REIZENDE FOTOTENTOONSTELLING

De vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken is een netwerk van erfgoedbibliotheken dat op vraag van de Vlaamse overheid werd opgericht door de Erfgoedbibliotheek Xxxxxxx Xxxxxxxxxx in Antwerpen, de Openbare Bibliotheek Brugge, de Provinciale Bibliotheek Limburg in Hasselt en de universiteitsbibliotheken van Antwerpen, Gent en Leuven.

Dit samenwerkingsverband richt zich tot iedereen die een hart heeft voor de geschreven, gedrukte en digitale erfgoedcollecties van bibliotheken. Via diverse projecten en onderzoek wil ze expertise ontwikkelen en kennis verspreiden rond de ontsluiting, digitalisering en conservering van deze bewaarcollecties.

Voor meer info: xxx.xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

2. TENTOONSTELLING ‘BOEKEN MET EEN HOEK AF’

Onze bibliotheken bewaren fascinerende bronnen. Ze stellen iedereen in staat om kennis te vergaren over ons verleden, of om plezier te beleven aan verhalen uit vervlogen tijden. Het is een hele uitdaging om al die oude geschriften en historische documenten te behouden voor toekomstige generaties. Want deze waardevolle erfstukken zijn kwetsbaar. Zelfs recente publicaties blijven niet vanzelf in goede staat en raadpleegbaar.

Om de kennis over schade aan bibliotheekmaterialen te verspreiden en meer bewustzijn te creëren rond collectiezorg publiceerde de vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken de Schadeatlas bibliotheken. Dat is een instrument voor bibliothecarissen die hun collectie willen screenen op schade volgens de UPLA-methode. Ze doen dit aan de hand van haarscherpe foto’s die de pracht maar ook de kwetsbaarheid van boekmaterialen tonen.

Voor de fototentoonstelling ‘Boeken met een hoek af’ selecteerden wij zesentwintig schadevormen waarvan een aantal zeker ook herkenbaar zijn vanuit de eigen boekenkast. Elke foto werd ingekaderd in identieke kaders van telkens 50cmx40cm.

Bij de tentoonstelling hoort ook een interactieve toepassing via de ErfgoedApp en (een drukbestand voor) een publieksgids met bijschriften en tips voor de boekenliefhebber die zijn privécollectie goed wil bewaren. Voorkomen is immers beter dan genezen. Met dit initiatief wil de vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken ook het brede publiek sensibiliseren voor een goed behoud en beheer van ons papieren en perkamenten geheugen.

De tentoonstelling zal de komende jaren op verschillende locaties gratis te bezoeken zijn. Archieven, bibliotheken, cultuurcentra en andere instellingen of organisaties die interesse hebben om deze tentoonstelling te programmeren vinden in deze bundel alle informatie en voorwaarden.

Wie ‘Boeken met een hoek af’ wil reserveren of meer informatie wenst kan contact opnemen met de vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken, via xxxxxxxxx@xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx – 03 202 87 80.

3. PRAKTISCH

3.1. Duur

De duur van de tentoonstelling kan in overleg worden bepaald tussen de ontlener en de vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken. We geven de voorkeur aan:

— een duurtijd van minstens 3 weken

— een start- en of einddatum die met enige marge (voor transport, opbouw en afbraak) aansluit bij de voorgaande en volgende locatie.

3.2. Transport

De ontlener is verantwoordelijk voor het vervoer van de foto’s en de kosten die dat met zich meebrengt. Indien de tentoonstelling aansluit op een andere locatie, kunnen de kosten beperkt worden tot één transport.

3.3. Verpakking

De kaders worden verpakt en vervoerd in 3 plastic dozen. In 2 dozen zitten 9 kaders en in 1 doos 8. Op het deksel van de doos staat telkens aangegeven welke kaders erin moeten. De kader met het hoogste nummer (zie sticker op de achterkant van de kader) gaat als eerste in de doos. Tussen iedere kader wordt een laag noppenfolie gelegd en 2 kussens per doos zorgen voor extra bescherming.

We vragen de ontlener om alle verpakkingsmaterialen (de dozen, de spanbanden, de noppenfolie en de kussens) zorgvuldig te bewaren zodat de kaders achteraf opnieuw hierin opgeborgen en vervoerd kunnen worden.

3.4. Opbouw en afbraak

De ontlener is verantwoordelijk voor de opbouw en afbraak. De opbouw neemt ongeveer een halve dag werk in beslag. Reken hiervoor op 1 of 2 werkkrachten. De afbraak gaat sneller.

De foto’s dienen een bepaalde volgorde te respecteren wanneer ze aan de muur worden gehangen.

3.5. Verzekering

De ontlener staat in voor de verzekering van nagel tot nagel. Een bewijs van verzekering wordt voorgelegd ten laatste op de dag van het transport naar de ontlener. Eventuele schade wordt verhaald op de ontlener.

De totale waarde van de tentoonstelling bedraagt 2.100 euro. Dit betreft:

— 26 ingekaderde foto’s. In geval van schade of verlies bedraagt de waarde hiervan 60 euro (incl.

BTW) per fotokader.

— 28 kaders (26 fotokaders+ 1 infotekstkader + 1 reserve) van 50 x 40 cm. In geval van schade of verlies bedraagt de waarde hiervan 15 euro (incl. BTW) per fotokader.

— 3 plastic dozen (noppenfolie, 2 spanbanden en 2 kussens per doos inbegrepen). In geval van schade of verlies bedraagt de waarde hiervan 40 euro (incl. BTW) per doos.

We vragen dat de ontlener eventuele schade of verlies meteen meldt aan de vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken en aan de verzekeraar.

3.6. Vergoeding

De onkostenvergoeding voor het gebruik van deze tentoonstelling bedraagt 100 euro. Deze vergoeding zal na afloop van de tentoonstelling door de vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken worden gefactureerd aan de ontlener.

3.7. Beeldmateriaal

De vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken stelt in het kader van de tentoonstelling 3 beelden ter beschikking voor pers- en promotionele doeleinden. Deze beelden mogen enkel worden gebruikt volgens de bepalingen van de sublicentie (zie bijlage) en mits de volgende vermelding:

“Xxx Xxxxxxxx in opdracht van de Vlaamse Erfgoedbibliotheken”

Het betreft:

• Foto SET F.1

• Foto SET B.2

• Foto SET D.1

3.8. Publieksgids

De vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken levert de ontlener een publieksgids in PDF aan. Deze bestaat uit 2 (recto-verso) A4-bladzijden die gevouwen worden tot een gidsje (A5-formaat). We vragen de ontlener om dit (bij voorkeur in kleur) in voldoende exemplaren af te drukken of te kopiëren en dit tijdens de tentoonstelling gratis ter beschikking te stellen van de bezoekers.

Het gidsje bevat de thumbnails van alle foto’s en alle bijschriften die meer informatie geven over de getoonde schadebeelden. Die geven op een beknopte maar educatieve manier toelichting bij elk beeld. Daarnaast bevat het ook beknopte informatie over de tentoonstelling, schaderegistratie en de vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken.

3.9. ErfgoedApp

Naast de publieksgids bieden wij de bezoekers de mogelijkheid om op een gemakkelijke manier de bijschriften van de foto's op hun smartphone of tablet te raadplegen. Dit gebeurt aan de hand van de ErfgoedApp, een initiatief van FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw. De toepassing werkt via Augmented Reality (AR) en maakt het mogelijk extra informatie toe te voegen aan elementen in de reële wereld.

De uitleg over de werking van deze AR-toepassing staat beschreven in een ingekaderde infotekst, die de ontlener al dan niet kan bijvoegen aan de tentoonstelling. Hoe werkt het? De bezoeker dient de gratis ErfgoedApp te installeren en de QR-code op de uitlegkader in te scannen, daarna kan hij aan de slag. Door het scan-venster in de app voor een beeld uit de tentoonstelling te houden verschijnt het bijschrift op het scherm

3.10. Opening tentoonstelling

De ontlener beslist zelf of de tentoonstelling al dan niet officieel wordt geopend en hoe dit eventueel gebeurt.

3.11. Contract

1. De tentoonstelling bestaat uit 26 ingekaderde foto’s (50 x 40 cm), 1 ingekaderde infotekst en 1 reservekader die in 3 plastic dozen worden aangeleverd.

2. De dozen en de verpakking moeten worden bewaard voor het transport naar de volgende locatie waar de tentoonstelling wordt getoond.

3. De tentoonstelling loopt van … tot en met … .

4. De ontlener is verantwoordelijk voor het vervoer van de dozen en de kosten die dat met zich meebrengt.

5. De ontlener staat in voor de verzekering van de tentoonstelling (incl. de periodes van opbouw en afbraak) en het transport van nagel tot nagel. De totale waarde van de tentoonstelling (inclusief transportkosten en verpakkingsmateriaal) bedraagt 2.100 euro. Een bewijs van verzekering wordt voorgelegd ten laatste op de dag van het transport naar de ontlener.

6. De vergoeding voor deze tentoonstelling bedraagt 100 euro (incl. BTW). Deze vergoeding zal door de vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken worden gefactureerd.

7. Eventuele schade of verlies wordt verhaald op de ontlener. Voor elke beschadigde of verloren foto wordt 60 euro aangerekend, voor een kader 15 euro en voor de doos (noppenfolie, 2 spanbanden en 2 kussens per doos inbegrepen) 40 euro.

8. De vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken geeft de ontlener mits copyrightvermelding de toestemming om maximaal 3 foto’s te gebruiken voor pers- en promotionele doeleinden, conform de afspraken van de sublicentie in bijlage.

9. De ontlener vraagt geen vergoeding aan de bezoekers van de fototentoonstelling.

10. De vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken neemt zelf geen contact op met de pers maar kondigt de tentoonstelling wel aan op haar website en in haar nieuwsbrief. De VEB levert ook een standaard perstekst aan die door de ontlener vrij gebruikt (en herwerkt) kan worden voor andere communicatiemiddelen en -kanalen.

4. OVERZICHT EN VOLGORDE VAN DE FOTO’S

We vragen de ontlener om de tentoonstelling integraal aan te bieden en bij de opbouw rekening te houden met de volgorde en combinatie van de kaders.

De 26 fotokaders worden opgehangen in verschillende sets. De foto’s horen telkens in sets van 2 bij elkaar en mogen zowel naast als boven elkaar worden geplaatst.