Classificatie: Leveranciers en dienstverleners Versie: 21 maart 2024 (definitief) Eigenaar: afdeling Inkoop & Contractmanagement
I&C Beleid
Inkoop & Contractmanagement Beleid
ROC van Amsterdam – Flevoland en Voortgezet Onderwijs van Amsterdam 2024
Classificatie: Leveranciers en dienstverleners
Versie: 21 maart 2024 (definitief)
Eigenaar: afdeling Inkoop & Contractmanagement
Voorwoord
Dit document betreft het Inkoop & Contractmanagement Beleid (hierna ook te noemen “I&C Beleid”) van het ROC van Amsterdam – Flevoland en het Voortgezet Onderwijs van Amsterdam (hierna ook te noemen “ROCvA-F”). Dit beleid geeft kaders aan waarbinnen de inkoop- en contractmanagementactiviteiten moeten plaatsvinden en licht de ROCvA-F beleidsaspecten toe waar de ingekochte diensten, leveringen of werken aan
moeten voldoen en de wijze waarop deze worden gemanaged en beheerd. Deze kaders zijn zowel gericht op de interne organisatie (medewerkers van het ROCvA-F) als externe partijen (ondernemers/leveranciers). Dit I&C Xxxxxx informeert de interne organisatie en de markt over hoe het ROCvA-F wenst in te kopen, hoe het ROCvA- F haar contracten managet en welke aspecten het ROCvA-F daarbij belangrijk vindt.
Naast het I&C Beleid wordt intern een dienstverleningsdocument gehanteerd. Dit document bevat uitgangspunten en werkzaamheden per inkoopproces en contractmanagementproces voor de inkoopadviseurs en contractmanagers, alsook de medewerkers die betrokken worden bij een inkoop- en/of aanbestedingstraject en/of contractbeheer en contractmanagement.
De organisatie bevindt zich in een continue bewegende omgeving. Actualiteit van het beleid is een randvoorwaarde om enerzijds alle kansen op het gebied van aanbestedingen te blijven benutten en anderzijds het waarborgen van inkoop en contractmanagement om mee te blijven ontwikkelen binnen de organisatie. Dit beleid is geschreven in 2023 en goedgekeurd door de Raad van Bestuur voor een periode van twee jaar. In 2024 is het beleid geëvalueerd op volledigheid en actualiteit.
Inhoud
1.2 Doelstellingen I&C Beleid 3
1.3 Positionering en rol van Inkoop & Contractmanagement binnen het ROCvA-F 3
2.2 Ethische kaders en Maatschappelijk Verantwoord Inkopen 5
2.3 Economische kaders met externe werking 6
2.4 Economisch kaders met interne werking 6
Allereerst wordt in het beleid de missie, visie en kernwaarden van het ROCvA-F toegelicht met aansluitend de doelstellingen en positionering van de afdeling Inkoop & Contractmanagement (hierna ook te noemen “afdeling I&C”). Tot slot wordt in dit hoofdstuk de aanbestedingsplicht van het ROCvA-F toegelicht.
Hieronder staat de missie, visie en kernwaarden van het ROCvA-F. Binnen het ROCvA-F richten wij ons daarbij op leerlingen, studenten, medewerkers en relaties. Er wordt klant- en resultaatgericht gewerkt en wij proberen daarbij zo goed mogelijk aan te sluiten op de arbeidsmarkt en de samenleving van de toekomst.
Xxxxxx XXXxX-F
Ik investeer in mensen om een brug te slaan naar werk, vervolgopleiding en samenleving.
Visie ROCvA-F
Wij verzorgen onderwijs dat je uitdaagt je te ontwikkelen tot gewaardeerd vakman, actief burger en succesvol student.
Kernwaarden ROCvA-F
Aandacht, Xxxxxxxxx, Betrouwbaar, Daadkrachtig / Vakkundig, Prettig
1.2 Doelstellingen I&C Beleid
Het ROCvA-F wil met dit I&C beleid de volgende doelstellingen realiseren:
❖ Bijdrage leveren aan de missie, visie en kernwaarden van het ROCvA-F;
❖ De behoefte van het ROCvA-F vertalen naar marktconforme oplossingen en geschikte leveranciers;
❖ Doelmatig en rechtmatig inkopen en aanbesteden, zodat gemeenschapsgelden op een verantwoorde en controleerbare wijze worden aangewend en besteed tegen de optimale (integrale) prijs- kwaliteitsverhouding;
❖ Xxxxxxxx aandacht voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door bij iedere aanbesteding duurzaamheid mee te nemen bij het opstellen van de gunningscriteria;
❖ Het optimaal managen van contracten, de relaties binnen het ROCvA-F en met de leveranciers om binnen de voorwaarden van de contracten de mogelijkheden van de markt te benutten;
❖ Een integere en betrouwbare opdrachtgever zijn, die leveranciers gelijke kansen biedt.
1.3 Positionering en rol van Xxxxxx & Contractmanagement binnen het ROCvA-F
De organisatie van het ROCvA-F wordt beschreven door de verschillende bedrijfsonderdelen toe te lichten en daarna de dienst Financiën, Control & Inkoopmanagement en de afdeling I&C te beschrijven.
Bedrijfsonderdelen
Het ROC van Amsterdam – Flevoland is opgebouwd uit verschillende financieel zelfstandige bedrijfsonderdelen waarbinnen een verzameling van typen onderwijs aangeboden wordt. Het ROCvA-F is onderverdeeld in MBO Colleges, Centrale Diensten, Voortgezet Onderwijs van Amsterdam (VOvA) en volwassenonderwijs (vavo) waarbij elk college/school/dienst een aparte financiële administratie en factuuradres heeft. Elk MBO College of Centrale Dienst wordt aangestuurd door een directievoorzitter en/of directeur met bedrijfsvoering in portefeuille.
Dienst Financiën, Control & Inkoopmanagement
De dienst Financiën, Control & Inkoopmanagement (hierna ook te noemen “dienst FC&I”) is onderdeel van de Centrale Diensten en draagt zorg voor de financiële gezondheid van het ROCvA-F. De dienst FC&I draagt ook zorg voor het afsluiten en managen van contracten voor de producten en diensten welke organisatie breed de Europese Aanbestedingsdrempel overstijgen.
Afdeling Inkoop & Contractmanagement
De afdeling I&C is onderdeel van de dienst FC&I. Binnen deze afdeling zijn er specialisten voor inkoop, contractmanagement, contractbeheer, project- & beleidsondersteuning en een financieel analist. Voor dit I&C Beleid worden hieronder de rollen van inkoop en contractmanagement verder toegelicht.
Inkoop heeft betrekking op alle activiteiten waar tegenover een (financiële) verplichting aan derden staat. Dit betekent dat ieder organisatie onderdeel van het ROCvA-F de afdeling I&C dient in te schakelen op het moment dat men zich heeft voorgenomen iets te willen gaan inkopen en/of een leverancier te gaan selecteren en contracteren, zodra het bedrag boven de aanbestedingsdrempel komt.
Contractmanagement is het managen van alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven met als doel de met het contract beoogde doelstellingen te realiseren. Daarnaast is contractmanagement verantwoordelijk voor het onderhouden van de relaties binnen het ROCvA-F en met de
leveranciers om binnen de voorwaarden van het contract de mogelijkheden van de markt te benutten.
De aanbestedende dienst1 is een combinatie van ROC van Amsterdam-Flevoland en/of Voortgezet Onderwijs van Amsterdam. Onderwijsinstellingen zijn publiekrechtelijke instellingen en hiermee aanbestedingsplichtig.
De aanbestedingsvorm is afhankelijk van de aard en omvang van de opdracht. Bij het bepalen van de omvang van de opdracht, wordt uitgegaan van de totale looptijd van de overeenkomst of indien onbekend een gemiddelde contractduur van vier jaar. De bedragen zijn exclusief de geldende BTW.
Enkelvoudig onderhands aanbesteden
Opdrachten onder de € 70.000,- exclusief btw worden door de MBO Colleges en Centrale Diensten zelf één op één in de markt weggezet.
Meervoudig onderhands aanbesteden
Opdrachten tussen de € 70.000,- en € 221.000,- exclusief btw worden door de MBO Colleges en Centrale Diensten zelf in de markt weggezet. Hierbij worden minimaal drie en maximaal vijf leveranciers benaderd voor een offerte met eventuele ondersteuning van de afdeling I&C.
Uitzonderingen hierop zijn complexe opdrachten in aard en omvang, leveringen en diensten vallende onder bijlage XIV van de Richtlijn 2014/24/EU2 en opdrachten vallende onder de definitie werken. Deze opdrachten worden meervoudig onderhands aanbesteed door de afdeling I&C.
Europees aanbesteden
De Europese Commissie stelt de drempelbedragen voor Europees aanbesteden elke 2 jaar vast. Tot 31 december 2025 gelden de volgende Europese drempelbedragen exclusief btw:
Leveringen en diensten | € 221.000,- |
Werken | € 5.538.000,- |
Overheidsopdrachten voor sociale en andere specifieke diensten (bijlage XIV) | € 750.000,- |
Tabel 1: Europese drempelbedragen per 1 januari 2024 tot en met 31 december 2025
De Europese aanbestedingen worden uitgevoerd door de afdeling I&C.
1 De staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of een publiekrechtelijke instelling dan wel een samenwerkingsverband van deze overheden of publiekrechtelijke instellingen.
2 xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxx-xx-xxxxxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxx
Dit beleid is het kader voor alle inkopen, aanbestedingen en het contractmanagement binnen het ROCvA-F. In de volgende paragrafen worden de kaders op de gebieden juridisch, ethisch & duurzaamheid, economisch en organisatorisch toegelicht.
Wetgeving
De van toepassing zijnde wet- en regelgeving voor inkoop en contractmanagement bestaat minimaal uit de meest recente versies van:
❖ Aanbestedingswet (decentrale overheid)
❖ Aanbestedingsreglement Werken
❖ Gids Proportionaliteit
❖ AVG
❖ Rechtspraak/jurisprudentie
❖ Nederlandse wet- en regelgeving zoals het burgerlijk wetboek
Uitzonderingen
Bedrijf kritische applicaties, processen of diensten worden niet aanbesteed conform de aanbestedingswet omdat het afbreukrisico te groot is. Deze uitzonderingen moeten altijd schriftelijk worden bekrachtigd door de Raad van Bestuur.
Inkoopvoorwaarden
Het ROCvA-F verklaart op alle contracten de relevante algemene inkoopvoorwaarden van het ROCvA-F van toepassing. De voorwaarden zijn afgeleid van de Rijks inkoopvoorwaarden. Deze zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en staan digitaal beschikbaar op de website van het ROCvA-F onder het kopje ‘voor bedrijven’-
> ‘samenwerken’.
De volledige tekst van de ROCvA-F geldende algemene inkoopvoorwaarden zal als bijlage (als PDF-bestand) zijn bijgevoegd bij de te ondertekenen overeenkomst. Verkoop- of leveringsvoorwaarden van leveranciers worden altijd expliciet niet van toepassing verklaard, ook bij aanbestedingen onder de drempel.
Afwijkingen
Uitzonderingen en/of afwijkingen op het I&C Beleid zijn sporadisch mits vooraf schriftelijk gemotiveerd toegestaan, voor zover dit op basis van de vigerende wet- en regelgeving mogelijk is. Of er sprake is van een omstandigheid die afwijking rechtvaardigt zal vooraf worden getoetst in overleg met de afdeling I&C. De uiteindelijke afwijking op het I&C Beleid dient door de Raad van Bestuur te worden goedgekeurd en in het inkoopdossier te worden bewaard.
Klachtenregeling voor (potentiële) inschrijvers
Klachten over een aanbesteding dienen in eerste instantie per e-mail te worden verstuurd naar xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxx.xx. Een klacht wordt binnen tien (10) werkdagen behandeld door een onafhankelijk en niet bij de aanbesteding betrokken persoon. In het geval de klacht niet naar tevredenheid kan worden afgehandeld, zal de MBO Raad de klacht verder in behandeling nemen. Deze kunnen worden gericht aan het Klachtenmeldpunt FSR van de MBO Raad per e-mail xxxxxx@xxxxxxx.xx.
2.2 Ethische kaders en Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
Integriteit
Het ROCvA-F hanteert een organisatie brede integriteitscode zoals deze werd vastgesteld door de Raad van Bestuur.
De afdeling I&C werkt tevens conform de gedragscode van NEVI: eerlijk, integer en betrouwbaar, handelend in overeenstemming met vaktechnische standaarden en neemt beslissingen op basis van feiten in plaats van eigen belang. Inkoopadviseurs dienen te allen tijde neutraal te zijn. Adviseurs met voorkennis en/of connecties mogen niet deelnemen aan aanbestedingen Bedrijfsgevoelige informatie waaronder prijsinformatie en/of specifieke informatie mag niet met derden worden gedeeld.
Aanvullend hierop worden in alle voorkomende gevallen geen geschenken en/of uitnodigingen op persoonlijke titel geaccepteerd. (Eindejaars-) Geschenken die worden afgegeven of verstuurd ten behoeve van de afdeling I&C worden afgegeven aan de manager I&C en worden eenmaal per jaar binnen deze afdeling verloot.
Maatschappelijk verantwoord inkopen
Het ROCvA-F omarmt net als de MBO Raad de door de VN in 2015 opgestelde Sustainable Development Goals (SDG) als middel om duurzaamheid toe te passen. Inkoop speelt een sleutelrol in de transitie naar een circulaire economie.
Op de aanbestedingskalender wordt per aanbesteding vooraf bepaald welke SDG’s van toepassing kunnen zijn voor de gunningcriteria. Naast de gunningcriteria prijs en kwaliteit, wordt duurzaamheid als apart gunningcriterium meegenomen met een minimale percentage van 20%. Tijdens het opstellen van de aanbestedingsstrategie wordt dit uitgewerkt in een paragraaf duurzaamheid.
2.3 Economische kaders met externe werking
MKB
Daar waar mogelijk, wordt rekening gehouden met inschrijving door MKB, regionale- en lokale ondernemers. Tijdens een aanbesteding zijn inschrijvingen met combinaties en/of onderaannemers toegestaan, tenzij hier gemotiveerd van wordt afgeweken in de strategie. De administratieve lasten worden beperkt door het werken met digitale systemen en uniformiteit van de documenten binnen het ROCvA-F.
2.4 Economisch kaders met interne werking
Rechtmatigheid
Binnen het ROCvA-F wordt een waarde gehecht aan het rechtmatig inkopen en gebruik van contracten. Er wordt gestuurd op contract compliance met inachtneming van de aanbestedingswet boven de Europese drempel. Onder de Europese drempel dient het ROCvA-F zich te houden aan dit I&C Beleid. Wordt er buiten de afgesloten contracten ingekocht, wordt dit in beginsel gekenmerkt als onrechtmatig. Over de contract compliance en de onrechtmatigheid wordt periodiek intern gerapporteerd. De norm voor onrechtmatigheid ligt op 3%.
Ondertekening en bevoegdheid
Binnen het ROCvA-F is een ondertekeningsoverzicht opgesteld conform financiële bevoegdheid zoals werd geregistreerd bij de Kamer van Koophandel. Slechts bij uitzondering kan sprake zijn van verlegging van het mandaat. Voor de actuele ondertekening bevoegdheid binnen het ROCvA-F kan de Kamer van Koophandel geraadpleegd worden.
Borging I&C Beleid
De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor het vaststellen van het I&C Beleid. De MBO Colleges en Centrale Diensten, VOvA en volwassenonderwijs (vavo) zijn mede verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid. De afdeling I&C is eigenaar van het beleid en zowel verantwoordelijk voor de uitvoering als communicatie van het beleid.
Samenwerkingen
De externe samenwerking op gebied van gemeenschappelijke aanbestedingen zal ingezet worden om voordelen te behalen op gebied van onder andere informatie, kwaliteit en financiën. Voorbeelden hiervan zijn onder andere FSR (MBO Raad), SURF, SIVON, Energie collectief Nederland, Amsterdam Economic Board, Metropoolregio en Energie voor Scholen.
Opstellen aanbestedingskalender
Rollen en verantwoordelijkheden Inkoop- en Contractmanagement
Het ROCvA-F kent een centrale inkoop- en contractmanagementorganisatie voor aanbestedingen boven de aanbestedingsdrempel. Een centrale afdeling Inkoop & Contractmanagement combineert het creëren van draagvlak met de bundeling van behoeften binnen de totale organisatie. De afdeling I&C bereikt dit door medewerkers uit verschillende afdelingen zo actief en gecoördineerd mogelijk te betrekken bij de inkoop- en contractmanagementactiviteiten. De tactische inkoop wordt niet door één vaste afdeling uitgevoerd, maar door diverse tijdelijke multidisciplinaire aanbestedingsteams.
De afdeling I&C zorgt samen met de opdrachtgever voor een brede samenstelling van deze aanbestedingsteams met een juiste balans in deskundigheid. De aanbestedingsteams bestaan uit individuele medewerkers van betrokken afdelingen plus ondersteuning van de diensten FC&I, Juridische Zaken en daar van toepassing Onderwijs Informatie & ICT. De organisatie bundelt inkoopvolume, kennis en ervaring en creëert tegelijkertijd een breed draagvlak bij de medewerkers en de organisatie. Soms maken studenten ook deel uit van het aanbestedingsteam.
Het tactische en strategische contractmanagement vindt plaats vanuit afdeling I&C. Het operationele contractmanagement en het daadwerkelijk bestellen vindt plaats op de MBO Colleges, Centrale Diensten, VOvA en vavo.
Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s)
Binnen het ROCvA-F worden KPI’s gebruikt om de kwaliteit te verbeteren gedurende de contractperiode.
De metingen vinden, afhankelijk van de overeenkomst, een aantal keren per jaar plaats. Wanneer de kwaliteit van de dienstverlening echt onder de maat is, worden er soms na herhaaldelijke verbeterpogingen boetes opgelegd en een ingebrekestelling gestuurd, teneinde de kwaliteitsverbetering af te dwingen. Achterliggende gedachte is een verbetering van doelmatige besteding van financiële overheidsmiddelen ten behoeve van onze studenten zoals met de overeenkomst werd beoogd.
Uniformiteit documenten
Uniformiteit is een hulpmiddel voor de organisatie. Het is een vorm van risicobeheersing voor de organisatie en nodig voor herkenbaarheid voor leveranciers. De afdeling I&C streeft ernaar om zoveel mogelijk uniforme documenten en werkwijzen te hanteren. De administratieve lasten worden voor inschrijver en aanbestedende dienst beperkt. Bij het doorlopen van inkoop- en aanbestedingsprocedures wordt gebruik gemaakt van een digitaal platform (TenderNed).
3 Fasen van een aanbesteding: nog niet gestart, beleidsfase, aanbestedingsstrategie, aanbestedingsdocument, gepubliceerd, nota van inlichtingen, sluiting kluis, offertes beoordelen, voornemen tot gunnen, standstill, ondertekenen contract, afgerond, on hold, vervallen.
TenderNed
Registratie op TenderNed is noodzakelijk om vragen te kunnen stellen over de aanbesteding en in te kunnen schrijven op de opdracht. Let op, de voorgenomen Wet digitale overheid (Wdo) verplicht TenderNed om in te loggen met eHerkenning. Algemene informatie over eHerkenning is te vinden op xxxxxxxxxxx.xx.
Beleidsmatige verbinding met andere documenten
Het Inkoop & Contractmanagement Beleid vervangt het document “Inkoopbeleid 2015-2018” en was tot op heden leidend.
Aanbestedende dienst | De staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of een publiekrechtelijke instelling dan wel een samenwerkingsverband van deze overheden of publiekrechtelijke instellingen die een opdracht in de markt wegzetten. |
Aanbestedingsdrempel | Een overheidsopdracht die evenveel of meer dan het drempelbedrag bedraagt, moet volgens de aanbestedingsrichtlijnen Europees worden aanbesteed. |
AVG | De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) regelt wat er allemaal wel en niet mag met de persoonsgegevens van mensen. Bij elk gebruik van persoonsgegevens geldt dat de privacy inbreuk zo klein mogelijk moet zijn. |
Dienstverleningsdocument | Document voor intern gebruik bij ROCvA-F. Hierin staan onder andere de processen voor de afdeling Inkoop en Contractmanagement en een RACI-model. |
xXxxxxxxxxx.xx | Een veilig en betrouwbaar inlogmiddel om bij ruim 500 verschillende dienstverleners zoals UWV, gemeenten, Belastingdienst en verzekeraars kunt inloggen. Dienstverleners weten hiermee zeker wie de aanvrager is en of deze bepaalde zaken mag regelen. |
KPI’s | De afkorting staat voor ‘key performance indicator’. In het Nederlands wordt de term ‘kritieke prestatie indicator’ gebruikt. Het ROCvA-F gebruikt deze indicatoren als een meting om de prestaties ten opzichte van een bepaald doel te meten. |
NEVI | De afkorting staat voor de Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement. Dit is een meer dan 50 jaar oud netwerk van en voor inkoopprofessionals. Vanuit NEVI worden ook NEVI-opleidingen aangeboden om inkoop- en aanbestedingsprocessen professioneel te organiseren en succesvol uit te voeren. |
Onrechtmatig | De geldstromen van geleverde producten of diensten binnen het ROCvA-F die niet contractueel zijn afgesloten. |
Publiekrechtelijke instelling | Een organisatie die grotendeels door staats-, regionale of lokale overheidsinstanties of andere publiekrechtelijke instellingen wordt gefinancierd. |
SDG’s | De afkorting staat voor ‘Sustainable Development Goals’, in het Nederlands ‘Werelddoelen voor duurzame ontwikkeling’. De kern van deze ontwikkelingen is een eind aan extreme armoede, ongelijkheid, onrecht en klimaatverandering. |
TenderNed | Het aanbestedingssysteem van de Nederlandse overheid. |