Inleiding

Inleiding

Op grond van de ‘Algemene bepalingen’ heeft het Oranje Fonds de mogelijkheid een controleverklaring van een onafhankelijke accountant te vragen bij de eindafrekening van een verstrekte financiële bijdrage van een project, als voorwaarde voor definitieve vaststelling van de financiële bijdrage.

In de toekenningsbrief wordt definitief vastgelegd of een controleverklaring wordt gevraagd.

De onderstaande punten kunnen worden gehanteerd om vast te stellen of een controleverklaring wordt gevraagd welke drie maanden na de einddatum van het project moet worden opgesteld door de onafhankelijke accountant:

- Bij een financiële bijdrage van meer dan € 25.000.

- Bij een meerjarenproject.

- Bij een project waarvan de kosten voor een substantieel deel uit intern bestede uren bestaan.

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over deze controleverklaring. De aanwijzingen gaan over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de eindafrekening van het project waaraan door het Oranje Fonds een financiële bijdrage is verleend.

Object van onderzoek

Dit controleprotocol stelt eisen aan het door de accountant uit te voeren onderzoek naar de volledigheid en rechtmatigheid van de financiële eindafrekening van de kosten en baten van het door het Oranje Fonds ondersteunde project. De aanvrager is primair verantwoordelijk voor het opstellen van de eindafrekening en voor de noodzakelijke interne beheersing voor het opmaken van de eindafrekening.

De onderzoeksaanpak is de primaire verantwoordelijkheid van de accountant. Het doel van dit controleprotocol is niet om de aanpak van de controleopdracht voor te schrijven, het is bedoeld als kader voor zijn werkzaamheden. Daarnaast voert de accountant zijn controle uit in overeenstemming met het Nederlands recht, waaronder de VGBA (Verordening Gedrags- en Beroepsregels Accountants) en VIO (Verordening inzake de Onafhankelijkheid van Accountants), de geldende beroepsvoorschriften van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS) en dit controleprotocol.

bepaalt zelfstandig de in te zetten controlemiddelen.

Definities en begrippen

Accountant: Een onafhankelijke registeraccountant of Accountant- administratieconsulent met certificerende bevoegdheid.

Rechtmatigheid: In het kader van dit controleprotocol wordt rechtmatigheid gedefinieerd als de naleving van de door het Oranje Fonds gestelde voorwaarden met een financieel effect. De voorwaarden zijn geformuleerd in de financiële bijdrage- overeenkomst, algemene bepalingen en de eventueel nader overeengekomen en schriftelijk bevestigde afspraken. Rechtmatigheid van kosten betekent dat de verantwoorde kosten zijn gemaakt voor het realiseren van het projectdoel en passen binnen het laatste door het Oranje Fonds goedgekeurde projectplan met bijbehorende projectbegroting en dekkingsplan.

Volledigheid: Alle relevante informatie is opgenomen in de afrekening. Alle kosten, opbrengsten, schulden en vorderingen zijn verantwoord in de afrekening.

Begroting: De meest recente door het Oranje Fonds goedgekeurde versie van de begroting en het dekkingsplan op basis waarvan de financiële bijdrage is toegezegd en/of (gedeeltelijk) uitbetaald.

Eindafrekening: Gewaarmerkt overzicht van de gerealiseerde kosten en baten, schulden en vorderingen, inclusief de controleverklaring.

Projectverantwoording: Het totaal van inhoudelijke en financiële verantwoording over een project.

Procedures en termijnen

De door de accountant gewaarmerkte eindafrekening dient, mét de controleverklaring, binnen drie maanden na voltooiing van het project te zijn ingediend bij het Oranjefonds. Van deze termijn kan alleen worden afgeweken met toestemming van het Oranje Fonds.

De gespecificeerde afrekening bestaat zowel uit de gerealiseerde bestedingen als de gerealiseerde inkomsten (financiering) van het project. De gerealiseerde baten en lasten dienen te worden gerelateerd aan de meest recente door het Oranje Fonds goedgekeurde versie van de begroting en het dekkingsplan.

Afwijkingen tussen de realisatie en de totaalbegroting van meer dan 10%, met een

minimum van € 2.500,-, dienen op de gewaarmerkte afrekening te zijn toegelicht.

Toetsingscriteria

De accountant is zelfstandig verantwoordelijk voor het uitvoeren van voldoende werkzaamheden om controle-informatie te verkrijgen waaruit blijkt dat de financiële realisatie zoals vermeld in de eindafrekening, juist, volledig en rechtmatig is. Bij de controle worden door de accountant in ieder geval de volgende aspecten betrokken:

• De accountant stelt vast dat zowel de in de financiële bijdrage-overeenkomst gestelde voorwaarden als de eventueel later gestelde en schriftelijk bevestigde voorwaarden van de toekenning zijn nageleefd. Daarnaast worden de

‘Algemene bepalingen’ in acht genomen.

• De accountant stelt vast dat in de eindafrekening alleen de posten zijn

opgenomen die zijn verbonden aan de uitvoering van de activiteiten waarvoor de financiële bijdrage is toegekend.

• De accountant stelt vast dat de gerealiseerde kosten en opbrengsten passen binnen de door het Oranje Fonds goedgekeurde begroting en zijn gerealiseerd binnen de projectperiode waar het Oranje Fonds mee akkoord is gegaan.

Eventueel overlopende posten van meer dan 5% van deze projectbegroting en met een minimum van € 2.500,- dienen voldoende te zijn toegelicht.

• De accountant stelt vast dat de in de goedgekeurde begroting opgenomen baten daadwerkelijk besteed zijn aan het project. De accountant stelt vast of er sprake is van een overschot of een tekort en wat het saldo daarvan is.

• De accountant stelt vast dat de in de afrekening als gerealiseerd verantwoorde kosten daadwerkelijk zijn gemaakt. Dit betekent dat deze kosten in de

projectadministratie zijn onderbouwd met achterliggende bewijsstukken zoals (bijvoorbeeld) facturen en declaraties Van de 15 hoogste facturen en

declaraties zal de accountant aan de hand van bankafschriften en betalingsbewijzen vaststellen of deze zijn betaald.

Urenverantwoording

Als een gedeelte van de projectkosten bestaat uit eigen urenbesteding dan stelt de accountant in ieder geval vast dat:

• De gehanteerde uurtarieven niet hoger zijn dan in de meest recente door het Oranje Fonds goedgekeurde begroting is vermeld. Als verschillende

• De verantwoorde aantallen uren worden onderbouwd door een

urenadministratie. De op het project geschreven uren dienen te zijn

geautoriseerd door de medewerker die de uren heeft geschreven en het bestuur of de directie van de begunstigde.

• Als het totale bedrag aan verantwoorde uren meer dan 20% van de totale

kosten in de projectverantwoording betreft, verricht de accountant aanvullende werkzaamheden voor de juistheid van de urenregistratie. Deze

werkzaamheden kunnen bestaan uit:

- Het uitvoeren van cijferanalyses op de verantwoorde uren.

- Het leggen van verbanden tussen de verantwoorde uren en de

salarisadministratie, verlofregistratie, projectnotulen, tussentijdse rapportages etc.

Toleranties voor het oordeel bij de eindafrekening

Het onderzoek moet zodanig worden ingepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de verantwoording geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) van materieel belang bevat op basis van de totale kosten van het project. Als dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit een betrouwbaarheid van 95%.

Een verklaring met een goedkeurende strekking impliceert dat, gegeven de bovengenoemde betrouwbaarheid, in de totale projectverantwoording op basis van de totale kosten van het project geen fouten of afwijkingen (fouten en onzekerheden) voorkomen die groter zijn dan de percentages in de hierna opgenomen materialiteitstabel.

Soort verklaring	Goedkeuren d	Met beperking	Oordeelonthoudin g	Afkeuren d
Fouten in de verantwoording	< 1%	> 1% en < 3%	n.v.t.	> 3%
Onzekerheden in de controle	< 3 %	> 3% en < 10%	> 10%	n.v.t.

Voor de in het controleprotocol opgenomen werkzaamheden geldt een rapportagetolerantie. Deze bedraagt 1% van het totaalbedrag van de projectverantwoording, met een minimumbedrag van € 1.000,-.

absolute zin opgevat, saldering van fouten is daarom niet toegestaan.

Van onzekerheid in het onderzoek is sprake als er onvoldoende (controle-)informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken.

Kortom als onzekerheid bestaat over het wel of niet voldoen aan de financiële voorwaarden van het Oranje Fonds.

Bij fouten in de verantwoording kan onderscheid gemaakt worden tussen incidentele en structurele fouten. Van een incidentele (geïsoleerde) fout is sprake als het een toevallige fout betreft. Kenmerkend voor incidentele fouten is dat in principe geen herhaling optreedt van de geconstateerde fout. Hierbij neemt de accountant de bepaling uit standaard 530.13 in acht. Van een structurele fout is sprake als de oorzaak van de fout is gelegen in (onderdelen van) het systeem van uitvoering, waardoor fouten met een (zeker) herhalingskarakter (kunnen) optreden. Het voorgaande is van ook van toepassing op onzekerheden. Voor een adequate onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk dat de accountant fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert.

Omgaan met geconstateerde fouten en onzekerheden

Materiële fouten, die niet worden gecorrigeerd, leiden tot een andere dan een goedkeurende strekking van de controleverklaring.

Het uitgangspunt van het Oranje Fonds is dat geconstateerde fouten in eerste instantie worden gecorrigeerd in de projectverantwoording. Voor zover dat niet gebeurt, worden individuele fouten boven een belang van 1%, met een minimum van

€ 1.000,- van het totaalbedrag van de projectverantwoording door de accountant gerapporteerd in een rapport van bevindingen. Het Oranje Fonds beoordeelt in hoeverre deze fouten tot aanpassing van de financiële bijdrage leiden.

Controleverklaring

Voor het opstellen van de controleverklaring kan de accountant de voorbeeldteksten uit de Handleiding Regelgeving Accountancy (HRA) deel 3 hanteren.

Als bij de controle gebleken niet-materiële fouten niet zijn gecorrigeerd, voor zover deze hoger zijn dan de rapporteringstolerantie, stelt de accountant een verslag op van niet gecorrigeerde fouten. Dit rapport heeft het karakter van een uitzonderingsrapportage. De aard en omvang van de geconstateerde fouten worden vermeld.

Het Oranje Fonds behoudt zich het recht voor door een onafhankelijke accountant een review te laten uitvoeren op de uitgevoerde accountantscontrole van de projectverantwoording. De accountant die de controle uitvoert, verstrekt in het kader van een review desgevraagd alle inlichtingen en bescheiden aan de door het Oranje Fonds aangestelde accountant.