DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST INZAKE HET BEHEER VAN DE ARCHIEVEN VAN DE GEMEENTE HILLEGOM
DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST INZAKE HET BEHEER VAN DE ARCHIEVEN VAN DE GEMEENTE HILLEGOM
De gemeente Leiden, hierbij krachtens artikel 171 van de Gemeentewet, vertegenwoordigd door mevrouw A.H. Netiv, ter uitvoering van het tot aangaan van deze overeenkomst strekkende besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leiden d.d. ..-..-2018,
verder te noemen de dienstverlenende gemeente,
en de gemeente Hillegom, hierbij krachtens artikel 171 van de Gemeentewet, vertegenwoordigd door haar burgemeester, de xxxx X. xxx Xxx, ter uitvoering van het tot aangaan van deze overeenkomst strekkende besluit van het college burgemeester en wethouders van de gemeente Hillegom d.d. ..-..- 2018,
verder te noemen de wederpartij,
komen ter uitvoering van de eisen van de Archiefwet 1995 ten behoeve van het beheer van de archieven van de wederpartij het volgende overeen:
Hoofdstuk I Dienstverlening en werkzaamheden
Artikel 1
1. De dienstverlenende gemeente verbindt zich ten behoeve van de wederpartij tot het verrichten van de volgende diensten:
a. het beheer van het naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats overgebrachte archieven, inclusief het ter beschikking stellen ter raadpleging;
b. het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de wederpartij, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
c. de ontsluiting van de archiefbescheiden voor zover deze zijn overgebracht en openbaar toegankelijk zijn;
d. de dienstverlenende gemeente verbindt zich ten behoeve van de wederpartij aan de werkafspraken zoals omschreven in de meegeleverde Producten en Dienstencatalogus met bijbehorende inlegvel (PDC) bij deze overeenkomst;
e. deze diensten zullen worden uitgevoerd door Erfgoed Leiden en Omstreken.
Hoofdstuk II Overname archieven
Artikel 2
1. De wederpartij draagt vanaf de inwerkingtreding van deze overeenkomst alle daarvoor in aanmerking komende archieven over aan de dienstverlenende gemeente.
2. Op grond van het bepaalde in lid 1 heeft de wederpartij 277,93 strekkende meter archieven (peildatum 31 december 2017) al in beheer gegeven aan de dienstverlenende gemeente. De overdracht was gebaseerd op de gemeenschappelijke regeling inzake het beheer van het archief van de gemeente Hillegom en de nadere uitwerking van artikel 4 van deze regeling, getekend
d.d. 7 oktober 2009.
3. De archieven die op het moment van ingaan van deze overeenkomst nog niet voldoen aan de eisen van redelijk goede, geordende en toegankelijke staat dienen door de wederpartij binnen een periode van ten hoogste drie jaren in deze staat te worden gebracht. De wederpartij maakt hiervoor, indien nodig, afspraken met de gemeentearchivaris of een derde partij en draagt hiervoor budget aan.
4. De wederpartij draagt in de toekomst archieven over in goede, geordende en toegankelijke staat, tenzij vooraf met de gemeentearchivaris afspraken zijn gemaakt omtrent de bewerking en de daaraan verbonden kosten.
5. De opname van particuliere archieven door de dienstverlenende gemeente is toegestaan tot een maximum van 2 meter per jaar, overschrijding hiervan geschiedt in overleg met de wederpartij.
6. Bij in gebruik neming van het e-depot van Erfgoed Leiden en Omstreken, worden nadere afspraken gemaakt over de gevolgen voor de dienstverlening en de bijbehorende vergoeding, waarbij moet worden aangemerkt dat deze kostendekkend zal zijn. Deze overeenkomst zal worden aangevuld met nadere afspraken zodra er sprake is van gebruik neming van dit e-depot.
Hoofdstuk III Extra werkzaamheden
Artikel 3
1. Op verzoek van de wederpartij kunnen door de dienstverlenende gemeente additionele diensten geleverd worden zoals deze zijn omschreven in de meegeleverde Producten en Dienstencatalogus (PDC).
2. De dienstverlenende gemeente brengt hiervoor een aanvullend, vooraf geoffreerd, nader tussen de partijen overeen te komen, tarief in rekening.
3. De factuur voor aanvullende werkzaamheden wordt, na de uitvoering van de werkzaamheden, verzonden en zal binnen 30 dagen worden voldaan door de wederpartij. Na het verstrijken van deze termijn en na een nadere ingebrekestelling is de wederpartij, over het voor die datum te betalen bedrag de wettelijke rente als bedoeld in artikel 6:119 BW verschuldigd met ingang van de dag volgend op de hiervoor genoemde datum.
Hoofdstuk IV Structurele financiële aspecten
Artikel 4
1. De wederpartij is jaarlijks aan de dienstverlenende gemeente een vergoeding verschuldigd voor de uitvoering van de diensten en werkzaamheden zoals genoemd in hoofdstuk 1 van deze overeenkomst.
2. Specificatie van de vergoeding voor de diensten en werkzaamheden is opgenomen in de PDC van Erfgoed Leiden en Omstreken met bijbehorende inlegvel.
3. Met de uitvoering van de diensten en werkzaamheden, zoals genoemd in het 1e lid, is ook rekening gehouden met de voorbereiding van de overbrenging van de digitale archiefbescheiden naar het e-Depot van Erfgoed Leiden en Omstreken.
4. De kosten voor aansluiting, opslag en beheer en beschikbaar stellen van de digitale archiefbescheiden van de wederpartij naar het e-Depot is niet inbegrepen. Bij vaststellen ervan zal de dienstverlenende gemeente deze kosten schriftelijk bekend stellen aan de wederpartij.
5. Genoemde bedragen in artikel 4, lid 1, voor de diensten als bedoeld in artikel 1, worden na 2018 jaarlijks geïndexeerd op basis van de loon- en prijsindex van het CBS..
6. De dienstverlenende gemeente factureert de jaarlijkse vergoeding als bedoeld in lid 1 aan de gemeenschappelijke regeling werkorganisatie HLTsamen, waarin de wederpartij partner is.
Hoofdstuk V Jaarverslag
Artikel 5
De dienstverlenende gemeente doet jaarlijks aan de wederpartij verslag over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de wederpartij die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en verslag over het beheer van de archiefbescheiden van de wederpartij die naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Hoofdstuk VI Looptijd en Beëindiging
Artikel 6
1. De overeenkomst treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2018.
2. De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.
3. Indien de overeenkomst wordt opgezegd zullen partijen nader overleg voeren om vast te stellen of de dienstverlenende gemeente in redelijkheid aanspraak kan maken op een desintegratievergoeding in verband met eventuele loon- en/of wachtgeldaanspraken van mede ten behoeve van de uitvoering van deze overeenkomst in dienst genomen personen.
Artikel 7
1. Zodra wijziging in de dienstverlening optreedt of op enige andere wijze het evenwicht tussen de wederzijdse prestaties van partijen ernstig wordt verstoord, zal de partij die zich in haar belangen geschaad acht, op de andere partij een beroep kunnen doen, teneinde in gezamenlijk overleg te bezien of en zo ja in hoeverre het nodig is deze overeenkomst te wijzigen c.q. aan te vullen.
2. Onverminderd het bepaalde in lid 1 zal jaarlijks binnen twee maanden na het uitbrengen van het in artikel 5 bedoelde jaarverslag door partijen worden bezien of deze overeenkomst wijziging of aanvulling behoeft.
3. De overeenkomst kan bij daartoe strekkende besluiten van één der partijen worden opgezegd, waarbij een opzegtermijn van tenminste twee jaar in acht genomen moet worden, behoudens gevallen van bewezen wanprestatie, grove nalatigheid of het niet (meer) voldoen aan de wet- en regelgeving. De opheffing treedt in werking op de dag volgende op de besluiten, tenzij een later tijdstip is bepaald. De facturering geschiedt dan pro rato naar de periode dat de werkzaamheden zijn verricht.
4. In alle gevallen waarin tussen partijen verschil van mening ontstaat omtrent de uitleg tot toepassing van de bepalingen van deze overeenkomst, zal het geschil in eerste instantie ter beoordeling worden voorgelegd aan de interbestuurlijk toezichthouder van Zuid-Holland.
Hoofdstuk VII Slotbepaling
Artikel 8
Door ondertekening van deze dienstverleningsovereenkomst vervallen alle eerder door de wederpartij en de dienstverlenende gemeente gemaakte mondelinge, dan wel schriftelijke afspraken omtrent de gemeenschappelijke regeling en de bijbehorende nadere uitwerking van artikel 4, getekend d.d. 7 oktober 2009.
Aldus in tweevoud opgemaakt in Hillegom op 2018.
directeur Erfgoed Leiden en Omstreken de burgemeester van Hillegom
mevrouw A.H. Netiv de xxxx X. xxx Xxx
Bijlage
Voor een uitgebreide beschrijving van de dienstverlening, algemene voorwaarden en geldende tarieven wordt verwezen naar de Producten- en dienstencatalogus van Erfgoed Leiden en Omstreken die als bijlage bij deze overeenkomst is meegeleverd.