Mediationovereenkomst
Mediationovereenkomst
Xxxxxxx Xxxxxxx, MfN-registermediator, BizonDer Mediation, en de partijen:
A: …………….......................................................………………………………………………….
en
B: …………..........................................................…………………………………………………..
komen hierbij overeen:
1 Globale omschrijving van de kwestie
Arbeidsconflict/zakelijk conflict/teamconflict/ leveranciersconflict1
2 Mediation
2.1 De partijen en de mediator zullen zich inspannen om de in punt 1 genoemde kwestie tussen de partijen op te lossen door mediation conform het MfN-Mediationreglement (hierna te noemen het “Reglement”) zoals dat luidt op de datum van deze overeenkomst. Het Reglement (waarvan een kopie aan deze overeenkomst is gehecht) maakt integraal deel uit van deze overeenkomst. De partijen verklaren een exemplaar van de Gedragsregels voor de MfN- registermediator te hebben ontvangen.
2.2 De partijen verstrekken en de mediator accepteert de opdracht om het communicatie- en onderhandelingsproces te begeleiden een en ander in de zin van het Reglement.
2.3 De mediator is verantwoordelijk voor de begeleiding van het proces. De partijen zijn zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de gevonden oplossing.
2.4 De partijen en de mediator verbinden zich jegens elkaar tot al hetgeen waartoe zij ingevolge het Reglement gehouden zijn.
2.5 De mediation vangt aan op <datum>. Vanaf dat moment zijn de bepalingen van het Reglement volledig van toepassing.
2.6 Naast het gestelde in het Reglement verbinden de partijen zich jegens de mediator en jegens elkaar zich te onthouden van acties of gedragingen die de mediation in ernstige mate bemoeilijken of belemmeren.
1 Doorhalen wat niet van toepassing is
3 Vrijwilligheid
De mediation vindt plaats op basis van vrijwilligheid. Het staat elk der partijen en de mediator vrij om de mediation op elk gewenst moment te beëindigen. Beëindiging geschiedt door een schrijven gericht aan de mediator en de andere partij(en). Dit schrijven kan worden toegelicht tijdens een gezamenlijke (slot)bijeenkomst met de mediator. Het beëindigen van de mediation laat de geheimhoudings- en betalingsverplichtingen van de partijen onverlet.
4 Geheimhouding
4.1 Mediator en de partijen verplichten zich zonder enig voorbehoud tot de geheimhouding zoals omschreven in artikel 7 en 10 van het Reglement.
4.2 Deze overeenkomst geldt in samenhang met het Reglement als een bewijsovereenkomst in de zin van de wet, zie art. 7:900 BW jo. art. 153 Rv. Mediator en de partijen hebben de bedoeling om daarmee op onderdelen af te wijken van het wettelijk geldende bewijsrecht om daarmee de gewenste vertrouwelijkheid te waarborgen.
5 Persoonsgegevens
In het kader van de mediation is het noodzakelijk dat de mediator persoonsgegevens verwerkt die relevant zijn voor de in punt 1 genoemde kwestie, door deze op te nemen in het dossier. Het kan daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens van partijen. Door ondertekening van deze overeenkomst geven partijen uitdrukkelijk toestemming aan de mediator om hun persoonsgegevens te verwerken conform de privacyverklaring van de mediator (bijlage bij deze overeenkomst). Deze toestemming is noodzakelijk om de mediation te kunnen starten.
6 Vertegenwoordiging
6.1 Natuurlijke personen zijn zelf aanwezig bij de bijeenkomsten. Rechtspersonen worden vertegenwoordigd conform punt 6.2. De persoon die deze overeenkomst tekent zal bij de bijeenkomsten aanwezig zijn.
6.2 Elk der partijen staat ervoor in dat haar vertegenwoordiger rechtsgeldig bevoegd is om namens haar alle rechtshandelingen te verrichten die in het kader van de mediation noodzakelijk zijn, het aangaan van een overeenkomst als bedoeld in punt 8.1 daaronder begrepen, alsmede dat de vertegenwoordiger zich zal houden aan de in het Reglement genoemde geheimhouding.
7 Honoraria en kosten
7.1 Het honorarium voor de werkzaamheden van de mediator bedraagt € <bedrag> per uur, exclusief BTW. Onder het uurtarief vallen de volgende activiteiten van de mediator:
• Gesprekstijd
• Voorbereiding, afhandeling en administratie
• Contact per mail en/of telefoon
• Reistijd
Voorts komen voor rekening van de partijen alle overige directe en indirecte kosten van de mediation, zoals eventuele huur van ruimtes, telefoon-, fax- en reiskosten, porti, honoraria en
kosten van eventuele bij de mediation door de mediator betrokken derden, xxxxxxxxxxx met wettelijk verschuldigde omzetbelasting.
7.2 Honorarium en kosten bedoeld in punt 7.1 worden door de partijen gedragen in de volgende verhouding:
partij A: … % partij B: …%
7.3 De partijen dragen daarnaast ieder de eigen kosten.
7.4 De mediator zal <maandelijks> factureren. Betaling geschiedt binnen <14> dagen na factuurdatum.
7.5 Op deze overeenkomst zijn de Algemene Voorwaarden van BizonDer Mediation van toepassing. Partijen verklaren hierdoor die voorwaarden te hebben ontvangen.
8 Vastlegging van het resultaat van de mediation en tussentijdse afspraken
8.1 Een in der minne bereikte oplossing van de kwestie zal tussen de partijen worden vastgelegd in een daartoe strekkende, door partijen ondertekende schriftelijke overeenkomst.
8.2 Tijdens de loop van de mediation tussen de partijen gemaakte afspraken binden hen alleen voor zover deze schriftelijk tussen hen zijn vastgelegd, door hen zijn ondertekend en daarin uitdrukkelijk is opgenomen dat de afspraken blijven bestaan ook indien de mediation verder niet tot overeenstemming leidt.
Aldus overeengekomen en in ..-voud opgemaakt en ondertekend
op <datum>………………................................... te <plaats>………..............………
Mediator: Partij A Partij B
Xxxxxxx Xxxxxxx ……………………….. ………………………..
MfN-mediationreglement Artikel 1 - Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
x. xxxxxxx: de in de mediationovereenkomst omschreven kwestie.
b. certificerende instelling: de instelling die certificaten van vakbekwaamheid uitgeeft aan mediators op basis van een door de MfN erkend of aanvaard certificatieschema.
c. mediation: procedure waarbij de partijen zich inzetten om, onder begeleiding van een mediator, hun kwestie op te lossen met toepassing van het reglement.
d. mediationovereenkomst: de schriftelijke overeenkomst waarin de partijen afspreken
zich in te spannen om de kwestie door mediation op te lossen en de mediator de opdracht verlenen om in de kwestie als mediator op te treden en de mediator deze opdracht aanvaardt.
e. mediator: degene die de mediation begeleidt en die staat ingeschreven in het MfN- register.
f. SKM: Stichting Kwaliteit Mediators, de stichting die het MfN-register beheert en uitvoert.
g. MfN: Mediatorsfederatie Nederland.
h. partij(en): de partijen die wensen de kwestie door middel van mediation op te lossen.
i. register: het MfN-register.
j. reglement: dit reglement.
k. secretariaat: het secretariaat van het MfN-register.
Artikel 2 Benoeming mediator
2.1 De partijen wijzen zelf een mediator aan.
2.2 Indien de partijen de hulp van het register wensen bij de keuze van een mediator, dienen zij een schriftelijke aanvraag in bij het secretariaat. De aanvraag bevat de namen, (e-mail)adressen, telefoonnummers van de partijen en hun eventuele vertegenwoordigers, alsmede een globale omschrijving van de kwestie.
2.3 Na ontvangst van de aanvraag zendt het secretariaat aan de partijen:
a. een lijst met mediators die, gezien de omschrijving van de kwestie en/of de door de partijen opgegeven relevante criteria, in aanmerking komen;
b. een exemplaar van het reglement en de Gedragsregels voor de MfN-register mediator.
2.4 De partijen maken uit bedoelde lijst een gezamenlijke keuze. De partijen mogen dan rechtstreeks contact met de mediator opnemen. Indien de partijen niet zelf rechtstreeks contact op wensen te nemen, berichten de partijen het secretariaat schriftelijk welke mediator zij hebben gekozen. Na ontvangst hiervan informeert het
secretariaat de mediator omtrent de aanvraag en de gemaakte keuze zodat de mediator vervolgens contact kan opnemen met de partijen.
2.5 Komen de partijen niet tot een gezamenlijke keuze, dan kunnen zij het secretariaat (gezamenlijk) verzoeken een schriftelijk voorstel te doen voor een door de partijen te benoemen mediator.
2.6 Bij aanvaarding van de opdracht stelt de mediator een mediationovereenkomst op. De partijen en de mediator ondertekenen de mediationovereenkomst.
Artikel 3 – Aanvang mediation
De mediation vangt meteen aan na ondertekening van de mediationovereenkomst door de partijen en de mediator, tenzij een ander tijdstip in de mediationovereenkomst wordt afgesproken.
Artikel 4 – Werkzaamheden mediator en procesbegeleiding
4.1 De werkzaamheden van de mediator betreffen de mediationbijeenkomsten, maar kunnen daarnaast werkzaamheden omvatten als verslaglegging, contacten met de partijen (schriftelijk of telefonisch), bestuderen van stukken, contacten met derden en het opstellen van overeenkomsten, één en ander vanaf de aanvang van de mediation.
4.2 De mediator bepaalt, na overleg met de partijen, de wijze waarop de mediation wordt gevoerd.
4.3 Het is de mediator toegestaan afzonderlijk en vertrouwelijk met de partijen te communiceren.
4.4 De partijen en de mediator spannen zich ervoor in om de mediation voortvarend te laten verlopen.
Artikel 5 – Vrijwilligheid
5.1 De mediation vindt plaats op basis van vrijwilligheid van de partijen. Elke partij, alsook de mediator, kan op elk moment de mediation beëindigen.
5.2 Tussentijdse afspraken binden partijen alleen voor zover zij die afspraken en het
bindende karakter daarvan uitdrukkelijk vastleggen in een getekende overeenkomst. Zij zijn niet gebonden aan de stellingen en voorstellen die zij of de mediator tijdens de mediation hebben ingenomen of gedaan. De partijen zijn alleen gehouden aan dat wat in de in artikel
10.1 bedoelde en door hen getekende overeenkomst is vastgelegd.
Artikel 6 – Beslotenheid
6.1 Bij de mediation zijn geen andere personen betrokken dan de mediator en de partijen
en/of hun vertegenwoordigers en adviseurs. Ingeval andere dan voor- noemde personen bij de mediation worden betrokken, is toestemming van de partijen vereist. Indien de mediator dat wenst, kan hij zich bij de mediation secretarieel laten bijstaan door een daartoe door hem aan te wijzen persoon. In elk geval draagt de mediator er zorg voor dat alle personen betrokken bij de mediation een geheimhoudingsverklaring ondertekenen.
6.2 Indien een partij zich tijdens de mediation laat vertegenwoordigen, dient de vertegenwoordiger bevoegd te zijn om alle (rechts)handelingen te verrichten die voor de mediation noodzakelijk zijn, waaronder het aangaan van een overeenkomst als bedoeld in artikel 10.1. Op verzoek van de mediator dient een schriftelijke volmacht te worden getoond waaruit de bevoegdheid van de vertegenwoordiger blijkt.
Artikel 7 – Geheimhouding
7.1 De partijen doen aan derden - onder wie begrepen rechters of arbiters – geen mededelingen omtrent het verloop van de mediation, de daar door de bij de mediation
betrokken personen ingenomen standpunten, gedane voorstellen en de daarbij mondeling of schriftelijk, direct of indirect, verstrekte informatie.
7.2 De partijen verbinden zich om geen stukken aan derden - onder wie begrepen rechters of arbiters - bekend te maken, te citeren, aan te halen, te parafraseren of zich daarop anderszins te beroepen, indien deze stukken door een bij de mediation betrokkene tijdens of in verband met de mediation zijn geopenbaard, getoond, of anderszins bekend gemaakt. Deze verplichting geldt niet voor zover de desbetreffende betrokkene onafhankelijk van de mediation reeds over deze informatie beschikte of had kunnen beschikken. Onder stukken als bedoeld in dit artikel wordt mede verstaan: - de mediationovereenkomst; - aantekeningen van partijen of de mediator in het kader van de mediation; - verslagen; - de in artikel 10.1 bedoelde overeenkomst, behoudens indien en voor zover partijen hebben afgesproken dat (de inhoud van) die overeenkomst, of een gedeelte daarvan, niet vertrouwelijk is; - andere gegevensdragers zoals geluidsbanden, videobanden, foto’s en digitale bestanden in welke vorm dan ook.
7.3 De artikelen 7.1 en 7.2 gelden ook voor de mediator.
7.4 De partijen doen hiermee afstand van het recht om, in rechte of anderszins, hetgeen
tijdens de mediation is verstrekt en/of naar voren is gekomen als bewijs jegens elkaar aan te voeren en/of de MfN/SKM, (ex)bestuursleden van de MfN/SKM of bij de MfN/SKM werkzame of anderszins bij de MfN/SKM betrokken personen, elkaar, de mediator of andere bij de mediation betrokkenen, als getuige of anderszins te horen of te doen horen over informatie die is verstrekt en/ of naar voren is gekomen tijdens of in verband met de mediation, dan wel over
de inhoud van de overeenkomst als bedoeld in artikel 10.1, alles in de ruimste zin des woords. De partijen worden geacht daartoe een bewijsovereenkomst te hebben gesloten.
7.5 De mediator behandelt alle informatie die hem door één van de partijen buiten aanwezigheid van de andere partij wordt verstrekt vertrouwelijk, behoudens voor zover de betrokken partij uitdrukkelijk toestemming verleent om die informatie tijdens de mediation in te brengen.
7.6 Het bepaalde in de artikelen 7.1 t/m 7.5 geldt niet in het geval van:
a. informatie omtrent strafrechtelijke gedragingen waarvoor een wettelijke meldplicht dan wel een wettelijk meldrecht bestaat.
b. informatie omtrent de dreiging van een misdrijf.
c. een klacht-, tucht- of aansprakelijkheidsprocedure tegen de mediator. In dat geval is de mediator ontslagen uit de voor hem geldende geheimhoudingsplicht voor zover nodig om zichzelf tegen de vorderingen te verweren en/of een beroep te doen op zijn beroepsaansprakelijkheidsverzekering. De geheimhoudingsplicht vervalt voor alle betrokkenen voor zover nodig om de klacht te behandelen.
d. een verzoek van de certificerende instelling aan de mediator om geanonimiseerde informatie over te leggen ten blijke van praktijkvoering indien de certificerende instelling zich schriftelijk verbindt tot geheimhouding.
e. een verzoek van een door de SKM aangestelde peer reviewer aan de mediator om informatie te overleggen ten blijke van praktijkvoering indien de peer reviewer zich schriftelijk verbindt tot geheimhouding.
Artikel 8 – Einde mediation
8.1 De mediation eindigt:
a. door een schriftelijke verklaring van de mediator aan de partijen dat de mediation eindigt; of
b. door een schriftelijke verklaring van een partij aan de andere partij(en) en de mediator dat zij zich uit de mediation terugtrekt.
8.2 Beëindiging van de mediation laat de geheimhoudings- en betalingsverplichtingen van de partijen onder de mediationovereenkomst onverlet.
Artikel 9 – Andere procedures
9.1 Eventuele bij de aanvang van de mediation al aanhangige gerechtelijke, of aanverwante procedures over de kwestie of onderdelen daarvan - met uitzondering van
maatregelen ter bewaring van rechten - worden door de partijen opgeschort voor de duur van de mediation.
9.2 De partijen zullen gedurende de duur van een mediation jegens elkaar geen procedures als bedoeld in artikel 9.1 aanhangig maken – met uitzondering van maatregelen ter bewaring van rechten.
9.3 Indien een partij een maatregel ter bewaring van rechten neemt, of een andere procedure als bedoeld in artikel 9.1 aanhangig maakt, is zij verplicht daarvan binnen 24 uur na het nemen, respectievelijk aanhangig maken ervan mededeling te doen aan de mediator en de andere partij(en).
Artikel 10 - Vastlegging van het resultaat van de mediation
10.1 De mediator draagt er zorg voor dat hetgeen de partijen zijn overeengekomen
deugdelijk, al dan niet door of met behulp van een deskundige derde, in een overeenkomst wordt vastgelegd. Voor de inhoud van de overeenkomst zijn en blijven de partijen met uitsluiting van de mediator zelf verantwoordelijk. De partijen hebben het recht om zich door een externe deskundige te laten adviseren.
10.2 De mediator is niet aansprakelijk voor de inhoud van de door de partijen af te sluiten overeenkomst en de eventueel hieruit voortvloeiende schade.
10.3 De mediator draagt er zorg voor dat de partijen gezamenlijk en op schrift bepalen in hoeverre (de inhoud van) de af te sluiten overeenkomst vertrouwelijk is. In elk geval mag de inhoud van de afgesloten overeenkomst aan de rechter worden voorgelegd indien dat noodzakelijk is om nakoming daarvan te vorderen.
Artikel 11 - Beperking aansprakelijkheid
Iedere aansprakelijkheid van de mediator, ingeval van schade als gevolg van zijn handelen of nalaten in de mediation, is beperkt tot ten hoogste het bedrag dat in de desbetreffende verzekeringsovereenkomst wordt uitgekeerd door zijn beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico dat krachtens die verzekeringsovereenkomst in het betreffende geval voor rekening van de mediator komt.
Artikel 12 – Gedragsregels en klachten
De mediator is gebonden aan de door het bestuur van de MfN vastgestelde Gedragsregels voor de MfN registermediator en onderworpen aan de klachtenregeling van het MfN-register en tuchtrecht conform het Reglement Stichting Tuchtrechtspraak Mediators. Een partij kan binnen twaalf maanden na beëindiging van de mediation bij het MfN-register een klacht indienen conform de op dat moment van kracht zijnde Klachtenregeling MfN-register.
Artikel 13 - Niet voorziene gevallen
In de gevallen waarin het reglement niet voorziet, beslist de mediator. Hij handelt daarbij overeenkomstig de strekking van het reglement.
Artikel 14 - Wijziging van het reglement c.q. afwijken van het reglement
14.1 Indien en voor zover de partijen wensen af te wijken van het reglement kan dat
alleen middels een schriftelijke overeenkomst met de uitdrukkelijke instemming van de mediator.
14.2 De MfN is te allen tijde bevoegd het reglement te wijzigen. Dergelijke wijzigingen
hebben geen effect op mediations die op dat moment reeds worden gevoerd. Op dergelijke mediations zal uitsluitend het reglement van toepassing zijn zoals dat bij de aanvang van die mediations van kracht was.
Artikel 15 - Toepasselijk recht
Dit reglement wordt beheerst door Nederlands recht. Dit geldt ook voor de overeenkomst als bedoeld in artikel 10.1, behoudens voor zover partijen in die overeenkomst anders hebben bepaald.