INFOBROCHURE AANLEG WERFRESERVE
INFOBROCHURE AANLEG WERFRESERVE
Werfreserve administratief medewerker en onthaalbediende ( C1-C3)
Contractueel bediende voltijds 38 uur per week met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur
Aanleg wervingsreserve voor 1 jaar Ingangsdatum: 16 maart 2023
Profiel
Functiebeschrijving
Administratief medewerker C1-C3
Missie en waarden van onze organisatie
Koksijde. Jouw geluk. Onze passie.
Veelzijdig Koksijde staat voor actief genieten aan zee in een inspirerende omgeving, voor iedereen die er woont, werkt en vertoeft, met een kwaliteitsvolle en klantgerichte dienstverlening.
Dit realiseren we door het uitdragen van de vijf Koksijde waarden:
We vinden deze waarden belangrijk in de dagdagelijkse omgang met elkaar én onze klanten. Er elke dag voor gaan. Met enthousiasme. Met passie. Zodat inwoners en bezoekers hier gelukkig zijn.
We zijn fier en gelukkig hier te werken.
Het is ons DNA en maakt ons uniek als werknemer van het lokaal bestuur Koksijde.
Doel van de functie
Je bent verantwoordelijk voor een organisatorische en administratieve ondersteuning en draagt bij tot een efficiënte en klantgerichte dienstverlening en het positief imago van de gemeente Koksijde.
Verantwoordelijkheden en taken
Je bent verantwoordelijk voor de opmaak en het bewaken van het verloop van diverse dossiers en/of gegevens. Je geeft aan collega's advies met betrekking tot je expertisedomein en biedt ondersteuning bij de behandeling van meer complexe dossiers. Bovendien volg je de procedures mee op en wint alle informatie in die noodzakelijk is voor de afhandeling van dossiers. Je houdt je kennis binnen je expertisedomein op peil en deelt deze kennis met je collega's. Je staat in voor de opvolging van de geldende regelgeving.
Je bent verantwoordelijk voor de vlotte en correcte afhandeling van allerlei administratieve, praktische en logistieke taken zoals briefwisseling, reserveren van accommodaties, bestellen van het nodige materiaal…
Je staat in voor een vlotte informatiedoorstroming en realiseert hiermee een optimale interne samenwerking en klantgerichte dienstverlening. Daarnaast neem je constructief deel aan werkoverleggen en je rapporteert regelmatig aan betrokkenen over de stand van zaken van je dossiers.
Uitzonderlijk spring je bij bij een ander team of een andere dienst, om de vlotte en klantgerichte afhandeling van de dossiers te blijven garanderen en de continuïteit van de dienstverlening te verzekeren.
Competenties
Een competentie bestaat uit:
vaardigheden | = | in staat zijn om bepaalde taken goed uit te kunnen voeren |
kennis | = | wat je weet of wat je hebt geleerd, alle informatie waarover je beschikt |
motivatie | = | zin wat je wilt ook daadwerkelijk te doen |
ervaring | = | praktijkkennis |
talent | = | je natuurlijke vermogen om iets goed te doen |
De volgende competenties zijn voor deze functie van belang:
Klantgerichtheid
leeft zich in de situatie van (interne) klanten in
speelt in op vragen van (interne) klanten en houdt zich aan de regels of afspraken denkt spontaan mee met de (interne ) klant
licht de (interne) klant correct in over alle zaken waar hij belang bij heeft
zoekt een antwoord op iedere vraag of verwijst direct door naar de juiste persoon streeft naar klantentevredenheid en onderneemt acties om klantgericht(er) te werken
Kwaliteitsvol werken
voert het werk correct uit
werkt volgens de afspraken inzake kwaliteit
voelt zich verantwoordelijk voor de kwaliteit van het eigen werk merkt fouten op binnen het eigen takenpakket en herstelt deze werkt aandachtig en geconcentreerd
heeft oog voor detail
Initiatief nemen
ziet waar werk blijft liggen en neemt spontaan werk op doet spontaan voorstellen om het werk te verbeteren
vraagt spontaan naar nieuwe taken wanneer vorige taken werden afgewerkt doet een inbreng bij dienst- en teamoverleg
zoekt mee naar praktische en haalbare oplossingen
Samenwerken
Leeft afspraken met leidinggevenden en collega’s na
Helpt (nieuwe) collega’s, geeft informatie en kennis door aan anderen (collega’s,
leidinggevenden…)
Houdt rekening met collega’s (bvb. bij de taakverdeling, verlofplanning,…) Xxxxxx de eigen mening naar voor en met respect voor de ander Signaleert problemen en/of maakt ze bespreekbaar
Gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid, mening…
Functiebeschrijving
Onthaalbediende C1-C3
Missie en waarden van onze organisatie
Koksijde. Jouw geluk. Onze passie.
Veelzijdig Koksijde staat voor actief genieten aan zee in een inspirerende omgeving, voor iedereen die er woont, werkt en vertoeft, met een kwaliteitsvolle en klantgerichte dienstverlening.
Dit realiseren we door het uitdragen van de vijf Koksijde waarden:
We vinden deze waarden belangrijk in de dagdagelijkse omgang met elkaar én onze klanten. Er elke dag voor gaan. Met enthousiasme. Met passie. Zodat inwoners en bezoekers hier gelukkig zijn.
We zijn fier en gelukkig hier te werken.
Het is ons DNA en maakt ons uniek als werknemer van het lokaal bestuur Koksijde.
Wie zijn wij als dienst?
Het onthaal binnen de organisatie gemeente Koksijde is uitgebreid en divers : musea, gemeentehuis, bespreekbureau cultuurcentrum Casino Koksijde, kantoren Toerisme, dienst Zwembaden, …
Het onthaal informeert, helpt en begeleidt de klant met het oog op een professionele en kwalitatieve dienstverlening.
Doel van de functie
De onthaalbediende verzorgt het onthaal van de bezoeker, de klant en/of leverancier en verstrekt hen correcte informatie.
Hij/zij biedt praktische, logistieke en/of administratieve ondersteuning t.a.v. de dienst waarvoor hij/zij het onthaal verzorgt, teneinde een professionele en kwalitatieve dienstverlening te waarborgen.
Verantwoordelijkheden en taken
Als onthaalmedewerker ben je het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, klanten of leveranciers binnen de gemeente.
Je informeert, helpt en begeleidt hen en doet dit op een vlotte, vriendelijke en gepaste manier.
Je bent verantwoordelijk voor het algemeen beheer van het kassasysteem en, indien aanwezig, de shop. Je werkt nauwgezet en verzorgt allerlei administratieve, praktische en logistieke taken zoals briefwisseling,
bestellen van het nodige materiaal, opmaken en bijhouden van bezoekersgegevens en -cijfers, ticketverkoop,
reservaties, …
Je staat in voor een vlotte informatiedoorstroming en realiseert hiermee een optimale interne samenwerking en klantgerichte dienstverlening.
Je neemt constructief deel aan werkoverleggen en rapporteert regelmatig over de stand van zaken van de onthaalwerking.
Uitzonderlijk spring je bij bij een ander team of een andere dienst, om de vlotte en klantgerichte afhandeling van de dossiers te blijven garanderen en de continuïteit van de dienstverlening te verzekeren.
Competenties
Een competentie bestaat uit:
vaardigheden | = | in staat zijn om bepaalde taken goed uit te kunnen voeren |
kennis | = | wat je weet of wat je hebt geleerd, alle informatie waarover je beschikt |
motivatie | = | zin wat je wilt ook daadwerkelijk te doen |
ervaring | = | praktijkkennis |
talent | = | je natuurlijke vermogen om iets goed te doe |
De volgende competenties zijn voor deze functie van belang:
🗹 Klantgerichtheid
• leeft zich in de situatie van (interne) klanten in
• speelt in op vragen van (interne) klanten en houdt zich aan de regels of afspraken
• denkt spontaan mee met de (interne ) klant
• licht de (interne) klant correct in over alle zaken waar hij belang bij heeft
• zoekt een antwoord op iedere vraag of verwijst direct door naar de juiste persoon
• streeft naar klantentevredenheid en onderneemt acties om klantgericht(er) te werken
🗹 Flexibiliteit
• kan overweg met verschillende en gelijktijdige opdrachten, nieuwe prioriteiten of plotse veranderingen
• blijft doelgericht werken, ook onder tijdsdruk of bij minder vertrouwde of complexere opdrachten
• stimuleert anderen om op een flexibele manier om te gaan met nieuwe en of onverwachte situaties
🗹 Kwaliteitsvol werken
• voert het werk correct uit
• werkt volgens de afspraken inzake kwaliteit
• voelt zich verantwoordelijk voor de kwaliteit van het eigen werk
• merkt fouten op binnen het eigen takenpakket en herstelt deze
• werkt aandachtig en geconcentreerd
• heeft oog voor detail Q
🗹 Schriftelijk communiceren - niveau 1
• schrijft xxxxxxxx, xxxxxx en beknopt
• hanteert een correct taalgebruik
• schrijft teksten in een duidelijke structuur en logische opbouw
• gebruikt een stijl/boodschap aangepast aan de doelgroep en aan de situatie (zakelijk, informatief,…)
Wat mag jij verwachten?
Je mag verwachten dat de organisatie oog heeft voor de mens achter de medewerker, waarbij we focussen op zijn/ haar talenten en groeipotentieel. Het lokaal bestuur Koksijde bouwt voortdurend aan een motiverende en waarderende werkomgeving.
Elke leidinggevende engageert zich om dagelijks te zorgen voor een omgeving die medewerkers motiveert en waardeert.
Leidinggevenden zullen regelmatig peilen hoe jij je voelt in je job, luisteren naar jouw noden en geven jou het gevoel dat je belangrijk bent voor de organisatie. Zij doen dit aan de hand van feedbackgesprekken. Zij stimuleren jou en de dienst/team om energiek, toegewijd en positief te werken. Zij zetten zich dagelijks in om van een groep medewerkers een hecht team te maken.
Algemene toelatings - en aanwervingsvoorwaarden
Om toegelaten te kunnen worden tot de job moet je:
Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister van hoogstens 3 maanden. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen.
Je voegt steeds een uittreksel uit het strafregister model 595 (niet ouder dan 3 maand) toe aan jouw digitaal sollicitatiedossier.
De burgerlijke en politieke rechten genieten.
Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie. Voor je in dienst treedt, zal je gevraagd worden om naar het medisch onderzoek te gaan bij de preventieadviseur arbeidsarts.
Voldoende kennis van het Nederlands conform de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966 (zie afzonderlijke infobrochure hieronder vermeld).
Slagen in de selectieprocedure.
Diplomavereisten ( voor externe kandidaten)
Een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs.
Aanvullende voorwaarden ( voor interne kandidaten)
Voor personeelsmobiliteit:
Je hebt een contract van onbepaalde duur of je bent vastbenoemd en minimum 2 jaar in dienst.
Je geeft vanuit de feedbackcultuur blijk van een positieve functionering en houding.
Voor bevordering
Je hebt een contract van onbepaalde duur of je bent vastbenoemd.
Je geeft vanuit de feedbackcultuur blijk van een positieve functionering en houding. Je hebt ten minste 3 jaar anciënniteit in niveau D of E.
Financiële loopbaan en salarisregeling
Belangrijk is uiteraard ook de bezoldiging. De bruto-bezoldiging is gebaseerd op vaste weddeschalen.
Bij de vaststelling van de aanvangswedde, wordt er maximum 15 jaar anciënniteit toegekend op basis van nuttige ervaring bij de privé-sector of als zelfstandige. Anciënniteit in de openbare sector (gemeente, OCMW,….) wordt wel volledig toegekend.
Start in C1
* 0 jaar anciënniteit: 2258,22 euro bruto (netto, alleenstaande, niemand ten laste: 1866,13 euro)
Onze troeven
Werken in een waarde gedreven organisatie met ook voor de mens achter de medewerker in een motiverende omgeving.
Mogelijkheid tot thuiswerk.
Maaltijdcheques aan € 6 waarvan je zelf € 1,09 bijdraagt Eco-cheques ter waarde van € 80
Geschenkcheque ter waarde van € 40 Gratis hospitalisatieverzekering
Fietsvergoeding € 0,25/km per kilometer. Tussenkomst in bus, tram- en treinabonnement. Xxxx wat opleidingsmogelijkheden.
Gunstige werk-privéregeling.
Werken in een kustgemeente, vlakbij het strand en de zee. Jaarlijkse vakantie: max. 32 dagen.
Aansluiting bij de Vriendenkring Personeel Koksijde die tal van voordelen biedt aan de personeelsleden van de gemeente
Tweede pensioenpijler: een aanvulling op je wettelijke pensioenuitkering. Dit bedraagt 3% van het verdiend jaarbrutoloon.
Tope Sterk
Dat ben jij. Dat zijn wij.
Alle werknemers van de gemeente Koksijde. Samen. Geen losse korrels zand, maar de Hoge Blekker. Want met veel, bereik je veel.
Tope sterk is de werknaam voor de veranderingsprocessen die lopende zijn om de samenwerking tussen gemeente en OCMW te laten uitmonden in een nieuwe, slagkrachtige en mensgerichte organisatie, Lokaal Bestuur Koksijde.
Het concreet uitwerken van de aanbevelingen uit de doorlichting van Investors in People naar een organisatie waar de medewerker centraal staat.
Inzetten op een cultuur van feedback in plaats van de formele evaluatiecyclus.
Opstellen van een visie en strategie voor onze organisatie het verder uitdragen van waarden en normen binnen onze organisatie en dit in overleg met alle medewerkers.
Selectiepro gramma
Schriftelijk gedeelte
De competenties die essentieel zijn voor de uitvoering van de functie worden beoordeeld aan de hand van praktijkgerichte situatieschetsen. Bepaalde vakkennis kan hierbij ook bevraagd worden.
In de schriftelijke proef word je geconfronteerd met een of meerdere probleemsituaties die zich tijdens de uitoefening van de functie kunnen voordoen. De volledige context van de problematiek wordt uitgebreid geschetst, waarna je tracht een oplossing uit te werken.
Dit gedeelte kan doorgaan in het gemeentehuis als schriftelijk examen of gemaakt worden als thuisopdracht.
Interne kandidaten die meedoen met de selectieprocedure via personeelsmobiliteit worden vrijgesteld van deelname aan de schriftelijke proef.
Dit vindt plaats op 27 februari 2023 in de Annex in de G. Houtsaegerzaal, Xxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx. Hou deze datum al zeker gans de dag vrij.
De quotering gebeurt op de criteria ‘zeer geschikt’, ‘geschikt’ of ‘niet geslaagd’. Om geslaagd te zijn moeten de kandidaten minstens de score ‘geschikt’ behalen.
Mondeling gedeelte
Dit gedeelte bestaat uit een competentiegericht interview met de selectiecommissie. We gaan na of het profiel van de kandidaat overeenstemt met de vereisten van de job en of het profiel past in onze organisatiecultuur.
Je kan als kandidaat worden geconfronteerd met een probleemsituatie die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. Hierop tracht je een oplossing uit te werken, waarbij de competenties vereist voor de functie op basis van de functiebeschrijving en het competentieprofiel worden getoetst. Je krijgt eventueel een case.
Er wordt een toets gedaan aan de waarden van Koksijde. We peilen naar jouw motivatie, persoonlijkheid, eventuele werkervaring, vakkennis en je interesse voor deze job.
Ook voor jou is dit het moment om vragen te stellen, zodat je goed weet wat de job inhoudt en je niet voor onnodige verrassingen komt te staan. Voor meer info, bekijk de website onder volgende link xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxx-xxxxxxxx-xx-xxxxxxxx
Er kan in dit gesprek teruggekomen worden op een ander gedeelte.
Dit vindt plaats in de week van 6 maart 2023 in een nog nader te bepalen locatie. De quotering gebeurt op de criteria ‘zeer geschikt’, ‘geschikt’ of ‘niet geslaagd’.
Hoe kan je sollicitere n?
Je kan je uiterlijk tot 13 februari 2023 kandidaat stellen via het digitaal sollicitatieformulier
xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx. Je moet het volgende toevoegen:
1. Motivatiebrief (gericht aan Gemeente Koksijde t.a.v. het college van burgemeester en schepenen)
2. CV (waaruit je beroepservaring blijkt)
3. Kopie van je diploma
4. Uittreksel uit het strafregister (model 595 - niet ouder dan 3 maand)
Opgelet: je ontvangt pas een ontvangstmelding dat je kandidatuur is aanvaard op dinsdag 21 februari 2023 samen met de uitnodiging tot het schriftelijk examen. Hou dus zeker je mailbox in de gaten, ook je spam!
Enkel volledige kandidaturen komen in aanmerking.
Wat gebeurt er na het indienen van mijn kandidatuur?
Je kandidatuur wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Indien je voldoet aan de voorwaarden, word je toegelaten tot de selectieprocedure. Indien niet, dan word je ook op de hoogte gebracht.
Wervingsreserve
Er wordt een wervingsreserve aangelegd voor 1 jaar.
Indien je geslaagd bent, maar je hebt de job niet dan kan het bestuur alsnog binnen het jaar beslissen om je aan te werven in deze functie.
De wervende dienst kan op dat ogenblik nog beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.
De duur van de wervingsreserve vangt aan op de datum van het eindrapport van de selectie.
Bijkomende informatie
Dienst Personeel & HR – 1e verdieping gemeentehuis - Xxxxxxx 000 - 0000 Xxxxxxxx Tel. 000 00 00 00 - xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
Alvast bedankt voor jouw interesse en veel succes!