Algemene Leveringsvoorwaarden
Otherside at work 2023
Versie | 3.1 |
Datum | 1 mei 2023 |
Classificatie | Openbaar |
1. Definities
1.1 Algemene Leveringsvoorwaarden: deze Algemene Leve- ringsvoorwaarden en eventuele bijlagen daarbij.
1.2 Consultancy Diensten: de werkzaamheden gericht op onder andere de inrichting, configuratie, training en pro- jectmanagement van de Software.
1.3 Derde(n): Partijen die Otherside inzet voor het leveren van additionele software functionaliteiten. Onder Derde(n) worden expliciet geen softwarecomponenten en/of tools verstaan voor de correcte werking van de Software van Otherside, echter uitsluitend functionaliteit die binnen de Software als aparte modules gedefinieerd zijn. Indien Derde(n) in de scope van Leveringsovereen- komst zijn opgenomen wordt dit expliciet vermeld in de Leveringsovereenkomst.
1.4 Diensten: de aan de Software gelieerde en inbegrepen diensten zoals beschreven in de SLA, waaronder Onder- steuning en Onderhoud.
1.5 Eindgebruiker: De entiteit die gebruik maakt van de Soft- ware en gebruikers (natuurlijke personen) kan autorise- ren voor gebruik van de Software.
1.6 Otherside: de besloten vennootschap Otherside at Work B.V.
1.7 Gebrek: het niet voldoen van de Software of een Dienst aan de Documentatie.
1.8 Opdrachtgever: de wederpartij van Otherside.
1.9 Licentievoorwaarden: de Xpert Suite licentievoorwaarden en/of licentievoorwaarden van derden en eventuele bij- lagen daarbij.
1.10 Leveringsovereenkomst: De overeenkomst tussen Eindge- bruiker en Otherside waarin de levering van Software en/of (Consultancy) Diensten is overeengekomen.
1.11 Schriftelijk: per brief of per e-mail.
1.12 Software: de in de Leveringsovereenkomst gespecifi- ceerde modulaire SaaS-software van Otherside en/of Derden.
1.13 Software-overeenkomst: de overeenkomst tussen Other- side en Eindgebruiker waarin Verwerkersovereenkomst, SLA en Licentievoorwaarden zijn overeengekomen. De Software-overeenkomst is integraal onderdeel van de Le- veringsovereenkomst.
2. Algemeen
2.1 Deze Algemene Leveringsvoorwaarden zijn van toepas- sing op alle aanbiedingen van en Leveringsovereenkom- sten met Otherside. De toepasselijkheid van enige in- koopvoorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukke- lijk uitgesloten. Voor zover de uitvoering van de Leve- ringsovereenkomst ook inhoudt het (door)leveren van producten en/of diensten van derden zijn de relevante (algemene) voorwaarden van de desbetreffende derden van toepassing. Zo is het gebruik van Software van Der- den onderworpen aan de van toepassing zijnde ge- bruiksvoorwaarden van Derde(n).
2.2 Een Overeenkomst komt tot stand door ondertekening van beide Partijen van de Overeenkomst. Voor Overeen- komsten die langs elektronische weg (bijvoorbeeld per e- mail) tot stand komen geldt dat die eerst tot stand komen nadat een opdracht of bestelling van Opdrachtgever door Otherside Schriftelijk is bevestigd. Mondelinge af- spraken zijn slechts geldig indien en nadat deze expliciet Schriftelijk zijn bevestigd door Otherside.
3. Uitgangspunt van dienstverlening
3.1 Otherside wenst met haar klanten op basis van een part- nership-gedachte te werken, waarbij over en weer reke- ning wordt gehouden met elkaars redelijke belangen. Deze wederkerigheid brengt met zich mee dat Otherside en Opdrachtgever elkaar te allen tijde behulpzaam zul- len zijn om te trachten het maximale resultaat uit de on- derlinge samenwerking te behalen.
3.2 De door Otherside genoemde (lever)termijnen zijn geba- seerd op de gegevens en omstandigheden die bij het aangaan van de Leveringsovereenkomst aan Otherside bekend waren. Tenzij nadrukkelijk anderszins is overeen- gekomen in de Leveringsovereenkomst zijn (lever)termij- nen geen fatale termijnen. Overschrijding van een (le- ver)termijn leidt derhalve niet automatisch tot verzuim van Otherside.
4. Ontwikkeling van software
4.1 Als de Leveringsovereenkomst de ontwikkeling en imple- mentatie van (maatwerk)software behelst, zal Otherside deze werkzaamheden met zorg uitvoeren overeenkomstig de tussen partijen overeengekomen specificaties en eventueel door Opdrachtgever verstrekte informatie, do- cumentatie en ontwerpen. Tenzij partijen anders over- eenkomen, zal Otherside in co-creatie met Opdrachtge- ver software ontwikkelen volgens, in overeenstemming met een ontwikkelmethode die zich kenmerkt door het ontwerpen van (onderdelen van) de software op itera- tieve wijze (bijvoorbeeld Scrum). Daarbij geldt dat par- tijen aanvaarden dat de specificaties van de software vooraf niet of niet geheel zijn uitgewerkt en tijdens de uit- voering van de werkzaamheden in goed overleg kunnen worden aangepast, onder meer ten behoeve van een volgende iteratie. De op te leveren software zal voldoen aan de laatst overeengekomen (set van) specificaties.
4.2 Het Intellectueel Eigendom van softwareontwikkelingen en aanpassingen valt onder dezelfde IP-clausule zoals beschreven in de Licentievoorwaarden Xpert Suite.
5. Consultancy Diensten
5.1 Consultancy Diensten zullen door Otherside in samen- werking met Opdrachtgever plaatsvinden overeenkom- stig de daartoe gemaakte afspraken in de Leveringsover- eenkomst of een ander document (plan van aanpak of implementatieplan).
5.2 Opdrachtgever zal in dit verband alle noodzakelijke me- dewerking verlenen aan Otherside, waaronder begrepen het tijdig verstrekken van de door Otherside gevraagde en benodigde informatie, en ook alle overige door Otherside noodzakelijk geachte medewerking verlenen.
5.3 Tenzij anders overeengekomen in de Leveringsovereen- komst zijn Consultancy Diensten op basis van een in- spanningsverplichting en worden op basis van nacalcu- latie verrekend met Opdrachtgever.
6. Acceptatie
6.1 Indien partijen een acceptatieregeling zijn overeengeko- men, gelden de Software en/of de Diensten als geaccep- teerd na het succesvol doorlopen van die acceptatiere- geling.
6.2 Indien partijen geen acceptatieregeling zijn overeenge- komen, zullen de geleverde Diensten als geaccepteerd worden beschouwd zodra de Diensten zijn verricht en zal de ter beschikking gestelde Software na afronding van de Implementatie als geaccepteerd worden beschouwd zodra deze door Opdrachtgever in gebruik is genomen, dan wel – bij gebreke van (tijdige) ingebruikname – in ieder geval na verloop van 15 dagen na het moment van oplevering door Otherside.
6.3 Als is overeengekomen dat de Dienst in fasen wordt uit- gevoerd, kan Otherside de uitvoering van die onderde- len die tot een volgende fase behoren opschorten totdat Opdrachtgever de resultaten van de daaraan vooraf- gaande fase Schriftelijk heeft goedgekeurd en aan de daarbij behorende betalingsverplichtingen heeft voldaan. Indien Otherside de bedoelde en vereiste Schriftelijke goedkeuring niet binnen 30 kalenderdagen heeft ont- vangen, wordt de uitvoering van dat deel van de Dienst als goedgekeurd beschouwd.
7. Vergoedingen en betaling
7.1 De door Opdrachtgever aan Otherside verschuldigde vergoedingen voor de te leveren Consultancy Dienst(en) en Software staan vermeld in de Leveringsovereenkomst.
7.2 Tenzij uitdrukkelijk Schriftelijk anders is overeengekom- en, zal de prijs van de Consultancy Dienst(en) worden vastgesteld op grond van nacalculatie tegen de gel- dende uurtarieven van Otherside op basis van de werke- lijk bestede uren of delen daarvan.
7.3 Als Otherside haar Consultancy Dienst(en) uitvoert op de locatie van Opdrachtgever, worden (onafhankelijk van de werkzaamheden) minimaal vier (4) uur per dag in re- kening gebracht.
7.4 Alle door Otherside genoemde bedragen en tarieven zijn in euro, exclusief BTW en andere heffingen of leges van overheidswege, en inclusief reis- en verblijfkosten.
7.5 Otherside behoudt zich het recht voor al haar tarieven en vergoedingen jaarlijks per kalenderjaar (n) te wijzigen overeenkomstig de Nederlandse CBS consumenten-prijs- index (CPI). De vastgestelde indexatie zal voorafgaand aan het kalenderjaar worden gecommuniceerd. Voor de vaststelling van de CPI wordt gerekend met het voort- schrijdend gemiddelde van 1 oktober (n-2) t/m 30 sep- tember (n-1), met een minimum van 0%.
7.6 Daarnaast heeft Otherside het recht aantoonbare ma- jeure prijsstijgingen van Xxxxxx en andere toeleveran- ciers van Otherside, waarvan in redelijkheid niet (geheel) kan worden verwacht dat deze geheel voor rekening van Otherside blijven aan Opdrachtgever door te berekenen. In een dergelijke situatie zal Otherside in overleg treden met Afnemer omtrent de inhoud van de aanpassingen en de kosten daarvan. Indien Partijen niet tot overeenstem- ming komen omtrent de verdeling van de kosten, is Af- nemer gerechtigd de Overeenkomst schriftelijk door op- zegging te beëindigen.
7.7 Opdrachtgever zal de verschuldigde vergoedingen bin- nen 30 dagen na factuurdatum betalen. Indien Op- drachtgever in gebreke blijft bij tijdige betaling, is Op- drachtgever van rechtswege, na schriftelijke ingebreke- stelling, in verzuim. Opdrachtgever is alsdan de wette- lijke handelsrente (ex artikel 6:119a BW) verschuldigd vanaf de vervaldatum van de factuur tot en met de dag van algehele voldoening, een en ander onverminderd de overige rechten van Otherside. Alle eventuele kosten, zo- wel gerechtelijke als buitengerechtelijke (waaronder in ieder geval begrepen incassokosten en executiekosten), die door Otherside worden gemaakt om de nakoming van de betalingsverplichtingen van Opdrachtgever af te dwingen, komen ten laste van Opdrachtgever.
8. Duur, beëindiging en gevolgen van beëindiging
8.1 De (initiële) looptijd van de levering is bepaald in de Le- veringsovereenkomst. Wanneer Software deel uitmaakt van de levering en er geen looptijd is bepaald, heeft de Leveringsovereenkomst een looptijd van één (1) jaar. Tenzij anderszins is overeengekomen wordt de duur van de Leveringsovereenkomst na afloop van de initiële looptijd automatisch verlengd met telkens één (1) jaar.
8.2 Beide partijen kunnen de Leveringsovereenkomst opzeg- gen tegen het einde van de (verlengde) looptijd van de Leveringsovereenkomst met inachtneming van een op- zegtermijn van ten minste drie (3) kalendermaanden.
Voortijdige en tussentijdse opzegging van de Leverings- overeenkomst door Partijen is niet mogelijk.
8.3 Onverminderd haar wettelijke rechten zijn Partijen be- voegd de nakoming van haar verplichtingen op te schor- ten of de Leveringsovereenkomst zonder ingebrekestel- ling geheel of gedeeltelijk buitengerechtelijk te ontbin- den, zonder tot enige restitutie dan wel tot schadever- goeding gehouden te zijn, indien:
(a) ten aanzien van Wederpartij al dan niet voorlopig surseance van betaling wordt aangevraagd of verleend;
(b) faillissement wordt aangevraagd of Wederpartij fail- liet wordt verklaard;
(c) indien de onderneming van Wederpartij wordt geli- quideerd of beëindigd anders dan ten behoeve van re- constructie of samenvoeging van ondernemingen;
(d) fraude door onderneming, directie of hoger manage- ment en fraude door medewerker, tenzij de onderneming aantoont alles gedaan te hebben om deze fraude te voorkomen;
(e) de andere partij op zodanige wijze in de publiciteit komt, dat voortzetten van de Leveringsovereenkomst – in verband met mogelijke eigen reputatieschade – in rede- lijkheid niet kan worden gevraagd.
(f) het eigendom van een van de Partijen dusdanig ver- andert waardoor een continuering van de Leveringsover- eenkomst voor een van de Partijen omwille van zwaar- wegende redenen niet realistisch is.
8.4 Partijen zijn bevoegd de nakoming van de verplichtingen op te schorten of de Leveringsovereenkomst te beëindi- gen, als één van de partijen de verplichtingen uit de Le- veringsovereenkomst, binnen een redelijk termijn, na schriftelijke ingebrekestelling niet of niet volledig nakomt.
8.5 Indien Opdrachtgever de Leveringsovereenkomst beëin- digt door middel van ontbinding en al prestaties ter uit- voering van de Dienst heeft ontvangen van Otherside, dan zullen deze prestaties en de daarmee samenhan- gende betalingsverplichtingen geen voorwerp van onge- daan making zijn, tenzij Opdrachtgever aantoont dat Otherside ten aanzien van die prestaties in verzuim is. Bedragen die Otherside vóór de ontbinding heeft gefac- tureerd in verband met hetgeen zij ter uitvoering van een Dienst al naar behoren heeft uitgevoerd of geleverd, blij- ven met inachtneming van het in de vorige volzin be- paalde onverminderd verschuldigd en worden op het moment van de ontbinding direct opeisbaar.
8.6 Indien gewenst door Opdrachtgever, kan zij na het ein- digen van de Leveringsovereenkomst aan Otherside ver- zoeken om de Leveringsovereenkomst met maximaal zes
(6) maanden te verlengen, tenzij anders door Partijen overeengekomen. Na akkoord daartoe van Otherside zal Otherside haar medewerking daaraan verlenen, met dien verstande dat het gebruik van de Software door Opdrachtgever alsdan beperkt is tot leesrechten. Deze regeling is niet van toepassing op Software van Derden.
9. Aansprakelijkheid
9.1 De totale aansprakelijkheid van Otherside voor schade die Opdrachtgever lijdt in relatie tot Software is geregeld in de Licentievoorwaarden.
9.2 De totale aansprakelijkheid van Otherside voor schade die Opdrachtgever lijdt in relatie tot Consultancy Dien- sten doordat Otherside of een persoon door wie zij krachtens de wet aansprakelijk is, tekortschiet in de na- koming van de Leveringsovereenkomst of uit welke an- dere hoofde ook, is beperkt tot vergoeding van schade tot maximaal de overeengekomen opdrachtwaarde voor de Consultancy per gebeurtenis en 2x de opdracht- waarde voor alle gebeurtenissen per kalenderjaar teza- men met een maximum van € 500.000.
9.3 De beperkingen van aansprakelijkheid uit dit artikel zijn niet van toepassing in geval de schade van Opdrachtge- ver veroorzaakt is door opzet of grove schuld van Other- side.
9.4 Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schade- vergoeding is steeds dat Otherside in verzuim moet zijn overeenkomstig artikel 3.3 en Opdrachtgever de schade zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twaalf (12) maanden na het ontdekken daarvan bij Otherside meldt.
10. Overmacht
10.1 Voor zover dat niet al voortvloeit uit de wet, is een Partij niet aansprakelijk voor enige schade, noch gehouden tot nakoming van enige verplichting, voor zover de schade of niet-nakoming veroorzaakt wordt door overmacht. Onder overmacht wordt in dit licht verstaan iedere om- standigheid die buiten de macht van de betreffende Par- tij ligt en die ook niet op een andere grond ex art. 6:75 BW voor rekening van die Partij komt.
10.2 Als de periode van overmacht langer duurt dan vier (4) weken of met zekerheid ten minste zo lang zal duren, is ieder der partijen gerechtigd de Leveringsovereenkomst op te zeggen, zonder verplichting tot vergoeding van schade aan de andere partij. Indien sprake is van een si- tuatie van overmacht, zal de partij die zich daarop be- roept daarvan onder overlegging van de nodige bewijs- stukken Schriftelijk aan de andere partij zo spoedig mo- gelijk mededeling doen.
11. Geheimhouding
11.1 Partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrou- welijke informatie (tariefafspraken, programmatuurlijsten, documentatie, benchmarktesten, specificaties, objectco- des, broncodes en machine-leesbare kopieën van de programmatuur, Authenticatiemiddelen daaronder be- grepen) van Partijen en/of Derden die zij in het kader van de Leveringsovereenkomst of uit andere bron heeft verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door
Partijen is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie.
11.2 Partijen zullen met haar personeelsleden en/of voor haar werkzame derden, die feitelijk toegang kunnen verkrijgen tot de in het artikellid hiervoor bedoelde gegevens, de- zelfde geheimhoudingsplicht overeenkomen en staat je- gens wederpartij in voor de nakoming daarvan door haar personeelsleden en/of derden en zal Wederpartij schadeloosstellen voor alle schade die zij lijdt als gevolg van een onverhoopte schending daarvan.
12. Wervingsverbod
12.1 Partijen zullen zich gedurende de uitvoering van de Leve- ringsovereenkomst en gedurende zes (6) maanden daarna ervan onthouden personeel dat betrokken is ge- weest bij de uitvoering van de Leveringsovereenkomst in dienst te nemen, over in dienstneming te onderhandelen en/of anderszins voor zich te laten werken, anders dan na overleg en overeenstemming tussen Partijen.
13. Arbeidsvoorwaarden, belastingen en sociale lasten
13.1 Otherside garandeert dat bij de vervaardiging en/of le- vering van de (Consultancy) Diensten noch door Other- side, noch door zijn toeleveranciers of onderaannemers gebruik gemaakt wordt van dwangarbeid, kinderarbeid en/of uitbuiting, noch dat daarbij anderszins fundamen- tele mensenrechten worden geschonden.
13.2 Otherside is te allen tijde verantwoordelijk voor de nako- ming van de krachtens de fiscale en sociale zekerheids- wetgeving op haar rustende verplichtingen.
13.3 Otherside vrijwaart Opdrachtgever van iedere aanspra- kelijkheid inzake verplichtingen van Otherside die voort- vloeien uit de fiscale en sociale zekerheidswetgeving en arbeidsvoorwaardelijke aanspraken van diens werkne- mers aangaande verrichte arbeid ten behoeve van de uitvoering van de (Consultancy) Diensten.
14. Anti-omkoping en -corruptie clausule
14.1 Otherside zal voldoen, en er zorg voor dragen dat haar werknemers voldoen, aan alle toepasselijke wetgeving, regels en voorschriften met betrekking tot (het voorko- men van) omkoping en corruptie. Tevens verbindt de Opdrachtgever zich ertoe dat zij, noch een van haar werknemers, heeft of zal aanbieden, beloven, geven of instemmen met het geven aan een derde persoon, zal accepteren of ermee akkoord gaan van enig persoon te aanvaarden, hetzij voor zichzelf hetzij namens een an- der: enig geschenk, betaling, vergoeding, financieel of niet-financieel voordeel of gewin van welke aard dan ook, zijnde illegaal of corrupt volgens de wetten van welk land dan ook (tezamen aan te duiden als “omko- ping"), direct of indirect in verband met deze Leverings- overeenkomst danwel enige andere reeds bestaande of
toekomstige overeenkomst met Otherside; en onmiddel- lijk aan Otherside melding maken van elk(e) verzoek, vraag, eis of aanbod van/voor steekpenningen verband houdende met de uitvoering van deze overeenkomst; (de "Anti-Corruptie Verplichting").
15. Toepasselijk recht, bevoegde rechter
15.1 Op alle Overeenkomsten en daaruit voortvloeiende of daarmee samenhangende verbintenissen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
15.2 Alle geschillen, voortvloeiend uit of verband houdende met de Leveringsovereenkomst en deze Algemene Leve- ringsvoorwaarden die niet in onderling overleg opgelost kunnen worden, zullen worden beslecht door de be- voegde Nederlandse rechter van de rechtbank te ‘s-Her- togenbosch, tenzij partijen in het kader van een specifiek geschil alsnog mediation of arbitrage overeenkomen.