Algemene gebruiksovereenkomst jeugdlokalen Lievegem

Algemene gebruiksovereenkomst jeugdlokalen Lievegem

1. Toepassingsgebied

Deze overeenkomst behandelt het gebruik van gebouwen en terreinen gelegen in Oostmoer, Kort Eindeken, Haantjenstraat en Hofbouwstraat; die bestemd zijn voor de ondersteuning van het jeugdwerk, hierna genoemd ‘de jeugdlokalen’. De gebouwen en terreinen zijn eigendom van de gemeente Lievegem. De overeenkomst wordt gesloten tussen het gemeentebestuur Lievegem en de permanente gebruikers van de jeugdlokalen, hierna genoemd ‘de jeugdverenigingen’.

Volgende jeugdverenigingen hebben een permanent onderkomen in de jeugdlokalen:

• Oostmoer 2: Chiro Waarschoot, FOS De Sperwer, KLJ Waarschoot en Speelpleinwerking Makss.

• Xxxx Xxxxxxxx 00: Chiro Luvand en Speelpleinwerking ’t VeePee.

• Xxxxxxxxxxxxxx 00: KLJ Lovendegem.

• Xxxxxxxxxxxxx 0x (Xxxxxxx): KSA Zomergem.

• Xxxxxxxxxxxxx 0 (Kwadrant): KLJ Zomergem en Tienerwerking Boemerang

2. Communicatie

2.1 Elke jeugdvereniging duidt 1 lokaalverantwoordelijke en 1 plaatsvervanger aan die optreden als contactpersonen. De lokaalverantwoordelijke brengt de afspraken met het gemeentebestuur over naar de leiding en de leden van de betreffende jeugdvereniging. Hij of zij is het aanspreekpunt voor alle mededelingen en afspraken rond de jeugdlokalen en bij problemen die voortvloeien uit het niet naleven van de overeenkomst, en dit zowel tussen de jeugdverenigingen onderling als tussen de jeugdverenigingen en het gemeentebestuur. Hij of zij neemt ook het peter/meterschap op zich van de lokalen én de buitenterreinen. Dit houdt in dat zij alles geregeld nakijken en eventuele schade of vandalisme zo vlug mogelijk melden aan Team Jeugd.

2.2 Communicatie over de jeugdlokalen verloopt steeds via Team Jeugd. Wijzigingen van lokaalverantwoordelijken worden onmiddellijk doorgegeven aan Team Jeugd.

2.3 Team Jeugd stelt jaarlijks een lijst op van de huidige lokaalverantwoordelijken en hun plaatsvervangers.

3. Gebruik van de infrastructuur

3.1 De jeugdverenigingen kunnen permanent gebruik maken van de toegewezen jeugdlokalen voor hun algemene werking. Dit impliceert alle samenkomsten die verbonden zijn aan de algemene werking.

3.2 De kosten voor elektriciteit, gas en water zijn ten laste van de jeugdverenigingen.

3.3 Het gebruik van de jeugdlokalen door derden en onderverhuren is niet toegelaten, met uitzondering van gemeentelijke activiteiten en dit na afspraak met de betrokken jeugd- verenigingen. In geen geval kan gebruik gemaakt worden van de leidingslokalen.

Uitzonderingen:

KSA Zomergem mag hun jeugdlokaal ‘Oepites’ verhuren aan jeugdverenigingen en eigen (oud)leden en (oud)leiding (zie bijlage jeugdlokalen Oepites).

3.4 De jeugdverenigingen staan zelf in voor de binneninrichting van de jeugdlokalen, zijnde meubels en andere losse toebehoren. Alle structurele veranderingen en grote aanpassings- of onderhoudswerken moeten steeds aangevraagd worden aan het gemeentebestuur via Team Jeugd.

Elke jeugdvereniging kan maximum 1 keer om de 5 jaar een aanvraag doen aan het gemeentebestuur om de binnenmuren van hun lokalen te schilderen. Team Patrimonium zal hiervoor de nodige verf en schildermateriaal voorzien. De jeugdvereniging doet de aanvraag minimum 1 jaar voorafgaand aan de schilderwerken. Er dient steeds in overleg met Team Jeugd bekeken te worden wat en wanneer er precies zal geschilderd worden.

3.5 Activiteiten die buiten de normale werking vallen, moeten minstens 12 weken op voorhand aangevraagd worden via het evenementenformulier op de gemeentelijke website: xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxx-xxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

3.6 Het GAS-reglement van de politiezone Deinze-Zulte-Lievegem is van toepassing op alle jeugdterreinen in Lievegem:

xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx

3.7 Overnachten in de jeugdlokalen kan enkel door leden en leiding van de eigen jeugdvereniging, mits goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen.

De jeugdverenigingen geven minimum 3 weken op voorhand, via een formulier op de gemeentelijke website, volgende info door aan Team Jeugd: reden van overnachting, periode van overnachting, leeftijdsgroep/tak, aantal aanwezige personen (leiding + leden) en de naam en gsm-nummer van de aanwezige verantwoordelijke(n).

Team Jeugd agendeert dit ter goedkeuring op het college van burgemeester en schepen. Een kopie van het collegebesluit wordt aan de korpschef van de brandweerzone Centrum en aan de politie bezorgd.

3.8 Voor de afspraken over gedeeld gebruik: zie bijlage per specifiek jeugdlokaal.

3.9 Wanneer bij een jeugdvereniging herhaaldelijke inbreuken tegen de afspraken vastgesteld worden, zal deze een schriftelijke aanmaning ontvangen van het gemeentebestuur. Na herhaaldelijke schriftelijke aanmaningen waaraan geen gevolg gegeven wordt, kan het gemeentebestuur een uitzetting overwegen. Bij uitzetting vraagt het gemeentebestuur altijd advies aan de jeugdraad. Als een jeugdvereniging het terrein of de lokalen moet verlaten, brengt het gemeentebestuur de betrokken vereniging minstens 3 maanden vooraf op de hoogte.

4. Onderhoud, schade en herstellingen

4.1 De jeugdverenigingen zijn gehouden om voor de lokalen, de bijhorende infrastructuur en de buitenterreinen als een goede huisvader te zorgen. Als basisregel geldt dat de lokaal- verantwoordelijke Team Jeugd altijd verwittigt bij problemen, gebreken of schade.

4.2 Om herstellingen, onderhoud, meldingen van gebreken of schade door te geven gebruikt de jeugdvereniging het standaardformulier op de gemeentelijke website: xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxx

4.3 De jeugdverenigingen zorgen voor het gewoon onderhoud en behoud van de goede staat. Dit betekent dat de jeugdvereniging instaat voor de orde en netheid in en rond de gebouwen en het algemeen nazicht van de jeugdlokalen.

4.4 Kleine herstellings- en onderhoudswerken, waarvoor geen technische vaardigheden vereist zijn, mogen door de jeugdverenigingen zelf gedaan worden. Indien men lampen vervangt, dienen deze van hetzelfde type en wattage te zijn als diegene die erin zitten.

4.5 Alle andere herstellings- en onderhoudswerken die noodzakelijk zijn voor het in stand houden van de lokalen en terreinen, herstellingen door normale slijtage en alle werken aan verwarmings-, elektriciteits- en gasinstallaties; gebeuren altijd door Team Patrimonium. Alle werkzaamheden die Team Patrimonium zal uitvoeren aan de lokalen, worden indien mogelijk vooraf gemeld aan Team Jeugd. Team Jeugd geeft dit door aan de betrokken lokaalverantwoordelijke.

4.6 Grote onderhoudswerken, herstellingen door normale slijtage en grote werken die nodig zijn voor het in stand houden van de lokalen en terreinen, vallen ten laste van het gemeentebestuur.

4.7 De jeugdverenigingen zijn verantwoordelijk voor schade veroorzaakt door leden en leiding. Deze schade moet steeds gemeld worden aan Team Jeugd. De kosten hieraan verbonden kunnen de jeugdverenigingen verhalen op de daders.

4.8 De lokaalverantwoordelijken nemen alle mogelijke voorzorgen om leidingen en sanitaire installaties te vrijwaren van vorstschade. Bij vorstschade valt de herstelling enkel ten laste van het gemeentebestuur als de vereniging kan aantonen voldoende voorzorgsmaatregelen te hebben genomen. Bij vragen hierover kan steeds beroep gedaan worden op Team Jeugd of Patrimonium voor een deskundige uitleg hoe dit best kan gedaan worden.

4.9 Het gemeentebestuur bezorgt de lokaalverantwoordelijke een evacuatieplan van de lokalen. De lokaalverantwoordelijke beschikt eveneens over een plan met de lokaalverdeling.

4.10 De jeugdverenigingen zorgen dat de buitenomgeving proper wordt achtergelaten. Afval en zwerfvuil in de gebouwen, op het buitenterrein en op de toegangswegen van de jeugdlokalen; worden opgeruimd door de jeugdverenigingen zelf. De gemeentelijke groendienst staat in voor het algemeen onderhoud van de terreinen. Dit kan steeds aangevraagd worden via het aanvraagformulier op de gemeentelijke website:

xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxx

4.11 Het gebruik van gemotoriseerde voertuigen op de speelterreinen is verboden, uitgezonderd gemeentelijke diensten en externe firma’s (mits goedkeuring van de gemeente).

4.12 Team Jeugd organiseert jaarlijks minstens één inspectieronde. Aan deze inspectie nemen Team Patrimonium, Team Jeugd en de betrokken lokaalverantwoordelijke deel.

4.13 Het gemeentebestuur heeft het recht de lokalen ten allen tijde te bezoeken om herstellingen en nazichten uit te voeren. De lokaalverantwoordelijken worden bij herstellingen en onderhoudswerken indien mogelijk steeds op voorhand verwittigd. In geval van overmacht kan het gemeentebestuur zonder verwittiging ingrijpen.

5. Algemene- en brandveiligheid

5.1 Het gemeentebestuur zorgt dat de gebouwen en terreinen voldoen aan de algemene veiligheidsnormen.

5.2 Het gemeentebestuur voorziet conform de wetgeving voor voldoende brandblussers, brandslangen, noodverlichting, pictogrammen en dergelijke. Team Patrimonium staat in voor de jaarlijkse keuring van alle brandblussers en indien nodig vervanging. Het gebruik van brandblussers en de reden van het gebruik worden onmiddellijk gemeld aan Team Jeugd. Bij oneigenlijk gebruik van de brandblussers, zijn de kosten van vervanging voor de jeugdvereniging.

5.3 Elke jeugdvereniging zorgt voor een eigen EHBO-koffer, de lokaalverantwoordelijke ziet erop toe dat deze regelmatig nagekeken en aangevuld wordt.

5.4 De jeugdverenigingen zorgen ervoor dat de vrije doorgang van vluchtwegen niet belemmerd wordt. Ze zorgen er ook voor dat de hekkens (indien deze er zijn) tijdens de werking uit slot zijn, dit in functie van de brandveiligheid. Na de werking worden de hekkens terug op slot gedaan.

5.5 De deuren en ramen van de gebouwen en lokalen worden steeds afgesloten bij het verlaten van de gebouwen. De algemene principes op het gebied van inbraakpreventie worden nageleefd.

5.6 Het is niet toegelaten om materialen zoals bvb. vlaggen, touwen, knutselwerken, enz. aan elektriciteits-, gas- en waterleidingen te bevestigen.

5.7 Nadars, ladders, tenten en ander materiaal horen niet thuis op de daken van de jeugdlokalen. Indien er toch speelmateriaal op het dak zou terecht komen, verwittig dan Team Jeugd om dit er te laten afhalen.

5.8 De technische lokalen mogen in geen geval gebruikt worden om materiaal te stockeren.

5.9 Er geldt een absoluut rookverbod in de jeugdlokalen. In sommige jeugdlokalen is er branddetectie, Team Patrimonium voorziet jaarlijks onderhoud van de brand- detectiesystemen. Wees echter steeds voorzichtig met het gebruik van kaarsen. Het afplakken van rookdetectoren is ten allen tijde verboden.

5.10 Het is niet toegelaten om gevaarlijke, explosieve of giftige stoffen in de lokalen te bewaren.

5.11 Gasflessen (butaan/propaan) moeten buiten in een afgesloten kooi gestockeerd worden. Deze kooi moet voldoen aan de voorschriften van de Vlaamse Milieuwetgeving (VLAREM). Het totaal volume aan gestockeerde gasflessen moet kleiner zijn dan 300 liter. Lege gasflessen worden eveneens meegeteld, gasflessen aangesloten aan een verbruikstoestel worden niet meegeteld. Indien een jeugdvereniging meer dan 300 liter wil stockeren, moeten ze hiervoor een melding ‘Klasse 3’ indienen via het omgevingsloket.

Lege gasflessen moeten naar een erkende verdeler gebracht worden. Zie adressen op: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx.

5.12 Alle info rond veiligheidsvoorschriften van de brandweer, kan je via onderstaande link terugvinden in de reglementen goedgekeurd in de gemeenteraad van 27 april 2022:

xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxx-xx-xxxxxxx/xxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx- centrum

6. Afvalbeheer, milieuzorg en energie

6.1 De jeugdverenigingen hebben aandacht voor milieuzorg. Zij zamelen het afval in hun lokalen en op het terrein selectief in. De lokaalverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het algemene afvalbeheer en milieuzorg.

6.2 De jeugdverenigingen streven een duurzaam en rationeel energieverbruik na. Na afsluiten van de activiteit worden alle lichten gedoofd en worden ventilatie en verwarming in het lokaal uitgezet.

6.3 Alle jeugdverenigingen kopen zelf hun vuilzakken aan en bieden deze aan volgens de gebruikelijke wekelijkse afvalophalingen. De ophaalkalender is te verkrijgen bij de dienst Burgerzaken en Omgeving of te downloaden via de gemeentelijke website:

xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxx-xx-xxxxxxxx/xxxxx-xx-xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx

6.4 De jeugdverenigingen kunnen met hun grofvuil terecht in 1 van de 3 recyclageparken in Lievegem. In de recyclageparken van Zomergem en Lovendegem kan je terecht met zowel gratis als betalende fracties, in Waarschoot kan je enkel terecht met gratis fracties.

Er kan een toegangskaart voor de recyclageparken op naam van de jeugdvereniging verkregen worden. Dit kan via de gemeentelijke website aangevraagd worden. De jeugdvereniging kan dan zelf geld opladen op de kaart om zo met betalende fracties in het recyclagepark terecht te kunnen.

xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxx-xx-xxxxxxxx/xxxxx-xx-xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxx

7. Sleutelbeheer

7.1 De sleutels van de jeugdlokalen worden toevertrouwd aan de lokaalverantwoordelijke die een lijst bijhoudt van wie welke sleutels in zijn of haar bezit heeft. De jeugdverenigingen mogen zelf geen sloten vervangen of kettingen met een extern slot plaatsen, zonder voorafgaand overleg met Team Jeugd.

8. Verzekeringen

8.1 Het gemeentebestuur verzekert de gebouwen.

8.2 De jeugdverenigingen sluiten een verzekering “Brand” en “Burgerlijke Aansprakelijkheid” af. Een kopie van de verzekeringspolissen worden bezorgd aan Team Jeugd.

9. Wijzigingen en evaluatie

9.1 Naast de jaarlijkse inspectieronde van de jeugdlokalen is er ook minstens één jaarlijkse lokalenraad. Dit is een evaluatiemoment waarop alle lokaalverantwoordelijken van de verschillende jeugdverenigingen aanwezig zijn. Hier wordt de samenwerking tussen de jeugdverenigingen die een jeugdgebouw delen, het gebruik van de jeugdlokalen, herstellings- en onderhoudswerken, enz. besproken. Indien gewenst kan de schepen van jeugd hierbij ook aanwezig zijn.

9.2 Wijzigingen aan de gebruiksovereenkomst kunnen aangebracht worden op voorstel van en in samenspraak met de jeugdverenigingen en het gemeentebestuur. De wijzigingen worden voor advies voorgelegd aan de jeugdraad, en ter goedkeuring geagendeerd op het

college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad.