Voorwaarden Verzuimmanagement
Xxxxxxx & XXX.XX CONTROL
Voorwaarden Verzuimmanagement
VWIC-VM-2023-02
Op het overeenkomstenblad, de Pakketvoorwaarden, de Algemene dienstenvoorwaarden en deze Voorwaarden Verzuimmanagement leest u welke rechten en plichten u kunt ontlenen aan deze dienstverlening.
In de voorwaarden van de dienst vindt u de onderwerpen die alleen op die specifieke dienst van toepassing zijn. De voorwaarden van de specifieke dienst gaan voor op de Algemene dienstenvoorwaarden. De Algemene dienstenvoorwaarden gaan voor op de Pakketvoorwaarden. Eventuele clausules gaan voor op de voorwaarden van de specifieke dienst.
Inhoudsopgave
1 Begrippen 3
1.1 Aon 3
1.2 Opdrachtgever/werkgever 3
1.3 Xxx.XxxxxxxxxxxxXxxxxxx.xx 3
1.4 Overeenkomstenblad 3
1.5 UWV 3
1.6 Aon Verzuimadvies 3
1.7 Xpert Suite/Verzuimsignaal 3
1.8 Overeenkomst 3
2 Dienstverlening 4
2.1 Wat houdt de dienstverlening in? 4
2.1.1 Registratie & Administratie 4
2.1.2 Verzuimbegeleiding 4
2.1.3 Re-integratiedienstverlening 4
2.2 Hoe wordt de dienstverlening uitgevoerd? 5
2.3 Voor wie is deze dienstverlening? 7
3 Tarief 8
3.1 Tarieven dienstverlening 8
4 Facturering 9
4.1 Wijze van facturering 9
4.2 Annuleringen 9
4.3 Xxxxxxxxxxxxx 0
0 Xxxxx Suite/Verzuimsignaal 10
5.1 Wat houdt de ‘Xpert Suite/Verzuimsignaal omgeving’ in? 10
5.2 Welke functionaliteiten heeft Xpert Suite/Verzuimsignaal? 10
6 Geheimhouding en informatiebeveiliging 11
6.1 Inzagerecht in dossier 11
6.2 Afspraken over informatie-uitwisseling tussen partners 11
6.3 Informatie-uitwisseling met derden 11
6.4 Uitwisseling medische informatie 11
6.5 Geheimhouding en borging gegevens 12
Bijlage 1: Overzicht dienstverlening Verzuimmanagement 13
1 Begrippen
In deze voorwaarden wordt verstaan onder:
1.1 Aon
Aon is het onderdeel van Aon dat de overeenkomst van opdracht tot dienstverlening op zich heeft genomen. Aon wordt in de voorwaarden verder aangeduid met wij, ons of onze.
1.2 Opdrachtgever/werkgever
Degene die een Verzuimmanagementpakket behorend tot Verzuim & XXX.XX CONTROL heeft afgenomen en voor de uitvoering daarvan een overeenkomst met Aon is aangegaan. De opdrachtgever/werkgever wordt in deze voorwaarden verder aangeduid met u of uw.
1.3 Xxx.XxxxxxxxxxxxXxxxxxx.xx
De online omgeving waarin u uw verzekeringen en diensten van Verzuim & XXX.XX CONTROL kunt inzien en beheren. Tevens het meld verzuim portaal dat voor uw dienstverlening wordt gebruikt. In dit online portaal geeft u ziek- en herstelmeldingen door.
1.4 Overeenkomstenblad
Het blad waarop de belangrijkste gegevens staan vermeld die gelden voor de dienst(en) die u binnen Verzuim & XXX.XX CONTROL heeft afgenomen. De gegevens op het overeenkomstenblad kunt u nalezen in Xxx.XxxxxxxxxxxxXxxxxxx.xx.
1.5 UWV
Het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen. Dit is een overheidsinstelling die belast is met de uitvoering van alle werknemersverzekeringen, waaronder de WIA.
1.6 Aon Verzuimadvies
Aon Verzuimadvies is de organisatie die u ondersteunt bij de uitvoering van uw verzuimbeleid.
1.7 Xpert Suite/Verzuimsignaal
Het casemanagementsysteem waarin de verzuimbegeleiding wordt vastgelegd dat voor uw dienstverlening wordt gebruikt, en waarin u de inhoudelijke dossiers kunt inzien.
1.8 Overeenkomst
De overeenkomst die u met Aon bent overeengekomen over de afgesproken dienstverlening.
2 Dienstverlening
2.1 Wat houdt de dienstverlening in?
U krijgt de dienstverlening die hoort bij het Verzuimmanagementpakket dat u heeft afgenomen. Op het overeenkomstenblad staat welk Verzuimmanagementpakket u heeft. Onze dienstverlening bestaat uit de volgende hoofdactiviteiten.
2.1.1 Registratie & Administratie
Alle ziek- en hersteldmeldingen worden in uw ‘Xxx.XxxxxxxxxxxxXxxxxxx.xx omgeving’ geregistreerd.
Vanaf het moment dat uw werknemer is ziekgemeld, begint de vorming van het re-integratiedossier. Het reintegratiedossier wordt vastgelegd in Xpert Suite/Verzuimsignaal. In het dossier komen alle handelingen zoals afspraken en documenten die betrekking hebben op het verzuim. Ook de Probleemanalyse, het Plan van Aanpak en de eventuele bijstellingen daarop komen in het dossier. Voor een groot gedeelte zal het dossier door u worden opgebouwd. Daarnaast vult ook Verzuimadvies (onderdeel van Aon dat de dienstverlening uitvoert) het re-integratiedossier vanaf het moment van ziekmelding. Hierdoor hebben u en onze Verzuimadviseurs altijd een volledig overzicht van het (langdurig) ziekteverzuim.
Ten behoeve van het re-integratieverslag, dat door u en uw werknemer dient te worden opgesteld, zal Verzuimadvies het ’Actueel Oordeel Probleemanalyse’ aanleveren. De benodigde medische gegevens worden rechtsreeks aan uw werknemer verstuurd.
2.1.2 Verzuimbegeleiding
Afhankelijk van het Verzuimpakket dat u heeft afgenomen, neemt de Verzuimadviseur op de 4de of 8ste dag van arbeidsongeschiktheid contact op met uw werknemer voor een verzuimbegeleidingsgesprek (Telefonische Verzuim Intake). Uiterlijk in de 4e verzuimweek wordt het re-integratieproces vervolgd middels een uitgebreide beoordeling (verzuimanalyse) door de Verzuimadviseur. Xxxx nodig komt de Verzuimadviseur eerder in actie op aansturing van u.
De Verzuimadviseur verwerkt de benodigde informatie met als resultaat:
● De Probleemanalyse
● Het concept Plan van Aanpak
● Indien van toepassing: autorisatieaanvraag inzet re-integratiedienstverlening
Deze documenten worden als re-integratieadvies voor u beschikbaar gesteld binnen Xpert Suite/Verzuimsignaal.
2.1.3 Re-integratiedienstverlening
U koppelt na ontvangst van het concept Plan van Xxxxxx terug aan de Verzuimadviseur of er wel of geen autorisatie wordt afgegeven voor de uitvoering van de voorgestelde re- integratiedienstverlening. Zo spoedig mogelijk na de autorisatie wordt door Verzuimadvies gestart met de benodigde c.q. geautoriseerde re-integratiedienstverlening (Verzuimcoach-programma).
De terugkoppeling tijdens het re-integratietraject door de re-integratiedienstverlener geschiedt aan de Verzuimadviseur die vervolgens terugkoppelt aan u. Wanneer de Verzuimadviseur contact heeft
gehad met de werknemer zal dit ook aan u worden teruggekoppeld. Uiteraard zal bij terugkoppeling te allen tijde het medisch geheim gewaarborgd worden.
Verzuimadvies selecteert de uitvoerders van Verzuimcoach-programma’s, bepaalt en controleert de benodigde dienstverlening en stuurt deze logistiek aan. De kosten van de programma’s worden doorbelast aan u. Tevens bestaat de mogelijkheid om samen te werken met de reeds door u gecontracteerde providers. Voorwaarde hierbij is dat de betreffende providers binnen de Aon visie
werkzaam willen zijn en vanuit kwalitatief oogpunt voldoen aan de door Aon hieraan verbonden criteria. De Claim Desk onderzoekt of er medefinanciering kan plaatsvinden. Dit kan vanuit verschillende verzekeringen waaronder zorg-, Verzuim- en WGA-eigenrisico- en Ziektewet- eigenrisicoverzekering.
De opgestarte re-integratiedienstverlening (Verzuimcoach-programma) wordt door de Verzuimadviseur bewaakt en geëvalueerd. Zoals beschreven zal de Verzuimadviseur ook regelmatig contact onderhouden met de betreffende werknemer. Indien de Verzuimadviseur concludeert dat het re-integratietraject niet naar verwachting verloopt zal dit aan de medisch adviseur worden voorgelegd en aan u worden teruggekoppeld. Mogelijk kan een bijstelling van het Plan van Xxxxxx gewenst zijn.
In bijlage 1 vindt u een overzicht van de inhoud van onze dienstverlening.
2.2 Hoe wordt de dienstverlening uitgevoerd?
a. Aon zet een vast team van Verzuimadviseurs in die voor de uitvoering van de dienstverlening zorgdragen.
b. Aon zal vanwege de continuïteit van dienstverlening alleen in uitzonderlijke gevallen overgaan tot het wisselen van Aon professionals.
c. Aon zet zoveel als mogelijk een bedrijfsarts voor u in die gecertificeerd is op grond van artikel 2.7 lid 2 Arbeidsomstandighedenbesluit.
d. Aon draagt in geval van een wisseling van één van haar professionals, zorg voor de continuïteit van de dienstverlening tot een vervanger de werkzaamheden overneemt. Voor de kosten van (tijdelijke) vervanging gelden de reguliere tarieven zoals overeengekomen in het contract. Extra kosten als inhuur van (tijdelijke) vervanging en het inwerken komen ten laste van Aon. U bent bevoegd, indien de ingezette professional niet voldoende functioneert of passend is (naar uw oordeel van) om vervanging van deze professional te vragen, waarna Aon zal overgaan tot vervanging van de professional.
e. Aon heeft een eigen arbeidsdeskundige in dienst die ingezet kan worden na overleg met u.
f. De Verzuimadviseur is telefonisch bereikbaar tussen 8.30 uur en 17.30 uur, van maandag t/m vrijdag. Uitgezonderd zijn landelijk erkende feestdagen, waaronder in ieder geval ook goede vrijdag en maximaal 2 door Aon Nederland aan te wijzen verplichte vrije dagen. Indien de dedicated Verzuimadviseurs binnen deze tijden niet bereikbaar zijn vanwege vakantie of afwezigheid, wordt voor vaste vervanging gezorgd.
g. Aon bepaalt de locatie van de bedrijfsartsspreekuren. Hierbij gebruik makend van een landelijk dekkend netwerk. Deze locaties hebben een dergelijke spreiding dat sprake is van landelijke dekking. In vrijwel alle gevallen ligt een locatie op minder dan 30 minuten reisafstand.
h. Als op uw verzoek dienstverlening plaatsvindt op een andere dan door ons gewenste locatie, wordt reistijd in rekening gebracht. Dit geldt niet voor bedrijfsartsspreekuren die op één van de door Aon bepaalde locaties worden gehouden.
i. Het is mogelijk om een Verzuimadviseur van Aon op uw locatie werkzaamheden uit te laten voeren. In de praktijk kan dit van toegevoegde waarde zijn voor u. Er wordt dan naast reistijd de aanwezige tijd in rekening gebracht. Aon informeert u over de kosten op basis van de te besteden tijd en eventuele frequentie.
j. Aon maakt in het re-integratieproces gebruik van de kennis en kunde van gespecialiseerde derden om in specifieke gevallen onnodige vertraging in het re-integratieproces te voorkomen. Bij de inzet van deze gespecialiseerde derden gelden de volgende uitgangspunten:
● In het kader van de verzuimbegeleiding zullen door Aon interventies ingezet kunnen worden die niet vallen onder de normale curatieve handelingen binnen de gebruikelijke verzuimbegeleiding. Dit zal alleen gebeuren na schriftelijke toestemming van u (of de leidinggevende).
● Onder interventies worden verstaan al die activiteiten die ingrijpen in het verzuimproces en bijdragen tot een adequate re-integratie in het eigen of ander werk, conform het bedoelde hieromtrent in de Wet Verbetering Poortwachter.
● Voor een intake wordt een offerte uitgebracht. Op basis van de uitkomsten van de intake wordt, indien noodzakelijk, een behandelplan voorgesteld, voor dit behandelplan wordt een nieuwe offerte uitgebracht.
● In sommige gevallen zal in aanvang een offerte voor het volledige traject worden aangeboden.
● De interventie wordt toegepast, na goedkeuring van de uitgebrachte offerte door u.
● Aon Verzuimadvies brengt niet-medische adviezen, in verband met interventies, mondeling uit aan de daartoe bevoegde werknemer van u. Aon zal tevens een prognose van de verwachte resultaten bij het wel of niet uitvoeren van de betreffende interventie geven.
● Bij het adviseren van een interventie door de bedrijfsarts, streeft de bedrijfsarts altijd ernaar de beste interventie in te zetten voor het belang van de werknemer, zonder rekening te houden met belangen van derden. De arts is hierbij zeer terughoudend in het uitbrengen van adviezen met betrekking tot een specifieke behandelaar of oplossingsrichting. Dit wil zeggen dat de arts geen behandelaar zal voorschrijven en algemeen over oplossingen spreekt (bijvoorbeeld objectieve derde i.p.v. mediation).
● De kostenprognose wordt niet opgenomen in het Plan van Aanpak of de voortgangsrapportage.
● De offerte van de interventie dient heldere en eenduidige informatie te bevatten over:
○ de naam van de betrokken medewerker;
○ het doel, nut en inhoud van de interventie;
○ het aantal begeleidingssessies dat met de interventie gemoeid is;
○ start- en geplande einddatum van de begeleidingssessies;
○ de functiebenaming en, zo mogelijk, de naam van diegene die de interventie gaat verrichten;
○ de hieraan verbonden kosten voor u en de wijze van factureren;
○ een objectivering van de toegevoegde waarde van de interventie.
● Aon Verzuimadvies kan alleen gehouden worden aan de kwaliteit van de uitvoering van de interventie indien de interventie wordt uitgevoerd door of namens Aon. Nadere afspraken dienen worden gemaakt voor het geval van uitvoering van de interventie door een derde op verzoek van u plaatsvindt.
● U behoudt zich het recht voor om zelf interventies in te schakelen bij andere dienstverleners dan door Aon gecontracteerde dienstverleners. Hierbij draagt u wel zorg voor een goede en tijdige informatieverstrekking richting Aon opdat de voortgang van het re-integratieproces geen hinder hiervan ondervindt.
k. Desgewenst zal Aon de expertise van andere deskundigheid dan die van de bedrijfsarts beschikbaar maken ofwel wordt doorverwezen naar de curatieve sector en/of ander zorgverleners. Het kan hierbij gaan om onder andere arbeids- en organisatiedeskundigen, veiligheidsdeskundigen, arbeidshygiënisten, ergonomen en mediators, vertaalbureaus (tolken), arbeidskundige, reïntegratiedeskundige, bedrijfs- en klinisch-psycholoog etc. Overigens komen kosten daarvoor nooit ten laste van Aon.
l. Alle bezoeken van medewerkers aan zorgverleners worden, indien dit van invloed is op het reïntegratieproces, aan de Verzuimadviseur gemeld. Informatie-uitwisseling volgt immer de privacy wetgeving en geschiedt op basis van een persoonlijke machtiging van de werknemer.
m. De bedrijfsarts of Verzuimadviseur kan desgewenst als vertrouwenspersoon fungeren in het kader van het door u te voeren beleid inzake ongewenst gedrag en seksuele intimidatie. U en wij volgen hierbij nader overeen te komen (werk)afspraken en voorwaarden, (klachten)procedure(s) c.q. protocollen die mede de inzet, werkwijze en werkkader van de vertrouwenspersoon dienen te concretiseren.
2.3 Voor wie is deze dienstverlening?
De dienstverlening is gericht op werknemers die op basis van een arbeidsovereenkomst met u werkzaamheden voor u verrichten. Hieronder vallen fulltimers, parttimers, hulp/oproepkrachten en ander personeel. Hieronder vallen niet de werknemers die op basis van een arbeidsovereenkomst met een andere werkgever werkzaamheden voor u verrichten: bijvoorbeeld uitzendkrachten. De dienstverlening wordt ingezet voor werknemers met een eerste ziektedag op of na de ingangsdatum
van het Verzuimmanagementpakket. De ingangsdatum vindt u op het ‘Overeenkomstenblad’. Is uw
werknemer op de ingangsdatum al arbeidsongeschikt? Dan kan de dienstverlening ook voor deze werknemer worden ingezet. We maken daarover op dat moment een aanvullende afspraak met u.
3 Tarief
3.1 Tarieven dienstverlening
a. U bent ons voor de uitvoering van de dienstverlening een vergoeding verschuldigd. De vergoeding bestaat uit een bedrag per werknemer per kalenderjaar (het abonnementstarief of abonnementskosten).
b. De totale abonnementskosten worden vastgesteld door het abonnementstarief te vermenigvuldigen met het aantal werknemers. Het aantal werknemers wordt bepaald op basis van naverrekening.
c. In december van ieder jaar:
● informeren wij u wat het abonnementstarief voor het volgende jaar wordt; en
● berekenen wij uw voorlopige abonnementskosten voor het volgende jaar. Dit doen wij door het nieuwe abonnementstarief te vermenigvuldigen met het gemiddeld aantal werknemers.
d. Na afloop van het kalenderjaar stellen wij de definitief te betalen abonnementskosten vast aan de hand van het definitieve gemiddelde aantal werknemers van het afgelopen kalenderjaar. Wij gaan dan na hoeveel u heeft betaald en eigenlijk had moeten betalen. De eventuele verschillen tussen de voorschot- en definitieve vergoeding worden met u verrekend.
e. Bij de bepaling van de voorschot- en definitieve vergoeding baseren wij ons op de werknemersgegevens zoals die in uw ‘xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx omgeving’ staan geregistreerd.
f. Wij behouden ons het recht voor om een door een accountant gewaarmerkte opgave van de
werknemers aantallen bij u op te vragen. De eventuele kosten hiervoor zijn voor uw rekening.
g. Als er een substantiële wijziging plaatsvindt in het aantal werknemers door de verkoop van een bedrijfsonderdeel, een fusie of een overname zal er een tussentijds een verrekening plaatsvinden naar rato.
h. Voor de aanvullende dienstverlening en de specialistische dienstverlening, op individuele en/of projectmatige of offertebasis, gelden de tarieven die staan vermeld op de tarievenlijst.
i. Indien werkzaamheden worden verricht die niet voorkomen in de tarievenlijst, dan brengt Aon separaat een offerte uit.
4 Facturering
4.1 Wijze van facturering
a. Aon factureert u de verschuldigde vergoeding overeenkomstig de met u afgesproken betaaltermijn (zie artikel 5.1 Pakketvoorwaarden Verzuim & XXX.XX CONTROL) vooraf aan u.
b. Aanvullende en/of specialistische dienstverlening, op individuele en/of projectmatige basis welke na de door u goedgekeurde offerte zijn uitgevoerd, wordt maandelijks achteraf bij u in rekening gebracht.
c. De facturen voor aanvullende dienstverlening worden in de kalendermaand na afloop van de te factureren periode verzonden.
d. De wijze van facturering achteraf is transparant, duidelijk en gespecificeerd naar werknemer, uren en/of soort verrichting zijn, zodat voor u de facturen controleerbaar zijn en dat kosten, indien van toepassing, door u toegerekend kunnen worden per bedrijfsonderdeel.
4.2 Annuleringen
Afspraken over aanvullende en/of specialistische dienstverlening (niet in het kader van het afgesloten Verzuimmanagement), die minder dan 48 uur voor de geplande startdatum worden afgezegd door of namens u, zullen volledig aan u in rekening worden gebracht.
4.3 Betaaltermijn
Betalingen dienen binnen 14 werkdagen na factuurdatum plaats te vinden.
5 Xpert Suite/Verzuimsignaal
5.1 Wat houdt de ‘Xpert Suite/Verzuimsignaal omgeving’ in?
Voor de verzuimbegeleiding wordt gebruik gemaakt van Xpert Suite/Verzuimsignaal. Dit is de online omgeving waarin u (en/of leidinggevenden en hr-functionarissen), Verzuimadviseurs en bedrijfsartsen gezamenlijk een dossier kunnen opbouwen. Hierdoor is voor betrokkenen bij de verzuimbegeleiding 24 uur per dag, 7 dagen per week toegang tot de relevante (verzuim)gegevens. Daardoor is er ook altijd een actueel overzicht van de voortgang van de re-integratie van verzuimende werknemers.
5.2 Welke functionaliteiten heeft Xpert Suite/Verzuimsignaal?
Xpert Suite/Verzuimsignaal biedt onder andere de volgende mogelijkheden:
● inzicht in ziek- en herstelmelden;
● verzuimvolgsysteem;
● signalering openstaande taken voor direct leidinggevenden;
● opvragen van management informatie;
● opbouw verzuimdossier;
● informatieuitwisseling gedurende het verzuimproces;
● signalering frequent verzuim.
6 Geheimhouding en informatiebeveiliging
6.1 Inzagerecht in dossier
a. Aon is wettelijk verplicht om op verzoek van een werknemer, of door hem gemachtigden, alle door Aon vastgelegde gegevens te verstrekken (specifiek "het medische dossier"). Dit omvat ook alle notities welke door leidinggevenden zijn gemaakt in Xpert Suite/ Verzuimsignaal. Dit portaal biedt wel de gelegenheid voor leidinggevenden om persoonlijke werkaantekeningen te maken. Hier zijn vanuit de Wet bescherming persoonsgegevens wel strikte voorwaarden aan verbonden. Via de AP (Autoriteit Persoonsgegevens) kan meer informatie over de reikwijdte van het inzagerecht worden verkregen. U bent hiervan op de hoogte en zal uw leidinggevenden hierover afdoende informeren en indien nodig corrigeren. In voorkomende gevallen zal Aon u hierbij ondersteunen door leidinggevenden te wijzen op ongewenste vastleggingen. De verantwoordelijkheid hiervoor blijft echter te allen tijde bij u.
b. U krijgt via Xpert Suite/Verzuimsignaal beperkte inzage in het dossier. Deze heeft als doel inzage te geven in de voortgang van het re-integratieproces.
6.2 Afspraken over informatie-uitwisseling tussen partners
a. Aon zal in het kader van de informatieoverdracht aan uw werknemer, in geval het niet alleen individuele medische informatie betreft maar tevens informatie die de bedrijfsvoering van u raakt, voorafgaand overleg met u (of een leidinggevende) voeren.
b. U (of de leidinggevende) wordt zo spoedig mogelijk door Aon geïnformeerd over de uitkomsten met betrekking tot ziekteverzuim via werkhervattingsadviezen (per werknemer). Deze werkhervattingsadviezen worden uiterlijk binnen 3 werkdagen door Aon opgesteld en via Xpert Suite/Verzuimsignaal als taak aan de leidinggevende toegewezen.
c. Zonder schriftelijke toestemming van de werknemer mag Aon, conform hetgeen is gesteld in de Wet bescherming persoonsgegevens, geen inhoudelijke informatie over de aard of omstandigheid van de ziekte van de werknemer prijsgeven. Aon zal u informeren over de arbeidsmogelijkheden van werknemer en de mogelijkheden tot uitbreiding hiervan.
d. Aon kan op verzoek van u een verklaring door een bedrijfsarts laten opstellen betreffende de arbeidsmogelijkheden van een (gedeeltelijk) arbeidsongeschikte werknemer.
6.3 Informatie-uitwisseling met derden
a. Aon meldt uiterlijk 5 dagen voorafgaand aan week 42 na de ziekmelding de betreffende werknemer voor de UWV melding aan bij het UWV. Als de wetgeving hier omtrent wijzigt, treden wij met u in overleg over de dan ontstane situatie.
b. Om verzekeraars in staat te stellen hun werkzaamheden uit te voeren, kan algemene procesinformatie gedeeld worden met verzekeraars. Hierbij zullen nooit medische gegevens worden prijs gegeven.
6.4 Uitwisseling medische informatie
Aon garandeert dat alle wettelijke voorschriften betreffende de te verwerken gegevens, daaronder in het bijzonder begrepen de voorschriften bij of krachtens wettelijke regelingen inzake de bescherming van persoonsgegevens gesteld, stipt in acht zijn en zullen worden genomen en dat alle voorgeschreven aanmeldingen zijn verricht. Aon zal u alle ter zake gevraagde informatie onverwijld na een verzoek van u daartoe schriftelijk verstrekken.
6.5 Geheimhouding en borging gegevens
a. Aon verplicht zich jegens u alle redelijkerwijs te nemen voorzorgsmaatregelen te treffen om de van u ontvangen informatie (betreffende de organisatie, de werknemers, de producten, bestanden en programmatuur, klantgegevens etc.) vertrouwelijk te behandelen. Ten aanzien van alle informatie zal Aon een strikte geheimhouding in acht nemen en die verplichting middels een ondertekende geheimhoudingsverklaring opleggen aan het personeel en derden die in het kader van de uitvoering van de werkzaamheden door Aon worden ingeschakeld.
b. Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming zal ieder der partijen informatie en gegevensdragers welke hem ter beschikking staan, niet buiten het kader van hetgeen in deze overeenkomst is toegestaan aan derden ter beschikking stellen en aan zijn personeel - en voor zover dit krachtens deze overeenkomst is toegestaan aan desbetreffende derden- slechts bekend maken voor zover dit nodig is voor het verrichten van de overeengekomen prestatie.
c. Aon draagt zorg voor identificatiebescheiden van personeel of eventueel door Aon in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst ingeschakelde derden, waaruit naast de identiteit van de betreffende persoon blijkt dat deze persoon voor Aon werkzaam is.
d. Medische gegevens worden op een technisch en organisatorisch veilige manier onder
verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts opgeslagen en beheerd. Onder beheer wordt ook verstaan dat de bedrijfsarts 15 jaar het medisch dossier beschikbaar moet hebben voor inzage-, correctie- of vernietigingsrecht door de (ex-)werknemer.
Bijlage 1: Overzicht dienstverlening Verzuimmanagement
Verzuimmanagement Zilver | Onderdeel contract | Wordt apart gefactureerd | |
Implementatie (op uw verzoek) | |||
- Opstellen verzuimbeleid en procedures | √ | ||
- Training leidinggevenden | √ | ||
- Overdracht lopende ziektegevallen | √ | ||
Verzuimregistratie | |||
- Ontvangst en registratie van ziek- en herstelmelding via Mijn Verzuim & XXX.XX CONTROL | √ | ||
- Online dossieropbouw | √ | ||
- 42e weekse melding en herstelmelding UWV | √ | ||
- Attendering vangnet | √ | ||
Poortwachterproof | |||
- Telefonische verzuim intake (dag 8) | √ | ||
- Opstellen Probleemanalyse en Concept Plan van Aanpak | √ | ||
- Periodiek vervolggesprek(ken) | √ | ||
- Spreekuur/analyse bedrijfsarts/psychiater | √ | ||
- Telefonisch consult bedrijfsarts | √ | ||
- Uitvoeren ‘einde eerste jaar evaluatie’ | √ | ||
- Opstellen Actueel Oordeel bij WIA-beoordeling | √ | ||
- Selectie, aansturing en bewaking benodigde re- integratiedienstverlening | √ | ||
- Opstellen Actueel Oordeel bij ziek uit dienst | √ | ||
Overig | |||
- Vaste Verzuimadviseur | √ | ||
- Signalering subsidie, premiekorting, regres, no risk polis | √ | ||
- Preventief spreekuur bedrijfsarts | √ | ||
- Spreekuur bedrijfsarts op uw nadrukkelijk verzoek | √ | ||
- Spoedcontrole op uw verzoek | √ |
Verzuimmanagement Goud | Onderdeel contract | Wordt apart gefactureerd | |
Implementatie (op uw verzoek) | |||
- Opstellen verzuimbeleid en procedures | √ | ||
- Training leidinggevenden | √ | ||
- Overdracht lopende ziektegevallen | √ | ||
Verzuimregistratie | |||
- Ontvangst en registratie van ziek- en herstelmelding via Mijn Verzuim & XXX.XX CONTROL | √ | ||
- Online dossieropbouw | √ | ||
- 42e weekse melding en herstelmelding UWV | √ | ||
- Attendering vangnet | √ | ||
Poortwachterproof | |||
- Telefonische verzuim intake (dag 4) | √ | ||
- Opstellen Probleemanalyse en Concept Plan van Aanpak | √ | ||
- Periodiek vervolggesprek(ken) | √ | ||
- Spreekuur/analyse bedrijfsarts/psychiater | √ | ||
- Telefonisch consult bedrijfsarts | √ | ||
- Uitvoeren ‘einde eerste jaar evaluatie’ | √ | ||
- Opstellen Actueel Oordeel bij WIA-beoordeling | √ | ||
- Selectie, aansturing en bewaking benodigde re- integratiedienstverlening | √ | ||
- Opstellen Actueel Oordeel bij ziek uit dienst | √ | ||
Overig | |||
- Vaste Verzuimadviseur | √ | ||
- Signalering subsidie, premiekorting, regres, no risk polis | √ | ||
- Preventief spreekuur bedrijfsarts | √ | ||
- Spreekuur bedrijfsarts op uw nadrukkelijk verzoek | √ | ||
- Spoedcontrole op uw verzoek | √ |