Overheidsopdracht:
Overheidsopdracht:
Open offerteaanvraag voor de aanwijzing van een reisbureau, belast met de reservatie en de uitgifte van reisbiljetten en van logies voor personeelsleden van de Federale Overheidsdienst Financiën in het kader van beroepsmatige internationale verplaatsingen.
Overheidsopdracht S&L/AO/310/2012 Opening van de offertes: 10/04/2014 om 14u30
ERRATUM (Pagina’s : 28, 37)
INHOUDSOPGAVE
A. ALGEMENE BEPALINGEN 4
1. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT 4
2. AANVANGSDATUM EN DUUR VAN HET CONTRACT 5
3. AANBESTEDENDE OVERHEID EN LEIDENDE DIENST 5
4. LEIDEND AMBTENAAR 5
5. INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTES 5
5.1 Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes 5
5.1.1. Offertes verstuurd via elektronische middelen
5.1.2. Offertes die niet via elektronische middelen zijn ingediend
5.2 De opening van offertes 8
6. DOCUMENTEN DIE DE OPDRACHT REGELEN 8
6.1. Wetgeving 8
6.2. Aankondiging van de opdracht en berichten van wijziging 9
6.3. Documenten betreffende de opdracht 9
7. OFFERTES 9
7.1. Algemene bepalingen 9
7.2. Gegevens die in de offerte moeten worden vermeld 10
7.3. Structuur van de offerte 11
7.4. Geldigheidsduur van de offerte 12
8. PRIJZEN 12
9. PRIJSHERZIENINGEN 13
10. SELECTIECRITERIA – GELDIGHEID VAN DE OFFERTES – GUNNINGSCRITERIA 14
10.1. Selectiecriteria 14
10.2. Regelmatigheid van de offertes 18
10.3. Gunningscriteria 18
11. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER 21
12. BORGTOCHT 21
13. OPLEVERINGEN 22
13.1. Oplevering van de boekingsprestaties 22
13.2. Oplevering van de maandelijkse overzichten die naar de beheerders van de zendingen worden gestuurd 23
13.3. Voorlopige oplevering bij het eind van de opdracht 23
13.4. Definitieve oplevering 23
14. UITVOERING VAN DE OPDRACHT 23
14.1 Uitvoeringsbepaling 23
14.2 Evaluatie van de geleverde diensten 24
15. FACTURATIE EN BETALING 24
15.1. Facturatie 24
15.2. Betaling 25
16. GESCHILLEN 25
17. VERGISSINGEN EN LEEMTEN 26
B. TECHNISCHE BEPALINGEN 27
1. BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT 27
2. CONTACTPERSONEN 27
3. PRIJSOFFERTE 27
4. TAKEN VAN DE DIENSTVERLENER 27
4.1. Reservatie, afgifte en verzenden van vervoerbiljetten en eventueel reservatie van logies 28
4.2. Verzekeringen – reis 28
4.3. Dag- en nachtservice en crisiscel 29
4.4. Managementondersteuning 29
4.5. Het jaarlijkse verslag en statistieken 29
5. REISBELEID 30
6. ANTWOORDTERMIJNEN 30
7. WIJZIGING OF ANNULERING 30
8. VOORBEHOUD NIET-EXCLUSIEVE RELATIE 31
9. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 00
X. BIJLAGEN 32
BIJLAGE 1. OFFERTEFORMULIER 33
BIJLAGE 2. PRIJSLIJST EN VERZEKERINGSPREMIES 35
BIJLAGE 3: OVERZICHT 2011 39
BIJLAGE 4: LIJST VAN BEHEERDERS VAN DE ZENDINGEN 41
BIJLAGE 5: INLICHTINGENFICHE 43
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN
Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen
North Galaxy – Toren B – 4e verdieping Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 xxx 000
0000 XXXXXXX
BESTEK nr. S&L/AO/310/2012
OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR DE AANWIJZING VAN EEN REISBUREAU, BELAST MET DE RESERVATIE EN DE UITGIFTE VAN REISBILJETTEN EN VAN LOGIES VOOR PERSONEELSLEDEN VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN IN HET KADER VAN BEROEPSMATIGE INTERNATIONALE VERPLAATSINGEN
A. ALGEMENE BEPALINGEN.
1. Voorwerp en aard van de opdracht.
Deze opdracht heeft betrekking op de keuze van een dienstverlener aan wie de aanbestedende overheid de taken van een reisbureau toevertrouwt.
De aanbestedende overheid zoekt een dienstverlener die haar een efficiënte dienstverlening kan aanbieden waarbij zowel de zoektocht naar de kwaliteit van de prestaties als de beste prijs (voor de reservering van logies en de uitgifte van reisbiljetten voor de verplaatsingen naar het buitenland van de personeelsleden) centraal staan.
De omschrijving, de verduidelijkingen en de ontwikkelingen van het voorwerp van de opdracht worden beschreven in het gedeelte “Technische voorschriften” van dit bestek.
De reizen vinden plaats doorheen de ganse wereld. Een overzicht hiervan is terug te vinden in bijlage 3 “Overzicht 2011” bij dit bijzonder bestek.
Hiervoor wordt de procedure van de open offerteaanvraag gekozen. Deze opdracht omvat één enkel perceel.
De onderhavige opdracht is een gemengde overheidsopdracht. Hiervoor wordt verwezen naar punt
“8. Prijzen” van het onderhavige bestek.
Het gaat om een overheidsopdracht van diensten.
Varianten zijn in het kader van deze opdracht niet toegestaan.
Op datum van de opmaak van dit bestek kan de aanbestedende overheid de te bestellen hoeveelheden voor de toe te kennen opdracht niet bepalen. De aantallen betreffende de uitgevoerde prestaties in 2011 (zie bijlage 3 bij dit bijzonder bestek) worden slechts ter informatieve titel weergegeven en houden geen verbintenis in voor wat betreft het aantal toekomstige transacties.
2. Aanvangsdatum en duur van het contract.
Het contract vangt aan op de dag die volgt op de dag die vermeld staat in de kennisgeving van gunning van de opdracht aan de opdrachtnemer.
Dit contract heeft een duur van drie (3) jaar. Tussentijds kan elke partij een einde stellen aan het contract op elke verjaardag van de ingangsdatum, op voorwaarde dat de kennisgeving aan de andere partij per aangetekend schrijven gebeurt:
- minstens drie (3) maanden vóór de verjaardag van de ingangsdatum van het contract als de aanbestedende overheid er een einde aan stelt;
- minstens zes (6) maanden vóór de verjaardag van de ingangsdatum van het contract als de opdrachtnemer er een einde aan stelt.
De opzegging geeft aan geen enkel der partijen recht op vergoeding.
3. Aanbestedende overheid en leidende dienst.
De aanbestedende overheid is de Belgische Staat, vertegenwoordigd door de Minister van Financiën.
Bijkomende inlichtingen inzake de procedure en het inhoudelijke aspect van de opdracht kunnen worden opgevraagd bij de xxxx Xxxx XXXXXXXXXX, financieel deskundige, op het telefoonnummer 02/5763742 of per mail op het adres Xxxx.Xxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx.
4. Leidend ambtenaar.
De leidende dienst vertegenwoordigt de aanbestedende overheid. Enkel de leidende dienst is bevoegd over het toezicht en over de controle van de opdracht.
Voor deze opdracht werd de volgende leidend ambtenaar aangewezen:
Federale Overheidsdienst Financiën
Stafdienst Logistiek – Generieke Diensten
De xxxx Xxxx XXXXXXXXXX
North Galaxy - Toren B – 2e verdieping Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 – bus 979 0000 Xxxxxxx
De leidend ambtenaar kan een gedeelte van zijn bevoegdheden delegeren.
5. Indiening en opening van de offertes.
5.1 Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes
Behalve eventuele varianten, mag elke inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht.
In toepassing van artikel 52, § 2 van het KB van 15 juli 2011 staat de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen toe voor het indienen van offertes.
De offertes kunnen bijgevolg op de volgende wijzen worden ingediend:
1) ofwel elektronisch via de e-tendering applicatie (zie hieronder voor meer informatie)
2) ofwel per schrijven (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen) opgezonden naar de aanbestedende overheid
3) ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid
5.1.1 Offertes verstuurd via elektronische middelen
Wanneer elektronische middelen worden gebruikt voor het indienen van de offerte, moet de elektronische handtekening conform zijn met de regels van het Europees recht en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening. (Artikel 52, § 1, 1° van het KB van 15 juli 2011).
Offertes die via elektronische middelen worden ingediend, kunnen verstuurd worden via de e- tendering internetsite xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011.
Aangezien het versturen van een offerte per e-mail niet aan de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011 voldoet, wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen.
Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in de opdrachtdocumenten, in PDF gescand om ze bij de offerte te voegen. Bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, kunnen op papier bezorgd worden vóór de uiterste ontvangstdatum.
Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd.
Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of via de e-procurement helpdesk op het nummer: x00 (0)0 000 00 00.
BELANGRIJK
1. Het is de inschrijver aangewezen zich aan te melden de dag vóór de opening van de offertes teneinde contact te kunnen opnemen met de helpdesk van e-procurement om eventuele toegangsproblemen tot de site xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/ op te lossen.
2. Men moet er rekening mee houden dat het via elektronische weg ingediende bestand niet groter mag zijn dan 350 MB.
5.1.2 Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend
De offertes moeten door de inschrijver of diens vertegenwoordiger worden ingediend:
- ofwel persoonlijk aan de voorzitter op de dag van de openingszitting, voordat hij de zitting opent;
- door ze te overhandigen aan een ambtenaar van de Afdeling Aankopen, uiterlijk op de laatste werkdag vóór de opening van de offertes;
- per post.
Voor elke andere verzendingswijze (zoals Taxipost, expresbrief, enz.) is de inschrijver volledig aansprakelijk.
De offertes worden aanvaard voor zover de openingszitting van de offertes nog niet geopend is verklaard.
Een laattijdig aangekomen offerte wordt echter in aanmerking genomen voor zover dat:
- de aanbestedende overheid haar beslissing nog niet heeft bekendgemaakt aan de opdrachtnemer
- en de offerte per aangetekend schrijven neergelegd werd ten laatste vier kalenderdagen voorafgaand aan de vastgestelde datum voor ontvangst van de offertes.
De offerte dient te worden ingediend in drie exemplaren op papier, waarvan een origineel en een exemplaar op elektronische drager (cd-rom) in pdf-formaat.
In geval van afwijkingen tussen de versie op papier en de elektronische versie zal het originele exemplaar van de versie op papier als geldig worden beschouwd.
De inschrijver zal overgaan tot een virusscan van de elektronische drager om te vermijden dat de informatica-infrastructuur van de FOD Financiën met een virus besmet zou worden. Hij zal in zijn offerte melding maken van: het gebruikte programma voor de virusscan (en de versie ervan) en de garantie dat het medium is gecontroleerd en geen virus bevat.
De FOD Financiën zal tevens een virusscan uitvoeren na de opening van de offertes.
De offerte moet in een gesloten omslag worden gestopt waarop de volgende twee vermeldingen zijn aangebracht:
▪ de referentie van het bijzonder bestek: S&L/AO/310/2012
▪ de datum en het tijdstip van de opening van de offertes: 10/04/2014 om 14u30
Deze verzegelde omslag wordt in een tweede omslag gestoken met de volgende vermeldingen:
▪ in de linkerbovenhoek:
✓ het woord: “OFFERTE”
✓ de referentie van het bijzonder bestek: S&L/AO/310/2012
✓ indien de inschrijving per drager wordt ingediend: de gegevens betreffende de contactpersonen die belast zijn met de inontvangstneming van de offertes:
XXXXXXX Xxxxxxxx (FR) 0257 / 63.023
XXXXXX Xxxxxxx (FR) 0257 / 80.299
XXXXXXX Xxxx (NL) 0257 / 77.524
▪ op de daartoe voorziene plaats: het adres van de geadresseerde.
De inschrijver die zijn offerte per drager indient, dient te weten dat de North Galaxy enkel toegankelijk is via de ingang “bezoekers”, gelegen op de benedenverdieping, Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 xx 0000 Xxxxxxx en dit enkel tijdens de kantooruren, d.w.z. van 9 tot 11.45 uur en van 14 tot 16 uur.
Indien de offerte per drager wordt ingediend, zal enkel een ontvangstbewijs worden afgeleverd indien daarom uitdrukkelijk wordt gevraagd. Er zij op gewezen dat enkel dit ontvangstbewijs als bewijs voor het indienen van de offerte kan dienen.
De inschrijver is volledig aansprakelijk voor de verzendingswijze en inontvangstneming van zijn offerte binnen de toegestane termijnen.
De offertes moeten worden verstuurd naar of worden ingediend op het volgende adres:
Federale Overheidsdienst Financiën Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen
Ter attentie van Xxxxxxxx XXXXXXX North Galaxy - Toren B - 4e verdieping Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 - Xxx 000 0000 XXXXXXX
5.1.3 Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte
Indien een inschrijver een reeds opgestuurde of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen in artikel 91 van het KB van 15 juli 2011. De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 52, §1 van het KB van 15 juli 2011 of op papier.
Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn.
De intrekking kan ook per telefax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, § 1 van het KB van 15 juli 2011 worden medegedeeld voor zover:
1° deze intrekking bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent;
2° en zij wordt bevestigd per aangetekende brief, verzonden ten laatste de dag vóór de openingszitting.
5.2 De opening van offertes
Op 10/04/2014 om 14.30 uur zal in een van de vergaderzalen van de North Galaxy, toegankelijk via de bezoekersingang, Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 xx 0000 XXXXXXX, worden overgegaan tot het openen van de offertes die voor deze opdracht zijn ingediend (zonder bekendmaking van de prijzen).
6. Documenten die de opdracht regelen.
6.1. Wetgeving.
▪ De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten;
▪ Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren;
▪ Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken;
▪ Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;
▪ Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de uiterste dag die in dit bestek is voorzien voor de indiening van de offertes.
BELANGRIJK
De reglementering betreffende de overheidsopdrachten is online beschikbaar, met name op de internet site xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx
6.2. Aankondiging van opdracht en berichten van wijziging.
De aankondigingen van de opdracht en de berichten van wijziging die worden aangekondigd of bekendgemaakt in het Bulletin der aanbestedingen of in het Publicatieblad van de Europese Unie die verband houden met de opdrachten in het algemeen, evenals de aankondigingen van opdracht en de berichten van wijziging betreffende deze opdracht maken wezenlijk deel uit van dit bestek. De inschrijver wordt geacht daarvan kennis te hebben genomen en er bij de opstelling van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden.
6.3. Documenten betreffende de opdracht.
▪ Onderhavig bestek nr. S&L/AO/310/2012 in zijn laatste versie zoals ter beschikking gesteld van de inschrijvers op de site van Financiën xxxx://xxxxxxxx.xxxxxxx.xx;
▪ De goedgekeurde offerte van de opdrachtnemer.
7. Offertes.
De verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid (vroeger tijdelijke verenigingen) zijn gerechtigd aan deze algemene offerteaanvraag deel te nemen onder de voorwaarden waarin de wetgeving en de reglementering betreffende de overheidsopdrachten voorzien.
Onderaanneming is voor deze opdracht toegestaan onder de voorwaarden waarin de wetgeving en de reglementering betreffende de overheidsopdrachten voorzien. De opdrachtnemer blijft in elk geval als enige aansprakelijk tegenover de aanbestedende overheid en de aanbestedende overheid erkent geen enkele contractuele band met die derden.
7.1. Algemene bepalingen.
De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 84 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden.
BELANGRIJK
Het wordt de inschrijver ten sterkste aanbevolen het offerteformulier dat als bijlage bij dit bestek is bijgevoegd te gebruiken. Daartoe wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 dat bepaalt: “Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende opmeting of de inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.”
De offerte en de bijlagen erbij worden opgesteld in het Nederlands of het Frans.
Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de een of andere bijlage bij zijn offerte zijn vermeld.
De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en door de aanbestedende overheid dus niet mag worden bekendgemaakt.
7.2. Gegevens die in de offerte moeten worden vermeld.
De inschrijvers dienen hun offerte op te stellen via het bijgevoegd formulier bij dit bijzonder bestek. De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte:
- de prijzen per transactie, de prijzen voor de jaarlijkse prestaties en de verzekeringspremies (excl. en incl. BTW);
- het btw-tarief;
- de handtekening van de persoon bevoegd om de offerte te ondertekenen;
- de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent;
- de datum waarop voormelde persoon de offerte heeft ondertekend;
- het volledige registratienummer bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor Belgische inschrijvers) ;
- het registratienummer bij de RSZ ;
- het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij de Postcheque of bij enige andere financiële instelling geopend heeft ;
- de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel ;
- alle elementen en documenten nodig voor de evaluatie van de offertes.
BELANGRIJK
Voor ieder door een gevolmachtigde ingediende offerte, voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een authentieke akte of zijn handtekening toe (of een kopie van die akte), die bewijst dat hij bevoegd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden. De gevolmachtigde kan eveneens het nummer van de bijlage aan het Belgisch Staatsblad waarin zijn volmacht is gepubliceerd, vermelden.
De prijzen worden uitgedrukt in euro.
Door het indienen van een offerte erkennen de inschrijvers dat alle toebehoren die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken integraal deel uitmaken van de opdracht om zo een complete dienstverlening te bieden zonder uitzonderingen of beperkingen.
De inschrijver wordt door het indienen van een offerte geacht de bewoordingen en voorwaarden van dit bestek te aanvaarden.
Alle kosten die voortvloeien uit de voorbereiding en de voorstelling van de offertes zijn volledig ten laste van de inschrijvers.
7.3. Structuur van de offerte.
De offerte van de inschrijver moet verplicht worden voorgesteld in vier delen:
Deel A "Administratief gedeelte”
Dit deel is samengesteld uit de volgende elementen: I. Offerteformulier
De inschrijver deelt in dit hoofdstuk de volgende stukken mee, in de opgelegde volgorde:
1. Het ingevulde, gedateerde en ondertekende offerteformulier;
2. Voor de offerte die wordt ingediend door een gevolmachtigde: de authentieke of onderhandse akte (of een kopie van deze akte) die aantoont dat de gevolmachtigde bekwaam is om zich te verbinden voor het geheel waarvoor hij zich inschrijft. De gevolmachtigde mag eveneens het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad opgeven, waarin de volmacht werd gepubliceerd.
II. Documenten betreffende de selectiecriteria
De inschrijver deelt in dit hoofdstuk de volgende stukken mee, in de opgelegde volgorde:
1. Documenten betreffende de selectiecriteria die toelaten om de financiële en de economische draagkracht van de inschrijver na te gaan.
∇ De verklaring van het omzetcijfer betreffende de diensten inzake deze opdracht, die is verwezenlijkt tijdens de laatste drie boekjaren;
∇ Het bewijs van inschrijving van de inschrijver op een verzekering die de beroepsrisico’s dekt.
2. Documenten betreffende de selectiecriteria die toelaten om de technische draagkracht van de inschrijver na te gaan.
∇ Het bewijs dat de inschrijver over zijn eigen IATA-licentie beschikt;
∇ Het bewijs dat de inschrijver de vereiste diensten heeft gepresteerd in de loop van de laatste drie jaren;
∇ Het bewijs dat de inschrijver een Global Distribution System gebruikt voor de uitvoering van de reservaties.
Deel B “Financieel gedeelte”
Dit deel bestaat uit de ingevulde inventaris van de prijzen.
Deel C “Technisch gedeelte”
De inschrijver ontwikkelt duidelijk in dit deel de inhoud van zijn offerte, en in het bijzonder de elementen hiervan die zullen geëvalueerd worden door de aanbestedende overheid, te weten:
• De offerte op het stuk van verzekeringen;
• De kwaliteit van de dienstverlening:
- de beschikbaarheid;
- de bijstand bij onvoorziene omstandigheden;
- de modaliteiten van samenwerking met de FOD Financiën bij het dagelijks beheer van de transacties;
- de voorwaarden en modaliteiten bij wijziging of annulering;
- de rapporteringsmodaliteiten aan de FOD Financiën.
De in te vullen inlichtingenfiche in bijlage 5 “Inlichtingenfiche”.
Deel D “Bijlagen”
Hier stelt de inschrijver alle documenten voor die niet elders worden geëist en die zijn offerte kunnen toelichten.
7.4. Geldigheidsduur van de offerte.
De inschrijvers blijven door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 120 kalenderdagen vanaf de dag na die waarop de offertes worden geopend.
8. Prijzen.
Alle prijzen die in het offerteformulier en het inventarismodel (Bijlage 2 : Lijst van de kosten en verzekeringspremies) zijn vermeld, moeten in euro zijn uitgedrukt. De prijzen worden vermeld in cijfers en in letters.
De inschrijver vermeldt op het inventarismodel de eenheidsprijzen voor de volgende prestatiecategorieën:
1 Reservatie, afgifte en verzenden van transporttitels en eventueel reservatie van logies; 2 Verzekeringen.
Hij vermeldt de jaarlijkse globale forfaitaire prijzen voor de volgende prestatiecategorieën: 1 Dag-en nachtservice;
2 Crisiscel;
3 Managementondersteuning;
4 Maandelijks factuuroverzicht, het jaarlijkse verslag en statistieken.
De inschrijver wordt geacht in zijn prijzen alle mogelijke kosten te hebben begrepen die op de dienstverlening kunnen drukken, met uitzondering van de BTW.
De prijzen worden meegedeeld exclusief BTW, en de eventuele verschillende BTW-tarieven die van toepassing zouden zijn worden apart vermeld. Er wordt eveneens een prijs inclusief BTW vermeld.
De inschrijvers dienen, voorafgaand aan de gunning van de opdracht, alle aanwijzingen aan te geven die de aanbestedende overheid toelaten om de aangeboden prijzen te kunnen vergelijken.
De offertes worden vergeleken op basis van de kosten en premies die de FOD Financiën per transactie en voor de forfaitaire prestaties aan het reisbureau moet betalen. Deze kosten en premies zijn vaste bedragen in euro (geen percentage).
De inschrijver vermeldt in de “lijst van de kosten en premies” de te betalen eenheidsprijzen per transactie.
De twee types van dienstverlening zijn:
• controle van het dossier + uitgifte en verzending van tickets:
De voorafgaandelijke opzoekingen inzake transport en logies worden verricht door de beheerders van de zendingen van de FOD Financiën, waarna het dossier wordt doorgestuurd ter controle van de prijs en/of de route naar het reisbureau dat de voordeligste prijs voor deze route en klasse aanbiedt;
• voorstel van route en reservatie + uitgifte en verzending van tickets:
Voor gecombineerde routes geven de beheerders van de zendingen van de FOD Financiën het reisbureau de opdracht de beste reisroute tegen de voordeligste prijs te zoeken.
De inschrijver geeft op het offerteformulier een forfaitaire eenheidsprijs weer voor elk van deze twee types van dienstverlening.
9. Prijsherzieningen.
Voor deze overheidsopdracht is een prijsherziening enkel mogelijk. voor de schommelingen van de loonbarema’s en de sociale lasten van de medewerkers van de dienstverlener.
De regels voor herziening zijn als volgt:
• De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien, op de verjaardag van de gunning van de overheidsopdracht;
• De opdrachtnemer kan elk jaar de prijsherziening aanvragen door middel van een aangetekend schrijven gericht aan de Aanbestedende Overheid, Stafdienst B&B, Afdeling Vastleggingen, Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 xxx 000, 0000 Xxxxxxx.
• De prijsherziening gaat in op:
▪ de verjaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening vóór deze datum heeft verzonden. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de verjaardag van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn;
▪ de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer een of meer verjaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na voormelde eerste dag van de maand gepresteerd zijn (opgelet: de opdrachtnemer moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de diensten die na de eerstvolgende verjaardag zullen worden gepresteerd).
De prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule:
Ph = P0 × 0,8 × + 0,2
S
S 0
Waarbij
Ph = Herziene prijs ;
P0 = Offerteprijs ;
Loonindex AGORIA (enkel voor de Belgische dienstverleners; de
S
= buitenlandse dienstverleners moeten een gelijkaardige index voorstellen)- nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen, voor de overeenkomsten
vanaf 11/07/1981, geldig de maand die de opening van de offertes
S0
= Zoals S hierboven maar geldig voor de maand die de verjaardag van de kennisgeving van de gunning van de overheidsopdracht voorafgaat
Voor de index: zie xxxx://xxx.xxxxxx.xx
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht om de prijzen te herzien bij dalende index. In dat geval volgt de herziening de bovenstaande regels, behalve dat het aangetekend schrijven uitgaat van de aanbestedende overheid.
BELANGRIJK
De prijsherziening kan enkel worden toegepast indien de verhoging of de verlaging van de prijs welke moet worden toegepast naar aanleiding van het verzoek of in dient het verzoek tot prijsherziening minstens 3% bedraagt in vergelijking met de prijs vermeld in de offerte (voor de eerste prijsherziening) of in vergelijking met de laatste aanvaarde of opgelegde herziene prijs (vanaf de tweede prijsherziening).
10. Selectiecriteria – Geldigheid van de offertes – Gunningscriteria.
10.1. Selectiecriteria.
De inschrijvers worden geëvalueerd op basis van de hierna vermelde selectiecriteria.
Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria, worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de vergelijking van de offertes met de gunningscriteria, vermeld in punt 10.3 van dit bestek, voor zover die offertes op administratief en technisch vlak geldig zijn.
10.1.1. Uitsluitingscriteria.
BELANGRIJK
Door het indienen van een offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. Daartoe zal zij de betrokken inschrijver vragen via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zullen door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd.
Eerste uitsluitingscriterium:
§.1. De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes:
1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en
2° op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 3000 euro moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt.
Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3000 euro, zal de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van gunning van de opdracht wordt overgegaan, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal bedoeld in het tweede lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1°, van de wet van 15 juni 2006 of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2°, van de wet van 15 juni 2006, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden.
§ 2. Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de
buitenlandse inschrijver:
1° voldaan hebben aan de verplichtingen inzake beta ling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is.
2° in orde zijn met de bepalingen van § 1, indien h ij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders.
§.3. De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver.
Tweede uitsluitingscriterium:
Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor:
1° deelname aan een criminele organisatie als bedoe ld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Stra fwetboek;
3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenko mst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002;
4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
Met het oog op de toepassing van deze clausule heeft de aanbestedende overheid het recht om de inschrijvers te verzoeken om de noodzakelijke inlichtingen of documenten over te leggen. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die inschrijvers, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze ter zake nodig acht.
Derde uitsluitingscriterium:
Overeenkomstig artikel 20 van de wet en artikel 61, § 2, 1° en 2° van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 kan in elk stadium van de gunningsprocedure worden uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die:
1° in staat van faillissement of van vereffening ve rkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen;
2° aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, vo or wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen.
Vierde uitsluitingscriterium:
Xxxxx uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast.
Vijfde uitsluitingscriterium:
De inschrijver mag niet bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken.
Bovendien verbindt de inschrijver, door de ondertekening van zijn offerte, zich tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder:
1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957);
2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948);
3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949);
4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958);
5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999).
Het niet-naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 61, § 2, 4° van het KB van 15 juli 2011. De hogervermelde voorschriften zijn van toepassing ongeacht de andere voorschriften opgenomen in het artikel 61 van het hierboven vermeld besluit.
Zesde uitsluitingscriterium:
De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van zijn belastingen en taksen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het KB van 15 juli 2011.
Zevende uitsluitingscriterium:
Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt.
BELANGRIJK
Niet-naleving van de milieu- en sociale wetgeving, die het voorwerp is geweest van een definitief vonnis of een beslissing met een gelijkwaardig effect, kan beschouwd worden als een overtreding met betrekking tot het professionele gedrag van de betrokken economische operator, of een ernstig vergrijp dat het mogelijk maakt de betrokken partij uit te sluiten van de mededinging voor het contract.
Ref.: art. 53 van Xxxxxxxxx 2004/17/EG en art. 45 van Xxxxxxxxx 2004/18/EG
10.1.2. Selectiecriterium betreffende de financiële en economische draagkracht van de inschrijver.
(1) De inschrijver moet in de loop van een van de laatste drie boekjaren een totale omzet hebben verwezenlijkt van € 1.000.000,00 met betrekking tot activiteiten die rechtstreeks gelinkt zijn met de diensten die worden omschreven in dit bijzonder bestek. De inschrijver moet bij zijn offerte een verklaring voegen betreffende de totale omzet die is verwezenlijkt tijdens de laatste drie boekjaren.
De inschrijver dient tevens over voldoende financiële slagkracht te beschikken.
Deze financiële slagkracht zal worden beoordeeld op basis van de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren neergelegd bij de Nationale Bank van België. De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekeningen hebben neergelegd bij de Nationale Bank van België hoeven deze niet bij hun offerte te voegen, aangezien de aanbestedende overheid deze jaarrekeningen kan raadplegen via het elektronisch loket van de federale overheid.
De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekening van de laatste drie boekjaren niet bij de Nationale Bank van België hebben neergelegd, zijn verplicht om deze bij hun offerte te voegen. Deze verplichting geldt ook voor de jaarrekening die onlangs werd goedgekeurd en die nog niet bij de Nationale Bank van België werd gedeponeerd, omdat de wettelijk voorziene termijn voor het neerleggen ervan nog niet verstreken is. Voor eenmanszaken dient een staat van alle activa en passiva door een accountant IEB of een bedrijfsrevisor te worden opgesteld. Deze staat dient door een erkend accountant IEB of door de bedrijfsrevisor, naargelang het geval, voor echt te worden verklaard. Het document moet een recente financiële toestand weerspiegelen (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes). Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant IEB of door de bedrijfsrevisor.
Voor de buitenlandse ondernemingen dienen tevens de goedkeurende jaarrekeningen van de drie laatste jaren of een staat van alle activa en passiva van de onderneming bij de offerte te worden gevoegd. Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant of door de bedrijfsrevisor of door de persoon of organisme dat een soortgelijke functie in zijn land uitoefent.
(2) De inschrijver voegt bij zijn offerte het bewijs dat hij een verzekering voor beroepsrisico’s heeft afgesloten.
10.1.3.Selectiecriterium betreffende de technische draagkracht van de inschrijver:
In toepassing van artikel 72 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en van de concessies voor openbare werken, worden de volgende stukken gevraagd om de technische draagkracht van de inschrijver aan te tonen:
(1) In toepassing van artikel 72, 1° van het konink lijk besluit van 15 juli 2011 toont de inschrijver aan dat hij beschikt over een eigen IATA-licentie.
(2) In toepassing van artikel 72, 7° van het konink lijk besluit van 15 juli 2011 toont de inschrijver aan dat hij in de afgelopen drie jaar een totaal aantal van minstens 2.000 hotelreservaties heeft verwezenlijkt, en dat hij een totaal aantal van ministens 450 vliegtuigtickets heeft afgeleverd in het kader van dienstreizen voor publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren:
- indien het diensten aan een overheid betreft, worden aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of geviseerd;
- indien het gaat om diensten aan privaatrechtelijke personen, worden aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen of, bij ontstentenis door een verklaring van de inschrijver.
(3) In toepassing van artikel 72, 6° van het konink lijk besluit van 15 juli 2011 toont de inschrijver aan dat hij een Global Distribution System voor de uitvoering van de reservaties gebruikt.
10.2. Regelmatigheid van de offertes.
De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht vanuit het oogpunt van hun regelmatigheid (administratieve regelmatigheid en technische regelmatigheid).
De onregelmatige offertes worden uitgesloten.
Enkel de geldige offertes zullen in aanmerking worden genomen om te worden getoetst aan de gunningscriteria.
10.3. Gunningscriteria.
Voor de keuze van de meest voordelige offerte worden de regelmatige offertes van de gekozen inschrijvers getoetst aan een aantal gunningscriteria die worden gewogen met het oog op een eindrangschikking.
Deze criteria worden gewogen teneinde een eindklassement te verkrijgen.
10.3.1. Lijst van gunningscriteria
De gunningscriteria in dalende orde van belangrijkheid zijn de volgende:
BELANGRIJK
De beoordeling van de gunningscriteria gebeurt op basis van de gegevens in de “lijst van de kosten en verzekeringenspremies” en het inlichtingenblad die als bijlagen 2 en 5 bij het bestek gevoegd zijn.
Gunningscriteria (subcriteria) | Punten | ||
1 | De prijs | /60 | |
2 | De kwaliteit van de dienstverlening | /40 | |
2.1 | (De kwaliteit van de “gewone” prestaties) | (/15) | |
2.2 | (De kwaliteit van de managementondersteuning) | (/10) | |
2.3 | (De kwaliteit van het maandelijks factuuroverzicht, het jaarlijkse verslag en de statistieken) | (/10) | |
2.4 | (De kwaliteit van dag- en nachtservice en crisiscel) | (/5) | |
Totaal | /100 | ||
De prijs
Wat het criterium “Prijs” betreft, heeft de aanbestedende overheid alvast een evaluatieconfiguratie opgesteld.
Om de objectiviteit van de aanbestedende overheid en gelijkheid van behandeling tussen de inschrijvers te garanderen, werd de evaluatieconfiguratie, bestaande uit de onderdelen vermeld in de door de inschrijvers verplicht in te vullen prijsinventaris (Bijlage 2 “Lijst van de kosten en verzekeringspremies”), bepaald vóór de publicatie van de aankondiging van opdracht en werd zij meegedeeld aan de Inspectie van Financiën.
Voor het criterium “prijs” worden de punten toegekend op basis van de volgende formule:
P = 60 × Pm
Po
Waarbij
P het aantal punten is dat aan de inschrijver wordt toegekend voor het criterium "Prijs";
Pm de laagste globale prijs incl. btw berekend voor de evaluatieconfiguratie is die wordt voorgesteld door een inschrijver in een geldige offerte;
Po de globale prijs incl. btw berekend voor de evaluatieconfiguratie is die wordt voorgesteld door een inschrijver wiens offerte wordt geëvalueerd.
Het aantal behaalde punten wordt afgerond op twee decimalen.
De kwaliteit van de dienstverlening
Dit criterium bestaat uit vier subcriteria:
1 de kwaliteit van de “gewone prestaties;
2 de kwaliteit van de managementondersteuning;
3 de kwaliteit van het maandelijks factuuroverzicht, het jaarlijkse verslag en statistieken. 4 de kwaliteit van de dag-en nachtservice en crisiscel;
Wat de drie gunningssubcriteria van het criterium “De kwaliteit van de dienstverlening” betreft, gaat de voorkeur van de aanbestedende overheid uit naar:
De kwaliteit van de gewone dienstverlening
De kwaliteit van de gewone prestaties wordt geëvalueerd op basis van :
- het aantal en de beschikbaarheid van de tweetalige contactpersonen die ter beschikking van de FOD Financiën worden gesteld door de inschrijver;
- de duur van de antwoordtermijn voor bestellingen of verzoeken om inlichtingen uitgaande van de dienst reizen van de FOD Financiën.
De kwaliteit van de managementondersteuning
De kwaliteit van de managementondersteuning wordt beoordeeld op basis van:
- het belang en de relevantie van de acties waartoe de dienstverlener zich verbindt om voor de aanbestedende overheid voordelige tarieven bij transporteurs en hotels te bekomen;
- de omvang van de kortingen die de dienstverlener voor de aanbestedende overheid kan krijgen. De inschrijver wordt verzocht om bij zijn offerte de stukken bij te voegen die aantonen dat de verbintenis realistisch en aannemelijk is.
De kwaliteit van het maandelijks factuuroverzicht, het jaarlijkse verslag en statistieken
De kwaliteit van deze overzichten wordt beoordeeld op basis van het aantal, maar ook op basis van de relevantie en de nauwkeurigheid van de gegevens en de statistische analyses die de inschrijver belooft te leveren.
De kwaliteit van de dag en nachtservice en crisiscel
De kwaliteit van de dag- en nachtservice schuilt in de mogelijkheid om snelle en doeltreffende oplossingen te bieden in geval van onverwachte wijzigingen in de reisplannen of bij nieuwe reservaties buiten de kantooruren.
Ze wordt beoordeeld op basis van de werkmethoden en de procedures waarvan de inschrijver in zijn offerte de doeltreffendheid en het performante karakter aantoont, zowel voor wat betreft de normale werking van zijn diensten (nieuwe reservaties, wijzigingen, enz.) als bij een crisis.
10.3.2. Eindquotering
De punten voor de 2 gunningscriteria worden opgeteld. De opdracht wordt toegewezen aan de inschrijver die het hoogste puntenaantal behaalt nadat de aanbestedende overheid met betrekking tot die inschrijver de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord heeft gecontroleerd en op voorwaarde dat de controle heeft aangetoond dat de impliciete verklaring op erewoord overeenstemt met de werkelijkheid.
11. Aansprakelijkheid van de dienstverlener.
De dienstverlener is volledig aansprakelijk voor fouten en nalatigheden in de geleverde diensten.
De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien van elke eis tot schadevergoeding die ze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener.
12. Borgtocht.
De initiële borgtocht wordt vastgelegd op € 30.000,00.
Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen ter zake kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld.
De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).
De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van het sluiten van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld:
1° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op het bpost bank-rekeningnr van de Deposito- en Consignatiekas [bpost bank-rekeningnummer XX00 0000 0000 0000 (IBAN) XXXXXXXX (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
2° wanneer de borgtocht uit publieke fondsen besta at, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito-en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
3° wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezam enlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
4° wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel v an een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.
Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van:
1° hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en C onsignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
2° hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;
3° hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
4° hetzij de originele akte van solidaire borg, gev iseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
5° hetzij het origineel van de verbintenisakte opge maakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.
Deze documenten, ondertekend door de bewaargever, geven aan ten bate van wie de borgtocht wordt gesteld, de nauwkeurige bestemming ervan door de beknopte vermelding van het voorwerp van de opdracht en van de referentie van het bestek, alsook de naam, voornaam en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel van de derde die de deponering voor rekening heeft gedaan, met de vermelding van “geldschieter” of “lasthebber” naargelang het geval.
De voornoemde termijn van dertig kalenderdagen wordt geschorst tijdens de periode van sluiting van de onderneming van de opdrachtnemer voor de dagen van de betaalde jaarlijkse vakantie en de inhaalrustdagen waarin reglementair of in een verplicht gestelde collectieve arbeidsovereenkomst voorzien is.
Het bewijs van de borgtochtstelling voor elk perceel moeten worden verzonden naar:
Federale Overheidsdienst Financiën Stafdienst Budget en Beheerscontrole Tav. Xxxxxxx Xxxxxxxxx XXXXXXX North Galaxy – Toren B – 22e verdieping Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 – bus 785
0000 XXXXXXX
13. Opleveringen.
13.1. Oplevering van de boekingsprestaties.
De oplevering van de boekingsprestaties gebeurt door de beheerder van de zendingen, opgenomen in de lijst van de IKG-groepen (zie bijlage 4), die de reservatie heeft gemaakt.
De oplevering gebeurt in twee stappen:
(1) Elektronische goedkeuring van de reisdocumenten
De beheerder van de zendingen verifieert na ontvangst van de reisdocumenten de overeenstemming met de bestelling (aantallen, prijs, voorwaarden, etc.).
De beheerder aanvaardt (volledig of gedeeltelijk) binnen de twee dagen na ontvangst de (elektronische) documenten door middel van de voorgestelde elektronische tool.
De aanvaarde prestaties komen in aanmerking voor facturatie.
De diensten waarvan de aanvaarding niet heeft plaatsgevonden binnen de twee dagen kunnen niettemin worden gefactureerd door de dienstverlener. Desgevallend zal de overeenstemming met de bestelling geverifieerd worden bij de formele oplevering.
2) Formele oplevering bij facturatie, uit te voeren voor elke reservatie
Alle originele facturen dienen opgestuurd te worden naar het centrale factureninputbureau voor de FOD Financiën op het volgend adres:
Centraal Factureninputbureau Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 bus 788 North Galaxy – Toren B – 23e verdieping 0000 Xxxxxxx |
Deze dienst stuurt de facturen na ontvangst naar de betrokken beheerders van de zendingen, die beschikken over een termijn van maximaal vijf kalenderdagen na ontvangst van de originele factuur (1 exemplaar) om over te gaan tot de formele oplevering. De beheerder van de zendingen zal hiertoe nagaan of alle gefactureerde diensten aanvaard werden.
Indien de uitgevoerde diensten conform zijn, zal de beheerder van de zendingen duidelijk op de factuur de volgende tekst aanbrengen “Gezien en goedgekeurd”, gevolgd door zijn/haar naam, graad, functie, datum en handtekening.
13.2. Oplevering van de maandelijkse overzichten die naar de beheerders van de zendingen worden gestuurd.
De beheerder van de zendingen aanvaardt (volledig of gedeeltelijk) binnen de vijf dagen na ontvangst het maandelijks overzicht dat de details van de facturen van de afgelopen maand bevat.
Na deze verificatie wordt het maandelijks overzicht samen met de originele facturen overgemaakt aan de dienst boekhouding die de formeel aanvaarde facturen in betaling stelt.
13.3. Voorlopige oplevering bij het eind van de opdracht.
Na afloop van de laatste prestatie zal de dienstverlener een verzoek tot voorlopige oplevering indienen bij de beheerders van de zendingen. Binnen de vijftien dagen volgend op de aanvraag van de dienstverlener wordt er een proces-verbaal van oplevering of van weigering opgesteld.
13.4. Definitieve oplevering.
De oplevering van de diensten bij het eind van de opdracht doet dienst als definitieve oplevering.
14. Uitvoering van de opdracht.
BELANGRIJK
In het kader van de uitvoering van deze opdracht is het de opdrachtnemer verboden zijn verbintenissen of een gedeelte daarvan toe te vertrouwen aan een ondernemer, een leverancier of een dienstverlener die zich in een uitsluitingssituatie bevindt of die te laten deelnemen aan de uitvoering of aan de controle van de opdracht of van een gedeelte ervan. (De uitsluitingscriteria zijn vermeld in punt 10.1.1 van het bestek.)
Elke schending van dit verbod kan aanleiding geven tot de ambtshalve toepassing van maatregelen.
14.1 Uitvoeringsclausule
De inschrijver engageert zich, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de 8 basisconventies van de IAO na te leven, en in het bijzonder:
1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957);
2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948);
3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949);
4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958);
5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999).
Het niet respecteren van dit engagement wordt op basis van artikel 44, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer, en kan, op basis van artikel 47, § 2, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht.
14.2 Evaluatie van de geleverde diensten
Indien tijdens de uitvoering van de diensten onregelmatigheden worden vastgesteld, moet daarvan onmiddellijk kennis worden gegeven aan de opdrachtnemer per fax of per e-mailbericht. Vervolgens wordt de inhoud daarvan bevestigd per aangetekende brief. De opdrachtnemer is ertoe gehouden de niet-conform uitgevoerde diensten te herbeginnen.
Op het ogenblik dat de diensten zijn uitgevoerd, wordt de kwaliteit en de overeenstemming van de uitgevoerde diensten geëvalueerd. Een proces-verbaal van deze evaluatie wordt dan opgesteld. Het origineel wordt aan de dienstverlener toegestuurd. De diensten die niet correct of conform werden uitgevoerd, moeten worden herbegonnen.
15. Facturatie en betaling.
15.1. Facturatie.
De volgende diensten worden jaarlijks gefactureerd, na prestatie van de diensten:
1 Dag- en nachtservice; 2 Crisiscel;
3 Managementondersteuning;
4 Maandelijks factuuroverzicht, het jaarlijkse verslag en statistieken.
Wat betreft de andere diensten beschreven in punt B “Technische bepalingen” van het bestek (uitgifte, reservatie, annulatie, afsluiten van een verzekering), wordt de betaling maandelijks uitgevoerd, na de uitvoering van de prestaties.
De betaling heeft plaats na overlegging van de regelmatig en correct opgestelde facturen, onderhevig aan de BTW, op naam van :
FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIEN
Leveranciersboekhouding Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 bus 788
1030 Brussel
BELANGRIJK
De dienstverlener herneemt in elke factuur voor elke aankopersgroep die de diensten heeft aangevraagd een compleet en gedetailleerd maandelijks overzicht.
De facturen worden opgenomen in een maandelijks overzicht, opgesteld op naam van elke aankopersgroep die de prestaties heeft besteld. De lijst van aankopersgroepen (IKG) die bevoegd zijn om transporttitels of overnachtingen voor de FOD Financiën te reserveren is terug te vinden in bijlage 4 “Lijst van beheerders van de zendingen”.
De facturen en de maandelijkse overzichten worden opgestuurd naar de adressen in de voormelde bijlage 4.
De facturen opgesteld op jaarbasis (dag- en nachtservice, crisiscel, enz.) zullen door de opdrachtnemer worden verdeeld over de 7 verantwoordelijken van de verschillende aankopersgroepen (IKG vermeld in bijlage 4), in functie van het totaal aantal bestellingen dat door elke aankopersgroep tijdens het afgelopen jaar is geplaatst.
15.2. Betaling.
De dienstverlener biedt de mogelijkheid aan de aanbestedende overheid om de facturen te betalen door middel van een Corporate Lodged Travel Card.
De dienstverlener stuurt op het einde van elke maand aan de beheerders van de zendingen van de FOD Financiën een elektronisch en/of papieren overzicht met de facturaties van die maand.
Dit overzicht bevat de volgende gegevens:
- het dossiernummer, gegeven door de beheerder van de zendingen van de FOD Financiën;
- de naam van de reiziger;
- de bestemming en de vertrekdatum;
- de boekhoudkundige referenties, gegeven door de beheerder van de zendingen van de FOD Financiën;
- de verschillende posten per factuur;
- de prijs en de BTW.
Enkel de diensten die op correcte wijze werden uitgevoerd kunnen worden gefactureerd.
De aanbestedende overheid beschikt over een controletermijn van dertig dagen te rekenen van de datum waarop de diensten zijn beëindigd, zoals vastgesteld overeenkomstig de modaliteiten vastgelegd in de documenten van de overheidsopdracht, teneinde de formaliteiten van technische ontvangst en voorlopige ontvangst te vervullen en kennis van het resultaat daarvan te geven aan de dienstverlener.
De betaling van het bedrag dat is verschuldigd aan de dienstverlener dient te gebeuren binnen de betalingstermijn van dertig dagen te rekenen vanaf de vervaldag van de controletermijn.
Indien de documenten van de overheidsopdracht geen afzonderlijke schuldvordering voorzien, geldt de factuur als schuldvordering.
De factuur wordt opgesteld in euro.
16. Geschillen.
Alle geschillen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans.
De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die verband houden met de uitvoering van deze opdracht. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid van elke eis tot schadevergoeding door derden in dit verband.
17. Vergissingen en leemten.
Indien de inschrijver in dit bestek of in de aanvullende documenten vergissingen of leemten vaststelt (verschillen in de teksten, gebrek aan samenhang, tegenstrijdigheden, etc.) zodat het hem onmogelijk is een prijs te berekenen, of dat de vergelijking van de offertes niet meer opgaat, geeft hij daarvan onverwijld schriftelijk kennis aan de leidende dienst, krachtens de bepalingen van artikel 86 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011.
B. TECHNISCHE BEPALINGEN.
1. Beschrijving van de opdracht.
De aanbestedende overheid zoekt een dienstverlener die haar een efficiënte dienstverlening kan aanbieden waarbij zowel de zoektocht naar de kwaliteit van de prestaties als de beste prijs (voor de reservering van logies en de uitgifte van reisbiljetten voor de verplaatsingen naar het buitenland van de personeelsleden) centraal staan.
Het betreft de reservatie en/of uitgifte van:
• voornamelijk vliegtuigtickets voor reizen naar en vanuit het buitenland;
• en treintickets waarvoor reserveren verplicht is, voor reizen naar en vanuit het buitenland;
• heel occasioneel, logies in het buitenland.
Het betreft ook het aanbieden van de volgende diensten:
• een geheel aan verzekeringen gedurende de ganse dienstverplaatsing;
• een dag- en nachtdienst;
• een crisiscel;
• een managementondersteuning;
• een jaarlijks verslag en statistieken.
Het gaat om reizen van de vertegenwoordigers en personeelsleden van de FOD Financiën die met een officiële zending zijn belast.
2. Contactpersonen.
Het reisbureau stelt tweetalige (Nederlands-Frans) contactpersonen voor de FOD Financiën aan.
3. Prijsofferte.
De inschrijver vult de “lijst van de kosten en premies” in, rekening houdend met het reisprofiel en in de wetenschap dat het totale bedrag voor reizen voor 1 jaar geraamd wordt op ongeveer
850.000 euro (ticketprijzen inbegrepen).
Dit is een richtcijfer dat de FOD Financiën geenszins bindt. Het aantal reservaties in de toekomst hangt af van de reële behoeften van de FOD Financiën.
De dienstverlener kan dan ook geen aanspraak maken op een minimale of maximale hoeveelheid transacties.
4. Taken van de dienstverlener.
De gekozen inschrijver verbindt zich ertoe alle hieronder vermelde diensten aan te bieden:
4.1. Reservatie, afgifte en verzenden van vervoerbiljetten en eventueel reservatie van logies.
Vliegtuigreizen:
• Op vraag van de beheerders van de zendingen van de FOD Financiën en vóór de uitgifte van de tickets de dossiers nakijken die de dienst met het Global Distribution System heeft opgesteld, teneinde de meest voordelige prijs voor de reisroute en klasse aan te bieden;
• Op vraag van de FOD Financiën voor gecombineerde reizen en groepsreizen de meest voordelige prijs opzoeken, reserveren en aan de beheerders van de zendingen van de FOD Financiën aanbieden vóór de uitgifte en het verzenden van het (de) ticket(s);
• Wijzigingen in dienstregelingen beheren voor en/of tijdens de zending;
• Annulaties en terugbetalingen regelen.
Treinreizen:
• Uurregelingen voorstellen;
• De gekozen treintickets reserveren en verzenden (via elektronische weg of op papieren versie);
• Wijzigingen, annulaties en terugbetalingen regelen.
Reservatie van logies:
(enkel op vraag van de beheerders van de zendingen van de FOD Financiën)
• Hotelkamers voorstellen, middenklasse, dichtbij de plaats van vergaderen;
• Mits het respecteren van de volgende minimumnormen: individuele en dubbele kamers, sanitair in de kamer (douche/ligbad en toilet), airconditioning in de kamer in de streken waar de gemiddelde maandtemperatuur in de maand van verblijf de 20°C overschrijdt, toegang tot het gebruik van het plaatselijk openbaar vervoer, op basis van “kamer en ontbijt”, aanvaardbaar beveiligingsniveau, werkruimte en Internettoegang;
• Uitzonderlijk hotelkamers van hogere klasse voorstellen
Verzenden van documenten en facturen :
• Vervoerbiljetten verzenden via elektronische weg of op papieren versie;
• Vervoerbiljetten factureren;
• Kosten en premies voor de verrichte transacties factureren;
• Creditnota’s opmaken.
4.2. Verzekeringen – reis.
Het personeelslid van de FOD Financiën geniet van een geheel aan verzekeringen gedurende zijn ganse dienstverplaatsing. Deze verzekeringen dienen aangegaan te zijn via de dekking die wordt aangeboden door een Corporate Lodged Travel Card of gelijkwaardig.
Deze verzekeringen dienen minstens de volgende garanties te dekken:
• Reisannulatie;
• Wereldwijde dekking van repatriëring in geval van ziekte, ongeval, overlijden of dringende terugkeer naar België, waarbij de zorgen en de dringende plaatselijke medische kosten worden gedekt. De verzekerde dekking dient € 250.000,00 te bedragen binnen Europa en
€ 750.000,00 buiten Europa;
• Overlijden en invaliditeit: € 250.000,00;
• De verzekering dient erkend te worden door de Russische Federatie.
4.3. Dag- en nachtservice en crisiscel.
Het reisbureau moet 24/24 uur en 7/7 dagen beschikbaar zijn en een dienst hebben die in noodgevallen eventuele wijzigingen en/of nieuwe reservaties doet. Deze dienst moet de klant in het Nederlands, het Frans en het Engels te woord kunnen staan.
De inschrijver vermeldt op de inlichtingenfiche het telefoonnummer en de werkmethode alsook de procedure(s) voor noodgevallen.
Indien nodig (crisissituaties zoals geen vliegverkeer, massale repatriëring van Belgen, enz.) moet het reisbureau een contactpersoon ter beschikking kunnen stellen voor de contacten met een crisiscel die bij de FOD Financiën wordt opgericht.
De inschrijver vermeldt op de inlichtingenfiche de werkmethode en de procedure(s) voor een crisissituatie (crisismanagement).
4.4. Managementondersteuning.
Het reisbureau kan managementondersteuning aan de FOD Financiën verlenen. Het reisbureau vervult met name volgende taken:
• Xxxxx in het kader van de onderhandelingen met de vervoermaatschappijen;
• Invoering in het Global Distribution System van de overeenkomsten die met de verschillende leveranciers werden afgesloten;
• Uitwerking van volledige analyses en statistieken (zie punt 4.5 hierna).
De inschrijver vermeldt op de inlichtingenfiche de voorstellen inzake managementondersteuning.
4.5. Het jaarlijkse verslag en statistieken.
De dienstverlener stelt jaarverslagen op.
Elk verslag geeft minstens een overzicht van :
• Alle transacties die verband houden met vliegtuigreizen (reservaties, wijzigingen, annuleringen) met opgave van het aantal tickets, het bedrag, de bestemming, de luchtvaartmaatschappij, de datums, het nummer van de bestelbon en het nummer van de factuur;
• Alle transacties die verband houden met treinreizen (reservaties, wijzigingen, annuleringen) met opgave van het aantal tickets, het bedrag, de spoorwegmaatschappij, de bestemming, de datums, het nummer van de bestelbon en het nummer van de factuur;
• De CO2-emissie van de reizen;
• Alle reservaties van hotelkamers.
Deze verslagen vormen de grondslag voor het operationeel beheer van de overeenkomsten met de groepen luchtvaartmaatschappijen (zoals Star Alliance, Oneworld en Skyteam).
5. Reisbeleid.
De FOD Financiën legt de volgende criteria op :
• Vliegtuigreizen: meestal in Economy Class tegen het meest voordelige tarief. Sommige intercontinentale vluchten kunnen doorgaan in Business Class.
• Treinreizen: 1ste klas, indien mogelijk tegen promotietarief;
toepassing van de overeenkomsten FOD/spoorwegmaatschappijen.
• Duurzame ontwikkeling: wat betreft de hotelboekingen in het buitenland beschouwt de
FOD Financiën het als een troef om haar agenten te kunnen sturen naar een hotel dat beschikt over een “ecolabel”. Het vermelden van de CO2-uitstoot van de verplaatsingen (vliegtuig en trein) op elke factuur vormt een belangrijke informatie in het kader van een politiek van duurzame ontwikkeling die de FOD Financiën wenst aan te moedigen.
De dienstverlener verbindt zich ertoe het reisbeleid te volgen dat de FOD Financiën voert.
6. Antwoordtermijnen.
• Vliegtuigtickets (via elektronische weg):
- Nazicht van de prijs en van de reisroute die het team reizen van de FOD heeft voorgesteld en bericht aan het team: 4 uur. Na goedkeuring, reservatie, afgifte en verzending van het vliegtuigticket: 2 uur;
- Voorstel van reisroute en prijs aan het team reizen van de FOD: 4 uur. Na goedkeuring, reservatie, afgifte en verzending van het vliegtuigticket: 2 uur.
• Treintickets (via elektronische weg):
Reservatie en uitgifte van een elektronisch treinticket: 2 uur.
Papieren tickets: levering binnen de 24 uur, behalve in dringende gevallen levering per koerierdienst.
7. Wijziging of annulering.
• Vliegtuigtickets: de mogelijkheid om het ticket te wijzigen of te annuleren hangt af van het soort ticket. Als het ticket gewijzigd of geannuleerd kan worden, moet elke wijziging of annulering onmiddellijk aan het reisbureau worden gemeld dat het dossier verder opvolgt en bij de luchtvaartmaatschappijen de prijs terugvordert van het deel van de reis dat niet werd afgelegd.
• Treintickets: wijzigingen en annuleringen moeten tot op het ogenblik van het geplande vertrek steeds mogelijk zijn, behalve in het geval waar het door de beheerders van de zendingen van de FOD Financiën gevraagde tarief dit niet toelaat. Elke wijziging of annulering moet onmiddellijk aan het reisbureau worden gemeld dat het dossier verder opvolgt en bij de betrokken maatschappijen de prijs terugvordert van het deel van de reis dat niet werd afgelegd. Papieren tickets die reeds werden geleverd, worden terugbezorgd aan het reisbureau.
Voor elke wijziging of annulering is de te betalen prijs die die vermeld staat in de “lijst van de kosten en premies”.
8. Voorbehoud niet-exclusieve relatie.
De FOD Financiën behoudt zich het recht voor, voor bepaalde reizen een beroep te doen op een derde firma of rechtstreeks samen te werken met de vervoermaatschappijen.
9. Uitvoeringsvergaderingen.
Na de kennisgeving van de gunning van de opdracht, wordt de opdrachtnemer uitgenodigd voor een of meerdere uitvoeringsvergaderingen waarop de laatste hand wordt gelegd aan de werkdocumenten en –procedures.
De vergaderingen vinden plaats in de kantoren van de FOD Financiën, North Galaxy, Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00, 0000 Xxxxxxx.
BELANGRIJK
Deze open offerteaanvraag kan geenszins worden beschouwd als een verbintenis vanwege de FOD FINANCIEN, die zich het recht voorbehoudt de opdracht al dan niet toe te wijzen.
Brussel,
DE VOORZITTER VAN HET DIRECTIECOMITÉ,
HANS D’HONDT
C. BIJLAGEN.
Bijlage 1: Offerteformulier
Bijlage 2: Lijst van de kosten en verzekeringspremies Bijlage 3: Overzicht 2011
Bijlage 4: Lijst van beheerders van de zendingen Bijlage 5: Inlichtingenfiche
BIJLAGE 1. OFFERTEFORMULIER
BESTEK NR. S&L/AO/310/2012
OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR DE AANWIJZING VAN EEN REISBUREAU, BELAST MET DE RESERVATIE EN DE UITGIFTE VAN REISBILJETTEN EN MET LOGIES VOOR PERSONEELSLEDEN VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN IN HET KADER VAN BEROEPSMATIGE INTERNATIONALE VERPLAATSINGEN.
De firma
(volledige benaming) |
met als adres:
(straat) (postnr. en gemeente) (land) |
ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder het nummer
(naam) (functie)
en waarvoor Xxxxxxxx/Mevrouw *
gedomicilieerd op het adres
(straat) (postnr. en gemeente) (land) |
als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent:
- verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek S&L/AO/310/2012, tegen de prijzen vermeld in de “lijst van de kosten en verzekeringspremies” die is bijgevoegd.
In het geval dat deze huidige offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gestort overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen.
In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid.
Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op
* schrappen wat niet past
het rekeningnummer:
Nederlandse/Franse **
Er wordt gekozen voor de taal voor de interpretatie van het contract.
Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:
(straat) (postnr. en gemeente) ( en F-nummer) |
op 2014
Te
Gedaan:
De inschrijver of gevolmachtigde:
(naam) (functie) (handtekening)
GOEDGEKEURD,
<postnr. + plaats>,
<identiteit van de persoon bevoegd voor het goedkeuren van de offerte>
<hoedanigheid van de persoon bevoegd voor het goedkeuren van de offerte>
** schrappen wat niet past
BIJLAGE 2. LIJST VAN DE KOSTEN EN VERZEKERINGSPREMIES
BESTEK NR. S&L/AO/310/2012
OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR DE AANWIJZING VAN EEN REISBUREAU, BELAST MET DE RESERVATIE EN DE UITGIFTE VAN REISBILJETTEN EN MET LOGIES VOOR PERSONEELSLEDEN VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN IN HET KADER VAN BEROEPSMATIGE INTERNATIONALE VERPLAATSINGEN.
Nr. | Beschrijving | Transactie | Eenheid/ periode | Bedrag excl. BTW | BTW | Totaal bedrag incl. BTW |
1 | Elektronisch vliegtuigticket | Uitgifte – verzending voor continentale vlucht | 1 | (in cijfers, in EUR) | (in cijfers, in %) | (in cijfers, in letters, in EUR) |
2 | Elektronisch vliegtuigticket | Uitgifte – verzending voor intercontinentale vlucht | 1 | (in cijfers, in EUR) | (in cijfers, in %) | (in cijfers, in letters, in EUR) |
3 | Elektronisch vliegtuigticket | Annulatie Terugbetaling van het ticket | 1 | (in cijfers, in EUR) | (in cijfers, in %) | (in cijfers, in letters, in EUR) |
4 | Elektronisch vliegtuigticket | Nieuwe uitgifte – verzending na annulatie - voor continentale vlucht | 1 | (in cijfers, in EUR) | (in cijfers, in %) | (in cijfers, in letters, in EUR) |
5 | Elektronisch vliegtuigticket | Nieuwe uitgifte – verzending na annulatie - voor intercontinentale vlucht | 1 | (in cijfers, in EUR) | (in cijfers, in %) | (in cijfers, in letters, in EUR) |
6 | Elektronisch treinticket | Uitgifte – verzending van het elektronisch of ticketless ticket | 1 | (in cijfers, in EUR) | (in cijfers, in %) | (in cijfers, in letters, in EUR) |
7 | Elektronisch treinticket | Annulatie – wijziging uurrooster | 1 | (in cijfers, in EUR) | (in cijfers, in %) | (in cijfers, in letters, in EUR) |
8 | Elektronisch treinticket | Uitgifte – verzending van een nieuw ticket | 1 | (in cijfers, in EUR) | (in cijfers, in %) | (in cijfers, in letters, in EUR) |
9 | Papieren treinticket | Uitgifte – verzending van een ticket | 1 | (in cijfers, in EUR) | (in cijfers, in %) | (in cijfers, in letters, in EUR) |
10 | Papieren treinticket | Annulatie – wijziging in het uurrooster | 1 | (in cijfers, in EUR) | (in cijfers, in %) | (in cijfers, in letters, in EUR) |
11 | Papieren treinticket | Uitgifte van een nieuw ticket | 1 | (in cijfers, in EUR) | (in cijfers, in %) | (in cijfers, in letters, in EUR) |
12 | Papieren treinticket | Dringende levering | 1 | (in cijfers, in EUR) | (in cijfers, in %) | (in cijfers, in letters, in EUR) |
13 | Logies | Reservatie van een hotel | Per kamer | (in cijfers, in EUR) | (in cijfers, in %) | (in cijfers, in letters, in EUR) |
14 | Verzekeringen | Annulatie + bijstand | Per reis (heen- terug) Per persoon | (in cijfers, in EUR) | (in cijfers, in %) | (in cijfers, in letters, in EUR) |
15 | Verzekeringen | Reisverzekering Medische verzorging – repatriëring, gedekt voor Europa € 250.000 minimum | Per reis (heen- terug) Per persoon | (in cijfers, in EUR) | (in cijfers, in %) | (in cijfers, in letters, in EUR) |
16 | Verzekeringen | Reisverzekering Medische verzorging – repatriëring, gedekt buiten Europa € 750.000 minimum | Per reis (heen- terug) Per persoon | (in cijfers, in EUR) | (in cijfers, in %) | (in cijfers, in letters, in EUR) |
17 | Verzekeringen | Overlijden – invaliditeit € 250.000 minimum | Per reis (heen- terug) Per persoon | (in cijfers, in EUR) | (in cijfers, in %) | (in cijfers, in letters, in EUR) |
18 | Dag- en nachtdienst | Te preciseren (zie inlichtingenfiche) | Jaarlijkse forfaitaire prijs | (in cijfers, in EUR) | (in cijfers, in %) | (in cijfers, in letters, in EUR) |
19 | Crisiscel | Te preciseren (zie inlichtingenfiche) | Jaarlijkse forfaitaire prijs | (in cijfers, in EUR) | (in cijfers, in %) | (in cijfers, in letters, in EUR) |
20 | Management- ondersteuning | Te preciseren (zie inlichtingenfiche) | Jaarlijkse forfaitaire prijs | (in cijfers, in EUR) | (in cijfers, in %) | (in cijfers, in letters, in EUR) |
21 | Jaarlijks rapport en statistieken | Te preciseren (zie inlichtingenfiche) | Jaarlijkse forfaitaire prijs | (in cijfers, in EUR) | (in cijfers, in %) | (in cijfers, in letters, in EUR) |
De inschrijver(s)
Handtekening(en)
BIJLAGE 3: OVERZICHT 2011
Onderstaande tabel bevat ter informatie en vrijblijvend gegevens over het aantal reizen dat de personeelsleden van de FOD Financiën in 2011 uitvoerden.
Totaal aantal reizen: 745
Totaal (gefactureerd) aantal : 866.061 euro.
Vliegtuigtickets
Totaal (gefactureerd) aantal transacties: 417.379 euro. Aantal tickets: 425 x 2 personeelsleden = 850.
Gemiddelde prijs per vliegtuigticket: 491 euro. Xxxxx gevraagde bestemmingen:
Londen | 31* |
Berlijn | 26 |
Boedapest | 23 |
Wenen | 17 |
Washington | 14 |
Madrid | 12 |
Lissabon | 11 |
Genève | 10 |
Rome | 10 |
China | 9 |
Warschau | 8 |
Hanoi | 7 |
* Aantal is som van vliegtuig en trein
Treintickets
Totaal (gefactureerd) aantal: 135.648 euro. Aantal tickets: 320 x 2 personeelsleden = 640. Gemiddelde prijs per treinticket: 212 euro.
Xxxxx gevraagde bestemmingen:
Parijs | 165 |
Londen | 31* |
Luxemburg | 23 |
Xxxxxxxxx | 00 |
Xxx Xxxx | 15 |
Amsterdam | 14 |
* Aantal is som van vliegtuig en trein
Overnachtingen
Totaalbedrag aan overnachtingen: 313.034 euro (aantal overnachtingen onbekend).
BIJLAGE 4: LIJST VAN BEHEERDERS VAN DE ZENDINGEN
Diensten | IKG (aankopersgroe pen) | Verantwoordelijken |
Voorzitter | L 03 01 | Team Fintravel |
Strategische coördinatie en communicatie | L 03.02 | Team Fintravel |
Waarnemingspost gewestelijke fiscaliteit | L 03 05 | Team Fintravel |
Fiscaliteit buitenlandse investeringen | L 03 06 | Team Fintravel |
Privacy | L 03 01 | Team Fintravel |
Multikanaal dienstverlening | L 03.05 | Team Fintravel |
Duurzame ontwikkeling | L 03.05 | Team Fintravel |
Centrale juridische dienst | L 03.05 | Team Fintravel |
Xxxxxx persoonlijke gegevens - Enig dossier | L 03.05 | Team Fintravel |
Interne Audit | L 03.05 | Team Fintravel |
Administratie van Fiscale Zaken | L 03.04 | Team Fintravel |
Studie- en Documentatiedienst | L 03.07 | Team Fintravel |
Ruling | L 03.09 | Team Fintravel |
Fiscale bemiddeling | L 03.10 | Team Fintravel |
Stafdienst Personeel & Organisatie | L 11 | Team Fintravel |
Stafdienst Budget & Beheerscontrole | L 21 | Els WYNENDAELE, xxx.xxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx tel. : 0257/66632 Linda DAVID xxxxxxxxx.xxxxx@xxxxxx.xx.xx tel: 0257/66628 |
Stafdienst ICT | L 31 | Xxxxx XXXXX-XXXXX, xxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx, tel.: 0257/64194 |
Stafdienst Logistiek | L 42 | Team Fintravel |
Fiscaliteit (andere dan Fiscalis) | L 51 | Team Fintravel + |
Fiscaliteit (Fiscalis) | L 51 | Xxxx-Xxxx XXXXXXX, xxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx, tel.: 0257/62836 |
Douane en Accijnzen | L 52 | Team Becustomer |
Inning en Invordering | L 53 | Team Fintravel |
BBI | L 54 | Xxxxxxxx XXXXXXX, xxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx, tel.: 0257/84362 + Team Fintravel |
Patrimoniumdocumentatie | L 61 | Team Fintravel |
Thesaurie – Agentschap van de Schuld | L 71 | René DE WETTINCK, xxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx, tel.: 0257/47049 |
Het Team FINTRAVEL bestaat uit:
1) Xxxxxxxx XX XXXXXX, xxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx, tel.: 0257/64336
2) Xxxxx XXXXXXXX, xxxxx.xx.xxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx, tel.: 0257/64328
3) Xxxx XXXXXXXXXX, xxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx, tel.: 0257/63742
+ Adres van het team: xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx
Het Team BECUSTOMER bestaat uit:
1) Xxxxxxx XXXXXXXXXXX, xxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx, tel.: 0257/63063
2) Xxxxxxx XXXXXXX, xxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx, tel.: 0257/65611
3) Xxxxxx XXXXXXXX, xxxxxx.xx.xxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx, tel.: 0257/75065
BIJLAGE 5: INLICHTINGENFICHE
BESTEK NR. S&L/AO/310/2012
OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR DE AANWIJZING VAN EEN REISBUREAU, BELAST MET DE RESERVATIE EN DE UITGIFTE VAN REISBILJETTEN EN MET LOGIES VOOR PERSONEELSLEDEN VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN IN HET KADER VAN
BEROEPSMATIGE INTERNATIONALE VERPLAATSINGEN.
INLICHTINGENFICHE
1. Elektronische middelen
De inschrijver stemt ermee in dat vragen om aanvullende inlichtingen via e-mail worden gesteld en dat elektronisch verstuurde antwoorden bindend zijn voor beide partijen. Handtekening(en) |
2. Contactpersonen van de dienstverlener:
Naam | Adres | Telefoonnummer | |
Contactpersoon 1 | |||
Contactpersoon 2 |
3. Referenties IATA-licentie
Op naam van: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
4. Referenties licentie Global Distribution System
Op naam van: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
5. Referenties van organisaties die klant zijn
Nr. | Organisatie | Contactpersoon | Telefoonnummer | Jaarlijks bedrag dat de organisatie aan reizen besteedt |
1 | ||||
2 | ||||
3 | ||||
4 | ||||
5 |
6. Gewone prestaties :
Aantal tweetalige ter beschikking gestelde personen |
Werkmethode, snelheid en termijnen voor de bestellingen en verzoeken om inlichtingen1 |
1 De inschrijver kan verwijzen naar een pagina van zijn offerte
7. Dag- en nachtservice en crisiscel
Telefoonnummer van dag- en nachtservice: |
Werkmethode / procedure(s) bij problemen2 |
8. Managementondersteuning: overzicht
Nr. | Voorstellen3 |
1 | |
2 | |
3 | |
4 | |
5 |
2 De inschrijver kan verwijzen naar een pagina van zijn offerte
3 De inschrijver kan verwijzen naar een pagina van zijn offerte
9. Maandelijks factuuroverzicht, het jaarlijkse verslag en statistieken: overzicht
Nr. | Voorstellen4 |
1 | |
2 | |
3 | |
4 | |
5 |
4 De inschrijver kan verwijzen naar een pagina van zijn offerte