VERWERKERSOVEREENKOMST
VERWERKERSOVEREENKOMST
WAY2CONNECT verwerkt onder andere persoonsgegevens voor en in opdracht van de klant omdat de klant een software-gebruikersovereenkomst met WAY2CONNECT heeft. WAY2CONNECT en de klant zijn daarom verplicht volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) om een
Verwerkersovereenkomst te sluiten. WAY2CONNECT is in deze de ‘verwerker’ en de klant de
‘verwerkingsverantwoordelijke’. WAY2CONNECT en de klant verplichten zich over en weer om de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) na te leven. Voor de definities van begrippen wordt aangesloten bij de AVG. WAY2CONNECT zal de persoonsgegevens alleen verwerken voor en in opdracht van de klant en om uitvoering te geven aan de overeenkomst.
Instructies verwerking
De verwerking bestaat uit het beschikbaar stellen van de LINK2 applicaties met de door de klant ingevoerde en gegenereerde data. WAY2CONNECT zal geen gegevens toevoegen, aanpassen of verwijderen zonder dat de klant daar specifieke instructie voor gegeven heeft. Die instructie kan via een verzoek of via het klantportaal worden gegeven.
Binnen de applicaties, die WAY2CONNECT beschikbaar stelt, zijn verschillende soorten persoonsgegevens vast te leggen. WAY2CONNECT is zich ervan bewust dat de klant al deze, en eventueel nog zelf aan te maken persoonsgegevens of categorieën, kan invoeren en dat WAY2CONNECT deze dan zal verwerken. De klant is zelf verantwoordelijk voor de beoordeling of het doel en aard van de verwerking past bij de dienstverlening die WAY2CONNECT doet.
WAY2CONNECT verzamelt geanonimiseerde gegevens over het gebruik van haar producten en diensten. Deze gegevens ondersteunen WAY2CONNECT om inzicht te krijgen of, hoe en hoe vaak bepaalde onderdelen van het product gebruikt worden. De geanonimiseerde gegevens zullen uitsluitend gebruikt worden om producten en dienstverlening te verbeteren. WAY2CONNECT zal de verzamelde gebruikersstatistieken nooit gebruiken voor commerciële doeleinden of aanbieden aan derde partijen.
Geheimhoudingsplicht
WAY2CONNECT is zich bewust dat de informatie die de klant met WAY2CONNECT deelt en opslaat binnen LINK2, een geheim en bedrijfsgevoelig karakter heeft. Alle WAY2CONNECT medewerkers zullen gedurende hun dienstverband en daarna, zoals in hun arbeidsovereenkomst met geheimhoudingsclausule is opgenomen, op verantwoorde wijze met de informatie van de klant omgaan.
Medewerkers met toegang tot klantgegevens
Consultants, Supportmedewerkers & Ontwikkelaars van WAY2CONNECT hebben volledige toegang tot de klantgegevens voor:
- Het plaatsen van een nieuwe versie;
- Het doorvoeren van patches en hotfixes;
Andere WAY2CONNECT medewerkers hebben alleen toegang tot de klantgegevens indien zij toestemming daarvoor hebben ontvangen van de klant en voor zolang zij toestemming hebben van de klant.
Beveiliging
WAY2CONNECT neemt blijvend passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens van de klant te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen worden aangemerkt als een passend beveiligingsniveau in de zin van de AVG. De klant is gerechtigd om in overleg met WAY2CONNECT tijdens de looptijd van de overeenkomst door een onafhankelijke deskundige de naleving hiervan te controleren, bijvoorbeeld door middel van het uitvoeren van een audit. De klant zal alle kosten in verband met deze controle dragen.
Indien de Autoriteit Persoonsgegevens aan de verwerkersverantwoordelijke een bindende aanwijzing zal geven dient de klant WAY2CONNECT direct op de hoogte te stellen van deze bindende aanwijzing.
WAY2CONNECT zal er alles aan doen wat in redelijkheid van haar verwacht kan worden om de naleving mogelijk te maken. Als WAY2CONNECT niet doet wat in redelijkheid van haar gevraagd kan worden waardoor er een boete volgt, of als de Autoriteit Persoonsgegevens direct een boete oplegt omdat sprake is van opzet of ernstige verwijtbare nalatigheid aan de kant van WAY2CONNECT, dan geldt de toepasselijke aansprakelijkheidsbeperking als hiervoor genoemd in het hoofdstuk Aansprakelijkheid niet.
Privacy rechten
WAY2CONNECT heeft geen zeggenschap over de persoonsgegevens die door de klant beschikbaar worden gesteld. Zonder noodzaak, gezien de aard van de door de klant verstrekte opdracht, expliciete toestemming van de klant of wettelijke verplichting zal WAY2CONNECT de gegevens niet aan derden verstrekken of voor andere doeleinden verwerken, dan voor de overeengekomen doeleinden. De klant garandeert dat de persoonsgegevens verwerkt mogen worden op basis van een in de AVG genoemde grondslag.
WAY2CONNECT zal wel, indien een verzoek gedaan wordt door de Stichting Autoriteit Financiële Markten, De Europese Centrale Bank of De Nederlandsche Bank N.V. op grond van de uitvoering van hun taak uit hoofde van de Wft, of op grond van andere wet- en regelgeving, alle mogelijke informatie beschikbaar stellen aan de betreffende organisatie.
Betrokkenen
De klant is verantwoordelijk voor de ingevoerde gegevens van de betrokkenen en daarbij voor het informeren en bijstaan van de rechten van de betrokkenen. WAY2CONNECT zal nooit op verzoeken van betrokkenen ingaan en altijd verwijzen naar de verantwoordelijke. WAY2CONNECT zal, voor zover dat binnen de applicatie mogelijk is, haar medewerking verlenen aan de klant zodat deze kan voldoen aan zijn wettelijke verplichtingen in het geval dat een betrokkene haar rechten uitoefent op grond van de AVG of andere toepasselijke regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens.
Meldplicht datalekken
De AVG vereist dat eventuele datalekken gemeld worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke van de data. WAY2CONNECT zal daarom zelf geen meldingen doen bij de
Autoriteit Persoonsgegevens. Uiteraard zal WAY2CONNECT de klant juist, tijdig en volledig informeren over relevante incidenten, zodat de klant als verwerkingsverantwoordelijke aan zijn wettelijke verplichtingen kan voldoen. De Beleidsregels meldplicht datalekken van de Autoriteit Persoonsgegevens geven hierover meer informatie.
Indien de klant een (voorlopige) melding verricht bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of de betrokkene(n) over een datalek bij WAY2CONNECT, zonder dat de klant dit vooraf heeft besproken met WAY2CONNECT, dan is de klant aansprakelijk voor door WAY2CONNECT geleden schade en kosten. De klant is daarnaast verplicht een dergelijke melding direct in te trekken.
Bepaling datalek
Voor het bepalen van een datalek, gebruikt WAY2CONNECT de AVG en de Beleidsregels meldplicht datalekken als leidraad.
Melding aan de klant
Indien blijkt dat bij WAY2CONNECT sprake is van een beveiligingsincident of datalek zal WAY2CONNECT de klant daarover zo spoedig mogelijk informeren nadat WAY2CONNECT bekend is geworden met het datalek. Om dit te realiseren zorgt WAY2CONNECT ervoor dat al haar medewerkers in staat zijn en blijven om een datalek te constateren en verwacht WAY2CON-NECT van haar opdrachtnemers dat zij WAY2CONNECT in staat stelt om hieraan te kunnen voldoen.
Informeren klant (contactpersoon instellen)
In eerste instantie zal WAY2CONNECT de contactpersoon van het abonnement informeren over een datalek.
Informatie verstrekken
WAY2CONNECT probeert de klant direct alle informatie te verstrekken die de klant nodig heeft om een eventuele melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of de betrokkene(n) te verrichten.
Termijn van informeren
De AVG geeft aan dat er ‘onverwijld’ gemeld moet worden. Dit is volgens de Autoriteit Persoonsgegevens zonder onnodige vertraging en zo mogelijk niet later dan 72 uur na ontdekking ervan door de verantwoordelijke. Indien er een beveiligingsincident optreedt zal WAY2CONNECT de klant zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 48 uur na het ontdekken door WAY2CONNECT ervan, informeren. De klant zal zelf de beoordeling moeten maken of het beveiligingsincident valt onder de term ‘datalek’ en of er melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens gedaan zal moeten worden. De klant heeft hiervoor 72 uur, nadat de klant hiervan op de hoogte is gesteld, de tijd.
Voortgang en maatregelen
WAY2CONNECT zal de klant op de hoogte houden over de voortgang en de maatregelen die getroffen worden. WAY2CONNECT maakt hierover afspraken met de primaire contactpersoon bij de initiële melding. In ieder geval houdt WAY2CONNECT de klant op de hoogte in geval van een wijziging van de situatie, het bekend worden van nadere informatie en over de maatregelen die getroffen worden.
WAY2CONNECT registreert alle security incidenten en handelt deze volgens een vaste procedure (workflow) af.
Gegevens verwijderen
WAY2CONNECT zal, na afloop van de overeenkomst, alle klantgegevens binnen 3 maanden verwijderen. Mocht de klant eerder de gegevens verwijderd willen hebben, dan kan daarvoor een verzoek worden ingediend. WAY2CONNECT verplicht zich daar gehoor aan te geven.