1E TERTAALRAPPORTAGE 2021 1E TERTAALRAPPORTAGE 2021
1E TERTAALRAPPORTAGE 2021
1E TERTAALRAPPORTAGE 2021
Colofon
Vier gemeenten - Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude - hebben vanaf 1 januari 2012 de interne bedrijfsvoeringstaken geconcentreerd in één organisatie, Servicepunt71. Servicepunt71 is dé partner op het gebied van Informatievoorziening, HRM, Facilitaire zaken, Juridische zaken, Financiën en Inkoop.
Servicepunt71 Xxxxxxx 000
0000 XX Xxxxxx
2 PROGRAMMAPLAN EN PARAGRAFEN 5
3.1 Ontwikkeling van de lasten en baten 9
1 Algemeen
Voor u ligt de eerste tertaalrapportage van 2021, waarin wij rapporteren over de stand van zaken over de eerste vier maanden van 2021. Een periode waarbij we inmiddels ongeveer een jaar lang te maken hebben met de uitbraak van de coronapandemie. Een periode met uitdagingen, maar ook een periode waarin we zien dat Servicepunt71 een weerbare organisatie is geweest. Dat is ook terug te zien in deze rapportage, waarin we zien dat de diverse prioriteiten van Servicepunt71 op koers zijn.
Dat de diverse prioriteiten van Servicepunt71 op koers zijn heeft er voor een deel mee te maken dat we nog vroeg in het jaar zijn en er in veel gevallen nog mogelijkheden zijn tot bijsturing. Bijsturing die bijvoorbeeld nog wel noodzakelijk is op de prioriteiten binnen het werkplekprogramma, de inrichting van een nieuw systeem ter vervanging van financiële- en P2P systemen en de afronding van de verbouwing van het Tweelinghuis. Wij zien hierin echter ook de bevestiging dat onze bedrijfsvoering beter in balans is gekomen en we daar nu de vruchten van plukken.
Op dit moment worden de voorbereidingen getroffen om de komende periode voorzichtig weer meer ruimte te bieden aan de collega's om weer (deels) op kantoor te komen werken. Nu de vaccinatiecampagne op stoom is, is de verwachting dat hiervoor steeds meer mogelijkheden zullen zijn.
Financieel gezien is Servicepunt71 in rustiger vaarwater terecht gekomen, nu met het beschikbaar stellen van extra middelen voor 2021 en verder de balans in de bedrijfsvoering is teruggebracht. Als gevolg van de corona uitbraak zien we wel dat extra uren gemaakt worden bij Financiën, HRM en Juridische Zaken. Wij gaan er echter op dit moment vanuit dat we deze uren door o.a. herprioritering op kunnen vangen binnen Servicepunt71.
‘Servicepunt71 in control’ en het onderzoek naar een nieuw samenwerkingsmodel vormen ook in 2021 ons kompas. Beide trajecten zijn belangrijk voor een toekomstgerichte bedrijfsvoering voor de Leidse regio. De twee trajecten liggen allebei op koers: ‘Servicepunt71 in control’ verloopt volgens planning en wordt voor de zomer afgerond en overgedragen naar de staande organisatie. Binnen dit traject zijn de afgelopen periode flinke stappen gemaakt en zien we nu dat
eventuele afwijkingen (die er altijd zullen zijn) binnen een acceptabele bandbreedte komen te liggen. Wat betreft het nieuwe samenwerkingsmodel vindt op dit moment nader onderzoek plaats, met als doel dat de gemeenteraden dan een besluit kunnen nemen over het samenwerkingsmodel van de toekomst.
Namens het CMT Xxxxxxx Xxxxxx
Directeur a.i.
De 1e tertaalrapportage 2021 van Servicepunt71 bestaat uit drie hoofdstukken. Dit hoofdstuk 1 bevat de algemene voortgang en de leeswijzer. Hoofdstuk 2 bevat de inhoudelijke voortgang op de dienstverlening en de paragraaf Bedrijsvoering. In dit hoofdstuk wordt net als voorgaande jaren gewerkt met het verkeerslichtmodel waarbij een toelichting wordt gegeven op de afwijkingen. Hoofdstuk 3 bevat de financiële ontwikkelingen. Hier geven we inzicht in de ontwikkeling van de lasten en de baten. Daarbij komen achtereenvolgens aan de orde de prognose voor 2020, de taakstellingen, de wijzigingsvoorstellen in de exploitatie, veranderingen op het gebied van investeringen, de effecten van alle ontwikkelingen op de reserves en tot slot, het effect van alle ontwikkelingen op de bijdragen van de deelnemers.
Algemeen | 3
4 | SERVICEPUNT 71
2 Programmaplan en paragrafen
2.1.1 Dienstverlening
In dit hoofdstuk wordt de voortgang op de prioriteiten van Servicepunt71 toegelicht. Conform de werkwijze van 2020, betreft dit de prioriteiten zoals in het jaarplan zijn vastgesteld. Het jaarplan 2021 is vastgesteld door de SGB op 31 maart jl.
Coronapandemie
De invloed van de corona-pandemie was ook in de eerste periode van 2021 merkbaar, zowel in de dienstverlening aan de gemeenten, als voor de interne organisatie. De verwachting is echter dat de komende periode steeds verder toegewerkt zal worden naar een verruiming van de maatregelen die gelden. Op dit moment worden de voorbereidingen getroffen om de komende periode voorzichtig weer meer ruimte te bieden aan collega's om weer (deels) op kantoor te komen werken.
Voortgang prioriteiten
De voortgang in deze rapportage is gelijk aan voorgaande jaren weergegeven middels een kleurcodering. Groen betekent dat het binnen de planning en het budget gerealiseerd kan worden, oranje betekent dat er extra inspanning of budget nodig is en rood wil zeggen dat realisatie niet meer mogelijk of doelmatig is. In onderstaande tabel is per prioriteit de kleur aangegeven, waarbij we zien dat de verwachting is dat bijna alle prioriteiten binnen planning en budget gerealiseerd gaan worden. In voorgaande jaren werden tenminste de oranje en rode verkeerslichten toegelicht, en vaak ook de voortgang op de grote opgaven. Hierom volstaan we met een toelichting op prioriteit 1 ‘Samenwerkingsmodel voor de bedrijfsvoering in de Leidse regio' en prioriteit 12 'Inrichting nieuw systeem ter vervanging van financiële- en P2P systemen Decade, Proquro en Onguard '.
NB: In de volgende tabel heeft de prioriteit werkplekprogramma 1 een * gekregen, omdat daarop nog wel bijsturing noodzakelijk is. De verwachting is echter dat het resultaat wel gehaald wordt en hierom is deze wel op de kleur groen gezet.
Integrale prioriteiten Financiën
1. Samenwerkingsmodel voor de bedrijfsvoering in de Leidse regio | √ | 12. Inrichting nieuw systeem ter vervanging van financiële- en P2P systemen Decade, Proquro en Onguard | ± |
2. Invoering Omgevingswet | √ | 13. Inregelen rechtmatigheidsverklaringen | √ |
3. Pilot inhouse advocaat | √ | HRM | |
4. Invoering wet open overheid | √ | 14. Dienstverlening ten behoeve van reorganisatie/ ontwikkeltrajecten | √ |
Vakspecifieke prioriteiten 15. Vitaliteit | √ | ||
Informatievoorziening 16. Arbeidsmarktstrategie | √ | ||
5. Een veilige en beheersbare basiswerkplek, en veilig & compliant werken: Werkplekprogramma I * | √ | 17. Moderniseren arbeidsvoorwaarden en Strategische Personeels Planning | √ |
6. De digitale samenwerkomgeving: Werkplekprogramma II | √ | Juridische Zaken | |
7. Robuustere netwerkarchitectuur | √ | 18. Regionale Energietransitie (RES) | √ |
8. Projectportfolio | √ | ||
Programmaplan en paragrafen | 5
Prioriteiten begroting 2021
Prioriteiten begroting 2021 | ||
9. Beheer mobiele telefonie | √ | |
Inkoop en Contractmanagement
10. Maatschappelijk Verantwoorde Bedrijfsvoering (MVI) | √ | |
11. Uitbreiding Wmo-contractmanagement | √ |
Integrale prioriteiten | |
√ | 1. Samenwerkingsmodel voor de bedrijfsvoering in de Leidse regio |
Voortgang: De verwachting is dat de colleges voor het zomerreces een voorgenomen principebesluit nemen. Na het zomerreces hebben de gemeenteraden de gelegenheid om hun wensen en bedenkingen hierbij aan te geven. | |
Financiën | |
± | 12. Inrichting nieuw systeem ter vervanging van financiële- en P2P systemen Decade, Proquro en Onguard |
Voortgang: De aanbesteding is succesvol afgerond in Q1 2021 met een leverancier die de gewenste functionaliteiten kan leveren. Eind Q2 heeft de leverancier aangekondigd de overeengekomen planning mogelijk niet tijdig te kunnen opleveren. Dit betekent dat het de vraag is of de beoogde datum voor livegang (1/1/22) nog steeds realistisch en verantwoord is. De regionale stuurgroep is hierover in overleg met de leverancier en alle betrokken teams. | |
HRM | |
√ | 15. Vitaliteit, 16. Arbeidsmarktstrategie, 17. Moderniseren arbeidsvoorwaarden en Strategische Personeels Planning |
Voortgang: De sturing voor arbeidsmarktstrategie en vitaliteit worden overgedragen aan de staande organisatie. De borging van de nieuw ontwikkelde activiteiten in de lijn en het team HRM, is een proces waar versnellingen en vertragingen (zoals vaak) samengaan. Dit verwachten we ook voor deze overdracht, daarom is er extra aandacht voor doorontwikkeling binnen het team in brede zin. Verder zijn De CAO onderhandelingen nog gaande, dit kan mogelijk effect hebben op planning van deze prioriteit. | |
2.2.1 Bedrijfsvoering
Bedrijfsvoering in balans
Begin dit jaar zijn de besprekingen tussen Servicepunt71 en de deelnemers afgerond over het terug brengen van balans in de bedrijfsvoering van Servicepunt71 als gevolg van toegenomen en veranderde vraag en door nieuwe ambities. Dit heeft er toe geleid dat de deelnemers incidenteel en structureel middelen beschikbaar hebben gesteld om een aantal financiële knelpunten op te lossen. De besluitvorming over het beschikbaar stellen van deze middelen wordt met de definitieve vaststelling van de begroting 2022-2025 afgerond. Ze maken dus geen onderdeel uit van deze rapportage.
Voortgang prioriteiten
Net zoals bij de voortgang op de dienstverlening wordt ook in deze paragraaf de voortgang op de organisatieprioriteiten weergegeven door middel van een verkeerslicht. In voorgaande jaren werden tenminste de oranje en rode verkeerslichten toegelicht, en vaak ook de voortgang op de grote opgaven. Aangezien er op dit moment geen prioriteiten op oranje of rood staan, volstaan we met een toelichting op prioriteit 1 'Servicepunt71 in control' en prioriteit 2 'Doorontwikkeling organisatie Servicepunt71'.
NB: In de volgende tabel heeft de prioriteit afronding verbouwing tweelinghuis een * gekregen, omdat daarop nog wel bijsturing noodzakelijk is. De verwachting is echter dat het resultaat wel gehaald wordt en hierom is deze wel op de kleur groen gezet.
6 | SERVICEPUNT 71
Prioriteiten begroting 2021
Organisatie prioriteiten
1. Servicepunt71 in control | √ | 6. Doorontwikkeling strategisch Inkoop en Contractmanagement | √ |
2. Doorontwikkeling organisatie Servicepunt71 | √ | 7. Evaluatie transitie VRIS | √ |
3. Verlengen dienstverleningsovereenkomst Holland Rijnland 2021 | √ | 8. Financieel kader digitale veiligheid | √ |
4. Afronding verbouwing Tweelinghuis * | √ | 9. Impuls informatievoorziening: ICT-architectuur, functioneel beheer, en ondersteuning IV-keten | √ |
5. Ontwikkeltraject team HRM | √ | ||
Organisatie prioriteiten | |
√ | 1. Servicepunt71 in control |
Voortgang: Project wordt per 1 juli 2021 afgerond, deelopdrachten zijn gerealiseerd. Waaronder: regelingen geactualiseerd, een nieuw regionaal framework met accountants afgesloten, verplichtingenadministratie SP71 opgeschoond, dashboard opgeleverd, PDC op basis van groeidetectie aangepast. | |
√ | 2. Doorontwikkeling organisatie Servicepunt71 |
Voortgang: - Programma 'professional aan zet' wordt verder uitgewerkt. - Alle leidinggevenden hebben een leiderschapstraject gevolgd. - Voor de integrale accountteams ligt de algehele regie bij de staf en de teammanagers faciliteren. | |
Ziekteverzuim
Het ziekteverzuimpercentage over de eerste maanden van 2021 is 4,6%. Dat is 0,7% lager dan de 5,3% over 2020. Het ziekteverzuim is in de volgende tabel uitgesplitst en wordt daarna toegelicht.
Tabel: Ziekteverzuim Servicepunt71
Ziekteverzuim | Aantal fte | Totaal verzuim | Meldings- frequentie | Kortdurend (tot 7 dagen) | Middellang (2 t/m 6 weken) | Langdurig (7 weken tot 1 jaar) | Langdurig (>1 jaar t/ m 2 jaar) | Langdurig (> 2jaar) |
2019 | 271 | 6,80% | 1,3 | 0,80% | 0,80% | 2,80% | 2,40% | 0,00% |
2020 | 334 | 5,30% | 0,7 | 0,50% | 0,40% | 2,70% | 1,80% | 0,00% |
2021 t/m april | 374 | 4,60% | 0,6 | 0,30% | 0,40% | 2,60% | 1,20% | 0,10% |
Verschil | 40 | -0,70% | -0,1 | -0,20% | 0,00% | -0,10% | -0,60% | 0,10% |
Hoewel het verzuim gedaald is ten opzichte van 2020, blijft het langdurig verzuim hoog, met name in de groep langdurig zieken tussen 7 weken en een jaar, ondanks de geringe daling met 0,1%. Veel medewerkers die zich ziek melden, stromen door naar langdurig verzuim. De meldingsfrequentie was in 2020 al sterk afgenomen en daalt verder van 0,7 naar 0,6.
De daling van de meldingsfrequentie is ingezet sinds thuiswerken als gevolg van de coronapandemie. Blijkbaar geeft het thuiswerken in veel gevallen regelruimte waardoor een medewerker vanuit huis doorwerkt in plaats van zich ziek te melden. Dit zien we ook terug in het nulverzuim, het percentage medewerkers dat zich in een jaar niet ziek meldt. Dat lag in 2019 op 48%, in 2020 op 56% en stijgt nu door naar 64%.
Vitaliteit
Vitaliteit blijft in 2021 een belangrijk HRM-speerpunt. Eind mei zijn de medewerkers van Servicepunt71 uitgenodigd om deel te nemen aan de fitcheck, een belangrijk regionaal hulpmiddel voor medewerkers om inzicht te krijgen in hun eigen vitaliteit. En het helpt ook de organisatie om inzicht te krijgen in de aandachtspunten en uitdagingen op het gebied van vitaliteit.
Medewerkers krijgen op basis van de uitkomsten van de fitcheck een persoonlijk advies, waarmee ze zelf aan de slag kunnen of een vitaliteitscoach kunnen inschakelen voor begeleiding.
Programmaplan en paragrafen | 7
In april hebben de vitaliteitscoaches in de regio hun opleiding afgerond en staan ze klaar om te starten met het coachen van medewerkers op het gebied van bewegen, stress verminderen, ontspanning, slaap en voeding. In veel teams is de afgelopen maanden aandacht besteed aan vitaliteit en de mogelijkheid van de inzet van een vitaliteitscoach.
Sociaal werkgeverschap
Met ingang van 2021 maakt het aandachtgebied ‘de Banenafspraak’ binnen Servicepunt71 onderdeel uit van een bredere ambitie op het gebied van ‘Diversiteit en Inclusie’. We werken over de volle breedte aan beeldvorming en bewustwording, en halen belemmeringen zo veel mogelijk weg. Tegelijk wordt aansluiting gezocht bij het projectteam D&I van Leiden.
Binnen deze bredere ambitie streven we er ook naar om het quotum garantiebanen voor Servicepunt71 te realiseren. We proberen goede oplossingen te vinden als geschikte kandidaten zich aandienen. Per februari 2021 is een proefplaatsing, waarop een medewerker uit de doelgroep Banenafspraak in november 2020 is gestart, omgezet in een contract voor bepaalde tijd.
8 | SERVICEPUNT 71
3 Financiele overzichten
3.1 Ontwikkeling van de lasten en baten
Begrotingswijzigingen 1e tertaalrapportage per programma | |||||
(bedragen x € 1.000) | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
Dienstverlening | 1.451 | 254 | 254 | 254 | 254 |
Overhead, VPB en Onvoorzien | -400 | -74 | -74 | -74 | -74 |
Algemene Dekkingsmiddelen | |||||
Totaal lasten | 1.050 | 180 | 180 | 180 | 180 |
Dienstverlening | 1.874 | 2.615 | 2.615 | 2.615 | 2.615 |
Overhead, VPB en Onvoorzien | |||||
Algemene Dekkingsmiddelen | -2.797 | -2.845 | -2.845 | -2.845 | -2.845 |
Totaal baten | -924 | -230 | -230 | -230 | -230 |
Toevoeging reserves | - | 222 | 222 | 222 | 222 |
Onttrekking reserves | -127 | -172 | -172 | -172 | -172 |
Totaal mutatie reserves | -127 | 50 | 50 | 50 | 50 |
TOTAAL RESULTAAT | - | - | - | - | - |
Begrotingstotalen na begrotingswijzigingen 1e tertaalrapportage per programma | |||||
(bedragen x € 1.000) | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
Dienstverlening1 | 50.413 | 45.996 | 44.832 | 44.988 | 44.828 |
Overhead, VPB en Onvoorzien | 4.369 | 4.215 | 4.037 | 4.037 | 4.037 |
Algemene Dekkingsmiddelen | - | - | - | - | - |
Totaal lasten | 54.782 | 50.211 | 48.868 | 49.024 | 48.864 |
Dienstverlening | -2.085 | -1.390 | -1.340 | -1.317 | -1.317 |
Overhead, VPB en Onvoorzien | - | - | - | - | - |
Algemene Dekkingsmiddelen | -49.912 | -48.788 | -47.317 | -47.240 | -47.238 |
Totaal baten | -51.996 | -50.178 | -48.657 | -48.557 | -48.555 |
Toevoeging reserves | 627 | 139 | 222 | 222 | 222 |
Onttrekking reserves | -3.413 | -172 | -433 | -688 | -531 |
Totaal mutatie reserves | -2.785 | -33 | -211 | -467 | -309 |
TOTAAL RESULTAAT | - | - | - | - | - |
Financiele overzichten | 9
1 Zie tabel hierna 'Specificatie Programma 1 Dienstverlening na begrotingswijziging'
Specificatie Programma 1 Dienstverlening na begrotingswijziging
(bedragen x € 1.000) | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
Informatievoorziening | 26.478 | 25.796 | 25.979 | 26.237 | 26.077 |
Inkoop en Contractmanagement | 2.987 | 2.943 | 2.943 | 2.943 | 2.943 |
Financiën | 11.456 | 8.409 | 7.170 | 7.091 | 7.091 |
HRM | 4.495 | 4.072 | 4.015 | 4.015 | 4.015 |
Juridische Zaken | 2.780 | 2.639 | 2.589 | 2.566 | 2.566 |
Facilitaire Zaken | 2.217 | 2.136 | 2.136 | 2.136 | 2.136 |
Totaal lasten Dienstverlening | 50.413 | 45.996 | 44.832 | 44.988 | 44.828 |
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx | -000 | -000 | -000 | -000 | -000 |
Xxxxxx en Contractmanagement | -187 | -187 | -187 | -187 | -187 |
Financiën | -709 | -294 | -294 | -294 | -294 |
HRM | -129 | -72 | -72 | -72 | -72 |
Juridische Zaken | -202 | -185 | -135 | -112 | -112 |
Facilitaire Zaken | -153 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Totaal baten Dienstverlening | -2.085 | -1.390 | -1.340 | -1.317 | -1.317 |
Toevoeging reserves | 627 | 139 | 222 | 222 | 222 |
Onttrekking reserves | -1.127 | -172 | -433 | -688 | -531 |
Totaal mutatie reserves | -500 | -33 | -211 | -467 | -309 |
TOTAAL RESULTAAT | 47.828 | 44.574 | 43.280 | 43.204 | 43.202 |
10 | SERVICEPUNT 71
Voor 2021 resteerde nog een taakstelling van € 98.000 als gevolg van het programma VRIS, De Nieuwe Digitale Werkomgeving en applicatierationalisatie. Hoewel we met regelmaat bekijken of en op welke wijze taakstellingen ingevuld kunnen worden, bleek dat we deze niet konden invullen. In overleg met de deelnemers over knelpunten in de bedrijfsvoering en de doorontwikkeling- en verbetertrajecten (Bedrijfsvoering in balans) is eerder al besloten deze laatste taakstelling te laten vervallen. Het laten vervallen van de taakstelling maakt dus geen onderdeel uit van deze rapportage.
Hieronder zijn de wijzigingsvoorstellen voor deze rapportage opgenomen. Deze zijn als volgt gegroepeerd:
■ Wijzigingen met effect op de reguliere bijdrage van de deelnemers binnen het programma Algemene dekkingsmiddelen, en wijzigingen met effect op de maatwerkbijdragen van de deelnemers die door een technische begrotingswijziging in deze rapportage van het programma Dienstverlening naar het programma Algemene dekkingsmiddelen worden overgeheveld. Deze wijzigingen betreffen afspraken die in gezamenlijk overleg met alle deelnemers gemaakt zijn en worden per wijziging toegelicht;
■ Wijzigingen door collectieve en individuele afspraken met effect binnen de programma's Dienstverlening en/of Overhead, Vpb en onvoorzien. Het gaat dan over meerwerkafspraken, detacheringen van medewerkers van Servicepunt71, en overige afspraken over dienstverlening. De deelnemers en/of derden ontvangen per afspraak apart een factuur. Deze wijzigingen worden per vakgebied getotaliseerd gepresenteerd. De afspraken worden in principe niet inhoudelijk toegelicht;
■ Besteding van het budget voor onvoorziene uitgaven. Over inzet van dit budget moet conform BBV apart een besluit worden genomen. Inzet van het budget heeft geen effect op de bijdrage van de deelnemers. De bestedingen worden inhoudelijk toegelicht;
■ Technische wijzigingen. Er is sprake van een technische wijzing als er budget verschoven wordt tussen de begrotingsprogramma's. Deze moeten formeel geaccordeerd worden. Technische wijzigingen hebben geen effect op de bijdrage van de deelnemers. Ze worden niet inhoudelijk toegelicht. Ook wijzigingen als gevolg van besluiten over investeringen of reserves worden als technisch aangemerkt. De toelichting op deze wijzigingen is opgenomen in 3.4 Investeringen of in 3.5 Reserves.
Wijzigingen met effect op de reguliere en/of maatwerk bijdragen
A. Bijstellen budgetten voor applicaties
(bedragen x € 1.000) | Lasten/baten | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
Dienstverlening | Lasten | 320 | 320 | 320 | 320 | 320 |
Algemene Dekkingsmiddelen | Baten | -320 | -320 | -320 | -320 | -320 |
Totaal | - | - | - | - | - |
In 2020 en 2021 zijn op verzoek van de gemeenten diverse mutaties gedaan in door Servicepunt71 beheerde applicaties. Voordat een mutatie wordt doorgevoerd wordt onderzocht of deze mutaties leiden tot extra kosten voor licenties, onderhoud of beheer. Pas na akkoord van de gemeenten op de extra kosten wordt de mutatie uitgevoerd. Deze extra kosten worden nu via deze begrotingswijzigiging toegevoegd aan de reguliere bijdrage van de gemeenten.
B. Gegevensbeheerders terug naar Leiden
(bedragen x € 1.000) | Lasten/baten | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
Xxxxxxxxxxxxxxx | Xxxxxx | -000 | -000 | -000 | -000 | -000 |
Xxxxxxxx Dekkingsmiddelen | Baten | 145 | 145 | 145 | 145 | 145 |
Totaal | - | - | - | - | - |
Financiele overzichten | 11
Bij de overgang begin januari 2020 van VRIS groep 2 zijn twee gegevensbeheerders GBI van Leiden overgegaan naar Servicepunt71. Gezien hun functietitel, gegevensbeheerder, is toen gedacht dat hun werkzaamheden passen bij het nieuwe team Datadiensten (data en gegevensbeheer/analyse/basisregistraties) van Servicepunt71. In de praktijk blijken de werkzaamheden echter niet te passen bij het nieuwe team. In afstemming met de betrokken medewerkers en de gemeente Leiden zijn de collega's teruggeplaatst naar de gemeente Leiden. De bijdrage van de gemeente Leiden wordt hiervoor naar beneden bijgesteld.
C. Tekenwerkzaamheden BAG Oegstgeest
(bedragen x € 1.000) | Lasten/baten | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
Dienstverlening | Lasten | 15 | 15 | 15 | 15 | 15 |
Algemene Dekkingsmiddelen | Baten | -15 | -15 | -15 | -15 | -15 |
Totaal | - | - | - | - | - |
Bij de overgang van VRIS zijn zijn de uren voor de tekenwerkzaamheden binnen de BAG niet overgekomen vanuit de gemeente Oegstgeest. In afstemming met de gemeente Oegstgeest wordt het bijbehorende budget alsnog overgeheveld.
D. Verlaging en verplaatsing bijdrage Horizontaal toezicht/Tax control framework Leiden
(bedragen x € 1.000) | Lasten/baten | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
Dienstverlening | Lasten | -25 | -25 | -25 | -25 | -25 |
Dienstverlening | Baten | 50 | 50 | 50 | 50 | 50 |
Algemene Dekkingsmiddelen | Baten | -25 | -25 | -25 | -25 | -25 |
Totaal | - | - | - | - | - |
Leiden betaalt als enige deelnemer een extra bijdrage voor de structurele inzet van een fiscalist voor hun Tax Control Framework (Horizontaal Toezicht). Omdat gebleken is dat hiervoor met ingang van 2021 minder inzet nodig is, wordt de bijdrage van Leiden structureel met € 25.000 naar beneden bijgesteld van € 50.000 naar € 25.000.
Hoewel ooit bewust apart opgenomen, heeft deze bijdrage heeft nu onterecht nog het label meerwerk, omdat het feitelijk behoort tot het reguliere fiscale werk voor Leiden. Met deze wijziging verandert dus ook het label van meerwerk naar regulier.
E. Werkbudget voor energiecoördinator
(bedragen x € 1.000) | Lasten/baten | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
Overhead, VPB en Onvoorzien | Lasten | 59 | 61 | 61 | 61 | 61 |
Algemene Dekkingsmiddelen | Baten | -00 | -00 | -00 | -00 | -00 |
Xxxxxx | - | - | - | - | - |
Xxxxxxxxxxx00 is met Leiden overeengekomen dat de werkbudgetten voor de energiecoördinator worden overgedragen aan Servicepunt71. Met deze wijziging worden deze budgetten in de begroting van Servicepunt71 opgenomen.
F. Jaarplan 2021 met herverdeeleffect gemeenten
In het jaarplan 2021 is aangegeven dat diverse factoren hebben geleid tot een verschuiving in de aan de gemeenten toegekende capaciteit. Dit leidt incidenteel tot een per saldo budgettair neutrale verschuiving in de reguliere bijdrage. In afwijking van de andere wijzigingen is hieronder daarom geen tabel opgenomen. Het effect op de bijdrage van de deelnemers is uiteraard wel zichtbaar in 3.6 Bijdrage deelnemers.
12 | SERVICEPUNT 71
Meerwerk
X. Meerwerk
(bedragen x € 1.000) | Lasten/baten | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
Dienstverlening | Lasten | 695 | - | - | - | - |
Dienstverlening | Baten | -695 | - | - | - | - |
Totaal | - | - | - | - | - |
Gedurende het jaar worden door managers uit de organisaties met de managers van Servicepunt71 afspraken gemaakt over extra inzet. De financiële effecten van meerwerkafspraken en detacheringen worden zo snel mogelijk ter bekrachtiging in de begroting opgenomen. Het in deze rapportage opgenomen meerwerk leidt tot de volgende wijziging per vakteam.
(bedragen x € 1.000) | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 | |
Meerwerk | Informatievoorziening | 0 | - | - | - | - |
Xxxxxxxxx | 000 | - | - | - | - | |
XXX | 58 | - | - | - | - | |
Juridische Zaken | 17 | - | - | - | - | |
Facilitaire Zaken | 000 | - | - | - | - | |
Xxxxxx Xxxxxxxx | 000 | - | - | - | - | |
Xxxxxxxxxxx | Informatievoorziening | 51 | - | - | - | - |
Totaal Detachering | 51 | - | - | - | - | |
Totaal | 695 | - | - | - | - |
Technische wijzigingen
Z. Technische wijziging
Met enige regelmaat vinden verschuivingen plaats tussen de programma's van de begroting van Servicepunt71. Deze verschuivingen hebben geen effect op de bijdragen van de deelnemers. Ook wijzigingen als gevolg van besluiten over investeringen of reserves worden als technisch aangemerkt. De toelichting op dergelijke wijzigingen is opgenomen in 3.4 Investeringen of in 3.5 Reserves. Deze verschuivingen moeten wel door het bestuur worden vastgesteld en worden ter besluitvorming voorgelegd. De technische wijziging is opgenomen in het volgende overzicht.
Bijzonder in deze tertaalrapportage is de verplaatsing van de opbrengsten voor de maatwerkdienstverlening van in totaal
€ 2.465.000 in 2021 en € 2.511.000 in 2022 en verder van het programma Dienstverlening (regel 3 uit de tabel) naar het programma Algemene dekkingsmiddelen (regel 4 uit de tabel). Daarmee realiseren we dat voortaan de reguliere bijdragen en de maatwerkbijdragen bij elkaar staan op Algemene dekkingsmiddelen.
(bedragen x € 1.000) | Lasten/baten | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
Dienstverlening | Lasten | 591 | 89 | 89 | 89 | 89 |
Overhead, VPB en Onvoorzien | Xxxxxx | -000 | -000 | -000 | -000 | -000 |
Xxxxxxxxxxxxxxx | Baten | 2.518 | 2.565 | 2.565 | 2.565 | 2.565 |
Algemene Dekkingsmiddelen | Baten | -2.524 | -2.570 | -2.570 | -2.570 | -2.570 |
Reserves | Lasten | - | 222 | 222 | 222 | 222 |
Reserves | Xxxxx | -000 | -000 | -000 | -000 | -000 |
Xxxxxx | - | - | - | - | - |
Xxxxxxxxxx overzichten | 13
In deze paragraaf worden de ontwikkelingen op het gebied van investeringen beschreven. Al deze ontwikkelingen hebben geen effect op de bijdrage van de deelnemers aan Servicepunt71.
Onderuitputting kapitaallasten
Voor 2021 is de bruto onderuitputting op de kapitaallasten berekend op € 766.908. Onderuitputting ontstaat als er vertraging optreedt bij het realiseren van investeringen waarvoor kredieten beschikbaar zijn gesteld. Na aftrek van het bedrag van de bij de Decemberwijzing 2020 ingestelde stelpost kapitaallasten van € 250.000, resteert een netto onderuiputting van € 516.908, die zoals te doen gebruikelijk wordt toegevoegd aan de Reserve Egalisatie kapitaallasten.
Afsluiten krediet 7000684 Vervanging financieel systeem 2021
Bij de actualisatie van het investeringsprogramma bij de Decemberwijziging 2020 is voor het nog niet uitgegeven deel van het krediet voor de vervanging van het financieel systeem tijdelijk een nieuw krediet beschikbaar gesteld. Dit krediet van
€ 643.722 wordt nu afgesloten, en het te investeren bedrag wordt omgezet naar exploitatiebudget conform het projectplan. Hiervoor is in 2021 een onttrekking nodig uit de reserve Egalisatie kapitaallasten.Tegenover deze onttrekking staan de stortingen in de reserve van de voor het af te sluiten krediet geraamde kapitaallasten in de jaren vanaf 2022.
Verhogen krediet 7000637 Verbouwing Tweelinghuis 2020 en bijstelling afschrijvingsperiode
Met name door de als gevolg van corona aangescherpte eisen aan de klimaatinstallatie zijn de kosten van de verbouwing hoger dan waar rekening mee is gehouden. Ook voorzien we extra kosten voor onder andere transport en afvoer door de verminderde bereikbaarheid van het Tweelinghuis door de herinrichting van de Langegracht. Ondanks dat een deel van deze extra kosten door prioritering en herschikking binnen het krediet kon worden opgevangen, moet het krediet met € 81.000 worden verhoogd tot € 745.000.
Vanwege de afloop van het huurcontract medio 2026 en het besluit de laatste afschrijvingstermijn van het krediet hierbij aan te laten sluiten, moet deze periode als gevolg van de vertraagde uitvoering worden bijgesteld van 6 naar 5 jaar.
De kapitaallasten van de kredietverhoging en de bijstelling van de afschrijvingsperiode kunnen worden gedekt door een onttrekking van € 38.632 per jaar uit de reserve Egalisatie kapitaallasten vanaf 2022 tot en met 2026. In 2027 vallen de geraamde kapitaallasten € 112.611 op basis van de oorspronkelijke afschrijvingstermijn vrij in deze reserve.
Beschikbaar stellen nieuw krediet AV-middelen Tweelinghuis
Als gevolg van de verbouwing van het Tweelinghuis en doordat de aanwezige AV-middelen verouderd zijn, volledig zijn afgeschreven en geen mogelijkheid hebben om hybride te kunnen vergaderen, is het noodzakelijk om ze te vervangen. Hiervoor is in 2021 een krediet nodig van € 100.000. De AV-middelen worden vanaf 2022 in 5 jaar afgeschreven. De kapitaallasten worden gedekt door vanaf 2022 tot en met 2026 een bedrag van € 20.301 per jaar te onttrekken aan de reserve Egalisatie kapitaallasten. Om structureel de AV-middelen te kunnen blijven vervangen, wordt daarna structureel een krediet in het investeringsprogramma opgenomen, voor het eerst weer in 2026.
De volgende tabellen tonen het effect van de mutaties in deze tertaalrapportage op de stand van de reserves. Er zijn alleen mutaties op de reserve Egalisatie kapitaallasten. Deze mutaties hebben geen effect op de bijdrage van de deelnemers aan Servicepunt71:
■ de storting van de in dit jaar vrijvallende kapitaallasten van € 516.908;
■ de onttrekking van € 643.722 voor het project vervanging financieel systeem met daaraan gekoppeld de vrijval van kapitaallasten door het afsluiten van het krediet 7000684 Vervanging financieel systeem 2021;
■ de onttrekking van € 38.632 per jaar van 2022 tot en met 2026 vanwege de verhoging van het krediet 7000637 Verbouwing Tweelinghuis 2020 met € 81.000 tot € 745.000, en aanpassing van de afschrijvingstermijn van het krediet van 6 naar 5 jaar;
■ de onttrekking vanaf 2022 van € 20.301 per jaar vanwege het voor 2021 beschikbaar stellen van een krediet van € 100.000 voor de vervanging van de AV-middelen in het Tweelinghuis.
14 | SERVICEPUNT 71
Stand reserves voor mutaties | ||||||
Reserves (bedragen x € 1.000) | begin 2021 | eind 2021 | eind 2022 | eind 2023 | eind 2024 | eind 2025 |
Algemene Reserve | 2.428 | 142 | 142 | 142 | 142 | 142 |
Reserve Flankerend Beleid | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 |
Reserve Egalisatie Kapitaallasten | 3.004 | 2.243 | 2.160 | 1.899 | 1.382 | 1.023 |
Reserve Bedrijfsvoering ICT | 0 | 388 | 388 | 388 | 388 | 388 |
Totaal reserves | 5.436 | 2.778 | 2.695 | 2.433 | 1.916 | 1.557 |
Mutaties op de reserves | ||||||
Mutaties reserves (bedragen x € 1.000) | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 | |
Algemene Reserve | ||||||
Reserve Flankerend Xxxxxx | ||||||
Reserve Egalisatie Kapitaallasten | -127 | 50 | 50 | 50 | 50 | |
Reserve Bedrijfsvoering ICT | ||||||
Totaal mutatie reserves | -127 | 50 | 50 | 50 | 50 | |
Stand reserves na mutaties | ||||||
Reserves (bedragen x € 1.000) | Stand 1/1/21 | eind 2021 | eind 2022 | eind 2023 | eind 2024 | eind 2025 |
Algemene Reserve | 2.428 | 2.428 | 142 | 142 | 142 | 142 |
Reserve Flankerend Beleid | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 |
Reserve Egalisatie Kapitaallasten | 3.004 | 2.116 | 2.084 | 1.872 | 1.406 | 1.097 |
Reserve Bedrijfsvoering ICT | - | 388 | 388 | 388 | 388 | 388 |
Totaal reserves | 5.436 | 4.937 | 2.618 | 2.407 | 1.940 | 1.631 |
Financiele overzichten | 15
Hieronder wordt een overzicht gegeven van de bijdrage per deelnemer en het effect van de voorgestelde begrotingswijzigngen op deze bijdragen. In de eerste tabel staat het totaaloverzicht, in de daarop volgende tabellen staat een uitsplitsing per gemeente.
Totaal bijdrage deelnemers | |||||
(bedragen x € 1.000) | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
Reguliere bijdrage voor 1e tertaalrapportage | -46.399 | -45.228 | -46.399 | -43.680 | -43.678 |
A. Bijstellen budgetten voor applicaties | -318 | -318 | -318 | -318 | -318 |
B. Gegevensbeheerders terug naar Leiden | 145 | 145 | 145 | 145 | 145 |
C. Tekenwerkzaamheden BAG Oegstgeest | -15 | -15 | -15 | -15 | -15 |
D. Verlaging en verplaatsing bijdrage HT/Tax control framework Leiden | -25 | -25 | -25 | -25 | -25 |
E. Werkbudget voor energiecoördinator | -59 | -61 | -61 | -61 | -61 |
F. Jaarplan 2021 herverdeeleffect gemeenten | - | - | - | - | - |
Z. Technische wijziging | -2.465 | -2.511 | -2.511 | -2.511 | -2.511 |
Reguliere bijdrage na 1e tertaalrapprtage | -49.136 | -48.012 | -49.184 | -46.465 | -46.462 |
Maatwerk/Meerwerk voor 1e tertaalrapportage | -2.880 | -2.927 | -2.927 | -2.927 | -2.927 |
D. Verlaging en verplaatsing bijdrage HT/Tax control framework Leiden | 50 | 50 | 50 | 50 | 50 |
X. Meerwerk | -644 | - | - | - | - |
Z. Technische wijziging | 2.465 | 2.511 | 2.511 | 2.511 | 2.511 |
Xxxxxxxx/Xxxxxxxx xx 0x xxxxxxxxxxxxxxxxx | -0.000 | -000 | -000 | -000 | -000 |
Xxxxxx bijdragen deelnemers | -50.145 | -48.378 | -49.549 | -46.830 | -46.828 |
Bijdrage Gemeente Leiden | |||||
(bedragen x € 1.000) | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
Reguliere bijdrage voor 1e tertaalrapportage | -35.122 | -34.228 | -35.122 | -33.039 | -33.037 |
A. Bijstellen budgetten voor applicaties | -209 | -209 | -209 | -209 | -209 |
B. Gegevensbeheerders terug naar Leiden | 145 | 145 | 145 | 145 | 145 |
D. Verlaging en verplaatsing bijdrage HT/Tax control framework Leiden | -25 | -25 | -25 | -25 | -25 |
E. Werkbudget voor energiecoördinator | -59 | -61 | -61 | -61 | -61 |
F. Jaarplan 2021 herverdeeleffect gemeenten | 98 | - | - | - | - |
Z. Technische wijziging | -1.891 | -1.937 | -1.937 | -1.937 | -1.937 |
Reguliere bijdrage na 1e tertaalrapprtage | -37.063 | -36.315 | -37.209 | -35.126 | -35.124 |
Maatwerk/Meerwerk voor 1e tertaalrapportage | -2.294 | -2.340 | -2.340 | -2.340 | -2.340 |
D. Verlaging en verplaatsing bijdrage HT/Tax control framework Leiden | 50 | 50 | 50 | 50 | 50 |
X. Meerwerk | -569 | - | - | - | - |
Z. Technische wijziging | 1.891 | 1.937 | 1.937 | 1.937 | 1.937 |
Xxxxxxxx/Xxxxxxxx xx 0x xxxxxxxxxxxxxxxxx | -000 | -000 | -000 | -000 | -000 |
Xxxxxx bijdrage gemeente Leiden | -37.984 | -36.668 | -37.562 | -35.479 | -35.477 |
16 | SERVICEPUNT 71
Bijdrage Gemeente Leiderdorp | |||||
(bedragen x € 1.000) | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
Reguliere bijdrage voor 1e tertaalrapportage | -5.066 | -4.936 | -5.066 | -4.770 | -4.770 |
A. Bijstellen budgetten voor applicaties | -39 | -39 | -39 | -39 | -39 |
F. Jaarplan 2021 herverdeeleffect gemeenten | -19 | - | - | - | - |
X. Xxxxxxxxxx xxxxxxxxx | -000 | -000 | -000 | -000 | -000 |
Xxxxxxxxx bijdrage na 1e tertaalrapprtage | -5.538 | -5.389 | -5.519 | -5.223 | -5.223 |
Maatwerk/Meerwerk voor 0x xxxxxxxxxxxxxxxxx | -000 | -000 | -000 | -000 | -000 |
X. Meerwerk | |||||
Z. Technische wijziging | 414 | 414 | 414 | 414 | 414 |
Maatwerk/Meerwerk na 1e tertaalrapportage | -5 | -5 | -5 | -5 | -5 |
Totaal bijdrage gemeente Leiderdorp | -5.543 | -5.394 | -5.524 | -5.228 | -5.228 |
Bijdrage Gemeente Oegstgeest | |||||
(bedragen x € 1.000) | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
Reguliere bijdrage voor 1e tertaalrapportage | -4.335 | -4.232 | -4.335 | -4.096 | -4.096 |
A. Bijstellen budgetten voor applicaties | -48 | -48 | -48 | -48 | -48 |
C. Tekenwerkzaamheden BAG Oegstgeest | -15 | -15 | -15 | -15 | -15 |
F. Jaarplan 2021 herverdeeleffect gemeenten | -90 | - | - | - | - |
X. Xxxxxxxxxx xxxxxxxxx | -000 | -000 | -000 | -000 | -000 |
Xxxxxxxxx bijdrage na 1e tertaalrapprtage | -4.649 | -4.456 | -4.558 | -4.319 | -4.319 |
Maatwerk/Meerwerk voor 1e tertaalrapportage | -165 | -165 | -165 | -165 | -165 |
X. Meerwerk | -67 | - | - | - | - |
Z. Technische wijziging | 160 | 160 | 160 | 160 | 160 |
Maatwerk/Meerwerk na 1e tertaalrapportage | -71 | -4 | -4 | -4 | -4 |
Totaal bijdrage gemeente Oegstgeest | -4.720 | -4.460 | -4.562 | -4.324 | -4.323 |
Bijdrage Gemeente Zoeterwoude | |||||
(bedragen x € 1.000) | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
Reguliere bijdrage voor 1e tertaalrapportage | -1.876 | -1.832 | -1.876 | -1.775 | -1.775 |
A. Bijstellen budgetten voor applicaties | -22 | -22 | -22 | -22 | -22 |
F. Jaarplan 2021 herverdeeleffect gemeenten | 11 | - | - | - | - |
Reguliere bijdrage na 1e tertaalrapprtage | -1.887 | -1.853 | -1.898 | -1.796 | -1.796 |
Maatwerk/Meerwerk voor 1e tertaalrapportage | -3 | -3 | -3 | -3 | -3 |
X. Meerwerk | -9 | - | - | - | - |
Maatwerk/Meerwerk na 1e tertaalrapportage | -12 | -3 | -3 | -3 | -3 |
Totaal bijdrage gemeente Zoeterwoude | -1.898 | -1.856 | -1.901 | -1.799 | -1.799 |
Financiele overzichten | 17
18 | SERVICEPUNT 71