Contract
1. Algemeen.
Door ondertekening van dit contract verplicht men (deelnemer) zich tot betaling van de overeengekomen standhuur binnen de daarvoor gestelde termijnen en tot deelname aan de tentoonstelling op een wijze die in overeenstemming is met de kwaliteit en het niveau van het evenement, dit laatste ter beoordeling aan de organisatie.
De deelnemer verplicht zich tot tijdige opgave van de artikelen en/of diensten welke op de tentoonstelling zullen worden geëxposeerd en of gedemonstreerd. De deelnemer verplicht zich alle door de overheid te stellen voorwaarden met betrekking tot de bouw en inrichting van zijn stand stipt op te volgen en alles te vermijden wat in strijd is met de algemene voorwaarden die gesteld zijn door de directie van het tentoonstellingsgebouw zoals:
1. het is niet toegestaan voorwerpen van welke aard dan ook aan het gebouw en/of onderdelen daarvan op welke wijze dan ook te bevestigen.
2. vloerbelastingen welke de 1.000 kg per m² te boven gaan dienen vooraf te worden besproken.
Het verstrekken van voedings- en/of genotsmiddelen in welke vorm dan ook is onder- hevig aan de bepalingen van de Keuringsdienst van Waren en de afdeling Bijzondere Wetten van de politie aldaar en alleen dan toegestaan na vooraf verkregen schriftelijke toestemming van LMG Exhibitions B.V. De kosten voor aansluiting en verbruik van gas, water en/of elektriciteit, telefoon en alle kosten met betrekking tot de bouw en inrich- ting van de stand, alsmede de kosten voor het transport van goederen en/of stand- materialen komen voor rekening van de deelnemer.
De deelnemer verplicht zich tot de bouw en inrichting van zijn stand tijdig voor de opening van de tentoonstelling te voltooien. Met de afbraak van de stand en/of met het afvoeren der artikelen mag eerst worden begonnen nadat de tentoonstelling definitief is gesloten. LMG Exhibitions B.V. is niet verantwoordelijk voor beschadigingen aan stand en/ of artikelen van de deelnemer noch voor eventueel letsel toegebracht aan de zich in zijn stand bevindende bezoekers. Evenmin aanvaardt LMG Exhibitions B.V. enige aansprake- lijkheid voor diefstal in welke vorm dan ook. Deze risico’s dienen door de deelnemer zelf te worden verzekerd. Het is deelnemers zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van LMG Exhibitions B.V. niet toegestaan hun stand gesloten te houden of onbemand te laten gedurende de tijd, dat de expositie voor bezoek toegankelijk is. De deelnemers zijn gehouden de hun toegewezen standruimte na het beëindigen van de expositie in dezelf- de staat achter te laten als deze aan hen ter beschikking is gesteld vóór aanvang van de opbouwperiode.
Afval dat door standhouders wordt achtergelaten kan, indien naar het oordeel van LMG Exhibitions B.V. de hoeveelheid of de aard daarvan het normale overschrijdt, op kosten van die standhouders worden afgevoerd. LMG Exhibitions B.V. is in bijzondere gevallen bevoegd tot wijziging van de reeds toegewezen standruimte, zonder dat de inschrijver recht kan doen gelden op vergoeding van schade, in welke vorm of uit welke oorzaak die ook mocht worden geleden. Deelnemers kaarten kunnen in overleg met LMG Exhibitions
B.V. worden verstrekt. Het is de deelnemer niet toegestaan:
a. de toegewezen standruimte geheel of gedeeltelijk zonder toestemming van LMG Exhibitions B.V. aan derden af te staan en/of te verhuren.
b. enige ruimte buiten zijn stand te benutten voor het verspreiden van drukwerken of het aanbrengen van reclame, zonder dat hiervoor tevoren schriftelijk toestemming is verleend door LMG Exhibitions B.V.
c. andere deelnemers, naar het oordeel van LMG Exhibitions B.V., overlast te bezorgen in welke vorm dan ook.
d. andere artikelen en/of diensten te exposeren dan die welke vermeld zijn op het contract en door de organisatie zijn goedgekeurd, bij in gebreke blijven waarvan de onderhavige diensten en/of artikelen op eerste aan zegging ver- wijderd dienen te worden.
e. De onderhuur of overdracht in welke vorm dan ook, zelfs als deze gratis, tijdelijk of gedeeltelijk is, van elk recht in verband met de beurs dat voort- vloeit uit de contractuele relatie tussen LMG Exhibitions B.V. en de exposant is streng verboden. De exposant verklaart en erkent dat de belangen van LMG Exhibitions B.V. en het goede verloop van de beurs ernstig worden geschaad door de aanwezigheid tijdens de beurs van een exposant die LMG Exhibitions B.V niet kent.
f. Serviceclubs, netwerk en andere collectieve organisaties waar diverse bedrijven lid van zijn mogen collectief deelnemen. Voorwaarde is wel dat deze collectieve deelname ter promotie en/of bekendmaking is van het collectief. Dit moet duidelijk zijn bij de inschrijving en uitvoering van de deelname. Enkel de naamstelling van het collectief is binnen de standruimte toegestaan. Individuele bedrijfsnamen, uitingen en/of presentaties van de leden binnen het
collectief zijn niet toegestaan. De uitvoering dient voorgelegd te worden bij de organisatie en kan uitsluitend na schriftelijke toestemming van de organisatie worden toegepast.
Indien een deelnemer zich niet of niet geheel aan deze deelnemingsvoorwaarden houdt, is LMG Exhibitions B.V. gerechtigd hem de toegang tot de tentoonstelling te ontzeggen, respectievelijk hem te gelasten zijn standmateriaal en tentoonstellings- artikelen terstond te verwijderen, zonder dat zulks voor de deelnemer enige grond tot schadevergoeding zal opleveren en onverminderd de verplichtingen van de deelnemer ten aanzien van de overeengekomen standhuur. De organisatie behoudt zich het recht voor aspirant deelnemers zonder opgave van redenen te weigeren.
2. Calamiteiten tijdens het event
LMG Exhibitions B.V. behoudt zich het recht voor om, in geval van een calami- teit tijdens het event en gedurende de opbouw van het event, het event geheel of gedeeltelijk geen doorgang te laten vinden, zulks ter uitsluitende beoordeling van LMG Exhibitions B.V. Als sprake is van een calamiteit is LMG Exhibitions B.V. niet aansprakelijk voor door de deelnemers geleden en/of te lijden schade en vindt geen restitutie plaats van door de deelnemers reeds aan LMG Exhibitions B.V. gedane betalingen ter zake van deelname aan het event.
3. Terugbetaling kosten van deelname bij annulering van het event voordat de opbouw daarvan is gestart
LMG Exhibitions B.V. zal de door de deelnemer gedane betalingen ter zake van deel- name aan het event terugbetalen aan de deelnemer indien het event, voordat de op- bouw van het event van start is gegaan, geheel wordt afgelast. In dat geval is de deel- nemer aan LMG Exhibitions B.V. wel een forfaitaire eigen bijdrage verschuldigd voor de door LMG Exhibitions B.V. reeds gemaakte en eventueel nog te maken kosten. Deze eigen bijdrage is, bij een stand-oppervlakte tot 12 m² € 100,00 exclusief BTW en bij een stand-oppervlakte boven 12 m² € 250,00 exclusief BTW. Terugbetaling aan de deelnemer vindt, bijzondere omstandigheden daargelaten, plaats binnen 14 dagen na de geplande startdatum van het event. De door de deelnemer verschuldigde eigen bijdrage wordt door LMG Exhibitions B.V. verrekend met het terug te betalen bedrag.
4. Tentoonstellingsopbouw.
De opbouwdagen en –tijden zijn aan ommezijde vermeld of in het handboek van de deel- nemer. Afwijken van deze tijden is uitsluitend mogelijk indien daartoe vooraf schriftelijke toestemming door LMG Exhibitions B.V. is verleend. LMG Exhibitions B.V. behoudt zich het recht voor zonder overleg vooraf de opbouw van stands op te houden en/of te onder- breken, indien inbreng van artikelen zulks vordert.
5. Betalingen van standruimtehuur dienen te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum.
Indien niet binnen de daarvoor gestelde termijn is betaald, is LMG Exhibitions B.V. gerechtigd hem geen standruimte toe te wijzen of een reeds verleende toewijzing in te trekken, onverminderd hun aanspraak op volledige vergoeding van de bedragen.
1. Betaling dient steeds te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum, op een door Gebruiker aan te geven wijze in de valuta waarin is gefactureerd, tenzij schriftelijk anders door Xxxxxxxxx aangegeven. Gebruiker is gerechtigd om periodiek te factureren.
2. Indien de Opdrachtgever in gebreke blijft met tijdige betaling van een factuur, dan is de Opdrachtgever van rechtswege in verzuim. De Opdrachtgever is als dan een rente verschuldigd van 1% per maand, tenzij de wettelijke rente hoger is, in welk geval de wettelijke rente verschuldigd is. De rente over het opeisbare bedrag zal worden berekend vanaf het moment dat de Opdrachtge ver in verzuim is tot het moment van voldoening van het volledig verschuldigde bedrag.
3. Gebruiker heeft het recht de door Opdrachtgever gedane betalingen te laten strekken in de eerste plaats in mindering van de kosten, vervolgens in mindering van de opengevallen rente en tot slot in mindering van de hoofdsom en de lopende rente. Gebruiker kan, zonder daardoor in verzuim te komen, een aanbod tot betaling weigeren, indien de Opdrachtgever een andere volgorde voor de toerekening van de betaling aanwijst. Gebruiker kan volledige aflossing van de hoofdsom weigeren, indien daarbij niet eveneens de opengevallen en lopende rente en incassokosten worden voldaan.
4. De Opdrachtgever is nimmer gerechtigd tot verrekening van het door hem aan
zie ommezijde 1/2
Gebruiker verschuldigde. Bezwaren tegen de hoogte van een factuur schorten de betalingsverplichting niet op. De Opdrachtgever die geen beroep toekomt op afdeling 6.5.3 (de artikelen 231 tot en met 247 boek 6 BW) is evenmin gerechtigd om de betaling van een factuur om een andere reden op te schorten.
5. In het geval dat er sprake is van een B2B vordering bedragen de incassokosten 15% van het niet-tijdig betaalde (restant)bedrag, met een minimum van € 75,00 De eventuele gemaakte gerechtelijke en executie- kosten zullen eveneens op de Opdrachtgever worden verhaald. De Opdrachtgever is over de verschuldigde incassokosten eveneens de wettelijke (handels) rente verschuldigd.
5A. Betalingsvoorwaarden.
Indien een deelnemer de door hem als gevolg van zijn voorgenomen deelneming aan het even verschuldigde bedragen niet binnen de daarvoor gestelde termijnen heeft voldaan, zijn de organisatoren gerechtigd hem geen standruimte toe te wijzen of een reeds verleende toewijzing in te trekken, onverminderd hun aanspraak op volledige vergoeding van deze bedragen. Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW.
• Inschrijvingen ontvangen 100% factuur direct na ontvangst ondertekende inschrijf- formulier.
• Facturen dienen 14 dagen na factuurdatum voldaan te zijn.
• Inschrijvingen 30 dagen voor 8 november 2022/start Xxxxxxxx.xx, dienen uiterlijk vrijdag 28 oktober 2022 te zijn voldaan.
• Bij niet betaling na de vervaldatum van de factuur is de schuldenaar in verzuim en zijn er 15% incassokosten verschuldigd, met een minimum van € 75,-.
• Bij annulering deelname geldt betaling van 25% van het factuurbedrag, bij annulering 14 dagen na getekende datum akkoord op het deelname- formulier; 50% bij annulering meer dan 2 maanden voor de start eerste opbouw dag beurs; 75% bij annulering minder dan 2 maanden voor de start eerste opbouw dag beurs; 100% bij annulering minder dan 14 dagen voor de eerste opbouw dag beurs.
5B. Ondertekening.
Met deze inschrijving verklaart u akkoord te gaan met de algemene voorwaarden (xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx) en verklaart u dat u exposant bent tijdens Xxxxxxxx.xx 2022. Toewijzing en indeling van de standruim- te geschiedt op basis van de door de organisatie goedgekeurde plattegrondtekening en op volgorde van binnenkomst van de ingevulde en ondertekende overeenkomsten.
6. Tentoonstellingsdemontage.
Het is ten strengste verboden op de laatste beursdag tijdens de openingsu- ren van de beurs te starten met het ontruimen/afbreken van de stand. Wanneer u eerder start met ontruimen/afbreken van de stand, brengen wij een boete van
€ 500,- in rekening.
Demontage dient te geschieden in de aan ommezijde vermelde tijdsduur of in het handboek voor de deelnemer. Alle stands dienen alsdan volledig gedemonteerd en afgevoerd te zijn, bij in gebreke blijven waarvan een en ander vanwege LMG Exhibitions
B.V. en voor rekening van de betrokken deelnemer zal worden uitgevoerd.
7. Aan- en afvoer goederen tijdens de tentoonstellingsdagen.
De aan- en afvoer van goederen tijdens de tentoonstellingsdagen is uitsluitend toege- staan na schriftelijke toestemming van LMG Exhibitions B.V.
8. Beknopt overzicht standbouw.
De bouwhoogte bedraagt max. 275 cm. Afwijkingen kunnen uitsluitend na schriftelijke toestemming van de organisatie worden toegepast. Iedere stand dient te zijn voorzien van vloerbedekking, wanden, frieslijst, verlichting en een duidelijke naamsaanduiding. Iedere stand zal vanwege LMG Exhibitions B.V. worden voorzien van een standnummer overeenkomstig de nummering zoals deze wordt gehanteerd op de door de organisatie af te geven definitieve plattegrond. Overigens gelden de voorschriften ter beperking van brandgevaar op tentoonstellingen, zoals deze hieronder in grote lijnen zijn aangegeven.
a. wanden van stands en/of andere opstallen moeten vervaardigd zijn van hout, triplex of hardboard van tenminste 5 cm dikte; wanden van textiel waarachter geen hard materiaal is aangebracht, zijn niet toegestaan.
b. aan te brengen plafonds moeten worden uitgevoerd met boven omschreven
materiaal of bespannen zijn met brandvrij geïmpregneerd linnen, jute of andere stof en aan de onder zijde zijn voorzien van dun metaaldraad h.o.h. 50 cm in één richting.
c. te gebruiken gordijnen moeten naar het oordeel van de brandweer voldoende brandwerend worden geïmpregneerd.
d. omkleding van toonbanken, tafels e.d. met een of andere stof moet ten minste 10 cm van de vloer vrij hangen en voldoende brandwerend worden geïmpregneerd.
e. het gebruik van zachtboard, riet, brandbaar plastic, kartonplaat, geribd karton of enig ander licht brandbaar materiaal is niet toegestaan.
f. de ruimten achter de stands mogen niet worden gebruikt voor de opslag van emballage.
g. eventueel te plaatsen gastoestellen moeten van vaste metalen gasaansluitingen of zgn. hogedrukslangen met metalen koppelingen zijn voorzien en brandvrij zijn opgesteld. Van al het bovengenoemde dient de organisatie vooraf op de hoogte te worden gesteld.
h. in het gebouw aanwezige brandkranen en/of brandblussers moeten voldoende worden vrijgehouden, evenals alle in het gebouw aanwezige nooddeuren of deuren welke zo worden aangemerkt.
i. licht ontvlambare of ontplofbare stoffen, gassen en gevaarlijke goederen, waar- onder stralingsgevaarlijke goederen of de stand aanwezig te hebben of open vuren te branden, is niet toegestaan.
j. goederen, die door onaangename reuk of op andere wijze hinderen, aanwezig te hebben of hinderlijk geluidgevende of licht-uitstralende toestellen in werking te stellen, is niet toegestaan.
k. alle hier niet genoemde mogelijkheden dienen vooraf aan de organisatie ter goedkeuring te worden voorgelegd.
Verdere standbouw en standgebruik kan ter goedkeuring worden besproken met de technische dienst.
9. Beeldmateriaal.
LMG Exhibitions B.V. behoudt zich het recht voor om foto’s of video op te nemen tijdens de beurs, alsook tijdens de perioden van opbouw en afbouw, en behoudt zich het recht voor om die foto’s te gebruiken, reproduceren, mee te delen of te exploiteren op welke manier ook. Behoudens in geval van een andersluidende vraag aan LMG Exhibitions B.V. door de exposant via een aangetekende brief minstens één maand voor de openingsda- tum van de beurs, verklaart de exposant zich hiermee akkoord en erkent deze aan LMG Exhibitions B.V. gratis en definitief de eventuele rechten over te dragen die hij op die foto’s kan hebben.
10. Overigen.
In alle gevallen waarin verhuurder een sommatie, ingebrekestelling of enig exploit aan huurder doet uitbrengen, of in geval van een procedure tegen huurder, is huurder verplicht alle daarvoor gemaakte kosten, ook van rechtskundige bijstand zowel in als bui- ten rechten, aan verhuurder te vergoeden.
Bij geschillen, direct dan wel indirect voortvloeiend uit de bepalingen van deze overeen- komst, is het Burgerlijk Wetboek van toepassing.