Subsidieovereenkomst 2021-2024 Bibliotheek West-Achterhoek
Subsidieovereenkomst 2021-2024 Bibliotheek West-Achterhoek
De ondergetekenden:
1. De gemeente Doetinchem, in dezen ingevolge artikel 171, lid 1 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door burgemeester xx. X. Xxxxxxxx MBA MPM, dit ter uitvoering van het besluit van de gemeenteraad op 17 december 2020, hierna te noemen de gemeente, en
2. stichting Bibliotheek West- Achterhoek, in dezen vertegenwoordigd door de directeur/bestuurder drs. W.L. Xxxxxxxxxxxx, hierna te noemen de bibliotheek,
overwegende dat:
• de gemeente aan de bibliotheek en haar rechtsvoorgangers, reeds een groot aantal jaren subsidies beschikbaar heeft gesteld voor de exploitatie van de bibliotheek;
• de gemeente de subsidie aan de bibliotheek wil continueren in de vorm van budgetsubsidiëring, waarbij wordt omschreven en vastgelegd welke werkzaamheden met het beschikbare subsidie worden verricht;
• de Bibliotheek West-Achterhoek een organisatie is die door drie gemeenten wordt gesubsidieerd;
• het van belang is meerjarenafspraken te maken over het verlenen van subsidies en de daarvoor door de bibliotheek te verrichten werkzaamheden;
• deze vast te leggen in een subsidieovereenkomst die het kader vormt voor een jaarlijks af te geven subsidiebeschikking op basis van een Jaarwerkplan ter concretisering van de Aansturingsstructuur;
in aanmerking nemende dat:
• de stichting Bibliotheek West-Achterhoek tot doel heeft het bevorderen en in stand houden van voorzieningen voor bibliotheekwerk die voor iedere inwoner van de gemeente openstaan;
• zij daarbij werkt vanuit de volgende missie: De Bibliotheek West-Achterhoek dat de inwoners van het verzorgingsgebied op een plezierige manier (digitaal) kunnen (leren) lezen en in staat zijn om zo succesvol mogelijk mee te doen in de samenleving;
• zij daarin aansluit op de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen (1-1-2015) die een onderscheid maakt in vijf functies:
1. ter beschikking stellen van kennis en informatie,
2. bieden van mogelijkheden tot ontwikkeling en educatie,
3. bevorderen van lezen en laten kennismaken met literatuur,
4. organiseren van ontmoeting en debat,
5. laten kennismaken met kunst en cultuur;
• de bibliotheek in haar dienstverlening de vraag van de klant centraal stelt zoals is verwoord in de Aansturingsstructuur 2021 – 2024 Bibliotheek West Achterhoek;
• beide partijen het gewenst achten nadere afspraken vast te leggen over subsidieverstrekking voor een hieronder te vermelden periode;
komen het volgende overeen:
De gemeente draagt gedurende de periode van deze overeenkomst bij in de met de doelstelling van de bibliotheek verband houdende werkzaamheden en verstrekt daartoe een budget waarmee de Bibliotheek West-Achterhoek deze werkzaamheden zal bekostigen onder de navolgende bepalingen en voorwaarden:
1. ALGEMEEN
1.1. Begripsomschrijvingen
In deze subsidieovereenkomst wordt verstaan onder:
a. Budget: het voor de afgesproken periode jaarlijks toegekende bedrag ten behoeve van de onder artikel 4 bepaalde werkzaamheden;
b. Boekjaar: een periode van 12 maanden, lopende van 1 januari tot en met 31 december;
x. xXXX: prijsmutatie van het Bruto Binnenlands Product;
d. Bestemmingsreserve: zie bijlage definitie reserves en voorzieningen;
e. Meicirculaire: de circulaire in mei van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan gemeenten waarin bekend wordt gemaakt, op basis van gegevens van het Centraal Plan Bureau, met welke prijsmutatie (pBBP) gemeenten rekening moeten houden voor het volgend boekjaar;
1.2. De Algemene Subsidieverordening 2015 van de gemeente Doetinchem is van toepassing, tenzij in deze overeenkomst uitdrukkelijk anders is bepaald. Wanneer tijdens de looptijd van deze subsidieovereenkomst een nieuwe subsidieverordening wordt vastgesteld in de gemeente wordt deze direct na inwerkingtreding van toepassing op deze subsidieovereenkomst. Aan het einde van de looptijd vindt een evaluatie plaats en aanpassing van de bepalingen voor zover en waar dit door minimaal één van de partijen noodzakelijk en/of gewenst wordt geacht. Deze evaluatie start uiterlijk een half jaar voorafgaand aan de einddatum van de subsidieovereenkomst.
1.3. Partijen spreken de intentie uit de overeenkomst met vervolgens telkens vier jaar te verlengen.
1.4. Tijdelijke verlenging van deze overeenkomst voor een kortere periode dan genoemd bij 1.3 is mogelijk als beide partijen hiermee instemmen.
2. PERIODE EN JAARCYCLUS
2.1. De afspraken in deze overeenkomst hebben een looptijd van 4 jaar. De ingangsdatum van deze overeenkomst is 1 januari 2021. De overeenkomst eindigt derhalve van rechtswege op 31 december 2024.
2.2. Per kalenderjaar worden de beleidsdoelen voor de Bibliotheek West-Achterhoek in onderlinge samenspraak van de gemeente Bronckhorst, Doesburg en Doetinchem geëvalueerd en opnieuw neergelegd in het Jaarwerkplan Bibliotheek West-Achterhoek (betreffende jaar). Dit document wordt jaarlijks voor 1 oktober door de bibliotheek voorgelegd aan de gemeente.
2.3. De bibliotheek dient de aanvraag om een jaarlijkse subsidie schriftelijk bij het college in voor 1 oktober van het jaar, voorafgaande aan het jaar waarvoor het de subsidie vraagt.
2.4. De bibliotheek dient jaarlijks vóór 1 april een aanvraag tot vaststelling van de subsidie, over het voorafgaande jaar, in en doet hierbij de gemeente de verantwoordingsinformatie zoals omschreven in artikel 6.5 toekomen.
2.5. Via jaarlijkse beschikkingen, uiterlijk vóór 1 december van het lopende jaar, stelt de gemeente de Bibliotheek West-Achterhoek op de hoogte van het subsidiebudget voor het volgend jaar en de wijze van betaalbaarstelling.
3. BUDGETSUBSIDIE
3.1. Het budget bedraagt in het eerste boekjaar 2021 € 958.950,-. Het budget bedraagt in het
tweede boekjaar 2022 €958.950,-. Het budget bedraagt in het derde boekjaar 2023 € 958.950,-. Het bedrag gedraagt in het vierde boekjaar 2024 € 958.950,-.
3.2. Op dit moment is niet duidelijk of het structurele budget jaarlijks geïndexeerd wordt.
Mocht dit het geval zijn dan zal het structurele budget jaarlijks geïndexeerd worden op basis van de prijsmutatie van het Bruto Binnenlands Product (pBBP) zoals opgenomen in de meicirculaire van het ministerie van Binnenlandse Zaken voorafgaand aan het gemeentelijk begrotingsjaar voor dat begrotingsjaar.
3.3. De subsidie wordt betaalbaar gesteld in vier gelijke termijnen uit te betalen telkens aan het begin van elk kwartaal. Bij het niet nakomen door de gemeente van de afspraken met betrekking tot de
uitbetaling van subsidievoorschotten zal door de gemeente een rentevergoeding, op basis van de dagrente worden verstrekt. De dagrente wordt gebaseerd op het daggeld tarief van de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG).
3.4. De gemeenten subsidiëren gezamenlijk de overhead, de collectieve ontwikkel- en uitvoeringskosten en overige collectieve kosten, samen te benoemen als backofficekosten.
3.5 Deze onder 3.4 benoemde kosten worden omgeslagen over de drie gemeenten naar rato van het aandeel van hun inwonertal in het totaal aantal inwoners van de subsidiërende gemeenten. Peildatum is 1 januari 2010. Op basis van deze verdeelsleutel bedraagt het aandeel in de backofficekosten gedurende de looptijd va deze overeenkomst voor
- gemeente Bronckhorst 35%,
- gemeente Xxxxxxxx 00%,
- xxxxxxxx Xxxxxxxxxx 54%.
4. WERKZAAMHEDEN EN KWALITEITSKENMERKEN
4.1. De door Bibliotheek West-Achterhoek te verrichten werkzaamheden worden jaarlijks beschreven in haar Jaarwerkplan. Dit productenboek vormt de jaarlijkse uitwerking van de bibliotheek van de Aansturingsstructuur 2021 – 2024 Bibliotheek West Achterhoek en wordt de gemeente uiterlijk 1 oktober aangeboden.
4.2. De werkzaamheden die de bibliotheek verricht worden gekwantificeerd in prestatie-indicatoren, kwalitatief afgezet tegen de maatschappelijke ontwikkelingen en de vraag van maatschappelijke partners. De resultaten die de bibliotheek bereikt worden verwerkt in het Jaarwerkplan Bibliotheek West-Achterhoek.
4.3. Voor de werkzaamheden van de Bibliotheek West-Achterhoek gelden kwaliteitskenmerken zoals beschreven in de Aansturingsstructuur van de bibliotheek en is overeengekomen met de gemeente.
4.4. Daarnaast gelden de hieronder beschreven algemene kwaliteitseisen:
4.4.1. lidmaatschap van brancheorganisatie VOB;
4.4.2. het personeel in dienst van Bibliotheek West-Achterhoek voldoet aan de benoembaarheideisen behorend bij de CAO Openbare bibliotheken;
4.4.3. voldoen aan de landelijke certificeringsnormen die zijn overeengekomen tussen VNG en VOB waardoor deelname aan het landelijke netwerk en de landelijke digitale bibliotheek is geborgd.
4.5. Het is de Bibliotheek West-Achterhoek toegestaan activiteiten en opdrachten voor derden uit te voeren. De tarieven/prijzen die de Bibliotheek West-Achterhoek aan derden rekent zijn minimaal kostendekkend.
5. SPECIFIEKE INSTELLINGSEIGEN AFSPRAKEN
5.1. Financiële verplichtingen jegens derden die voortvloeien uit eigen beleid of wijze van bedrijfsvoering van Bibliotheek West-Achterhoek komen voor rekening van de Bibliotheek West- Achterhoek.
5.2. Financiële verplichtingen in de vorm van frictiekosten, die voortvloeien uit tussentijdse bezuinigingen op het gemeentelijk beleid gedurende de looptijd van de overeenkomst, komen voor rekening van de desbetreffende gemeente.
5.3. De in lid 5.2. genoemde verplichtingen hebben betrekking op de personeelsformatie zoals deze in dienst was op, dan wel op door de gemeenten Doetinchem, Bronckhorst en Doesburg schriftelijk goedgekeurde uitbreiding van deze formatie gedurende de looptijd van de subsidieovereenkomst.
5.4. Afspraken over huisvesting en accommodaties zijn:
5.4.1. Inzake de huur door de bibliotheek van de in eigendom van de gemeente zijnde bibliotheekhuisvesting wordt een separate huurovereenkomst tussen partijen opgemaakt. In deze overeenkomst is eveneens een onderhoudsplan opgenomen.
5.4.2. Indien op het gebied van huisvesting aanpassingen worden gerealiseerd dan zal deze huurovereenkomst op de hiervoor relevante onderdelen worden aangepast.
6. COMMUNICATIE EN VERANTWOORDING
6.1. Gemeente en Bibliotheek West-Achterhoek hebben minimaal twee keer per jaar ambtelijk overleg waarin lopende zaken en contacten worden besproken en afgestemd.
6.2 Gemeente en Bibliotheek West-Achterhoek hebben minimaal een keer per jaar bestuurlijk overleg over Jaarrekening, het Jaarverslag en het Jaarwerkplan.
6.3. Tariefswijzigingen dienen expliciet gemeld te worden gemaakt in een bestuurlijk overleg.
6.4. De bibliotheek legt de gemeente jaarlijks vóór 1 oktober een geactualiseerd Jaarwerkplan voor voor het komende jaar.
6.5. In het kader van verantwoording over inzet van subsidiemiddelen en verrichte werkzaamheden en behaalde resultaten levert de bibliotheek jaarlijks voor 1 april minimaal het navolgende aan:
a. een inhoudelijk verslag waarin zowel de gekwantificeerde resultaten als de kwalitatieve beoordeling van het maatschappelijk rendement worden beschreven op basis van de Aansturingsstructuur 2021 – 2024 Bibliotheek West Achterhoek voor het betreffende jaar;
b. de rekening en balans;
c. het financiële jaarverslag is voorzien van een goedkeurende verklaring van een registeraccountant.
6.6. De gemeente toetst en beoordeelt de werkzaamheden en het maatschappelijk rendement aan de hand van de Aansturingsstructuur 2021 – 2024 Bibliotheek West Achterhoek. Als er sprake is van substantiële afwijkingen ten opzichte van de gemaakte afspraken in het productenboek, dan kan dit aanleiding zijn tot bijstelling van de subsidieovereenkomst in het volgend jaar.
6.7. Subsidievaststelling en afrekening vinden jaarlijks plaats op grond van het overeengekomen productenboek. Als er sprake is van substantiële afwijkingen ten opzichte van de gemaakte afspraken dan kan dit aanleiding zijn tot terugvordering van subsidie.
6.8. Binnen één maand na ontvangst van de jaarstukken worden het jaarverslag en de subsidievaststelling over het voorgaande jaar ambtelijk besproken. Bestuurlijk overleg en vaststelling van de subsidie vindt plaats binnen drie maanden na ontvangst van het jaarverslag en de jaarrekening. De vaststellingsbeschikking is vooraf met de instelling besproken.
7. RESERVES, BESTEMMINGEN EN VOORZIENINGEN
7.1. Bibliotheek West-Achterhoek neemt in haar begroting een analyse van het weerstandvermogen over de komende vier jaren op. Hierin worden de belangrijkste financiële risico’s en de weerstandscapaciteit gekwantificeerd.
7.2. De verhouding tussen de financiële risico’s en de beschikbare weerstandscapaciteit wordt uitgedrukt in een ratio voor het weerstandsvermogen. Voor de ratio geldt dat de ondernorm 0,8 en de bovennorm 1,2 bedraagt. Beneden de ondernorm dient Bibliotheek West-Achterhoek maatregelen te nemen om de weerstandscapaciteit aan te vullen en/of de risico’s te beperken. Boven de norm heeft Bibliotheek West-Achterhoek de ruimte om de weerstandscapaciteit in te zetten voor andere doeleinden.
7.3 Het is Bibliotheek West-Achterhoek toegestaan bestemmingsreserves te hebben ten laste van de overschotten uit de jaarlijkse exploitatie. Voor het vormen van bestemmingsreserves dient schriftelijk goedkeuring te worden gevraagd aan het college van burgemeester en wethouders. Voor deze bestemmingsreserves levert de instelling een deugdelijke onderbouwing aan als bijlage van het financieel jaarverslag.
7.4. Het is stichting Bibliotheek West Achterhoek toegestaan voorzieningen te vormen. Voor het vormen van voorzieningen dient de instelling schriftelijk goedkeuring te vragen aan het college van burgemeester en wethouders. De besteding van deze gelden moet expliciet zijn vastgelegd en onderbouwd met een bestedingsplan.
8. CALAMITEITENREGELING
8.1. In geval van onvoorziene omstandigheden die bijvoorbeeld leiden tot grote (financiële) problemen en/of buitenproportionele stijging van kosten van de in deze overeenkomst opgenomen
taken, kan het college op verzoek van de instelling aan de hand van uitgebreide inhoudelijke en financiële informatie besluiten een aanvullend budgetsubsidie te verlenen. Hierbij behoudt de gemeente zich het recht voor een financieel onderzoek in te stellen bij de instelling, die aan een verzoek daartoe alle medewerking verleent.
8.2. In geval van omstandigheden die leiden tot beleidsaanpassing bij de gemeenten Doetinchem, Bronckhorst en Doesburg kan de gemeente besluiten tot tussentijdse wijziging of bijstelling van de uitvoering van de overeenkomst. Hierbij moet gedacht worden aan aanpassingen als gevolg van nieuwe wetgeving of opgelegde bezuinigingen door de rijksoverheid. Wanneer dit leidt tot negatieve bijstelling van het budget neemt de gemeente hiervoor de algemeen geldende regels vanuit de Algemene wet bestuursrecht in acht.
9. HARDHEIDSCLAUSULE
9.1. In bijzondere gevallen kan het college van de in deze overeenkomst opgenomen bepalingen afwijken, indien de gevolgen van een strikte toepassing ervan jegens de aanvrager onevenredige gevolgen zou hebben in verhouding tot het met de bepaling te dienen doel.
10. GESCHILLEN
10.1 Geschillen uit deze overeenkomst en zijn privaatrechtelijk van aard en kunnen worden voorgelegd aan de aan de burgerlijke rechter.
BIJLAGEN
1. Algemene Subsidie Verordening 2015 gemeente Doetinchem
2. Aansturingsstructuur Bibliotheek West-Achterhoek 2021-2024
3. Oude waarden – nieuwe wegen – interactieve invulling subsidieovereenkomst Bibliotheek West- Achterhoek 2021-2024
4. Oude waarden – nieuwe wegen (addendum gemeente Doetinchem) – interactieve invulling subsidieovereenkomst Bibliotheek West-Achterhoek 2021-2024
5. Samenwerkingsovereenkomst gemeenten Doesburg, Doetinchem en Bronckhorst
Aldus in tweevoud overeengekomen tussen de gemeente Doetinchem en de stichting Bibliotheek West-Achterhoek.
Doetinchem, 17 december 2020
Xx. X. Xxxxxxx MBA MPM Drs. W.L. Broekhuijsen
burgemeester directeur/bestuurder