AUTOCONTROLEGIDS VOOR DE IMPLEMENTATIE VAN DE ISPM 15-NORM MET BETREKKING TOT VERPAKKINGSHOUT BESTEMD VOOR DE INTERNATIONALE HANDEL
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
G-045
AUTOCONTROLEGIDS VOOR DE IMPLEMENTATIE VAN DE ISPM 15-NORM MET BETREKKING TOT VERPAKKINGSHOUT BESTEMD VOOR DE INTERNATIONALE HANDEL
Versie 1 dd 2018-06-18
Inventaris van de versies
Versie | Van toepassing vanaf | Reden en omvang van de revisie |
1.0. van het lastenboek | Eerste versie van het lastenboek | |
1.0. | 2-07-2018 | - Eerste versie van de autocontrolegids die het lastenboek vervangt. - Meerdere aanpassingen ter verduidelijking van bepaalde vereisten. -Harmonisatie met de normale procedures van het Agentschap, van administratieve eisen met betrekking op de erkenning van OCI’s in het kader van autocontrole. - Erratum vertaling NL versie (punt 5.2.1.(b).ii.a.) |
5.1 Toelating van de operatoren voor de ISPM 15 -norm en certificeringsaudit 9
5.2 Technische voorschriften voor de operatoren 11
5.2.1 Infrastructuur, uitrusting en toestellen (HT behandeling) 11
5.2.3 HT-behandeling : laden van de droogkamer 14
5.2.4 Warmtebehandeling: Kritische temperaturen 16
5.2.5 Herstel en herfabricatie 20
5.2.8 Registraties en traceerbaarheid 25
5.2.9 Overzicht van de te bewaren documenten 28
5.2.10 Algemene voorschriften met betrekking tot de meldingsplicht 29
5.3 Aanvraag voor de erkenning van OCI's, erkennings- en toezichtsvoorwaarden 31
5.3.1 Aanvraag voor erkenning bij het FAVV 31
5.3.1.1 Initiële voorwaarden 31
5.3.1.3 Adres voor het opsturen van de erkenningsaanvraag 31
5.3.1.4 Samenstelling van het aanvraagdossier 31
5.3.1.5 Evaluatie van het aanvraagdossier 32
5.3.1.6 Erkenning van de OCI 32
5.3.1.7 Hernieuwing van de erkenning 32
5.3.2 Voorwaarden voor de erkenning bij het FAVV 32
5.3.2.3 Kwalificatieprocedure auditors 33
5.3.2.4 Certificeringsprocedure 36
5.3.2.5 Procedure Opleiding 39
5.3.2.6 Procedure voor deelname aan de controles of bemonsteringen op vraag van het Agentschap 39
5.3.2.7 Communicatieprocedure met het FAVV 39
5.3.2.8 Procedure Interne audit 41
5.3.2.9 Monitoring werking OCI 41
5.3.2.10 Procedure voor de klachten 42
5.4 Evaluatie en monitoring 42
5.4.1 Evaluatie van de certificeringsorganismen 42
5.4.2 Monitoring van de certificeringsorganismen 42
5.4.3 Reglementering inzake sancties 42
6.1 Bijlage 1 - ISPM15 Regulation of wood packaging material international trade– Originel EN versie 43
6.2 Bijlage 2 - Explanatory Document for ISPM 15:2009 (Regulation of wood packaging material in international trade) – Originel EN versie 43
Verklarend document voor ISPM 15:2009 (Regelgeving voor het houten verpakkingsmateriaal gebruikt in de internationale handel) – Fragmenten vertaald in NL 43
1 DOELSTELLINGEN
In het kader van het koninklijk besluit van 7 maart 2005 betreffende het gebruik door behandelaars en producenten van verpakkingshout van het merkteken dat de naleving van de ISPM 15-norm bevestigt, moeten alle inrichtingen voor behandeling, productie en herstel van verpakkingshout met gebruik van het merkteken dat de naleving van de ISPM 15-norm bevestigt, de eisen van voormeld besluit naleven. Om die activiteiten uit te oefenen moeten die inrichtingen officieel erkend zijn door het FAVV.
De controle op de vereisten wordt gewaarborgd via een jaarlijkse audit door een OCI. Indien de uitkomst van deze audit gunstig is, verstrekt de OCI een conformiteitscertificaat. Dat certificaat vormt een basisvoorwaarde voor het afleveren of het behouden van de toelating door het Agentschap. Dezeit autocontrolegidslastenboek werd opgesteld, in toepassing van het KB van 14 november 2003 betreffende autocontrole, meldingsplicht en traceerbaarheid in de voedselketen en vermeldt zowel de vereisten voor de betrokken operatoren als voor de certificeringsinstellingen die de goede toepassing van deze vereisten controleren. In voorkomend geval beschrijft het de technische minimumcriteria die in acht zouden moeten worden genomen om te voldoen aan de norm.
Deze gids vervangt het document “Lastenboek voor de implementatie van de ISPM-15 norm met betrekking tot verpakkingshout bestemd voor de internationale handel (2016/1089/PCCB).
2 TOEPASSINGSGEBIED
Dezeit autocontrolegidslastenboek heeft enkel betrekking op de vereisten die van toepassing zijn op de operatoren die vallen onder het toepassingsgebied van het KB van 7 maart 2005, alsook op de certificeringsinstellingen die audits uitvoeren in het dit kader van dit besluit.
3 NORMATIEVE REFERENTIES
1. Wet van 2 april 1971 betreffende de bestrijding van voor planten en plantaardige producten schadelijke organismen
2. Koninklijk besluit van 14 november 2003 betreffende autocontrole, meldingsplicht en traceerbaarheid in de voedselketen
3. Koninklijk besluit van 7 maart 2005 betreffende het gebruik door behandelaars en producenten van verpakkingshout van het merkteken dat de naleving van de ISPM 15-norm bevestigt.
4. Koninklijk besluit van 10 augustus 2005 betreffende de bestrijding van voor planten en plantaardige producten schadelijke organismen
5. Koninklijk besluit van 10 november 2005 betreffende heffingen bepaald bij artikel 4 van de wet van 9 december 2004 betreffende de financiering van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
6. Koninklijk besluit van 16 januari 2006 tot vaststelling van de nadere regels van de erkenningen, toelatingen en voorafgaande registraties afgeleverd door het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
7. Ministerieel besluit van 22 januari 2004 betreffende de modaliteiten voor de meldingsplicht in de voedselketen
8. ISPM 15 - Regelgeving voor verpakkingshout gebruikt in de internationale handelopgesteld door het secretariaat van de International Plant Protection Convention, International Standards for Phytosanitary Measures, aangenomen in 2009; gepubliceerd in 2016
a. ISPM 15 / Explanatory Document (by Xxxxx Xxxx, lead author, Xxxxxx Xxxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxx and Xxxxxxx Xxxxxx)
4 TERMEN, DEFINITIES
4.1 Termen en definities
Naast onderstaande definities zijn alle andere definities van het KB van 7/3/2005 en van de ISPM 15 norm van toepassing.
- Autocontrole: Alle door de ondernemingen genomen maatregelen om erop toe te zien dat de producten die onder hun beheer vallen, in alle stadia van de productie, de verwerking en de distributie, voldoen aan :
o de wettelijke voorschriften inzake veiligheid van de voedselketen,
o de wettelijke voorschriften inzake kwaliteit van de producten waarvoor het FAVV bevoegd is,
o de voorschriften inzake traceerbaarheid en toezicht op de effectieve naleving van die voorschriften.
- Houten verpakkingsmateriaal (zie hoofdstuk 3: normatieve referenties 8): verpakkingshout dat schadelijke organismen kan overbrengen die hoofdzakelijk een fytosanitair risico vormen voor de levende bomen. Dit omvat verpakkingshout zoals paletten, kisten, verpakkingsdozen, balken, haspels, kisten of bobijnen/spoelen die in nagenoeg alle ingevoerde zendingen aanwezig kunnen zijn, met inbegrip van de zendingen die normaal gezien niet het voorwerp zouden zijn van een fytosanitaire inspectie. De volgende artikels vormen een risico dat als voldoende laag beschouwd wordt om vrijgesteld te zijn van de bepalingen van de huidige norm:
o de verpakkingsmaterialen die volledig gemaakt zijn van dun hout (met een dikte van 6 mm of minder)
o de verpakkingsmaterialen die volledig gemaakt zijn van verwerkt hout, zoals multiplex, spaanplaat, oriented strand board (OSB) of fineerhout, verkregen door het gebruik van lijm, warmte of druk of meerdere van die technieken
o vaten voor wijn of gedistilleerde dranken die een thermische behandeling hebben ondergaan tijdens de vervaardiging
o geschenkkoffers voor wijnen, sigaren of andere waren, in verwerkt hout en/of op zo'n wijze vervaardigd dat ze vrij zijn van schadelijke organismen
o houtzaagsel, houtsnippers en houtwol
o houten elementen die permanent vastgemaakt zijn aan vrachtwagens en containers.
- Hhersteld houten verpakkingsmateriaal : hersteld houten verpakkingsmateriaal is verpakkingshout waarbij maximaal ongeveer een derde van de elementen is verwijderd en vervangen.
- Ggeherfabriceerd houten verpakkingsmateriaal: indien bij een eenheid van verpakkingshout ongeveer meer dan een derde van de elementen zijn vervangen, wordt de eenheid beschouwd als geherfabriceerd.
- Herbruikt verpakkingshout : verpakkingshout dat reeds is behandeld en gemerkt overeenkomstig deze norm en dat niet is hersteld, geherfabriceerd of op andere wijze is gewijzigd. Dit verpakkingshout dient niet te worden onderworpen aan een nieuwe behandeling of te worden voorzien van een nieuw merkteken tijdens het gebruik.
- Certificatie-instelling (OCI): een onafhankelijke instelling die het kwaliteitssysteem van de operatoren beoordeelt en certificeert volgens de in het kader van de kwaliteitssystemen gepubliceerde normen en alle aanvullende informatie vereist in het kader van dit systeem.
- Schadelijke organismen: alle soorten, stammen en biotypes van planten, dieren of pathogene agentia die schadelijk zijn voor planten of plantaardige producten. Ze omvatten dus zowel de gereglementeerde als de niet-gereglementeerde schadelijke organismen.
- Gereglementeerde schadelijke organismen: het betreft de organismen die schadelijk zijn voor planten en plantaardige producten overeenkomstig de wet van 2 april 1971. Voor de noden van de meldingsplicht (in geval van aanwezigheid) en het bijhouden van het overeenkomstige register (kopie van de notificaties), gaat het om de schadelijke organismen die uitdrukkelijk worden beschreven in de volgende bestaande regelgevingen: KB van 10/08/20052015, KB van 19/11/1987, organismen waarvoor de EU noodmaatregelen heeft uitgevaardigd en, in voorkomend geval, diegene die door de minister als "schadelijk" zijn aangegeven.
- Operator: fysieke of rechtspersoon die een activiteit uitoefent die onder de controle van het Agentschap valt; in het kader van dezeit autocontrolegidslastenboek gaat het om de producenten, herstellers en behandelaars van verpakkingshout zoals bedoeld in het KB van 7-03-057/03/2005.;
- Procedure P15 : deze procedure verwijst naar de procedure voor intrekking of opschorting van een erkenning of een toelating beschreven in het KB van 16/01/2006 (respectievelijk de artikelen 15, § 1, en 14, § 1 en 2, en artikel 16, § 1 tot 5). Ze is ook van toepassing voor een exploitant die reeds een erkenning/toelating heeft.
- Traceerbaarheid: de mogelijkheid om een product doorheen alle stadia van de productie, verwerking en distributie te traceren en te volgen.
- Voedselketebn: indien in dit document sprake is van “voedselketen” dan wordent hiermee bedoeld alle aspecten bedoeld die vallen onder de bevoegdheid van het FAVV, incl. verpakkingshout ISPM 15-norm
- Vestigingseenheid: site van productie, herstel of verwerking van het verpakkingshout die beantwoordt aan de voorwaarden van het KB van 7/03/2005.
4.2 Afkortingen
AC II: informaticatool van het FAVV voor de codering van de auditresultaten in het kader van de validatie van de ACS (autocontrolesystemen)
FAVV: Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen KB : Koninklijk besluit
KBO : Kruispuntbank van Ondernemingen FU : opvolgingsaudit (follow UP)
HT : warmtebehandeling in de zin van de ISPM 15 (Heat Treatment)
IA : initiële audit
ISPM 15 : Internationale norm voor fytosanitaire maatregelen met betrekking tot verpakkingshout OCI: certificerings- of keuringsinstelling
NPPO: national plant protection organisation
RA: audit voor de hernieuwing van de certificatie (renewal audit)
5 VEREISTEN
5.1 Toelating van de operatoren voor de ISPM 15 -norm en certificeringsaudit
Om het merkteken, volgens het model in bijlage I bij het KB van 07/03/200507-03-05, dat de naleving van de ISPM 15-norm bevestigt, te kunnen aanbrengen, moeten de operatoren over een toelating bij het FAVV beschikken. (art. 2, § 1, van voormeld KB).
Om die toelating te verkrijgen, moeten de operatoren beschikken over een conformiteitscertificaat verstrekt door een OCI die de naleving van de voorwaarden vermeld in bijlage II van het KB van 07/03/20057 mart 2005 bevestigt. (art. 2, §2 , van voormeld KB). Het punt 5.2 van dezeit autocontrolegidslastenboek bevat het richtsnoer voor eisen die door operatoren nageleefd en door OCI’s gecontroleerd moeten worden.
Elke vestigingseenheid (site voor productie, herstel of behandeling) moet zijn eigen individuele toelating aanvragen. Om de toepassing van die wettelijke bepaling mogelijk te maken, moet de OCI de vestigingseenheden dus certificeren.
Het valt onder de verantwoordelijkheid van de operator om de initiële audit aan te vragen bij een daartoe erkende OCI en het nodige te doen binnen zijn mogelijkheden om ervoor te zorgen dat de operator doorlopend gecertificeerd blijft. Indien een operator verandert van OCI dan wordt de eerste audit van deze nieuwe OCI terug beschouwd als een initiële audit.
Het valt onder de verantwoordelijkheid van de operator om een toelating aan te vragen bij het FAVV: Hiervoor moet hij contact opnemen met de lokale controle-eenheid en een kopie van het door de OCI verstrekte conformiteitscertificaat opsturen.
De OCI is verantwoordelijk voor de tijdige planning en de uitvoering van de tussentijdse jaarlijkse audits, met de medewerking van de betrokken operatoren. De OCI plant ook willekeurige onaangekondigde of gerichte audits, volgens een aangepaste frequentie. Wanneer de OCI tijdens die audits in een vestigingseenheid non-conformiteiten niet-conformiteiten ten aanzien van de wetgeving vaststelt die niet binnen een redelijke termijn (voor meer details, zie 5.3.2.4.2 en Technische specificatie Non-conformiteiten tijdens audits 2013/643/PCCB ) worden opgelost, moet de OCI het certificaat van conformiteit voor die vestigingseenheid schorsen. De OCI informeert het FAVV onmiddellijk wanneer beslist is om een certificaat te schorsen. Het FAVV kan vervolgens beslissen om de toelating van die vestigingseenheid te schorsen (Procedure P15).
Overgangsmaatregel:
Vanaf 1-01-17 | Vanaf 1-01-18 | Vanaf 1-01-19 | |
Operator | Het respecteren van de vereisten die reeds van toepassing waren voor het in voege treden van deze Het respecteren van de nieuwe vereisten is een aanbeveling. | Het respecteren van alle vereisten van deze | |
Audits | De audits moeten uitgevoerd worden op basis van de De vaststellingen die betrekking hebben op nieuwe vereisten moeten meegedeeld worden aan de operator, maar er wordt hiervoor geen NC gegeven. | Alle vaststellingen die betrekking hebben op de vereisten in deze De eerste audit wordt een initiële audit. | |
OCI | Accreditatie voor ISPM 15 (FAO) volgens de norm ISO 17065 volstaat. De nieuwe vereisten voor de OCI’s worden bij voorkeur (voor zover mogelijk) reeds toegepast (sterk aanbevolen). Uiteraard kan er nog geen certificaat uitgereikt worden dat verwijst naar deze | Accreditatie voor ISPM 15 (FAO) volgens de norm ISO 17065 volstaat. Alle vereisten voor de OCI’s moeten gerespecteerd worden. De auditgegevens kunnen in AC II ingebracht worden zodra de OCI de specifieke accreditatie en erkenning ontvangt voor de huidige autocontrolegids. | Accreditatie voor deze Specifieke erkenning voor deze |
5.2 Technische voorschriften voor de operatoren
5.2.1 Infrastructuur, uitrusting en toestellen (HT behandeling)
Ref. | Vereiste van de norm | Commentaar | Ref. |
(a) | De behandelaars van verpakkingshout die over een toelating beschikken, moeten beschikken over de middelen en de infrastructuur die vereist zijn voor de uitvoering van de behandeling. | i. Explanatory Document (E.D.) annex I ii. Specifieke bepalingen: a. de uitrusting moet van voldoende kwaliteit zijn wat betreft de thermische isolatie van de kamers, de ventilatoren, de hulpmiddelen voor sturing van de luchtstromen, de verwarmingsketels,... (gekende merken, beproefd concept,...) b. de uitrusting moet onderhouden worden en in goede algemene staat zijn c. de uitrusting heeft duidelijke gebruikershandleidingen | KB 7/03/2005 Bijlage II, 1 |
- De droogkamer is hermetisch afgesloten en goed geïsoleerd, in het bijzonder van de grond. - De droogkamer is zodanig ontworpen dat een uniforme luchtcirculatie rond en doorheen de houtstapel mogelijk is. - Er wordt gebruik gemaakt van ventilatoren om de lucht te laten circuleren tijdens de behandeling; de lucht die door deze ventilatoren wordt verspreid, volstaat om de temperatuur in de kern van alle stukken hout op het gewenste niveau te houden tijdens het vereiste tijdsinterval. | ISPM 15, bijlage 1 | ||
(b) | De toestellen gebruikt voor het uitvoeren van de behandelingen moeten regelmatig worden gekalibreerd volgens de relevante technische instructies. 1) Sondes - De temperatuursensoren en de toestellen voor de registratie van de gegevens worden gekalibreerd volgens de instructies van de | i. Explanatory Document (E.D.) annex I a. 6. Verification of the proper treatment of wood/wood packaging material b. 6.4. Calibration of temperature sensors: kalibratie van de temperatuursondes ii. Specifieke bepalingen a. De temperatuursondes moeten minstens één keer per jaar gekalibreerd worden door een bevoegde derde instelling overeenkomstig de specificaties van de fabrikant en de aanbevelingen van het E.D. | KB 7/03/2005 Bijlage II, 1 ISPM 15, bijlage 1 |
fabrikant op door de NPPO aangegeven tijdsintervallen. (om de 12 maanden) | b. Naast de jaarlijkse kalibratie, zou de operator regelmatig en minstens telkens wanneer er tekenen van een slechte werking worden vastgesteld, de goede werking van zijn sondes moeten nagaan volgens een geschikte kalibratiemethode. i. Voorbeeld van een kalibratieproces wanneer de kalibratiecurve van het type gebruikte sondes strikt lineair is. In dit geval wordt een controle van de sondes in 2 referentiepunten aanvaard indien de richtwaarde (56°C) zich binnen het interval tussen deze twee punten bevindt (bijvoorbeeld 0°C en 100°C). De geauditeerde operator moet de technische gegevens van de constructeur van de gebruikte sondes bezorgen die de lineariteit van de kalibratiecurves bevestigen. Bij gebrek aan die gegevens zou de kalibratieprocedure van de operator aangepast moeten worden. ii. Een ander voorbeeld van een kalibratiemethode : gebruik van een referentiemeetapparaat dat op de juiste manier gekalibreerd is en dat zelf als interne standaard wordt beschouwd (het kan gaan om een sonde die enkel wordt gebruikt voor kalibratiedoeleinden en wordt bewaard onder optimale omstandigheden). c. Precisie van de meetuitrusting (sondes, kabels en meetinstrumenten): ±2,0°C (maximaal toegelaten verschil) | ||
2) Behandelingskamers We bepalen wat de koudste plaats van de droogkamer is voor elke partij en er worden temperatuursondes geplaatst op die plaats, ofwel in het hout, ofwel in de kamer. | i. Explanatory Document (E.D.) annex I, 6.5. Wood Temperature Sensors: kalibratie van de behandelingskamers (en 6.4 kalibratie van temperatuursondes) ii. Specifieke bepalingen a. Indien er een procedure bestaat en wordt toegepast om de koude punten voor elke behandelingskamer te bepalen in functie van het soort lading, is het niet nodig om de handeling te herhalen voor iedere partij. | ISPM 15, bijlage 1 |
b. Deze procedure voorziet minstens : i. Het gebruik van 5 sondes die op representatieve wijze in de beladen behandelingscel worden geplaatst; ii. Een test per type lading die wordt gekarakteriseerd door : 1. Het type verpakking, het type hout gebruikt voor de vervaardiging van de verpakking, enz. 2. de respectievelijke afmetingen van de stukken hout en de ruimtes die luchtcirculatie toelaten. | |||
(c) | Het personeel moet over de vereiste kwalificaties en kennis beschikken. | KB 7/03/2005 Bijlage II, 1 |
5.2.2 Ontschorsing
(a) | Ongeacht het soort toegepaste behandeling moet het verpakkingshout worden gefabriceerd op basis van ontschorst hout. Voor de doeleinden van deze norm kan elk visueel gescheiden en duidelijk onderscheiden klein stukje schors aanwezig blijven wanneer: - de breedte kleiner is dan 3 centimeter (ongeacht de lengte) of - de breedte groter is dan 3 centimeter, maar de totale oppervlakte van het stuk schors kleiner is dan 50 vierkante centimeter. | ISPM 15, bijlage 1 – Gebruik van ontschorst hout | |
(b) | De ontschorsing kan vóór of na de behandeling worden uitgevoerd. Wanneer omvangslimieten gespecificeerd zijn, moet bij het meten van de afmetingen rekening worden gehouden met de schors. | ISPM 15, bijlage 1 – Gebruik van ontschorst hout |
5.2.3 HT-behandeling : laden van de droogkamer
(a) | Het te behandelen hout wordt zodanig geplaatst dat de lucht zo goed mogelijk rond en doorheen de stapel hout kan circuleren. | i. Explanatory Document (E.D.) annex I., 5., 5.2 (Loading a heat chamber). a. Vermijden van gemengde ladingen (verschillend verpakkingshout en stapels ruw hout); b. Laden van de palettenpalletten en andere gefabriceerde verpakkingen; c. Laden van de stapels ruw hout: geschikte dikte van de lagen ; geschikte dimensionering van de tussenlatten en van het aantal in functie van de dikte van de te verwerken lagen hout en de densiteit van het hout ; tussenlatten parallel aan de richting van de ventilatie; technische referentiedocumenten worden gebruikt en maken het mogelijk om de ladingsmodaliteiten te rechtvaardigen. ii. De operator beschikt over de geschikte procedures die de ladingsmodaliteiten van de droogkamers specificeren. iii. Specifieke bepalingen a) Elke soort lading (voorbeelden: palletten, kisten, pakken met latten, mengelingen van materialen, enz.) wordt gedocumenteerd met een foto van de gehele lading met duidelijke standaard schikking van het te behandelen materiaal., | ISPM 15, bijlage 1 |
(b) | Voor een goede luchtcirculatie wordt indien nodig gebruik gemaakt van luchtdeflectors in de droogkamer en van tussenlatten, die tussen de stukken hout worden geplaatst. | i. Explanatory Document (E.D.) annex I, 5, 5.1 The heat chamber en 5.2. Loading a heat chamber a. Het laden van de behandelingskamer wordt zodanig uitgevoerd dat de warme luchtstroom doorheen al het behandelde verpakkingshout gaat en dit op een zo homogeen mogelijke wijze. | ISPM 15, bijlage 1 |
5.2.4 Warmtebehandeling: Kritische temperaturen
(a) | Bij iedere uitgevoerde behandeling moeten kritische waarden worden geregistreerd om de doeltreffendheid van de behandeling te kunnen nagaan. | i. Explanatory Document (E.D.) annex I, 3. The heat chamber en a. 6.2. Temperature measurement b. 6.3. Number of temperature sensors c. 6.5. Wood Temperature Sensors d. 6.6. Measurement of temperatures in the cold spot ii. Specifieke bepalingen a. Voor de verificatie van de kritische waarden tijdens de behandeling met temperatuurmetingen in de kern, zullen per behandelingscel op de meest relevante plaatsen drie temperatuursondes worden geplaatst waarbij rekening wordt gehouden met de volgende elementen: I. de koudste punten van de droogkamer (die tijdens de kalibratie worden bepaald voor de verschillende types van lading; zie 5.2.1., b, 2) ; II. grotere tussenlatten van de te behandelen stukken hout (lLet op: wanneer twee of meerdere stukken hout zijn opeengestapeld zonder tussenlat) ; III. relatieve vochtigheid van de stukken hout ; IV. gebruikte houtsoorten, … V. gebruikte behandelingstechniek (wanneer enkel hittebehandeling wordt toegepast dan moet die nauwgezetter worden uitgevoerd dan wanneer die gekoppeld is aan droging– KD) VI. De sondes hebben een aangepaste bruikbare lengte die toelaat in het hart van de dikste stukken hout de temperatuur te meten; het meetelement wordt op het uiteinde geplaatst. De sondes worden geplaatst in de dikste elementen van de lading die onderworpen wordt aan de behandeling (let op wanneer twee of meer | KB 7/03/2005 Bijlage II, 1 |
De personen of de bedrijven die de behandeling uitvoeren, controleren de temperatuur op de plaats die beschouwd wordt als waarschijnlijk de koudste, namelijk de plaats die als laatste de gezochte temperatuur zal bereiken, zodat de gezochte temperatuur behouden blijft gedurende de hele duur van de behandeling in het volledige stuk behandeld hout. De koudste plaats of het koudste stuk hout kan verschillen volgens de energiebronnen en de gebruikte procédés, het vochtgehalte en de initiële verdeling van de temperatuur in het hout. Wanneer de techniek van de klassieke droogkamer wordt gebruikt, is de fundamentele vereiste om overal in het hout (met inbegrip van de kern ervan) gedurende minstens 30 minuten ononderbroken een minimumtemperatuur van 56°C te verzekeren. | ISPM 15 – Bijlage 1 – Technische behandeling |
We kunnen deze temperatuur meten door temperatuursondes in de kern van het stuk hout te plaatsen. Indien droogtoestellen of andere types van warmtebehandelingskasten worden gebruikt, kunnen behandelingsprogramma's worden opgesteld op basis van een reeks testbehandelingen gedurende dewelke de interne temperatuur van het hout op verschillende plaatsen in de droogkamer wordt gemeten en in verband wordt gebracht met de temperatuur van de omgevingslucht in de droogkamer, waarbij rekening wordt gehouden met het vochtgehalte van het hout en met andere belangrijke parameters (zoals de houtsoort en de dikte van het stuk hout, de air flow rate en de vochtigheid). De reeks testen moet aantonen dat de minimumtemperatuur van 56°C wordt nageleefd in het hele stuk hout gedurende een ononderbroken duur van minimaal 30 minuten. - Voor iedere partij wordt de koudste plek in de droogkamer bepaald en de temperatuursensoren worden op deze plek gezet, ofwel in het hout ofwel in de kamer. - In het geval waarin de behandeling wordt gemonitord door middel van temperatuursondes die in het hout worden | planken over elkaar liggen). Wanneer het hout voldoende lang is, worden de sondes op minstens 30 cm van de uiteinden geplaatst en dringen ze binnen tot in de kern van de sectie van het hout. Iedere sonde wordt in een vooraf geboorde opening geplaatst met een diameter die net iets groter is dan die van de sonde om een nauw contact met het hout mogelijk te maken. Indien de diameter van het geboorde gat meer dan 0,5 mm groter is dan de diameter van de sondes, wordt er een afsluitmiddel voorzien om het gat waarin de sonde is ingebracht hermetisch af te sluiten (bijvoorbeeld een stop, silicone, …). b. Voor het nazicht van de kritische waarden tijdens de behandeling met metingen van de temperaturen van de kamer, zullen minstens twee temperatuursondes worden geplaatst op de meest relevante plaatsen, d.w.z. op de koudste plaatsen van de droogkamer. Het bedrijf moet het verband bepalen tussen de luchttemperatuur en de temperatuur die wordt gemeten in de kern van het hout. De procedure die beschikbaar is in het bedrijf om deze correlatie te bepalen moet worden goedgekeurd door het FAVV. Hiervoor moet de OCI of de operator die een nieuw protocol wil toepassen een formele aanvraag indienen. De aanvraag bevat de redenen waarom de operator dit nieuw protocol wil toepassen in plaats van het (de) protocol(len) dat (die) momenteel goedgekeurd is (zijn). De goedkeuring wordt binnen de 3 maanden gegeven. Procedures goedgekeurd door het FAVV: i. Tabellen gepubliceerd door het Franse Ministerie van Landbouw voor de behandeling van |
geplaatst, worden minstens 2 sensoren gebruikt. De gebruikte temperatuursondes zouden geschikt moeten zijn om de interne temperatuur van het hout te meten. Het gebruik van meerdere temperatuursondes garandeert dat ieder defect van een sonde wordt gedetecteerd gedurende de behandeling. De temperatuursondes worden op een afstand van minstens 30 cm vanaf het uiteinde van het stuk hout ingebracht in de kern van het hout. In geval van kortere blokken van palettenpalletten of planken worden sondes ook ingebracht in het dikste stuk hout, zodat de interne temperatuur wordt gemeten. De gaten die in het hout geboord zijn om de sondes in te brengen worden afgesloten met geschikt materiaal, om te vermijden dat de temperatuurmetingen worden scheefgetrokken door convectie of door geleiding. Er zou bijzonder aandacht moeten worden besteed aan externe elementen die aanwezig zijn op het hout, zoals nagels of andere materialen die in het hout zitten die de resultaten kunnen scheeftrekken. Opgelet indien 2 planken op elkaar liggen. - In het geval waarin het behandelingsprogramma gebaseerd is op de monitoring van de luchttemperatuur in de droogkamer en wordt gebruikt om verschillende types hout te behandelen (bijvoorbeeld stukken hout van verschillende | paletten c. Om te garanderen dat de aangewezen temperatuur (56°C) zeker gehaald is, moet de gemeten drempeltemperatuur rekening houden met de foutenmarge van de sondes (fout beoordeeld tijdens de kalibratie): ze moet tenminste gelijk zijn aan x, met x=56°C + geobserveerde meetprecisie voor de sonde + 0,5°C d. de temperatuurmetingen worden geregistreerd gedurende de gehelehele behandeling met een periodiciteit die overeenkomt met 10 % van de effectieve duur van de behandeling (bijvoorbeeld 1 meting om de 3 minuten voor een behandeling van 30 minuten) en met minstens 1 meting per uur voor een behandeling van 10 uur of meer e. Er moeten altijd gekalibreerde reservesondes beschikbaar zijn in geval van panne. |
soorten of groottes), houdt het programma rekening met de houtsoorten, het vochtgehalte en de dikte van de behandelde stukken hout. Het wordt aanbevolen om minstens 2 temperatuursondes te gebruiken om de luchttemperatuur te controleren in de droogkamer waarin het verpakkingshout volgens het behandelingsprogramma wordt behandeld. - Indien de richting van de luchtstroom in de droogkamer veranderlijk is tijdens de behandeling, kan het nodig zijn om een groter aantal temperatuursondes te plaatsen om rekening te houden met het feit dat de koelste plaats kan veranderen. - De temperaturen worden gemonitord en geregistreerd tijdens iedere behandeling, zodat de voorgeschreven minimale temperatuur behouden blijft gedurende de gewenste tijd. Indien de minimale temperatuur niet behouden blijft, is het nodig om corrigerende maatregelen te nemen zodat het hout volledig wordt behandeld volgens de vereisten met betrekking tot de warmtebehandeling (gedurende 30 opeenvolgende minuten aan 56°C in de kern van de dikste sectie in de koelste zone); de behandeling wordt bijvoorbeeld vanaf het begin hernomen of de duur ervan wordt verlengd en, indien nodig, wordt de temperatuur verhoogd. Tijdens de behandeling is de frequentie van de |
temperatuurmetingen voldoende om het opsporen van defecten mogelijk te maken. | |||
(b) | Er bestaat een procedure in geval van een incident tijdens de behandeling (+ registratie) | i. Explanatory Document (E.D.) annex I, 6.1. ii. De procedure in geval van een incident moet ook minstens de registratie van ieder incident in een ad-hocregister voorzien. |
5.2.5 Herstel en herfabricatie
(a) | Hersteld verpakkingshout: wanneer het behandeld hout wordt gebruikt voor herstellingen, moet ieder toegevoegd element een individuele markering krijgen, overeenkomstig de onderhavige norm. | i. Explanatory Document (E.D.) chap. 6.4. ii. Geval van gebruik van stukken hout die genomen zijn van herbruikte verpakkingen die voldoen aan de ISPM 15-norm: deze praktijk wordt toegestaan op voorwaarde dat bewijsstukken aanwezig zijn om de traceerbaarheid van het gebruikte herstelmateriaal te bepalen. Verwijdering van de oude markeringen die aanwezig zijn op deze stukken en het opnieuw aanbrengen van de markeringen is verplicht. | ISPM 15, 4.3.2. |
(b) | Geherfabriceerd verpakkingshout: Iedere voorafgaande markering van geherfabriceerd verpakkingshout moet worden verwijderd (bijvoorbeeld bedekt met verf of afgeschuurd). Het geherfabriceerde | i. Explanatory Document (E.D.) chap. 6.5. ii. Verschillende technieken om de oude markeringen te verwijderen worden aanvaard: a. Afschuren | ISPM 15, 4.3.3. |
verpakkingshout moet opnieuw worden behandeld en het merkteken moet opnieuw worden aangebracht in overeenstemming met de huidige norm. | b. Verven, op voorwaarde dat de operator kan aantonen dat het gaat om permanente verf die voldoende dekkend is opdat de oude markering niet meer kan worden gelezen. c. Andere methoden op voorwaarde dat de operator kan aantonen dat ze het oude merkteken permanent verwijderen. |
5.2.6 Markering
a) | Het merkteken en het aanbrengen ervan : De gespecificeerde merktekens die worden aangebracht op het verpakkingshout overeenkomstig de huidige norm moeten voldoen aan de vereisten die zijn beschreven in Bijlage 2 van de ISPM 15-norm. | i. Explanatory Document (E.D.) hoofdstuk 6.2. Marking ii. Specifieke bepalingen a) De OCI controleert tijdens de audits systematisch het correcte gebruik van het toelatingsnummer voor de markering. b) De OCI zal, in voorkomend geval (wanneer er verschillen zijn tussen de gegevens die vermeld worden in Foodweb en de gegevens die aangegeven zijn aan de OCI), aan de operator vragen om de correcte gegevens door te geven aan de KBO. c) In geval van mobiele warmtebehandeling is geen enkel systeem dat het aanbrengen van het merkteken door de klant mogelijk maakt toegelaten : de markering mag uitsluitend worden aangebracht door de betreffende toegelaten operator die de warmtebehandeling uitvoert. d) Markering in het geval waarin meerdere onderaannemers/filialen de behandeling / fabricatie voor rekening van eenzelfde operator uitvoeren: i. De stukken worden altijd geïdentificeerd, ofwel door het merkteken van de behandelingseenheid die de behandeling heeft uitgevoerd, ofwel door het merkteken van de vervaardigingseenheid die de verpakking heeft vervaardigd, hersteld of geherfabriceerd ii. In afwijking, kunnen de stukken verpakking geïdentificeerd worden door de markering van de operator die het aanvraagt onder volgende voorwaarden: | ISPM 15, bijlage 2 |
1. De afwijking moet formeel aanvaard zijn door de certificerende instelling; 2. Voor elk stuk verpakking, moet het mogelijk zijn de vestigingseenheid van de onderaannemer die het geproduceerd of behandeld heeft te identificeren 3. Deze identificatie berust op het toevoegen van een extra merkteken aan het ISPM 15-merk specifiek voor elke onderaannemende vestigingseenheid; dit bestaat uit een hoofdletter van dezelfde grootte als die van de tekens van het ISPM 15-merk; het moet geplaatst worden buiten het kader van het ISPM 15-merk, net rechts ervan of net eronder. e) de volgende markeringstechnieken zijn aanvaard op voorwaarde dat ze voldoen aan alle voorschriften van de norm (het merkteken moet onder andere leesbaar, onuitwisbaar en onoverdraagbaar zijn en op een duidelijke plaats aangebracht zijn) : brandmerken, inktmarkering (sjabloon of inkjet), enz. De kleur wordt niet gespecificeerd, de kleuren rood en oranje worden echter afgeraden, aangezien die zijn voorbehouden voor de identificatie van gevaarlijke stoffen. De toepassing van een nieuwe markering op hergebruikte conforme verpakkingen (bijvoorbeeld voor commerciële redenen) is niet verboden; dit kan echter slechts door een bedrijf dat over een toelating beschikt worden uitgevoerd. Dat bedrijf neemt de volledige verantwoordelijkheid voor het aanbrengen van de nieuwe markering op zich. De oude merktekens worden verwijderd of onleesbaar gemaakt; dit blijft van toepassing zelfs indien geen enkele nieuwe behandeling effectief wordt toegepast; f) g)f) het bedrijf dat deze praktijk toepast zal een voldoende gedetailleerde traceringsprocedure moeten ontwikkelen en toepassen om de link tussen de binnenkomende en uitgaande conforme materialen aan te tonen. |
1. Ofwel wordt de verpakking opnieuw behandeld en gemerkt na herstel. De oude merktekens zullen worden verwijderd of onleesbaar worden gemaakt (vereiste ISPM 15-norm). De gecertificeerde hersteller neemt de volledige verantwoordelijkheid voor de conformiteit van de verpakking op zich. 2. Ofwel wordt de herstelling uitgevoerd door middel van reeds behandelde stukken hout die elk individueel voorzien zijn van de markering van de erkende onderneming. i) Recyclage van conform verpakkingshout 1. Dit geval wordt niet meer beschreven in de norm. 2. Dit hout kan worden beschouwd als zaaghout dat is behandeld vóór verwerking in een "nieuwe" verpakking. De bepalingen betreffende de markering zijn identiek aan het geval van de markering van de behandelde verpakking. 3. Dde markering die aanwezig is op gerecycleerd hout moet echter worden verwijderd (vereiste van ISPM 15-norm) ; de nieuwe verpakking zal het merkteken van de erkende fabrikant dragen die de volledige verantwoordelijkheid op zich neemt wat betreft de conformiteit van deze verpakking. j) Markering van behandeld zaaghout voor de verwerking ervan in een verpakking |
a. Dit geval wordt niet specifiek beschreven door het referentiekader. b. Een ISPM 15 conform merkteken aangebracht per pakket of een verklaring (attest, factuur...) van de aanbrenger die kan worden gelinkt aan het pakket volstaat, voor zover het bedrijf beschikt over een beheer van de inkomende en uitgaande stromen (inventaris) en een systeem voor de identificatie van behandeld hout gebruikt (fysieke scheiding van de behandelde en onbehandelde partijen of conventionele aanduiding op de behandelde partijen) wat het mogelijk maakt een voldoende traceerbaarheid op te stellen. Een partij behandeld hout moet steeds geïdentificeerd zijn door een enkel behandelingsattest (bvb: factuur dat de toepassing van de ISPM 15 behandeling aantoont, fytosanitair certificaat voor de invoer van hout uit derde landen). De partij kan enkel worden verdeeld naar meerdere bedrijven onder de verantwoordelijkheid van een bedrijf dat over een toelatingsnummer beschikt en dat zijn merkteken zal aanbrengen op de verschillende deelpartijen en die voorziet in een geschikt attest dat toelaat steeds de link te leggen met de oorspronkelijke partij. k) Vernietiging van de oude merktekens: wat ook de gebruikte techniek is (schuren, verbranden, inkt, onbreekbare etiketten...: zie punt (e)), het oude merk moet definitief vernietigd worden (inkt die tijd- en weerbestendig is, enz.) op zodanige wijze dat het onmogelijk is om het merkteken te lezen (door transparantie, reliëfeffect, enz.) | |||
b) | Verpakkingshout waarop het merkteken volgens het model in bijlage I zal worden aangebracht moet worden behandeld conform de ISPM 15- norm. | i. Explanatory Document (E.D.) hoofdstuk 6.2. Marking ii. Specifieke bepalingen a)Bij afwijking is de markering vóór de behandeling toegelaten wanneer die wordt uitgevoerd door | KB 7/03/2005 Bijlage II, 2 |
eenzelfde operator op voorwaarde dat er sterke en onweerlegbare traceerbaarheidswaarborgen worden gegeven voor alle productstromen en er tijdens de opslag en tijdens verplaatsingen een duidelijk zichtbare scheiding (bv: met een bordje) wordt toegepast tussen de onbehandelde gemerkte verpakkingen en de behandelde gemerkte verpakkingen. Ieder ander criterium dat het mogelijk maakt om de effectieve toepassing van de behandeling na te gaan zal in rekening kunnen worden genomen om de ingestelde traceerbaarheidsprocedure te aanvaarden | |||
5.2.7 Autocontrole
(a) | Producenten en behandelaars van | i. Explanatory Document (E.D.) hoofdstuk 6.1. Approval of facilities ii. Specifieke bepalingen o Dit gedocumenteerd autocontrolesysteem bevat minstens : ▪ de lijst van de vereisten van de behandeling of van de vervaardiging overeenkomstig de ISPM 15-norm en het KB 7/3/2005 dat gebaseerd is op dehet onderhavige autocontrolegidslastenboek ▪ alsook de controlebewijzen van de naleving van deze vereisten ; | KB |
verpakkingshout die over een toelating | 7/03/2005 | ||
beschikken die het merkteken volgens het model | Bijlage II, 3 | ||
in bijlage I op verpakkingshout aanbrengen, | |||
moeten beschikken over een gedocumenteerd | KB 14-11- | ||
systeem van autocontrole dat de nodige | 03, art 3 | ||
waarborgen biedt m.b.t. de naleving van de ISPM | |||
15-norm. | |||
(b) | Het systeem moet voldoende controles inhouden | Het volledige proces moet het voorwerp uitmaken van een permanente | |
ter bevestiging van deze naleving. | autocontrole. Daartoe kan de operator een autocontrolechecklist of ieder | ||
ander bewijsstuk invullen dat hij zal kunnen voorleggen aan de OCI en aan | |||
het FAVV. |
5.2.8 Registraties en traceerbaarheid
Onverminderd de algemene traceerbaarheidsbepalingen zoals voorzien in het KB van 14/11/200314-11-03, art 6, §§1, 2, 3
(a) | Registratie van operatoren bij het FAVV |
Operatoren moeten correct geregistreerd zijn bij het FAVV Om het merkteken volgens het model in bijlage I bij het KB van 07/03/200507-03-05, dat de naleving van de ISPM 15-norm bevestigt, te kunnen aanbrengen, moeten de operatoren over een toelating bij het FAVV beschikken. | - De OCI verifieert de gegevens van de registratie en van de toelating van de operatoren op Foodweb en communiceert eventuele discordanties. | KB 16/01/20 06 KB van 07-03-05 art 2, §1 | |
(b) | Registratie van de behandelingen | ||
De behandelaars van verpakkingshout die over een toelating beschikken moeten een registratie bijhouden van de uitgevoerde behandelingen, de identiteit en het volume van de behandelde en gemerkte partijen evenals de naam en het adres van de aankoper van deze partijen. | IN-REGISTER : Identificatie van hout dat dienst doet als ontvangen grondstof (leveranciers: naamNaam en adres; ontvangen hoeveelheden ; aard/type van het materiaal, bijvoorbeeld : Planken van XxYxZ cm, hout van Pinus,...). REGISTER VAN UITGEVOERDE BEHANDELINGEN: registratie van het behandelde volume en van de kritische proceswaarden: tijd en temperatuur (voorbeeld behandelingsfiches met grafieken tijd/temperatuur; REGISTER OUT : identificatie van partijen van producten (bestemmeling: naam en adres; verkochte hoeveelheden, aard/type van het materiaal, bijvoorbeeld paletten van het type Euro,...). RELATIE IN/OUT: er moet een verband kunnen worden gelegd tussen IN en OUT opdat kan worden gegarandeerd dat al het aangeleverde hout ook werd behandeld overeenkomstig de ISPM 15-norm, deze link tussen IN en OUT moet niet verder gaan. | KB 7/03/20 05 Bijlage II, 4 | |
(c) | Registraties van de productie | ||
(c). 1. | De producenten van verpakkingshout die over een toelating beschikken moeten een registratie bijhouden die toelaat iedere afgeleverde partij verpakkingshout, voorzien van het merkteken, te identificeren en de bewijzen van behandeling aan te tonen. | IN-REGISTER : identificatie van hout dat dienst doet als aangeleverde grondstof (leveranciers : naam en adres, geleverde hoeveelheden, aard/type materiaal) en voor hout dat reeds werd behandeld volgens ISPM 15: De bewijzen van behandeling (behandelingscertificaten, facturen, andere officiële handelsdocumenten). OUT-REGISTER: identificatie van de partijen van producten (bestemmeling : naam en adres, verkochte hoeveelheden; aard/type materiaal). RELATIE IN/OUT : er moet een link kunnen worden gelegd tussen het IN-en OUT- register opdat kan worden gegarandeerd dat al het hout dat werd geleverd werd | KB 7/03/20 05 Bijlage II, 5 |
behandeld overeenkomstig de ISPM 15-norm. Deze link tussen IN en OUT moet niet verder gaan. | |||
(c). 2. | Deze registratie moet ten minste het aangeleverd uitgangsmateriaal (behandeld en onbehandeld), de respectievelijke behandelingscertificaten, de aangebrachte merktekens en de aflevering van het verpakkingsmateriaal omvatten. | Behandelingscertificaten : het kan ook gaan om officiële handelsdocumenten (facturen, leveringsbon, …) | KB 7/03/20 05 Bijlage II, 5 |
(c). 3. | Van elke behandelaar waarvan de behandelingscertificaten beschikbaar zijn, dient een bewijs voorgelegd te kunnen worden dat hij behandelingen conform de ISPM 15-norm kan uitvoeren. Dit bewijs dient afgeleverd te worden door de Dienst die Plantenbescherming in zijn bevoegdheid heeft van het land waar de behandelaar is gevestigd. | De producent van verpakkingshout die behandeld ruw hout koopt (HT, MB, DE) met het oog op de productie van verpakkingshout of die de behandeling in onderaanneming geeft, moet zich er altijd van vergewissen dat dit hout werd behandeld volgens de ISPM 15-norm door een bedrijf dat een officiële toelating heeft om deze behandeling uit te voeren. In alle gevallen moeten de partijen behandeld hout worden vergezeld van documenten die de behandeling attesteren en een geschikte fysieke markering moet aanwezig zijn op de pakketten om de link met deze documenten te verzekeren. Om meer duidelijkheid te verschaffen, kunnen we bijvoorbeeld de vermelding HT gebruiken op het hout, op de verpakking, alsook op de handelsdocumenten. i. In geval van binnenlands behandeld ruw hout: nagaan of de leverancier wel degelijk een toelating heeft op de Foodweb-site van het FAVV : xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxx/Xxxxxx/XxxxxxXxxxxxxx.xxxx. ii. In het geval dat behandeld ruw hout afkomstig is van een andere lLidstaatidstaat: nagaan of de leverancier wel degelijk de toelating heeft van zijn NPPO (de website van de betreffende NPPO raadplegen) iii. In geval van invoer van behandeld hout dat afkomstig is van een derde land : het behandeld ruw hout moet vergezeld zijn van een fytosanitair certificaat of van een geschikt document afgeleverd door de fytosanitaire overheid van het land van oorsprong dat de behandeling verduidelijkt dat het hout heeft ondergaan en deze behandeling moet in overeenstemming zijn met de ISPM 15-norm. | KB 7/03/20 05 Bijlage II, 5 |
5.2.9 Overzicht van de te bewaren documenten
a) | Geschreven procedures | ||
b) | de registraties van de uitgevoerde behandelingen (op papier of op computer) (5.2.4.c) | Met het oog op het reglementair nazicht bewaren de personen of bedrijven die een warmtebehandeling uitvoeren gedurende 3 jaar de registers van de warmtebehandelingen. | ISPM 15, bijlage 1 |
c) | De resultaten van de kalibraties van de apparaten (sondes en kamers) (5.2.1.b) | Met het oog op het reglementair nazicht bewaren de personen of bedrijven die een warmtebehandeling uitvoeren gedurende 3 jaar de registers van de kalibraties van apparaten die ze hebben uitgevoerd. | ISPM 15, bijlage 1 |
d) | de afgeleverde behandelingsattesten (5.2.8.c.1°) | Behandelingsattesten, facturen, leveringsbonnen,... | |
e) | De behandelingsattesten voor gekocht hout, afkomstig van BE en andere Lidstaten (5.2.8.c.3°.i and ii) | Behandelingsattesten, facturen, leveringsbonnen, geschikte fytosanitaire documenten, enz… | |
f) | Fytosanitaire certificaten (FC) of ad- hocdocumenten voor hout ingevoerd uit derde landen (5.2.8.c.3°.iii) | Voor de FC: enkel de opties waarin de HT behandelingen vermeld zijn (o.a. : 1.1. a. of 1.5. d of 1.6.x. xxxxxxxxxx de oorsprong of de betrokken species) (bijlage IV.A.I van het KB 10/08/2005) met de markering HT zijn toegelaten. De optie (c) en de markering “KD 56°C/30min” alleen worden niet aanvaard. In het geval van ad-hocdocumenten, zijn de opties MB en DH ook mogelijk. Het ISPM 15-toelatingsnummer van het bedrijf zou moeten worden vermeld | |
g) | "inkomend/uitgaand" register (5.2.8.d) | Deze registers moeten een voldoende gedetailleerde traceerbaarheid mogelijk maken. De registratie van binnenkomende en uitgaande conforme verpakkingen, alsook de registratie van het verband tussen binnenkomende en uitgaande verpakkingen dienen voldoende gedetailleerd te zijn om sterke en onweerlegbare traceerbaarheidswaarborgen te kunnen opleggen voor een hele productflow. Dit is bijvoorbeeld het geval bij hermarkering van herbruikte conforme verpakkingen (naast herstelde of geherfabriceerde verpakkingen) zonder voorafgaande volledige HT-behandeling of wanneer gebruik wordt gemaakt van stukken hout van dit type van verpakkingen met |
het oog op het herstellen van andere verpakkingen in overeenstemming met de ISPM 15-norm zonder volledige HT-behandeling. |
5.2.10 Algemene voorschriften met betrekking tot de meldingsplicht
Elke operator stelt het Agentschap onverwijld in kennis als hij van mening is of redenen heeft om aan te nemen dat een door hem ingevoerd, geproduceerd, gekweekt, geteeld, verwerkt, vervaardigd, gedistribueerd of in de handel gebracht product schadelijk kan zijn voor de gezondheid van mens, dier of plant. Hij stelt het Agentschap in kennis van de maatregelen die hij heeft genomen om risico's te voorkomen en verhindert of ontmoedigt niemand om overeenkomstig de wetgeving en de juridische praktijk, met het Agentschap samen te werken, indien hierdoor een risico in verband met een product kan worden voorkomen, beperkt of weggenomen. (§1) Indien een operator van mening is of redenen heeft om aan te nemen dat een product dat hij ingevoerd, geproduceerd, gekweekt, geteeld, verwerkt, vervaardigd, gedistribueerd of in de handel gebracht heeft niet aan de voorschriften inzake veiligheid van de voedselketen voldoet, leidt hij onmiddellijk de procedures in om het betrokken product uit de handel te nemen wanneer dit de directe controle van deze operator heeft verlaten, en stelt het Agentschap daarvan in | De melding is verplicht wanneer gereglementeerde schadelijke organismen ontdekt worden of de aanwezigheid ervan vermoed wordt. | KB 14/11/2003 art 8 |
kennis. Indien het product de consument bereikt kan hebben, stelt de operator de consumenten op doeltreffende en nauwkeurige wijze in kennis van de redenen voor het uit de handel nemen, in voorkomend geval door middel van een persbericht, en roept zo nodig, wanneer andere maatregelen niet volstaan om een hoog niveau van gezondheidsbescherming te verwezenlijken, de reeds aan consumenten geleverde producten terug. (§2) De operatoren werken samen met het Agentschap aan maatregelen om risico's, verbonden aan een product dat zij leveren of geleverd hebben, te vermijden of te beperken. Producten die niet aan de voorschriften inzake veiligheid van de voedselketen beantwoorden, worden vernietigd tenzij op een andere wijze aan de eisen van het Agentschap kan worden voldaan. (§3) |
5.3 Aanvraag voor de erkenning van OCI's, erkennings- en toezichtsvoorwaarden
5.3.1 Aanvraag voor erkenning bij het FAVV
Om als OCI erkend te kunnen worden in het kader van het KB van 7/03/2005, moet aan de volgende voorwaarden voldaan zijn :
(1) De OCI is geaccrediteerd voor de controle op de toepassing van de voorschriften van dehet onderhavige autocontrolegidslastenboek, waarbij het accrediteringscertificaat binnen een periode van 12 maanden afgeleverd werd na de indieningsdatum van de accreditatiesaanvraag bij de accreditatiesinstelling. In uitzonderlijke gevallen en mits gegronde redenen kan van deze termijn worden afgeweken;
(2) De OCI voldoet aan de voorwaarden die voorzien zijn in het KB van 7/03/2005 en verduidelijkt zijn in deze procedure.
De audits in het kader van dezeit autocontrolegidslastenboek moeten uitgevoerd worden door hiertoe erkende OCI's. Zo kan het aanvaard worden dat de OCI 5 audits (max. 5 vestigingseenheden) uitvoert met het oog op het verkrijgen van de accreditatie. Deze 5 audits kunnen worden uitgevoerd en in rekening worden genomen door het Agentschap voor zover :
(1) de OCI bij een accreditatiesinstelling, een geldige aanvraag voor accreditatie heeft ingediend voorafgaand aan de uitvoering van deze audits,
(2) de audits binnen de 9 maanden volgend op de aanvraag voor accreditatie, uitgevoerd worden,
(3) de OCI effectief geaccrediteerd werd voor de controle op de toepassing van de vereisten van dezeit autocontrolegidslastenboek,
(4) de 5 uitgevoerde audits in aanmerking genomen worden bij de correctieve acties en de corrigerende maatregelen die getroffen worden in het kader van de vaststellingen bij de accreditatie-audit,
(5) de audits gunstig afgesloten worden.
5.3.1.3 Adres voor het opsturen van de erkenningsaanvraag
Als aan de voormelde voorwaarden voldaan is, kan de OCI zijn aanvraag indienen. De aanvraag moet per mail verstuurd worden naar xxx-xxxxxxxxxxxx@xxxx-xxxxx.xx.
5.3.1.4 Samenstelling van het aanvraagdossier
Om een geldige erkenningsaanvraag bij het FAVV in te dienen, moet een volledig dossier bij het Agentschap samen met de volgende stukken worden ingediend:
- Aanvraagformulier (2017/1109/PCCB)
(1) een kopie van het accreditatiecertificaat met het toepassingsveld;
De accreditatie moet betrekking hebben op dezeit autocontrolegidslastenboek.
(2) een overzicht van de auditors die gekwalificeerd zijn voor dezeit autocontrolegidslastenboek met vermelding van de datum van kwalificatie;
- Kwalificatiematrix auditoren (2017/1111/PCCB)
- Een bewijs, per auditor, dat voldaan is aan respectievelijk punten 4° en 5° van artikel 10, §2 van het KB autocontrole:
(2)(3) een verklaring op erewoord dat strikt rekening gehouden wordt met alle voorwaarden die in dezeit autocontrolegidslastenboek vermeld zijn.
- Het formulier van verklaring op erewoord (2017/1110/PCCB)
5.3.1.5 Evaluatie van het aanvraagdossier
Na ontvangst wordt het aanvraagdossier onderzocht om na te gaan of het volledig is en overeenstemt met hetgeen gevraagd werd. In voorkomend geval kunnen telkens bijkomende bewijsstukken per dossier aan de OCI gevraagd worden.
De erkenning wordt niet toegekend, indien blijkt dat bepaalde elementen niet overeenstemmen met de vereisten. De aanvrager wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht.
De erkenning wordt toegekend indien de evaluatie gunstig is. De erkenning is geldig voor een periode van maximum 3 jaar en kan verlengd worden.
5.3.1.7 Hernieuwing van de erkenning
De aanvraag voor verlenging moet ten vroegste 3 maanden en ten laatste 2 maanden voor het verstrijken van de geldigheidstermijn van de erkenning ingediend worden, overeenkomstig punt 5.3.1.
5.3.2 Voorwaarden voor de erkenning bij het FAVV
Op het ogenblik van de aanvraag moet de OCI beschikken over een accreditatie als productcertificatie-instelling (ISO 17065) voor de certificatie van behandelaars van verpakkingshout overeenkomstig de ISPM 15-norm. Deze accreditatie werd afgeleverd door het Belgisch Accreditatiesysteem conform de wet van 20 juli 1990 betreffende de accreditatie van certificatie- en keuringsinstellingen alsmede van beproevingslaboratoria of door een
gelijkwaardige accreditatie-instelling opgericht binnen de Europese Economische Ruimte [KB 7-03-05, Bijlage III, punt 1]
Wat de activiteiten betreft die gebonden zijn aan deze erkenning moet de OCI beschikken over procedures voor het goed beheren van alle vereisten waaraan zij gebonden is door dezeit autocontrolegidslastenboek.
De onafhankelijkheid van beoordeling van de auditoren moet worden gegarandeerd. Het orgaan en het personeel ervan mogen zich niet bezighouden met enige activiteit die onverenigbaar is met hun onafhankelijkheid van beoordeling en hun integriteit met betrekking tot hun werkzaamheden op het gebied van inspectie en certificering” (xx.xx. zo kan een OCI die individuele begeleiding aan bedrijven van de voedselketen geeft , niet meer erkend worden voor dit domein).
De personeelsleden van het orgaan zijn door het beroepsgeheim gebonden met betrekking tot alles wat zij vernemen bij de uitoefening van hun functies in samenhang met hetgeen in het besluit van 7/3/2005 is bepaald, (deze bepaling is niet van toepassingen op informatie-uitwisseling met het FAVV of met Belac/andere betrokken accreditatieorganisatie).
De OCI kan gedurende een periode van drie jaar zijn certificatie- en keuringsdiensten niet aanbieden aan een organisatie die begeleid is geweest door een verwante instelling. De periode gaat in vanaf het einde van de commerciële overeenkomst tussen de verwante instelling en de organisatie. Tevens kan de verwante instelling de eerste 2 jaar die volgen op het verlenen van de certificatie en keuringsdiensten geen begeleiding meer geven aan deze betrokken organisatie. Dit dient minstens contractueel vastgelegd te worden.
5.3.2.3 Kwalificatieprocedure auditors
Per betrokken auditor stelt de OCI een duidelijke formele kwalificatie m.b.t. dezeit autocontrolegidslastenboek op.
In het aanvraagdossier is voormelde synoptische lijst voldoende. De OCI moet echter een meer gedetailleerde kwalificatiechecklist hebben. Bovendien moeten de nodige bewijsstukken beschikbaar zijn om te kunnen aantonen dat men effectief aan de vereisten voldoet. De bewijsstukken moeten op verzoek onmiddellijk aan het FAVV kunnen voorgelegd worden.
Opgelet ! Er mag op geen enkele manier (in mondelinge en schriftelijke contacten) gesuggereerd worden dat het FAVV de auditors van de OCI erkent. De kwalificatie is en blijft de taak van de OCI.
Een auditor mag enkel een audit uitvoeren in een inrichting indien hij/zij voor deze inrichting niet gewerkt heeft als consultant, werknemer of zelfstandige gedurende 3 jaar voorafgaand aan de audit. Na een audit in een inrichting, mag de auditor ook niet voor het betrokken bedrijf werken als consultant, werknemer of zelfstandige gedurende de 2 daaropvolgende jaren. Deze vereiste is opgenomen in het contract tussen de OCI en de auditor. In dit kader zien de OCI erop toe dat ze per bedrijf een ondertekende verklaring hebben waarin gesteld
wordt dat de aangeduide auditor niet als consultant voor het bedrijf in kwestie gewerkt heeft gedurende minstens 3 jaar voorafgaand aan de audit. Deze specifieke verklaring kan worden vervangen door een algemene verklaring waarin de auditor bevestigt dat hij nooit consultancytaken uitgevoerd heeft.
De auditoren moeten specifiek kennis hebben over de toepassing van de ISPM 15 norm op verpakkingshout, alsook van de installaties die voor de behandeling van verpakkingshout in het kader van deze norm gebruikt worden; [KB 7-03-05, Bijlage III, punt 2]
Bij het opstellen van de kwalificatievereisten dienen minimaal de volgende aspecten behandeld te worden:
Kwalificatievereisten | |
Diploma | Basisopleiding hoger onderwijs in een vak dat verband houdt met de veiligheid van de voedselketen. |
Algemene werkervaring | Relevante beroepservaring van ten minste twee jaar hetzij in een productie-entiteit hetzij als medewerker van de dienst kwaliteit in een inrichting in de voedselketen of een equivalente ervaring hetzij door activiteiten in een consultancybedrijf, actief in de voedselketen hetzij in een OCI, actief in de voedselketen; |
Specifieke werkervaring (~per gids)2 | Relevante beroepservaring van ten minste twee jaar in een productie-entiteit of als medewerker van de dienst kwaliteit in een inrichting in de betrokken sector of deelsector of een equivalente ervaring in de betrokken sector of deelsector hebben verworven door zijn of haar activiteiten in een consultancybedrijf (> 160 u) of in een OCI, actief in deze sector of deelsector (> 80 u); aritmetische combinatie van bovenvermelde opties is eveneens mogelijk.3 |
Auditervaring | Met het oog op de initiële kwalificatie • Minimaal 4 volledige audits (totaal minimaal 16 u)4 6binnen de OCI als auditor in opleiding onder aansturing |
1 In sommige gevallen kan gelijktijdig aan verschillende criteria voldaan zijn.
2 Specifieke werkervaring hoeft niet m.b.t. de gids zelf (kan bv. in het kader van een relevante commerciële standaard), maar moet voor de betrokken (deel)sector!
3 “Aritmetische” combinatie: (partiële) valorisatie van uren in het kader van vergelijkbare gidsen is eveneens mogelijk (vb in bepaalde gevallen uren m.b.t. G-040 (deel plantaardig) valoriseren in het kader van vereiste werkervaring G-033).
4 Een afwijking is mogelijk indien een groot aantal meevolgaudits én acceptabel resultaat van de uitgevoerde audits onder supervisie én het gespecificeerde minimaal aantal uur in totaal bereikt wordt (zelf uitvoeren van de audit + meevolgaudits).
en begeleiding van een gekwalificeerd auditor met een positievef evaluatie Na initiële kwalificatie: - minimum 5 audits voor deze | |
Kennis & vaardigheden | Aantoonbare kennis m.b.t.: - Auditprincipes, -procedures en -technieken - Autocontrole - De betrokken autocontrolegids - De betrokken wetgeving |
Continue opleiding | - Interne opleidingen (minimaal 2x per jaar)7 - Opleidingen van het FAVV: verplichte deelname van elke OCI van minstens 1 medewerker die vervolgens instaat voor de opleiding binnen de OCI (~Train the trainer)* 8 |
De initiële kwalificatie van een auditor voor dezeit autocontrolegids dient voorafgegaan te worden door minimaal 1 gunstige witnessaudit.
De minimale monitoringsfrequentie (witness on site voor het behoud van de kwalificatie) is 1x/3 jaar. De resultaten hiervan worden geregistreerd, beoordeeld en, indien nodig, worden er passende maatregelen genomen.
Overgangsmaatregel:
Kwalificaties, toegekend vanaf 1-07-18 moeten gebeuren op basis van deze technische specificatie;
kwalificaties, toegekend vóór 1-07-18 blijven geldig tot 1-01-19. Vanaf 1-01-19 moeten ook deze kwalificaties de hoger vermelde vereisten respecteren.
5 Mits gegronde reden kan hiervan afgeweken worden. Een afwijking moet vooraf en vervolgens jaarlijks aangevraagd en goedgekeurd worden door de cel validatie gidsen. Het realiseren van dit aantal over verschillende OCI’s heen is aanvaardbaar voor zover dit eveneens via een afwijking aangevraagd en aangetoond wordt.
6 De aspecten, opgenomen onder het laatste streepje dienen aantoonbaar te zijn voor alle subactiviteiten (vb.behandeling van hout, vervaardiging van hout, …).
7 Verplichte aanwezigheid van alle auditoren, incl. alle freelance auditoren. Gelijkwaardige, aantoonbare alternatieven i.p.v. de fysieke aanwezigheid zijn mogelijk (vb videoconference).
8 Tenzij anders gespecificeerd door het FAVV in het kader van de organisatie van de opleiding.
5.3.2.4 Certificeringsprocedure
Er dient een auditprocedure opgesteld waarin beschreven wordt hoe de audit zal verlopen, gaande van de offerte-aanvraag tot het afleveren van het certificaat en tot de opvolging van de audit en de toezichtaudits.
In deze procedure moet rekening gehouden worden met volgende principes :
5.3.2.4.1 Voorafgaand aan de audit
- Contract OCI-klant
Contracten, opgemaakt vanaf 1-07-18, tussen de OCI en de klant omvatten minimaal de volgende aspecten :
▪ De klant staat de aanwezigheid van medewerkers van het FAVV toe tijdens de audits;
▪ Bij verandering van OCI verschaft de klant aan de nieuwe OCI steeds toegang tot de verslagen van de vorige audits;
▪ De klant moet elke wijziging in activiteiten melden die een impact kan hebben op de door de OCI afgeleverde certificaten;
▪ De klant zal in geval van opschorting / intrekking van de validatie van het autocontrolesysteem door het FAVV steeds haar OCI hiervan op de hoogte brengen.
- Voorafgaand aan de programmering van de audit moet de OCI nagaan of het mogelijk is de audit uit te voeren. Dit betekent dat de OCI moet nagaan :
▪ of alle activiteiten van de vestigingseenheid correct bij het FAVV geregistreerd werden;
▪ of de vestigingseenheid beschikt over de noodzakelijke toelating;
▪ of de OCI beschikt over de nodige erkenning voor het uitvoeren van de gevraagde audit.
- Tijdens de audit moeten steeds alle activiteiten geauditeerd worden die vallen onder de scope van dezeit autocontrolegidslastenboek.
- Tijdens de audit wordt steeds aandacht geschonken aan documentatie en implementatie .
- De audit is steeds gebaseerd op dehet autocontrolegids lastenboek dat door het FAVV opgesteld is en het auditverslag wordt opgemaakt volgens een door het FAVV goedgekeurd model.
- Hoewel de verschillende types van audit (IA, FU, RA) dezelfde inhoud hebben, worden verschillende benamingen gebruikt om aan te duiden in welke context deze audits worden uitgevoerd. Maar alle vereisten moeten evenwel gecontroleerd worden bij elke audit (AI, FU en RA).
- Bij de evaluatie van de vaststellingen, moet het systeem van quotering (NC A, NC B, +*,
+), alsook de daaraan verbonden gevolgen (timing, plan van aanpak,...) steeds gebruikt worden volgens de wijze waarop ze beschreven zijn in het FAVV-document "Technische specificatie : Non-conformiteiten tijdens de audits" (2013/643/PCCB) en in andere relevante documenten die door het FAVV verspreid zijn.
De rapportering moet overeenstemmen met een model van verslag dat door het FAVV goedgekeurd is. Het verslag moet eveneens aangevuld worden met ten minste de elementen die in deze procedure beschreven zijn :
- Het kenmerk van dezeit autocontrolegidslastenboek (met inbegrip van de titel en de versie).
- De identificatie van het toepassingsgebied (productgroepen - procesactiviteiten
- beschrijving van de activiteiten die van toepassing zijn, zoals gespecificeerd is in de activiteitenboom van het Agentschap).
- Of het eventueel gaat om een "onaangekondigde audit".
- De namen van de personen (die op de processen een invloed hebben) die tijdens de audit geïnterviewd werden.
- Er moeten voldoende bewijzen kunnen aangevoerd worden met betrekking tot de aspecten die geëvalueerd werden. Dit betekent dat voor alle rubrieken van dehet autocontrolegidslastenboek en van de checklist, voor alle processen en alle relevante secties in het kader van dehet autocontrolegidslastenboek, het verslag de (positieve en negatieve) vaststellingen moet bevatten, zowel op het vlak van de documenten als op het vlak van de implementatie.
- In het verslag worden de datum en de totale duurtijd van de audit binnen de inrichting (on site) vermeld.
- De NC, het plan van aanpak van de NC (met bewijs van aanvaarding door de OCI) en een beschrijving van de wijze waarop de NC A werden opgelost.
- De historiek van de NC.
- Het besluit en de aanbevelingen om de overeenstemming te verkrijgen.
Tijdens de audit moeten de inspectieverslagen die het FAVV bij de operator uitgevoerd heeft opgevraagd en onderzocht worden. De auditor moet in het auditverslag vermelden dat de inspectieverslagen beschikbaar waren en onderzocht werden.
Wettelijke basis:
“rekening houden met de inspectieverslagen van de personeelsleden van het Agentschap, beschikbaar bij de exploitant [KB 7-03-05, Bijlage III, punt 4]”.
Een verslag moet ook de volgende administratieve gegevens bevatten :
- de identificatie van de OCI (naam, adres, telefoon, fax, e-mail)
- de identificatie van het auditteam (naam van de auditor(s) en functie)
- de identificatie van de vestigingseenheid (naam, juridische vorm, verantwoordelijke, adres)
- de kerncijfers (aantal werknemers,...) van de inrichting (algemene beschrijving van de inrichting, evenals de gegevens die nodig zijn om de auditduurtijd bijvoorbeeld te bepalen,...)
- het ondernemingsnummer (eventueel)
- het vestigingseenheidsnummer
- het toelatingsnummer afgeleverd door het FAVV
-
- In alle gevallen stelt de OCI zowel een verslag en een certificaat op.
- Het certificaat mag geen misleidende vermeldingen bevatten, die bijvoorbeeld twijfel kunnen scheppen omtrent het toepassingsgebied of andere zaken.
- Het is niet toegelaten gecombineerde certificaten af te leveren.
- Het certificaat moet minstens de volgende gegevens bevatten :
- de identificatie van de OCI (naam, adres, telefoon, fax, e-mail)
- de identificatie van de vestigingseenheid (naam, juridische vorm, verantwoordelijke, adres)
- de gegevens van dezeit autocontrolegidslastenboek (volledig en ondubbelzinnig)
- de gegevens van het toepassingsgebied
- de geldigheidsduur (datum van ingang van het certificaat , datum waarop deze periode verstrijkt)
- de handtekening van de persoon die hiertoe gemachtigd is
- het logo van de accreditatie (*)
- het ondernemingsnummer (eventueel)
- het vestigingseenheidnummer en het door het FAVV afgeleverde toelatingsnummer
- het certificaatnummer afgeleverd door de OCI
(*) Het logo van de accreditatie kan enkel aangebracht worden wanneer de OCI geaccrediteerd is. De certificaten die werden afgeleverd voordat de accreditatie verkregen werd kunnen enkel vervangen worden door een certificaat met het accreditatielogo vanaf de volgende audit (met positief gevolg).
- Datum van ingang van het certificaat = datum van de gunstige certificatiebeslissing (tenzij het tijdsvenster gerespecteerd werd of de certificatiebeslissing betrekking heeft op de opschorting / intrekking van het certificaat ).
- Datum van het verstrijken = datum van invoegetreding + X
- Analoge opvolgingscycli
X = geldigheid van het certificaat = 5 jaar - 1 dag
"elke aflevering of hernieuwing van een conformiteitscertificaat laten voorafgaan door een initiële of verlengingsaudit in de betrokken onderneming" [KB 7-03-05, Bijlage III, punt 3]
Het afgeleverde certificaat is 5 jaar (-1d) geldig, maar ieder jaar moet een tussentijdse audit plaatsvinden in de hierna vermelde gespecificeerde tijdsvensters :
• Datum van de gunstige beslissing van de IA + X – 60 d < datum RA ≤ datum van de
gunstige beslissing van de IA + X
• Datum van de gunstige beslissing van de IA + 1/5X – 60 d < datum FU1 ≤ datum
van de gunstige beslissing van de IA + 1/5 X
• Datum van de gunstige beslissing van de IA + 2/5X – 60 d < datum FU2 ≤ datum
van de gunstige beslissing van de IA + 2/5 X
• Datum van de gunstige beslissing van de IA + 3/5X – 60 d < datum FU3 ≤ datum
van de gunstige beslissing van de IA + 3/5 X
• Datum van de gunstige beslissing van de IA + 4/5X – 60 d < datum FU4 ≤ datum
van de gunstige beslissing van de IA + 4/5 X
• Datum van de gunstige beslissing = binnen de 3 maanden die volgen op het einde van de audit indien IA en binnen de twee maanden die volgen op het einde van de audit indien FU of RA.
Indien een inrichting overgenomen wordt, moet er een nieuwe audit georganiseerd worden.
Er is een aangepast opleidingsprogramma voorzien. Er moet concrete informatie zijn over de inhoud van de opleidingen en de personen die op deze opleidingen aanwezig zijn.
5.3.2.6 Procedure voor deelname aan de controles of bemonsteringen op vraag van het Agentschap
Wettelijke basis:
"Deelnemen aan controleprogramma's of bemonsteringscampagnes op vraag van het Agentschap en volgens de door haar vastgestelde modaliteiten. »
[KB 7-03-05, Bijlage III, punt 5]
De OCI verleent zijn medewerking aan het FAVV in het kader van de enquêtes die het uitvoert naar aanleiding van non-conformiteiten of verdenkingen (bijvoorbeeld : notificatie door derde landen of opgespoorde contaminaties).
5.3.2.7 Communicatieprocedure met het FAVV
5.3.2.7.1 Vertrouwelijkheid van de gegevens
Wettelijke basis:
"geen informatie uitgaande van het Agentschap of van de gecontroleerde bedrijven ter beschikking stellen van derden tenzij met schriftelijke toestemming naargelang het geval van het gecontroleerde bedrijf of het Agentschap" [KB 7-03-05, Bijlage III, punt 8]
De OCI geeft aan het FAVV, op zijn eenvoudig verzoek en binnen een voor het FAVV bepaalde aanvaardbare termijn (in functie van de gevraagde gegevens en het beoogde gebruik), alle gevraagde gegevens betreffende de activiteiten verbonden aan deze erkenning (informatie m.b.t. de structuur, personeel, organisatie, bewijsstukken in relatie tot de erkenningsvoorwaarden, informatie in relatie tot hun taak als auditerende instantie, …incl. verslagen van accreditatieaudits op bij de erkenning betrokken activiteiten).
De OCI stelt alle auditverslagen en alle andere documentatie betreffende de geauditeerde inrichtingen ter beschikking van het FAVV. Hij bezorgt deze aan het FAVV op zijn eenvoudige vraag.
Wettelijke basis:
"de verslagen van de initiële, opvolgings- en verlengingsaudits en alle andere documentatie betreffende de bedrijven ter beschikking stellen van het Agentschap" [KB 7-03-05, Bijlage III, point 6]
De OCI brengt onmiddellijk het FAVV op de hoogte (coördinaten... van de huidige procedure) van alle belangrijke wijzigingen die aangebracht zijn aan de structuur van de OCI, bij zijn personeel en de organisatie en met betrekking tot de activiteiten verbonden aan deze erkenning. Het kan bijvoorbeeld gaan om veranderingen op het vlak van de accreditatie (geen verlenging; verlies of schorsing van de accreditatie), adreswijziging, gewijzigd telefoonnummer of e-mailadres, wijziging inzake de kwalificatie van de auditoren, verandering in de structuur van de OCI die de onafhankelijkheid ervan kunnen beïnvloeden,...
"onmiddellijk het Agentschap inlichten indien een wijziging optreedt in het toepassingsgebied van de accreditatie" [KB 7-03-05, Bijlage III, punt 7]
5.3.2.7.2 Meldingsplicht
De OCI informeert onmiddellijk het FAVV van alle vastgestelde NC van het type A1. (d.w.z. d De NC die een direct gevaar inhouden voor de gezondheid van mens, dier of plant). Deze NC worden meegedeeld volgens de modaliteiten voorzien in het ministerieel besluit van 22 januari 2004 betreffende de modaliteiten voor de meldingsplicht in de voedselketen.
Dit geldt ook als de OCI vaststelt dat een operator activiteiten uitoefent die niet bij het FAVV gekend zijn, tenzij de OCI beschikt over het bewijs dat de operator onmiddellijk de niet-aangegeven activiteiten aan zijn LPCE heeft meegedeeld.
De melding gebeurt bij de LPCE van de geauditeerde operator.
De Ongunstige audits (~na ongunstige (certificatie) beslissing), schorsingen en intrekkingen van certificaten met als gevolg het verlies van de validatie in het kader van de activiteiten waarvoor de OCI erkend is, worden steeds onmiddellijk aan het FAVV gemeld (en meer in het bijzonder aan de LPCE van de inrichting met XXX@xxxx-xxxxx.xx in kopie) (naam van het bedrijf, inrichting, scope, reden).
Wat de meldingsplicht en de "schorsing/intrekking" betreft, moet de OCI beschikken over een snelle meldingsprocedure. Het is niet de bedoeling dat een procedure eerst binnen de OCI moet gevolgd worden voordat het FAVV op de hoogte gesteld wordt. Er mag dus geen vertraging zitten tussen het moment van de vaststelling en van de melding.
Tenslotte, de OCI moet, op verzoek van het FAVV, een volledig overzicht van de komende geplande audits binnen de 5 werkdagen per mail aan de hand van formulier 2017/1118/PCCB “Planning audits OCI” aan het FAVV. Dit overzicht moet de volgende informatie bevatten: naam van de inrichting, VEN, te auditeren toepassingsveld, datum van de audit, soort audit (IA, FU, RA, "onaangekondigde" audit), taal van de audit, naam van de auditor en voorziene tijd voor de audit.
5.3.2.7.3 Melding van de auditresultaten
Binnen de 3 werkdagen die volgen op de certificatiebeslissing m.b.t. de validatie van het autocontrolesysteem, moeten de (positieve en negatieve) auditresultaten in AC II gecodeerd worden.
De OCI’s zijn verplicht zich minimaal in te schrijven voor de FAVV newsletter “autocontrole” via de website van het FAVV (xxxx://xxx.xxxx-xxxxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xx/).
5.3.2.8 Procedure Interne audit
De voorwaarden in het kader van de erkenning worden punt voor punt geëvalueerd tijdens de jaarlijkse interne audit binnen het kwaliteitssysteem van de OCI.
5.3.2.9 Monitoring werking OCI
De OCI dient een monitoringsysteem op te stellen met het oog op het meten en evalueren van de performantie van de instelling. Dit omvat:
Het jaaroverzicht per auditor:
• Aantal audits per gids
• Minimum, maximum en gemiddeld aantal NC’s vastgesteld per gids (per type NC)
Er wordt speciale aandacht geschonken aan de freelanceauditoren (incl. vergelijking t.o.v. de auditoren on the payroll).
In dat kader wordt gebruik gemaakt van het formulier 2017/1117/PCCB “Performantiemeting OCI”.
Minimaal jaarlijks voert de OCI een analyse uit van de bekomen cijfers. In functie van de vaststellingen worden gepaste maatregelen genomen (vb. gerichte opleiding, …).
Jaarlijks stuurt de OCI in februari van jaar X de volgende informatie m.b.t. jaar X-1 naar het FAVV via xxx-xxxxxxxxxxxx@xxxx.xx :
• Het hoger vermelde jaaroverzicht
• Het verslag van de analyse van deze gegevens en de conclusies
• De eventueel genomen maatregelen
Op vraag moet eveneens in de loop van het jaar een stand van zaken bezorgd worden.
Overgangsmaatregel:
Vanaf de datum waarop de nodige uitbreidingen voorzien zijn in AC II: start verzamelen nodige gegevens voor de monitoring.
Begin van het jaar dat volgt op de lancering van de nodige uitbreidingen in AC II: start eerste analyse en bijhorende acties.
5.3.2.95.3.2.10 Procedure voor de klachten
De klachten die door het FAVV aan het certificeringsorganisme meegedeeld worden, worden nauwkeurig geregistreerd en behandeld. De acties en noodzakelijke corrigerende maatregelen moeten worden uitgevoerd en geregistreerd.
Klachten en specifiek deze van het FAVV worden bovendien elk jaar overlopen tijdens de directiebeoordeling van het certificeringsorganisme.
5.4 Evaluatie en monitoring
5.4.1 Evaluatie van de certificeringsorganismen
Het FAVV kan, via verschillende wegen, informatie verkrijgen over de werking van de OCI's. Informatie kan meer bepaald komen van : Belac of andere accreditatieorganisaties, de LPCE's, de operatoren,... Alle ontvangen informatie wordt zorgvuldig behandeld en in het dossier bewaard. Klachten t.o.v. certificeringsorganismen worden geregistreerd in een databank "Klachten", waarin eveneens de evaluatiecriteria opgenomen zijn.
5.4.2 Monitoring van de certificeringsorganismen
Het FAVV heeft de mogelijkheid om controles uit te voeren bij de OCI's, ofwel in hun kantoren ofwel op het terrein en dit in het kader van de erkenning. Het FAVV behoudt zich het recht voor aan Belac of andere accreditatieorganisaties de verkregen informatie door te sturen.
Indien deze controle wordt uitgevoerd in het kader van een klacht die bij het FAVV ingediend werd, kan Belac of andere accreditatieorganisaties betrokken worden bij het uitvoeren van het onderzoek.
5.4.3 Reglementering inzake sancties
Indien wordt vastgesteld dat de OCI een vereiste van het Agentschap niet naleeft, waarvan zij in kennis werd gesteld of die op de website van het FAVV opgenomen is, of indien de OCI valse verklaringen aflegt, dan kan het FAVV, op basis van een gemotiveerde beslissing, ofwel de erkenning niet afleveren ofwel de erkenning van de OCI schorsen. De schorsing wordt aangetekend aan de betrokkene genotificeerd.
Vanaf ontvangst van dit schrijven, beschikt de betrokkene over een termijn van 15 dagen om de beslissing aangetekend te betwisten. Wanneer een betwisting wordt ingediend, wordt de beslissing om de erkenning te schorsen, opgeschort. Het FAVV beschikt over een termijn van zestig dagen na ontvangst van de betwisting om zijn definitieve beslissing aangetekend aan de betrokkene te betekenen.
Belac of een andere relevante accreditatieorganisatie wordt op de hoogte gesteld van de schorsing van de erkenning van de OCI.
5.56.1 Bijlage 1 - ISPM15 Regulation of wood packaging material international trade– Originel EN versie
6.2 Bijlage 2 - Explanatory Document for ISPM 15:2009 (Regulation of wood packaging material in international trade) – Originel EN versie
En
Verklarend document voor ISPM 15:2009 (Regelgeving voor het houten verpakkingsmateriaal gebruikt in de internationale handel) – Fragmenten vertaald in NL
Overzicht revisies bijlagen :
Identificatiecode | Revisie | In werking vanaf | Reden en omvang van de revisie |
Bijlage 1 – ISPM 15 | Versie 1 | = Datum in voege G-045v1 = 2-07-2018 | Eerste versie |
Bijlage 2 – Explanatory doc | Versie 1 | = Datum in voege G-045v1 = 2-07-2018 | Eerste versie |