contractueel Niveau: B Rang: B1

functiebeschrijving en selectiereglement

///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

Dienst van de Bestuursrechtscolleges zoekt een straffe griffiemedewerker

contractueel Niveau: B Rang: B1

Graad: deskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 27729

///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

1 DE VACATURE IN HET KORT

Xxx je sterk geïnteresseerd in bestuursrecht? Wil je de rechtscolleges zowel administratief als juridisch bijstaan? Wil je de communicatie met burgers en procespartijen verzorgen om zo bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de rechtscolleges? Xxxx dan zeker verder, want jíj wordt misschien onze nieuwe collega!

Als griffiemedewerker ondersteun je de hoofdgriffier door het uitvoeren van inhoudelijk administratieve taken zoals de voorbereiding, opvolging en afhandeling van beroepsdossiers. Naast inhoudelijk administratieve taken neem je ook juridische taken op zoals het voorbereiden van beschikkingen en uitspraken in de procedure van de vereenvoudigde behandeling. Eens ingewerkt zal je ook als zittingsgriffier optreden tijdens de openbare zittingen van de rechtscolleges. Doorheen de rechtsgang ben je een aanspreekpunt voor zowel collega’s als procespartijen.

2 FUNCTIECONTEXT

De Dienst van de Bestuursrechtscolleges (kortweg DBRC) is opgericht met het decreet van 4 april 2014 betreffende de organisatie en de rechtspleging van sommige Vlaamse bestuursrechtscolleges.

De DBRC is de dienst die inhoudelijk en administratief drie onafhankelijke Vlaamse administratieve rechtscolleges overkoepelt en ondersteunt, met name de Raad voor Vergunningsbetwistingen (RvVb), het Handhavingscollege (HHC) en de Raad voor Verkiezingsbetwistingen (R.Verkb).

De Raad voor Vergunningsbetwistingen doet, sinds de inwerkingtreding van het decreet betreffende de omgevingsvergunning, niet alleen uitspraak over beroepen tegen vergunningsbeslissingen betreffende het afleveren of weigeren van een stedenbouwkundige vergunning of verkavelingsvergunning, maar voortaan (ook) over geschillen met betrekking tot omgevingsvergunning. De implementatie van de omgevingsvergunning integreert zo het schorsings- en vernietigingscontentieux inzake milieu en stedenbouw bij de Raad voor Vergunningsbetwistingen.

Na de inwerkingtreding van de regelgeving inzake de omgevingsvergunning zelf is nu ook deze omtrent de handhaving van de omgevingsvergunning in werking getreden. Daardoor wijzigen vanaf 1 maart 2018 de naam en de bevoegdheden van het Milieuhandhavingscollege. Het Milieuhandhavingscollege wordt kortweg het Handhavingscollege. In het kader van de handhaving van de omgevingsvergunning behandelt het Handhavingscollege voortaan de beroepen tegen beslissingen in laatste aanleg over bestuurlijke geldboetes.

De Raad voor Verkiezingsbetwistingen is een administratief rechtscollege dat de bezwaren behandelt die tegen een lokale verkiezing worden ingebracht en die de juistheid nagaat van de zetelverdeling tussen de lijsten en van de rangorde waarin de raadsleden en de opvolgers gekozen zijn verklaard. De Raad voor Verkiezingsbetwistingen is verder ook bevoegd voor een aantal andere geschillen, vermeld in het Gemeentedecreet, het Provinciedecreet en de OCMW-wet.

Meer informatie vind je op xxx.xxxx.xx.

3 TAKENPAKKET

3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE

Je ondersteunt als griffiemedewerker de hoofdgriffier door het uitvoeren van specifieke inhoudelijk administratieve taken binnen de griffie zelf, met name de administratieve voorbereiding, opvolging en afhandeling van de beroepsdossiers die bij de rechtscolleges ingediend worden. Doorheen de rechtsgang ben jij een aanspreekpunt voor collega’s en procespartijen.

Daarnaast kan je ook een aantal inhoudelijke juridische taken opnemen, waardoor de inhoudelijke medewerkers (referendarissen en bestuursrechters) zich maximaal kunnen concentreren op het eigenlijke voorbereiden van arresten.

Tenslotte treed je na verloop van tijd als zittingsgriffier op tijdens de openbare zittingen van de bestuursrechtscolleges.

3.2 RESULTAATSGEBIEDEN

Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:

Resultaat	Voorbeelden van activiteiten
Vervollediging dossiers (gegevensverzameling, controle en vervolledigen dossiers) Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen.	De griffiemedewerker verwerkt de processtukken en verzamelt informatie opdat de dossiergegevens actueel gehouden worden zodat op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking is en zodat de rechtscolleges over een volledig dossier beschikken met alle noodzakelijke dossierelementen. o Dossiers onderzoeken naar administratieve volledigheid en inhoud o Verzamelen van ontbrekende informatie en gegevens bij procespartijen en besturen o Opvolgen van het procedureverloop van beroepsdossiers: bv. opvolgen van termijnen, tijdig versturen van procedurestukken, … o Organiseren en optimaliseren van de informatiestroom (inkomende en uitgaande procedurestukken, telefoons, e-mails, klassementen en archief) o Dossiers inschrijven en dossiergegevens aanvullen in digitaal opvolgingssysteem o Voorbereiden van het jaarverslag, met name verzamelen van statistische cijfergegevens, met als doel de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen
Analyse (behandeling van gegevens en dossiers) Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Context: Procedures, wetgeving, regelgeving, normen, …	De griffiemedewerker staat zelfstandig in voor de voorbereiding en de opvolging van de dossiers (het procedureverloop) voorafgaand de pleitzitting en het procedureverloop van de dossiers aansluitend op de uitspraak door een bestuursrechter. Hij verwerkt de beroepen van de verschillende bestuursrechtscolleges op basis van de voor dat bestuursrechtscollege geldende regelgeving en interne richtlijnen en afhankelijk van het procedureverloop dat van toepassing is op het specifieke beroep. Het registreren en daarna verder behandelen van een beroep vereist telkens een individuele analyse, omdat elk beroep verschillend is, een eigen traject kan

	doorlopen en ook een impact kan hebben op een ander beroep of vordering. o Ontvangst en registratie van de beroepen o Controleren van de verzoekschriften op vorm- en ontvankelijkheidsvereisten en bepalen van potentiële belanghebbenden o Organiseren van de verschillende procedures (bv. uitwisselingen van nota’s) zodat het beroep in staat is voor behandeling o Beheren van inkomende en uitgaande briefwisseling o Opmaken van beschikkingen en oproepingen o Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens in de verkorte procedure o Verwerken van arresten (opnemen van algemene gegevens, de datum van de uitspraak, etc.) o Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging o Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega’s, (hoofd)griffier, bestuursrechters,…
(Voorstel van) beslissing (eerder juridische taken) (Voorstel van) beslissing formuleren met als doel de bevoegde instantie (xxx.xx functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier.	De griffiemedewerker ondersteunt de bestuursrechtscolleges door een aantal juridische taken op te nemen, bv. door het controleren van de vorm- en ontvankelijkheidsvereisten van een inkomend beroep en van een verzoek tot tussenkomst, het voorbereiden van beschikkingen over een verzoek tot tussenkomst en het voorbereiden van (tussen)uitspraken in de verkorte procedure.
Communicatie en contacten (eerstelijnscommunicatie) Tijdig de communicatie en contacten verzorgen met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier.	De griffiemedewerker verzorgt de eerstelijnscommunicatie met burgers en procespartijen om zo bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de rechtscolleges. o Beantwoorden en gericht doorgeven van dossiergebonden vragen en verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie, vooral telefonisch en per e-mail
Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de	De griffiemedewerker suggereert mogelijke verbeteringen van de processen van de griffie en van de DBRC, ruimer dan het eigen takenpakket, op basis van zijn ervaringen en kennis.

kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren.

De griffiemedewerker neemt deel aan diverse vormingsinitiatieven. De griffiemedewerker neemt goed voorbereid en constructief deel aan de georganiseerde overlegmomenten, projecten en werkgroepen binnen de DBRC. De griffiemedewerker is een aanspreekpunt voor collega’s (bv. referendarissen en nieuwe collega’s op de griffie) voor duiding bij de meer procedurele aspecten van het verloop van een (niet-standaard) dossier en bij het gebruik van het digitale dossieropvolgingssysteem.

Zittingsgriffier

De griffiemedewerker neemt na verloop van tijd de rol van zittingsgriffier op in het kader van de behandeling van de beroepsdossiers tijdens de (pleit)zittingen van de rechtscolleges. o Praktisch voorbereiden van de zitting (verzamelen van dossiers, opvolgen aanwezigheid procespartijen, etc.) o Ondersteunen van de kamervoorzitter bij de praktische organisatie van en tijdens de zitting o Opstellen van verschillende types van proces- verbaal o Communiceren, intern met kamervoorzitter en extern met procespartijen, voor of na een pleitzitting o Administratief opvolgen van de volgende procedurestappen, m.i.v. eventuele nieuwe procedurestukken, na een pleitzitting

4 PROFIEL

4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN

Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden:

1) Je hebt een bachelordiploma in de rechtspraktijk

Je kunt ook deelnemen aan de selectie als je laatstejaarsstudent bent in het academiejaar 2017-2018. . Je kunt de functie alleen opnemen als je op het moment van de indiensttreding je diploma effectief behaald hebt.

Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma volledig gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/

Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen “artikel 7” bij Selor (xxx.xxxxx.xx).

2) Je hebt professionele ervaring met, kennis van of minstens aantoonbare interesse in griffiewerk (opvolgen van dossiers, begrip van juridische procedures, stipt bewaken van timing, etc.)

Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde:

Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste bachelordiploma in de rechtspraktijk.

Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Xxxxx Xxxx, xxxxx.xxxx@xx.xxxxxxxxxx.xx, 0492/15 01 38).

4.2 COMPETENTIES

Technische competenties

• Je hebt kennis van of minstens affiniteit met (aantoonbare interesse) met het bestuursrecht, het bestuursprocesrecht en het omgevingsrecht.

• Je kan vlot werken met Word, Excel en Outlook en je bent bereid om nieuwe specifiek voor de DBRC ontwikkelde programma’s aan te leren.

Persoonsgebonden competenties

• Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)

• Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)

• Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)

• Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)

• Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2)

Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx.

Bijkomende voorwaarden en verwachtingen

• De griffiemedewerker kan zijn functie bij de Dienst van de Bestuursrechtscolleges niet cumuleren met een andere functie bij de diensten van de Vlaamse overheid (artikel 6, lid 2 DBRC-decreet)

4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN

Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:

1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;

2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;

3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure.

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Xxxx je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.

5 AANBOD

• Je krijgt een contract van bepaalde duur voor de periode van 1 jaar.

• Er wordt naar aanleiding van deze selectieprocedure een werfreserve aangelegd met rangschikking. Indien je na afloop van de selectieprocedure geschikt bent bevonden voor alle selectiestappen, word je opgenomen in de werfreserve. De Dienst van de Bestuursrechtscolleges kan jou contacteren bij een concrete vacature (bepaalde of onbepaalde duur).

• Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.

• Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.

• Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal

mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar , bovendien

heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.

• Je kan plaats- en tijdsonafhankelijk werken.

• Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. De DBRC is vlot bereikbaar met het openbaar vervoer. De DBRC ligt vlakbij het station Brussel-Noord.

• Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.

• Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van deskundige (rang B1,

salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2326,03 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxx kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.

• Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van

de selectiebeslissing opnemen

• Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit.

Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

6 SELECTIEPROCEDURE

6.1 CV-SCREENING

Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier (en een kopie van je diploma of een attest dat vermeldt dat je laatstejaarsstudent bent) gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.

Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.

De cv-screening vindt plaats einde van de week van 30 april 2018 (timing onder voorbehoud).

6.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN VRAGENLIJST IN SOLLICITATIEFORMULIER

Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld op basis van de informatie die je hebt opgegeven in het sollicitatieformulier:

• Je motivatie voor deze functie

• Je relevante werkervaring

Deze selectiefase gebeurt met afgevaardigden van de DBRC en een selectieverantwoordelijke.

Deze selectiefase is eliminerend. Alleen wie minstens 50% behaalt op het geheel van de 2 criteria én wie behoort tot de 8 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 8 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.

De selectiefase vindt plaats einde van de week van 30 april 2018 (timing onder voorbehoud).

6.3 EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET CASE, REDENEERTEST EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST

Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigden van de DBRC en een selectieverantwoordelijke. Je ontvangt vooraf via mail een link voor het invullen van een online persoonlijkheidsvragenlijst. Voorafgaand aan het jurygesprek bereid je een schriftelijke case voor die besproken wordt tijdens het gesprek en leg je een redeneertest af.

Tijdens deze selectiefase beoordelen we:

• Je visie op en inzicht in de functie

• Je motivatie en verwachtingen

• Je technische competenties

• Je persoonsgebonden competenties

• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie

Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 17 en 18 mei 2018 (datum onder voorbehoud).

Op basis van het verkregen totaalbeeld word je ‘geschikt’ of ‘niet geschikt’ bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.

Wie geschikt wordt bevonden, wordt gerangschikt in volgorde van geschiktheid en opgenomen in een wervingsreserve.

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.

6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN

Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.

7 HOE KUN JE SOLLICITEREN?

Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 27 april 2018.

Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma:

via mail naar xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer.

Xxx je laatstejaarsstudent, bezorg ons dan in de plaats van het kopie van je diploma een attest dat vermeldt dat je laatstejaarsstudent bent.

Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als:

• je het sollicitatieformulier gebruikt

• je je kandidatuur uiterlijk op 27 april 2018 naar ons stuurt (de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs).

Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

8 VRAGEN

Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met:

Xxxxx Xxxxxxx Beheerder DBRC

xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx tel 0000 00 00 00

Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met:

Xxxxx Xxxx selectieverantwoordelijke xxxxx.xxxx@xx.xxxxxxxxxx.xx tel 0000 00 00 00

Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

9 FEEDBACK

Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind mei 2018.

Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar xxxxx.xxxx@xx.xxxxxxxxxx.xx met vermelding van het vacaturenummer 27729.

10 RESERVE EN GELDIGHEID

Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op concrete vacatures die zullen worden aangeboden.

Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De DBRC kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als griffiemedewerker. Desgewenst kan de eerste voorzitter beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.

Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie van griffiemedewerker bij de DBRC. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden.

Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve.

Als je als student deelnam aan de selectie, moet je ten laatste op datum van 1 oktober 2018 het bewijs van het vereiste diploma of getuigschrift bezorgen aan xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx. Anders verlies je je plaats in de werfreserve.)

Het is evident dat je eenmaal in dienst in de functie niet langer tot de reserve behoort.