstellingsdossier.
1.2 De UBG neemt eventuele voorafgaande opzoekingen met betrekking tot de tentoon te stellen stukken niet op zich. De door de organisatoren ingediende aanvragen tot bruikleen dienen alle nuttige inlichtingen te verstrekken omtrent auteur, titel, signatuur, formaat, enz. Er zal geen enkel gevolg gegeven worden aan onnauwkeurige aanvragen.
1.3 Aangezien het kostbare en het kwetsbare karakter van de stukken een aan de bruikleen voorafgaand onderzoek vereist (eventueel vergezeld van een restauratie) dienen de bruik- leenaanvragen minstens vier maanden vóór de opening van de tentoonstelling ingediend te worden.
De UBG kan voorafgaandelijk en op kosten van de bruikleennemer, digitale reproducties van de te ontlenen stukken laten maken. Sommige stukken vereisen een restauratie. Hun bruikleen zal slechts kunnen worden toegestaan na restauratie. Waar mogelijk neemt de UBG dit intern op, indien hiervoor externen moeten ingeschakeld worden zullen die kosten moeten gedragen worden door de ontlener. Uiteraard wordt hierover desgevallend expliciet een onderling akkoord afgesproken. De UBG beoordeelt zelf op discretionaire wijze welke stukken zij al dan niet in bruikleen geeft.
1.4 Indien de bruikleennemer een in bruikleen gegeven stuk niet tentoonstelt, om welke reden ook, moet hij het ontleende voorwerp onmiddellijk aan de UBG terug bezorgen.
2 VOORWAARDEN I.V.M. DE AANSPRAKELIJKHEID EN DE VERZEKERING:
2.1 De bruikleennemer dient de stukken na de beëindiging van de bruikleen in dezelfde staat terug te bezorgen aan de UBG, conform de opgemaakte tegensprekelijke plaatsbeschrijving zoals bedoeld in artikel III.1.
De bruikleennemer zal de Universiteit Gent op haar eerste verzoek vrijwaren voor vorderingen van derden voortvloeiende uit de (uitvoering van de) bruikleen.
2.2 De stukken worden door en ten laste van de bruikleennemer verzekerd voor “alle risico’s” voor de waarde die door de UBG wordt bepaald. De te verzekeren (globale) waarde stemt overeen met het totaal van de verzekeringswaarden die per voorwerp in bijlage opgesomd zijn. Deze waarden vertegenwoordigen het bedrag van de schadeloosstelling ten laste van de verzekeraar bij algehele vernietiging, beschadiging, diefstal of verdwijning, ongeacht de oorzaak ervan. Bij een schadegeval wordt bij het verzekerde bedrag steeds een administratieve kost van 200 euro gerekend. De bruikleennemer moet zorgen dat de verzekeringsmaatschappij deze waarden als aangenomen waarden aanvaardt. De keuze van de maatschappij wordt overgelaten aan de bruikleennemer.
2.3 De stukken dienen te worden verzekerd van spijker tot spijker, inclusief breuk van broze voorwerpen en met inbegrip van de schade ingevolge van verandering van temperatuur of vochtigheidsgraad in de lokalen waar de voorwerpen verblijven. De dekking moet tevens uitgebreid worden tot onlusten en natuurrampen.
2.4 In geval van schade moet de UBG onmiddellijk geïnformeerd worden en beslist de UBG zelf of al dan niet wordt overgegaan tot restauratie en, in bevestigend geval, worden de keuze van de restaurator en de wijze van restaureren eenzijdig bepaald door de UBG. De bruikleennemer verbindt er zich toe in ieder geval de totale restauratiekosten te betalen.
2.5 De stukken blijven te allen tijde exclusief eigendom van de UBG.
2.6 De bruikleennemer en zijn verzekeringsmaatschappij nemen de volle verantwoordelijkheid op voor de gestelde vergoedingen en zien af van alle verhaal op de UBG en haar medewerkers en studenten, inpakkers, vervoerders, begeleiders en om het even wie die de voorwerpen moet manipuleren. De vergoeding wordt betaald binnen de dertig kalenderdagen door de verzekeringsmaatschappij na de definitieve goedkeuring van het schadebedrag, ongeacht het mogelijke verhaal van de verzekeringsmaatschappij op andere maatschappijen of individuen.
2.7 Een kopij van de volledige polis zal in het bezit zijn van de UBG ten minste acht dagen vóór het ophalen van de stukken.
3 VOORWAARDEN I.V.M. HET TRANSPORT:
3.1 Vóór het vertrek uit de Universiteitsbibliotheek wordt van de stukken door de Universiteitsbibliotheek Gent een conditierapport opgemaakt over de materiële toestand van de stukken, met opgave van de bestaande beschadigingen, zwakheden en restauraties. De inhoud van dit rapport kan niet betwist worden door de bruikleennemer.
3.2 Alle kosten voor vervoer en verpakking bij heen- en terugreis vallen ten laste van de bruikleennemer. De verpakking wordt eenzijdig bepaald door de UBG. Het speciaal laten aanmaken van bijzondere verpakkingen valt ten laste van de bruikleennemer. In dit geval wordt de bruikleennemer op voorhand verwittigd van de noodzaak tot het laten aanmaken van zulke verpakkingen.
3.3 De originele verpakkingen dienen door de bruikleennemer droog en veilig bewaard te worden en zij worden integraal herbruikt bij de terugreis. De UBG kan altijd specificaties meegeven m.b.t. de manier van verpakking en transport, die de bruikleennemer te allen tijde dient na te leven.
3.4 Op aanvraag van de UBG dienen de in bruikleen gegeven stukken bij de heen- en terugreis, inclusief opstelling en afbouw, op kosten van de bruikleennemer begeleid te kunnen worden door een afgevaardigde van de UBG. Deze begeleider bezit definitieve bevoegdheid voor alle richtlijnen betreffende in- en uitpakken, opbergen, ophangen of afhaken van de voorwerpen.
De eventuele aanwezigheid van een afgevaardigde van de Universiteitsbibliotheek Gent heeft evenwel geenszins tot gevolg dat deze de verantwoordelijkheid voor de bedoelde handelingen van (de aangestelde van) de bruikleennemer op zich neemt; de bruikleennemer blijft gedurende de volledige duurtijd van de bruikleen verantwoordelijk voor de uitvoering ervan.
De bruikleennemer zal alle kosten (waaronder doch niet beperkt tot reis-, hotel- en verblijf- en verzekeringskosten) van de begeleider vergoeden. Zo de begeleider hiervoor ter plaatse eigen voorschotten moet betalen, dienen deze voorschotten hem vóór de terugreis contant te worden terugbetaald op voorlegging van de nodige bewijsstukken.
3.5 Het afhalen en terugbrengen van de stukken dient te gebeuren resp. vóór de opening en na de sluiting van de tentoonstelling (max. 10 kalenderdagen). De UBG mag eisen dat de begeleider aanwezig blijft tot de definitieve plaatsing van de voorwerpen bij de heenreis en vanaf het eerste afhaken bij de terugreis.
3.7 De bruikleennemer zal alle kosten die voortvloeien uit en/of samenhangen met de bruikleen exclusief ten laste nemen, waaronder doch niet beperkt tot de kosten voor het vervullen van douaneoperaties, inclusief het betalen van mogelijke taksen en de vergoeding van douaneagenten. De douaneformaliteiten dienen uitgevoerd te worden in de lokalen van de UBG en in de tentoonstellingsruimte van de bruikleennemer. De voorwerpen worden in geen geval uit de verpakking gehaald onderweg.
Alle stukken die op éénzelfde tijdelijke exportvergunning vermeld staan, moeten steeds sa- men gerepatrieerd worden. De UBG wordt in elk geval te allen tijde geïnformeerd waar de stukken zich bevinden (inclusief de klimaatcondities van een eventuele transitzone).
4 VOORWAARDEN I.V.M. DE TENTOONSTELLINGSRUIMTE:
4.1 De bruikleennemer verbindt er zich toe alle vereiste voorzorgen te nemen om de hem toevertrouwde voorwerpen in een ongewijzigde staat te bewaren. Hij zal alle voorzorgs- maatregelen nemen om diefstal, verlies en beschadigingen te voorkomen. De tentoonstellingslokalen worden permanent bewaakt. Volgens de richtlijnen van de UBG zullen de voorwerpen mogelijk afgeschermd worden van het publiek door opstelling in vitrine of door aanwending van een andere bescherming.
4.2 De bruikleennemer geeft UBG een facility report van de ruimtes waar de stukken tentoongesteld zullen worden, waarbij klimaatcondities en de brandbeveiliging onderworpen zijn aan de voorafgaandelijke goedkeuring van de UBG.
4.3 De klimatologische omstandigheden moeten voldoen aan de Ethische Code voor Musea van ICOM (International Council of Museums)
4.4 De UBG kan altijd specificaties meegeven m.b.t. de manier van tentoonstellen, die teallen tijde door de bruikleennemer dienen nageleefd te worden.
4.5 Elk uitgeleend stuk zal in de tentoonstelling vergezeld zijn van een label met de vermelding van zijn herkomst: Universiteitsbibliotheek Gent - Boekentoren, (fonds) (signatuur).
4.6 De in bruikleen gegeven stukken mogen alleen gebruikt worden in het kader van de voormelde tentoonstelling, met uitsluiting van elk ander doel. Elke afwijking in de plaatsing, zoals tevoren onderling afgesproken, alsook elke mogelijke manipulatie, ook voor studie- doeleinden, is onderworpen aan de schriftelijke goedkeuring van de UBG. Indien de tentoonstelling in meerdere plaatsen opgesteld wordt, dienen evenzoveel bruikleenaanvragen ingediend te worden.
4.7 De UBG behoudt te allen tijde het recht de bruiklenen te inspecteren, en in voorkomend geval over te gaan tot noodzakelijke restauraties. De bruikleennemer zal geen enkel geldig bezwaar kunnen inbrengen om dit onderzoek of deze behandeling uit te stellen of te verhinderen.
4.8 De bruikleennemer is ertoe gehouden elke soort schade onmiddellijk na de vaststelling ervan te melden aan de UBG. Hij is verplicht elke schade, zelfs toevallige, die de hem toevertrouwde voorwerpen overkomt, te vergoeden. Het is de bruikleennemer ten strengste verboden de voorwerpen ter plaatse aan enige restauratiebehandeling te onderwerpen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de UBG of zonder de aanwezigheid van diens afgevaardigde (zie ook supra, voorwaarden i.v.m. de verzekering, punt 3).
4.9 Gedurende de duur van de tentoonstelling zal tijdens de openingsuren aan een personeelslid van de UBG gratis toegang verleend worden.
5 VOORWAARDEN I.V.M. REPRODUCTIES EN PUBLICATIES:
5.1 Toelating tot reproductie en publieke mededeling voor de catalogus, folders en pers dient expliciet aangevraagd te worden bij UBG. Er kan enkel gewerkt worden met door de UBG ter beschikking gestelde beelden. . Bij elke vorm van publicatie en reproductie dient de herkomst vermeld te worden: Universiteitsbibliotheek Gent - Boekentoren, (fonds) (signatuur).
5.2 De bruikleennemer zal dadelijk na publicatie aan de UBG Gent twee exemplaren kosteloos bezorgen van de eventuele catalogus en van de affiche van de tentoonstelling.
6 VOORWAARDEN I.V.M. VERLENGING VAN HET CONTRACT, CONTRACTBREUK:
6.1 Iedere aanvraag voor een verlenging van de bruikleen moet drie weken vóór de beëindiging ervan aan de UBG aangevraagd worden.
6.2 Indien de UBG met de verlenging instemt, blijven alle clausules van dit contract onverminderd van kracht tot de wederzijdse nieuw bepaalde einddatum. Een bijkomende dekkingsbrief van de verzekering moet in het bezit zijn van de UBG acht dagen vóór het ingaan van de verlenging. Indien de UBG de verlenging weigert, dan dient de bruikleen onverwijld terugbezorgd te worden op de afgesproken datum. De UBG is niet verplicht een eventuele weigering te motiveren.
6.3 Het niet naleven van één der hierboven vernoemde voorwaarden kan vanwege de UBG een aanleiding zijn om de bruikleen eenzijdig te beëindigen zonder dat hiervoor enige schadevergoeding verschuldigd is en onverminderd de vergoeding van de door de Universiteit Gent geleden schade. Elke betwisting die niet in der minne kan worden geregeld zal uitsluitend door de rechtbanken van Gent worden beslecht. Deze overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch Recht.
TITEL EN THEMA VAN DE TENTOONSTELLING:
INRICHTER VAN DE TENTOONSTELLING:
PLAATS EN TIMING VAN DE TENTOONSTELLING:
SPECIFIEKE STUKKEN GEVRAAGD VOOR BRUIKLEEN:
DATUM: HANDTEKENING: