ONTWERP VAN SAMENWERKINGSOVEREENKOMST
ONTWERP VAN SAMENWERKINGSOVEREENKOMST
(versie 23 november 2020)
Deze ontwerp overeenkomst kwam tot stand na een eerste overlegronde van de besturen van de vzw's van de unie. De komende weken wordt dit ontwerp verder overlegd en afgewerkt. Het ontwerp zal ook nog juridisch worden nagezien door een externe partij (o.a. op vlak van fiscaliteit en specifieke wetgeving van toepassing op de respectieve vzw’s).
Tussen
NATUURPUNT VZW, met zetel te 0000 Xxxxxxxx, Coxiestraat 11, vertegenwoordigd door Xxxxxx Xx Xxxxxxxxxxxxx, voorzitter en Xxxxxxxx Xxx, secretaris,
en
NATUURPUNT BEHEER VZW, met zetel te 0000 Xxxxxxxx, Coxiestraat 11, vertegenwoordigd door Xxx Xxxxxxx, voorzitter en Xxx Xxxxxxxxx, secretaris
en
NATUURPUNT STUDIE VZW, met zetel te 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxxxxxx 00, vertegenwoordigd door Xxxxxx Xx Xxxxx, voorzitter en Xxxxxxx Xx Xxxxx, secretaris
en
NATUURPUNT CVN VZW, met zetel te 0000 Xxxxxxxx, Coxiestraat 11, vertegenwoordigd door Xxxxx Xxxxxxxxxxxx, voorzitter en Xxxxx Xxxxxxxxxxx, secretaris
en
NATUUR- en LANDSCHAPSZORG, SOCIALE WERKPLAATS VZW, met zetel te 2180
Xxxxxx, Xxxxxxxxxxx 00, vertegenwoordigd door Xxxx Xxxxxxxxxx, voorzitter en Xxxxx Xxx Xxxxxxx, ondervoorzitter
en
XXXX xxx, met zetel te 0000 Xxxxx, Xxxxxxxx 00, vertegenwoordigd door Xxxxx Xxxxx, voorzitter en Xxxx Xxxxxxxxxx, bestuurder
hierna genoemd de xxx’x,
wordt overeengekomen wat volgt :
Preambule
Artikel 14 van de statuten van Natuurpunt vzw bepaalt :
“De vereniging vormt een unie met de specifieke verenigingen Natuurpunt Beheer vzw, Natuurpunt Studie vzw en de instelling Natuurpunt CVN vzw, die de uitbouw van de respectieve werkingsvelden natuurbeheer, natuurstudie en natuur- en milieu-educatie tot oogmerk hebben en waaraan de vereniging een deel van haar taken kan delegeren en met Natuur- en Landschapszorg, sociale werkplaats vzw en Lava vzw. De geïntegreerde werking van de verenigingen en instelling wordt vastgelegd in een overeenkomst.”
Op 21 november 2017 hebben de vzw’s een overeenkomst afgesloten in het kader van de vorming van een BTW-eenheid.
Onderhavige overeenkomst heeft tot doel de gemeenschappelijke werking van de Unie van vzw’s verder uit te werken en vast te leggen. De verbintenissen van de overeenkomst van 21 november 2017 blijven onverkort gelden en worden in onderhavige overeenkomst uitgebreid.
Begrippenlijst:
In deze overeenkomst wordt bedoeld met:
de “vzw”s: Natuurpunt vzw, Natuurpunt Beheer vzw, Natuurpunt CVN vzw, Natuurpunt Studie vzw, Natuur- en Landschapszorg, vzw en Lava vzw.
de “Unie”: de groep die bestaat uit Natuurpunt vzw, Natuurpunt Beheer vzw, Natuurpunt CVN vzw, Natuurpunt Studie vzw, Natuur- en Landschapszorg, vzw en Lava vzw.
de “specifieke verenigingen”: Natuurpunt Beheer vzw, Natuurpunt CVN vzw, Natuurpunt Studie vzw, Natuur- en Landschapszorg, vzw en Lava vzw.
Artikel 1 – eenheid en integratie
De organen van de vzw’s engageren zich om de Unie als één geheel te besturen. De eenheid van de Unie wordt onder meer verzekerd door volgende aspecten :
- er is een gezamenlijke missie en visie
- er zijn verankeringsmechanismen tussen de besturen (zie artikel 4)
- de besturen vergaderen minimum tweemaal per jaar gezamenlijk en zoveel meer als agendapunten dit vereisen (zie artikel 6)
- de algemene vergaderingen vergaderen tweemaal per jaar gezamenlijk
- de leden in de algemene vergadering van Natuurpunt Beheer vzw, Natuurpunt Studie vzw en Natuurpunt CVN vzw hebben ook stemrecht in de algemene vergadering van Natuurpunt vzw
- er is een gezamenlijk intern reglement
- de zes besturen hebben een gelijkaardige volmacht gegeven aan de directie om bepaalde rechtshandelingen te stellen
- er is eenheid van management en personeelsbeleid (zie artikel 9)
- er wordt een gemeenschappelijk werkingsprogramma opgemaakt
- er wordt een gemeenschappelijk financieel beleid gevoerd en de financiële resultaten worden ook geconsolideerd weergegeven
- de ondersteunende diensten worden centraal georganiseerd.
Artikel 2 – meerwaarde van samenwerken
De vzw’s zijn ervan overtuigd dat de samenwerking van de verschillende werkingsvelden in één Unie van vzw’s een belangrijke troef is. Zij engageren zich om door samenwerking en interactie tussen de werkingsvelden een belangrijke meerwaarde te realiseren.
Er wordt daarom steeds gestreefd naar consensus in de besluitvorming via een constructieve erkenning en samenwerking. Iedere vzw afzonderlijk houdt in haar beleid en de uitvoering ervan steeds het doel voor ogen om meerwaarde te creëren voor de Unie in zijn geheel en de andere vzw’s. Deze meerwaarde kan vele vormen aannemen, zoals intellectuele, financiële of praktische ondersteuning of solidariteit.
Van elke voorzitter, gesteund door het ganse bestuur, wordt verwacht dat hij deze collegialiteit en samenwerking nastreeft door de andere voorzitters tijdig te informeren en gezamenlijke belangen te erkennen.
Artikel 3 – delegatie van bevoegdheden
De vzw’s komen overeen dat het bestuur van Natuurpunt vzw de bevoegdheid krijgt om het geheel van de Unie aan te sturen, met respect voor de decretale erkenningsverplichtingen en voor de bevoegdheden die blijven toebehoren aan de besturen van de specifieke verenigingen voor hun eigen werkingsdomeinen.
De besturen van de specifieke verenigingen delegeren daarom volgende bevoegdheden naar het bestuur van Natuurpunt vzw:
Bevoegdheden Bestuur van Natuurpunt vzw
- uitzetten van overkoepelende strategische lijnen voor het geheel van de vzw’s en geledingen van de Unie
- bepalen van globale strategie inzake beleidsbeïnvloeding, externe vertegenwoordiging en externe relaties (zowel overheden als partners, bondgenoten en tegenstanders)
- bepalen van strategie inzake extern en intern communicatiebeleid, perswerking, merkbescherming en marketing
- voorbereiden van de globale begroting, tussentijdse budgetcontrole en het globale budgettair kader waarbinnen de vzw’s en de interne geledingen hun activiteiten ontplooien; dit globale kader laat elke vzw toe haar statutair doel en beleidsplan te realiseren
- vastleggen van het collectieve personeelsbeleid (met name vaststellen van arbeidsreglement, arbeidsvoorwaarden en HR beleid)
- bemiddelen bij discussie en betwisting tussen de besturen en in voorkomend geval doorleiden naar de verzoeningscommissie bedoeld in artikel 11; indien het bestuur van Natuurpunt vzw zelf betrokken partij is, wordt de discussie doorgeleid naar de verzoeningscommissie
- deze lijst kan worden uitgebreid met akkoord van alle vzw’s.
Bevoegdheden van de Besturen van de specifieke verenigingen
- bepalen van de strategie inzake hun specifiek werkingsveld binnen het algemeen strategisch, reglementair en budgettair kader
- vaststellen van standpunten inzake het werkingsveld binnen de bovengenoemde randvoorwaarden en met terugkoppeling naar Natuurpunt vzw
- voorbereiding en nadere uitwerking en invulling van de begroting van de specifieke vereniging binnen het bovengenoemd budgettair kader
- ontwerpen, vaststellen en opvolgen (met inbegrip van tussentijdse rapportering en evaluatie) van het werkingsprogramma en prioriteitenbepaling in het kader van de afgesproken algemene strategie
- ontwerpen en opvolgen van de strategie en de relaties ten opzichte van andere verenigingen en overheden voor het specifieke werkingsveld
- ontwerpen en opvolgen van de strategie ten opzichte van de financiering voor het specifieke werkingsveld
Artikel 4 – instrumenten van verankering vastgelegd in de statuten
De specifieke verenigingen kunnen bepaalde in de statuten opgesomde artikelen van de statuten slechts wijzigen met eenparigheid van stemmen, o.a. het gegeven dat Natuurpunt vzw lid is van de algemene vergadering van de specifieke verenigingen.
De specifieke verenigingen kunnen volmacht geven aan Natuurpunt vzw om hun belangen te verdedigen.
De verankering tussen besturen is als volgt geregeld :
- Natuurpunt vzw, vertegenwoordigd door een gemandateerde bestuurder, maakt ambtshalve deel uit van het bestuur van de specifieke verenigingen.
- De specifieke verenigingen, vertegenwoordigd door hun voorzitter, zetelen ambtshalve in het bestuur van Natuurpunt vzw.
Artikel 5 - evocatierecht
De gemandateerde bestuurder die namens Natuurpunt vzw zetelt in het bestuur van een specifieke vereniging, kan gemotiveerd verzoeken een beslissing op te schorten en voor te leggen aan het bestuur van Natuurpunt vzw. De uitoefening van dit recht dient te gebeuren binnen de 5 werkdagen na kennisname van de beslissing.
Hij is gehouden dit te doen wanneer de beslissing indruist tegen het strategisch beleid van Natuurpunt vzw of kennelijk de bevoegdheid van het bestuur van de specifieke vereniging overschrijdt. De beslissing blijft opgeschort totdat het bestuur van Natuurpunt vzw een standpunt heeft ingenomen of bij gebreke hiervan gedurende maximum twee maanden.
Zodra het bestuur van de specifieke vereniging opnieuw gevat is, zal het bij zijn beslissing rekening houden met het standpunt van het bestuur van Natuurpunt vzw. Bij niet nakoming van deze procedure, is de beslissing niet geldig en wordt het voorwerp van de discussie door het bestuur van Xxxxxxxxxx vzw doorgeleid naar de verzoeningscommissie bedoeld in artikel 11 van deze overeenkomst. De beslissing van deze verzoeningscommissie wordt genomen bij meerderheid. Ze is bindend voor de in de procedure betrokken vzw’s.
De voorzitters van de specifieke verenigingen die zetelen in het bestuur van Natuurpunt vzw, kunnen gemotiveerd verzoeken een beslissing op te schorten en voor te leggen aan het bestuur van hun respectieve specifieke vereniging. De uitoefening van dit recht dient te gebeuren binnen de 5 werkdagen na kennisname van de beslissing.
Zij zijn gehouden dit te doen wanneer de beslissing indruist tegen het strategisch beleid van de specifieke vereniging of kennelijk de bevoegdheid van het bestuur van Natuurpunt vzw overschrijdt. De beslissing blijft opgeschort totdat het bestuur van de specifieke vereniging een standpunt heeft ingenomen of bij gebreke hiervan gedurende maximum twee maanden. Zodra het bestuur van Natuurpunt vzw opnieuw gevat is, zal het bij zijn beslissing rekening houden met het standpunt van het bestuur van de specifieke vereniging. Bij niet nakoming van deze procedure, is de beslissing niet geldig en wordt het voorwerp van de discussie door het bestuur van de specifieke vereniging doorgeleid naar de verzoeningscommissie bedoeld in artikel 11 van deze overeenkomst. De beslissing van deze verzoeningscommissie wordt genomen bij meerderheid. Ze is bindend voor de in de procedure betrokken vzw’s.
Artikel 6 - rol van de gezamenlijke vergadering van de besturen van de vzw’s
Minstens twee maal per jaar is er een gezamenlijke vergadering van alle besturen voor de behandeling van de gemeenschappelijke begroting, het gemeenschappelijk werkingsprogramma en de gemeenschappelijke resultatenrekening. Door deze werkwijze wordt de juridische verantwoordelijkheid van elk bestuur voor het financiële beleid erkend. Tegelijk wordt erkend dat de planning en het financiële beleid voor de volledige Unie een gezamenlijke bespreking en beslissing vergt, zodat de unie van vzw’s tot zijn recht kan komen.
De gezamenlijke vergaderingen hebben daarnaast tot doel om de cohesie en uitwisseling tussen de bestuurders te verzekeren.
Artikel 7 – Permanente Commissie Financiën
De voorzitters en penningmeesters van de verschillende vzw’s maken ambtshalve deel uit van de Permanente Commissie Financiën, zoals bedoeld in artikel 35 van de statuten van Natuurpunt vzw. Deze commissie is bevoegd voor het uitwerken, voorbereiden en opvolgen van het gezamenlijke financieel beleid inclusief de begroting en het toewijzen van de exploitatieverliezen en doet voorstellen aan de besturen en de algemene vergaderingen.
Artikel 8 – onderlinge solidariteit
De vzw’s engageren zich onderling om de eventuele exploitatieverliezen van de anderen ten laste te nemen.
De algemene vergadering van Natuurpunt vzw heeft de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid over de herverdeling van de eventuele exploitatieverliezen tussen de vzw’s.
Deze beslissing wordt voorgedragen door het bestuur van Natuurpunt vzw en geeft hierbij uitvoering aan de beslissingen die genomen worden tijdens de gezamenlijke vergaderingen bedoeld in artikel 6 van deze overeenkomst.
Artikel 9 - eenheid van personeelsbeleid
De vzw’s respecteren het principe dat alle personeelsleden, bij welke vzw zij ook zijn tewerkgesteld, onder eenzelfde personeelsbeleid vallen en worden aangestuurd door één directie.
Het bestuur van Natuurpunt vzw is het finale orgaan als werkgever en is bevoegd voor de grote structurele en organisatorische personeelsbeslissingen. Dit bestuur krijgt hiertoe mandaat van de besturen van de specifieke verenigingen.
Het bestuur van Natuurpunt vzw houdt hierbij rekening met de beslissingen die genomen worden tijdens de gezamenlijke vergaderingen bedoeld in artikel 6 van deze overeenkomst.
Artikel 10 – de klankbordgroep
De voorzitters van de besturen, de algemeen directeur en door de algemeen directeur gemandateerde directieleden vormen samen een klankbordgroep. De klankbordgroep is een afstemmingsforum tussen de bestuurlijke afvaardiging en de directie met als doel de dagdagelijkse positionering van de Unie af te stemmen en de goede onderlinge samenwerking te bewaken.
Artikel 11 – verzoeningscommissie
Indien één van de vzw’s in gebreke blijft om de engagementen van deze overeenkomst uit te voeren of wanneer de samenwerking door het optreden van één van de vzw’s in het gedrang wordt gebracht, wordt een verzoeningsvergadering belegd. Elk van de andere vzw’s kan het initiatief nemen voor de bijeenroeping van de verzoeningsvergadering.
Deze vindt plaats uiterlijk vijftien kalenderdagen na het verzoek dat in dat verband door één van de vzw’s wordt gedaan. Voor de periode juli/augustus wordt deze termijn met vijftien kalenderdagen verlengd.
Ingeval de verzoeningsvergadering tot geen resultaat zou leiden, wordt een verzoeningscommissie ingesteld, bestaande uit twee door het bestuur gemandateerde afgevaardigden van elke vzw en een extra lid dat door deze afgevaardigden gezamenlijk wordt aangeduid. Dit extra lid neemt het voorzitterschap op.
De beslissingen van deze verzoeningscommissie worden genomen bij meerderheid. Ze zijn bindend voor de in deze overeenkomst betrokken vzw’s, wat betreft de uitvoering van deze overeenkomst.
Artikel 12 – duur van de overeenkomst en opzegmogelijkheid
Deze overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde duur.
Indien de verzoening bedoeld in artikel 11 niet tot resultaat heeft geleid, heeft elk bestuur het recht om deze overeenkomst te beëindigen door opzegging, mits het versturen van een aangetekend schrijven naar de andere besturen en het respecteren van een opzegtermijn.
De opzegtermijn begint te lopen vanaf de datum van het aangetekend schrijven in het jaar x en eindigt op 31 december van het jaar x +1. Deze opzegging is pas geldig indien zij door de algemene vergadering van de respectieve vzw wordt bekrachtigd.
Opgemaakt te Mechelen, op , in zoveel exemplaren als er partijen zijn en iedere partij verklaart zijn exemplaar te hebben ontvangen.
Voor Natuurpunt vzw
Xxxxxx Xx Xxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxx
Voor Natuurpunt Beheer vzw
Xxx Xxxxxxx Xxx Xxxxxxxxx
Voor Natuurpunt Studie vzw
Xxxxxx Xx Xxxxx Xxxxxxx Xx Xxxxx
Voor Natuurpunt CVN vzw
Xxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxx
Voor Natuur- en Landschapszorg vzw
Xxxx Xxxxxxxxxx Xxxxx Xxx Xxxxxxx
Voor Lava vzw
Xxxxx Xxxxx Xxxx Xxxxxxxxxx