Contract
A. Algemeen
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
1. Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan opdracht- nemer opdracht heeft gegeven tot het verrichten van werkzaamheden.
2. Opdrachtnemer: In Domini Fiscalem B.V. (h.o.d.n. Xxxxxxx & Xx Xxxxx).
3. Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven, of die voortvloeiend uit, dan wel direct verband houdend met de opdracht worden verricht dan wel behoren te worden verricht, één en ander in de ruimste zin van het woord en in ieder geval omvattend de werkzaamheden zoals vermeld in de opdrachtbevestiging.
4. Bescheiden: alle door opdrachtgever aan opdrachtnemer ter beschikking gestelde zaken, waaronder stukken of gegevensdragers.
5. Overeenkomst: elke afspraak tussen opdrachtgever en opdrachtnemer tot het verrichten van werkzaamheden door opdrachtnemer ten behoeve van opdrachtgever, conform het bepaalde in de opdrachtbevestiging c.q. mondelinge afspraak.
B. Toepasselijkheid
1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle mondelinge of schriftelijke overeenkomsten en/of mondelinge of schriftelijke overeengekomen werkzaamheden welke door opdrachtnemer – respectievelijk haar rechtsopvolger - binnen het kader van zijn beroep of bedrijf worden aangegaan, respectievelijk verricht.
2. Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig, indien en voor zover zij schriftelijk tussen opdrachtgever en opdrachtnemer zijn overeengekomen.
3. Eventuele algemene voorwaarden van opdrachtgever zijn niet geldig. De toepasselijkheid daarvan wordt door opdrachtnemer uitdrukkelijk van de hand gewezen.
C. Aanvang en duur van de overeenkomst
1. Telkens indien door opdrachtgever een mondelinge toezegging of schriftelijke opdracht aan opdrachtnemer wordt gegeven en deze opdracht door opdrachtnemer wordt aanvaard, komt er een afzonderlijke overeenkomst tot stand.
2. Overeenkomsten met opdrachtnemer komen slechts tot stand en vangen aan op het moment door mondelinge toezegging of ondertekening door de opdrachtgever van een door opdrachtnemer opgestelde opdrachtbevestiging dan wel door een schriftelijke vastlegging door opdrachtnemer van de met opdrachtgever gemaakte afspraken.
3. Elke overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd tenzij uit de aard of strekking van de verleende opdracht voortvloeit dat deze voor een bepaalde tijd is aangegaan.
D. Gegevens opdrachtgever
1. Opdrachtgever is gehouden alle gegevens en bescheiden, welke opdrachtnemer overeenkomstig zijn oordeel nodig heeft voor het correct uitvoeren van de overeenkomst, tijdig in de gewenste vorm en op de gewenste wijze ter beschikking van opdrachtnemer te stellen. Dit geldt ook voor de terbeschikkingstelling van medewerkers van de eigen organisatie van de opdrachtgever, die bij de werkzaamheden van opdrachtnemer betrokken (zullen) zijn.
Als opdrachtnemer daarom verzoekt, verschaft de opdrachtgever ter uitvoering van de opdracht op zijn locatie aan opdrachtnemer respectievelijk zijn medewerker(s) kosteloos een eigen werkruimte met telefoonaansluiting en, desgewenst, een fax en/of datanetaansluiting.
2. Opdrachtnemer heeft het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten tot het moment, dat opdrachtgever aan de in het vorige lid genoemde verplichting heeft voldaan. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze van derden afkomstig zijn, voor zover uit de aard van de opdracht niet anders voortvloeit.
3. De uit de vertraging in de uitvoering van de overeenkomst voortvloeiende extra kosten en honorarium ontstaan door niet, niet tijdig of niet behoorlijk ter beschikking stellen van de verlangde gegevens en bescheiden zijn voor rekening van opdrachtgever.
4. Indien en voor zover opdrachtgever zulks verzoekt, worden de ter beschikking gestelde bescheiden, behoudens het bepaalde onder N. nadat de werkzaamheden ter uitvoering van de desbetreffende overeenkomsten zijn uitgevoerd, aan deze geretourneerd.
5. Voor zover de gegevens die opdrachtgever door middel van de programmatuur en/of diensten heeft ingevoerd persoonsgegevens bevatten, zal opdrachtnemer deze persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de in Annex A opgenomen verwerkersovereenkomst.
6. Voor zover opdrachtgever met gebruikmaking van de website of de programmatuur persoonsgegevens verwerkt, is opdrachtgever daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Opdrachtgever staat er voor in dat hij de persoonsgegevens rechtmatig verwerkt. Opdrachtnemer zal de persoonsgegevens uitsluitend verwerken overeenkomstig Xxxxx A, in opdracht van opdrachtgever en overeenkomstig de instructies van opdrachtgever of voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer voor alle aanspraken van derden die jegens opdrachtnemer mochten worden ingesteld wegens schending van de Algemene verordening Gegevensbescherming en/of andere wetgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens.
7. Opdrachtgever blijft ten allen tijde eigenaar van de door hem ingevoerde gegevens.
E. Uitvoering opdracht
1. Opdrachtnemer bepaalt de wijze waarop de overeenkomst wordt uitgevoerd.
2. Opdrachtnemer heeft het recht bepaalde werkzaamheden, zonder kennisgeving aan en uitdrukkelijke toestemming van opdrachtgever, te laten verrichten door derden.
3. Indien tijdens de duur van de overeenkomst werkzaamheden zijn verricht ten behoeve van het beroep of bedrijf van opdrachtgever, welke niet vallen onder de werkzaamheden waarop de overeenkomst betrekking had, worden deze werkzaamheden op grond van afzonderlijke overeenkomsten geacht te zijn verricht.
4. Eventueel in de overeenkomst bepaalde termijnen waarbinnen de werkzaamheden moeten worden uitgevoerd gelden slechts bij benadering en niet als fatale termijnen. Overschrijding van een dergelijke termijn levert dan ook geen toerekenbare tekortkoming van opdrachtnemer en mitsdien geen grond voor ontbinding van de overeenkomst op. Opdrachtgever kan, bij overschrijding van een dergelijke termijn, wel een nieuwe, redelijke, termijn stellen, waarbinnen opdrachtnemer de overeenkomst, behoudens overmacht, wel uitgevoerd moet hebben. Overschrijding van die nieuwe, redelijke, termijn levert wel een grond op voor ontbinding van de overeenkomst door opdrachtgever.
5. De uitvoering van de opdracht is niet – tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk wordt vermeld – specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Indien de werk- zaamheden aanwijzingen voor fraude opleveren, zal opdrachtnemer daarover aan opdrachtgever rapporteren. Opdrachtnemer is daarbij gehouden aan de door de overheid uitgevaardigde frauderichtlijnen.
F. Geheimhouding en exclusiviteit
1. Opdrachtnemer is, behoudens verplichtingen die de wet dan wel een daartoe bevoegd (overheids)orgaan, op hem legt tot openbaarmaking van bepaalde gegevens, verplicht tot geheimhouding tegenover derden, die niet bij de uitvoering van de opdracht zijn betrokken, van alle informatie van vertrouwelijke aard die hem door opdrachtgever ter beschikking is gesteld en van de door verwerking daarvan verkregen resultaten. Hierop wordt echter een uitzondering gemaakt in het geval opdrachtnemer voor zichzelf optreedt in een tucht-, civiele- of strafprocedure, waarbij deze stukken van belang kunnen zijn.
2. Opdrachtnemer is gerechtigd de na bewerking verkregen cijfermatige uitkomsten, mits die uitkomsten niet te herleiden zijn tot individuele opdrachtgevers, aan te wenden voor statistische of vergelijkbare doeleinden.
3. Uitgezonderd het bepaalde in vorige leden, is opdrachtnemer niet gerechtigd de informatie die hem door opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld aan te wenden voor een ander doel dan waarvoor zij werd verkregen.
4. Behoudens de uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van opdrachtnemer, is het opdrachtgever niet toegestaan de inhoud van adviezen, opinies of andere al dan niet schriftelijke uitingen van opdrachtnemer openbaar te maken of anderszins aan derden ter beschikking te stellen, behoudens voor zover dit rechtstreeks uit de overeenkomst mocht voortvloeien.
G. Intellectuele eigendom
1. Opdrachtnemer behoudt zich alle rechten voor met betrekking tot producten van de geest, welke hij gebruikt of heeft gebruikt in het kader van de uitvoering van de overeenkomst met opdrachtgever, voor zover op die producten in juridische zin rechten kunnen bestaan of worden gevestigd.
2. Het is opdrachtgever uitdrukkelijk verboden die producten, waaronder begrepen maar niet beperkt tot computerprogramma’s, systeemontwerpen, werkwijzen, adviezen, (model)contracten en andere geestesproducten al dan niet met inschakeling van derden, aan derden te verstrekken, te verveelvoudigen, openbaar te maken of te exploiteren.
3. Het is opdrachtgever niet toegestaan (hulpmiddelen van) die producten aan derden ter hand te stellen, anders dan ter inwinning van een deskundig oordeel omtrent de werkzaamheden van opdrachtnemer.
X. Xxxxxxxxx
0. Indien opdrachtnemer zijn verplichtingen uit de overeenkomst niet, niet tijdig of niet behoorlijk kan nakomen tengevolge van een hem niet toerekenbare oorzaak, waaronder begrepen maar daartoe niet beperkt, ziekte van werknemers, storingen in het computernetwerk en andere stagnatie in de normale gang van zaken in zijn onderneming, worden die verplichtingen opgeschort tot op het moment dat opdrachtnemer alsnog in staat is deze op de overeengekomen wijze na te komen, zonder dat opdrachtnemer in verzuim raakt ten aanzien van de nakoming van die verplichtingen en zonder dat hij tot enige schadevergoeding kan worden gehouden.
2. Opdrachtgever heeft recht, in geval de situatie als bedoeld in het eerste lid zich voordoet, de overeenkomst geheel of gedeeltelijk en met onmiddellijke ingang schriftelijk op te zeggen.
I. Honorarium
1. Het honorarium van opdrachtnemer is niet afhankelijk van het resultaat van de verrichte werkzaamheden. Voor zover niet anders door partijen is overeengekomen, wordt het honorarium berekend op basis van tarieven per door opdrachtnemer gewerkte tijdseenheid per medewerker van opdrachtnemer, die met de uitvoering van de werkzaamheden is belast.
2. Indien een per overeenkomst vastgesteld bedrag is overeengekomen, is opdrachtnemer gerechtigd daarenboven een tarief per gewerkte tijdseenheid in rekening te brengen, indien en voor zover de werkzaamheden de in de overeenkomst voorziene werkzaamheden te boven gaan, hetgeen opdrachtgever alsdan eveneens verschuldigd is.
3. Indien na de totstandkoming van de overeenkomst, doch voordat de opdracht geheel is uitgevoerd, lonen en/of prijzen een wijziging ondergaan, is
opdrachtnemer gerechtigd het overeengekomen xxxxxx dienovereenkomstig aan te passen, tenzij opdrachtgever en opdrachtnemer hierover andere afspraken hebben gemaakt.
4. Opdrachtgever is gehouden aan opdrachtnemer een door opdrachtnemer in redelijkheid vast te stellen voorschot te betalen, telkens wanneer opdrachtnemer daar om vraagt en daar redelijkerwijze om kan vragen.
5. Opdrachtnemer heeft, telkens wanneer door hem een redelijk voorschot is gevraagd, het recht de uitvoering van de werkzaamheden op te schorten tot op het moment dat opdrachtgever het voorschot aan opdrachtnemer heeft betaald, dan wel daarvoor zekerheid heeft gesteld.
6. Het honorarium van opdrachtnemer, zo nodig vermeerderd met voorschotten aan en declaraties van ingeschakelde derden, wordt inclusief de eventuele verschuldigde omzetbelasting, per maand, per kwartaal, per jaar of na volbrenging van de werkzaamheden aan opdrachtgever in rekening gebracht.
J. Betaling
1. Xxxxxxxx van het aan opdrachtgever gefactureerde bedrag dient te geschieden binnen 14 dagen na de factuurdatum, in de overeengekomen valuta, ten kantore van opdrachtnemer of door middel van stortingen ten gunste van een door deze aan te wijzen bankrekening en zonder enig recht op korting of verrekening.
2. Indien opdrachtgever niet binnen de hiervoor genoemde termijn, dan wel een in afwijking daarvan schriftelijk tussen partijen overeengekomen termijn heeft betaald, raakt hij bij het verstrijken van die termijn terstond van rechtswege in verzuim en is hij, zonder dat een nadere sommatie of ingebrekestelling is vereist, over het gefactureerde bedrag vanaf dat moment de wettelijke rente bij handelstransactie doch tenminste 1% samengestelde rente op maandbasis verschuldigd tot aan de dag van algehele voldoening, één en ander onverminderd de verdere rechten welke opdrachtnemer heeft.
3. Alle kosten, ontstaan ten gevolge van buitengerechtelijke incassering van de vordering, zijn voor rekening van opdrachtgever. De buitengerechtelijke kosten zijn vastgesteld op tenminste 15% van het te vorderen bedrag, met een minimum van € 125,--.
4. Indien de financiële positie of het betalingsgedrag van opdrachtgever naar het oordeel van opdrachtnemer daartoe aanleiding geeft is opdrachtnemer gerechtigd van opdrachtgever te verlangen dat deze (aanvullende) zekerheid stelt in een door opdrachtnemer te bepalen vorm. Indien opdrachtgever nalaat de verlangde zekerheid te stellen is opdrachtnemer gerechtigd, onverminderd zijn overige rechten, de verdere uitvoering van de overeenkomst onmiddellijk op te schorten en is al hetgeen opdrachtgever aan opdrachtnemer uit welken hoofde ook verschuldigd is, direct opeisbaar.
5. In geval een opdracht met meerdere opdrachtgevers is overeengekomen, zijn de opdrachtgevers ieder afzonderlijk voor het geheel hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen uit de opdracht.
K. Reclame
1. Een reclame met betrekking tot de verrichte werkzaamheden en/of het factuurbedrag dient schriftelijk binnen 14 dagen na de verzenddatum van de stukken of informatie waarover opdrachtgever reclameert, dan wel binnen 14 dagen na de ontdekking van het gebrek, indien opdrachtgever aantoont dat hij het gebrek redelijkerwijs niet kon ontdekken, aan opdrachtnemer te worden kenbaar gemaakt.
2. Een reclame als in het eerste lid bedoeld, schort de betalingsverplichting van opdrachtgever niet op.
3. In geval van een terecht uitgebrachte reclame heeft opdrachtnemer de keuze tussen aanpassing van het in rekening gebrachte honorarium, het kosteloos verbeteren of opnieuw verrichten van de afgekeurde werkzaamheden of het geheel of gedeeltelijk niet (meer) uitvoeren van de opdracht tegen een restitutie naar evenredigheid van door opdrachtgever reeds betaald honorarium.
4. Indien de reclame niet tijdig wordt ingesteld, vervallen alle rechten van opdrachtgever in verband met de reclame.
L. Aansprakelijkheid
1. Opdrachtnemer zal zijn werkzaamheden naar beste kunnen verrichten en daarbij de vereiste zorgvuldigheid in acht nemen. Indien een fout wordt gemaakt doordat de opdrachtgever hem onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, is opdrachtnemer voor de daardoor ontstane schade niet aansprakelijk. Indien de opdrachtgever aantoont dat hij schade heeft geleden door een fout van opdrachtnemer die bij zorgvuldig handelen zou zijn vermeden, is opdrachtnemer voor die schade slechts aansprakelijk tot een maximum van het in rekening gebrachte honorarium voor de uitvoering van de desbetreffende overeenkomst over de laatste twaalf maanden voorafgaande aan de datum waarop de fout is gemaakt, tenzij er aan de zijde van opdrachtnemer sprake is van opzet of grove schuld. In geen geval zal de totale vergoeding van de schade op grond van dit artikel meer bedragen dan € 300.000,- per gebeurtenis, waarbij een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis, tenzij partijen – gezien de omvang van de opdracht of de risico’s die met de opdracht gepaard gaan – reden zien om bij het aangaan van de overeenkomst af te wijken van dit maximum.
2. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor bij opdrachtgever of derden ontstane schade die het gevolg is van de verstrekking van onjuiste of onvolledige gegevens of informatie door opdrachtgever aan opdrachtnemer of anderszins, het gevolg is van een handelen of nalaten van opdrachtgever.
3. Opdrachtnemer is tevens niet aansprakelijk voor bij opdrachtgever of derden ontstane schade die het gevolg is van een handelen of nalaten van door opdrachtnemer ingeschakelde hulppersonen (werknemers van opdrachtnemer daaronder niet begrepen) ook indien deze werkzaam zijn bij een met opdrachtnemer verbonden organisatie.
4. Opdrachtnemer is nimmer gehouden tot vergoeding van indirecte schade van opdrachtgever, waaronder begrepen maar niet beperkt tot stagnatie in de geregelde gang van zaken in de onderneming van opdrachtgever, welke het gevolg is van of op andere wijze verband houdt met, een fout in de uitvoering van de werkzaamheden door opdrachtnemer, behoudens opzet of grove schuld van opdrachtnemer.
5. Opdrachtnemer heeft te allen tijde het recht, indien en voor zover mogelijk, de schade van opdrachtgever ongedaan te maken of te beperken door herstel of verbetering van het gebrekkige product
6. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor beschadiging of teniet gaan van bescheiden tijdens vervoer of tijdens verzending per post, ongeacht of het vervoer of de verzending geschiedt door of namens opdrachtgever, opdrachtnemer of derden.
7. Tijdens de uitvoering van de opdracht kunnen opdrachtgever en opdrachtnemer door middel van elektronische en/of digitale middelen met elkaar communiceren. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, die opdrachtgever lijdt ten gevolge van gebruik van elektronische en/of digitale middelen van communicatie, waaronder – maar niet beperkt tot – schade ten gevolge van niet-aflevering of vertraging bij de aflevering van elektronische en/of digitale communicatie, onderschepping of manipulatie van elektronische en/of digitale communicatie door derden of door programmatuur/apparatuur gebruikt voor verzending, ontvangst of verwerking van elektronische en/of digitale communicatie, overbrenging van virussen en niet of niet goed functioneren van het telecommunicatienetwerk of andere voor elektronische communicatie benodigde middelen, behoudens voor zover de schade het gevolg is van opzet of grove schuld van opdrachtnemer. De data-uittreksels uit de fax- en computersystemen van opdrachtnemer leveren dwingend bewijs op van (de inhoud van) de door opdrachtnemer verstuurde elektronische en/of digitale communicatie tot het moment dat tegenbewijs is geleverd door de opdrachtgever.
8. Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer tegen alle aanspraken van derden welke direct of indirect met de uitvoering van de overeenkomst samenhangen. Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer in het bijzonder tegen vorderingen van derden wegens schade die veroorzaakt is doordat de opdrachtgever aan opdrachtnemer onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt.
9. Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer tegen alle mogelijke aanspraken van derden, voor het geval opdrachtnemer op grond van de wet en/of zijn beroepsregels gedwongen is de opdracht terug te geven en/of gedwongen wordt medewerking te verlenen aan overheidsinstanties, welke gerechtigd zijn gevraagd, dan wel ongevraagd informatie te ontvangen, welke opdrachtnemer in de uitoefening van de opdracht van opdrachtgever of derden heeft ontvangen.
10. Eventuele aanspraken van de opdrachtgever in hier bedoelde zin dienen binnen een jaar na het ontdekken van de schade te zijn ingediend, bij gebreke waarvan de rechten van de opdrachtgever geacht worden te zijn vervallen.
M. Opzegging
1. Opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen de overeenkomst te allen tijde met onmiddellijke ingang door opzegging beëindigen.
2. Opzegging dient schriftelijk aan de wederpartij te worden medegedeeld.
3. Indien en voor zover een der partijen de overeenkomst door opzegging beëindigt, is hij gehouden de andere partij(en) gemotiveerd mede te delen welke redenen ten grondslag liggen aan de opzegging.
4. Indien tot vroegtijdige beëindiging is overgegaan door de opdrachtgever, heeft opdrachtnemer vanwege het ontstane en aannemelijk te maken bezettingsverlies recht op compensatie, tenzij de opzegging is gelegen in aantoonbare grove fouten of grove nalatigheden van de zijde van opdrachtnemer. Als uitgangspunt voor compensatie wordt het tot dan toe gemiddelde maandelijks aantal gewerkte uren maal het tot dan toe gemiddelde uurloon gehanteerd.
5. Opdrachtnemer mag van zijn bevoegdheid tot voortijdige beëindiging slechts gebruik maken ten gevolge van feiten en omstandigheden die zich aan zijn invloed onttrekken of hem niet zijn toe te rekenen, voltooiing van de opdracht in redelijkheid niet kan worden gevergd. Voor zover dit extra kosten met zich meebrengt, worden deze in rekening gebracht. Ingeval een van beide partijen in faillissement geraakt, surséance van betaling aanvraagt of de bedrijfsvoering staakt, heeft de andere partij het recht de opdracht zonder inachtneming van een opzegtermijn te beëindigen, één en ander onder voorbehoud van rechten.
N. Opschortingrecht
1. Opdrachtnemer heeft het recht om de nakoming van al zijn verplichtingen op te schorten, waaronder begrepen de afgifte van bescheiden of andere zaken aan opdrachtgever of derden, tot op het moment dat alle opeisbare vorderingen op opdrachtgever volledig zijn voldaan.
O. Personeel
1. Geen van de partijen mag tijdens de uitvoering van de opdracht en binnen één jaar na beëindiging van de opdracht personeel van de wederpartij in dienst nemen of met dit personeel over indiensttreding onderhandelen dan in overleg met de wederpartij.
P. Toepasselijk recht en forumkeuze
1. Op alle overeenkomsten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, geldt het Nederlandse recht.
2. Alle geschillen die verband houden met overeenkomsten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer waarop deze voorwaarden van toepassing zijn en welke niet tot de competentie van de kantonrechter behoren, worden met uitsluiting van
alle gerechtelijke instanties beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waarin opdrachtnemer zijn woonplaats heeft.
Q. Wijzigingen
1. Opdrachtnemer is steeds bevoegd deze algemene voorwaarden te wijzigen.
2. Wijzigingen zullen voor de opdrachtgever slechts verbindend worden, indien opdrachtnemer de gewijzigde algemene voorwaarden heeft gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en Fabrieken of bij de griffie van een arrondissements- rechtbank, alsmede de wederpartij van de wijzigingen van de algemene voor- waarden heeft kennis gegeven en dertig dagen na dagtekening van deze kennisgeving zijn verstreken, zonder dat de opdrachtgever opdrachtnemer schriftelijk te kennen heeft gegeven met de wijziging niet in te stemmen.
Annex A - Verwerkersovereenkomst
De ondergetekenden:
1. Opdrachtgever, hierna te noemen: ‘Verwerkingsverantwoordelijke’
2. Opdrachtnemer, hierna te noemen: ‘Verwerker’;
Gezamenlijk hierna te noemen ‘Partijen’ en ieder afzonderlijk te noemen ‘Partij’. In aanmerking nemende dat:
- Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker een Overeenkomst zijn aangegaan betreffende gebruik door Verwerkingsverantwoordelijke van de door Verwerker aangeboden programmatuur en/of diensten, die ertoe leidt dat Verwerker in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt. Hierbij valt, zonder uitputtend te zijn, te denken aan o.a. de verwerking van salaris, de administratie, fiscale aangiften, van specifiek overeengekomen werkzaamheden en het invullen van formulieren;
- Partijen in dit kader hun afspraken met betrekking tot de wederzijdse rechten en verplichtingen voor de verwerking van Persoonsgegevens in onderhavige Verwerkersovereenkomst (hierna de ‘Overeenkomst’) wensen vast te leggen overeenkomstig de toepasselijke Privacywetgeving.
Artikel 1. Definities
1. AVG: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
2. Verwerkersovereenkomst: Een Verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 28, derde lid, Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna ‘AVG’), tussen de Verwerker en de Verwerkingsverantwoordelijke.
3. Onderliggende Overeenkomst: de Overeenkomst zoals gedefinieerd in artikel A van deze Algemene Voorwaarden, waarbij Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker opdracht heeft gegeven om verwerkingen te verrichten.
4. Persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon als bedoeld in de toepasselijke Privacywetgeving dat Verwerker op grond van de onderliggende overeenkomst verwerkt of dient te verwerken, zoals nader omschreven in Annex A-1.
5. Betrokken: de levende natuurlijke persoon op wie een persoonsgegeven heeft, zoals personeel, contacten, vertegenwoordigers en leveranciers van Verwerkingsverantwoordelijke.
6. Privacywetgeving: alle toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot de verwerking en bescherming van Persoonsgegevens, waaronder maar niet beperkt tot de Wbp, AVG en de Uitvoeringswet AVG;
7. Verwerken/verwerking: alle handelingen of reeks handelingen uitgevoerd met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.
8. Wbp: de Wet bescherming persoonsgegevens.
Artikel 2. Onderwerp van deze Overeenkomst
1. De Verwerker verwerkt voor de Verwerkingsverantwoordelijke ter beschikking gestelde Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de uitvoering van de diensten en faciliteiten van Verwerker.
2. Partijen zijn overeengekomen dat Xxxxxxxxx in het kader van de verwerking van Persoonsgegevens alleen de verwerking van Persoonsgegevens zal verrichten overeenkomstig diens instructies en onder diens verantwoordelijkheid en op de wijze vastgelegd in de Onderliggende Overeenkomst. Het is Verwerker niet toegestaan om de Persoonsgegevens welke de Verwerker in het kader van de Overeenkomst ontvangt, dan wel beschikking over krijgt op enig andere wijze te verwerken.
3. Verwerker zal de Persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld. Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op diens verzoek op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Overeenkomst zijn genoemd.
4. Verwerker zal de Persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.
5. De Verwerker verbindt zich om in het kader van die werkzaamheden de door of via de Verwerkingsverantwoordelijke ter beschikking gestelde Persoonsgegevens zorgvuldig te verwerken.
6. De Verwerker verplicht zich om strikte geheimhouding te betrachten ten aanzien van alle activiteiten en vertrouwelijke informatie zoals prijzen, werkwijzen, programma’s, apparatuur, gegevens en diensten van Verwerkingsverantwoordelijke en/of diens klanten.
7. Partijen zijn verplicht tegenover onbevoegden tot strikte geheimhouding ten aanzien van alles wat Partijen ten gevolge waarvan zij in hun hoedanigheid betrokken zijn bij de uitvoering van de onderhavige Overeenkomst mee bekend worden en waarvan Partijen weten of redelijkerwijs kunnen vermoeden dat deze informatie van vertrouwelijke aard kan zijn.
8. Personen in dienst van, dan wel werkzaam ten behoeve van de Verwerker, evenals de Verwerker zelf, zijn verplicht tot geheimhouding met betrekking tot de Persoonsgegevens waarvan zij kennis kunnen nemen, behoudens voor zover een bij, of krachtens de wet gegeven voorschrift tot verstrekking verplicht. De medewerkers van de Verwerker tekenen hiertoe een geheimhoudingsverklaring.
9. Indien de Verwerker op grond van een wettelijke verplichting gegevens dient te verstrekken, zal de Verwerker de grondslag van het verzoek en de identiteit van de verzoeker verifiëren en zal de Verwerker de Verwerkeringsverantwoordelijke onmiddellijk, voorafgaand aan de verstrekking, ter zake informeren. Tenzij wettelijke bepalingen dit verbieden.
Artikel 3. Verplichtingen Verwerker
1. De Verwerker verwerkt gegevens ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke, in overeenstemming met diens instructies zorgvuldig.
2. De Verwerker heeft geen zeggenschap over de ter beschikking gestelde Persoonsgegevens. Zo neemt hij geen beslissingen over ontvangst en gebruik van de gegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van gegevens. De zeggenschap over de Persoonsgegevens verstrekt onder deze Overeenkomst komt nimmer bij de Verwerker te berusten.
3. De Verwerker zal bij de verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de in artikel 2 genoemde werkzaamheden, handelen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de verwerking van Persoonsgegevens. De Verwerker zal alle redelijke instructies van de contactpersoon c.q. Verwerkingsverantwoordelijke opvolgen, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.
4. De Verwerker zal te allen tijde op eerste verzoek van de contactpersoon c.q. Verwerkingsverantwoordelijke, door Verwerkingsverantwoordelijke ter beschikking gestelde persoonsgegevens met betrekking tot deze Overeenkomst ter hand stellen.
5. De Verwerker stelt de Verwerkeringsverantwoordelijke te allen tijde in staat om binnen de wettelijke termijnen te voldoen aan de verplichtingen op grond van de AVG, meer in het bijzonder de rechten van betrokkenen, zoals, maar niet beperkt tot een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van Persoonsgegevens en het uitvoeren van een gehonoreerd aangetekend verzet.
6. De Verwerker mag in het kader van deze overeenkomst en bijlagen Persoonsgegevens laten verwerken door andere personen of organisaties buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zonder daarvoor voorafgaande toestemming te hebben verkregen van Verwerkingsverantwoordelijke, onder voorwaarde dat met de sub-verwerker voldoende waarborgen worden overeengekomen ter bescherming van de Persoonsgegevens.
Artikel 4. Verplichtingen Verwerkingsverantwoordelijke
1. Verwerkingsverantwoordelijke is ten aanzien van de Verwerking van persoonsgegevens krachtens deze overeenkomst de “Verwerkingsverantwoordelijke”.
2. Verwerkingsverantwoordelijke gaat er mee akkoord en staat er voor in dat de Verwerking van de Persoonsgegevens overeenkomstig de Overeenkomst en de Onderliggende Overeenkomst in overeenstemming is met toepasselijke Privacywetgeving.
Artikel 5. Meldplicht datalekken
1. Verwerker dient Verwerkingsverantwoordelijke, onverwijld en in ieder geval uiterlijk binnen 48 uur nadat Xxxxxxxxx ervan kennis heeft gekregen, in kennis te stellen van iedere inbreuk op de beveiliging die betrekking heeft of kan hebben op de verwerking van Persoonsgegevens. De door Verwerker aan Verwerkingsverantwoordelijke te verstrekken informatie kan het volgende omvatten:
a. De aard van de inbreuk, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van betrokkenen in kwestie en, bij benadering, het aantal betrokkenen in kwestie;
b. De (mogelijk) getroffen Persoonsgegevens en, bij benadering, het aantal getroffen Persoonsgegevens in kwestie;
c. De vastgestelde en verwachte gevolgen van de inbreuk voor de verwerking van de Persoonsgegevens en de daarbij betrokken personen;
d. De maatregelen die Verwerker heeft getroffenen zal treffen om de inbreuk in verband met Persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele negatieve gevolgen van de inbreuk.
2. Verwerker zal maatregelen treffen die redelijkerwijs nodig zijn om de (mogelijke) schade te beperken en Verwerkingsverantwoordelijke ondersteunen bij meldingen aan betrokkenen en/of autoriteiten.
Artikel 6. Beveiligingsmaatregelen en controle
1. Verwerker bevestigt passende technische en organisatorische maatregelen, zoals op hoofdlijnen omschreven ten aanzien van het gebruikte platform in Annex-2, te hebben genomen om Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen zorgen voor een passend beveiligingsniveau gelet op de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook gelet op de aard, de omvang, context en verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico´s die verwerking van de persoonsgegevens die de Verwerker verwerkt met zich meebrengen voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. Verwerker zal hierbij voor zover van toepassing de beveiligingsmaatregelen als genoemd in artikel 32 lid 1 sub a tot en met d AVG treffen.
Artikel 7. Inschakeling derden
1. De Verwerker is gerechtigd de uitvoering van de werkzaamheden geheel of ten dele uit te besteden aan derden.
2. De Verwerker blijft in deze gevallen te allen tijde aanspreekpunt en verantwoordelijk voor de naleving van de bepalingen uit deze Overeenkomst. De Verwerker doet de uiterste inspanning dat deze derden schriftelijk dezelfde plichten op zich nemen als tussen de Verwerker en de Verwerkingsverantwoordelijke zijn overeengekomen en zal de Verwerkingsverantwoordelijke, op diens verzoek, inzage verschaffen in de overeenkomsten met deze derden waarin deze plichten zijn opgenomen.
3. De Verwerker mag de Persoonsgegevens verwerken in en buiten Nederland. Doorgifte naar andere landen is toegestaan met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving.
4. De Verwerker houdt een actueel register bij van de door hem ingeschakelde derden en onderaannemers waarin de identiteit, vestigingsplaats en een beschrijving van de werkzaamheden van de derden of onderaannemers zijn opgenomen, alsmede eventuele door de Verwerkingsverantwoordelijke gestelde aanvullende voorwaarden. Dit register is te allen tijde bij Verwerker op te vragen (xxxx@xxxxxxx-xxxxxxx.xx) en zal door de Verwerker actueel worden gehouden.
Artikel 8. Wijziging en beëindigen overeenkomst
1. Wijziging van deze Overeenkomst kan slechts schriftelijk plaatsvinden.
2. Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke treden met elkaar in overleg over wijzigingen in deze Overeenkomst als een wijziging in regelgeving of een wijziging in de uitleg van regelgeving daartoe aanleiding geven.
3. De Overeenkomst is in principe voor onbepaalde tijd aangegaan, maar kan door beide partijen, indien gewenst, ten alle tijden worden beëindigd.
4. Verplichtingen uit deze overeenkomst welke naar hun aard bestemd zijn om ook na het einde van deze Overeenkomst voort te duren, blijven na het einde van deze Overeenkomst bestaan. Tot deze verplichtingen behoren de bepalingen over de geheimhouding van de Persoonsgegevens, toepasselijk recht en geschillenbeslechting.
5. Verwerker is verplicht alle Persoonsgegevens op eerste verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke volledig en onherroepelijk te verwijderen. Verwerker is verplicht om aan de Verwerkingsverantwoordelijke te verklaren dat en wanneer op aantoonbare wijze aan deze verplichting is voldaan.
6. Indien na het einde van deze Verwerkersovereenkomst vaststaat dat Verwerkingsverantwoordelijke alle Persoonsgegevens in een door verwerkingsverantwoordelijke schriftelijk geaccepteerd technisch formaat bezit, verwijdert Verwerker alle Persoonsgegevens volledig en onherroepelijk binnen 10 werkdagen nadat is vastgesteld dat Verwerkingsverantwoordelijke de Persoonsgegevens bezit, tenzij anders is overeengekomen.
7. Verwerker is verplicht om aan de Verwerkingsverantwoordelijke te verklaren dat en wanneer op aantoonbare wijze aan deze verplichting is voldaan.
8. Verwerker kan afwijken van het in beide voorgaande leden bepaalde, voor zover ten aanzien van Persoonsgegevens een wettelijke bewaartermijn zou gelden of voor zover dat noodzakelijk is om tegenover Verwerkingsverantwoordelijke nakoming van zijn verbintenissen te bewijzen.
Artikel 9. Aansprakelijkheid
1. Verwerker is aansprakelijk voor alle schade voortvloeiende uit of verband houdend met het niet nakomen van deze overeenkomst dan wel handelen in strijd met de toepasselijke Privacywetgeving, met dien verstande dat haar aansprakelijkheid is beperkt conform het bepaalde in de onderliggende overeenkomst.
Artikel 10. Overige bepalingen
1. Op deze overeenkomst en op alle geschillen die daaruit mogen voortvloeien of daarmee mogen samenhangen, is het Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen tussen partijen zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Leeuwarden.
Annex A-1 Specificatie Persoonsgegevens en betrokkenen
Persoonsgegevens
Verwerker zal in het kader van de overeenkomst de volgende persoonsgegevens verwerken in opdracht van verwerker:
▪ Bedrijfsnaam
▪ NAW-gegevens
▪ Telefoonnummer
▪ E-mailadres
▪ Pasfoto
▪ BSN
▪ Geboortedatum
▪ Geslacht
▪ KvK nummer
▪ Burgerlijke staat
▪ Gegevens kinderen
▪ Financiële gegevens
▪ Kenteken gegevens
▪ Opleiding
▪ Kopie identiteitsbewijs (rijbewijs, paspoort)
▪ Salaris
▪ Gewerkte uren
Doel
De bovenstaande persoonsgegevens worden verwerkt om de volgende doeleinden te kunnen verwezenlijken:
▪ Het verzorgen van de salaris verwerking
▪ Het verzorgen van de fiscale aangiften
▪ Het verwerken van de financiële administratie
▪ Het verrichten van specifiek overeengekomen werkzaamheden
▪ Het invullen van diverse formulieren
Van de categorieën betrokkenen:
▪ Medewerkers accountants-/administratiekantoor, notariaat en fiscaal kantoor
▪ Medewerkers, contactpersonen, uiteindelijke eigenaren en de financiële administratie van klanten van het accountants-
/administratiekantoor
▪ ICT bedrijven
▪ Softwareleveranciers
▪ Overheidsinstanties
▪ Externe stakeholders (bijvoorbeeld medewerkers van banken, verzekeringsmaatschappijen e.d.)
Annex A-2 Beveiligingsmaatregelen Beveiligingsmaatregelen
De volgende maatregelen zijn door Verwerker genomen voor het waarborgen van de veilige opslag van persoonsgegevens:
▪ Maatregelen om te waarborgen dat enkel bevoegd personeel van Verwerker toegang heeft tot de Persoonsgegevens.
▪ Maatregelen om deze Persoonsgegevens te beschermen tegen al dan niet opzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, onbevoegde of onrechtmatige opslag, verwerking, toegang of openbaarmaking.
▪ Maatregelen om zwakke plekken te identificeren ten aanzien van de verwerking van Persoonsgegevens in de softwaresystemen die worden ingezet voor het verlenen van diensten aan verantwoordelijke.
▪ Wachtwoordbeleid.
▪ Periodiek systeembeheer.
▪ Back-up procedures.
▪ Versleutelen van gegevens.
▪ Accurate antivirus- en beveiligingssoftware.