Vlaamse Gemeenschapscommissie Collegebesluit nr. 20202021-0023

Vlaamse Gemeenschapscommissie Collegebesluit nr. 20202021-0023

29-10-2020

BIJLAGE

Bijlage nr. 1

Lastenboek voor de domeinconcessie Bistro Op-Weule in gemeenschapscentrum Op-

                              Weule                               

Lastenboek voor de domeinconcessie Bistro Op-Weule in gemeenschapscentrum Op-Weule

Referentie: EGC/2020/ConcessieOPW

1. Overheid – contactgegevens

Overheid: Vlaamse Gemeenschapscommissie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (hierna: VGC)

Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000

0000 Xxxxxxx

Contact: De xxxx Xxxxx Xxx Xxxxxx (hierna: de contactpersoon) Entiteitsverantwoordelijke Entiteit Gemeenschapscentra Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000

0000 Xxxxxxx

Tel: 00 000 00 00

E-mail: xxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xx

2. Voorwerp van de domeinconcessie

2.1. De domeinconcessie heeft tot voorwerp het openbaar domein van de VGC bestaande uit een gedeelte van een gebouw gelegen te 0000 Xxxx-Xxxxxxxxxx-Xxxxxx, Xxxx-Xxxxxxxxxxxxxxx 00, met het oog op de uitbating daarin van een horecagelegenheid. De voorwaarden voor deze domeinconcessie worden bepaald in de overeenkomst tot verlenen van een domeinconcessie toegevoegd als bijlage 1 bij dit lastenboek,

2.2. Op donderdag 26 november 2020, van 11u tot 13u, zal een informatievergadering en rondleiding in de domeinconcessie worden georganiseerd. Deze informatievergadering zal plaatsvinden te 0000 Xxxx-Xxxxxxxxxx-Xxxxxx, Xxxx-Xxxxxxxxxxxxxxx 00.

3. Wetgeving en documenten van toepassing op de opdracht

Voor zover er in dit opdrachtdocument niet van wordt afgeweken, zijn enkel de hierna vermelde reglementeringen en documenten van toepassing op de opdracht.

1. Alle specifieke wettelijke bepalingen, die betrekking hebben op de aangeboden opdracht;

2. Dit opdrachtdocument EGC/2020/ConcessieOPW;

3. De overeenkomst tot verlenen van een domeinconcessie Bistro Op-Weule in Gemeenschapscentrum Op-Weule (bijlage 1);

4. De goedgekeurde offerte.

Op de aangegane verbintenis is het Belgisch recht van toepassing. Elk geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van het Belgisch gerecht.

4. Taalgebruik

De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn schriftelijke en mondelinge communicatie met de aanbestedende overheid.

5. Uitsluitings- en selectiecriteria

De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan deze criteria worden aanvaard, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn.

Door het indienen van zijn offerte verklaart de inschrijver zich niet in één van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden en te voldoen aan het kwalitatief selectiecriterium. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zullen door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd.

Wat alle andere documenten en certificaten betreft, zoals een uittreksel uit het strafregister of, bij gebreke daarvan, een gelijkwaardig document dat is afgegeven door een bevoegde rechterlijke of administratieve instantie van het land van oorsprong of het land waar de ondernemer is gevestigd, waaruit blijkt dat aan de betrokken eisen is voldaan, moet de offerte van de inschrijver deze documenten of certificaten bevatten. De aanbestedende overheid kan de inschrijver tijdens de procedure te allen tijde verzoeken de vereiste ondersteunende documenten geheel of gedeeltelijk in te dienen wanneer dit noodzakelijk is voor het goede verloop van de procedure. Behoudens uitsluitingsgronden m.b.t. fiscale en sociale schulden kan de inschrijver, die zich in één van de verplichte of facultatieve uitsluitingsgronden bevindt, aantonen dat hij corrigerende maatregelen heeft genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen. Hiertoe bewijst de inschrijver, op eigen initiatief, dat hij eventuele schade als gevolg van strafrechtelijke inbreuken of fouten heeft betaald of heeft toegezegd te zullen vergoeden, dat hij feiten en omstandigheden heeft opgehelderd door actief mee te werken met de onderzoekend autoriteiten en dat hij concrete technische, organisatorische en personeelsmaatregelen heeft genomen teneinde een nieuwe strafrechtelijke inbreuk of fout te voorkomen. Als de aanbestedende overheid dat bewijs toereikend acht, wordt de betrokken inschrijver niet uitgesloten van de plaatsingsprocedure.

5.1. Verplichte uitsluitingsgronden

De misdrijven die in aanmerking worden genomen door de aanbestedende overheid of in aanmerking kunnen worden genomen door de overheidsbedrijven en personen die bijzondere of exclusieve rechten genieten, voor de toepassing van de in artikel 50 van de wet bedoelde verplichte uitsluitingsgronden zijn:

1. deelneming aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek of in artikel 2 van Kaderbesluit 2008/841/JBZ van de Raad van 24 oktober 2008 ter bestrijding van georganiseerde criminaliteit;

2. omkoping als bedoeld in artikelen 246 en 250 van het Strafwetboek of in artikel 3 van de Overeenkomst ter bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Europese

Gemeenschappen of van de lidstaten van de Europese Unie betrokken zijn of in artikel 2.1, van Kaderbesluit 2003/568/JBZ van de Raad van 22 juli 2003 inzake de bestrijding van corruptie in de privésector;

3. fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002;

4. terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten als bedoeld in artikel 137 van het Strafwetboek of in de zin van de artikelen 1 of 3 van Kaderbesluit 2002/475/JBZ van de Raad van 13 juni 2002 inzake terrorismebestrijding dan wel uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een dergelijk misdrijf of strafbaar feit als bedoeld in artikel 4 van genoemd kaderbesluit;

5. witwassen van geld of financiering van terrorisme als bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme of in de zin van artikel 1 van Richtlijn 2005/60/EG van het Europees Parlement en de Raad van 26 oktober 2005 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme;

6. kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel als bedoeld in artikel 433quinquies van het Strafwetboek of in de zin van artikel 2 van Richtlijn 2011/36/EU van het Europees Parlement en de Raad van 5 april 2011 inzake de voorkoming en bestrijding van mensenhandel en de bescherming van slachtoffers daarvan, en ter vervanging van Kaderbesluit 2002/629/JBZ van de Raad;

7. tewerkstelling van onderdanen van derde landen die illegaal in het land verblijven in de zin van artikel 35/7 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers of in de zin van de wet van 30 april 1999 betreffende de tewerkstelling van vreemde arbeiders.

5.2. Uitsluitingsgrond in verband met fiscale en sociale schulden

De kandidaat of inschrijver die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn sociale zekerheidsbijdragen, wordt door de aanbestedende overheid uitgesloten van de toegang tot een plaatsingsprocedure, overeenkomstig artikel 51 van de wet. De toegang tot de procedure wordt evenwel niet ontzegd aan een kandidaat of inschrijver die geen bijdrageschuld heeft van meer dan

3.000 euro of die voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt.

5.3. Facultatieve uitsluitingsgronden

De inschrijver kan uitgesloten worden van deze procedure:

1. indien de aanbestedende overheid met elk passend middel aantoont dat de inschrijver de verplichtingen op het vlak van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht heeft geschonden ;

2. wanneer de inschrijver in staat van faillissement of van vereffening verkeert, zijn werkzaamheden heeft gestaakt, een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor hem een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is, of hij in een vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen ;

3. wanneer de aanbestedende overheid kan aantonen, met elk passend middel, dat de inschrijver in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, waardoor zijn integriteit in twijfel kan worden getrokken;

4. wanneer de aanbestedende overheid over voldoende plausibele aanwijzingen beschikt om te besluiten dat de inschrijver handelingen zou hebben gesteld, overeenkomsten zou hebben gesloten of afspraken zou hebben gemaakt, die gericht zijn op vervalsing van de mededinging;

5. wanneer een belangenconflict in de zin van artikel 6 niet effectief kan worden verholpen met andere minder ingrijpende maatregelen;

6. wanneer zich wegens de eerdere betrokkenheid van de inschrijver bij de voorbereiding van de plaatsingsprocedure een vervalsing van de mededinging als bedoeld in artikel 52 heeft voorgedaan die niet met minder ingrijpende maatregelen kan worden verholpen;

7. wanneer de inschrijver blijk heeft gegeven van aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijk voorschrift tijdens een eerdere overheidsopdracht, een eerdere opdracht met een aanbesteder of een eerdere concessieovereenkomst en dit geleid heeft tot het nemen van ambtshalve maatregelen, schadevergoedingen of andere vergelijkbare sancties;

8. wanneer de inschrijver zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de informatie die nodig is voor de controle op het ontbreken van uitsluitingsgronden of de naleving van de selectiecriteria, of hij informatie heeft achtergehouden, of niet in staat was de ondersteunende documenten die vereist zijn krachtens artikel 73 over te leggen;

9. wanneer de inschrijver heeft getracht om het besluitvormingsproces van de aanbestedende overheid onrechtmatig te beïnvloeden, om vertrouwelijke informatie te verkrijgen die hem onrechtmatige voordelen in de plaatsingsprocedure kan bezorgen, of om verwijtbaar misleidende informatie te verstrekken die een belangrijke invloed kan hebben op beslissingen inzake uitsluiting, selectie en gunning

6. Gunningscriteria

6.1. De maandelijkse, forfaitaire concessievergoeding bedraagt 500,00 EUR. Voor de eerste 12 maanden wordt er een vermindering van de concessievergoeding voorzien van 250,00 EUR per maand om de werking van de Bistro terug op te starten. De kandidaat-uitbater houdt rekening met deze maandelijkse concessievergoeding voor de opmaak van het uitbatingsconcept en het zakelijk plan.

6.2. De VGC zal de concessie toewijzen aan de kandidaat die de voordeligste offerte heeft ingediend (zijnde diegene die de hoogste score haalt) rekening houdend met de volgende vier gunningscriteria en gewichten:

Gunningscriterium 1: het uitbatingsconcept (45 punten) Dit concept bevat een uiteenzetting vanwege de kandidaat over de wijze waarop hij de domeinconcessie zal uitbaten rekening houdend met onderstaande openingsuren:

De Bistro moet minimaal geopend zijn en daadwerkelijk uitgebaat worden:

• Op dinsdag, donderdag en vrijdag van 12u tot 14.30u en van 18u tot 23u.

• Op woensdag van 12u tot 14.30u en van 16u tot 23u.

De openingsdagen en openingsuren kunnen in overleg met het Gemeenschapscentrum worden uitgebreid.

De jaarlijkse sluiting en de sluiting op de feestdagen dient steeds in overleg te gebeuren met het Gemeenschapscentrum en wordt minstens 2 weken voor de sluiting aangevraagd.

Het uitbatingsconcept beschrijft de inhoudelijke aanpak en de visie met betrekking tot de uitbating. Hoe wordt er tegemoetgekomen aan de visie vermeld in de samenwerkingsnota van de vzw Gemeenschapscentrum Op-Weule, gevoegd als bijlage 6 bij dit lastenboek? Het uitbatingsconcept gaat dieper in op onderstaande aandachtspunten:

• Wat wordt het concept? Originaliteit en creativiteit zijn belangrijke aspecten van dit concept.

• Welk aanbod en aan welke prijzen, voorbeeld van menukaart,…?

• Wat voor een plek wordt de Bistro? Hoe wordt de Bistro ingekleed, ingericht? Uitstraling naar de omgeving? Hoe wordt dit zichtbaar gemaakt?

• Hoe wordt de Bistro ingebed in de lokale omgeving? Welke relatie wordt er opgebouwd met de buurtbewoners, met externe partners en met het Gemeenschapscentrum? Participatie?

• Hoe wordt er samengewerkt met de andere partners en gebruikers van het Gemeenschapscentrum?

• Wat is het doelpubliek en hoe wordt hierop ingespeeld?

• Er wordt respect gevraagd voor het Nederlandstalig karakter. Hoe wordt daarvoor gezorgd?

• Welke gezamenlijke (samen met het Gemeenschapscentrum, externen,…) projecten worden er georganiseerd of hoe wordt er ingespeeld op de activiteiten die worden georganiseerd in het Gemeenschapscentrum?

• Hoe wordt er omgegaan met de gevraagde dienstverlening?

Gunningscriterium 2: het zakelijk plan (25 punten)

In dit plan wordt het zakelijk en financieel beheer voorgesteld.

Een businessplan dat minstens een financieel plan (met productenaanbod en geplande prijszetting) een marketingplan en een personeelsplan bevat.

Er wordt ook een prognose opgenomen van de verwachte omzet gedurende het eerste jaar en een prognose van de omzet voor de duur van de overeenkomst.

Gunningscriterium 3: het duurzaamheidscriterium (15 punten) Een uiteenzetting over welke stappen de kandidaat-uitbater zal ondernemen om tot een duurzame uitbating te komen op vlak van personeel, voeding en energie.

Personeel: Duurzame tewerkstelling: er wordt extra aandacht besteed aan de tewerkstelling van werkzoekenden of van personen met een (grote) afstand tot de arbeidsmarkt, aan een samenwerking met een sociale-economiebedrijf, aandacht voor gelijke kansen, duurzame tewerkstellingsvoorwaarden, het stimuleren van maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Voeding: Hoe wordt er omgegaan met de principes voor duurzame voeding (Biologisch, vegetarisch, vegan, regionaal, seizoensgebonden, duurzame handel,…)?

Energie: Hoe wordt er omgegaan met energie, inrichting,…?

Gunningscriterium 4: de beroepskwalificaties en –ervaring van de kandidaat    (15 punten) De inschrijver voegt bij de offerte de curriculum vitae, de diploma’s, de getuigschriften en de referenties van de verantwoordelijke uitbater(s) en/of van de personen die effectief zullen instaan voor de leiding van de uitbating.

Bij de beoordeling van dit gunningscriterium wordt onder meer de mate waarin voormelde perso(o)n(en) over een succesvolle ervaring (aantal jaren) in de uitbating van een horecazaak beschikken. De mate waarin deze zich situeert in een gemeenschapsvormende en/of educatieve context wordt als een meerwaarde beschouwd.

Indien de kandidaat een rechtspersoon is worden de diploma’s en referenties overgemaakt van de natuurlijke persoon die overeenkomstig artikel 11.4. van de overeenkomst tot verlenen van domeinconcessie gevoegd als bijlage 1 belast zal worden met de uitbating. In dat geval dient de kandidaat-rechtspersoon een verbintenis met deze natuurlijke persoon voor te leggen waaruit blijkt dat de kandidaat-rechtspersoon deze natuurlijke persoon met de uitbating kan belasten, en te verklaren dat deze natuurlijke persoon met de uitbating zal belast worden.

6.3. De VGC behoudt zich het recht voor om te allen tijde en om welke reden ook niet tot toewijzing over te gaan. In dat geval verwittigt de VGC per aangetekend schrijven alle kandidaten binnen een periode van 15 kalenderdagen na de beslissing daartoe.

7. Offerte

7.1. Elke natuurlijke persoon of rechtspersoon mag zich slecht éénmaal aanmelden als kandidaat. Een ingediende offerte kan niet gewijzigd of ingetrokken worden.

7.2. De offerte dient ingediend te worden bij middel van het standaardformulier dat is toegevoegd aan dit lastenboek onder artikel 9.

De offerte evenals elke bijlage dient ondertekend te worden door de kandidaat. Bij een offerte ingediend door een rechtspersoon dient het bewijs gevoegd te worden dat de ondertekenaar van de offerte gemachtigd is om de rechtspersoon te vertegenwoordigen.

Doorhalingen overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen in de offerte of een bijlage moeten eveneens door de kandidaat of zijn gemachtigde ondertekend worden.

7.3. De indiening van de offerte met de bijhorende bijlagen dient te gebeuren uiterlijk op 11 december 2020.

De offerte en de bijhorende bijlagen dienen in 3 exemplaren gericht te worden aan de VGC per adres van de contactpersoon.

De indiening kan geschieden via:

- afgifte per drager tegen ontvangstbewijs: dit kan geschieden tot 16u op 11/12/2020

- per aangetekend schrijven met ontvangstbewijs ten laatste afgegeven op 11/12/2020, waarbij de poststempel geldt als bewijs.

Elke offerte die na deze datum wordt ingediend, zal niet in aanmerking worden genomen.

De offerte en de bijhorende bijlagen worden onder een definitief gesloten omslag geschoven met daarop in de linkerbovenhoek de vermelding ‘domeinconcessie Bistro Op-Weule’ en ‘Referentienummer EGC/2020/ConcessieOPW ’. Deze omslag wordt in een tweede gesloten omslag geschoven met daarop in de linkerbovenhoek de vermelding ‘domeinconcessie Bistro Op-Weule’ en ‘Referentienummer EGC/2020/ConcessieOPW ’.

7.4. De opening van de offertes geschiedt door de contactpersoon in de burelen van de VGC, X. Jacqmainlaan 135 te 0000 Xxxxxxx. De kandidaten worden niet uitgenodigd.

7.5. De ingediende offertes blijven geldig gedurende 60 kalenderdagen vanaf de uiterste datum van indiening bedoeld in punt 7.3.

7.6. Door een kandidatuur in te dienen erkent de kandidaat dat hij onvoorwaardelijk de inhoud van deze selectieleidraad aanvaardt en dat hij zich rekenschap heeft gegeven van alle bijzonderheden van de procedure.

7.7. Er worden geen kosten in verband met de opmaak van de kandidatuur door de organiserende overheid vergoed.

7.8. Het indienen van een inschrijving met enig voorbehoud ten aanzien van de voorwaarden van de domeinconcessie is niet toegelaten.

7.9. Offertes worden uitsluitend in het Nederlands ingediend.

8. Selectieleidraad

Aangezien deze procedure de aanstelling van een uitbater voor een domeinconcessie betreft en geen opdracht voor een concessie van diensten zal voor de gunning van de beoogde domeinconcessie een procedure “sui generis” worden gevolgd.

De hierna beschreven procedure vertoont wel verwantschap met de concurrentiedialoog in de zin van artikel 27 en de onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking in de zin van artikel 26 van de Overheidsopdrachtenwet van 15 juni 2016.

Het gebruik van de terminologie afkomstig uit de regelgeving overheidsopdrachten (bv. toegangsrecht, kwalitatieve selectie, … ) in deze leidraad bleek evenwel onvermijdelijk vanuit een gebruiksgemak en herkenbaarheid van begrippen.

Deze domeinconcessieovereenkomst is niet onderhevig aan de bepalingen van de wet van 30 april op de handelshuurovereenkomsten.

8.1. Infovergadering

Er wordt op donderdag 26 november 2020, van 11u tot 13u, een informatievergadering en rondleiding in de domeinconcessie georganiseerd. Deze informatievergadering zal plaatsvinden te 0000 Xxxx-Xxxxxxxxxx-Xxxxxx, Xxxx-Xxxxxxxxxxxxxxx 00. De geïnteresseerden dienen uiterlijk twee werkdagen voor deze informatievergadering hun vragen met betrekking tot dit lastenboek of de domeinconcessie schriftelijk aan de contactpersoon te bezorgen.

Ter gelegenheid van deze informatievergadering zal mondeling geantwoord worden op vragen. Van deze mondelinge antwoorden wordt geen schriftelijk verslag opgesteld.

Deze antwoorden strekken louter tot verduidelijking en kunnen geen wijziging of aanvulling meebrengen van dit lastenboek of van de bijlagen daarbij.

8.2. De toewijzing van de concessie zal in vier fases plaatsvinden.

In de eerste fase (selectiefase) kunnen geïnteresseerde partijen op basis van het voorliggend lastenboek een kandidatuur indienen. Deadline is 11 december 2020.

Deze kandidaturen worden onderzocht op volledigheid (uitbatingsconcept, uitbatingsplan, zakelijk plan, duurzaamheid, referenties, diploma’s, wettelijke documenten,…) en op basis van de uitsluitings- en selectiecriteria vermeld onder artikel 5 van dit lastenboek.

Tijdens deze eerste fase kunnen er extra documenten worden opgevraagd bij de kandidaten.

Een personeelslid van de dienst Financiën van de Vlaamse Gemeenschapscommissie zal de solvabiliteit van de kandidaten en het zakelijk plan onderzoeken.

Alle kandidaten worden van de selectie respectievelijk niet-selectie, met inbegrip van de nodige motivering, per e-mail op de hoogte gebracht.

In de tweede fase zal de VGC de geselecteerde kandidaten uitnodigen voor een mondelinge toelichting. Deze gesprekken vinden plaats op donderdagvoormiddag 17 december 2020, vanaf 10u, in de kantoren van de Vlaamse Gemeenschapscommissie gelegen te 0000 Xxxxxxx, E. Jacqmainlaan

135. Het voorstel wordt verplicht gepresenteerd aan een door de VGC gemandateerde jury om de offertes te beoordelen. Het precieze uur en de locatie worden nog meegedeeld. De presentatie mag maximaal 30 minuten duren. Aan de kandidaat-concessiehouders kunnen vragen worden gesteld. Tijdens de gesprekken zal de jury steeds waken over een gelijke behandeling van alle deelnemers.

In een derde fase zal de jury de ingediende voorstellen beoordelen conform de gunningscriteria.

In de vierde fase zal de VGC overgaan tot de toewijzing van de concessie.

Na de beslissing tot toewijzing brengt de VGC, binnen een termijn van 30 kalenderdagen, de weerhouden en niet-weerhouden kandidaten per aangetekende brief op de hoogte van de toewijzing of niet-toewijzing van de domeinconcessie.

Bij de brief voor de weerhouden kandidaat worden drie exemplaren van de overeenkomst tot verlenen van de domeinconcessie gevoegd. De weerhouden kandidaat stuurt per aangetekende brief de drie ondertekende exemplaren van de overeenkomst tot verlenen van de domeinconcessie naar de Vlaamse Gemeenschapscommissie, ter attentie van Xxxxx Xxx Xxxxxx, E. Jacqmainlaan 135 te 0000 Xxxxxxx,

De concessieovereenkomst komt tot stand nadat ze door alle partijen, VGC, vzw Gemeenschapscentrum Op-Weule en de concessiehouder, rechtsgeldig is ondertekend.

8.3. Afwijking van de procedure

De VGC behoudt zich het recht voor om dit procedureverloop nog aan te passen, zonder dat hieruit een recht op schadevergoeding voor de (geselecteerde) kandidaten voortvloeit en steeds met respect voor de gelijke mededinging en de wettelijke bepalingen ter zake.

8.4. Digitale procedure

De procedure zal, om redenen van efficiëntie, maximaal digitaal verlopen, met name per e-mail. De kandidaten worden dan ook verzocht een contactpersoon op te geven die per e-mail bereikbaar is. Het indienen van de kandidaturen zal evenwel niet digitaal verlopen, doch wél zoals aangegeven onder artikel 7 van dit lastenboek.

8.5. Geen verplichting tot toewijzing van de concessie

Er bestaat in hoofde van de VGC géén enkele verplichting tot gunning.

De VGC kan te allen tijde de procedure stopzetten zonder enige vergoeding te zijn verschuldigd of zonder dat dit een precontractuele aansprakelijkheid kan teweegbrengen.

8.6. Timing

• lancering open oproep: vrijdag 30 oktober 2020

• infovergadering: donderdag 26 november 2020 (van 11u tot 13u)

• uiterste datum voor indienen van een kandidatuur: vrijdag 11 december 2020

• gesprekken met de kandidaat-uitbaters: donderdag 17 december 2020 (vanaf 10u).

• toewijzing domeinconcessie: eind januari 2021

• startdatum domeinconcessie: ten laatste op 1 maart 2021

8.7. Samenstelling jury

De beoordeling van de kandidaten gebeurt door een jury die als volgt is samengesteld:

1. Twee vertegenwoordigers van de Raad van Bestuur van de vzw Gemeenschapscentrum Op- Weule

2. De centrumverantwoordelijke van Gemeenschapscentrum Op-Weule

3. Eén extern jurylid

4. Drie vertegenwoordigers van de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie

9. Standaardformulier voor het indienen van een offerte:

Xxxxxxx dit formulier Xxxxxxxx, ondertekend én gedateerd terug te sturen ten laatste op 11 december 2020.

Ondergetekende, Contactpersoon

Enige contactpersoon firma: ……………………………………………………………………………………………..

Hoedanigheid of beroep: ………………………………………………………………………………………………….

Nationaliteit: ……………………………………………………………………………………………………………….….

Woonplaats: ……………………………………………………………………………………………………………………

Telefoon: …………………………………………………………………………………………………………………………

Gsm: ………………………………………………………………………………………………………………………………

E-mail: …………………………………………………………………………………………………………………………..

vertegenwoordigt de firma

Naam firma: …………………………………………………………………………………………………………….……

Adres maatschappelijke zetel: …………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………… Ondernemingsnummer: ………………………………………………………………………………………………….. Rekeningnummer: ………………………………………………………………………………………………………….

Telefoon: ………………………………………………………………………………………………………………………

verklaart hierbij een offerte in te dienen met het oog op de toewijzing van de domeinconcessie Bistro Op-Weule (lastenboek EGC/2020/concessieOPW);

en verklaart hierbij kennis te hebben gekregen van lastenboek EGC/2020/concessieOPW en van de daarbij gevoegde bijlagen, zijnde de overeenkomst tot verlenen van een domeinconcessie, de algemene situering van het Gemeenschapscentrum Op-Weule, het huishoudelijk reglement van het Gemeenschapscentrum Op-Weule, de plannen van de domeinconcessie, de statuten van de vzw Gemeenschapscentrum Op-Weule en de samenwerkingsnota;

en verklaart hierbij de voormelde documenten te hebben gelezen en goedgekeurd; voegt bij deze offerte in totaal …….. bijlagen genummerd van …….. tot ;

Aldus gedaan te ………………………….. op …………………………………..

De heer/mevrouw …………………………………….

Datum en handtekening

10. Bijlagen:

Bijlage 1: Overeenkomst tot verlenen van een domeinconcessie

Bijlage 2: Algemene situering van het Gemeenschapscentrum Op-Weule Bijlage 3: Huishoudelijk reglement van het Gemeenschapscentrum Op-Weule Bijlage 4: Plannen van de domeinconcessie

Bijlage 5: Statuten van het Gemeenschapscentrum Op-Weule Bijlage 6: Samenwerkingsnota

Bijlage 1: Overeenkomst tot verlenen van een domeinconcessie

OVEREENKOMST TOT VERLENEN VAN EEN DOMEINCONCESSIE

TUSSEN:

De Vlaamse Gemeenschapscommissie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, vertegenwoordigd door haar College met burelen te 0000 Xxxxxxx, E. Jacqmainlaan 135, opgericht overeenkomstig artikel 136 van de Grondwet,

In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxxx Xxxx, in zijn hoedanigheid van Collegelid bevoegd voor Cultuur, Jeugd, Sport en Stedelijk Beleid, hierna genoemd: ‘VGC’

EN

De VZW Gemeenschapscentrum Op-Weule, met zetel te 0000 Xxxx-Xxxxxxxxx-Xxxxxx, Xxxx- Lambertusstraat 91, ingeschreven bij de kruispuntbank der ondernemingen onder het ondernemingsnummer 0448.302.128, RPR Brussel.

In deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx Xxxx Xxx Xxxxxx en de xxxx Xxxxx Xxxxxx in hun hoedanigheid van voorzitter en ondervoorzitter, hierna genoemd: ‘Gemeenschapscentrum’

EN

De ..., (indien rechtspersoon) met zetel te ..., ingeschreven bij de kruispuntbank der ondernemingen onder het ondernemingsnummer ..., RPR ..., OF (indien natuurlijke persoon) met adres te ..., in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door …, in zijn/haar/hun hoedanigheid van ..., hierna genoemd: ‘de Uitbater’

Voornoemden worden hierna tevens afzonderlijk ‘Partij’ of gezamenlijk ‘Partijen’ genoemd.

WORDT VOORAFGAANDELIJK UITEENGEZET WAT VOLGT:

AANGEZIEN tot het openbaar domein van de VGC een gebouw gelegen te 0000 Xxxx-Xxxxxxxxx-Xxxxxx, Xxxx-Xxxxxxxxxxxxxxx 00 xxxxxxx, hierna het Gebouw, waarin het Gemeenschapscentrum in het kader van de haar toevertrouwde missie allerlei activiteiten uitoefent,

AANGEZIEN tot het gebouw een horecagelegenheid met bijbehoren behoort,

AANGEZIEN de VGC de uitbating van deze horecagelegenheid wenst toe te vertrouwen aan de Uitbater,

AANGEZIEN met het oog op de uitbating van de horecagelegenheid aan de Uitbater een gedeelte van het Gebouw, zoals hierna bepaald, in domeinconcessie wordt gegeven,

AANGEZIEN Partijen met deze overeenkomst (hierna: de Overeenkomst) hun wederzijdse rechten en verplichtingen inzake deze domeinconcessie wensen te regelen,

OM DEZE REDENEN WORDT OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT:

Artikel 1 : Voorwerp

1.1. De VGC geeft in concessie aan de Uitbater een gedeelte van het Gebouw, met adres Sint- Lambertusstraat 95 te 0000 Xxxx-Xxxxxxxxxx-Xxxxxx, bestaande uit de hieronder beschreven lokalen en zoals aangeduid op het plan gevoegd als bijlage 1 bij deze Overeenkomst (hierna: het Goed).

De geconcedeerde ruimtes zijn de volgende:

- In het hoofdgebouw, gelijkvloers:

o De caféruimte en bar

o De kitchenette

o De patio

- In het hoofdgebouw, kelderverdieping

o Het kelderlokaal van het café

o De berging van het café

o Het lokaal voor tapinstallatie en koelgroepen

o De trap tussen kelderlokaal en kitchenette

De gemeenschappelijke delen van het Gebouw zijn de volgende:

- In het hoofdgebouw, gelijkvloers:

o De tentoonstellingszaal en berging

o De gang tussen de caféruimte en sanitair

o Het sanitair

o De gang tussen caféruimte en hoofdingang

o Buiten: de gang tussen hoofdgebouw en de woning gelegen Xxxx-Xxxxxxxxxxxxxxx 00

- In het hoofdgebouw, kelderverdieping

o De nabijgelegen trap naar de kelder en de gang tussen deze trap en het kelderlokaal van het café

- In de loods

o De barruimte

o Het deel in de berging voor tapinstallatie en koelgroep

Buitenruimte:

De concessionaris kan gebruikmaken van de zone op de binnenkoer zoals aangeduid op het als bijlage gevoegde plan, voor de plaatsing van terrasmeubilair.

De Uitbater maakt uitsluitend gebruik van de hem toegewezen ruimten. De publieksruimten van het Gemeenschapscentrum mogen niet gebruikt worden door de Uitbater, tenzij na een voorafgaande schriftelijke overeenkomst van zaalgebruik.

Deze concessie wordt uitsluitend verleend met het oog op de uitbating van een horecagelegenheid zoals bedoeld in artikel 1.2.

Louter met het oog op de uitbating van deze horecagelegenheid is de Uitbater gerechtigd om gebruik te (laten) maken van de gemeenschappelijke delen van het Gebouw. De Uitbater respecteert de bestemming van deze gemeenschappelijke delen. De Uitbater heeft geen enkele zeggenschap over de inrichting en het gebruik van deze gemeenschappelijke delen. De Uitbater staat in voor en ziet toe op het behoorlijk gebruik van deze gemeenschappelijke delen door zijn personeel, zijn contractanten en hun personeel en de bezoekers van de horecagelegenheid.

Het Gemeenschapscentrum verleent een recht van toegang aan de Uitbater, zijn personeel, zijn contractanten en hun personeel en de bezoekers van de horecagelegenheid via de gemeenschappelijke delen van het Gebouw.

Naast de concessie van het Goed stelt de VGC de uitrusting en het meubilair, zoals beschreven in de boedelbeschrijving opgenomen als bijlage 2 bij de Overeenkomst, ter beschikking van de Uitbater.

1.2. Het voorwerp van de uitbating.

- De Uitbater staat in voor de uitbating in het Goed, op een duurzame wijze, van een horecagelegenheid, hij biedt dranken en lichte snacks aan.

- De Uitbater kan eigen activiteiten organiseren, die bij de uitbating van de Bistro aansluiten, rekening houdend met de activiteiten in het Gemeenschapscentrum en na voorafgaand akkoord met het Gemeenschapscentrum.

De uitoefening van alle andere activiteiten in het Goed dan de uitbating van de horecagelegenheid zoals bepaald overeenkomstig het voorgaande lid is uitdrukkelijk verboden.

Onverminderd de mogelijkheid van controle en inspraak in hoofde van de VGC en/of het Gemeenschapscentrum overeenkomstig de bepalingen van de Overeenkomst geschiedt de uitbating van de horecagelegenheid op zelfstandige basis en zonder gezagsverhouding. Partijen erkennen uitdrukkelijk dat de Overeenkomst niet kan gekwalificeerd worden als een arbeids-, aannemings-, lastgevingsovereenkomst of enige andere gelijkaardige overeenkomst.

De kosten en de risico’s verbonden aan de uitbating van de horecagelegenheid zijn uitsluitend ten laste van de Uitbater.

De Uitbater is uitsluitend aansprakelijk voor elke schade veroorzaakt in het kader van de uitbating van de horecagelegenheid. De Uitbater vrijwaart de VGC en/of het Gemeenschapscentrum voor elke vordering of aanspraak die verband houdt met de uitbating van de horecagelegenheid.

De VGC en/of het Gemeenschapscentrum zijn geen enkele vergoeding verschuldigd aan de Uitbater omwille van de uitbating van de horecagelegenheid.

1.3. Partijen erkennen uitdrukkelijk dat de Overeenkomst uitsluitend onderworpen is aan de regels inzake domeinconcessie en geenszins onderworpen is aan de Handelshuurwet van 30 april 1951 noch aan enige andere overeenkomst van burgerrechtelijke aard.

De Uitbater erkent uitdrukkelijk kennis te hebben van het openbaar domeinstatuut van het Gebouw en van alle daaruit voortvloeiende gevolgen waaronder het precair karakter van de verleende domeinconcessie.

1.4. Partijen erkennen uitdrukkelijk dat het handelsfonds verbonden aan de horecagelegenheid de uitsluitende eigendom van de VGC blijft.

Bij de beëindiging van de Overeenkomst om welke reden ook is de Uitbater niet gerechtigd op enige vergoeding voor het handelsfonds.

Artikel 2 : Plaats- en boedelbeschrijving

2.1. Het Goed wordt in concessie gegeven in de staat waarin het zich bevindt en zoals vastgesteld in de plaatsbeschrijving bedoeld in artikel 2.2.

De Uitbater verklaart het Goed bezichtigd te hebben en het goed te kennen.

2.2. Uiterlijk bij de aanvang van de Overeenkomst zoals bepaald in artikel 3.1. van de Overeenkomst, zal een gedetailleerde en tegensprekelijke plaats- en boedelbeschrijving van het Goed worden opgemaakt door een vertegenwoordiger van de VGC in aanwezigheid van de Uitbater, voor zover de Uitbater daarmee akkoord gaat. Bij gebrek aan akkoord van de Uitbater, zal de plaats- en boedelbeschrijving worden opgemaakt door een deskundige die op verzoek van de Uitbater zal worden aangesteld door de Vrederechter van het kanton waar het Goed gelegen is. Het ereloon van deze deskundige wordt gedragen door de Uitbater.

Deze plaats- en boedelbeschrijving zal een integrerend bestanddeel uitmaken van de Overeenkomst (bijlage 2).

Bij het einde van de Overeenkomst om welke reden ook, geeft de Uitbater het Goed terug in de staat waarin hij het ontvangen heeft, zoals vastgesteld in de plaats- en boedelbeschrijving opgemaakt overeenkomstig het eerste lid van artikel 2.2. en rekening houdend met de eventueel in de loop van de Overeenkomst opgestelde plaats- en boedelbeschrijvingen.

Het voorgaande geldt evenwel niet voor:

• datgene dat is tenietgegaan of beschadigd door slijtage, ouderdom of overmacht;

• de werken en installaties die overeenkomstig artikel 10.5. bij het einde van de Overeenkomst niet weggenomen dienen te worden.

Voor het opstellen van de plaats- en boedelbeschrijving bij vertrek zullen beide partijen hun vertegenwoordiger aanduiden ten laatste één maand voor het einde van de Overeenkomst. Uiterlijk op

de laatste dag van de Overeenkomst, nadat de Uitbater het Goed volledig heeft ontruimd, zal in aanwezigheid van beide partijen, op tegensprekelijke wijze, een gedetailleerde plaats- en boedelbeschrijving worden opgemaakt. Daartoe zullen beide partijen ook de meest recent gedateerde plaats- en boedelbeschrijving overlopen en controleren. Bij gebrek aan akkoord tussen de partijen, zal op verzoek van de meest gerede partij een deskundige worden aangesteld door de Vrederechter van het kanton waar het Goed gelegen is. De deskundige zal de opdracht krijgen om de schade en de waarde ervan vast te stellen waarvoor de Uitbater aansprakelijk is, alsmede een eventuele schadevergoeding wegens onbeschikbaarheid van het ter beschikking gestelde Goed. Het ereloon van deze deskundige wordt gedragen door de partij die om de aanstelling van de deskundige heeft verzocht.

De beslissing van de deskundige die door de Vrederechter is aangesteld, is definitief bindend.

2.3. In geval van wijziging van de aanwezige uitrusting en meubilair zal de Uitbater de andere Partijen uitnodigen een tegensprekelijke boedelbeschrijving op te maken. Voor de eerste boedelbeschrijving wordt uitgegaan van de boedelbeschrijving opgenomen als bijlage 2 bij de Overeenkomst. Voor de daaropvolgende boedelbeschrijvingen wordt telkens uitgegaan van de vorige boedelbeschrijving.

Deze boedelbeschrijving bevat een aanduiding van de aanwezige uitrusting en meubilair, de toestand ervan en het eigendomsstatuut.

Het bewijs van het eigendomsstatuut wordt bewezen aan de hand van aankoopfacturen, bij gebreke waarvan ze vermoed worden eigendom te zijn van de VGC en/of het Gemeenschapscentrum.

Bij het einde om welke reden ook van de Overeenkomst geeft de Uitbater de uitrusting en het meubilair die eigendom is van de VGC en/of het Gemeenschapscentrum, terug in de staat waarin hij het ontvangen heeft, zoals vastgesteld in de eerste boedelbeschrijving waarin de uitrusting of het meubilair beschreven werd.

Het voorgaande geldt evenwel niet voor datgene dat is tenietgegaan of beschadigd door slijtage, ouderdom of overmacht.

Artikel 3 : Inwerkingtreding en duur

3.1. De Overeenkomst treedt in werking op           2021.

3.2. De Overeenkomst wordt aangegaan voor 3 jaar en kan maximaal 2 keer worden verlengd met telkens 3 jaar. Na 2 jaar en 8 maanden en, in voorkomend geval, na 5 jaar en 8 maanden zal de uitbating worden geëvalueerd. De uitbating zal worden geëvalueerd door 1 vertegenwoordiger van de administratie van de VGC, de centrumverantwoordelijke van het gemeenschapscentrum Op-Weule en 1 afgevaardigde van het bestuursorgaan van de vzw Op-Weule. Na een positieve evaluatie zal de concessie worden verlengd met 3 jaar. Na een negatieve evaluatie zal de concessie niet worden verlengd.

De Overeenkomst eindigt in ieder geval van rechtswege zonder verdere formaliteiten bij het verstrijken van de duur van 9 jaar.

3.3. Het verdere gebruik van het Goed na het verstrijken van de duur doet geen enkel recht ontstaan in hoofde van de Uitbater. In dat geval kan de VGC de Uitbater zonder enige formaliteit en zonder enige opzeggingstermijn of –vergoeding op ieder ogenblik (doen) uitzetten.

3.4. De VGC en de Uitbater kunnen op elk ogenblik de Overeenkomst om welke reden ook opzeggen middels een aangetekend schrijven tegen ontvangstbewijs te richten aan de Uitbater of de VGC.

De opzeggingstermijn bedraagt drie maanden in geval van opzegging door de VGC en zes maanden in geval van opzegging door de Uitbater. De opzeggingstermijn gaat in op de eerste dag van de maand volgend op datum van ontvangst van het aangetekend schrijven bedoeld in het voorgaande lid.

In geval van opzegging door de Uitbater met onmiddellijke stopzetting dient een schadevergoeding van 6 maanden concessievergoeding (3000 EUR) te worden betaald door de Uitbater. Indien de

Uitbater in de loop van de opzeggingstermijn beslist de uitbating stop te zetten is een schadevergoeding gelijk aan de resterende termijn van de opzegging verschuldigd.

3.5. Onverminderd artikel 3.4 van de Overeenkomst kan de VGC om redenen van algemeen belang of van openbare dienst evenals omwille van eender welke bestemmingswijziging van het Gebouw de Overeenkomst op elk ogenblik opzeggen zonder enige opzeggingstermijn of –vergoeding middels een aangetekend schrijven tegen ontvangstbewijs te richten aan de Uitbater.

3.6. De Overeenkomst wordt van rechtswege beëindigd zonder enige formaliteit en zonder enige vergoeding, wanneer het Gebouw op welke wijze ook en om welke reden ook uit het openbaar domein van de VGC verdwijnt.

3.7. Na de beëindiging van de Overeenkomst om welke reden ook heeft de Uitbater geen enkel recht of aanspraak op een hernieuwing van de domeinconcessie.

Artikel 4 : Concessievergoeding

4.1. De maandelijkse, forfaitaire concessievergoeding bedraagt 500,00 EUR. Voor de eerste 12 maanden wordt er een vermindering van concessievergoeding voorzien van 250,00 EUR per maand om de werking van de Bistro terug op te starten.

De concessievergoeding omvat eveneens de vergoeding voor het gebruik van de gemeenschappelijke delen van het Gebouw zoals bedoeld in artikel 1.1 van de Overeenkomst, evenals de kosten en lasten met betrekking tot deze gemeenschappelijke delen van het Gebouw.

4.2. De concessievergoeding is maandelijks betaalbaar in Euro. De eerste concessievergoeding is verschuldigd op datum van de inwerkingtreding van de Overeenkomst. De volgende concessievergoedingen dienen uiterlijk de vijfde dag van elke maand betaald te worden.

De betaling geschiedt via overschrijving op het rekeningnummer XX00 0000 0000 0000 van de vzw Gemeenschapscentrum Op-Weule met vermelding van “concessievergoeding Bistro Op-Weule”.

Bij gebreke van betaling van de verschuldigde concessievergoeding brengt het achterstallige bedrag van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling intresten op aan de wettelijke intrestvoet.

Artikel 5 : Aanpassing van de concessievergoeding

5.1. De concessievergoeding bedoeld in artikel 4.1. van de Overeenkomst wordt gekoppeld aan het indexcijfer van de consumptieprijzen zoals bekendgemaakt door het ministerie van economische zaken.

De aanpassing aan het indexcijfer gebeurt éénmaal per jaar op de verjaardag van de inwerkingtreding van de Overeenkomst.

De aanpassing wordt automatisch toegepast volgens de volgende formule:

Nieuwe concessievergoeding = basisconcessievergoeding x nieuw indexcijfer

aanvangsindexcijfer

Waarbij:

- de basisconcessievergoeding = 500 EUR,

- het nieuwe indexcijfer: het indexcijfer der consumptieprijzen van de maand die de verjaardag van de inwerkingtreding van de Overeenkomst voorafgaat,

- het aanvangsindexcijfer: het indexcijfer der consumptieprijzen van de maand die de inwerkingtreding van de Overeenkomst voorafgaat.

5.2. De niet-toepassing van de aanpassing van de concessievergoeding aan het indexcijfer der consumptieprijzen kan in geen geval beschouwd worden als een afstand in hoofde van de VGC.

5.3. In geen geval kan de aanpassing van de concessievergoeding aan het indexcijfer der consumptieprijzen aanleiding geven tot een lagere concessievergoeding dan de initiële concessievergoeding.

Artikel 6 : Lasten

6.1. Alle belastingen en taksen die door de verscheidene overheden geheven worden met betrekking tot de in concessie gegeven ruimten, hun bezetting of de activiteiten die er door de concessiehouder worden uitgeoefend, zijn uitsluitend ten laste van de concessiehouder. Zoals:

• onroerende voorheffing van de staat, het gewest, de provincie, de gemeente of andere instellingen. In geval van een belasting, taks of heffing op het Gebouw waarin het Goed zich bevindt, is de Uitbater enkel gehouden tot betaling van het deel van de belasting, taks of heffing dat pro rata overeenstemt met de door hem in concessie genomen oppervlakte. De VGC bezorgt aan de Uitbater de aanslagbiljetten die aan haar worden toegezonden, met opgave van het bedrag dat de Uitbater overeenkomstig het vorige lid verschuldigd is. De Uitbater maakt het verschuldigde bedrag over aan de VGC binnen de termijn en op het rekeningnummer opgegeven door de VGC in haar begeleidend schrijven.

• alle uitgaven in verband met RSZ en sociale wetgeving

• alle taksen en lasten n.a.v. de uitbating gesteld of te stellen door de staat, de provincie, de gemeente, e.a., onder meer: openingsbelasting, accijnzen, muziektuigen, taks op drijfkracht en personeel, bijdrage aan het Federaal Agentschap voor de Voedselveiligheid, auteursrechten, billijke vergoeding,…

In geval van betaling door de Uitbater van een belasting, taks of heffing op het Goed (en niet verband houdend met de activiteiten van de Uitbater) die omwille van de beëindiging om eender welke reden van de Overeenkomst, betrekking heeft op een periode die de duur van de Overeenkomst overschrijdt, is de Uitbater gerechtigd om het pro rata teveel betaalde terug te vorderen van de VGC.

6.2. De verbruikskosten (gas, water, elektriciteit, verwarming) van het Goed worden verrekend op grond van een afrekening opgesteld op basis van de gegevens van de individuele meters en het gebouwbeheersysteem.

De Bistro is uitgerust met radiatoren en de verrekening van verwarming en warm water zal voorlopig gebeuren met een oppervlaktecoëfficiënt en nadien met het gebouwbeheersysteem (GBS).

Het elektriciteitsverbruik van de Bistro zal berekend worden op basis van een officiële tussenteller.

Bij wijze van voorafbetaling zal de Uitbater maandelijks een forfait betalen voor deze verbruikskosten.

• Het bedrag van het maandelijks forfait bedraagt 150,00 EUR en wordt gelijktijdig met de betaling van de concessievergoeding uitgevoerd.

• De betaling van deze forfaitaire lasten gebeurt op rekeningnummer XX00 0000 0000 0000 van de VGC met vermelding van “forfaitaire lasten concessie Op-Weule 525 161 48”.

Jaarlijks wordt de definitieve reële afrekening opgesteld. De VGC bezorgt de Uitbater een afschrift van deze afrekening met de nodige bewijsstukken. Op vraag van de Uitbater, en na akkoord van de VGC, kan het maandelijks forfait worden aangepast. Deze aanpassing kan maximaal één keer per jaar worden aangevraagd en moet in verhouding zijn met de reële afrekening.

Artikel 7 : Waarborg

Ter garantie van de naleving van de verplichtingen in hoofde van de Uitbater uit de Overeenkomst stelt de Uitbater uiterlijk op datum van inwerkingtreding van de Overeenkomst een bankwaarborg op ten gunste van de VGC. Deze bankwaarborg bedraagt 3000,00 EUR.

De bankwaarborg dient verstrekt te worden door een erkende bankinstelling, waarin deze laatste er zich toe verbindt de in uitvoering van de Overeenkomst aan de VGC verschuldigde bedragen te betalen op éénzijdig verzoek van de VGC.

De bankwaarborg dient behouden te blijven gedurende drie maanden na de beëindiging om welke reden ook van de Overeenkomst.

In geval van niet-naleving van enige verplichting uit de Overeenkomst door de Uitbater is de VGC steeds gerechtigd de op eender welke grond verschuldigde bedragen te verhalen op de bankwaarborg. In dat geval deelt de VGC dit per aangetekend schrijven tegen ontvangstbewijs mee aan de Uitbater.

De bankwaarborg kan niet gebruikt worden door de Uitbater ter betaling van de concessievergoeding of lasten.

Artikel 8 : Bestemming en gebruik van het Goed

8.1. De Uitbater gebruikt het Goed als een goede huisvader en overeenkomstig de bestemming ervan als horecagelegenheid.

De wijziging van de bestemming is verboden. De Uitbater erkent uitdrukkelijk dat deze bestemming een essentiële voorwaarde van de Overeenkomst uitmaakt zonder dewelke de VGC niet zou gecontracteerd hebben.

8.2. De Uitbater gebruikt het Goed uitsluitend in het kader van de activiteiten zoals omschreven in artikel 1.2.

Het gebruik van het Goed voor kantoor-, kleinhandel of enige andere doeleinde is strikt verboden.

8.3. De Uitbater staat in voor het bekomen van de benodigde vergunningen, machtigingen, attesten en toelatingen die vereist zijn in het kader van de uitbating van een horecagelegenheid en/of het verrichten van activiteiten verband houdend met de uitbating van een horecagelegenheid.

De Uitbater staat in voor de naleving van alle reglementeringen en voorschriften die verband houden met de uitbating van een horecagelegenheid.

Elke boete van welke aard ook wegens de niet-naleving van enige verplichting die verband houdt met de uitbating van een horecagelegenheid is ten laste van de Uitbater zonder enige verhaalsmogelijkheid op de VGC en/of het Gemeenschapscentrum.

8.4. Onverminderd artikel 10 van de Overeenkomst en enig verbod of beperking voortvloeiend uit artikel 11 van de Overeenkomst, is de Uitbater gerechtigd om op haar kosten in het Goed mits het voorafgaand schriftelijk akkoord van de VGC telefoon, internet- en andere telecommunicatieaansluitingen en andere technische apparaten te plaatsen. De VGC kan haar akkoord louter weigeren wegens een redelijkerwijs aanvaardbare reden. In dat laatste geval doet de VGC middels een aangetekend schrijven tegen ontvangstbewijs binnen een termijn van twee weken na de ontvangst van het verzoek van de Uitbater opgave van de reden van weigering aan de Uitbater.

Artikel 9 : Onderhoud en herstellingen

9.1. De Uitbater is ertoe gehouden het Goed te onderhouden in zijn normale staat van onderhoud volgens het criterium van de goede huisvader.

Tot het onderhoud behoort (maar niet beperkt hiertoe) het schoonmaken van de lokalen van het Goed, evenals de bestrijding van ongedierte in de lokalen van het Goed.

9.2. De herstellingen bedoeld in artikel 1754 van het Burgerlijk Wetboek worden uitgevoerd door en zijn ten laste van Uitbater. Wanneer deze herstellingen evenwel te wijten zijn aan ouderdom, overmacht of slijtage, worden zij uitgevoerd door en ten laste genomen door de VGC.

Alle andere herstellingen en onderhoudswerken worden uitgevoerd door en zijn ten laste van de VGC.

De Uitbater verwittigt zo spoedig mogelijk de VGC van elke herstelling en onderhoudswerk dat ten laste valt van deze laatste.

9.3. In geval van herstellingen neemt de VGC voorafgaandelijk contact op met de Uitbater en het Gemeenschapscentrum teneinde in de mate van het mogelijke een oplossing uit te werken die het gebruik van het Goed door de Uitbater en de uitoefening van haar activiteiten zo min mogelijk hindert. Dit geldt in de mate van het mogelijke ook voor dringende herstellingen.

9.4. In geen geval is de VGC en/of het Gemeenschapscentrum enige vergoeding verschuldigd aan de Uitbater wegens hinder, het verlies aan inkomsten of de tijdelijke sluiting van de horecagelegenheid ten gevolge van de uitvoering van herstellingen en onderhoudswerken.

Onverminderd het voorgaande is de Uitbater in geval van tijdelijke sluiting van de horecagelegenheid ten gevolge van de uitvoering van herstellingen en onderhoudswerken door de VGC en/of het Gemeenschapscentrum geen concessievergoeding verschuldigd pro rata de periode van de tijdelijke sluiting.

Artikel 10 : Verbouwingen en wijzigingen

10.1. De Uitbater mag geen wijzigingen, veranderingen, verbouwingen en afbraakwerken andere dan loutere verfraaiingswerken uitvoeren aan het Goed. Werken, handelingen en wijzigingen die overeenkomstig artikel 98, § 1 van het Brussels Wetboek van Ruimtelijke Ordening (ook al zijn ze overeenkomstig artikel 98, § 2 van het Brussels Wetboek van Ruimtelijke Ordening vrijgesteld van de vergunningsplicht) of op grond van een stedenbouwkundige verordening bedoeld in artikel 98, § 3 van het Brussels Wetboek van Ruimtelijke Ordening onderworpen zijn aan een stedenbouwkundige vergunning, worden niet beschouwd als loutere verfraaiingswerken.

De uitvoering van deze loutere verfraaiingswerken is onderworpen aan de voorafgaande, schriftelijke toestemming van de VGC. De Uitbater bezorgt daartoe de VGC voorafgaandelijk een beknopte omschrijving van de werken en vraagt tegelijk de voorafgaande schriftelijke toestemming van de VGC. De beslissing van de VGC wordt genomen na raadpleging van het Gemeenschapscentrum.

In geval van een weigering tot het verlenen van een toestemming brengt de VGC middels een aangetekend schrijven tegen ontvangstbewijs binnen een termijn van twee weken na de ontvangst van het verzoek van de Uitbater deze laatste hiervan op de hoogte.

10.2. De uitvoering van de loutere verfraaiingswerken bedoeld in het voorgaande artikel worden uitgevoerd op kosten en op risico van de Uitbater zonder enige verhaalsmogelijkheid ten aanzien van de VGC en/of het Gemeenschapscentrum. De Uitbater vrijwaart de VGC en/of het Gemeenschapscentrum voor elke vordering en aanspraak ten gevolge van de uitvoering van de wijzigingen, veranderingen, verbouwingen en afbraakwerken.

10.3. Op verzoek van de meest gerede partij wordt vóór en na de uitvoering van de werken een plaatsbeschrijving opgemaakt. Deze plaatsbeschrijvingen zullen worden opgemaakt door een deskundige, aangesteld bij gemeen akkoord tussen de VGC en de Uitbater, en bij gebreke aan akkoord, op verzoek van de meest gerede partij, door de Vrederechter van het kanton waar het Goed gelegen is. Het ereloon van de deskundige wordt gedragen door de Partij die om een plaatsbeschrijving verzocht heeft. Deze plaatsbeschrijvingen vormen een annex aan de plaatsbeschrijving opgesteld bij de aanvang van de Overeenkomst overeenkomstig artikel 2.2.

10.4. De Uitbater staat in voor het naleven van de stedenbouwkundige vergunning, voor zover vereist, de toepasselijke normen en reglementering en de instructies van welke overheid ook.

10.5. Bij het einde van de Overeenkomst heeft de Uitbater de keuze de aangebrachte werken weg te nemen dan wel te laten staan, behoudens wanneer de werken niet kunnen weggenomen worden zonder het toebrengen van schade aan het Goed.

Indien de Uitbater verkiest ze te laten staan, dan worden ze van rechtswege en zonder enige vergoeding eigendom van de VGC.

De voorgaande bepaling geldt ook voor de werken en handelingen uitgevoerd overeenkomstig artikel

8.4 van de Overeenkomst.

Artikel 11 : Uitbatingsvoorwaarden

11.1. Openingsdagen en -uren

De Bistro moet minimaal geopend zijn en daadwerkelijk uitgebaat worden:

• Op dinsdag, donderdag en vrijdag van 12u tot 14.30u en van 18u tot 23u.

• Op woensdag van 12u tot 14.30u en van 16u tot 23u.

De openingsdagen en openingsuren kunnen worden uitgebreid mits voorafgaand schriftelijk akkoord van het Gemeenschapscentrum.

De jaarlijkse sluiting en de sluiting op de feestdagen dient steeds in overleg te gebeuren met het Gemeenschapscentrum en wordt minstens 2 weken voor de sluiting aangevraagd.

Naast de vaste openingsdagen en –uren dient de Uitbater de horecagelegenheid te openen wanneer het Gemeenschapscentrum hierom verzoekt. Dit verzoek gebeurt minimaal 1 week voor de activiteit en bepaalt nader de dag en het uur van opening.

Van de minimum openingsdagen en –uren kan uitsluitend worden afgeweken mits voorafgaand schriftelijk akkoord van het Gemeenschapscentrum. De Uitbater richt een met redenen gemotiveerd verzoek aan het Gemeenschapscentrum die zijn akkoord uitsluitend kan weigeren wegens redelijkerwijs aanvaardbare redenen. De goede werking van het Gemeenschapscentrum is steeds een reden tot weigering.

Het Gemeenschapscentrum brengt de Uitbater één maand op voorhand op de hoogte van de sluitingsdata van het Gemeenschapscentrum.

De Uitbater hangt op een duidelijk zichtbare plaats de vaste openingsdagen en –uren op. De Uitbater hangt op dezelfde plaats een bericht met opgave van eventueel afwijkende openingsdagen en –uren of van de sluitingsdata.

11.2. Drankafname

De Uitbater kiest de brouwer of leverancier.

11.3. Tarieven

De Uitbater hangt op een duidelijk zichtbare plaats de geldende tarieven met vermelding dat Btw en bediening is inbegrepen. De uitbater zal steeds de vzw Gemeenschapscentrum in kennis stellen van de wijziging van de prijzen en tarieven, uitleg of toelichting verschaffen met betrekking tot de gehanteerde prijzen/tarieven en eventuele suggesties van de vzw Gemeenschapscentrum in overweging nemen.

11.4. Persoonlijke uitbating

De Uitbater staat persoonlijk in voor de uitbating van de horecagelegenheid. Indien de Uitbater een rechtspersoon is, wordt de uitbating waargenomen door een natuurlijke persoon die zaakvoerder of werknemer van de rechtspersoon is en die de Nederlandse taal beheerst. De Uitbater deelt de naam van deze persoon mee aan de VGC voor de aanvatting van zijn taak.

Het is verboden de uitbating geheel of gedeeltelijk en in welke vorm ook aan derden toe te vertrouwen.

11.5. Personeel

De Uitbater staat in voor de aanwerving van het personeel benodigd voor de uitbating van de horecagelegenheid, evenals voor de naleving van alle sociale en fiscale verplichtingen. Hierbij dient rekening gehouden te worden met het duurzaam karakter van de aanwerving. De Uitbating kan een vorm van werkplekleren hanteren.

De Uitbater draagt er zorg voor dat zijn personeel de Nederlandse taal beheerst, voldoet aan alle professionele kwalificaties en vaardigheden vereist in het kader van de uit te oefenen activiteiten,

evenals aan de kwalificaties en vaardigheden opgesomd in de bijzondere voorwaarden bij de Overeenkomst.

De Uitbater informeert zijn personeel over de uitbatingsvoorwaarden, evenals over elke wijziging hieraan. De Uitbater staat in voor de naleving ervan door zijn personeel.

11.6. Verstandhouding met het Gemeenschapscentrum

De Uitbater verklaart kennis te hebben van de algemene situering van het Gemeenschapscentrum zoals bepaald in het document opgenomen als bijlage 3 bij de Overeenkomst en van de samenwerkingsnota opgenomen als bijlage 5 bij de Overeenkomst. In geval van wijziging van de missie en taken van het Gemeenschapscentrum bezorgt het Gemeenschapscentrum een nieuw document aan de Uitbater. Vanaf de ontvangst van dit document door de Uitbater, vervangt dit document het document opgenomen als bijlage 3 bij de Overeenkomst.

De Uitbater erkent het belang van een goede verstandhouding met het Gemeenschapscentrum. De Uitbater is er toe gehouden:

- het huishoudelijk reglement van het Gemeenschapscentrum te respecteren. Dit huishoudelijk reglement is gevoegd als bijlage 4 bij de Overeenkomst. In geval van wijziging van dit huishoudelijk reglement bezorgt het Gemeenschapscentrum het gewijzigde huishoudelijk reglement aan de Uitbater. Dit gewijzigde huishoudelijk reglement geldt vanaf de ontvangst ervan door de Uitbater, behoudens andersluidende regeling.

- de algemene situering van het Gemeenschapscentrum zoals bepaald in het document opgenomen als bijlage 3 bij de Overeenkomst te respecteren en bij de uitbating van de horecagelegenheid te implementeren.

- de samenwerkingsnota opgenomen als bijlage 5 bij de Overeenkomst te respecteren.

- de werking van het Gemeenschapscentrum op geen enkele wijze te hinderen, beperken of beletten.

- af te zien van elke activiteit of handeling die concurreert met of indruist tegen de activiteiten van het Gemeenschapscentrum.

Het Gemeenschapscentrum informeert de Uitbater vooraf over de geplande activiteiten in het centrum. Het Gemeenschapscentrum bezorgt wekelijks een kalender van de activiteiten van de daaropvolgende week aan de Uitbater. In de mate van het mogelijke informeert het Gemeenschapscentrum de Uitbater over elke wijziging in de kalender.

Er wordt minstens één keer per twee maanden een vergadering georganiseerd tussen het Gemeenschapscentrum en de uitbater en indien gewenst met een vertegenwoordiger van de VGC om de samenwerking met de Bistro te bespreken en te bestendigen

11.7. Bijzondere uitbatingsvoorwaarden

- Duurzaamheidsprincipe: de Uitbater doet een inspanning om met duurzame materialen (inrichting) en producten (voeding) aan de slag te gaan. Er wordt de voorkeur gegeven aan lokale producten.

- Personeel: de Uitbater investeert in een duurzaam personeelsbeleid. De uitbating van Bistro Op-Weule als sociale werkplek is een mogelijk werkmodel.

- De Uitbater moet zich ten opzichte van de potentiële gebruikers van de infrastructuur onthouden van enigerlei vorm van discriminatie, uitsluiting, beperking of voorkeur om ideologische, politieke en filosofische redenen;

- Respect voor het Nederlandstalig karakter: de schriftelijke communicatie in het café (prijslijsten, aankondigen…) moet Nederlandstalig zijn. Het gebruik van andere talen is mogelijk, maar er dient steeds voorrang aan het Nederlands gegeven te worden;

- Naam: de Bistro blijft onveranderlijk Bistro Op-Weule. In alle communicatie dient “Bistro Op- Weule” vermeld te worden;

- Rookbeleid: de wettelijke regelingen dienen strikt nageleefd te worden en het absoluut rookvrij karakter van het Gemeenschapscentrum dient gevrijwaard te blijven;

- Lawaaioverlast: de uitbater zorgt ervoor dat er onder geen beding lawaaioverlast is in de aangrenzende ruimtes van het Gemeenschapscentrum;

- Bewijs van goed zedelijk gedrag: alle personeelsleden dienen bewijs van goed gedrag en zeden bij aanvang van hun werkperiode voor te leggen;

- Gokapparatuur, drank- en sigarettenautomaten worden niet toegestaan;

- Veiligheid: de uitbater verbindt zich ertoe de wetgeving inzake veiligheid en de voorschriften en aanbevelingen van de Preventiedienst van de VGC na te leven;

- Opslag en behandeling van levensmiddelen en andere voorraden gebeuren volgens de

voorschriften van de levensmiddelenhygiëne;

De dienstverlening en de geserveerde producten dienen van onberispelijke kwaliteit te zijn en te voldoen aan de geldende professionele standaarden.

11.8. Uitrusting en meubilair

De Uitbater draagt zorg voor de uitrusting en het meubilair opgenomen als bijlage 2 bij de Overeenkomst volgens het criterium van de goed huisvader.

De Uitbater is verantwoordelijk voor het onderhoud, de herstelling en de vervanging van de uitrusting en het meubilair opgenomen als bijlage 2.

De Uitbater staat in op zijn kosten voor de aankoop van andere uitrusting en meubilair dan deze opgenomen als bijlage 2. Alvorens tot de aankoop van deze uitrusting of meubilair over te gaan, vraagt de Uitbater het voorafgaande schriftelijke akkoord van de VGC die zijn akkoord uitsluitend kan weigeren wegens redelijkerwijs aanvaardbare redenen.

11.9. Reclame en publiciteit

Het is verboden uithangborden, reclame of andere publiciteitsinrichtingen aan te brengen zonder het voorafgaande schriftelijke akkoord van de VGC.

Artikel 12 : Verzekering

De Uitbater sluit de volgende verzekeringen met de volgende inhoud af: brandverzekering voor het goed en het aan de uitbater ter beschikking gestelde meubilair, alsook een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. De uitbater bezorgt het Gemeenschapscentrum kopie van de polissen alsook de jaarlijkse vernieuwing.

Artikel 13 : Intuitu personae – overdracht - onderconcessie

13.1. De Overeenkomst wordt intuitu personae in hoofde van de Uitbater aangegaan. Behoudens de mogelijkheid voorzien in artikel 11.4. tot aanstelling van een gerant, dient de Uitbater persoonlijk in te staan voor de uitvoering en de naleving ervan.

13.2. De Uitbater kan zijn rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst niet geheel of gedeeltelijk afstaan of overdragen aan een derde noch het Goed geheel of gedeeltelijk in onderconcessie geven aan een derde.

13.3. De Uitbater mag het Goed niet geheel of gedeeltelijk verhuren of onderverhuren. Evenmin mag de Uitbater enig ander recht van gebruik op het Goed verlenen aan een derde.

Artikel 14 : Controle – Sancties

14.1. De VGC en/of het Gemeenschapscentrum of een door hen aangestelde persoon kan het Goed bezichtigen en de naleving van de verplichtingen van de Overeenkomst in hoofde van de Uitbater

controleren. De aankondiging van de bezichtiging van het Goed zal steeds binnen een redelijke termijn op voorhand worden aangekondigd door de VGC of het Gemeenschapscentrum, behoudens bij noodgevallen (bijv. brand,…) in welke gevallen de VGC of het Gemeenschapscentrum zich toegang tot het Goed kan verschaffen met gebruik van de gemeenschappelijke sleutel.

14.2. Onverminderd het recht in hoofde van de VGC om de uitbater aan te manen overeenkomstig artikel 14.3. van de Overeenkomst, kan in geval van niet-naleving van enige verplichting of voorwaarde uit de Overeenkomst het Gemeenschapscentrum steeds een schriftelijke waarschuwing geven aan de Uitbater.

14.3. Behoudens in geval van een ernstige wanprestatie zoals bedoeld in artikel 14.4. van de Overeenkomst, maant de VGC de Uitbater in geval van niet-naleving van enige verplichting of voorwaarde uit de Overeenkomst bij aangetekend schrijven tegen ontvangstbewijs aan om binnen de door de VGC vooropgestelde termijn deze verplichting of voorwaarde na te leven.

14.4. In geval van een ernstige wanprestatie kan de VGC naar vrije keuze beslissen hetzij de Uitbater aan te manen overeenkomstig artikel 14.3. hetzij de Overeenkomst te ontbinden.

In geval de VGC kiest voor de ontbinding, richt de VGC een aangetekend schrijven tegen ontvangstbewijs aan de Uitbater waarin opgave wordt gedaan van de ernstige wanprestatie. De Overeenkomst wordt van rechtswege en met onmiddellijke ingang beëindigd.

Worden in ieder geval beschouwd als een ernstige wanprestatie:

- het zonder gevolg laten van een schriftelijke waarschuwing bedoeld in artikel 14.2. van de Overeenkomst,

- het niet-respecteren van een aanmaning bedoeld in artikel 14.3. van de Overeenkomst,

- het opnieuw overtreden van een verplichting of voorwaarde waarvoor de Uitbater voordien reeds een waarschuwing heeft gekregen overeenkomstig artikel 14.2. van de Overeenkomst of werd aangemaand overeenkomstig artikel 14.3. van de Overeenkomst.

14.5. In geval van ontbinding is de VGC gerechtigd op een schadevergoeding gelijk aan, 3000,00 EUR, hetzij zes maanden concessievergoeding.

Artikel 15 : Eénzijdige wijziging

15.1. De VGC kan steeds éénzijdig de voorwaarden van de Overeenkomst wijzigen om redenen van algemeen belang of van openbare dienst.

15.2. De Uitbater is in geen geval gerechtigd op enige vergoeding.

Artikel 16 : Tussenkomst van het Gemeenschapscentrum

16.1. Behoudens andersluidende regeling in de Overeenkomst kan het Gemeenschapscentrum geen rechten putten uit de Overeenkomst.

16.2. In geval het Gemeenschapscentrum om eender welke reden vervangen wordt door een andere rechtspersoon brengt de VGC de Uitbater hiervan schriftelijk op de hoogte. Vanaf deze kennisgeving treedt de andere rechtspersoon zonder verdere formaliteiten in de plaats van het Gemeenschapscentrum.

Artikel 17 : Datum van betekening

Elke betekening via aangetekende brief wordt geacht te zijn gedaan op de dag dat de aangetekende brief op het postkantoor werd aangeboden waarbij de datum op het ontvangstbewijs geldt.

Artikel 18 : Communicatie

18.1. Alle betekeningen en andere mededelingen in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst dienen te gebeuren op volgende adressen:

- voor de VGC: Entiteit gemeenschapscentra, Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxx.

- voor het Gemeenschapscentrum: Gemeenschapscentrum Op-Weule, St. Lambertusstraat 91 te 0000 Xxxx-Xxxxxxxxxx-Xxxxxx.

- voor de Uitbater:                    

18.2. Behoudens wanneer uitdrukkelijk voorzien wordt in een kennisgeving bij aangetekend schrijven al dan niet tegen ontvangstbewijs, geschiedt elke kennisgeving overeenkomstig 2281 van het Burgerlijk Wetboek.

Artikel 19 : Deelbaarheid

Indien een bepaling van deze Overeenkomst ongeldig zou zijn dan wel nietig verklaard wordt, zal dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aantasten. Wanneer dergelijke ongeldigheid of nietigheid vastgesteld wordt, zal de betrokken bepaling worden vervangen door een geoorloofde bepaling die de oorspronkelijke zo dicht mogelijk benadert.

Artikel 20 : Wijzigingen aan de overeenkomst

Elke aanvulling of afwijking van deze Overeenkomst zal steeds de vorm aannemen van een door de Partijen ondertekend geschrift.

Artikel 21 : Toepasselijk recht

Deze Overeenkomst wordt beheerst door het Belgische recht.

Artikel 22 : Geschillen

Elk geschil met betrekking tot het afsluiten, de geldigheid, de interpretatie of de uitvoering van deze Overeenkomst, alsook elk ander geschil betreffende of verband houdend met deze Overeenkomst, zal tot de uitsluitende bevoegdheid behoren van de rechtbanken van Brussel.

Alvorens een geschil voor te leggen aan de bevoegde rechtbanken, zullen Partijen een minnelijke oplossing trachten te vinden. De meest gerede Partij zal daartoe de andere Partij schriftelijk kennis geven van het geschil en hem uitnodigen voor een bespreking binnen een termijn van 10 werkdagen. Behoudens verlenging in gemeen akkoord komt aan deze poging tot minnelijke oplossing een einde, indien binnen een termijn van 30 werkdagen na de eerste bespreking geen minnelijke oplossing gevonden werd.

Opgesteld te        op       in evenveel exemplaren als er partijen zijn, waarvan elke Partij erkent één origineel ontvangen te hebben.

Bijlagen:

Bijlage 1: Plannen van de domeinconcessie

Bijlage 2: Plaats- en boedelbeschrijving van de domeinconcessie Bijlage 3: Algemene situering van het Gemeenschapscentrum Bijlage 4: Huishoudelijk reglement van het Gemeenschapscentrum Bijlage 5: Samenwerkingsnota

Voor de VGC Voor de Uitbater

Voor het Gemeenschapscentrum

Bijlage 2: Algemene situering van het Gemeenschapscentrum Op-Weule

Algemene situering van het Gemeenschapscentrum Op-Weule

1. Situering en historiek

Op-Weule bestaat al sinds het einde van de jaren ’70. In 1998 trok het Gemeenschapscentrum in de nieuwbouw vlakbij het Woluwe Shopping Center.

Op-Weule ontwikkelt een werking op het vlak van:

• Informatie, dienstverlening, onthaal en zaalverhuur

• Educatie (verschillende cursussen in workshops, al dan niet in samenwerking met lokale verenigingen)

• Cultuur (concerten, theater en film)

Gemeenschapsvorming is de rode draad die alles met elkaar verbindt. Samen met verenigingen, buurtbewoners, scholen en vrijwilligers maken we van Sint-Lambrechts-Woluwe een warme gemeente.

2. Algemene gegevens

Opzet: gezellige bistro met drank en snacks (eventueel ook een dagschotel)

• Concessie van de in het lastenboek omschreven lokalen aan de kandidaat- concessionaris voor het in de offerte voorgestelde bedrag

o Caféruimte en bar

o Terras

o Kitchenette

o Kelderlokaal, berging en lokaal voor tapinstallatie en koelgroepen

• Een bankwaarborg van 6 maanden concessievergoeding (3000,00 EUR)

• Openingsuren

o De Bistro moet minimaal geopend zijn en daadwerkelijk uitgebaat worden:

▪ Op dinsdag, donderdag en vrijdag van 12u tot 14.30u en van 18u tot 23u.

▪ Op woensdag van 12u tot 14.30u en van 16u tot 23u.

o De openingsdagen en openingsuren kunnen in overleg met het Gemeenschapscentrum worden uitgebreid.

o De jaarlijkse sluiting en de sluiting op de feestdagen dient steeds in overleg te gebeuren met het Gemeenschapscentrum en wordt minstens 2 weken voor de sluiting aangevraagd.

o Op vraag van het Gemeenschapscentrum kan bij activiteiten van deze openingsuren afgeweken worden

• Nederlands is de belangrijkste voertaal

Bijlage 3: Huishoudelijk reglement van het Gemeenschapscentrum Op-Weule

Huishoudelijk reglement Gemeenschapscentrum Op-Weule

Gemeenschapscentrum Op-Weule vzw Xxxx-Xxxxxxxxxxxxxxx 00

0000 Xxxx-Xxxxxxxxxx-Xxxxxx

Tel. 00 000 00 00

Reglement bij het gebruik van de lokalen

Reservering en gebruik

Art. 1 De reservering van een lokaal moet minstens 14 dagen vooraf gebeuren op het secretariaat van het Gemeenschapscentrum. Dit kan schriftelijk, telefonisch of ter plaatse. Telefonische afspraken moeten steeds schriftelijk bevestigd worden.

Een optie moet binnen de 14 dagen bevestigd of geannuleerd te worden. Daarna vervalt zij automatisch.

Uitrustingsgoederen moeten vooraf gereserveerd worden.

De waarborg en de vergoeding voor het gebruik van lokalen en uitrustingsgoederen worden bij binnen de 14 dagen na ontvangst van de factuur betaald en in ieder geval voor de start van de activiteit.

Art. 2 De gebruiker moet een eventuele annulering minstens 7 dagen voor de activiteit schriftelijk melden. Als dit niet gebeurt, wordt maar 50% van de gebruiksvergoeding terugbetaald.

Art. 3 De gebruiker mag de lokalen en de uitrusting alleen gebruiken voor de activiteit die in de gebruiks-overeenkomst vermeld wordt.

De gebruiker moet bij iedere activiteit de bepalingen van het politiereglement i.v.m. geluids- en burenhinder en sluitingsuur te respecteren. Activiteiten met luide, versterkte muziek zijn niet toegelaten. In de lokalen 1 t/m 6 is dansen niet toegelaten.

Het is de gebruiker verboden andere lokalen dan de gereserveerde te betreden.

Art. 4 De gebruiker bezorgt aan het Gemeenschapscentrum Op-Weule twee exemplaren van elk drukwerk over een activiteit in het centrum. Indien het om een open activiteit gaat, bezorgt de gebruiker ook twee gratis plaatsen aan het Gemeenschapscentrum.

Art. 5 Na de activiteit brengt de gebruiker de gebruikte lokalen vóór het verstrijken van de gebruiksperiode in de oorspronkelijke staat terug te brengen :

- meubels en materiaal op hun oorspronkelijke plaats,

- gebruikte voorwerpen terugbrengen naar hun oorspronkelijke plaats,

- tafels schoonmaken,

- eigen materiaal en apparatuur wegnemen,

- verwarming op oorspronkelijke stand terugdraaien, lichten uit en deuren dicht.

Indien de gebruiker de lokalen niet opgeruimd achterlaat, wordt een extra vergoeding aangerekend die minstens de gebruiksvergoeding bedraagt.

Art. 6 Op-Weule zorgt ervoor dat het gevraagde materiaal klaarstaat. De gebruiker zorgt zelf voor de schikking van de zaal en de installatie van het gevraagde materiaal.

Art. 7 Indien de gebruiker affiches en/of bewegwijzering in het centrum wil aanbrengen, moet dit vooraf afgesproken te worden met het secretariaat van het Gemeenschapscentrum. De gebruiker moet dit materiaal onmiddellijk na het verstrijken van de gebruiksperiode verwijderen.

Art. 8 Indien de gebruiker zelf materiaal in het centrum binnenbrengt, dan moet hij dit onmiddellijk na het verstrijken van de gebruiksperiode te verwijderen. Zoniet kan het Gemeenschapscentrum het materiaal laten wegbrengen tegen aanrekening van de kosten.

Art. 9 De gebruikers van het centrum mogen, omwille van de veiligheid, enkel parkeren op de daartoe gemarkeerde plaatsen. Elders geldt een parkeerverbod. De parking kan enkel gebruikt worden gedurende de periode dat de gebruiker/automobilist in het centrum aanwezig is en in de mate dat er plek vrij is.

Stationeren kan alleen om goederen in en uit te laden en personen in en uit te laten stappen.

De poorten van het centrum zijn gesloten tussen 1u en 8u.

Art. 10 In het centrum worden honden aan de leiband of andere huisdieren toegelaten. De eigenaars blijven echter verantwoordelijk voor eventuele schade of vervuiling die door hun dier veroorzaakt wordt.

Art. 11 In het gehele gebouw, ook in de Bistro Op-Weule en in de loods, geldt een algemeen rookverbod. (K.B. 19.01.2005.)

ACTIVITEITEN MET POLITIEK KARAKTER

Art. 12 Bijkomende bepalingen voor activiteiten met een politiek karakter.

– Enkel Vlaamse politieke organisaties, hetzij lokale, hetzij Brusselse gewestelijke politieke organisaties, kunnen een schriftelijke aanvraag indienen om van het centrum gebruik te maken met het doel binnen hun ledenbestand een activiteit met een politiek karakter te organiseren.

Politieke organisaties kunnen van het centrum geen gebruik maken voor de organisatie van publieke (open) politieke activiteiten, bvb. infoavonden, politieke toespraken of meetings. Vanuit de bezorgdheid om het sociaal-culturele en pluralistische karakter van het centrum te vrijwaren, wil het centrum niet vereenzelvigd kunnen worden met een politieke organisatie. In tweede instantie wil het centrum problemen qua veiligheid en ordeverstoring vermijden.

– Binnen een periode van zes maanden die verkiezingen voorafgaat, kunnen in het centrum wat betreft politieke activiteiten enkel gesloten bestuursvergaderingen plaatsvinden. Wat andere politieke activiteiten betreft, vervallen eerder afgesloten gebruiksovereenkomsten automatisch wanneer zo'n periode aanvangt.

– Xxxx aanvraag van een politieke organisatie voor een publieke (open) sociaal-culturele activiteit moet de desbetreffende agenda vermelden. De aanvraag moet ten laatste 30 dagen vóór de aangevraagde datum van het gebruik van het (de) lokaal (lokalen) op het secretariaat van het Gemeenschapscentrum toekomen. Deze zal dan aan de raad van bestuur ter goedkeuring voorgelegd worden.

– Er mogen geen afbeeldingen, teksten of voorwerpen van politieke aard in het centrum aangebracht worden.

– Het logo van Op-Weule mag niet op uitnodigingen, affiches e.d. gebruikt worden.

– Sprekers of het onderwerp van een bijeenkomst mogen geen aanleiding geven tot het verstoren van de openbare orde.

NEDERLANDSTALIG KARAKTER

Art. 13 De gebruiker respecteert het Nederlandstalige karakter van het Gemeenschapscentrum.

Op alle publiciteit voor een activiteit die tot een ruimer publiek dan de eigen leden gericht is, moet het Nederlands minstens evenwaardig aan eventuele andere gebruikte talen zijn.

VERANTWOORDELIJKHEDEN

Art. 14 De gebruiker wijst twee verantwoordelijken aan voor het maken en opvolgen van de afspraken wat betreft :

- toezicht en het voorkomen van beschadiging;

- het toepassen van veiligheids- en zuinigheidsmaatregelen;

- toezicht op het voorkomen van geluids- en burenhinder.

Art. 15 De gebruiker kent de staat van het materiaal en van de lokalen die hij gebruikt. Het Gemeenschapscentrum wijst elke verantwoordelijkheid af voor schade, ongevallen en diefstal, overkomen aan mensen of voorwerpen, gebruiker, toeschouwers, genodigden of om het even welke derde die zich in het gebruikte pand bevindt.

Art. 16 Het Gemeenschapscentrum sluit een verzekering algemene aansprakelijkheid voor het gebouw en ook een uitgebreide brandverzekering af. De gebruiker neemt zelf de burgerlijke en wettelijke aansprakelijkheid voor zijn activiteiten op. Hij zorgt hierbij zelf voor de nodige verzekeringen en voor de bewaking van eigen materiaal. Een bewijs van verzekering dient op aanvraag voorgelegd te worden.

Art. 17 De gebruiker licht het Gemeenschapscentrum onmiddellijk in als hij schade voor het ingaan van de activiteit vaststelt of als er schade tijdens de gebruiksperiode ontstaat. Eventueel wordt voor het in gebruik nemen van een lokaal een plaatsbeschrijving opgesteld.

Gemandateerde verantwoordelijken van het Gemeenschapscentrum kunnen steeds toezicht uitoefenen. Het is de gebruiker verboden nagels te slaan, op muren, ramen of deuren te schrijven of aan te plakken. Bij feesten en dergelijke vereist het onderhoud van de toiletten een bijzondere zorg. De gebruiker dient hiertoe de nodige schikkingen te treffen.

Art. 18 Een waarborg moet betaald zijn voor de gebruiksperiode ingaat. Een deel van de waarborg kan ingehouden worden als vergoeding voor schade en/of voor opruiming. Voor elke beschadiging rekent het Gemeenschapscentrum een vergoeding ten bedrage van de herstellingswaarde of vervangingswaarde aan.

Indien de lokalen langer bezet worden dan in de gebruiksovereenkomst voorzien is, kunnen de bijkomende kosten van de waarborg afgetrokken worden.

Art. 19 De gebruiker verbindt zich ertoe aan de voorschriften inzake taksen op de vertoningen en vermakelijkheden inzake Sabam, de Billijke Vergoeding en de politiereglementen te voldoen.

REGELING VOOR DRANK

Art. 20 De gebruiker kan drank afnemen bij de uitbater van de Bistro Op-Weule.

Het is aan de gebruiker verboden om alcoholische dranken van meer dan 22°, al dan niet gratis, aan te bieden. Bij overtreding zijn alle gevolgen ten laste van de overtreder. Het Gemeenschapscentrum kan hiervoor niet aansprakelijk gesteld worden.

De gebruiker dient de gewenste dranken 10 dagen op voorhand bij de uitbater te bestellen. Alle dranken, het ontbrekend leeggoed en andere consumpties worden na ontvangst van een factuur per overschrijving aan de uitbater betaald. Niet geopende flessen worden teruggenomen door de uitbater. Een aangebroken vat wordt als verbruikt beschouwd.

Voor het gebruik van de tapinstallatie en vaatwasmachine in de loods kan een supplementaire waarborg gevraagd worden.

Als de gebruiker zelf voor drank zorgt, betaalt de gebruiker een forfaitaire compensatie van € 150 aan de uitbater van de Bistro. Dit forfaitaire stopselgeld wordt per activiteit betaald. Eenzelfde activiteit die zich binnen drie opeenvolgende dagen herhaalt, wordt als één activiteit beschouwd.

Voor maaltijden kan de gebruiker beroep doen op de Bistro of zelf of via derden (traiteur, ...) een regeling treffen.

Art. 21 Speciale voorwaarden i.v.m. drank.

Als er drank besteld wordt bij de Bistro zoals omschreven in artikel 20, krijgen verenigingen die aangesloten zijn bij de algemene vergadering van GC Op-Weule een korting van 20% op de verbruikte drank. Deze verenigingen mogen ook zelf voor koffie en thee zorgen.

De vereniging bepaalt zelf de verkoopprijs van de drank, maar de gangbare prijs van de Bistro geldt als richtprijs.

Cursisten die deelnemen aan het vormingsaanbod van Op-Weule of NT2 mogen tijdens de les in het lokaal waar de cursus plaatsvindt hun eigen drank gebruiken zonder dat daar een vergoeding aan de Bistro tegenover staat.

SPECIFIEK GEBRUIK

Art. 22 Wanneer repetities tegen verminderde gebruiksvergoeding plaatsvinden, mag de organiserende vereniging geen publiek of personen vreemd aan het bestuur van deze vereniging de zaal laten betreden.

Art. 23 Kunstenaars kunnen voor individuele tentoonstellingen de daartoe voorziene ruimten gebruiken. Verkoop van werken tijdens de tentoonstellingen is toegestaan; het eventuele procentuele deel daarbij voor het Gemeenschapscentrum wordt bepaald in afspraak met de raad van bestuur van het Gemeenschapscentrum.

VARIA

Art. 24 Elke afwijking op dit gebruiksreglement moet schriftelijk aangevraagd worden. Deze aanvragen worden behandeld door de centrumverantwoordelijke, in samenspraak met de raad van bestuur van het Gemeenschapscentrum Op-Weule.

Art. 25 De gebruiker verbindt er zich toe eventuele geschillen met de raad van bestuur van het Gemeenschapscentrum Op-Weule te bespreken.

Art. 26 GEBRUIKERS EN TARIEVEN

26.1 Gebruikers

• Categorie A :

Subcategorie A1 :

- Verenigingen aangesloten bij de algemene vergadering van het Gemeenschapscentrum Op- Weule vzw.

Subcategorie A2 ;

- Verenigingen en instellingen, die door de Vlaamse Gemeenschapscommissie aangeduid worden.

- Nederlandstalige, niet-commerciële en niet-politieke instellingen of organisaties van Sint- Lambrechts-Woluwe, actief op sociaal-cultureel of levensbeschouwelijk vlak, op vlak van onderwijs, welzijnszorg, e.d. (Bvb. scholen, parochiale kring.)

• Categorie B :

- Niet-commerciële verenigingen, instellingen en organisaties van het Brussels gewest, die niet onder cat. A vallen (bv. politieke partijen; tweetalige of anderstalige verenigingen; vzw's met de zetel in een andere Brusselse gemeente) en waarbij de activiteit, waarvoor een lokaal gevraagd wordt, het niveau van het Brussels gewest en de randgemeenten niet overstijgt.

• Categorie C :

- Privé-personen.

- Verenigingen, instellingen of organisaties die niet onder cat. A of B vallen. (Bvb. bedrijven.)

26.2 Activiteiten

Gesloten : activiteiten zonder derden, enkel voor eigen leden en waar geen kasvoordeel in de bedoeling ligt. Bvb. bestuursvergadering, ledenvergadering, denkdagen, etentje in besloten kring, repetities.

Open : activiteiten met derden en/of waar een kasvoordeel in de bedoeling ligt. Bvb. theatervoorstelling, eetfestijn, publieke receptie.

26.3 Dagdelen Voormiddag : 09u - 13u Namiddag : 14u - 18u Avond : 19u - 23u30

26.4 Publieksruimten van het centrum : de lokalen

Vergaderlokalen

- Lokalen 1, 2, 3, 4, 5 en 6

- Loods

- Keuken

oppervlakte maar gedeeltelijk

bruikbaar

- loods

150 m2

:

- stoelen op rij

- technische fiche beschikbaar

: tot 140 personen

Maximum aantal personen per lokaal

- lokaal 1 : 55 m2	- gewone vergaderopstelling : - maaltijd :	tot 24 personen tot 55 personen
- lokalen 2 en 3 :	- gewone vergaderopstelling :	tot 18 personen
30 m2	- maaltijd :	tot 25 personen
- lokaal 4 : 80 m2	- gewone vergaderopstelling : (lang, smal !)	tot 35 personen
	- voordracht opstelling met :	tot 80 personen
	stoelen op rij
	- maaltijd :	tot 80 personen
- lokaal 5 : 20 m2	- gewone vergaderopstelling :	tot 10 personen
- lokaal 6 :	- vergadering :	tot 24 personen
80 m2, onder dak	- voordracht opstelling :	tot 40 personen

26.5 Tarieven voor lokalen

De tarieven gelden per lokaal en per dagdeel. Tarieven in euro.

Lokalen	CAT. A		CAT. B		CAT. C
	GESLOTEN	OPEN	GESLOTEN	OPEN	GESLOTEN	OPEN
Lokalen 2, 3 of 5	5,00	10,00	10,00	20,00	20,00	40,00
avond	7,50	15,00	15,00	30,00	30,00	60,00
Lokaal 1	7,50	15,00	15,00	30,00	30,00	60,00
avond	10,00	20,00	20,00	40,00	40,00	87,00
Lokalen 4, 6	15,00	30,00	30,00	60,00	62,00	124,00

avond	20,00	40,00	40,00	80,00	87,00	174,00
WAARBORG	─		125,00		125,00
Loods	30,00	60,00	60,00	120,00	150,00	300,00
avond	40,00	80,00	80,00	160,00	200,00	400,00
WAARBORG	125,00		200,00		200,00
WAARBORG vaatwasmachine : 50,00 tapinstallatie : 100,00

Keuken	Cat. A	Cat. B & C
Per dagdeel :	12,50	17,50
Per dag :	30,00	37,50
Xxxxxx, xxxxxx, ... : zie art. 26.6.

Opruimen	Cat. A	Cat. B & C
Per lokaal	13,00	18,00
Loods	50,00	100,00

In de prijzen is een normaal gebruik van gas, water en elektriciteit inbegrepen. In geval van overmatig gebruik zal een toeslag aangerekend worden.

Indien de gebruiker het lokaal niet opgeruimd en proper achterlaat, wordt een extra vergoeding aangerekend, die minimaal de geldende gebruiksvergoeding (zie overzicht van tarieven) bedraagt.

26.6 Tarieven voor uitrustingsgoederen

Uitrustingsgoederen moeten vooraf gereserveerd worden.

Bij schade of verdwijning wordt de prijs voor herstelling of aankoop gefactureerd.

Er is een technische fiche van de loods beschikbaar met informatie over afmetingen, podium, elektrische voorzieningen en belichting.

• Couverts

Couverts omvatten borden, bestek, glazen e.a. : zie de invullijst van het beschikbare materiaal.

Voor het gebruik en afwas van een couvert wordt per set of persoon € 2,00 aangerekend. Indien de gebruiker zelf voor de afwas instaat, wordt € 0,50 per couvert aangerekend. Er wordt gesteld dat de afwas degelijk wordt uitgevoerd, zo niet blijft de som van € 2,00 per couvert behouden.

• Didactisch materiaal

– Bord met flip-over : cat. A : gratis / cat. B & C : € 3,50.

– TV en Dvd-apparaat : A : € 5,00./ B & C : 10,00.

– Overheadprojector en scherm : A : € 5,00. / B & C : 10,00.

– Scherm : A : € 2,50. / B & C : 5,00.

– Cd-speler : A : € 4,00. / B & C : 8,00.

– Kleine geluidsinstallatie met versterker, Cd-speler, 2 luidsprekers, 1 micro : A : € 10,00. / B & C : 20,00.

– Grote geluidsinstallatie - zie ook technische fiche

- basis kit + 1 vaste micro : A : € 15,00. / B : € 30,00. / C : € 60,00.

- basis kit + volledige microset : A : € 40,00. / B : € 80,00. / C : € 160,00.

– Beamer (mobiel) : A : € 30,00. / B & C : 50,00.

– Beamer (vast, in loods) : A : € 30,00. / B & C : 50,00.

• Ander materiaal

– Panelen : A.: € 1,25 per paneel.; B & C : 2,50.

– Ophangsysteem (tentoonstellingen) : € 0,25 per element.

• Internet

− Er is wifi beschikbaar in het gebouw. Het wachtwoord hangt op het prikbord in de lokalen.

Art. 27 BIJZONDERE VOORWAARDEN

27.1 Bijzondere voorwaarden voor categorie A en A1

• De verenigingen van cat. A kunnen onder bepaalde voorwaarden gratis van de lokalen gebruik maken. Deze voorwaarden zijn :

- bij activiteiten voor de eigen vereniging en zonder de bedoeling om winst te maken; m.a.w. niet voor te betalen maaltijden, feesten, vieringen of andere evenementen die als doel hebben om ook de kas te spijzen; wel voor bv. bestuurs- of ledenvergaderingen, een lezing, een etentje in besloten kring;

- bij tijdige aanvraag, cfr. het reglement : 14 dagen vooraf;

- bij tijdige annulering : 7 dagen vooraf (anders betaalt men 50 % van de normale huurprijs).

27.2 De raad van bestuur kan bijzondere voorwaarden toestaan aan startende verenigingen.

27.3 In de vergoeding voor de loods is de podiumbelichting inbegrepen.

Voor repetities (toneel, muziek, ...) ter voorbereiding van een opvoering in de loods kan een afzonderlijke regeling getroffen worden :

- vergoeding : conform de prijs van lokalen 4 of 6;

- de loods is te gebruiken volgens de modaliteiten en in de omstandigheden waarin het Gemeenschapscentrum Op-Weule haar ter beschikking kan stellen.

Bijlage 4: Plannen van de domeinconcessie

Bijlage 5: Statuten van het Gemeenschapscentrum Op-Weule

Bijlage 6: Samenwerkingsnota

Samenwerkingsnota Bistro Op-Weule

1. Visie: Bistro Op-Weule als laagdrempelig en gezellig trefpunt en cultuurplek

De Bistro is een fysiek deel en een wezenlijk onderdeel binnen de werking van het Gemeenschapscentrum. De uitbater dient rekening te houden met de specifieke doelstellingen en werking van het centrum. Er wordt er gestreefd naar een gemeenschappelijke identiteit en uitstraling. Het is belangrijk dat de ontwikkeling van de Bistro de komende jaren spoort met de ambities en plannen zoals geformuleerd in verschillende beleidsdocumenten.

In het Cultuurbeleidsplan 2020-2025, dat richting geeft aan het beleid van de Nederlandstalige partners van het cultuurbeleid in SLW (en waarvan het Gemeenschapscentrum er een is), wordt het belang benadrukt van open en gezellige instellingen waar mensen graag terugkomen. Naast de Bibliotheek en het GC die in hetzelfde gebouw huizen, is de Bistro de derde partner die een essentiële rol vervult in het onthalen, verwelkomen en verbinden van bezoekers.

In het plan wordt verder aangevuld, “Iedereen voelt zich thuis in de ruimtes van onze instellingen. Het zijn informele plekken waar mensen met verschillende achtergronden in contact komen met elkaar, samen tijd spenderen en ideeën uitwisselen. Ze gebruiken de ruimtes van onze instellingen om deel te nemen aan activiteiten, om zelf dingen te organiseren en om gewoon te zijn.”

In het Actieplan 2020 van het Cultuurbeleidsplan wordt de (her)ontwikkeling van de Bistro als actiepunt vooropgesteld: “De Bistro (terug) ontwikkelen tot gezellig cultuurcafé en lokaal trefpunt, met lekker eten, performances, expo's en lezingen. Een plek waar mensen een krant of boek kunnen lezen.” Aangezien we de komende jaren het centrum een nog meer een kindvriendelijk karakter en uitstraling willen geven, staat er ook dat we willen nagaan of we een kinderhoek in de Bistro kunnen installeren.

In het Conceptplan 2020-2023 dat via een participatief traject de ruimtelijke organisatie en uitstraling van het centrum wil aanpakken, wordt het belang benadrukt van het creëren van een open, gezellige plaats waar mensen zich welkom voelen en graag naar terugkomen. Er zijn de komende jaren een aantal participatieve projecten buiten en binnen gepland die deze ambitie moeten waarmaken. Deze projecten hebben onder meer betrekking op het meer open stellen, vergroenen en aantrekkelijker maken van de inkomzone (langs de kant van de parking), het voorzien van extra zitplekken binnen en buiten, het voorzien van speelelementen in de tuin, het voorzien van bijkomende rust- en leesplekjes binnen en buiten, etc. Duurzaamheid in zowel gebouwbeheer als in de programmatie en werking zijn belangrijke ambities voor de komende jaren.

2. Samenwerking: een intensieve samenwerking en wisselwerking van Xxxxxx met GC en Bib

Een goede samenwerking en wisselwerking met de andere bewoners en gebruikers van het gebouw is essentieel. Naast GC en Bib hebben we het dan ook over de vele verenigingen en werkingen die er actief zijn, de buurtbewoners, en andere bezoekers.

De Bistro, Bib en GC hebben er alle belang bij dat ze samen vooruit gaan; hoe meer klanten in bistro hoe beter voor GC en Bib en hoe meer activiteiten in GC en Bib, hoe beter voor de Bistro. Er kunnen samen activiteiten georganiseerd worden met GC, Bib en verenigingen. Daarnaast is het van belang dat er zowel op het vlak van activiteiten en programmatie, maar ook over het aanbod, de openingsuren, de communicatie en promotie, de samenwerking met de verenigingen,.. naar afstemming wordt gezocht en goede afspraken worden gemaakt.

Bistro, Bib, GC en verenigingen functioneren als echte partners, en als ambassadeurs van elkaar. De Bistro is een levendige ontmoetingsplaats die zichtbaarheid en werking van Op-Weule en de Bib bevordert. De bezoekers van Bib en GC brengen graag voor of na hun bezoek aan centrum of Bib tijd door in de Bistro.

3. Ontmoeting en toegankelijkheid: een plek voor jong en oud

De Bistro wordt een gezellig cultuurcafé en lokaal trefpunt, met eten, performances, expo's en lezingen. Een plek waar mensen ook een krant of boek kunnen lezen. Een open en laagdrempelige plek voor een divers publiek waar mensen elkaar kunnen ontmoeten, en deelnemen aan of organiseren van activiteiten. Een plek zowel verwelkomend naar een nieuw publiek als naar het vaste publiek. Waar mensen zich thuis voelen, waar mensen Nederlands kunnen praten en hun Nederlands kunnen oefenen.

Van belang hierbij is dat er voldoende openingsuren zijn en dat deze openingsuren standvastig zijn. Als meer essentiële openingsuren worden gezien: ‘s middags in de week (zodat mensen kunnen komen lunchen en/of iets drinken voor of na een activiteit), ’s avonds in de week (voor en na activiteiten in het centrum, maar ook voor mensen die gewoon iets willen komen eten of drinken), en de woensdagnamiddag (kinderactiviteiten en Bib bezoek).

Op momenten dat de Bistro niet open is, dienen er alternatieven voorhanden te zijn, zoals het voorzien van dranken in de lokalen, een bar bemand door vrijwilligers, een automaat.

4. Aanbod en werking bistro: voor elk wat wils

Als open, laagdrempelige, verwelkomende plek, zowel naar het bestaande als naar een nieuw publiek, is de uitstraling, dynamiek en inkleding van de Bistro erg belangrijk. Binnen deze visie op de Bistro is het belangrijk dat er een voldoende breed aanbod is in eten en drank. Voor verschillende publieken, voor jong en oud.

Er dient voldoende variatie te zijn in de gerechten. De kaart is voldoende ruim, met voor elk wat wils. Even goed dienen producten zoveel mogelijk seizoensgebonden te zijn, lokaal en duurzaam. Er wordt ook vegetarisch aanbod uitgewerkt.

Prijzen zijn democratisch.

Er zullen in de Bistro regelmatig sociaal-culturele activiteiten doorgaan (expo’s, concerten, voorleessessies, poëzieavonden, etc.). Heel wat van deze activiteiten zullen georganiseerd worden door de partners (Bib, GC), maar ook van de uitbater wordt op dit vlak duidelijk initiatief verwacht.

5. Overleg: partnerschap vertaalt zich in systematisch overleg en goede afspraken

Het partnerschap tussen GC, Bib en Bistro wordt opgevolgd als een goede huisvader door de drie partijen. De partners staan samen in voor een goede dienstverlening aan de bezoekers.

Er wordt systematisch overleg gepleegd en afspraken gemaakt. De uitbater krijgt tijdens een wekelijks overleg overzicht van de activiteiten van het GC en de Bib, en de uitbater signaleert zijn/haar activiteiten aan GC en Bib.

De samenwerking vertaalt zich ook op het vlak van communicatie en promotie. De uitbater neemt hierin initiatieven (aantrekkelijke inkleding van de bistro, online en offline communicatie, promotionele acties, etc.). De partners delen en versterken elkaars communicatie.

De samenwerking wordt regelmatig en systematisch geëvalueerd en bijgestuurd. Elke maand of twee maanden wordt er overleg gepleegd met de werkgroep Bistro om de samenwerking verder te optimaliseren.

Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de goedkeuring van het lastenboek voor de domeinconcessie Bistro Op-Weule in gemeenschapscentrum Op- Weule nr. 20202021-0023 van 29-10-2020

De collegeleden,

X Xxxx Xxx xxx Xxxxxx

Xxxx XXX XXX XXXXXX

Ondertekend door: Xxxx Xxx xxx Xxxxxx (Authentication)

X

Xxxxxx Xxxx

X Xxxx XXXX

Xxxxxx XXXX

Ondertekend door: Xxxxxx Xxxx (Authentication)

Xxxx XXXX

Ondertekend door: Xxxx Xxxx (Signature)