algemene voorwaarden evenementen markant maashorst
algemene voorwaarden evenementen markant maashorst
1. Optie en Overeenkomst
1.1.
Een optie geldt maximaal 14 dagen, daarna vervalt deze. De directie van Markant Maashorst heeft het recht om, in belang van een andere huurder, voor afloop van de optietermijn contact op te nemen met de optiehouder en in overleg de optietermijn te bekorten.
1.2.
Markant Maashorst brengt na overleg met de opdrachtgever een offerte uit. Na goedkeuring van de offerte wordt deze ondertekend en geldt deze als een bindende overeenkomst.
1.3.
Een samengestelde prijsofferte verplicht de verhuurder niet tot het verrichten van een deel van de opdracht tegen in de prijsofferte opgegeven prijs. Prijsopgaves gelden niet automatisch voor toekomstige opdrachten.
1.4.
De kostenbegroting is gebaseerd op het aantal gasten zoals in offerte genoemd. Indien er een wijziging van het aantal gasten plaatsvindt, heeft dit gevolgen voor de prijsberekening van het event. Naast Food & Beverage (culinair en dranken) zijn ook factoren zoals personele inzet en de benodigde materialen berekend op het aantal gasten zoals in eerste instantie vermeld in de offerte. Opdrachtgever verplicht zich Markant Maashorst zo snel mogelijk te informeren zodra wijzigingen of aanvullingen ontstaan die afwijken van de offerte. Markant Maashorst verplicht zich de best passende oplossing te vinden met de minste gevolgen voor de kostenberekening. Indien de wijziging zich voordoet terwijl de opdracht nog niet definitief is, wordt in overleg met opdrachtgever bepaald wat de financiële gevolgen zijn.
1.5.
Na ontvangst van de huurovereenkomst of offerte heeft de opdrachtgever 14 dagen om de overeenkomst te bevestigen middels het ondertekenen van de offerte. Na deze termijn verloopt de optie op de ruimte(s) en kan opdrachtgever geen rechten ontlenen aan de optie op ruimte(s) of aan deze termijn. Een getekende offerte of overeenkomst geldt als bindend waarbij de algemene voorwaarden onherroepelijk van toepassing zijn.
1.6.
De offerte of kostenbegroting is exclusief:
• BTW (mits anders vermeld)
• Eventuele Xxxx Xxxxxx of anderszins auteurs of productierechten
• Evenementenverzekering
1.7.
De opdrachtgever is verplicht zelf zorg te dragen voor de vereiste vergunningen, copyrights, muziekrechten of productierechten. De opdrachtgever is ten alle tijden verplicht deze rechten zelf af te dragen aan de daarvoor geëigende instanties, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.
1.8.
Indien Markant Maashorst (achteraf) wordt geconfronteerd met kosten voor (het al dan niet aanwezig zijn van) vergunningen en/of rechten, dan neemt opdrachtgever deze verplichtingen geheel op zich en is zij verantwoordelijk voor de (financiële) gevolgen van deze claims of uit deze claims voortkomende verplichtingen.
1.9.
Markant Maashorst raadt aan een (niet verplichte) evenementverzekering en een annuleringsverzekering af te sluiten. Deze verzekeringen worden niet door Markant aangeboden.
1.10.
In geval van buitengewone omstandigheden (zoals pandemie, overmacht, bijzondere verplichtingen of verzoeken) houdt Markant Maashorst zich het recht voor de activiteit eenzijdig te annuleren met dien verstande dat er in goed overleg gezocht wordt naar een andere ruimte of een ander moment. Indien deze opties naar inzicht van de opdrachtgever niet geschikt worden geacht, dan heeft opdrachtgever het recht de overeenkomst te annuleren.
1.11.
Markant Maashorst kan, zo nodig, de volgende betalingscondities hanteren:
• 20% van de totale uitkoopsom bij het verlenen van de opdracht
• 70% van de totale uitkoopsom twee weken voor uitvoer evenement
• 10% plus eventueel geaccordeerde nacalculaties daags na het evenement
2. Algemene bepalingen
Wij attenderen u op de bij de overeenkomst geldende algemene bepalingen. Indien bij een definitieve opdrachtverstrekking de voorwaarden van derden-leveranciers afwijken van onze algemene bepalingen stellen wij u daarvan bij de definitieve reservering op de hoogte.
3. Betalingsvoorwaarden en annulering
3.1
Bij een niet voldoen aan de aanbetaling behoudt Markant Maashorst het recht de overeenkomst nietig te verklaren en reeds gemaakte kosten door te belasten.
3.2
De in de overeenkomst genoemde gages voor artiesten, materialen etc. zijn op basis van uitkoop. Deze uitkoopsommen worden verhoogd met 21% BTW of in het geval van catering en gages artiesten 9 procent (alcoholhoudende dranken 21%).
3.3
In geval van annulering is opdrachtgever navolgende vergoeding verschuldigd:
• Tot 3 maanden voor aanvang van het evenement: 20 % van de reserveringswaarde
• Van 3 tot 1 maand voor aanvang van het evenement: 25% van de reserveringswaarde
• Van 4 tot 3 weken voor aanvang van het evenement: 50% van de reserveringswaarde
• Van 3 tot 2 weken voor aanvang van het evenement: 75% van de reserveringswaarde
• Minder dan 2 weken voor aanvang van het evenement: 95% van de reserveringswaarde
3.3.1
Indien een evenement 3 tot 2 weken voorafgaand wordt verplaatst naar een andere datum binnen 12 maanden betaalt opdrachtgever 40% van het totaalbedrag i.p.v. de vastgestelde 75% tot 100% zoals bovenstaand vermeld bij een totale annulering. Indien het evenement alsnog wordt geannuleerd gelden de vastgestelde percentages zoals vermeld bij annulering.
3.3.2
Verhuurder heeft het recht een reeds gesloten huurovereenkomst eenzijdig te ontbinden wanneer blijkt dat opdrachtgever aan verhuurder onjuiste informatie heeft verstrekt aangaande de organisatie van de opdrachtgever, de aard van het evenement etc. Indien zulks het geval is, kan de opdrachtgever geen recht doen gelden op schadevergoeding.
3.3.3
Markant Maashorst behoudt zich te alle tijden het recht om een bijeenkomst eenzijdig te annuleren. Die annulering wordt zo spoedig mogelijk gecommuniceerd, maar kan, zo nodig, op de dag van uitvoering plaats vinden.
3.3.4
In geval van duidelijke overmacht kan een evenement worden stilgelegd, gewijzigd, verplaatst dan wel afgelast worden. Opdrachtgever en Markant Maashorst gaan dan in overleg over te nemen vervolgstappen.
3.3.5
In geval van stillegging, wijziging dan wel verplaatsing van een evenement als gevolg van overmacht is Markant Maashorst niet gehouden tot het uitkeren van enige schadevergoeding.
3.3.6
Uiterlijk 5 dagen voor aanvang evenement geeft opdrachtgever het exacte aantal personen door aan Markant Maashorst.
4. Exclusiviteit
Alle concepten aangedragen door Markant Maashorst, blijven eigendom van Markant Maashorst en kunnen niet zonder schriftelijke goedkeuring van Markant Maashorst worden uitgevoerd of gekopieerd door anderen dan Markant Maashorst.
5. Verplichtingen van de opdrachtgever
5.1
Het is opdrachtgever verboden om zonder schriftelijke toestemming van Markant Maashorst de
door hem gehuurde ruimtes geheel of gedeeltelijk aan derden onder te verhuren, af te staan of in gebruik te geven voor een ander doel als overeengekomen in de overeenkomst.
5.2
Ten aanzien van de bezoekers van de door opdrachtgever te organiseren evenementen in Markant Maashorst gelden de daarvoor ontwikkelde Algemene Bezoekersvoorwaarden van de Vereniging van Schouwburg- en Concertgebouwdirecties (VSCD).
Deze zijn te vinden op de site van Markant Maashorst xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
5.3
Ten aanzien van de optredende artiesten, gezelschappen en de aan het evenement verbonden personen gelden de Algemene voorwaarden backstage Theater Markant. Deze zijn te vinden op de site van Markant Maashorst xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
5.4
Opdrachtgever behandelt de ruimtes met respect en zorgt ervoor dat er geen schades worden toegebracht aan pand, technische installaties en materialen of eigendommen van Markant Maashorst. Opdrachtgever gaat er mee akkoord dat alle schades toegebracht tijdens of rond het evenement zullen worden verhaald op de opdrachtgever.
5.5
Onder schades vallen ook graffiti, stickers of beplanking, bekrassing of stootschades of boven-proportionele vervuiling in het pand. Xxxxxxx geschiedt op kosten van opdrachtgever.
5.6
Technische installaties worden uitsluitend bediend door medewerkers Markant Maashorst, tenzij beide partijen schriftelijk overeenkomen dat een derde partij dit mag verzorgen.
5.7
De opbouw en afbouw evenement gebeurt in overleg en onder supervisie van Markant Maashorst.
5.8
Opdrachtgever verplicht zich direct na afloop van activiteiten de door hem/ haar meegenomen materialen (decorstukken, kramen enz.) en materialen uit het gebouw te verwijderen. Dit geldt ook voor bovengemiddelde afvalstoffen (verpakkingen etc.).
5.9
In overleg kunnen er kleedkamers beschikbaar worden gesteld. Deze kleedkamers zijn enkel bestemd voor de organisatie, artiesten en/of crew. Het is niet toegestaan bezoekers of andere personen zonder bevoegdheid hier de toegang toe de verlenen.
5.10
In overleg is er backstage een basisassortiment aan dranken beschikbaar. Deze dranken zullen op basis van nacalculatie doorberekend worden. Bij aanvullende wensen met betrekking tot drank/food kan dit vooraf met Markant worden besproken.
5.11
Bij een publieksevenement verwacht Markant dat er minimaal 1 partymanager/artiesten- begeleider vanuit de organisatie aanwezig is.
5.12
Gebruik van confetti, CO2 of andere uitzonderlijke party effecten ALTIJD vooraf in overleg. Daar waar dit leidt tot meerkosten schoonmaak worden deze in rekening gebracht.
5.13
Vuur en gevaarlijke stoffen
Indien, na schriftelijke goedkeuring door Markant Maashorst, gebruik gemaakt wordt van open vuur/vuurwerk of gevaarlijke stoffen is aanwezigheid van de brandweer verplicht. De kosten van dit verplichte toezicht zijn voor rekening van de opdrachtgever.
5.14
Beveiliging
Indien Markant Maashorst dit nodig acht zal beveiliging worden ingehuurd. Deze zal worden doorbelast aan de opdrachtgever.
5.15
Decors/decoratie
Het aanbrengen van aankleding en decorstukken geschiedt alleen na goedkeuring door Markant Maashorst. Op grond van veiligheidsvoorschriften van de brandweer moeten decorstukken verplicht worden behandeld met een vlam dovend middel. Hiervan dient een certificaat te worden overlegd.
5.16
Het is niet toegestaan om meer toegangskaarten te verspreiden dan het maximaal aantal dat door Markant Maashorst is vastgesteld.
5.17
In het geval van (amateur) voorstellingen is opdrachtgever verplicht de voorstelling aan te bieden inclusief een pauzedrankje en garderobe. De opdrachtgever berekent deze kosten desgewenst helder vermeld als opslag/ toeslag door aan de bezoeker. Deze opslag is ook van toepassing wanneer er vrijkaarten worden uitgereikt.
5.18
Markant Maashorst volgt de algemene en gebouw specifieke richtlijnen van het RIVM en verzoekt de opdrachtgever zich ook aan deze regelgeving te houden. Deelname aan bijeenkomsten geschiedt op eigen risico van de bezoeker. Markant Maashorst kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor kosten of schade doordat bezoekers zich niet houden aan de richtlijnen.
6. Overig
6.1
Bedrijfshulpverlening BHV
Markant Maashorst voldoet aan de wettelijk verplichte veiligheidseisen; een minimum aantal gecertificeerde personeelsleden wordt in de publieksdiensten ingezet.
6.2
Risico-inventarisatie
Voor het evenement kan de huurder worden gevraagd, drie weken voor aanvang van het betreffende evenement, een Project Risico Inventarisatie & Evaluatie te overleggen.
6.3
Goedkeuring
Alle activiteiten en evenementen vinden slechts plaats na goedkeuring van de directie van Markant Maashorst.
6.4
Schade
Schade ontstaan aan gehuurde ruimte(s) of ter beschikking gestelde overige ruimte(s) en het buitenterrein, door welke oorzaak ook, wordt verhaald op opdrachtgever.
6.5
Rookbeleid
Alle bij het Bedrijfschap Horeca & Catering inschrijf plichtige horecabedrijven zijn rookvrij. Dit geldt ook voor Markant Maashorst. De ruimten waar wel gerookt mag worden staan aangegeven.
6.6
Parkeren
In de nabije omgeving van Markant Maashorst zijn diverse parkeermogelijkheden, zowel betaalde als gratis voorzieningen. Tevens zijn er op aanvraag, beperkt, privé parkeerplaatsen te reserveren.
6.7
Culinair - Dieetwensen
Zo mogelijk houdt Markant Maashorst rekening met speciale dieetwensen of voedselallergieën van de gasten van de opdrachtgever. Onder de voorwaarde dat deze wensen tijdig, te weten 8 dagen voor aanvang van het event, worden doorgegeven met een exacte vermelding van ingrediënten die vermeden moeten worden. Voor deze gasten wordt een alternatieve invulling samengesteld die overeenstemt met het dieet. Indien de wijziging of aanpassing van het menu dusdanige financiële of kwalitatieve gevolgen heeft, zal Markant Maashorst de opdrachtgever hierover tijdig inlichten.
6.8
De catering voor de crew
Voor de crew, artiesten, technici, chauffeurs, fotograaf e.d., kan crewcatering verzorgd worden. Het aantal personen dient uiterlijk 5 werkdagen voor aanvang van het event doorgegeven te worden. Markant biedt veelal ook de mogelijkheid voor groepsarrangementen (buffet) of à la carte dineren.
6.9
Marketing & Communicatie
Opdrachtgever kan geen rechten claimen op vermelding van haar activiteiten op de media- uitingen van Markant. In overleg kan worden gekeken of er marketing & communicatiepakketten kunnen worden geformuleerd. Wanneer voor de promotie van
activiteiten de naam en logo’s van Markant of haar sub-merken wordt gebruikt, worden hier, na toestemming, uitsluitend de logo’s van Markant voor gebruikt.
Op al onze aanbiedingen en overeenkomsten is het Nederlands recht van toepassing. Directie Markant Maashorst