Aanbestedingskalender combi-contracten
Aanbestedingskalender combi-contracten
Versie: 1.2
Datum: 12 oktober 2021
Inleiding
Op 11 maart 2019 is de versie 1.0 van de aanbestedingskalender voor combi-contracten vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de stichting Xxxxxxxxxxxxxxx.xx. De kalender heeft als doel het spreiden van de aanbestedingsdruk door afhankelijkheden tussen de regionale aanbestedingen goed op elkaar af te stemmen.
De aanbestedingskalender geeft een overzicht van de lopende aanbestedingen en maakt de onderlinge verbanden en afhankelijkheden inzichtelijk. Hiermee kunnen de betrokken partijen in de betreffende
xxxxx’x anticiperen en acteren, xxxxx xxxxxxxxxxx in lopende trajecten voor aanbestedingen of verlengingen leiden tot (ongewenste) consequenties.
De combi-organisaties zijn en blijven verantwoordelijk voor de aanbestedingen.
De inventarisatieronde in september 2021 leert dat verschillende ontwikkelingen verschuivingen veroorzaakten in de aanbestedingskalender. De meeste van deze trajecten zijn intussen onderhanden, dat maakt een nieuwe ronde afstemming overbodig.
Deze versie 1.2 van de aanbestedingskalender beschrijft achtereenvolgens de status van de vervolgacties zoals verwoord in versie 1.0, de gesignaleerde knelpunten en het handelingsperspectief voor de direct betrokkenen om tot een afgestemde versie 2.0 van de aanbestedingskalender te komen.
1. Aanbestedingskalender versie 1.0
De kalender voor aanbestedingstrajecten van alle combi-organisaties, zoals die op 11 maart 2019 door het Algemeen Bestuur van Xxxxxxxxxxxxxxxx.xx is vastgesteld, zag er als volgt uit.
Om de aanbestedingsdruk te spreiden hebben in verschillende rondes afstemming en besluitvorming plaatsgevonden. Gezien de onderlinge afhankelijkheden konden deze besluiten niet afzonderlijk van elkaar genomen worden.
Voor het succes van deze aanbestedingskalender was het commitment van de aannemers om te verlengen randvoorwaardelijk. Ook moesten zij flexibiliteit hebben met betrekking tot de duur van de verlenging; waar die afwijkt van het huidige contract. Bovendien was het noodzakelijk dat netbeheerders accepteren dat zij gedurende een periode niet compliant zijn.
2. Bijgewerkte aanbestedingskalender versie 1.2
Om de aanbestedingsdruk te spreiden hebben in verschillende rondes afstemming en besluitvorming plaatsgevonden. Gezien de onderlinge afhankelijkheden konden deze besluiten niet afzonderlijk van elkaar genomen worden.
Voor het succes van deze aanbestedingskalender was het commitment van de aannemers om te verlengen randvoorwaardelijk. Ook moesten zij flexibiliteit hebben met betrekking tot de duur van de verlenging; waar die afwijkt van het huidige contract. Bovendien was het noodzakelijk dat netbeheerders accepteren dat zij gedurende een periode niet compliant zijn.
In onderstaande versie 1.2 (status september 2021) van de aanbestedingskalender is de meest recente informatie verwerkt.
3. Navraag
Bovenstaande aanbestedingskalender roept de volgende vragen op:
• Klopt de planning zoals die is opgenomen voor CINH? We ontvingen de reactie dat die (misschien intussen) anders zou zijn dan hier weergegeven.
• We constateren verschillende doorlooptijden voor de afzonderlijk benoemde fases (met name de implementatie).
o Wat ligt ten grondslag aan de gehanteerde doorlooptijden per fase?
o Is hier een verschil in definitie die de afzonderlijke combi-organisaties hanteren?
Bijlage 1. Fases en doorlooptijden aanbestedingstraject
Het aanbestedingstraject bestaat uit vier fases:
• Voorbereiding: visie op de toekomstige samenwerking en de wijze van aanbesteden wordt bepaald. Daarna worden de aanbestedingsdocumenten opgesteld;
• Aanbesteding: het proces van aanbesteden wordt doorlopen van publicatie tot en met de gunning (qua doorlooptijd is rekening gehouden met kerst- of zomervakantie);
• Implementatie: teams richten samen de systemen en processen in als voorbereiding op de start van het contract (doorlooptijd is afhankelijk van de ervaring met combiwerk van de nieuwe partij);
• Transitie: vertrekkende aannemer rondt de lopende werken af en de nieuwe aannemer pakt (de uitvoering van) de eerste werken op.
De genoemde doorlooptijden gelden voor een gemiddeld aanbestedingstraject kunnen verschillen per combi-organisatie.
Bijlage 2. Xxxxxx en besluitvorming
De genoemde doorlooptijden zijn ambitieus. De afzonderlijke trajecten hebben onderlinge afhankelijkheden en volgen kort op elkaar. Een kleine verstoring met uitloop in één van de trajecten heeft invloed op het hele scenario. Dit vraagt om een eigenaar van het scenario met mandaat om de individuele aanbestedingstrajecten te besturen. Omdat het Algemeen Bestuur van Xxxxxxxxxxxxxxx.xx de aanbestedingskalender vaststelt, ligt het voor de hand om één van de leden aan te wijzen als eigenaar hiervan.
Het Algemeen Bestuur van Xxxxxxxxxxxxxxx.xx heeft tijdens de vergadering op 11 maart 2019 het volgende afgesproken:
• Xxxxxxx xxx xxx Xxxxx is eigenaar van de aanbestedingskalender namens het Algemeen Bestuur van Xxxxxxxxxxxxxxx.xx en bewaakt de consistentie van de aanbestedingskalender ten opzichte van de oorspronkelijke doelen en uitgangspunten voor het opstellen daarvan.
• Indien nodig zorgt de eigenaar voor afstemming van de afzonderlijke aanbestedingstrajecten in het Algemeen Bestuur van Xxxxxxxxxxxxxxx.xx.
• De verantwoordelijkheid voor de afzonderlijke trajecten ligt bij de combimanagers en het Strategisch Overleg in hun combi.
• In het centrale overleg van de combimanagers worden afwijkingen gesignaleerd en gecommuniceerd naar de eigenaar.
• De werkgroep beheert de aanbestedingskalender en adviseert de eigenaar, de combimanagers en de strategisch overleggen van de combi’s.
• De eigenaar communiceert alle volgende versies van de aanbestedingskalender via het centrale overleg van de combimanagers en hun Strategisch Overleg naar alle betrokken ketenpartners.