VERWERKINGSVOORWAARDEN
VERWERKINGSVOORWAARDEN
Partijen
Opdrachtgever: Uw bedrijf
Verwerker: Reflex Online BV / Reflex Booking BV
Artikel 1 Verantwoordelijke en Verwerker
1.1 Opdrachtgever geldt ten aanzien van de in deze voorwaarden opgenomen gegevens als ‘verantwoordelijke’ in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming
(AVG) en stelt doel en middelen vast van de verwerking.
1.2 Opdrachtgever is en blijft eigenaar van gegevens verstrekt aan Verwerker en alle afgeleiden hiervan.
1.3 Verwerker geldt als ‘Verwerker’ in de zin van de AVG en verwerkt de in deze voorwaarden opgenomen gegevens uitsluitend in opdracht van Opdrachtgever. Onder gegevens valt alle informatie welke voor uitvoering van de voorwaarden worden uitgewisseld zoals bedrijfsgegevens en gegevens als bedoeld in de AVG.
Artikel 2 Opdracht en aanlevering persoonsgegevens
2.1 Opdrachtgever stelt de in deze voorwaarden opgenomen gegevens uitsluitend aan Verwerker ter beschikking om de opdracht(en) onder de tussen hen geldende voorwaarden(en) uit te kunnen voeren.
Artikel 3 Gebruik en bescherming gegevens
3.1 Verwerker zal de in deze voorwaarden opgenomen gegevens beveiligen, vertrouwelijk behandelen en geheimhouden. Verwerker zal zorgen dat zijn bij de uitvoering van de opdracht betrokken werknemers de gegevens in de persoonsgegevens op eenzelfde wijze beveiligen, vertrouwelijk behandelen en geheimhouden.
3.2 Verwerker heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de in deze voorwaarden opgenomen gegevens te beveiligen tegen verlies of een vorm van onrechtmatige verwerking conform het bepaalde in de Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
richtsnoeren “beveiliging van gegevens”. Deze maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van gegevens te voorkomen. Meer in het bijzonder, maar niet beperkt tot, draagt Verwerker zorg dat:
1. gebruik wordt gemaakt van cryptografische bewerkingen om de gegevens die hij verwerkt te beveiligen d.m.v. wachtwoorden bij de toegang van het systeem;
2. encryptie (versleuteling) wordt toegepast bij verzending van gegevens via internet en in andere situaties waar gegevens kwetsbaar zijn voor toegang door onbevoegden (bijvoorbeeld gegevens die via internet kunnen worden benaderd);
3. bij de opslag en verwerking van wachtwoorden gebruik wordt gemaakt van onomkeerbare hashing;
3.3 Verwerker zal de in deze voorwaarden opgenomen gegevens niet voor doeleinden gebruiken of verstrekken aan derden anders dan bepaald in deze voorwaarden.
Artikel 4 Informatieverplichtingen
4.1 Opdrachtgever erkent dat de informatieverplichtingen richting de betrokkenen – de natuurlijke personen – waar het om uitwisseling van gegevens volgens deze voorwaarden gaat uitsluitend voor rekening komen van Opdrachtgever.
4.2 Opdrachtgever garandeert dat hij aan zijn informatieverplichtingen heeft voldaan en de betrokkenen onder meer heeft geïnformeerd over de doeleinden van de verwerking, en hen
heeft gewezen op hun recht van verzet, inzage, correctie en/of verwijdering.
4.3 Opdrachtgever staat ervoor in dat het gebruik en verwerking van de in deze voorwaarden opgenomen gegevens niet onrechtmatig is of een inbreuk oplevert op de rechten van derden en vrijwaart Verwerker voor eventuele aanspraken van toezichthouders of derden ter zake als uit onafhankelijk onderzoek blijkt dat Xxxxxxxxx alle in deze voorwaarden benoemde maatregelen genomen heeft om incidenten te voorkomen.
4.4 Privacyrechten: De verwerker helpt u om te voldoen aan uw plichten als betrokkenen hun privacyrechten uitoefenen (zoals het recht op inzage, correctie, vergetelheid en dataportabiliteit)
Artikel 5 Vernietiging gegevens
5.1 Verwerker houdt de in deze voorwaarden opgenomen gegevens in opdracht voor Opdrachtgever.
5.2 Verwerker zal de in deze voorwaarden opgenomen gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor uitvoering van de voorwaarden en op eerste verzoek van Opdrachtgever vernietigen of verwijderen van de systemen van Verwerker binnen de termijn als dan door Opdrachtgever bepaald.
Artikel 6 Datalek
6.1 Indien en voor zover er door onbevoegde derden een inbreuk wordt gemaakt op de beveiliging van de systemen van Verwerker waardoor toegang mogelijk is (geweest) tot de in deze voorwaarden opgenomen gegevens, die mogelijk nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van de verwerkte gegevens, zal Verwerker Opdrachtgever daarvan zo snel mogelijk doch uiterlijk 24 uur na ontdekking in kennis stellen. Verwerker zal dan contact opnemen met de security officer van Opdrachtgever.
Artikel 7 Opvolgen instructies verantwoordelijke
7.1 Verwerker zal (verdere) aanwijzingen van Opdrachtgever rondom verwerking van de in deze voorwaarden opgenomen gegevens strikt opvolgen.
7.2 Op eerste verzoek van Opdrachtgever zal Verwerker de in deze voorwaarden opgenomen gegevens onmiddellijk vernietigen of verwijderen van zijn systemen.
Artikel 8 Wijziging voorwaarden
8.1 Wijziging van deze voorwaarden kan slechts schriftelijk plaatsvinden middels een door beide partijen geaccordeerd voorstel.
8.2 Zodra de samenwerking is beëindigd, vernietigt Xxxxxxxxx op verzoek van Opdrachtgever de persoonsgegevens die hij van de Opdrachtgever heeft ontvangen, in welke vorm dan ook en toont dit aan, tenzij partijen iets anders overeenkomen. Deze vernietiging moet, binnen
nader overeen te komen termijn, uitgevoerd worden en hiervan wordt een verslag gemaakt. Via mail wordt bevestigd dat gegevens vernietigd zijn.
8.3 Elk van de partijen is gerechtigd de voorwaarden met onmiddellijke ingang te beëindigen in geval van overmacht, waaronder mede begrepen een zodanige wijziging van wettelijke regels dat een verdere voortzetting van de voorwaarden niet kan worden verlangd.
8.4 Bij het beëindigen van de voorwaarden met onmiddellijke ingang, wordt in de brief aan de Verwerker de reden van beëindiging vermeld.
Artikel 9 Aansprakelijkheid
9.1 Indien de Verwerker tekortschiet in de nakoming van de verplichting uit deze voorwaarden
kan Opdrachtgever hem in gebreke stellen. Verwerker is echter onmiddellijk in gebreke als de nakoming van desbetreffende verplichting anders dan door overmacht binnen de overeengekomen termijn, reeds blijvend onmogelijk is. Ingebrekestelling geschiedt schriftelijk, waarbij aan de Verwerker een redelijke termijn wordt gegund om alsnog zijn verplichtingen na te komen. Deze termijn is een fatale termijn. Indien nakoming binnen deze termijn uitblijft, is Verwerker in verzuim.
Artikel 10 Toepasselijk recht en Geschillenbeslechting
10.1 Op deze voorwaarden en op alle geschillen die daaruit mogen voortvloeien of daarmee mogen samenhangen, is het Nederlands recht van toepassing.
10.2 Alle geschillen welke tussen partijen mochten ontstaan in verband met de verwerkersvoorwaarden zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter voor het arrondissement waarin Verwerker is gevestigd.
Artikel 11 Ingangsdatum en duur
11.1 Deze voorwaarden gaat in op het moment van ondertekening van de overeenkomst tussen partijen en gaat in op de datum van de laatste ondertekening.
11.2 Deze verwerkersvoorwaarden wordt aangegaan voor de duur van de voorwaarden waar deze deel van uit maakt.
11.3 Wanneer er geen einddatum van de voorwaarden vooraf is bepaald en een van de partijen de verwerkersvoorwaarden wil opzeggen, dient een opzegtermijn van twee maanden in
acht te worden genomen. Opzegging vindt schriftelijk plaats.
Artikel 12 Naleving wet- en regelgeving
12.1 De statutair directeur-bestuurder van de opdrachtgever is Opdrachtgever en verantwoordelijke in de zin van de AVG.
12.2 De security officer is namens Opdrachtgever belast met het beheer van de binnen de in beheer zijnde gegevensverwerkingen.
12.3 Verwerker verwerkt gegevens ten behoeve van Opdrachtgever, in overeenstemming met diens instructies.
12.4 Verwerker heeft geen zeggenschap over de ter beschikking gestelde persoonsgegevens. Zo neemt hij geen beslissingen over ontvangst en gebruik van de gegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van gegevens. De zeggenschap over de persoonsgegevens verstrekt onder deze voorwaarden komt nimmer bij Verwerker te berusten.
12.5 Verwerker zal bij de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de in de overwegingen genoemde werkzaamheden, handelen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de bescherming van persoonsgegevens. Verwerker verwerkt persoonsgegevens slechts in opdracht van de Opdrachtgever en zal alle redelijke instructies van de Opdrachtgever dienaangaande opvolgen, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.
12.6 Verwerker zal te allen tijde op eerste verzoek van de Opdrachtgever onmiddellijk alle van de afkomstige persoonsgegevens met betrekking tot deze verwerkersvoorwaarden ter hand
stellen.
12.7 Verwerker stelt Opdrachtgever te allen tijde in staat om binnen de wettelijke termijnen te voldoen aan de verplichtingen op grond van de AVG, meer in het bijzonder de rechten van betrokkenen, zoals, maar niet beperkt tot een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens en het uitvoeren van een gehonoreerd aangetekend verzet.