Gemeente Oudewater

Gemeente Oudewater

T.a.v. Dhr. Van den Hoogen Xxxxxxx 000

0000 XX XXXXXXXXX

Betreft: Voorstel evaluatie dienstverleningsovereenkomst Woerden - Oudewater

Common Eye BV Xxxxxxxxxxxx 0 0000XX Xxxxx 030-2072020

xxx.xxxxxxxxx.xx

xxxxx@xxxxxxxxx.xx 06 13844771

Datum: 13 juni 2016

Geachte heer Xxx xxx Xxxxxx,

Op 2 juni j.l. heeft u ons uitgenodigd een voorstel te doen voor het uitvoeren van een evaluatie van de dienstverleningsovereenkomst Woerden - Oudewater. Hartelijk dank dat u ons deze vraag heeft gesteld. Wij doen u met veel plezier ons voorstel toekomen.

1. Uw vraag

Op 1 januari 2015 is de Dienstverleningsovereenkomst (DVO) ambtelijke ondersteuning Woerden - Oudewater in werking getreden. Deze DVO beschrijft een gebundelde ambtelijke organisaties voor beide gemeenten, waarbij de gemeente Oudewater als opdrachtgever fungeert en de gemeente Woerden als opdrachtnemer. Aanleiding voor dit besluit was de behoefte aan intensievere samenwerking, grotere uitvoeringskracht, verminderde kwetsbaarheid en een verhoging van de kwaliteit van de uitvoering. Inmiddels, na ruim een jaar uitvoering, is bij de gemeenteraad van Oudewater de vraag gerezen of de beoogde ambities en doelstellingen van de huidige dienstverlening in voldoende mate worden gerealiseerd.

Om antwoord te krijgen op deze vraag heeft u Common Eye verzocht een voorstel te doen voor het uitvoeren van een evaluatieonderzoek met daarin de volgende componenten.

1. De tevredenheid van de contractpartners over de DVO over inhoud (feitelijk gebruik van diensten), afspraken (financiën, termijnen, categorisering projecten, inzet, enz.) en leveringscondities (aansturing, kpi's, e.d.)

2. Mogelijke aanpassingen en aanvulling van de DVO op basis van de gemeten tevredenheid.

Hierbij hebt u de volgende kaders meegegeven voor de uitwerking van de vraagstelling:

• Het beschrijven en in beeld brengen van de feitelijke situatie én opvattingen;

• Het toetsen van de praktijk aan gemaakte afspraken en kaders

• Het verklaren van eventuele knelpunten

• Het verkennen van verbeteringen

2. Onze visie op uw vraag en onderzoeksmodel

Wij zien uw vraag als een samenwerkingsvraagstuk: een complexe samenwerking die gekenmerkt wordt door een opdrachtgever- / opdrachtnemersrelatie en waarbij een groot aantal actoren betrokken is, te weten twee raden, twee colleges en een gebundelde ambtelijke organisatie. De samenwerking heeft bovendien effect op de dienstverlening aan burgers. Onderstaande figuur geeft deze veelvoud van actoren met hun onderlinge relaties (vereenvoudigd) weer.

Oudewater

raad

Woerden

raad

college

college

ambtelijke organisatie

burgers

Figuur 1. Schematische weergave van de samenwerking

Om deze samenwerking te evalueren en handreikingen te doen voor optimalisering, maken we gebruik van een evaluatiemodel voor samenwerkingsrelaties.1 Door dit evaluatiemodel zijn wij in staat de complexe werkelijkheid te vertalen in overzichtelijke componenten, waarbij zowel oog is voor de 'harde kant' van uitvoering en doelmatigheid, als voor de 'zachte kant' van percepties, processen en relaties.

Figuur 2. Het common eye model op samenwerken

1 Dit model vormt de basis van het boek ‘Leren samenwerken tussen organisaties’, winnaar van het managementboek van het jaar 2013.

Centraal in dit model zijn vijf condities voor het evalueren en optimaliseren van samenwerkingen: ambitie, belangen, relatie, organisatie en proces. Voor elk van de condities wordt in kaart gebracht:

a) Beschouwend: wat was de uitgangspositie (doelen, uitgangspunten, feitelijke situatie)

b) Evaluerend: hoe wordt de huidige situatie beleefd (perceptie van verschillende partijen)

c) Vooruitblikkend: welke mogelijkheden voor optimalisering zijn er (verbeteringen)

De vijf condities worden in onderstaande tekst nader toegelicht, inclusief de specifieke onderzoeksvragen.

Gedeelde ambitie

Partijen gaan pas samenwerken wanneer zij geloven dat de samenwerking betekenisvol is en ook echt meerwaarde oplevert voor de eigen organisatie. In de gedeelde ambitie van het samenwerkingsverband moeten alle partijen zich herkennen. Het goede gesprek hierover met elkaar is van wezenlijk belang. Interessant in de specifieke context van Oudewater en Woerden is dat de gemeente Oudewater opdrachtgever is en daarmee een grotere invloed heeft op de ambitie. Desondanks weten wij gebaseerd op onze advies- en onderzoekservaring dat het belangrijk is dat ook in opdrachtgever- / opdrachtnemersrelaties de gedeelde ambitie gedeeld is. Met andere woorden dat ook de gemeente Woerden in dit geval, de ambitie deelt en onderschrijft.

Tabel 1: onderzoeksvragen bij ambitie

Specifieke vragen
Beschouwend	• Wat wilden we met elkaar bereiken, wat zijn de gedeelde doelen? • Overall ambities: bijv. kwaliteit, kwetsbaarheid, efficiëntie • Vertaald naar concrete doelen: bijv. uitgewerkt in UVO’s
Evaluerend	• In hoeverre zijn deze doelen bereikt? • Huidige, feitelijke situatie • In beleving van verschillende partijen (raden, college, ambtenaren) • Wat is de beleving van burgers? • Wat weten zij (kennis)? • Wat vinden zij ervan (perceptie)? • Hoe ervaren zij concreet de dienstverlening (ervaring)?
Vooruitblikkend	• Welke optimalisaties zijn mogelijk

Recht doen aan belangen

Iedereen heeft belangen, het gaat erom recht te doen aan die belangen. Als dat niet gebeurt, gaan partijen dwarsliggen, haken ze af of gaan ze elkaar tegenwerken. Het is de kunst om met respect voor elkaars belangen te komen tot oplossingen die in ieders belang zijn. Er zijn drie soorten belangen: individuele belangen - organisatiebelangen - collectieve belangen.

Tabel 2: onderzoeksvragen bij belangen

Specifieke vragen
Beschouwend	• Wat zijn de belangen van elk van de partijen? • colleges, raden en ambtelijke organisatie • bijv. autonomie, flexibiliteit, slagkracht • In hoeverre zijn deze belangen helder en onderling uitgesproken?
Evaluerend	• In hoeverre doet de dienstverlening recht aan de belangen van de betrokken partijen? • Welke belangen worden voldoende gediend en welke nog onvoldoende?
Vooruitblikkend	• Welke optimalisaties zijn mogelijk?

Persoonlijke relaties

Samenwerken is een samenspel van mensen die al dan niet iets willen. Persoonlijke verhoudingen en relaties spelen altijd een rol en zijn net zo belangrijk als inhoudelijke argumenten. Het is mensenwerk en daarbij is altijd sprake van sociaalpsychologische processen en groepsdynamiek. Samenwerking overstijgt het individuele, maar tegelijkertijd neemt iedereen in een samenwerking zichzelf mee.

Tabel 3: onderzoeksvragen bij relatie

Specifieke vragen
Beschouwend	• Welke samenwerkingsafspraken zijn er gemaakt tussen de verschillende partijen? • bijv. leiderschap, autonomie, verantwoording afleggen
Evaluerend	• Hoe staat het met het vertrouwen en de onderlinge samenwerkingsrelaties: • tussen de twee colleges (opdrachtgever – opdrachtnemer); • tussen de twee raden; • tussen het college en raad van gemeente Oudewater; • tussen de colleges en de gedeelde ambtelijke organisatie; • binnen de gedeelde ambtelijke organisatie.
Vooruitblikkend	• Welke optimalisaties zijn mogelijk?

Professioneel organiseren

Ieder samenwerkingsverband moet je goed en professioneel organiseren. Daarvoor zijn voorbeelden, archetypen, overwegingen en oplossingen beschikbaar. Een passende organisatievorm sluit één op één aan op de gezamenlijke ambitie en is zo licht mogelijk georganiseerd. Dat geeft de meeste flexibiliteit in het vervolgproces.

Tabel 4: onderzoeksvragen bij organisatie

Specifieke vragen
Beschouwend	• Hoe ziet het ontworpen organisatiemodel eruit? • aansturing, communicatielijnen, verantwoording, etc. • hoe is overleg georganiseerd
Evaluerend	• Was dit model (en de consequenties ervan) voor de betrokken partijen helder • Houden partijen zich aan de samenwerkingsafspraken? • Wat functioneert al goed, wat (nog) niet • Welke eventuele knelpunten zijn ontstaan • Draagt dit model bij aan het realiseren van de bedrijfsvoeringsdoelstellingen • Draagt dit model bij aan het realiseren van de beleidsdoelstellingen • Houden partijen zich aan de samenwerkingsafspraken
Vooruitblikkend	• welke optimalisaties zijn mogelijk

Betekenisgevend proces

Een betekenis gevend proces geeft antwoord op de volgende vragen: Hoe kunnen we de goede dingen op het goede moment doen? Hoe komen we op een goede manier in gesprek en tot overeenstemming? Welke rol heeft een ieder daarbij en wie heeft de procesregie?

Tabel 5 onderzoeksvragen bij proces

Specifieke vragen
Beschouwend	• Wat zijn de stappen geweest om te komen tot de huidige ambtelijke organisatie? • Welke procesafspraken zijn gemaakt?
Evaluerend	• Hoe is de vorming van de gedeelde ambtelijke organisatie gelopen? • Waar staan we nu precies in dat proces (wat gaat al goed, wat is nog moeizaam)? • Welke eventuele knelpunten zijn ontstaan, zijn deze op een goede manier besproken en welke acties zijn bepaald?
Vooruitblikkend	• Welke optimalisaties zijn mogelijk?

3. Plan van aanpak

De vragen die bij elk van de dimensies van het onderzoeksmodel horen, worden beantwoord door de inzet van verschillende onderzoeksmethoden. Samengevat bestaat het plan van aanpak uit 5 fasen:

1. Startbijeenkomst

2. Documentenanalyse

3. Interviews (en tussentijdse bijeenkomst werkgroep)

4. Burgerconsultatie

5. Analyse en rapportage (en aanscherping conceptrapport met werkgroep)

Hierna beschrijven wij elk van deze fasen afzonderlijk, waarbij we tevens de concrete opbrengst per fase schetsen.

1. Startbijeenkomst

In een startbijeenkomst met de werkgroep (bestaande uit vertegenwoordigers van de fracties die de motie hebben ingediend, lid college van B en W en de raadsgriffier) en de onderzoekers van Common Eye wordt de onderzoeksaanpak besproken en na eventuele wijzingen vastgesteld. Tevens worden er nadere afspraken gemaakt over het verkrijgen van de gegevens via de secretaris en/of de ambtelijke organisatie, ten behoeve van fase 2. Ten slotte wordt de startbijeenkomst gebruikt om de definitieve planning/tijdpad vast te stellen en voor het maken van procesafspraken over het verloop van het onderzoek en de betrokkenheid van de werkgroep.

Resultaat fase 1: Startbijeenkomst

• Een vastgestelde onderzoeksaanpak

• Afspraken over te verkrijgen documenten

• Keuze voor gesprekspartners

• Afspraken over tussentijdse afstemming, coördinatie en bepalen van het precieze tijdspad van het onderzoek

2. Documentenanalyse

Tijdens de documentenanalyse worden relevante stukken geïnventariseerd en geanalyseerd, met twee doelen:

(1) in concept antwoord formuleren op de beschouwende vragen en (2) input verzamelen ter voorbereiding van de interviews met gesprekspartners. Enkele relevante stukken hebben wij reeds van u ontvangen. In de startbijeenkomst verkennen we graag gezamenlijk welke aanvullende documentatie relevant is in het kader van dit onderzoek.

Resultaat fase 2: Documentenanalyse

• Concept antwoorden op de beschouwende vragen

• Gespreksprotocollen voor de interviews

3. Individuele en groepsinterviews

De derde fase bestaat uit het voeren van verdiepende interviews met diverse partners. Deze interviews hebben enerzijds tot doel de bevindingen uit de documentanalyse te toetsen, te verdiepen en aan te vullen en anderzijds antwoorden te generen voor de evaluatieve en verkennende vragen.

Wij gaan hierbij uit van 5 individuele gesprekken, met de leden van het college van B en W van de gemeente Oudewater, de gemeentesecretaris en een vertegenwoordiger van het college van B en W van de gemeente Woerden. Daarnaast voorzien we in 4 groepsgesprekken. Een groepsgesprek met (een vertegenwoordiging van) de raad van gemeente Oudewater en drie groepsgesprekken met ambtenaren: voor drie vooraf gekozen UVO's. Wij stellen voor om de selectie van de UVO's te bepalen op basis van hun status: bij voorkeur een UVO die goed is uitgewerkt en waar men over het geheel genomen tevreden mee is; een die in ontwikkeling is of waar men nog niet tevreden over is; en een terrein waarbij de UVO nog in kinderschoenen staat.

Resultaat fase 3: Interviews

• Gespreksverslagen van de interviews

• Aangevulde antwoorden op beschouwende vragen met bevindingen uit de gesprekken

• Antwoorden op de evaluatieve en verkennende vragen

Na of tijdens deze interviewrondes zullen we een tussentijdse bijeenkomst beleggen met de werkgroep, voor wederzijdse afstemming en om eerste bevindingen te delen.

4. Burgerconsultatie

Een van de vragen die bij de raad leeft heeft betrekking op de dienstverlening van de ambtelijke organisatie, niet alleen aan het college en de raad, maar ook aan burgers. Om op deze vraag antwoord te krijgen, stellen wij voor burgers direct te consulteren. Een beproefde methodiek hiervoor is de 'razende reporter', waarbij raadsleden en/of ambtenaren zelf burgers en bevragen. De ervaring leert dat informatie die uit eerste hand wordt opgehaald deze informatie levendig en relevant maakt (omdat het de mogelijkheid biedt om door te vragen op onderwerpen/terreinen die de reporter vanuit zijn/haar professie interessant vindt) en beide partijen het contact waarderen.

Common Eye stelt hiertoe een korte vragenlijst op (de leiden tot interviews van ca. 5 minuten) en de betreffende 'razende reporters' interviewen gedurende een dagdeel elk ten minste 10 burgers. Om enigszins een dwarsdoorsnede van de bevolking te waarborgen, wordt op vooraf geselecteerde plaatsen geënquêteerd. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een school, een winkelcentrum en een zorgcentrum. Common Eye draagt zorg voor de verwerking en analyse van de data.

Resultaat fase 4: Burgerconsultatie

• Dataset met perceptie van burgers op dienstverlening

• Antwoorden op onderzoeksvragen betreffende burgerperceptie

Mocht de werkgroep om haar moverende redenen een dergelijke consultatie niet wenselijk of mogelijk achten, kan in overleg gezocht worden naar een alternatieve vorm van burgerbevraging, uitgaande van een vergelijkbare tijdsinspanning.

5. Analyse en rapportage (inclusief evaluatie concept)

Gedurende en na de dataverzameling (documenten, interviews en burgerconsultatie) vindt analyse plaats van de bevindingen uit de voorgaande fasen. Deze analyse mondt uit in het beantwoorden van de onderzoeksvragen per dimensie van het onderzoeksmodel, het formuleren van verbetermogelijkheden per conditie en een overall advies. Het conceptrapport wordt besproken met de leden van de werkgroep, indien gewenst aangepast en definitief gemaakt.2

Resultaat fase 5: Analyse en rapportage

• Beantwoording van de onderzoeksvragen

• Opstellen conceptrapport en evaluatie

• Definitief rapport

Onze aanpak gescoord op uw criteria

In uw uitnodigingsbrief noemt u drie criteria die belangrijk zijn bij de beoordeling van het plan van aanpak, namelijk objectiviteit, analytisch vermogen en advieskracht. Hieronder een beknopte toelichting hoe en waarom wij vinden dat we dat hebben ingebouwd in het plan en het team:

• Objectiviteit: het team heeft geen belang bij één of beide gemeenten, wij passen een uitgebreid toegepast en wetenschappelijk getest model toe in het onderzoek, we laten verschillende perspectieven toe en passen hoor en wederhoor toe op het conceptrapport. We stellen verder een team van twee adviseurs voor, omdat we op die manier ook als adviseurs met elkaar kunnen reflecteren op de situatie en beter onze objectiviteit kunnen bewaren.

• Analytisch vermogen: ons onderzoeksmodel kent verschillende perspectieven waardoor meerdere analyses gemaakt kunnen worden, beide onderzoekers zijn gepromoveerd en beschikken over goede, analytische competenties.

• Advieskracht: doordat we kiezen voor verschillende perspectieven (waaronder ook de burger), kunnen wij een gefundeerd en genuanceerd advies geven. Het grote gevaar van een evaluatie als deze is dat er voor één perspectief wordt gekozen, waardoor de gelaagdheid en meervoudigheid van een situatie over het hoofd wordt gezien. Als voorbeeld: het zou kunnen zijn dat vanuit het perspectief van de organisatie steken zijn gevallen; er ontbreken bijvoorbeeld bepaalde overeenkomsten. Aan de andere kant zou het met de onderlinge relaties en bv. de ervaringen van de burgers juist heel goed kunnen gaan. Deze meervoudige blik op de situatie maakt het mogelijk om naast het advies om de overeenkomsten op te stellen ook te adviseren over het behoud en mogelijk verdere uitbouw van de sterke punten in de samenwerking.

Een criterium dat mogelijk voor u samenhangt met de advieskracht, maar die we graag als apart punt willen opnemen, is dat wij waarde hechten aan een advies dat concrete handvatten bevat. Vanuit onze uitgebreide ervaring op het gebied van samenwerken en in het bijzonder situaties van opdrachtgever- / opdrachtnemerschap zijn wij in staat concrete handvatten in de vorm van advies en instrumenten aan te bieden die direct inzetbaar zijn en de kans op succesvolle samenwerking tussen beide gemeenten aanzienlijk verbeteren.

2 Indien gewenst kan het rapport (eventueel zonder conclusies en aanbevelingen) worden voorgelegd voor ambtelijk en bestuurlijk hoor en wederhoor.

4. Team en planning

Het team dat deze opdracht zal uitvoeren bestaat uit Xxxxx xxx Xxxxxx de Xxxxx en Xxxxxx Xxxxxxx. Zij werken beiden als adviseur bij Common Eye en zijn gespecialiseerd in thema samenwerken tussen organisaties. Xxxxx xxx Xxxxxx de Xxxxx is gepromoveerd aan de Faculteit Technische Bestuurskunde, heeft uitgebreide onderzoeks- en advieservaring en medeoprichter van het bureau Common Eye. Xxxxxx Xxxxxxx heeft een stevige onderzoeksachtergrond, onder meer in opdracht van gemeenten en gemeentelijke rekenkamers, en is recent gepromoveerd op een onderzoek naar regionale samenwerking.

Onderstaande tabel toont de planning van de activiteiten. Wij gaan uit van een doorlooptijd van drie maanden met als gewenste einddatum medio september. Voor het realiseren van de gewenste einddatum zijn wij echter ook sterk afhankelijk van zomervakanties van raadsleden, ambtenaren en college. Wij stemmen dan ook graag met u af over de precieze planning en invulling van onderdelen. In onderling overleg kunnen wij bepaalde onderdelen van de planning naar voren of juist naar achteren verplaatsen in de tijd. De definitieve planning stellen wij dan ook graag in gezamenlijkheid met u op.

Voor het realiseren van de planning en met name de deadline van medio september, zijn wij sterk afhankelijk van de agenda's van de mensen die wij in ons onderzoek zullen interviewen. Dat geldt helemaal voor de groepsinterviews. Mocht deze flexibiliteit niet aanwezig zijn dan zullen wij de deadline van medio september niet kunnen halen. Het is daarnaast voor de planning belangrijk dat wij zo spoedig mogelijk na selectie (in het geval wij de partij worden die de evaluatie mag uitvoeren) contact hebben en afspraken plannen.

Tabel 6: Concept planning

	Fase	Start	Einde
Fase 1	Startbijeenkomst	Week 26 (eind juni)
Fase 2	Documentenanalyse	Week 26	Week 27
Fase 3	Individuele interviews	Week 27	Week 29
	Groepsinterviews	Week 27	Week 29
	Bijeenkomst met werkgroep	Week 29
Fase 4	Burgerconsultatie	Week 34
Fase 5	Analyse en conceptrapport	Week 34	Week 36
	Bijeenkomst met werkgroep	Bij voorkeur begin week 37
	Eindrapportage	Week 37	16 september

5. De zakelijke kant

Fase Aantal dagen
Fase 1	Startbijeenkomst	1
Fase 2	Documentenanalyse	2
Fase 3	Individuele interviews	2,5
	Groepsinterviews	4
	Bijeenkomst met werkgroep	1
Fase 4	Burgerconsultatie (voorbereiding en verwerking van data)	1,5
Fase 5	Analyse en conceptrapport	4,5
	Bijeenkomst met werkgroep	1
	Eindrapportage	0,5
	Totaal	18

Onderstaande tabel toont de inspanning van het onderzoeksteam per fase. Het totaal komt uit op 16,5 dagen. Tabel 7: tijdsbesteding per fase

Het dagtarief van Xxxxx xxx Xxxxxx xx Xxxxx en Xxxxxx Xxxxxxx bedraagt gemiddeld € 1.200. Dat brengt het honorarium voor deze opdracht in totaal op € 21.600, exclusief btw. Wij bieden u over dit bedrag een korting, zodat het honorarium op € 20.000, exclusief btw uitkomt. Deze kosten zijn inclusief reis- en standaard bureaukosten, zoals kosten van telefonie, planning van afspraken, eenvoudig kopieer- en printwerk.

Bijzondere kosten (bv. bijzondere rapportages, uitgebreide secretariaatswerkzaamheden, bijzondere repro- opdrachten qua kleur, formaat of oplage, levering boeken en ander kennismateriaal, bijzondere accountantsverklaringen) brengen wij apart in rekening.

Common Eye hanteert een betalingstermijn van 28 dagen na declaratiedatum. Op onze opdrachten zijn de algemene voorwaarden van Common Eye van toepassing. De voorwaarden zijn te vinden op onze website: xxx.xxxxxxxxx.xx.

We hopen u hiermee een passend voorstel te hebben gedaan en kijken uit naar de presentatie op woensdag aanstaande.

Met vriendelijke groet,

Xxxxx xxx Xxxxxx de Joode Common Eye