BIJLAGE
BIJLAGE
Bijlage nr. 1
Samenwerkingsovereenkomst in het kader van de interprovinciale sociale kaart periode 2013
1
Dossier 0171 / WGG / Welzijn / Lopend / Concept / Niet vertrouwelijk
Samenwerkingsovereenkomst in het kader van de interprovinciale sociale kaart, periode 2013
De partijen
Tussen
De provincie Antwerpen, vertegenwoordigd door de deputatie waarvoor optreden: de xxxx Xxxxx Xxxxxxx, gedeputeerde Xxxxxxx
de xxxx Xxxxxxx Xxxx, departementshoofd Welzijn, Economie en Plattelandsbeleid
De provincie Limburg, vertegenwoordigd door de deputatie waarvoor optreden: de xxxx Xxxxx Xxxxxx, gedeputeerde Xxxxxxx
xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx, provinciegriffier
De provincie Oost-Vlaanderen, vertegenwoordigd door de deputatie waarvoor optreden: de xxxx Xxxx Xxxxxxxx, gedeputeerde Xxxxxxx
de xxxx Xxxxxx Xx Xxxx, provinciegriffier
De provincie Vlaams-Brabant, vertegenwoordigd door de deputatie waarvoor optreden: xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx, gedeputeerde Xxxxxxx
de heer Xxxx Xxx xxx Xxxxx, directeur Sociaal Beleid
De provincie West-Vlaanderen, vertegenwoordigd door de deputatie waarvoor optreden: xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx, gedeputeerde Xxxxxxx
de xxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx, provinciegriffier
De Vlaamse Gemeenschapscommissie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, vertegenwoordigd door:
xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx, het Collegelid bevoegd voor Welzijn, Gezondheid en Gezin,
Media en Patrimonium
de xxxx Xxxxxxx Xxxxx, algemeen directeur Welzijn, Gezondheid en Gezin
wordt het volgende overeengekomen:
Artikel 1: NIEUWE OVEREENKOMST
Tussen de partners van de interprovinciale sociale kaart wordt een nieuwe overeenkomst afgesloten voor de periode 1 januari 2013 tot en met 31 december 2013.
Artikel 2: VOORWERP EN DOEL VAN DE OVEREENKOMST
Via deze overeenkomst bestendigen de partijen de samenwerking aan de interprovinciale sociale kaart.
De overeenkomst 2013 herneemt grotendeels de afspraken uit de samenwerkings- overeenkomst voor de periode 2011-2012.
In 2013 wordt gewerkt aan een nieuwe samenwerkingsovereenkomst periode 2014-2018 die rekening houdt met de nieuwe legislatuur van de provinciebesturen en de resultaten van de interne staatshervorming, in casu de decretale verankering van de opdracht sociale kaart bij de provinciebesturen.
Naast de samenwerkingsovereenkomst in het kader van de interprovinciale sociale kaart dient rekening gehouden te worden met de gemaakte afspraken in de kaderovereenkomst van het platform Welzijn en Gezondheid.
Artikel 3: DOEL VAN DE SAMENWERKING
De samenwerking heeft tot doel:
• een kwaliteitsvolle sociale kaart, die gebiedsdekkend is voor gans Vlaanderen en het Brusselse hoofdstedelijke gewest ontwikkelen;
• een efficiëntere bevraging van de leveranciers van de gegevens organiseren;
• vergroten van de gebruiksvriendelijkheid voor de gebruikers.
Om dit doel te bereiken verbinden de partijen zich ertoe om de bepalingen uit deze overeenkomst na te leven.
Artikel 4: BEGRIPSOMSCHRIJVING
§1. Onder sociale kaart wordt verstaan:
Een sociale kaart in de zin van deze overeenkomst is een instrument dat ruime formele en inhoudelijke informatie geeft over het voorzieningenaanbod: de diensten, organisaties en voorzieningen die actief zijn in de welzijns- en gezondheidssector.
§2. De missie van de interprovinciale sociale kaart:
De interprovinciale sociale kaart wil binnen een duidelijk afgebakende scope het basisinstrument zijn dat op een elektronische en snelle manier actuele informatie aanbiedt over het voorzieningenaanbod in de 5 Vlaamse provincies en het Brusselse hoofdstedelijke gewest. Om deze ambitie waar te maken wordt gestreefd naar een maximale inbedding in de sector. Dit moet resulteren in een referentiedatabank met informatie voor verschillende doelgroepen.
§3. A-commissie Welzijn: de Adviserende Ambtelijke Commissie Welzijn van de Vereniging van de Vlaamse Provincies.
§4. B-commissie Welzijn: de Beleidscommissie Welzijn van de Vereniging van de Vlaamse Provincies.
Artikel 5: ORGANISATIESTRUCTUUR
§1. Interprovinciale werkgroep sociale kaart:
o De interprovinciale werkgroep sociale kaart werkt aan de verdere uitbouw van de interprovinciale elektronische sociale kaart. Ze wordt als volgt samengesteld:
▪ een interprovinciale coördinator sociale kaart;
▪ 1 vertegenwoordiger uit elke provincie;
▪ 1 vertegenwoordiger uit de VGC;
▪ 1 vertegenwoordiger uit de Brusselse Welzijns- en gezondheidsRaad.
o De interprovinciale werkgroep sociale kaart werkt met een jaarplan waaraan budget en interprovinciale opdrachten op te nemen door specifieke coördinatoren, gekoppeld worden;
➢ Eenmaal het jaarplan is goedgekeurd, kan de interprovinciale werkgroep sociale kaart zelf technische en inhoudelijke keuzes maken, binnen de beperkingen van missie, doelstellingen en jaarplan.
§2. Interprovinciaal personeel:
De provincie Oost-Vlaanderen stelt een beleidsmedewerker ter beschikking voor minimaal 4/5 voltijds equivalent die de taak van interprovinciale coördinator zal waarnemen. Deze is tewerkgesteld binnen de directie Welzijn en Gezondheid. De directeur Xxxxxxx en Gezondheid treedt op als eerste evaluator. De A-commissie Xxxxxxx is het hiërarchisch niveau van deze coördinator.
Artikel 6: TAKEN INTERPROVINCIAAL PERSONEEL
De interprovinciale coördinator sociale kaart heeft grosso modo volgende taken:
o De praktische en inhoudelijke coördinatie van de werkzaamheden van de interprovinciale werkgroep;
o De gezamenlijke doelstellingen behartigen;
o Als aanspreekpunt fungeren voor elk van de leden, de Vlaamse overheid en andere betrokken actoren;
o Sturing en opvolging van de technische ondersteuning van de sociale kaart;
o Minimaal tweemaal per jaar rapporteren over de werkzaamheden van de interprovinciale werkgroep sociale kaart aan de A-commissie;
o Opvolgen of de partners de bepalingen uit de overeenkomst naleven en opvolgen of de coördinatoren sociale kaart hun opdracht ten gronde uitvoeren. Daartoe is een regelmatige voortgangsrapportage aan de interprovinciale coördinator noodzakelijk.
o Organisatie en opvolging van de dagelijkse werking m.b.t. het platform Welzijn en Gezondheid.
Artikel 7: VERPLICHTINGEN VAN DE PARTIJEN
§1. De samenwerking op technisch vlak houdt volgende elementen in:
o Het gebruik van dezelfde internet-applicatie en afgeleiden;
o Het vertrekken vanuit dezelfde technische functionaliteiten;
§2. De samenwerking op inhoudelijk vlak houdt volgende elementen in:
o Het vertrekken van een uniforme en eenduidige gegevensstructuur naar reikwijdte en diepgang op het interprovinciale platform.
o Het hanteren van dezelfde minimale basisvelden.
o Het hanteren van hetzelfde minimale aanbod aan voorzieningen zijnde:
▪ De sectoren bepaald in het besluit rond het Regionaal Welzijnsoverleg: bijstand aan kinderen, bijstand aan gezinnen, OCMW, algemeen welzijnswerk, onthaal en integratie van minderheden, zorg voor personen met een handicap, ouderenzorg, bijzondere jeugdbijstand en het maatschappelijk opbouwwerk.
▪ Aangevuld met: algemene en preventieve gezondheidszorg, eerstelijnszorg, ziekenhuizen, revalidatie, geestelijke gezondheidszorg, opleiding en tewerkstelling, huisvesting, rechtshulp en zelfhulp.
Uitbreidingen van de scope op het interprovinciale platform dienen steeds besproken te worden met de verschillende partners die deze overeenkomst ondertekenen.
o De wijze van ontsluiting is dezelfde.
o Het hanteren van hetzelfde trefwoordensysteem.
o Het hanteren van dezelfde eenheid van fiche.
o Het bewaken van de uniformiteit op dezelfde manier.
Bovenstaande afspraken gelden voor het interprovinciale platform. Inhoudelijke afwijkingen zijn, na ruggespraak met de andere partners, mogelijk voor afgeleide producten (bvb. lokale sociale kaarten).
o Het onderhouden van gezamenlijke contacten met externe leveranciers van gegevens die de provincie overstijgen.
o De afstemming en de wijze waarop we kunnen samenwerken met de Vlaamse Gemeenschap worden bepaald bij consensus van alle partijen.
o Contacten met commerciële partners worden gedragen door alle partners.
§ 3. Personeel – provinciaal niveau:
Indien de partners een kwaliteitsvolle en actuele sociale kaart die gebiedsdekkend is voor gans Vlaanderen willen garanderen, dan is de inzet van voldoende personeelsmiddelen een basisvoorwaarde. Berekend op de scope van de sociale kaart, zoals afgesproken in deze overeenkomst, streeft elke partner er naar om minimum 1,5 voltijds equivalent in te zetten (uitz. Brussel 1 VTE).
De verschillen in beheerstructuur resulteren in volgende mogelijkheden (niet- limitatief):
▪ Gebiedsdekkend gedecentraliseerd beheer, waar het werk van de ankerpunten overeenkomt met een voltijdse functie: 0,5 VTE provinciale coördinator + 1 VTE ankerpunten.
▪ Gebiedsdekkend gedecentraliseerd beheer, waar het werk van de ankerpunten overeenkomt met een halftijdse functie: 0,5 VTE provinciale coördinator + 0,5 VTE provinciale administratieve ondersteuning + 0,5 VTE ankerpunten.
▪ Niet-gebiedsdekkend gedecentraliseerd beheer: 1 VTE provinciale coördinator
+ 0,5 VTE provinciale administratieve ondersteuning + x VTE ankerpunten.
▪ Gecentraliseerd provinciaal beheer: 1 VTE provinciale coördinator + 0,5 VTE provinciale administratieve ondersteuning.
Elke partner van de sociale kaart kan voor een bepaalde periode een personeelslid uit de eigen personeelsformatie verantwoordelijkheid geven voor een interprovinciale inhoudelijke deelopdracht. De invulling en uitvoering van deze deelopdracht gebeurt in nauwe samenspraak met de interprovinciale werkgroep sociale kaart, en de interprovinciale coördinator als eerste aanspreekpunt.
De doelstelling van deze decentralisatie is tweeledig: (1) de interprovinciale sociale kaart versterken vanuit de bestaande personeelsformatie, (2) de betrokkenheid van de verschillende directies welzijn en gezondheid bij de sociale kaart maximaliseren.
§ 4. Operationaliseren van een kwaliteitsvolle sociale kaart:
o Elke partner bouwt een beheersysteem uit dat geënt is op de provinciale eigenheid en dat garanties biedt naar volledigheid (gebiedsdekkend), actualiteit en accuraatheid van de gegevens. Bij uitbesteding van deze opdracht aan externe partners (lokaal, regionaal, sectoraal) moeten afspraken gemaakt worden die contractueel vastliggen. In deze contracten worden kwaliteitsnormen en afspraken omtrent actualisaties opgenomen.
o Elke coördinator sociale kaart maakt een provinciaal jaarplan sociale kaart op met:
▪ Als vaste actiepunten: proactief opsporen van hiaten, actualisatiecampagne (jaarlijks of max. anderhalf jaar) naar alle organisaties in de sociale kaart, promotie en vorming,…
▪ Veranderlijke specifieke opdracht die de kwaliteit van de sociale kaart moet verhogen.
o De partners onderschrijven de kwaliteitscode sociale kaart.
o Elke partner bouwt een netwerk uit waarbij de coördinatoren sociale kaart voldoende gevoed worden inzake de verschillende facetten van het welzijns- en gezondheidsveld (wetgeving, tendenzen, erkenningen, etc.): dit kan via de provinciale diensten, het werkveld, de regionale welzijnsraden, bevoorrechte partners, en andere kanalen gebeuren.
§ 5. Financiële bepalingen en betalingsmodaliteiten
Elke partner voorziet in 2013 het bedrag van 60.000 EUR voor de interprovinciale sociale kaart. Dit budget wordt besteed aan personeelskosten en overheadkosten interprovinciaal personeel, algemene werkingskosten van het project en ICT-kosten.
5.1. Kosten interprovinciaal personeel en algemene werkingskosten
De provincie Oost-Vlaanderen zal bij elke partner van de sociale kaart tegen 1 maart 2013 20.000 EUR innen om te besteden aan de personeels- en werkingskosten van het interprovinciale personeelslid en de algemene werkingskosten van het project.
In 2013 houdt de interprovinciale coördinator sociale kaart per kwartaal de partners van de sociale kaart op de hoogte van de besteding van deze middelen.
Tegen ten laatste 31 januari 2014 zorgt de provincie Oost-Vlaanderen voor een staving van de uitgaven aan de hand van bewijsstukken en worden eventuele niet bestede middelen aan de partners teruggestort.
De betaling van de 20.000 EUR moet gebeuren op het rekeningnummer XX00 0000 0000 0000 met als mededeling "interprovinciale sociale kaart: kosten interprovinciaal personeel en algemene werkingskosten".
5.2. Kosten ICT-ondersteuning en -ontwikkeling
Elke partner voorziet 40.000 EUR om te investeren in het ICT-luik.
Dit betekent dat de partners in 2013 gezamenlijk 240.000 EUR ter beschikking hebben om te besteden aan de ICT-ondersteuning en doorontwikkeling van de sociale kaart.
Zodra er duidelijkheid is over de ICT realisatiemogelijkheden met het budget van 2012 (conform de kaderovereenkomst platform Welzijn en Gezondheid), wordt er een ontwikkeltraject voor 2013 uitgestippeld, met daaraan de nodige budgetten gekoppeld.
Het ontwikkeltraject 2013 zal ter goedkeuring voorgelegd worden aan de A- en B-commissie Welzijn.
Artikel 8: VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE PARTIJEN
o De ondertekenende partijen zijn elk afzonderlijk verantwoordelijk voor de kwaliteit van de eigen sociale kaart. Elke partner is zich ervan bewust dat:
o de kwaliteit van hun eigen provinciale sociale kaart een rechtstreekse weerslag heeft op de kwaliteit van de interprovinciale sociale kaart;
o het geheel zo sterk is als zijn zwakste schakel;
o voldoende personeelsinzet de sleutel is tot een succesvol project.
o De interprovinciale coördinator sociale kaart is verantwoordelijk voor de opvolging van de voortgang van de sociale kaart.
o Tekortkomingen bij een partner of een coördinator worden – na ruggespraak met de partner of de coördinator en de interprovinciale coördinator sociale kaart – gecommuniceerd aan de betrokken directeur Xxxxxxx en Gezondheid. Deze
informatie wordt ook steeds meegedeeld aan de A-commissie. Met de betrokkenen wordt een oplossing gezocht voor de knelpunten. Indien er geen adequate oplossing voor handen is, wordt dit op de agenda van de B-commissie geplaatst.
Artikel 9: HOSTING VAN DE SOCIALE KAART
o eGov staat tot nader orde in voor de hosting van de sociale kaart versie 2.0 tot het ogenblik dat alle gegevens uit de databank sociale kaart op een veilige en correcte manier gemigreerd zijn naar het nieuwe platform Welzijn en Gezondheid.
Artikel 10: EIGENDOMSRECHTEN
§1. Elke partner blijft eigenaar van de gegevens van de eigen provinciale sociale kaart.
§2. Elke partner is mede-eigenaar van de inhoudelijke systemen, zoals trefwoorden- en rubriekenlijst, thesaurus, enz. Een vraag tot doorgeven van deze gemeenschappelijke systemen aan externe partijen wordt steeds geagendeerd op de vergadering van de interprovinciale werkgroep sociale kaart.
§3. Voor de applicatie sociale databank geldt het gedeelde eigendomsrecht tussen de partners.
➢ De partners hebben gekozen voor een gezamenlijke implementatie van de interprovinciale sociale kaart en een gezamenlijke onderlinge databank en beheermodule op een gezamenlijke hostingomgeving.
➢ Doorontwikkeling aan de beheeromgeving en de frontends op de databank gebeurt steeds in overleg met alle partners, ook als die doorontwikkeling geen deel is van de interprovinciale doorontwikkeling en door één partner uitgevoerd wordt. Doorontwikkeling door één partner ten behoeve van een commercieel bedrijf wordt niet toegestaan.
§4. Wanneer een partner deze overeenkomst opzegt, kan deze partner beschikken over de sociale kaart gegevens van het eigen grondgebied, over de meest recente versie van de inhoudelijke instrumenten, en over een kopie van de applicatie, op voorwaarde dat ze enkel als basis zal dienen voor interne doorontwikkeling.
Artikel 11: DUUR EN BEËINDIGING VAN DE OVEREENKOMST
Deze overeenkomst vangt aan op 1 januari 2013 en is geldig tot en met 31 december 2013.
Elke partij kan de overeenkomst opzeggen mits een voorafgaand aangetekend schrijven aan de andere partijen met de vermelding van de motieven en mits het in acht nemen van een opzegperiode van 6 maanden.
Artikel 12: INWERKINGTREDING
De samenwerkingsovereenkomst treedt in werking op 1 januari 2013 en vervangt alle vorige samenwerkingsovereenkomsten in het kader van de sociale kaart.
In 7-voud opgemaakt.
Elke partij verklaart een exemplaar van de overeenkomst te hebben ontvangen.
Voor de provincie Antwerpen,
Namens de deputatie, in uitvoering van de beslissing dd……………………………………………………
In opdracht van de provinciegriffier,
Xxxxxxx Xxxx Xxxxx Xxxxxxx
Departementshoofd gedeputeerde Welzijn
Voor de provincie Limburg,
in uitvoering van de beslissing van de Deputatie dd…………………………………………………………..
Xxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxx
Provinciegriffier gedeputeerde Xxxxxxx
Voor de provincie Oost-Vlaanderen,
in uitvoering van de beslissing van de Deputatie dd…………………………………………………………..
Xxxxxx Xx Xxxx Xxxx Xxxxxxxx
provinciegriffier gedeputeerde Welzijn
Voor de provincie Vlaams-Brabant,
Namens de deputatie, in uitvoering van de beslissing dd……………………………………………………
In opdracht van de provinciegriffier, De verslaggever,
Xxxx Xxx den Begin Xxxxxxx Xxxxxxx
directeur sociaal beleid gedeputeerde Xxxxxxx
Voor de provincie West-Vlaanderen,
in uitvoering van de beslissing van de Deputatie dd…………………………………………………………..
Xxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx
Provinciegriffier gedeputeerde Xxxxxxx
Voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, in uitvoering van de beslissing van het College dd……………………………………………………………
Xxxxxxx Xxxxx
Algemeen directeur Xxxxxxx, Gezondheid en Gezin
Xxxxxxxx Xxxxxxxx
Collegelid bevoegd voor Welzijn, Gezondheid en Gezin, Media en Patrimonium
Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de samenwerkingsovereenkomst in het kader van de interprovinciale sociale kaart, periode 2013 nr. 20122013-0171 van 31-01-2013
De collegeleden,
Xxxxx DE LILLE Xxxxxxxx XXXXXXXX Xxx XXXXXXXXX
1
Dossier 0171 / WGG / Welzijn / Lopend / Concept / Niet vertrouwelijk