Huishoudelijk Reglement
Dit reglement geeft invulling aan de in Artikel 17 van de statuten van de Coöperatie Haags Opgewekt U.A. vastgelegde mogelijkheid een (huishoudelijk) reglement op te stellen. Het huishoudelijk reglement is een aanvulling op, dan wel een meer gedetailleerde invulling van bepaalde artikelen van de statuten. In het geval van een verschil van invulling prevaleren de statuten. Dit reglement is vastgesteld in de ledenvergadering van de coöperatie dd 9 mei 2019, na inwinning van een positief advies bij DeClercq Advocaten Notarissen
Begripsbepaling, in dit reglement wordt verstaan onder:
de coöperatie: Coöperatie Haags Opgewekt U.A. gevestigd te Den Haag en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 71448217;
de statuten: de statuten van de coöperatie, zoals vastgelegd in de Akte van Oprichting, gepasseerd bij notaris XxXxxxx op 13 april 2018;
de leden: de leden van de coöperatie als bedoeld in Artikel 6 van de statuten;
het bestuur: het bestuur van de coöperatie als bedoeld in Artikel 8 van de statuten;
projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de coöperatie.
schriftelijk: per brief, e-mail of een door een of andere wijze langs elektronisch leesbaar en reproduceerbaar bericht, mits de identiteit van de verzender met afdoende zekerheid kan worden vastgesteld.
Lidmaatschap
Het bepaalde in dit artikel is een aanvulling op datgene wat beschreven is in de statuten.
Leden van de coöperatie zijn (rechts)personen die de Ledenovereenkomst hebben geaccepteerd.
Algemene Ledenvergadering – bevoegdheden & stemrecht
4.1. Aan de leden komen de bevoegdheden toe die bij wet, de statuten, dit huishoudelijk reglement aan leden zijn toegekend.
4.2. De algemene ledenvergadering is bevoegd te besluiten tot het benoemen van een accountant.
4.3. leder lid xxxxxx zijn stemrecht uit in vrijheid, derhalve zonder gebonden te zijn aan enige instructie. Ieder lid van de coöperatie komt één stem toe.
4.4. Stemrecht over zaken die betrekking hebben op een gerealiseerd en in de beheerfase verkerend project (bijvoorbeeld een installatie met zonnepanelen) is voorbehouden aan die leden die participeren in desbetreffend project.
Resultaat (surplus)
4.5. Het bestuur maakt een voorstel omtrent de bestemming van het door de coöperatie behaalde resultaat (het surplus). De algemene ledenvergadering neemt dit over, of verzoekt het bestuur een ander voorstel uit te werken.
4.6. Ten laste van de door de wet voorgeschreven reserves mag een tekort slechts worden gedelgd voor zover de wet dat toestaat.
Bestuur
In aanvulling op wat beschreven is in de statuten.
5.1. Het bestuur bestaat uit minimaal 3 (drie) en maximaal 5 (vijf) leden.
5.2. De coöperatie hanteert (conform de mogelijkheid die artikel 8 van de statuten biedt) een rooster van aftreden voor bestuursleden. Bestuursleden worden door de algemene ledenvergadering voor drie jaar benoemd en treden dan af. Herbenoeming voor één termijn is mogelijk. Na deze termijn is het desbetreffende lid niet herkiesbaar gedurende twee jaar, tenzij de algemene ledenvergadering anders besluit.
5.3. Nieuwe bestuursleden:
- kunnen worden voorgedragen door het bestuur of door één of meerdere leden; een voordracht dient plaats te vinden uiterlijk tien dagen voor de algemene ledenvergadering die uiterlijk veertien dagen van te voren is aangekondigd door het bestuur.
- worden verkozen en benoemd door de algemene ledenvergadering; om benoemd te kunnen worden dient het nieuwe bestuurslid een absolute meerderheid van de stemmen op de algemene ledenvergadering te verkrijgen. Indien er meer dan twee kandidaten voor dezelfde bestuursfunctie zijn en geen van de kandidaten in eerste instantie de absolute meerderheid van de stemmen verwerft, vindt er een herstemming plaats conform artikel 11 lid 5 van de statuten.
Kandidaatbestuursleden moeten in persoon tijdens de vergadering
aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd.
Het heeft de voorkeur dat, in geval van meerdere projecten, bestuursleden zo zijn samengesteld dat de verschillende projecten vertegenwoordigd zijn in het bestuur.
5.4. Projectgroepen
Het bestuur kan projectgroepen voor bepaalde tijd in het leven roepen. Een projectgroep bestaat uit minimaal 3 leden waarvan tenminste één bestuurslid. Een projectgroep krijgt een opdrachtomschrijving en rapporteert schriftelijk aan het bestuur. De projectgroep wordt ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering.
Financiële kaders
6.1 Het bestuur handelt binnen de kaders zoals vastgesteld in de jaarbegroting en projectbudgetten. Bij afwezigheid van de penningmeester zijn de voorzitter en secretaris tezamen gemachtigd tot het doen van betalingen.
6.2 Een bestuurslid mag in situaties die geen uitstel dulden omdat anders de belangen van de coöperatie aanzienlijk geschaad worden, individueel beslissen over verplichtingen en/of betalingen tot 1.000 (duizend) euro, maar dient daarbij een tweede bestuurslid te consulteren die schriftelijk zijn goedkeuring moet verlenen.
6.3 Het bestuur is niet bevoegd tot het aangaan van leningen zonder goedkeuring van de ledenvergadering.
6.4 De algemene ledenvergadering kan voor de controle op de financiële jaarstukken een kascommissie instellen. Die commissie voert minstens één keer per jaar de controle uit op de uitgaven en inkomsten van de commissie en doet daarvan verslag tijdens de algemene ledenvergadering.
De penningmeester stelt de kascommissie uiterlijk vier weken voor de algemene ledenvergadering de jaarrekening over het afgelopen boekjaar en alle relevante financiële bescheiden ter beschikking.
De kascommissie informeert het bestuur uiterlijk twee weken voor de algemene ledenvergadering over de resultaten van de uitgevoerde controle.
De commissie bestaat uit maximaal drie leden (geen bestuurslid zijnde). Zij worden gekozen en benoemd door de algemene ledenvergadering.
6.5 Bestuursleden zijn binnen de kaders van de begroting en projectbudgetten gerechtigd om privé gedane of voorgeschoten uitgaven ten behoeve van de coöperatie te declareren.
6.6 Bestuursleden zijn niet gerechtigd zich voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren.
6.7 Bestuursleden die naar het oordeel van het bestuur niet binnen de hiervoor gestelde kaders handelen worden onmiddellijk door het (resterende) bestuur geschorst. Indien de eerstvolgende ledenvergadering met deze schorsing instemt, worden zij ontheven uit hun functie en zijn zij niet herkiesbaar.
Bestuursvergaderingen en besluiten
In aanvulling op wat beschreven is in Artikel 8 van de Statuten.
7.1 Het bestuur neemt met minimaal twee bestuursleden (onder wie minstens de voorzitter of de penningmeester) besluiten die geen uitstel kunnen velen. Deze bestuursleden stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid schriftelijk op de hoogte van dergelijke besluiten.
7.2 Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden om stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen.
7.3 Bestuursleden hebben het recht om andere bestuursleden bij schriftelijke volmacht voor hen te laten stemmen. Deze volmachten dienen voorafgaande aan de behandeling van de agenda aan de voorzitter te worden overhandigd.
7.4 Besluiten over niet geagendeerde voorstellen worden, indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt, met enkelvoudige meerderheid van stemmen genomen. Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot.
7.5 Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien minimaal twee derde van het aantal zittende bestuursleden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.
7.6 Het bestuur vergadert minimaal eenmaal per jaar, en houdt éénmaal per jaar een algemene ledenvergadering. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom schriftelijk verzoeken.
7.7 Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met inachtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het maken van de notulen.
7.8 Leden en bestuursleden kunnen voor de vergaderingen agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen.
Overdracht/verkoop certificaten
8.1 Indien een eigenaar zijn participatie(s) wenst te verkopen dient hij/zij deze eerst aan te bieden aan de huidige leden (via het bestuur);
8.2 De verkoper kan zelf de vraagprijs bepalen;
8.3 Het bestuur informeert de leden over certificaten die voor verkoop aangeboden worden. Leden krijgen maximaal één week de tijd om te reageren. Indien er meerdere belangstellenden zijn vindt een zo evenredig mogelijke verdeling van de certificaten over de belangstellenden plaats. Indien een volledig evenredige verdeling niet mogelijk is vindt een loting plaats. De wijze waarop die loting plaatsvindt wordt bepaald door het bestuur.
8.4 Als de verkoop aan andere leden niet tot stand komt, kan de verkoper de certificaten buiten de coöperatie verkopen; de koper dient lid te worden van de coöperatie.
8.5 Indien certificaten onderdeel worden van een erfenis gaat het bezit van de certificaten over naar de erfgenaam c.q. de erfgenamen. Indien deze de certificaten wenst/wensen te behouden dient hij/zij c.q. dienen zij, lid te worden van de coöperatie. Men kan de certificaten ook verkopen. Dit conform de in dit Reglement beschreven procedure.
Slotbepalingen:
9.1 In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur.
9.2 Aan alle geïnteresseerden worden op verzoek de statuten en het Huishoudelijk Reglement ter beschikking gesteld.