HUISHOUDELIJK REGLEMENT
HUISHOUDELIJK REGLEMENT
INTERLOKALE VERENIGING “SPORTREGIO DIJLE & HAGELAND”
Volgens de overeenkomst van de interlokale vereniging “Sportregio Dijle & Hageland” definieert het huishoudelijk reglement de wijze waarop de interlokale vereniging haar bevoegdheden uitoefent.
Het wordt bij de overeenkomst gevoegd, zonder er deel van uit te maken.
Het huishoudelijk reglement moet worden goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen of door de gemeenteraad van de deelnemende gemeenten van de “Sportregio Dijle & Hageland”.
HOOFDSTUK 1 – BEHERENDE GEMEENTE
Art. 1 Zetel
Het beheerscomité duidt per legislatuur een beherende gemeente aan die de vereniging vertegenwoordigt en waar de zetel is gevestigd.
HOOFDSTUK 2 – BEHEERSCOMITE
Art. 2 Vergaderritme en samenroeping
Het beheerscomité vergadert minstens 1 maal per kalenderjaar. De uitnodiging, die de agenda bevat, wordt minstens 14 kalenderdagen voor de vergaderdatum verstuurd. De vergaderingen van het beheerscomité worden samengeroepen door de voorzitter. Indien minstens een derde van de vertegenwoordigers van de participanten daartoe verzoekt, is de voorzitter verplicht het beheerscomité samen te roepen.
Samen met de agenda worden aan de leden alle relevante stukken digitaal ter beschikking gesteld of opgestuurd. Wat de rekening betreft dient een exemplaar van de rekening, met uitzondering van de bewijsstukken, mee te worden gestuurd. Dit geldt eveneens voor het jaarverslag en het programma voor het volgend werkjaar. De bewijsstukken bij de rekening zijn ter inzage bij de financieel beheerder.
Art. 3 Verslag
Het verslag van de vergadering wordt opgemaakt door de sportambtenaar van de participerende gemeente waar de vergadering doorgaat.
De verslagen van de vergaderingen worden binnen de 14 dagen na de vergadering bezorgd aan de leden van het beheerscomité en zijn in de gemeentelijke sportdiensten van de participerende gemeenten ter inzage.
HOOFDSTUK 3 – WERKGROEP
Art. 4 Samenstelling
Het beheerscomité wordt in haar werkzaamheden bijgestaan door een werkgroep van sportambtenaren.
Iedere participerende gemeente wijst minstens één verantwoordelijke sportambtenaar toe aan de interlokale vereniging “Sportregio Dijle & Hageland”.
Adviserende leden binnen deze werkgroep zijn afgevaardigden kunnen zijn:
▪ Sport Vlaanderen
▪ SVS
▪ ISB
▪ de betrokken gemeentelijke sportraden
▪ …
Deskundigen kunnen uitgenodigd worden op de vergaderingen.
De voorzitter en ondervoorzitter van de werkgroep worden gekozen uit de afgevaardigde sportambtenaren van de participerende gemeenten. Dit gebeurt per legislatuur.
Art. 5 Taken en verdeling van taken
Tot de opdrachten van de werkgroep behoren:
▪ Voorbereiding van het programma en de begroting voor het volgende werkjaar en hierover advies geven aan het beheerscomité;
▪ Voorbereiden van het jaarverslag en de jaarrekening van het voorbije jaar en hierover advies geven aan het beheerscomité;
▪ Praktische uitwerking van het door het beheerscomité goedgekeurde programma;
▪ Uitnodigen van deskundigen in functie van de te behandelen agendapunten;
▪ Functioneren als een overlegplatform tussen de participanten waarop – ook over concrete zaken die hun belang hebben voor het gemeentelijk sportbeleid – ervaringen en informatie kunnen worden uitgewisseld;
▪ Het ondertekenen van contracten;
▪ Nastreven van regionale beleidsafstemming;
▪ …
De verdeling van de taken binnen de werkgroep wordt jaarlijks bepaald. Dit wordt vastgelegd voor het volgende werkjaar op de laatste vergadering van het lopende werkjaar. De verdeling van de taken is flexibel en kan in onderling overleg worden gewijzigd.
Iedere verantwoordelijke gemeentelijke sportambtenaar staat in voor de zijn/haar toebedeelde taken en organiseert, coördineert, communiceert en evalueert de kwaliteitsvolle werking van deze taken.
Art. 6 Manier van vergaderen
De werkgroep vergadert telkens wanneer de omstandigheden dit vereisen, met een minimum van 8 keer per jaar.
De vergaderingen van de werkgroep vinden plaats bij beurtrol in de verschillende participerende gemeenten.
De leden van de werkgroep worden door de voorzitter van de werkgroep per mail en minimum 7 dagen voor de aanvang van de vergadering uitgenodigd.
De voorzitter van de werkgroep – of bij zijn afwezigheid de ondervoorzitter – leidt de vergaderingen.
Het verslag van de vergadering wordt opgemaakt door de sportambtenaar van de participerende gemeente, uitgezonderd de voorzitter, waar de vergadering doorgaat.
De verslagen van de vergaderingen worden binnen de 14 dagen na de vergadering bezorgd aan de leden van de werkgroep.
HOOFDSTUK 4 – FINANCIEEL BEHEER
Art. 7 Algemene bepalingen
Het financieel boekjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.
De bijdragen zullen door de financieel beheerder van de interlokale vereniging ten laatste tegen 1 februari met factuur opgevraagd worden aan de participanten.
De interlokale vereniging is verplicht de wet op de overheidsopdrachten toe te passen.
Aankopen/uitgaven boven de 2000 Euro (excl. BTW) die niet voorzien zijn in de goedgekeurde begroting van de interlokale vereniging moeten worden voorgelegd aan het beheerscomité.
Art. 8 Volmachthouders
Onder de sportambtenaren van de werkgroep worden door het beheerscomité minstens 3 volmachthouders gekozen. Deze hebben alle rechten op de rekening van de interlokale vereniging “Sportregio Dijle & Hageland”. De financieel beheerder is één van de volmachthouders.
Elke betaling vereist de goedkeuring van 2 van de 3 aangeduide volmachthouders.
Art. 9 Financieel beheerder
De aan de vereniging ter beschikking gestelde middelen worden beheerd door een financieel beheerder. Deze wordt aangeduid door het beheerscomité.
De financieel beheerder volgt de inningen en de betalingen op en brengt verslag hiervan uit tijdens de vergaderingen van de werkgroep en één keer per jaar aan het beheerscomité.
Art. 10 Rekeningtoezichters
De controle van de rekening gebeurt door de aangestelde rekeningtoezichters gebeurt op de zetel van de interlokale vereniging. Zij worden daartoe uitgenodigd door het beheerscomité en krijgen inzage in de stukken die ze voor de uitoefening van hun taak nodig achten. Hun taak bestaat uit het oordelen over de juistheid van de cijfers en niet over de grond van de uitgaven. Zij brengen verslag uit op de vergadering van het beheerscomité voor de stemming van het financieel verslag.
Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op 01/01/2018
Op het administratief secretariaat van de “Sportregio Dijle & Hageland” zal van elke participerende gemeente 1 ondertekend exemplaar worden bijgehouden.
Gemeentesecretaris Burgemeester