Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden
Algemene en privacy voorwaarden Rootmedia
Inhoudsopgave Artikel 1: Definities
Artikel 2: Overeenkomst
Artikel 3: Opzegging
Artikel 4: De uitvoering overeenkomst Artikel 5: Rechten van eigendom Artikel 6: Gebruik en licentie
Artikel 7: Betaling
Artikel 8: Opzegging en ontbinding Artikel 9: Vrijwaringen
Artikel 10: Aansprakelijkheid Artikel 11: Overige bepalingen
1. Definities
1.1 Opdrachtgever
Onder opdrachtgever wordt verstaan degene die de opdracht voor de werkzaamheden heeft verstrekt.
1.2 Opdracht
Onder opdracht wordt verstaan het verzoek van de opdrachtgever aan Rootmedia om tegen betaling werkzaamheden te verrichten.
1.3 Werkzaamheden
Onder werkzaamheden wordt verstaan al hetgeen Rootmedia ten behoeve van de oprachtgever, binnen het kader van de door deze met het oog op diens belangen verstrekte opdrachten, maakt en/of onderneemt c.q. doet maken en/of ondernemen.
1.4 Offerte
Onder offerte wordt verstaan de in meer of mindere mate gespecificeerde werkzaamheden en de begroting van de aan die werkzaamheden verbonden kosten.
1.5 Concept
Onder concept wordt verstaan: een product/dienst beschrijving en/of een visualisatie (een schets, script, tekening, model, prototype of ontwerp) waarin inhoud, vorm en/of functionaliteiten dusdanig zijn vastgelegd dat een beeld wordt gegeven van het potentiële eindproduct en/of de dienst en van de positionering hiervan in de markt.
1.6 Iteraties
Onder iteraties wordt verstaan: de verbeterslagen van een product/dienst na uitvoerig bespreking van op- en aanmerking tussen Rootmedia en de opdrachtgever.
2. Overeenkomst, offerte en bevestiging
2.1 Overeenkomst
Behoudens het hierna bepaalde komt de overeenkomst eerst tot stand na schriftelijke bevestiging van aanvaarding van de opdracht.
2.2 Offerte
Offertes zijn geheel vrijblijvend. Rootmedia stelt zijn offertes samen op basis van een inschatting van de benodigde werkuren voor project voorbereiden, opnames, montage, materiaalgebruik en
andere project gerelateerde zaken. Rootmedia bepaalt deze uren in alle redelijkheid. Toch kan het voorkomen dat een opdrachtgever gedurende de productie additionele wensen heeft, die nog niet in de offerte zijn opgenomen. Deze extra uren worden op basis van een vast uurtarief, bovenop het in de offerte afgesproken factuurbedrag, in rekening gebracht. Tenzij anders is overeengekomen.
Alle opgemaakte offertes zijn inclusief 21% BTW.
2.3 Schriftelijke bevestiging
Opdrachten dienen door de opdrachtgever schriftelijk te worden bevestigd. Indien de opdrachtgever dit nalaat, maar er desondanks mee instemt dat Rootmedia een aanvang met het uitvoeren van de opdracht maakt, zoals het maken van opnames, dan zal de inhoud van de offerte als overeengekomen gelden.
3. Opzegging door Rootmedia
Rootmedia heeft het recht de overeenkomst op te zeggen wegens gewichtige omstandigheden. Onder gewichtige omstandigheden worden verstaan omstandigheden die van zodanige aard zijn dat verdere gebondenheid van aan de overeenkomst in redelijkheid niet kan worden gevergd.
4. De uitvoering van de overeenkomst
4.1 Uitvoeren opdracht
Rootmedia zal zich inspannen de opdracht zorgvuldig en onafhankelijk uit te voeren, de belangen van de opdrachtgever naar beste weten te behartigen en te streven naar een voor de opdrachtgever bruikbaar resultaat. Voor zover noodzakelijk zal Rootmedia de opdrachtgever op de hoogte houden van de voortgang van de werkzaamheden.
4.2 Inspanning- en resultaatverplichting
Rootmedia is verplicht om de haar opgedragen werkzaamheden als een goed en zorgvuldig opdrachtnemer uit te voeren. Alle diensten van Rootmedia worden uitgevoerd op basis van een inspanningsverbintenis tenzij en voor zover in de schriftelijke overeenkomst Rootmedia uitdrukkelijk een resultaat heeft toegezegd en het betreffende resultaat tevens met voldoende bepaaldheid is omschreven.
4.3 Proces van oplevering
Als resultaat levert Rootmedia middels een niet-fysieke drager een video bestand op. De opdrachtgever is gerechtigd om indien gewenst twee correctierondes toe te laten passen tenzij anders overeengekomen. Deze iteraties bestaan uit het binnen één week digitaal en gebundeld aanleveren van feedback op de door Rootmedia eerste aangeleverde video versie. In de week volgend op de week van feedback aangeleverd door de opdrachtgever dient Rootmedia een tweede video versie middels een niet-fysieke drager aan te leveren. Na akkoord van de opdrachtgever stuurt Rootmedia het videobestand middels een fysieke en/of niet-fysieke drager naar de opdrachtgever tenzij anders in de offerte overeengekomen.
4.4 Klachten
Klachten dienen zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen 5 werkdagen na afronding van de opdracht, schriftelijk aan Rootmedia te worden meegedeeld. Na het verstrijken van genoemde termijn vervalt elke aansprakelijkheid van Rootmedia ter zake.
5. Rechten van intellectuele eigendom en
eigendomsrechten
5.1 Eigendom bij Rootmedia
De in het kader van de opdracht door Rootmedia tot stand gebrachte geschreven en of visuele concepten, scripts, tekeningen, prototypes, ontwerpschetsen, programmatuur en andere materialen of (elektronische) bestanden, blijven eigendom van Rootmedia, ongeacht of deze aan de opdrachtgever of aan derden ter hand zijn gesteld. De opdrachtgever of derden dienen deze materialen en/of bestanden, onverwijld op eerste verzoek en steeds uiterlijk bij einde overeenkomst te retourneren.
5.2 Muziek
De opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor de publicatiekosten, kosten die gemaakt worden wanneer een video (met muziekgebruik) wordt gepubliceerd op bijvoorbeeld; beurzen, internet, openbare ruimten, ect.
5.3 Naamsvermelding
Tenzij het werk er zich niet voor leent, is Rootmedia te allen tijde gerechtigd om haar naam op of bij het werk te (laten) vermelden of verwijderen. Zonder voorafgaande toestemming is het de opdrachtgever niet toegestaan het werk zonder vermelding van de naam van Rootmedia in productie te nemen, openbaar te maken of te verveelvoudigen.
6. Gebruik en licentie
6.1 Het gebruik
Wanneer de opdrachtgever volledig voldoet aan zijn verplichtingen ingevolge de overeenkomst met Rootmedia verkrijgt hij een non exclusieve licentie tot het gebruik van het concept voor zover dit betreft het recht van openbaarmaking en verveelvoudiging overeenkomstig de bij de opdracht overeengekomen bestemming. Zijn er over de bestemming geen afspraken gemaakt, dan blijft de licentieverlening beperkt tot dat gebruik van het concept, waarvoor op het moment van het verstekken van de opdracht vaststaande voornemens bestonden.
6.2 Wijzigingen
Het is de opdrachtgever niet toegestaan om zonder schriftelijke toestemming van Rootmedia veranderingen in de voorlopige of definitieve concepten aan te brengen.
6.3 Eigen promotie
De opdrachtgever geeft Rootmedia toestemming om zijn naam en het promotiemateriaal, zoals foto's en videomateriaal, te gebruiken voor promotie doeleinden. Het promotiemateriaal kan gebruikt worden voor doeleinden zoals referentie op website, sociale media, etc. Het promotiemateriaal wordt slechts gebruikt ten behoeve van het promotieprogramma van Rootmedia. De opdrachtgever is pas na complete betaling medeeigenaar van het geleverde product. Indien de betaling nog niet voltooid is, maakt Rootmedia gebruik van een watermerk ter bescherming van de auteursrechten.
7. Betaling
7.1 Betalingscondities
Bij het afsluiten van de overeenkomst vindt er door de opdrachtgever een aanbetaling plaats van 40% van het totaal gefactureerde bedrag. Dit bedrag dient te worden betaald binnen de daarvoor gestelde termijn van 14 dagen na de factuurdatum, tenzij schriftelijk tussen klant en Rootmedia anders is overeengekomen. Rootmedia ontvangt bij aanlevering van USB/product het resterende bedrag op de door de opdrachtnemer aangewezen bankrekening binnen 14 werkdagen na factuurdatum. Indien na het verstrijken van deze termijn door Rootmedia nog geen (volledige) betaling is ontvangen, is de opdrachtgever in verzuim en is hij een rente verschuldigd gelijk aan de wettelijke rente.
7.2 Aanbetaling
De op de offerte vermelde aanbetaling dient als bindende overeenkomst tussen Rootmedia en de opdrachtgever. Indien de opdrachtgever akkoord heeft gegeven voor zowel de offerte als de algemene voorwaarden, verplicht de opdrachtgever zich tot betaling van de aanbetaling. De aanbetaling dient vervolgens als bescherming van de gemaakte kosten bovenop de vooraf opgestelde uren. Indien de werkzaamheden van start zijn gegaan, is Rootmedia rechtmatig eigenaar van de aanbetaling.
7.3 Facturatie en betaling
Standaard stuurt Rootmedia een dag na het overdragen van het eindproduct via een niet-fysieke drager een 100% factuur welke gelijk staat aan offerte overeenkomst. Indien de vooraf opgestelde uren zijn overschreden door ongeplande iteraties, wijzigingen en extra werkzaamheden worden deze in de eind factuur vermeld. Vanaf dat moment geldt de betaaltermijn van 14 werkdagen.
7.4 Reis- en verblijfkosten
De eerste 10 kilometer vanaf Breda worden er geen reiskosten in rekening gebracht. Alle reis- en verblijfkosten buiten deze 10 kilometer worden gezien als additionele kosten en worden niet meegenomen in de offerte. Deze worden apart toegevoegd aan de eindfactuur. Rootmedia hanteert een vergoeding van de kosten voor het openbaar vervoer.
7.5 Vervallen licentie
Vanaf het moment dat de opdrachtgever zijn betalingsverplichtingen uit hoofde van de overeenkomst niet (volledig) nakomt of anderszins in gebreke is, is het de opdrachtgever niet (langer) toegestaan de ter beschikking gestelde resultaten te gebruiken en komt elke in het kader van de opdracht aan de opdrachtgever verstrekte licentie te vervallen.
8. Opzegging en ontbinding overeenkomst
8.1 Opzegging overeenkomst door opdrachtgever
Wanneer de opdrachtgever een overeenkomst opzegt, dient hij, naast een schadevergoeding, de gemaakte kosten met betrekking tot de tot dan verrichte werkzaamheden te betalen. Het is Rootmedia gerechtigd om deze gemaakte kosten te bepalen evenals de schadevergoeding hierover.
8.2 Ontbinding overeenkomst door Rootmedia
Indien de overeenkomst door Rootmedia wordt ontbonden wegens een toerekenbare
tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst door de opdrachtgever, dient de opdrachtgever, naast een schadevergoeding de gemaakte kosten met betrekking tot de tot dan verrichte werkzaamheden te betalen. Gedragingen van de opdrachtgever op grond waarvan Rootmedia redelijkerwijs niet meer gevergd kan worden dat de opdracht wordt afgerond, worden in dit verband mede beschouwd als toerekenbare tekortkoming. Het is Rootmedia gerechtigd om deze gemaakte kosten te bepalen evenals de schadevergoeding hierover.
8.3 Schadevergoeding
De schadevergoeding bedoeld in de vorige twee leden van dit artikel zal tenminste omvatten de kosten voortvloeiend uit de door Rootmedia op eigen naam voor de vervulling van de opdracht aangegane verbintenissen met derden, alsmede 25% van het resterende deel van de offerte overeenkomst waarde welke de opdrachtgever bij volledige vervulling van de opdracht verschuldigd zou zijn. Mocht de opdrachtgever binnen een periode van 4 weken voor aanvang van de opdracht de overeenkomst/opdracht beëindigen dient de opdrachtgever 40% van de offerte overeenkomst waarde te betalen.
8.4 Gebruik resultaat na voortijdige beëindiging
Indien de opdracht, om welke reden dan ook, voortijdig wordt beëindigd, is het de opdrachtgever niet (langer) toegestaan de hem ter beschikking gestelde concepten te gebruiken en komt elke in het kader van de opdracht aan de opdrachtgever verstrekte licentie te vervallen.
9. Vrijwaringen
9.1 Vrijwaring voor aanspraken m.b.t gebruik concept
De opdrachtgever vrijwaart Rootmedia of door Rootmedia bij de opdracht ingeschakelde personen voor alle aanspraken van derden voortvloeiend uit de toepassingen of het gebruik van het resultaat van de opdracht.
9.2 Verstrekte materialen en gegevens
De opdrachtgever vrijwaart Rootmedia voor aanspraken met betrekking tot rechten van intellectuele eigendom op door de opdrachtgever verstrekte materialen of gegevens, die bij de uitvoering van de opdracht worden gebruikt.
10. Aansprakelijkheid
10.1 Aansprakelijkheid
Rootmedia kan niet aansprakelijk worden gesteld voor:
a. fouten in het materiaal dat door de opdrachtgever ter hand is gesteld.
b. misverstanden of fouten ten aanzien van de uitvoering van de overeenkomst indien deze hun aanleiding of oorzaak vinden in handelingen van de opdrachtgever, zoals het niet tijdig of niet ter beschikking stellen van alle relevante, volledige, deugdelijke, duidelijke, gevraagde en ongevraagde informatie, gegevens of materialen.
c. fouten van door/namens de opdrachtgever ingeschakelde derden.
d. gebreken in offertes van toeleveranciers of overschrijdingen van prijsopgaven van toeleveranciers.
e. fouten in het concept of de tekst/gegevens, indien de opdrachtgever, overeenkomstig het bepaalde in art. 3.5 zijn goedkeuring heeft gegeven, dan wel in de gelegenheid is gesteld een controle uit te voeren en te kennen heeft gegeven aan een dergelijke controle geen behoefte te hebben.
10.2 Verval aansprakelijkheid
Elke aansprakelijkheid vervalt door het verloop van 6 maanden vanaf het moment dat de opdracht is voltooid.
10.3 Verlies of vernietiging
Rootmedia is niet aansprakelijk voor beschadiging, verlies of vernietiging van voorwerpen, materialen of gegevens, die hem voor, door of namens de opdrachtgever ter beschikking zijn gesteld. Goederen reizen voor risico van de opdrachtgever.
10.4 Bewaarplicht
Na het voltooien van de opdracht hebben noch de opdrachtgever noch Rootmedia jegens elkaar een bewaarplicht met betrekking tot de gebruikte materialen en gegevens. Rootmedia heeft het recht om alle opname materialen te mogen bewaren en op te nemen in het openbare Rootmedia portfolio tenzij anders overeengekomen.
11. Overige bepalingen
11.1 Overdracht aan derden
Het is de opdrachtgever niet toegestaan enig recht uit een met Rootmedia gesloten overeenkomst aan derden over te dragen, anders dan bij overdracht van zijn gehele onderneming.
11.2 Vertrouwelijk
Partijen zijn gehouden feiten en omstandigheden, die in het kader van de opdracht aan de andere partij ter kennis komen, vertrouwelijk te behandelen. Derden, die bij de uitvoering van de opdracht worden betrokken, zullen ten aanzien van deze feiten en omstandigheden afkomstig van de andere partij aan eenzelfde vertrouwelijke behandeling worden gebonden.
11.3 Opschriften
De opschriften in deze algemene voorwaarden dienen slechts om de leesbaarheid te bevorderen vormen geen onderdeel van deze voorwaarden.
Opgemaakt 1 februari 2019 te Breda en ondertekend ter goedkeuring.