HANDLEIDING E-LOKET VOOR ECALCURA
HANDLEIDING E-LOKET VOOR ECALCURA
Vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan
Voor de sectoren:
• Initiatieven beschut wonen
• Psychiatrische verzorgingstehuizen
• (sommige) revalidatievoorzieningen
Versie
1.3
Publicatiedatum
14 maart 2024
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Handleiding e-loket voor ecalcura 1
• CVK type 3
Inhoud
2.2 Informatieveiligheid en toegangsbeheer: instellen rollen eHealth 4
4.3.1 Gegevens overgenomen van RaaS 8
4.3.3 Enkel invoer van medewerkers die gerechtigde zijn en hun vervangers 8
4.3.4 Koppeling met rijksregister en zorgberoependatabank 9
4.4 Ondersteuning voor het vermijden van het ingeven van foutieve gegevens 10
4.5.1 Tabblad Organisatiegegevens 11
4.5.2 Tabblad Contactpersonengegevens 12
4.6.2 Tabblad Personeelsgegevens 16
4.6.4 Tabblad Historiek eindeloopbaan 25
4.9 Controle en sanctiebepalingen 34
5.1 Europese verordening: bescherming van de persoonlijke levenssfeergegevens 35
5.2 Toegangen in de applicatie 35
5.3 Beveiliging van gegevens 35
6.1 Vragen over de toegang tot het e-loket 36
6.2 Inhoudelijke en technische vragen 36
1 INLEIDING
Binnen het Departement Zorg willen we werk maken van een betere gegevensdeling tussen de zorg- en welzijnsactoren onderling en met de overheid. De samenwerking en gegevensuitwisseling tussen overheden en voorzieningen moeten zo verbeteren. Dat kan ook de administratieve lasten voor de voorzieningen en de beheerskosten voor de overheid verminderen. Een betere informatiedoorstroming moet op termijn ook kunnen leiden tot automatische toekenning van rechten voor zorgbehoevenden en tot authentieke gegevensbronnen.
Het e-loket van het Departement Zorg past binnen die doelstellingen. Het wordt een gebruiksvriendelijk elektronisch loket waar op termijn alle zorgvoorzieningen online hun dossiers bij het departement kunnen indienen. Het e-loket zal het ook mogelijk maken om op elk moment de status en de vooruitgang van deze dossiers te raadplegen. Alle administratieve gegevensuitwisseling zal dus op termijn via het e-loket verlopen.
Concreet betekent dat:
> dat u als voorziening via het thema ‘eCalcura’ de nodige gegevens kunt aanleveren opdat het Departement Zorg de tegemoetkoming kan vaststellen in het kader van de maatregel ‘vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan’
> dat u deze gegevens op elk moment elektronisch kunt nakijken
> dat u het bedrag van de tegemoetkoming (en hoe dat bedrag tot stand is gekomen) kunt raadplegen.
2 TOEGANG TOT HET E-LOKET
Vooraleer uw voorziening kan werken in het e-loket moeten de nodige toegangs- en gebruikersrechten voor het e-loket ingesteld worden.
Volgende stappen moeten doorlopen worden:
1. Een ‘hoofdtoegangsbeheerder’ aanstellen (vroegere ‘verantwoordelijke toegangen entiteiten’).
2. De hoedanigheid ‘E-health gezondheidszorg’ activeren.
3. Een ‘toegangsbeheerder’ (vroegere ‘lokale beheerder’) voor de hoedanigheid ‘E-health gezondheidszorg’ aanstellen.
4. De subafdeling toevoegen aan de hoedanigheid en de gewenste toepassingen activeren.
5. Een toegangsbeheerder voor de subafdeling ‘E-health gezondheidszorg’ aanstellen.
6. De toegangsbeheerder van de subafdeling kan gebruikers voor deze subafdeling toevoegen.
De gebruiker (van deze subafdeling) moet dan inloggen in het e-loket via de subafdeling ‘Voorziening voor welzijn, volksgezondheid en gezin’.
2.2 INFORMATIEVEILIGHEID EN TOEGANGSBEHEER: INSTELLEN ROLLEN EHEALTH
Het toegangsbeheer voor het e-loket dient de hoofdtoegangsbeheerder van uw voorziening in te stellen via het federale eHealth-platform. Enkel medewerkers die de rollen ‘Beheer privacygevoelige gegevens’ en/of
‘Beheer financiële gegevens’ toegewezen krijgen, kunnen de nodige acties stellen in eCalcura. Deze rollen
moeten door uw organisatie uitdrukkelijk worden toegewezen aan de medewerkers in kwestie.
Om berichten te kunnen lezen en toegang te krijgen tot de invoerschermen van eCalcura voor de invoer van personeelsgegevens moeten de betreffende medewerkers van uw organisatie over de rol ‘Beheer privacygevoelige gegevens’ beschikken.
De medewerkers binnen uw voorziening die de bankrekeningnummers van uw voorziening in het e-loket beheren, kunnen dit enkel indien zij de rol ‘Beheer financiële gegevens’ toegewezen kregen.
Mogelijk zal een bepaalde medewerker zowel de invoer van de personeelsgegevens in eCalcura als het beheer van de bankrekeningnummers voor dezelfde voorziening doen. In dat geval kunt u beide rollen aan dezelfde medewerker toewijzen.
Meer informatie en een handleiding hierover vindt u op deze webpagina.
3 INLOGGEN IN HET E-LOKET
Het e-loket is bereikbaar via een webbrowser (zoals Microsoft Edge, Mozilla Firefox of Google Chrome) op het volgende URL-adres: xxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx. U hoeft hiervoor geen specifieke
software te installeren op uw computer. Het is wel aan te raden een recente versie van uw browser te installeren.
Wanneer u de URL van het e-loket ingeeft in uw webbrowser, moet u zich identificeren. Het inloggen in het e-loket kan op vier manieren:
1) met een elektronische identiteitskaart (e-ID): stop uw elektronische identiteitskaart in de kaartlezer (die is soms ook ingebouwd in het toetsenbord) en voer vervolgens uw PIN-code in;
2) met de app Itsme (alle info op xxxxx://xxx.xxxxx.xx);
3) met uw Time-based One-Time Password;
4) met een federaal burgertoken (een kaart met 24 persoonlijke codes): voer uw gebruikersnaam, uw wachtwoord en de gevraagde code van uw federaal token in (opgelet: het is niet mogelijk om in de webtoepassing van het e-loket in te loggen met een ambtenarentoken).
Let op dat u bij het inloggen in de keuzelijst ‘Binnen de organisatie’ kiest voor de subafdeling ‘Voorziening voor welzijn, volksgezondheid en gezin’.
Figuur 1: Inloggen in het e-loket
4 E-LOKET
Na het inloggen komt u op de startpagina van het e-loket terecht. Op die pagina ziet u de thema’s die voor uw voorziening beschikbaar zijn binnen het e-loket.
Figuur 2: Startpagina e-loket
Voor het indienen van de gegevens klikt u op ‘eCalcura’.
Na het klikken op de ‘tegel’ eCalcura komt u op de overzichtspagina van dit thema terecht:
Figuur 3: Overzicht eCalcura
De verschillende tabbladen van dit scherm worden verder besproken vanaf hoofdstuk 4.6.
4.3.1 Gegevens overgenomen van RaaS
Volgende gegevens werden gekopieerd vanuit de RaaS-webapplicatie naar eCalcura (niet van toepassing voor Initiatieven voor Beschut Wonen en CVK type 3):
> Algemene gegevens:
• Gegevens van de voorziening
- Contactgegevens
- Certificaten
• Bankgegevens
> Personeelsgegevens:
• Contracten die actief zijn op of na 01/07/2021 (mits het rijksregisternummer correct1 is)
Initiatieven voor Beschut Wonen (IBW) en de voorzieningen CVK type 3 zullen manueel de gegevens van de voorziening en de personeelsgegevens moeten toevoegen vanaf de referentieperiode die gestart is op 01/07/2023.
De werkwijze voor het toevoegen en/of aanpassen van deze gegevens wordt uitgebreid toegelicht in hoofdstukken 4.5 en 4.6.
4.3.2 Invoer op HCO-nummer
Het dossierbeheer en de invoer in het e-loket gebeurt niet (langer) op het niveau van het RIZIV-nummer maar wel op niveau van het HCO-nummer2.
Die revalidatieovereenkomsten waarbij er 2 HCO-nummers onder de revalidatieovereenkomst vallen vragen we om het toegangsbeheer en de invoer van gegevens vanaf januari 2024 met betrekking tot eindeloopbaan van al de personeelsleden verbonden aan de revalidatieovereenkomst in te voeren onder eenenkel HCO nummer.
Voor vragen hierover kunnen de betrokken voorzieningen terecht bij xxxxxxxx.xxxx@xxxxxxxxxx.xx of xxxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx voor de voorzieningen CHK type 3) of via een bericht in het e-loket.
4.3.3 Enkel invoer van medewerkers die gerechtigde zijn en hun vervangers
U dient enkel de gegevens in te voeren van de medewerkers die recht hebben op de premie of de vrijstelling van arbeidsprestaties (VAP), alsook hun vervangers.
Enkel voor de medewerkers met de keuze ‘premie’ en voor de vervangers dienen er ook prestaties
ingebracht te worden.
1 Deze gegevens werden bij het kopiëren immers getoetst aan het rijksregister.
2 Het HCO-nummer: ‘healthcare organization’-nummer. Een uniek identificatienummer dat aan elke zorgvoorziening is toegekend.
4.3.4 Koppeling met rijksregister en zorgberoependatabank
Het toevoegen van medewerkers aan de personeelslijst zal gebeuren op basis van het rijksregisternummer van de medewerker. Dit betekent dat u een medewerker invoert aan de hand van zijn/haar rijksregisternummer en dat automatisch gecontroleerd wordt. Naam, voornaam en geboortedatum van de medewerker dient u manueel in te voeren.
De koppeling met het eCad-zorgberoependatabank is op dit moment niet mogelijk voor de Initiatieven beschut wonen, de psychiatrische verzorgingstehuizen, de revalidatievoorzieningen en de voorzieningen CVK type 3.
4.4 ONDERSTEUNING VOOR HET VERMIJDEN VAN HET INGEVEN VAN FOUTIEVE GEGEVENS
In de toepassing zijn verschillende controles ingebouwd, die u helpen om de gegevens zo correct mogelijk in te geven.
Enkele voorbeelden:
Figuur 4.1: Voorbeeld foutmelding rijksregisternummer
Figuur 4.2: Voorbeeld foutmelding eindeloopbaan
Figuur 4.3: Voorbeeld foutmelding prestaties
Klik in de rechterbovenhoek op uw gebruikersnaam en vervolgens op ‘Mijn organisatie’:
Figuur 5: Navigeren naar ‘Mijn organisatie’
U komt terecht op een scherm met een aantal tabbladen, die we hieronder verder toelichten.
4.5.1 Tabblad Organisatiegegevens
Figuur 6: Organisatiegegevens
Hier vindt u een overzicht van de organisatiegegevens van de voorziening.
U kunt deze gegevens aanvullen of aanpassen door bovenaan rechts op de knop ‘Bewerken’ te klikken.
U zal merken dat u een aantal vooraf ingevulde gegevens niet zelf kunt aanpassen. Mochten hier toch wijzigingen nodig zijn, kunt u dit aanvragen door een bericht te versturen naar het Departement Zorg via de berichtenmodule. Meer info over de werking van de berichtenmodule vindt u in deze handleiding.
Volgende gegevens kunt u zelf aanpassen (velden met een * zijn verplicht in te vullen):
Contactgegevens
> Telefoonnummer (algemeen telefoonnummer van de voorziening)
> E-mailadres (algemeen e-mailadres van de voorziening)
> URL (adres van de website van de voorziening)
Andere gegevens
> RSZ-nummer (bestaat uit 9 cijfers; u kunt het RSZ(PPO)-nummer van uw voorziening opzoeken via het werkgeversrepertorium van de sociale zekerheid).
Meer informatie over het beheren van uw organisatiegegevens vindt u in deze handleiding.
4.5.2 Tabblad Contactpersonengegevens
Figuur 7: Contactpersonengegevens
In dit tabblad kunt u één of meerdere medewerkers registreren als contactpersoon voor het thema eCalcura. Contactpersonen die aan dit thema gekoppeld zijn worden op de hoogte gehouden van alle berekeningen en communicaties met betrekking tot eCalcura. Zij worden per e-mail verwittigd wanneer er een nieuw bericht klaarstaat in de berichtenmodule.
Meer informatie over het beheren van de contactpersonen en het gebruik van de berichtenmodule vindt u in deze handleiding.
4.5.3 Tabblad Bankgegevens
Dit tabblad is enkel zichtbaar en toegankelijk indien u over de rol ‘Beheer financiële gegevens’ beschikt (zie hoofdstuk 2.2).
Figuur 8: Bankgegevens
Via de knop ‘Bewerken’ kunt u de bankrekeningnummers binnen uw organisatie beheren. U dient één bankrekeningnummer als ‘standaard’ aan te duiden.
U dient bij elk type bankrekeningnummer aan te duiden voor welke financiering(en) dit van toepassing is. Voor één bankrekeningnummer kunnen verschillende financieringen aangeduid worden. Voor elke financiering kan er maar één bankrekeningnummer gebruikt worden.
Controleer ook of de gegevens van de rekeninghouder overeenstemmen met de gegevens op de rekeninguittreksels.
Om een bankrekeningnummer toe te voegen, klikt u eerst op de knop ‘Bewerken’ en vervolgens op
‘Bankrekeningnummer toevoegen’. Vul alle nodige gegevens in:
> Standaard
Het rekeningnummer dat u als standaard aanduidt zal gebruikt worden voor betalingen met betrekking tot financieringen waarvoor u geen specifiek bankrekeningnummer toevoegde. Indien u bv. alle betalingen van alle subsidies en financieringen op hetzelfde bankrekeningnummer wenst te ontvangen, volstaat het om één (standaard) bankrekeningnummer te registreren.
> IBAN
Het bankrekeningnummer in IBAN-formaat (te beginnen met hoofdletters ‘BE’)
> Rekeninghouder
Naam van de rekeninghouder, zoals die voorkomt op de rekeninguittreksels
> Straat, nr., bus, postcode en plaats
Adresgegevens van de rekeninghouder
> Financiering
Kies één of meerdere financieringen uit het lijstje, waarvoor u de betalingen op dit bankrekeningnummer wenst te ontvangen.
Klik na het toevoegen of wijzigen van de nodige gegevens op de knop ‘Bewaren’ om de gegevens op te slaan.
Op de startpagina van het e-loket klikt u op de tegel ‘eCalcura’, zoals beschreven in hoofdstukken 4.1 en
4.2. U komt terecht op de overzichtspagina van het thema eCalcura, waar u een aantal tabbladen terugvindt. Deze worden in de volgende hoofstukken gedetailleerd toegelicht.
4.6.1 Tabblad Overzicht
Figuur 9: Overzicht dossiers en berichten
Op deze pagina vindt u een overzicht van dossiers en berichten. Nieuw dossier
Dossiers
Hier vindt u een overzicht van alle geopende dossiers met vermelding van de periode (kwartaal) en de status van het dossier:
> Open: wanneer u een nieuw dossier aanmaakt en bewaart, krijgt dit de status ‘Open’, ongeacht of er reeds (correcte) gegevens werden ingevoerd. U kunt een dossier met deze status raadplegen, bewerken, bewaren en indienen.
> Afgesloten: het dossier werd ingediend en is bijgevolg enkel nog consulteerbaar.
> Audit: het dossier wordt gecontroleerd door een dossierbeheerder van het Departement Zorg en is enkel consulteerbaar voor de voorziening. Alleen de dossierbeheerder kan het dossier bewerken en vervolgens opnieuw openstellen of afsluiten (indienen).
Overzicht berichten
Dit onderdeel bevat een overzicht van alle berichten die betrekking hebben op het thema eCalcura. Meer info over de werking van de berichtenmodule vindt u in deze handleiding.
4.6.2 Tabblad Personeelsgegevens
Figuur 10: Personeelslijst
In het tabblad ‘Personeelsgegevens’ kunt u nieuwe medewerkers toevoegen, de gegevens (naam en voornaam) van bestaande medewerkers aanpassen, bestaande medewerkers verwijderen of medewerkers opzoeken via het zoekveld of de filtermogelijkheden bovenaan de lijst.
U registreert in de eCalcura-toepassing de medewerkers in het kader van de compenserende financiering van de maatregel ‘vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan’:
> Medewerkers die recht hebben op een premie en/of vrijstelling van arbeidsprestaties (VAP)
> Medewerkers die ingeschakeld worden om de vrijstelling van arbeidsprestaties (VAP) binnen de voorziening op te vangen (eindeloopbaanvervangers).
Meer info over de eindeloopbaanmaatregelen vindt u op deze webpagina van het Departement Zorg.
Hoe voegt u een medewerker toe?
Klik bovenaan rechts op de knop ‘Personeelslid toevoegen’.
Vervolgens vult u in het zijpaneel de nodige gegevens van de medewerker in: rijksregisternummer, naam, voornaam en geboortedatum.
Figuur 11.1: Personeelsleden toevoegen
De geboortedatum kan niet meer gewijzigd worden na het opslaan van de gegevens. Kijk deze dus goed na vooraleer de gegevens te bewaren.
Wanneer u alle gegevens van de medewerker heeft ingevuld, klikt u op de knop ‘Toevoegen’ om deze aan de personeelslijst toe te voegen.
Na het toevoegen kan u enkel nog de naam en voornaam van de medewerker wijzigen door op de knop met het potloodje te klikken. Zolang er voor een medewerker nog geen gegevens werden ingevoerd, kan u de medewerker verwijderen door op de knop met de prullenmand te klikken.
Figuur 11.2: Gegevens medewerker aanpassen of verwijderen
Als u een nieuwe medewerker hebt toegevoegd, klikt u op het rijksregisternummer om de fiche van deze medewerker te openen. U krijgt dan volgend scherm met 2 tabbladen:
Figuur 12: Personeelsfiche
We overlopen nu de 2 tabbladen van een personeelsfiche: ‘Contracten’ en ‘Eindeloopbaan’.
4.6.2.1 Contracten
Zolang er geen gegevens (contract(en) en/of eindeloopbaangegevens) werden ingevoerd, kunt u een medewerker uit de lijst verwijderen met de knop ‘Personeelslid verwijderen’ rechts bovenaan.
Klik op de knop ‘Contract toevoegen’ om een tewerkstellingslijn toe te voegen:
Figuur 12.1: Contractgegevens
In het zijpaneel vult u volgende gegevens in:
> Startdatum
> Einddatum (indien van toepassing)
Indien het om een definitieve beëindiging (uitdiensttreding) gaat, vergeet dan niet om ook een einddatum in te vullen onder het tabblad ‘Eindeloopbaan’ (indien van toepassing).
> Contracttype
> Kwalificatie
Selecteer de juiste kwalificatie uit de lijst. Let op: de keuze voor een bepaalde kwalificatie vereist dat men over het juiste diploma én het juiste visum beschikt (indien van toepassing) én prestaties verrichtte die overeenstemmen met de gekozen functie.
> Uren
Hier vult u de totale gemiddelde wekelijkse arbeidsduur van dit contract in (jobtime, prestatiebreuk) met inbegrip van eventuele uren eindeloopbaanvervanging.
> Uren vervanging EL (indien van toepassing)
Hier vult u de gemiddelde wekelijkse uren eindeloopbaanvervanging van dit contract in. Let op:
- Deze uren mag u niet in mindering brengen van 'Uren'.
- Voltijdse medewerkers die zelf recht hebben op arbeidsduurvrijstelling eindeloopbaan kunnen niet voltijds als vervanger eindeloopbaan optreden (bv. contract van 38u en 2u arbeidsduurvrijstelling: de vervanging kan maximaal 36u bedragen).
> Recht Eindeloopbaan (indien van toepassing):
Voor medewerkers die op basis van hun contracttype en kwalificatie automatisch recht hebben op eindeloopbaanmaatregelen, zal het vinkje automatisch worden aangevinkt. Voor medewerkers die geen automatisch recht hebben, kunt u het vinkje aanvinken, indien zij aan alle wettelijke voorwaarden voldoen.
Klik op ‘Toevoegen’ om de ingevoerde contractgegevens te bewaren.
Om een bestaand contract te wijzigen klikt u op de knop met het potloodje.
Een contract verwijderen kan via de knop met de prullenmand, indien het contract volledig in een nog niet ingediende periode ligt en er nog geen prestaties op dit contract werden geregistreerd.
Opgelet: het registreren van een kwalificatie vereist ook dat de betrokken medewerker de effectieve taken uitvoert die onder deze kwalificatie begrepen worden.
Bijvoorbeeld: een verpleegkundige die is aangeworven als kwaliteitscoördinator en dus geen zorgtaken uitvoert, moet geregistreerd worden als ‘Andere A1’ of ‘Andere A2’. Indien betrokkene beide functies uitvoert, moet het contract opgesplitst worden (bv. 19u onder kwalificatie ‘verpleegkundige’ en 19u onder kwalificatie ‘andere’).
Sinds het 1ste kwartaal 2019 kan een vervanger van wie het contract eindigt binnen de 3 maanden opnieuw als vervanger in dienst wordt genomen, met verhoging van het aantal uren eindeloopbaanvervanging in het contract.
Opgelet: bepaalde medewerkers komen niet in aanmerking als vervanger eindeloopbaan. Een overzicht van de uitgesloten medewerkers vindt u in artikel 4 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2018 tot financiering van sommige sociale akkoorden in bepaalde gezondheidsinrichtingen en –diensten.
Is het verplicht om de uren vrijstelling van arbeidsprestaties om te zetten in vervangende tewerkstelling?
Uw voorziening dient de collectieve overeenkomst of het raamakkoord toe te passen. In de eCalcura-toepassing is er evenwel geen controle of alle uren vrijstelling van arbeidsprestaties ook effectief door een vervangende tewerkstelling worden ingedekt.
Moet iemand die gekozen heeft voor vrijstelling van arbeidsprestaties in dezelfde kwalificatie vervangen worden?
Neen, de voorziening is volledig vrij in de keuze van kwalificatie van de vervanger(s).
Verantwoord maatschappelijk ondernemen impliceert evenwel dat de voorziening verantwoorde keuzes maakt, rekening houdend met de opdrachten waar de voorziening voor staat.
4.6.2.2 Eindeloopbaan
Als het om een medewerker gaat op wie de maatregel ‘vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan’
van toepassing is, klikt u onder het tabblad ‘Eindeloopbaan’ op ‘Eindeloopbaan toevoegen’.
Figuur 12.2: Eindeloopbaangegevens
Vul in het zijpaneel volgende gegevens in:
> Datum keuze
Hier vult u de datum in waarop de medewerker de keuze voor premie of arbeidsduurvrijstelling maakte. Indien het gaat om een medewerker die enkel voor arbeidsduurvrijstelling kan kiezen, vult u hier de begindatum van het recht in.
> Begin recht
Hier vult u de eerste dag van de maand in waarin de medewerker het (bijkomend) recht op eindeloopbaanmaatregelen verkreeg.
> Einde recht
Hier vult u een einddatum in in geval van wijziging van de eindeloopbaankeuze (bv. omzetting van premie in ADV en/of het bereiken van een hogere leeftijdscategorie) of in geval het contract werd beëindigd. Vergeet in dat laatste geval niet om een einddatum in te vullen in het onderdeel ‘contracten’.
> Leeftijdscategorie
Kies de juiste leeftijdscategorie uit het lijstje, waarvoor de medewerker effectief rechten opbouwde. Bijvoorbeeld: werden er rechten verworven op 45 jaar maar geen bijkomende rechten op 50 jaar, vult u enkel de categorie 45+ in, ook al bereikte de medewerker intussen de leeftijd van 50 jaar.
> Uren premie
Kies het juiste aantal uren premie uit de lijst. Indien de medewerker geen recht heeft op een premie, kiest u ‘0’. De uren zijn uitgedrukt als het aantal uren per week voor een voltijdse tewerkstelling en zullen pro rata de effectieve arbeidsduur en prestaties van de medewerker berekend worden.
> Uren vrijstelling
Kies het juiste aantal uren arbeidsduurvrijstelling uit de lijst. Indien de medewerker geen recht heeft op ADV (VAP), kiest u ‘0’. De uren zijn uitgedrukt als het aantal uren per week voor een voltijdse tewerkstelling en zullen pro rata de effectieve arbeidsduur van de medewerker berekend worden.
U moet steeds zowel een getal invullen in het veld ‘Uren premie’ als in het veld ‘Uren vrijstelling’. U vult een
‘0’ in in het vakje dat niet van toepassing is, anders krijgt u een foutmelding.
Klik op ‘Toevoegen’ om de ingevoerde eindeloopbaangegevens te bewaren. Om een bestaande keuzelijn te wijzigen klikt u op de knop met het potloodje.
Een keuzelijn verwijderen kan via de knop met de prullenmand, indien deze lijn volledig in een nog niet ingediende periode ligt.
Opgelet: enkel verpleegkundigen kunnen nog kiezen voor de premie. U kunt daarom enkel voor verpleegkundigen de keuze ‘premie’ aanduiden.
Indien een medewerker met een andere kwalificatie recht heeft op een premie uit het verleden, neemt u contact op met het Departement Zorg door een bericht te versturen naar het Departement Zorg via de berichtenmodule.
Uitzondering revalidatievoorzieningen en palliatieve begeleidingsequipes: altijd recht op ten minste één vervanger met een contract van 13 uur
Revalidatievoorzieningen en multidisciplinaire begeleidingsteams palliatieve verzorging hebben altijd recht op ten minste één vervanger met 1/3de tijds contract, ook als binnen de voorziening het aantal uren keuze voor vrijstelling van arbeidsprestaties minder bedraagt dan het aantal uren van een 1/3de tijds contract.
! Deze uitzondering blijft van toepassing maar is op een andere manier geprogrammeerd in eCalcura:
Deze uitzonderingregel is van toepassing als er binnen de voorziening voor minder dan 13 uren vrijstelling van arbeidsprestaties zijn door de gerechtigen. De applicatie zal de tegemoetkoming van de eindeloopbaanmaatregelen voor de financiering van de vervanger(s) berekenen op basis van deze 13 uur en zal geen rekening houden met de effectieve (lagere) vrijstelling van arbeidsprestaties binnen de voorziening.
4.6.3 Tabblad Certificaten
Figuur 13: Certificaten
Op deze pagina vindt u een overzicht van de voor uw voorziening geactiveerde certificaten. Onder bepaalde voorwaarden kunt u deze wijzigen, toevoegen of verwijderen (zie verder).
Let op: indien er geen certificaten zijn aangeduid voor de voorziening, kan er geen tegemoetkoming berekend en uitbetaald worden.
Door het toevoegen van de certificaten verklaart u dat de voorziening voldoet aan de voorwaarden voor het aanvragen van de tegemoetkoming ‘vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan’.
> Als u het certificaat ‘Attest eindeloopbaan’ toevoegt, verklaart u dat de voorziening de collectieve arbeidsovereenkomst of het raamakkoord met betrekking tot de ‘vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan’ toepast.
> Als u het certificaat ‘Attest sociaal akkoord’ toevoegt, verklaart u dat de voorziening de sociale akkoorden toepast.
Telkens u één van de certificaten wijzigt of een certificaat toevoegt, krijgt het Departement Zorg hiervan een melding. Die melding geldt als bewijs van aanmelding en is de referentiedatum voor een eventuele herberekening van tegemoetkomingen.
Door het certificaat toe te voegen verklaart u dat u aan de voorwaarden voor financiering van dat certificaat voldoet (zie verder).
Om een certificaat toe te voegen klikt u op de knop ‘Certificaat toevoegen’. Selecteer vervolgens het gewenste certificaat en vul de startdatum in.
U kunt een certificaat aanpassen door op de knop met het potloodje te klikken of verwijderen door op de knop met de prullenmand te klikken.
Figuur 13.1: Certificaat toevoegen
Volgende certificaten kunt u toevoegen:
> Attest sociaal akkoord
• U verklaart dat u aan de voorwaarden voor financiering voldoet, nl. dat uw voorziening de sociale akkoorden toepast. Het ontbreken van dat attest heeft tot gevolg dat alle tegemoetkomingen berekend ten laste van de Vlaamse overheid tot nul worden herleid.
• Wanneer u niet langer aan de voorwaarden voldoet, brengt u de einddatum in.
> Attest eindeloopbaan
• U verklaart dat u aan de voorwaarden voor financiering voldoet, nl. dat uw voorziening de collectieve arbeidsovereenkomst of het raamakkoord m.b.t. de ‘vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan’ toepast. Het ontbreken van dat attest heeft tot gevolg dat de compenserende
tegemoetkoming in het kader van de ‘vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan’ tot nul
wordt herleid.
• Wanneer u niet langer aan de voorwaarden voldoet, brengt u de einddatum in.
4.6.4 Tabblad Historiek eindeloopbaan
Figuur 14: Historiek eindeloopbaan
Dit scherm geeft u een overzicht van de berekeningen en betalingen met betrekking tot de tegemoetkoming ‘vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan’.
Het overzicht bevat (per lijn) volgende informatie:
> Referentieperiode: de referentieperiode waarop de berekening betrekking heeft; 2023-2024 wil bijvoorbeeld zeggen dat het om een berekening gaat die betrekking heeft op de referentieperiode van 1 juli 2023 tot en met 30 juni 2024.
> Type betaling: ‘Voorschot 1’, ‘Voorschot 2’ of ‘Eindafrekening’;
> Berekend: het bedrag in euro waar uw voorziening recht op heeft;
> Datum berekend: de berekeningsdatum;
> Datum betaling: datum waarop de communicatie naar de voorziening werd gestuurd;
> Xxxxxxx: dit is het berekende bedrag in euro, verminderd met wat de voorziening eerder teveel heeft ontvangen;
> Memodatum: datum waarop het betaalde bedrag op het bankrekeningnummer van de voorziening staat;
> RC3 voor: het bedrag in euro dat de voorziening eerder teveel heeft ontvangen;
> RC na: het bedrag in euro dat de voorziening nog verschuldigd is;
> IBAN: het rekeningnummer van de voorziening waarop het verschuldigde bedrag werd gestort;
> Bericht: een PDF-document met een begeleidende brief, een detail van de berekening en verdere informatie, zoals een overzicht van de betaalmomenten voor de tegemoetkomingen.
3 Rekening-courant (lopende rekening)
4.6.5 Tabblad Rapporten
Figuur 15: Rapporten
Op deze pagina kunt u een aantal rapporten downloaden, die u toelaten om na te gaan of alle ingebrachte gegevens ook volledig correct zijn.
Kies eerst de gewenste periode uit het lijstje. Voor een aantal rapporten is dit het gewenste kwartaal, voor een aantal andere de volledige referentieperiode waarvan u de gegevens wenst te raadplegen:
> Kwartaalrapporten:
• Prestaties
• Overzicht voltijds equivalenten (VTE)
> Rapporten over een volledige referentieperiode:
• Eindeloopbaankeuzes (gerechtigden premie en/of vrijstelling van arbeidsprestaties)
• Eindeloopbaanvervangers (compenserende tewerkstelling)
Om een aangiftedossier in te vullen, te bewaren, te raadplegen en/of in te dienen, navigeert u naar het
tabblad ‘Overzicht’ op het eCalcura-startscherm (zie hoofdstuk 4.6).
U vindt hier alle beschikbare nieuwe, bewaarde en ingediende dossiers terug, zoals beschreven in hoofdstuk 4.6.1.
Een dossier heeft steeds betrekking op een kwartaal (cfr. vermelding in de benaming en titel van het dossier).
4.7.1 Tabblad Prestaties
Figuur 16: Aangifte prestaties
In dit scherm krijgt u de door u ingevoerde contractgegevens te zien van de contracten die binnen de periode van het gekozen aangiftedossier (kwartaal) vallen.
Enkel voor de vervangers en voor gerechtigden die kiezen voor een premie dienen de prestaties ingevoerd te worden. Voor de gerechtigden die kiezen voor vrijstelling van arbeidsprestaties dienen geen prestatiegegevens ingevoerd of aangepast te worden.
Afhankelijk van de situatie voert u hier per medewerker en per contract de betaalde en niet-betaalde dagen, hetzij de betaalde uren van het betreffende kwartaal in.
Voor voltijdse contracten moet u zowel het veld ‘Betaalde dagen’ als het veld ‘Niet-betaalde dagen’
invullen.
Het waarschuwingsicoontje maakt er u op attent dat er voor de betreffende contractlijn (nog) geen prestaties werden ingevuld.
De 5 laatste kolommen (‘Waarvan uren’) zijn enkel van toepassing voor ouderenvoorzieningen.
Om de invoer of het raadplegen van de gegevens van bepaalde medewerkers, kwalificaties of contracttypes te vergemakkelijken, kunt u gebruik maken van het zoekveld of de filtermogelijkheden in de grijze balk bovenaan. U kunt hierbij meerdere filters combineren. Het zoekveld werkt ook in combinatie met de filtermogelijkheden.
Zo kunt u bv. filteren op contracttype ‘Loontrekkende’ én kwalificaties ‘Verpleegkundige bachelor’ en
‘Verpleegkundige gegradueerde’ en vervolgens binnen deze selectie naar een specifieke persoon zoeken
door (een aantal letters van) de voor- of achternaam in te voeren in het zoekveld:
Figuur 17: Filter aangifte prestaties
Merk op dat onder ‘Betaalde dagen’ of ‘Betaalde uren’ wordt verstaan: alle dagen of uren waarvoor de voorziening geld aan de medewerker verschuldigd is. In de openbare sector valt een statutaire medewerker met ziekte pas onder ‘Niet-betaalde dagen’ vanaf het ogenblik dat de medewerker in disponibiliteit is wegens ziekte.
U kunt de ingevoerde gegevens altijd tussentijds opslaan door bovenaan op de knop ‘Bewaren’ te klikken.
Pas wanneer u alle gegevens voor een kwartaal hebt ingevoerd, klikt u op de knop ‘Indienen’ om het aangiftedossier in te dienen (meer info in hoofdstuk 4.8).
Vooraleer u één of meerdere kwartalen indient, raden we u aan om gebruik te maken van de beschikbare
rapporten om uw gegevens te controleren.
Meer uitleg over de beschikbare rapporten vindt u in hoofdstuk 4.6.5 van deze handleiding.
Let op: om een dossier (kwartaal) te kunnen indienen moet u:
> Het (nieuwe) dossier minstens geopend hebben;
> Een standaard bankrekeningnummer hebben ingevuld (zie hoofdstuk 4.5.3);
> Minstens één contactpersoon hebben toegewezen aan het thema eCalcura (zie hoofdstuk 4.5.2);
Wanneer u zeker bent dat alle gegevens correct en volledig zijn voor het betreffende kwartaal, klikt u bovenaan de pagina op de knop ‘Indienen’.
Figuur 18: Aangifte indienen
Vervolgens krijgt u een bevestigingsvraag met de eventuele vermelding van openstaande fouten of waarschuwingen:
Figuur 18.1: Bevestiging indiening
Klik op de knop ‘Terug naar bewerken’ om gegevens te corrigeren of aan te vullen of klik op de knop
‘Indienen kwartaalaangifte’ om de prestaties van het betreffende kwartaal in te dienen.
Na een tweede (definitieve) bevestiging krijgt u kort de bevestigingsmelding ‘Aangifte succesvol ingediend’
te zien.
Wanneer u terugkeert naar de overzichtspagina (startscherm eCalcura) zal u zien dat de status van het zonet ingediende dossier gewijzigd werd naar ‘Afgesloten’.
Figuur 18.2: Status ingediend dossier
Heropening van kwartalen
Een kwartaal dat u vóór 16 oktober heeft ingediend, kunt u steeds vóór 16 oktober laten heropenen door het Departement Zorg. U vraagt de heropening via een bericht in het e-loket of via e-mail naar xxxxxxxx.xxxx@xxxxxxxxxx.xx (via xxxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx voor de voorzieningen CVK type 3).
Nadat u een eerste (voorlopige berekening) van de financiering in het kader van de eindeloopbaanmaatregelen heeft ontvangen, heeft u vanaf deze datum 30 dagen de tijd om wijzigingen aan te brengen in eCalcura. U stuurt hiervoor een een bericht via het e-loket of via e-mail naar xxxxxxxx.xxxx@xxxxxxxxxx.xx(via xxxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx voor de voorzieningen CVK type 3).
Na ontvangst van dit bericht zal het Departement Zorg de kwartalen nog éénmaal openzetten. De kwartalen moeten opnieuw ingediend zijn uiterlijk 30 dagen na ontvangst van de eerste voorlopige berekeningen.
Bv.: U ontvangt de eerste voorlopige berekening op 16 oktober, dan heeft u tot uiterlijk 16 november de tijd om de kwartalen te laten openstellen, de correcties aan te brengen en opnieuw in te dienen.
Moet de voorziening elk kwartaal gegevens indienen?
Neen, dat is niet verplicht.
Het Departement Zorg raadt voorzieningen wel aan na elk kwartaal gegevens in te voeren. Als u de gegevens na elk kwartaal invoert en bewaart, hoeft u op dat tijdstip de gegevens van dat kwartaal nog niet in te dienen.
Voorzieningen moeten wel tegen 30 september van elk kalenderjaar de gegevens van de referentieperiode van 1 juli van het voorgaand kalenderjaar tot en met 30 juni van het lopend kalenderjaar indienen.
Ik heb de gegevens niet tijdig ingediend. Wat gebeurt er nu?
Als u de gegevens op 30 september niet hebt ingediend, ontvangt u begin oktober een brief waarin er op gewezen wordt dat het Departement Zorg de berekening opstart op 16 oktober.
In de tweede helft van oktober berekent en communiceert het Departement Zorg de tegemoetkomingen aan de voorzieningen. Hiervoor sluit het Departement Zorg ambtshalve de kwartalen af die nog niet door de voorzieningen werden bevestigd.
Deze kwartalen (dossiers) krijgen op dat moment de status ‘Geblokkeerd’ (zie hoofdstuk 4.6.1). De berekeningen gebeuren bijgevolg enkel op de gegevens die de voorzieningen ook werkelijk hebben ingevoerd. Tijdens de periode van berekenen en communiceren door het Departement Zorg kan geen enkele voorziening gegevens aanleveren die betrekking hebben op de referentieperiode van 1 juli van het voorafgaand jaar tot 30 juni van het lopend jaar. Moet hier niet die 30 dagen regel toegevoegd worden?
Nadat u een eerste (voorlopige berekening) van de financiering in het kader van de eindeloopbaanmaatregelen heeft ontvangen, heeft u vanaf deze datum 30 dagen de tijd om wijzigingen aan te brengen in eCalcura. U stuurt hiervoor een een bericht via het e-loket of via e-mail naar xxxxxxxx.xxxx@xxxxxxxxxx.xx (via xxxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx voor de voorzieningen CVK type 3).
Na ontvangst van dit bericht zal het Departement Zorg de kwartalen nog éénmaal openzetten. De kwartalen moeten opnieuw ingediend zijn uiterlijk 30 dagen na ontvangst van de eerste voorlopige berekeningen.
Hierna berekent en communiceert het Departement Zorg de definitieve tegemoetkoming aan de voorzieningen.
Indien er gegevens niet of slechts gedeeltelijk zijn ingediend zal er geen of slechts een gedeeltelijke tegemoetkoming voor vrijstelling van arbeidsprestaties en eindeloopbaan berekend en uitbetaald kunnen worden
Na de defenitieve berekening zijn er geen wijzigingen meer mogelijk in de afgesloten referentieperiode in eCalcura.
Hieronder vindt u een schematisch overzicht.
30 september jaar X
> Voorziening: wettelijke deadline indienen kwartalen referentieperiode jaar X-1 / jaar X
1 oktober – 15 oktober jaar X
> Departement: versturen brief niet- ingediende kwartalen (uitstel tot en met 15 oktober)
> Voorziening: indienen kwartalen referentieperiode jaar X-1 / jaar X
16 oktober jaar X
> Departement: afsluiten niet- ingediende kwartalen
Xxxxxxx werkdag januari jaar X+1
> Departement: Betaling tegemoetkoming ‘vrijstelling van
arbeidsprestaties en eindeloopbaan’ op bankrekening voorziening
Eind november – begin december jaar X
> Departement: afsluiten niet- ingediende kwartalen
+ definitieve berekening en communicatie van de tegemoetkomingen
> Voorziening: raadplegen van de definitieve berekeningen via e- loket (eCalcura)
17 oktober – 30 dagen later jaar X
> Departement: communicatie voorlopige berekeningen
> Voorziening: vraag openstellen ingediende kwartalen
+ correctie/aanvulling van gegevens
4.9 CONTROLE EN SANCTIEBEPALINGEN
Worden de gegevens die de voorziening bevestigt, gecontroleerd?
Ja, het Departement Zorg werkt samen met Zorginspectie voor gerichte controles en kan ook contact opnemen met de sociale inspectie (arbeidsinspectie).
De voorzieningen zijn wettelijk verplicht om alle documenten ter beschikking te stellen die nodig zijn om controles efficiënt te laten verlopen.
Het Departement Zorg voert eveneens steekproefsgewijze controles uit op ingediende gegevens. Indien er foutieve of ontbrekende gegevens worden vastgesteld, kan dit leiden tot een herberekening of een correctieberekening van de eindeloopbaanfinanciering.
Indien er wordt vastgesteld dat er moedwillig foutieve gegevens werden ingediend, kan dit boetes tot gevolg hebben.
5 INFORMATIEVEILIGHEID
5.1 EUROPESE VERORDENING: BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEERGEGEVENS
Is de Europese verordening met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van toepassing op de aanlevering van gegevens?
De Europese verordening met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer is van toepassing op de aanlevering van de personeelsgegevens van de medewerkers die in de toepassing worden aangegeven.
Medewerkers die in eCalcura worden geregistreerd hebben dan ook het recht op inzage en correctie van de gegevens die hen betreffen.
Op de website van het Departement Zorg wordt dat recht uitdrukkelijk vermeld. Een medewerker die inzage in zijn gegevens wenst, vraagt bij de voorziening zijn gegevens op. Als die medewerker een correctie van die gegevens wenst, vraagt die medewerker dat ook aan de voorziening. Het Departement Zorg kan ook bij dat proces betrokken worden als een medewerker een klacht indient.
5.2 TOEGANGEN IN DE APPLICATIE
Kan ik een medewerker van de voorziening enkel toegang geven tot een deel van de toepassing?
U kunt de toegang van een medewerker enkel beperken door het al dan niet
toekennen van één of meerdere ‘rollen’, zoals beschreven in hoofdstuk 2.2.
Is de digitale communicatie van het Departement Zorg naar de voorziening beveiligd?
Ja, documenten die persoonsgegevens bevatten zijn enkel toegankelijk voor medewerkers van de voorziening die ook werkelijk toegangsrechten hebben op de toepassing.
6 VRAGEN
6.1 VRAGEN OVER DE TOEGANG TOT HET E-LOKET
Met uw vragen over de toegang tot het e-loket en het gebruikers- en toegangsbeheer kunt u terecht bij het federale contactcenter van eHealth:
> telefonisch: 02 788 51 55;
> via het contactformulier op de website van eHealth.
Het eHealth-contactcenter is bereikbaar van maandag tot vrijdag tussen 7u en 20u, uitgezonderd op feestdagen. Buiten die openingsuren kunt u altijd vragen om teruggebeld te worden.
6.2 INHOUDELIJKE EN TECHNISCHE VRAGEN
Op elke pagina in het e-loket vindt u onderaan rechts een gele knop ‘Hulp nodig?’:
Als u klikt op de knop ‘Hulp nodig?’, klapt die uit:
Voor inhoudelijke vragen klikt u op ‘eCalcura’. Vervolgens wordt de berichtenmodule van het e-loket geopend. Alle inhoudelijke vragen over eCalcura worden behandeld via die berichtenmodule. U vindt alle informatie over de werking van de berichtenmodule in de Handleiding Berichten- en Contactenmodule e- loket.
U kunt ons tijdens de werkuren ook telefonisch bereiken via 02 553 36 47 of per e-mail via xxxxxxxx.xxxx@xxxxxxxxxx.xx (of voor de voorzieningen CVK type 3 via 02 553 35 09 of per e-mail via xxxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.
Voor technische vragen klikt u binnen de hulpfunctionaliteit op ‘Technische helpdesk’. Via dit venster kunt u uw technische vraag stellen.