Reglement betreffende de subsidiëring van jeugdwerkinfrastructuur

Reglement betreffende de subsidiëring van jeugdwerkinfrastructuur

hervastgesteld door de gemeenteraad op 31 maart 2015 bekendgemaakt op de website xxx.xxxxxx.xx op 1 april 2015

DEEL 1 : Algemene bepalingen

Artikel 1 : Toepassingsgebied

Binnen de goedgekeurde kredieten op het budget van de Stad Brugge wordt onder de hierna vermelde voorwaarden een subsidie verleend voor infrastructuurwerken ten bate van het plaatselijk erkend jeugdwerk.

Artikel 2 : Verklarende woordenlijst

Jeugdwerk:

Groepsgericht sociaal-cultureel werk op basis van niet-commerciële doelen voor of door de jeugd, die daaraan deelneemt op vrijwillige basis, in de sfeer van de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en georganiseerd door particuliere jeugdverenigingen.

Plaatselijk jeugdwerk:

- heeft meer dan de helft van haar activiteiten op het grondgebied van Brugge

- is gericht op de Brugse kinderen en jongeren

- werkt specifiek met de doelgroep kinderen en jongeren Erkende particuliere jeugdvereniging:

- organiseert plaatselijk jeugdwerk

- is voor de werking erkend door het college van burgemeester en schepenen van de Stad Brugge

Steunvzw:

Een vzw die voornamelijk logistieke, materiële en/of financiële ondersteuning biedt aan een particuliere jeugdvereniging, in het geval die een feitelijke vereniging is. De feitelijke vereniging wordt betrokken bij het beleid van de vzw en heeft ten minste toegang tot de vergaderingen van de vzw.

Aanvrager

De feitelijke vereniging of vzw die de subsidie aanvraagt.

Jeugdwerkinfrastructuur:

Xxxxx aan het jeugdwerk de mogelijkheid om hun reguliere werking te (blijven) ontplooien. Is ruimer te interpreteren dan enkel gebouw(en). De infrastructuur bevindt zich op het grondgebied van Brugge.

Minimumnorm

Een combinatie van gegevens die een minimaal gewenste kwaliteit voor jeugdwerkinfrastructuur weergeeft. De kwaliteit wordt gemeten aan de hand van een combinatie van technische kenmerken (zoals bouwfysische staat, veiligheid en/of gezondheid van de infrastructuur) en kwalitatieve vereisten voor de gebruiker (zoals oppervlaktes t.o.v. ledenaantallen/deelnemersgegevens).

Particuliere jeugddienst

Heeft een vzw-statuut. Een kenmerk is dat die geen leden in strikte zin heeft, maar wel gebruikers. Een jeugddienst biedt tijdens de vrije tijd op allerlei gebieden zijn diensten aan, al dan niet gratis, aan jeugd zonder onderscheid, aan een bepaalde groep van jongeren of aan jeugdwerkinitiatieven.

Jeugdmuziekatelier

Specifieke vorm van jeugdwerk waarin kinderen en/of jongeren in het raam van de permanente vorming zichzelf vormen in de sector van de amateuristische kunstbeoefening onder leiding van vaktechnisch gevormde begeleiders.

Geldig betalingsbewijs:

- een factuur op naam van de aanvrager, ondertekend door de leverancier “voor voldaan” of

- een factuur op naam van de aanvrager, vergezeld van bewijs van storting of

- in uitzonderlijk geval losse kassatickets waarop te zien is dat ofwel cash ofwel via bancontact betaald werd

De betaling van de facturen moet gebeuren door de aanvrager.

Bij kassatickets moet aangetoond worden dat de betaling gebeurde door de aanvrager. De totale som aan kassatickets per aanvraag kan nooit meer dan 300 euro bedragen.

Geldige betalingsbewijzen moeten voldoende gedetailleerd zijn om controle van de gegevens mogelijk te maken.

Artikel 3 : Subsidiebedrag

De subsidie kan nooit hoger zijn dan de werkelijk gedane uitgaven. Ze kan ook nooit meer bedragen dan het verschil tussen de totale bewezen uitgaven en de via andere kanalen ontvangen subsidies of giften.

De subsidie kan verminderd worden met de door de verzekeringsmaatschappij uit te keren schadevergoeding en/of met het bedrag van de btw voor de btw-plichtige aanvragers.

Artikel 4 : Aanvragers

Komen voor subsidie in aanmerking:

- door het college van burgemeester en schepenen erkende particuliere jeugdverenigingen,

- steunvzw’s van erkende particuliere jeugdverenigingen,

- derden die eigenaar zijn van de jeugdwerkinfrastructuur en de infrastructuur op langdurige basis ter beschikking stellen voor de werking van een of meer erkende particuliere jeugdverenigingen.

Politieke jongerenbewegingen zijn van subsidie via dit reglement uitgesloten.

Artikel 5 : Bijkomende voorwaarden voor aanvragers

1. Bij een aanvraag waarbij een subsidie gevraagd wordt vanaf 25.000 euro moet de aanvrager:

- de rechtsvorm van een vzw aannemen

- zijn balans en resultatenrekening voorleggen, naast een verslag inzake financieel beheer en financiële toestand

2. Een erkende particuliere jeugdvereniging of hun steunvzw, die werken wil uitvoeren aan infrastructuur die eigendom is van Stad Brugge:

Zij kunnen enkel in aanmerking komen voor subsidie als zij op voorhand een gemotiveerde aanvraag richten aan het college van burgemeester en schepenen. Het college van burgemeester en schepen zal per dossier afzonderlijk beslissen of de jeugdvereniging de gevraagde werken mag uitvoeren en onder welke voorwaarden.

Binnenschilderwerken mogen echter steeds door de jeugdvereniging zelf uitgevoerd worden, hiervoor hoeft de aanvrager geen toestemming te vragen.

3. Een erkende particuliere jeugdvereniging of hun steunvzw die op grond en/of in gebouwen van derden infrastructuurwerken wil uitvoeren:

Zij kunnen slechts subsidie via dit reglement ontvangen als zij voldoen aan volgende voorwaarden:

- beschikken over een schriftelijk contract met de eigenaar van de grond en/of gebouwen, dat de jeugdvereniging garandeert dat zij na ontvangst van de infrastructuursubsidie nog voor de duur van minimaal 20 ononderbroken jaren gebruik kunnen maken van de grond en/of infrastructuur

4. Derden die hun grond en/of infrastructuur ter beschikking stellen van een erkende particuliere jeugdvereniging:

Zij kunnen slechts subsidie via dit reglement ontvangen als zij voldoen aan de volgende voorwaarden:

- met de particuliere jeugdvereniging een schriftelijk contract afsluiten dat garandeert dat de particuliere jeugdvereniging na ontvangst van de infrastructuursubsidie nog gedurende minimaal 20 ononderbroken jaren kan gebruik maken van de grond en/of infrastructuur

Artikel 6 : Beperkingen

Deze categorieën komen alleen maar in aanmerking voor het deelreglement huren van jeugdwerkinfrastructuur

- Particuliere jeugddiensten

- Jeugdmuziekateliers

- Jeugdwerk dat voor de werking niet gesubsidieerd wordt via een algemeen reglement van de stedelijke jeugddienst, maar wel via een contract, overeenkomst of nominatieve inschrijving op het stadsbudget

Wie een investeringssubsidie overeenkomstig deel 4 van dit reglement bekomt, kan gedurende een bepaalde termijn geen andere subsidie in het kader van dit reglement bekomen. Zie voor die termijnen artikel 23.

Daarnaast is het zo dat aankopen die kunnen gesubsidieerd worden via het reglement duurzaam materiaal, zoals bijvoorbeeld los meubilair, (elektrische) toestellen, losse inrichting, gordijnen etc. niet via dit reglement worden gesubsidieerd.

Artikel 7 : Controle

De aanvrager moet aanvaarden, binnen de perken van dit reglement, verantwoording af te leggen ten aanzien van het stadsbestuur over de aanvraag en/of aanwending van de subsidie.

Het stadsbestuur kan via haar diensten op elk moment inspecteren, desgewenst bijkomende informatie opvragen en de verstrekte gegevens op hun juistheid laten onderzoeken. De aanvrager moet zo nodig bijkomende verantwoording afleggen.

Artikel 8 : Naleving verplichtingen/Terugbetaling

Het niet respecteren van de in dit reglement opgelegde verplichtingen, termijnen, data en/of het verstrekken van valse of onjuiste gegevens kan aanleiding geven tot: een niet-toekenning van de subsidie, een gedeeltelijke terugvordering van de subsidie of een volledige terugvordering van de subsidie.

Bij vrijwillige of gerechtelijke ontbinding van de jeugdvereniging, bij wijziging van bestemming of bij vervreemding van de infrastructuur binnen een ononderbroken periode van 20 jaar, te rekenen vanaf de datum van eerste uitbetaling, moet de verkregen subsidie gedeeltelijk terugbetaald worden. Het terug te betalen subsidiebedrag wordt bepaald in evenredigheid met de nog te lopen termijn. Ontbinding van de jeugdvereniging, alsook vervreemding en wijziging van bestemming van de infrastructuur, zijn verplicht mee te delen.

Bij vroegtijdige verbreking van het contract met gebruiksrecht, tussen jeugdvereniging en/of steunvzw en de eigenaar van de grond en/of infrastructuur (zoals bedoeld in artikel 5, punt 3 en 4), zal het uitgekeerde subsidiebedrag in evenredigheid met de nog te lopen termijn worden teruggevorderd bij de eigenaar van de grond en/of infrastructuur.

Artikel 9 : Bezwaar

Het college van burgemeester en schepenen deelt de aanvrager schriftelijk en gemotiveerd iedere beslissing mee met betrekking tot: - niet-toekenning van de subsidie

- gedeeltelijke of volledige terugvordering van de subsidie

De aanvrager kan binnen de 14 dagen ingaande op de verzendingsdatum van de beslissing een nieuw onderzoek van het dossier aanvragen op grond van nieuwe feiten of documenten. Na onderzoek neemt het college van burgemeester en schepenen een definitieve beslissing.

Artikel 10 : Deelreglementen

Er zijn 4 deelreglementen:

1. Voor de huur van jeugdwerkinfrastructuur, wordt verwezen naar deel 2

2. Voor de subsidie van kleine uitgaven (t.e.m. 6.000 euro), wordt verwezen naar deel 3

3. Voor de subsidie van investeringen (meer dan 6.000 euro), wordt verwezen naar deel 4

4. Voor de subsidie van infrastructurele werken n.a.v. een noodsituatie of overmacht, wordt verwezen naar deel 5

DEEL 2 : Huren van jeugdwerkinfrastructuur

Artikel 11 : Voorwaarden

De aanvraag moet betrekking hebben op de huur van jeugdwerkinfrastructuur.

De infrastructuur moet door de particuliere jeugdvereniging gebruikt worden voor de reguliere werking,

- Ofwel gedurende een aaneensluitende periode van minimaal 8 maanden

- Ofwel gedurende een of meerdere periodes tijdens de schoolvakanties, voor de particuliere jeugdvereniging die in die periode(s) haar werking organiseert.

Occasionele huur van infrastructuur komt niet in aanmerking.

Artikel 12 : Subsidiebedrag

De subsidie bedraagt 50% van de effectief gemaakte kosten met een maximum van 1.000 euro per jeugdvereniging, per jaar.

Artikel 13 : Indienen

1. De subsidieaanvraag wordt ingediend via een standaardformulier

2. Er kan slechts 1 aanvraag per kalenderjaar gedaan worden

3. De huurperiode mag lopen tot maximaal 18 maanden voorafgaand aan de aanvraag

4. Huurperiodes die overlappen met een reeds uitbetaalde subsidie, komen niet in aanmerking

5. De aanvraag moet vergezeld zijn van een afschrift van het huurcontract en geldige betalingsbewijzen

Een vzw die voor het eerst een aanvraag indient, dient bijkomende documenten in:

1. Een afschrift van de recentste statuten van de vzw

2. De samenstelling van de raad van bestuur van de vzw

Artikel 14 : Procedure

1. Aanvraag en verplichte bijlagen kunnen het ganse jaar ingediend worden

2. Aanvragen worden gedurende 2 periodes per jaar verwerkt door de jeugddienst: Periode 1 heeft een uiterste indiendatum op 31 maart

Periode 2 heeft een uiterste indiendatum op 30 september

3. De subsidieaanvraag wordt verwerkt

4. De aanvrager wordt op de hoogte gebracht of de aanvraag al dan niet werd aanvaard

5. Bij goedkeuring van de aanvraag worden het voorziene subsidiebedrag en uitbetalingstermijn meegedeeld

DEEL 6 : Diverse info

Artikel 30 : Gebruik stadsmateriaal

De stad stelt geen materiaal beschikbaar om de bouwplaats in te richten of de werf af te schermen, niet kosteloos noch tegen betaling. Evenmin kan de stad instaan voor vervoer van materiaal ifv de infrastructuurwerken.

Artikel 31 : Verzekeringen

Als infrastructurele werken worden uitgevoerd door vrijwilligers is de bouwheer verplicht om de vrijwilligers afdoende te verzekeren voor burgerrechtelijke aansprakelijkheid, rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen.

Daarnaast wordt aangeraden om te onderzoeken of een verzekering Alle Bouwplaatsrisico’s (ABR)

van nut is bij het geplande infrastructuurproject.