INHOUDSOPGAVE
INHOUDSOPGAVE
OVER XXXXXXXX XX XXXX 3
1. INTRODUCTIE 5
2. ONDERHANDELBLUNDERS DIE JE MOET VERMIJDEN 6
2.1. Blunder 1: geen voorbereiding 6
2.2. Blunder 2: geen helder doel 6
2.3. Blunder 3: je aannames niet controleren 7
2.4. Blunder 4: het onderhandelingsresultaat niet vastleggen 7
3. ESSENTIËLE ONDERHANDELINGSTECHNIEKEN VOOR SUCCES 9
3.1. VOORBEREIDING 9
3.2. INFORMATIE UITWISSELEN 9
3.2.1. Positieve sfeer scheppen 9
3.2.2. Informatie verzamelen over belangen, issues en zienswijzen 10
3.2.3. Verwachtingen en machtspositie aanduiden 10
3.3. OPENEN EN CONCESSIES 10
3.3.1. Concessie strategie 10
3.4. VASTLEGGEN EN COMMITMENT 11
3.4.1. Commitment krijgen 11
4. TOT SLOT 12
OVER XXXXXXXX XX XXXX
Voordat ik mijn eigen bedrijf begon werkte ik jarenlang in loondienst bij grote bedrijven als Shell, KPNQwest en de Telegraaf Media Groep. Hoewel onderhandelen een groot deel van het succes van mijn werk bepaalde, was ik me dat toen nog niet bewust. Pas toen ik een aantal jaar geleden ging werken als inkoper - eerst nog in loondienst - werd ik mij ervan bewust hoe belangrijk onderhandelen als vaardigheid is.
In het begin liet ik nog weleens iets liggen en bereikte ik mijn doelen maar ten dele in
een onderhandeling. Maar onderhandelen kun je leren en met coaching, goede voorbereiding en evaluatie, veel doen en veel lezen ben ik steeds beter geworden in het onderhandelen.
Niet alleen als inkoper onderhandelde ik veel beroepsmatig. In iedere baan is het tegenwoordig belangrijk om goede onderhandelvaardigheden te hebben. Als Pricing Manager onderhandelde ik met de verkopers van ons bedrijf over de kortingen die ze aan onze klanten konden geven. En ik onderhandelde bijvoorbeeld over de hoeveelheid tijd die ik kreeg voor bepaalde projecten, of ik promotie kon maken, en, in de tijd dat ik team manager was van een groep commercieel analisten bij Shell, met mijn teamleden over waar zij hun focus op legden en met gebruikers van onze informatie over de kwaliteit, de prioriteit en hoe wij als team onze taken uitvoerden.
Waarom is onderhandelen zo belangrijk?
• Een goed gevoerde onderhandeling kan het voortbestaan van je team binnen een organisatie betekenen bij reorganisaties.
• En als je promotie wilt maken en interessante klussen wilt doen is het essentieel om goede onderhandelingsvaardigheden te hebben. Met een goede onderhandeling schep je de voorwaarden waaronder je succesvol kunt zijn. Zo sprak ik eens met mijn manager af dat ik na een jaar een vervolgstap binnen het bedrijf mocht maken. Toen mijn manager na 4 maanden zelf vertrok vroeg ik – en kreeg ik – die vervolgstap op dat moment.
• Een evenwichtige deal zorgt ervoor dat beide partijen – zowel de klant als de verkoper – tevreden zijn. De verkoper kan tegen een redelijke marge een goed product of dienst leveren en de klant krijgt de toegevoegde waarde die hij of zij nodig heeft - voor een goede bedrijfsvoering of privé.
Al die interne onderhandelingen - die je niet zo noemt - met collega's en managers in grote organisaties zijn vaak minstens zo belangrijk, voor jezelf en je carrière, maar ook voor je eigen bedrijf of de organisatie waar je voor werkt als de onderhandelingen over je tarief of je (start-)salaris.
Waar ik vroeger niet zoveel over onderhandelde was mijn salaris, zeker niet op het moment dat ik in dienst kwam. Ik was altijd blij dat ze me aannamen en ik dacht: laat ik mij eerst maar bewijzen, dan komt dat salaris later wel. Achteraf was dat niet zo'n goede strategie. Een verschil van 3% salaris bij aanvang blijft doorwerken in je salaris.
Ter illustratie: bij een startsalaris van € 25.000,- levert 3% meer € 750,- per jaar op. Over een periode van 20 jaar is dat € 15.000,-. Als het je lukt om een startsalaris van
€ 30.000,- te krijgen is verschil in 20 jaar maar liefst € 100.000,-. En dat is nog exclusief salarisverhogingen! In praktijk loopt het verschil veel verder op, zeker als je de jaarlijkse salarisonderhandelingen aan je voorbij laat gaan.
Het voordeel van het werken als zelfstandige is dat je weet dat je meteen bij aanvang de volle mep moet vragen, want later kun je dat niet meer doen. Ook bij producten kan een ogenschijnlijk klein verschil in de verkoopprijs van 3% een enorm verschil betekenen in winstgevendheid. Als je winstmarge 5% was, dan is je winstmarge bij een 3% hogere prijs 8%. Dat is bijna een verdubbeling van je winst! Bij een omzet van € 500.000,- maak je dan € 40.000,- winst – i.p.v. € 25.000,-.
Ik heb een brede theoretische achtergrond dankzij de MBA die ik bij Webster University gedaan heb en mijn Letteren doctoraal die mij de noodzakelijke communicatievaardigheden heeft geleerd die essentieel zijn bij het onderhandelen. Daarnaast heb ik ook een brede praktische ervaring opgedaan bij diverse organisaties. Ik heb heel veel onderhandeld – met goede resultaten – en vele boeken over onderhandelen gelezen en in praktijk gebracht.
De kennis die ik in theorie en praktijk heb geleerd wil ik heel graag doorgeven aan jou. Ik gebruik hiervoor de beste onderhandelingsmethoden van professor X. Xxxxxxx Xxxxx en Harvard University. In de huidige tijd, waarin hiërarchische relaties een steeds kleinere rol spelen, worden je onderhandelingsvaardigheden steeds belangrijker. Hoe kleiner het machtsverschil, hoe meer er valt te onderhandelen.
Ik geef trainingen onderhandelen vanuit diverse invalshoeken en individuele coaching, veelal aan mensen die de training hebben gevolgd en behoefte hebben aan een vraagbaak en klankbord op het moment dat ze voor een specifieke onderhandeling staan.
1. INTRODUCTIE
Onderhandelen doe je iedere dag, ook al ben je je dat niet zo bewust. Je onderhandelt met je puberdochter over hoe laat ze thuis moet zijn, met je partner over de vakantiebestemming, met je baas of opdrachtgever over wanneer de klus af moet zijn, enzovoort.
Deze onderhandelingen noem je misschien zelf helemaal geen onderhandeling, maar een discussie of het maken van afspraken.
Onderhandelen is de kunst van het krijgen wat je hebben wilt van een ander door die ander over te halen jou te geven wat je wilt. Sommige mensen zijn daar een natuurtalent in. Die kunnen dit E-boek meteen terzijde schuiven. Maar veel mensen vragen zich af welke blunders ze moeten vermijden en of ze wellicht meer kunnen bereiken door beter te onderhandelen. Voor hen is dit boek bedoeld.
Wat maakt dat je succesvol bent als onderhandelaar? Keihard vasthouden aan je eisen is alleen nuttig als de ander geen andere keus heeft dan “ja” te zeggen. Je kunt je afvragen of er dan nog wel sprake is van een onderhandeling. Bovendien komen op die manier afgedwongen resultaten soms als een boemerang terug. Zeker wanneer er sprake is van een langdurigere relatie heeft de harde onderhandelaar op termijn vaak minder succes.
Uit onderzoek is gebleken dat over het algemeen redelijke mensen die oog hebben voor de belangen van alle betrokken partijen de beste resultaten behalen – zowel voor zichzelf als voor de anderen.
De 4 essentiële onderhandelingstechnieken in dit boek sluiten daarbij aan. Met deze technieken leg je de basis voor veel betere resultaten.
Onderhandelen leer je niet uit een boek. Dit boek wijst je alleen in de juiste richting. De onderhandelingstechnieken moet je gaan oefenen en toepassen in de praktijk.
In de trainingen van De Onderhandelcoach kun je deze technieken leren toepassen en verbeteren. Kijk op de website: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxx-x/ voor het actuele aanbod.
Een training van De Onderhandelcoach betaalt zichzelf terug!
2. ONDERHANDELBLUNDERS DIE JE MOET VERMIJDEN
Aan de onderhandeltafel kan van alles mis gaan. Hoe vaak is het jou gebeurd dat je na afloop eigenlijk niet tevreden was met de uitkomst van de onderhandeling? Mij is dat zeker weleens overkomen. Ook tijdens mijn trainingen onderhandelen zie ik vaak dezelfde missers. En meestal komt dat door een van de 4 onderhandelingsblunders die ik in dit hoofdstuk bespreek.
2.1. Blunder 1: geen voorbereiding
Casus
Xxxxx werkt voor een technische groothandel in de business-to-business markt. Samen met zijn collega’s heeft hij een offerte gedaan voor een grote order en te horen gekregen dat de order niet aan hen gegund werd.
Dat is natuurlijk een grote teleurstelling, maar, zoals een goed verkoopteam doet, gaat Xxxxx samen met een collega bij de inkoper langs om te horen waarom de order aan hun neus voorbij gaat.
Tijdens het gesprek blijkt dat de inkoper toch wel een deel van de order bij hen af wil nemen, tegen een korting van 10%. Blij dat ze toch nog een deel gegund kregen, gaat Xxxxx akkoord.
Bij nadere analyse van de deal komt Xxxxx tot de conclusie dat hij eigenlijk helemaal geen korting had hoeven geven. In de volledige offerte zaten producten waar veel concurrentie voor is en een paar producten die in Nederland alleen via Peter’s bedrijf worden geleverd.
De inkoper had uiteindelijk alleen de producten besteld die alleen via Xxxxx’x bedrijf geleverd werden.
Als je zonder voorbereiding gaat onderhandelen, dan is de kans groot dat je er niet uithaalt wat erin zit. Tijdens het gesprek wordt je overvallen door een vraag of verzoek van de ander, waar je niet direct
een antwoord op heb – of je geeft toe aan een eis waar je bij nader inzien spijt van hebt.
2.2. Blunder 2: geen helder doel Wat wil je bereiken tijdens de onderhandeling? Een salarisverhoging van 5%? € 200,- per maand erbij? Of heb je dat niet bedacht en laat je dat van je baas afhangen en zet je in op “meer dan nu”?
In Alice in Wonderland komt Xxxxx bij een kruispunt waar een kat zit.
Xxxxx vraagt de kat “Kun je mij alsjeblieft vertellen welke kant ik op moet?”
De kat antwoord: “Dat hangt ervan af waar je naar toe wilt.”
“Dat maakt me niet zoveel uit,” antwoord Xxxxx.
“Xxx doet het er niet toe welke weg je kiest”, concludeert de kat.1
1 Vrij vertaald uit: Bargaining for Advantage, X. Xxxxxxx Xxxxx, pag. 28
Bij onderhandelen is het net als bij Alice: als je geen doel hebt, dan kun je het ook niet bereiken.
2.3. Blunder 3: je aannames niet controleren
Het is onvermijdelijk: bij iedere onderhandeling die je ingaat maak je aannames over de tegenpartij. Bijvoorbeeld:
“Ze zullen wel het onderste uit de kan willen hebben.” “Ik zal wel veel concurrentie hebben.”
“Ze willen natuurlijk zo min mogelijk uitgeven.”
“Er zal wel geen budget zijn voor wat ik wil voorstellen.” “Kwaliteit vinden ze het belangrijkste.”
Casus
Xxxxxxx vindt dat ze toe is aan een salarisverhoging. Ze heeft er veel verantwoordelijkheden bij gekregen en iedereen vertelt haar dat ze haar werk heel goed doet.
Helaas gaat het niet zo goed met het bedrijf vanwege de crisis en hoewel Xxxxxxx’x manager het met haar eens is dat ze goed functioneert en ook extra verantwoordelijkheden heeft is er geen ruimte voor een hoger salaris.
Xxxxxxx is teleurgesteld, maar ze begrijpt wel dat het nu niet kan. Haar manager vertelt haar dat het er over een half jaar waarschijnlijk beter uitziet.
Na 6 maanden gaat Xxxxxxx opnieuw het gesprek aan met haar manager. Het bedrijf heeft gereorganiseerd en Marieke wil nu haar salarisverhoging. Ze verwijst naar de toezegging die haar manager een half jaar geleden gedaan heeft.
Die toezegging kan de manager zich niet in die vorm herinneren. Xxxxxxx heeft nu spijt dat ze de afspraak niet helder op papier heeft gezet.
Deze aannames over wat de ander belangrijk vindt, maak je vaak op een onbewust niveau. Maar ook als je onderhandelblunder 1 hebt weten te vermijden en je hebt je goed voorbereid, dan nog kun je flink de mist
in gaan als je je aannames niet checkt bij de
tegenpartij.
Als jij denkt dat de ander het onderste uit de
kan wil hebben, dan stel je je misschien tamelijk competitief op. Als de ander juist op zoek is naar iemand om goed mee samen te werken, dan zou de onderhandeling zomaar kunnen mislukken vanwege je verkeerde aanname.
2.4. Blunder 4: het
onderhandelingsresultaat niet vastleggen
In Nederland geldt dat een mondelinge
afspraak net zo bindend is als een schriftelijke afspraak. Het probleem bij een mondelinge afspraak is de bewijslast.
Bovendien zijn er nogal eens interpretatieverschillen tussen de partijen als de afspraken niet zijn opgeschreven – en door alle partijen goedgekeurd.
Voorbeelden:
• Jij hebt een tarief exclusief BTW genoemd, maar de ander denkt dat het inclusief BTW is.
• Xxx denkt dat je een korting hebt bedongen, maar de ander bedoelde dat je die korting alleen krijgt bij een kortere betalingstermijn.
Op zijn best vertragen dit soort misverstanden de onderhandelingen, op zijn slechts trek je aan het kortste eind en heb je niets meer uit te ruilen.
3. ESSENTIËLE ONDERHANDELINGSTECHNIEKEN VOOR SUCCES
Hoe dan wel? In dit hoofdstuk kun je lezen over de 4 essentiële onderhandelingstechnieken voor succes die je juist wel moet toepassen.
1. Voorbereiding: misschien wel de belangrijkste techniek
2. Informatie uitwisselen: dit doe je in gesprek met de tegenpartij
3. Openen en concessies: het onderhandelen is nu echt begonnen
4. Vastleggen en commitment: essentieel om het onderhandelingsresultaat ook uitgevoerd te krijgen
3.1. VOORBEREIDING
Wellicht de allerbelangrijkste onderhandelingstechniek voor succes is de voorbereiding.
Er is uitgebreid onderzoek gedaan naar effectief onderhandelen. En keer op keer komt het belang van systematische voorbereiding naar boven. Met een goede voorbereiding bereik je een beter resultaat. Interessant is dat uit onderzoek ook blijkt dat een goede voorbereiding niet alleen een beter resultaat voor jezelf oplevert, maar ook voor de tegenpartij.
Voorbereiden dus, je onderhandelingen. Uit onderzoek naar effectieve onderhandelaars is gebleken dat de hoeveelheid tijd die gestoken wordt in de voorbereiding geen verschil maakt in het resultaat. Wel belangrijk is het om de juiste dingen voor te bereiden. Bijvoorbeeld: welke oplossingen zijn er mogelijk, wat wil je bereiken en welke belangen heb je gemeenschappelijk met de tegenpartij?
3.2. INFORMATIE UITWISSELEN
3.2.1. Positieve sfeer scheppen
Na je voorbereidingen is het uitwisselen van informatie de tweede fase van de onderhandelingen. Een belangrijk doel van deze fase is om elkaar af te tasten en een positieve sfeer te scheppen. Uit de sociale psychologie is naar voren gekomen dat we sneller geneigd zijn “ja” te zeggen op verzoeken van mensen die we kennen en die we aardig vinden.
Als we iets gemeenschappelijks hebben met een ander, dan hebben we eerder het gevoel de ander te kennen. Je kunt dan denken aan simpele dingen als opgegroeid zijn in dezelfde stad, dezelfde mening hebben over een bepaald onderwerp, uiterlijk en gemoedstoestand.
3.2.2. Informatie verzamelen over belangen, issues en zienswijzen
Het tweede belangrijke doel van deze fase is om erachter te komen wat de belangen, issues en zienswijzen van de ander zijn. Wie is de tegenpartij? Waarom zijn ze hier? Wat is belangrijk voor hen? Xxxxxxxx zijn ze bereid te onderhandelen? Hoe zien zij de situatie? Hebben zij de autoriteit om de deal te sluiten? Je test ook je aannames, die je tijdens de voorbereiding hebt gedaan.
Deze fase van informatie verzamelen is in iedere onderhandeling van belang, maar hoe groter de belangen, hoe belangrijker deze fase is.
3.2.3. Verwachtingen en machtspositie aanduiden
Tot slot, het derde doel van deze fase in het onderhandelingsproces is om je positie duidelijk te maken. Als je onderhandelt vanuit een sterke positie, dan is nu het moment om dat duidelijk te maken.
3.3. OPENEN EN CONCESSIES
Deze fase van de onderhandelingen begint met het eerste concrete bod, waarna er gewoonlijk een serie alternatieve, suggesties en tegen biedingen volgen.
Wie doet het eerste bod? En zet je hoog of redelijk in? Vaak kun je beter zelf openen, maar niet altijd. En hoog inzetten is wel een goede algemene regel, maar het beste kun je je strategie van de situatie laten afhangen.
3.3.1. Concessie strategie
Concessies horen bij het onderhandelingsproces. Daar zijn een aantal goede redenen voor:
• Beide partijen zijn meer tevreden over het onderhandelingsresultaat als ze “iets hebben binnengehaald”. En als beide partijen tevreden zijn, dan verloopt de uitvoering van de deal een stuk soepeler dan wanneer dit niet het geval is.
• Door het doen van concessies over en weer spreken partijen naar elkaar uit dat ze willen samenwerken en de ander serieus nemen. Hieruit spreekt respect voor elkaar.
Dat betekent overigens niet dat je altijd exact in het midden uit moet komen. Dan wordt het een trucje. Houd wel altijd ruimte om concessies te kunnen doen.
Welke concessie strategie werkt het beste?
Xxxxxxx Xxxxx beschrijft in zijn boek “Bargaining for Advantage” een experiment waarbij 3 concessiestrategieën werden getest:
1. Hoog inzetten en weigeren te bewegen
2. Matig inzetten en weigeren te bewegen
3. Hoog inzetten en geleidelijk toegeven tot aan een gematigd standpunt
De derde strategie bleek veruit de meest succesvolle concessiestrategie te zijn. Met deze strategie werd vaker een overeenstemming bereikt en de partijen die deze strategie toepasten verdienden meer geld per transactie dan degenen die de andere strategieën toe pasten.
Toch is de concessiestrategie die je het beste kunt toepassen ook afhankelijk van de situatie en het belang van de relatie ten opzichte van het belang van de inzet.
3.4. VASTLEGGEN EN COMMITMENT
Tijdens de onderhandelingen ben je tot een overeenkomst gekomen met de tegenpartij. Vaak heb je mondelinge afspraken gemaakt. Die mondelinge afspraken zijn op zich bindend, maar het is toch verstandig om de afspraken op schriftelijk vast te leggen, om een aantal redenen:
1. Interpretatieverschillen tussen beide partijen over de afspraken komen aan het licht als ze op papier staan. Met mondelinge afspraken kom je er soms pas achter dat je beiden een andere interpretatie hebt als het te laat is.
2. Mondelinge afspraken kunnen later weer worden ontkend, zeker als er enige tijd overheen is gegaan.
3. Ook al hebben de partijen nu heel veel vertrouwen in elkaar, dan nog kan dat in de toekomst veranderen. Bijvoorbeeld doordat een van beiden ontevreden is over de dienstverlening, of doordat de functie van een van de spelers wordt overgenomen. Dat kan ook binnen een organisatie gebeuren, bijvoorbeeld als je een nieuwe manager krijgt. Als je had afgesproken dat je na 6 maanden nog een salarisverhoging van 2% zou krijgen, dan is het wel goed als dit op papier staat.
Bij het vastleggen van de afspraken let je ook op de voorwaarden, zeker als je iets hebt afgesproken wat pas na verloop van tijd in zal gaan – zoals een salarisverhoging op een bepaald moment. Gaat de afspraak zonder meer door, of is het doorgaan van de afspraak afhankelijk van iets anders, bijvoorbeeld het halen van bepaalde doelstellingen of volumes?
3.4.1. Commitment krijgen
Naast het vastleggen van het onderhandelingsresultaat verdient ook het krijgen van commitment aandacht. Commitment krijgen is meer dan een onderhandelingsresultaat bereiken. Commitment – van beide kanten – zorgt ervoor dat de belofte die in de overeenstemming is gedaan ook tot uitvoering komt.
4. TOT SLOT
Heb je behoefte om ook een goede onderhandelaar te worden en deze onderhandelingstechnieken in de praktijk te oefenen? Dan is een van de programma’s van de Onderhandelcoach iets voor jou. Kijk voor de programma’s, data en inschrijving op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.
Als je dit e-book van iemand hebt gekregen en je krijgt zelf de nieuwsbrief van De Onderhandelcoach nog niet, abonneer je dan via xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx. De nieuwsbrief geeft je iedere keer adviezen, ideeën en inspiratie hoe je je onderhandelingen kunt aanpakken.
Ik hoor graag van je!
Xxxxxxxx xx Xxxx