OPENBARE PROCEDURE DIENSTEN

DIRECTIE TECHNISCHE DIENSTEN

OPENBARE PROCEDURE DIENSTEN

Xxxxxxxxxxxxxxxx met meerdere opdrachtnemers voor schoonmaak na werken

Dossiernummer QOP24-3084

Besteknr. TD/105919/MEK/HEC-fen

Limietdatum en uur voor indiening van de elektronische offertes: 03-09-2024 om 11.00 uur

KU Leuven

Directie Technische diensten Xxxxxx xx Xxxxxxxx 00X xxx 0000 0000 XXXXXXXX

DEEL 1. - ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN

ALGEMEEN

De gunning van deze overheidsopdracht gebeurt op basis van een openbare procedure.

Toepasselijke wettelijke bepalingen

Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk:

 De wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016 (hierna: de Wet);

 De wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen in zake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013;

 Het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten van 18 april 2017 (hierna: KB Plaatsing);

 Het koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering);

 De Europese Verordening 2016/679 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de hierop aansluitende Belgische wetgeving;

 De bijzondere bepalingen van onderhavig bestek;

 Reglement werken door opdrachtnemers aan de KU Leuven xxxxx://xxxxx.xxxxxxxx.xx/xxx/xxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx- bezoekers

De inschrijver, die aanvaardt te contracteren, doet afstand van elk tegenstrijdig beding dat voorkomt in zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden.

Lijst van afwijkingen van het KB Uitvoering

Er wordt in dit bestek afgeweken van de volgende artikelen van het KB Uitvoering:

- Artikel 45 (straffen)

- Artikel 38/9 (onvoorzienbare omstandigheden)

AANBESTEDER

KU LEUVEN

Directie Technisch Diensten Dienst Aankoop

Xxxxxx xx Xxxxxxxx 00X, xxx 0000 X-0000 Xxxxxxxx

Tel: x00 00 00 00 00

Hierna ‘het bestuur’ genoemd.

Bijkomende inlichtingen:

Alle vragen over de procedure en de opdracht moeten schriftelijk per mail overgemaakt worden aan: xxxxxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxx.xx met in cc xxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx en met vermelding van het dossiernummer QOP24-3084.

Enkel vragen gesteld binnen een redelijke termijn voor de indiening van de offertes, zullen beantwoord worden.

De antwoorden op de vragen worden gebundeld en aan alle kandidaat-inschrijvers schriftelijk op hetzelfde moment overgemaakt.

Enkel informatie die door het Bestuur schriftelijk ter beschikking wordt gesteld dient als basis voor het opmaken van de offerte.

De inschrijver kan zich niet beroepen op mondeling verkregen informatie.

VOORWERP VAN DE OPDRACHT:

Het Bestuur wenst voor deze opdracht een raamovereenkomst te sluiten met meerdere opdrachtnemers (max. 5).

De raamovereenkomst heeft als voorwerp de uitvoering van schoonmaakwerkzaamheden bij nieuwbouw- en renovatieprojecten in diverse gebouwen van de KU Leuven.

Zij beoogt een kader vast te leggen dat als basis zal dienen voor de gunning van toekomstige afzonderlijke deelopdrachten (bestellingen). De raamovereenkomst doet geen alleenrechten ontstaan in hoofde van de opdrachtnemer. De geraamde aantallen zijn niet bindend.

In het geval van de toewijzing van de raamovereenkomst aan meerdere opdrachtnemers, zullen de deelopdrachten binnen de raamovereenkomst worden toegewezen op basis van de hiervoor voorziene gunningscriteria. (zie verder)

De bestellingen van de deelopdrachten

Voor de bestellingen van de deelopdrachten van KU Leuven, wordt er per deelopdracht aan de opdrachtnemer een aparte bestelbon overgemaakt met als bijlage een specificatie met vermelding van een referentie, de locatie, de aangestelde voor leiding en toezicht op de werken, een beschrijving van de uit te voeren schoonmaakwerken en eventueel aanduidingen op plannen.

DUUR VAN DE OPDRACHT:

De overeenkomst wordt afgesloten voor een periode van 4 jaar, doch mits inachtneming van een opzegperiode van 3 maanden kan het bestuur, zonder opgave van enige reden, te allen tijde een einde stellen aan de overeenkomst.

De aanvangsdatum wordt vermeld in de overeenkomst.

Teneinde de overgangsperiode naar een nieuwe raamovereenkomst te overbruggen kan, op voorstel van het Bestuur, de overeenkomst verlengd worden met maximaal 3 maal 2 maanden.

MAXIMALE WAARDE VAN DE RAAMOVEREENKOMST

De maximale waarde van de opdracht (over de ganse looptijd) wordt bepaald op € 750.000 excl. BTW. De maximale waarde van de raamovereenkomst werd vastgesteld op basis van de maximaal te bestellen hoeveelheden over alle opdrachten die binnen de raamovereenkomst kunnen worden geplaatst heen.

PLAATSING VAN DE OPDRACHT

UITSLUITING

De inschrijver mag zich niet bevinden in één van de in de artikelen 67 tot en met 69 van de Wet Overheidsopdrachten bedoelde situaties. Dit behelst de verplichte uitsluitingsgronden, de uitsluitingsgronden in verband met fiscale en sociale schulden, en de facultatieve uitsluitingsgronden.

Indien een verplichte uitsluitingsgrond van toepassing is op de inschrijver, moet de inschrijver overeenkomstig art. 70, § 2 Wet Overheidsopdrachten op eigen initiatief in zijn offerte aangeven of hij corrigerende maatregelen heeft genomen die voldoende zijn om zijn betrouwbaarheid aan te tonen ondanks de toepasselijke uitsluitingsgrond.

Voor wat betreft de facultatieve uitsluitingsgronden kan de inschrijver op eigen initiatief in zijn offerte aangeven of hij dergelijke corrigerende maatregelen heeft genomen. Indien de aanbestedende overheid overweegt om een facultatieve uitsluitingsgrond in te roepen, zal zij aan de inschrijver de mogelijkheid bieden om corrigerende maatregelen aan te dragen in de loop van de plaatsingsprocedure, overeenkomstig art. 70, § 3, eerste lid Wet Overheidsopdrachten.

Wanneer de inschrijver corrigerende maatregelen aanvoert, wordt de betrokken inschrijver niet uitgesloten van de plaatsingsprocedure als de aanbestedende overheid het geleverde bewijs toereikend acht.

Deze bepaling is individueel van toepassing op de deelnemers die samen als een combinatie een offerte indienen, alsook op entiteiten op wiens draagkracht de inschrijver een beroep doet met het oog op het voldoen aan de eisen inzake kwalitatieve selectie (zie verder).

De verplichte uitsluitingsgronden zijn ook van toepassing in hoofde van personen die lid zijn van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de inschrijver of daarin vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid hebben.

De inschrijver verklaart door zich in te schrijven dat er geen sprake is van Russische betrokkenheid in de onderneming die hij vertegenwoordigt die de grenzen overschrijdt die zijn vastgesteld in artikel 5 duodecies van Verordening (EU) nr. 833/2014 van de Raad van 31 juli 2014 betreffende beperkende maatregelen in verband met de acties van Rusland die de situatie in Oekraïne destabiliseren, zoals gewijzigd bij Verordening (EU) nr. 2022/578 van de Raad van 8 april 2022.

Bewijsmiddelen m.b.t. de uitsluitingsgronden:

De inschrijver legt overeenkomstig artikel 73 van de Wet een ingevuld en ondertekend Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voor als verklaring dat er geen uitsluitingsgrond op hem van toepassing is.

Eventuele corrigerende maatregelen vermeldt de inschrijver op dit UEA.

Het UEA moet verplicht aan de offerte worden toegevoegd. Het niet toevoegen van het UEA bij de offerte leidt tot de uitsluiting van de offerte.

Zie hieronder voor meer informatie over het UEA.

De aanbestedende overheid kan de inschrijvers tijdens de procedure te allen tijde verzoeken de vereiste ondersteunende documenten betreffende de uitsluitingsgronden geheel of gedeeltelijk in te dienen wanneer dit noodzakelijk is voor het goede verloop van de procedure.

NALEVING VAN MILIEU SOCIAAL EN ARBEIDSRECHT

De ondernemers zijn ertoe gehouden alle toepasselijke verplichtingen op het gebied van het milieu- sociaal en arbeidsrecht na te leven en te doen naleven door elke persoon die handelt als onderaannemer in welke fase ook, en door elke persoon die personeel tewerkstelt voor de uitvoering van de opdracht.

Indien een inbreuk op deze verplichtingen wordt vastgesteld door het bestuur, treft zij zo nodig de maatregelen voorzien door de wetgever.

SELECTIECRITERIA

De inschrijver dient te voldoen aan onderstaande selectiecriteria.

Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen:

De vereisten met betrekking tot de geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen zijn:

- Lid zijn van de Algemene Belgische Schoonmaakunie (ABSU)

De inschrijver bewijst zijn geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen aan de hand van:

- Bewijs van lidmaatschap bij ABSU

Economische en financiële draagkracht:

De minimale vereisten qua economische en financiële draagkracht zijn:

- Het kunnen voorleggen van een bewijs dat de inschrijver een positieve financiële relatie heeft met de bank

De inschrijver bewijst zijn economische en financiële draagkracht aan de hand van:

- een bankverklaring conform het model in bijlage die de toestand van de inschrijver vaststelt

- bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico’s

Technische en beroepsbekwaamheid:

De minimale vereisten qua technische en beroepsbekwaamheid zijn:

- de inschrijver kan aantonen dat hij over een gepast niveau van ervaring beschikt

- de inschrijver kan aantonen dat hij steeds een hoge uitvoeringskwaliteit nastreeft

- de inschrijver kan aantonen dat duurzaam ondernemen reeds geïntegreerd werd in de eigen bedrijfsvoering

De inschrijver bewijst zijn technische en beroepsbekwaamheid aan de hand van:

- een lijst van de voornaamste gelijkaardige diensten (dwz schoonmaak na werken) die gedurende de afgelopen drie jaren werden verricht, met vermelding van hun bedrag, data en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. Van minstens 2 referenties met een minimumbedrag van 40.000 euro en 1 referentie met een minimumbedrag van 90.000 euro wordt een getuigschrift van goede uitvoering, opgesteld en ondertekend door de opdrachtgever, voorgelegd;

- door een beschrijving van de maatregelen die de dienstverlener treft om kwaliteit te waarborgen

- het bewijs dat de onderneming duurzaamheid geïntegreerd heeft in haar bedrijfsvoering. Minstens 2 relevante duurzaamheidsthema’s worden kort besproken. Volgende thema’s kunnen aan bod komen (uiteraard zijn ook andere thema’s toegestaan): maatregelen om energieverbruik te verminderen, afvalbeleid, stimuleren van duurzame mobiliteit (zowel personeel als transport), maatregelen om watergebruik te verminderen, maatregelen om emissies naar de lucht en het oppervlaktewater te verminderen, duurzame aankoopkeuzes, initiatieven m.b.t de circulaire

economie, aandacht voor sociale aspecten in de eigen productie en/of de toeleveringsketen (o.a. werkomstandigheden en sociale bescherming, gezondheid en veiligheid, persoonlijke ontwikkeling en training)

Bewijsmiddelen m.b.t. de selectiecriteria

Voor wat betreft het invullen van deel IV van het UEA moet de inschrijver louter verklaren dat hij voldoet aan de voorgeschreven selectiecriteria. De inschrijver wordt echter wel gevraagd om hoger vermelde bewijsstukken betreffende de selectiecriteria (attesten, referenties en dergelijke) onmiddellijk bij zijn offerte toe te voegen om het goede verloop van de procedure niet in het gedrang te brengen.

Zie verder voor meer informatie over het UEA.

UNIFORM EUROPEES AANBESTEDINGSDOCUMENT

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) wordt door het bestuur zowel als PDF- alsook als XML-bestand ter beschikking gesteld in een ZIP-file op onze website: . xxxxx://xxxxx.xxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.

De ondernemer dient de ZIP-file te downloaden en te bewaren op zijn eigen schijf.

De ZIP-file moet worden “uitgepakt” alvorens het XML bestand kan worden geïmporteerd op de Belgische UEA-portaalsite (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx?xxxxxxx).

Het XML-bestand dient te worden geïmporteerd (met behoud van de door het bestuur ingevulde basisgegevens) en digitaal te worden aangevuld door de ondernemer.

Nadat alle stappen bij het invullen van het UEA doorlopen zijn, moet u onderaan op “overzicht” klikken om vervolgens het document te kunnen downloaden (in beide formaten) en te bewaren op de eigen schijf.

Het UEA moet in pdf formaat verplicht bij uw offerte worden gevoegd op het elektronisch platform.

BELANGRIJK

De inschrijver moet tevens een afzonderlijk UEA indienen met de relevante informatie voor elke onderaannemer of andere entiteit op wiens draagkracht de inschrijver beroep doet. In dat geval zal hij eveneens op zijn eigen UEA moeten aangeven dat hij zich beroept op de draagkracht van anderen.

Wanneer een combinatie van ondernemers (waaronder tijdelijke samenwerkingsverbanden) samen deelnemen aan de procedure, moet voor elk van de deelnemers een afzonderlijk UEA worden ingediend en moet er worden aangeduid welke deelnemer aan de combinatie zal optreden als vertegenwoordiger naar de aanbestedende overheid toe, in deel II.B van het UEA.

Voor meer informatie omtrent het UEA: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxx/xxxxxx?xxxxxxx

GEBRUIK ONDERAANNEMERS EN BEROEP OP DE DRAAGKRACHT

Beroep op draagkracht in het kader van kwalitatieve selectie

De inschrijver kan zich met het oog op de kwalitatieve selectie, beroepen op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten.

In dat geval zijn de volgende regels van toepassing:

1. De inschrijver voegt de nodige documenten toe aan zijn offerte, waaruit de verbintenis van deze onderaannemers of van andere entiteiten blijkt om de voor de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de inschrijver. Een model wordt in bijlage gevoegd.

2. Deze onderaannemers of entiteiten mogen zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden, zoals hoger vermeld onder uitsluitingsgronden.

3. Wanneer de inschrijver een beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten en wanneer die draagkracht bepalend is voor zijn selectie, vermeldt hij in zijn offerte voor welk gedeelte hij een beroep doet op die draagkracht en welke andere entiteiten hij voorstelt.

4. De onderaannemers of entiteiten moeten, in verhouding tot het deel van de opdracht dat zij zullen uitvoeren, voldoen aan de minimumeisen die worden opgelegd in zake financiële en economische draagkracht en/of technische en beroepsbekwaamheid.

5. Indien de inschrijver beroep doet op draagkracht in het kader van studie- en beroepskwalificaties of relevante beroepservaring, is hij verplicht om voor de uitvoering van de opdracht daadwerkelijk beroep te doen op de onderaannemers op wiens draagkracht hij beroep doet. Het inzetten van andere onderaannemers is onderworpen aan de voorafgaande toestemming van de aanbesteder.

Ongeacht het voorgaande blijft de inschrijver als enige aansprakelijk voor de uitvoering van de opdracht.

Onder dezelfde voorwaarden kan een combinatie van inschrijvers zich beroepen op de draagkracht van de deelnemers aan de combinatie of van andere entiteiten.

Onderaanneming

Ook wanneer de inschrijver zich niet beroept op de draagkracht van zijn onderaannemers of andere entiteiten die bepalend is voor zijn selectie, moet hij in zijn offerte vermelden welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en de identiteit van de onderaannemers die hij voorstelt.

De opdrachtnemer is verplicht deze voorgedragen onderaannemers in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbesteder.

ONDERTEKENING VAN HET UNIFORM EUROPEES AANBESTEDINGSDOCUMENT

Indien de inschrijver in de eerste fase van de procedure zijn kandidaatstellingsdossier niet elektronisch heeft ondertekend door middel van een indieningsrapport, moet hij bij het indienen van zijn offerte het UEA opnieuw toevoegen aan zijn offerte en samen met de andere offertedocumenten elektronisch tekenen door middel van het indieningsrapport (zie ook verder onder Ondertekening en Indiening van de offertes).

SELECTIE

Wanneer de inschrijver in zijn kandidaatstelling een beroep heeft gedaan op de draagkracht van andere entiteiten en die draagkracht bepalend is geweest voor zijn selectie, vermeldt hij in zijn offerte nogmaals voor welk gedeelte hij een beroep doet op die draagkracht en welke andere entiteiten hij voorstelt. Deze moeten overeenstemmen met de vermeldingen in de kandidaatstelling.

VARIANTEN

Vrije variant

Het indienen van vrije varianten is verboden

OPTIES

Vrije opties

Het indienen van vrije opties is verboden

VORM, INHOUD, ONDERTEKENING, INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTES

Vorm

De inschrijver maakt zijn offerte op en vult de inventaris in door middel van de bij het bestek bijgevoegde formulieren.

Indien hij deze op andere documenten maakt dan op de voorziene formulieren, dan draagt de inschrijver de volledige verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem gebruikte documenten met deze van het bestuur.

Het offerteformulier wordt zowel in Word als in PDF versie ter beschikking gesteld. In geval van betwisting wordt de PDF versie als enige originele versie beschouwd.

Inhoud

De offerte bestaat uit volgende stukken:

1. Het ingevulde offerteformulier volgens het model dat ter beschikking wordt gesteld

2. De nodige documenten (authentieke of onderhandse volmachten, statuten, …) die aantonen dat de offerte werd getekend door een persoon (of personen) die de onderneming wettelijk kan (of kunnen) verbinden;

3. Het behoorlijk ingevuld Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA voor de inschrijver en voor de onderaannemers of andere entiteiten op wiens draagkracht de inschrijver zich beroept, en voor alle deelnemers aan de combinatie zonder rechtspersoonlijkheid);

4. De gevraagde documenten ter beoordeling van de selectiecriteria en duurzaamheid;

5. De gevraagde documenten ter beoordeling van de gunningscriteria;

6. De gevraagde documenten indien er beroep wordt gedaan op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten.

7. De inschrijver vermeldt welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven. Hij voegt een lijst bij van de onderaannemers met vermelding van hun identiteit

8. Eventuele andere in het bestek of het offerteformulier gevraagde of door de inschrijver noodzakelijk geachte bijlagen.

Indiening van de offertes

Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen per opdracht.

Wanneer?

Limietdatum: 03-09-2024

Limietuur: 11.00 uur

Deze limietdatum en het limietuur zijn bepalend voor de tijdige indiening door de inschrijvers. Elke offerte die op of na dit tijdstip toekomt, wordt als laattijdig beschouwd. Laattijdige offertes worden niet aanvaard.

Hoe?

De offertes moeten elektronisch worden ingediend via het Belgische e-Procurement platform xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx , aangeboden door de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning.

Belangrijk!

o Gelieve erop toe te zien dat u bij het indienen van uw offerte ALLE stappen heeft doorlopen! Vergeet na het opladen en ondertekenen van uw dossier niet om het dossier te VERZENDEN. Daarvoor dient u op de knop verzenden te drukken! De offerte wordt pas hierna verzonden naar de aanbesteder en krijgt dan de status Verzonden.

o Gelieve indien u vragen heeft omtrent het gebruik van het platform of problemen ondervindt met het opladen van uw dossier, rechtstreeks contact op te nemen met de helpdesk van e- Procurement via Helpdesk e-Procurement | BOSA (xxxxxxx.xx) of het Helpcentrum te raadplegen xxxxx://xxxx.xxxxxxx-xxx.xxx/xxxxxxxxxxxx?xxxxxxxx_xx_xxxx .

o Gelieve in de bestandnaam van uw documenten steeds het dossiernummer en de naam van het document te vermelden – probeer echter de benaming zo kort mogelijk te houden:

bv. QOP24_3084_OFF

Ondertekening

Hoe?

De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, ingediend via e-tendering, elektronisch moet worden ondertekend met een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening.

Een gescande handtekening is onvoldoende!

Een gekwalificeerde elektronische handtekening kan op 3 manieren geplaatst worden:

 Tekenen met eID: de bevoegde persoon tekent de offerte met de elektronische identiteitskaart.

 eToken-methode: Ondertekenen met een certificaat: de inschrijver koopt een gekwalificeerd certificaat bij een (private) certificatiedienstverlener: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxxx/x- procurement/gekwalificeerde-certificaten-van-private-actoren

 Tekenen met eigen software en token (3rd Party-methode): ondertekenen met een ander certificaat en externe software.

Opm.: voor buitenlandse ondernemingen mag het certificaat niet op naam van de rechtspersoon staan. Overeenkomstig EU-Verordening 910/2014 (eIDAS-verordening) kan dit immers geen bindende elektronische ondertekening van de offerte voortbrengen.

Voor rechtspersonen in België gevestigd is dit daarentegen wel het geval, op basis van art. XII.25. §3 Wetboek Economisch Recht.

Waar?

De elektronische handtekening dient globaal te worden geplaatst op het indieningsrapport in e- tendering.

Wie?

De offertes die namens een rechtspersoon worden ingediend, moeten ondertekend zijn door de personen die bevoegd zijn om de vennootschap te vertegenwoordigen, met bijvoeging van de stukken waaruit hun bevoegdheid blijkt. Deze vertegenwoordigingsbevoegdheid kan blijken uit de statuten van de vennootschap of uit een bijzondere volmacht.

In geval van indiening van een offerte door een combinatie van ondernemingen, moet voor elke deelnemer aan de combinatie een elektronische handtekening geplaatst worden door een bevoegd persoon of bevoegde personen.

Waarom?

Door in te schrijven op deze opdracht verbindt de inschrijver zich tot de uitvoering van de in dat bestek beschreven opdracht, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden ervan.

In geval van indiening van een offerte door een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid verbindt elke deelnemer aan de combinatie zich hoofdelijk.

Opening van de offertes

Openingsdatum van de offertes: 03-09-2024 om 11.00 uur

Er is geen openbare openingszitting. Van de openingszitting wordt steeds een proces-verbaal (PV) opgesteld.

In het elektronische PV worden de elektronische offertes van alle inschrijvers automatisch opgenomen.

Bij een open procedure zal het PV voor iedereen raadpleegbaar zijn. Na publicatie vindt u het PV terug op hoger vermeld platform in e-Tendering bij de dossiers waaraan u hebt deelgenomen.

TAALGEBRUIK

Alle documenten in verband met deze opdracht worden in het Nederlands opgesteld.

VERBINTENISTERMIJN VAN DE OFFERTE

De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, die een aanvang neemt de dag na de uiterste indieningsdatum van de offertes.

PRIJS

Prijsvaststelling

Deze opdracht is een opdracht tegen prijslijst: opdracht waarbij de eenheidsprijzen voor de verschillende posten forfaitair zijn en de hoeveelheden, voor zover er hoeveelheden voor de posten worden bepaald, worden vermoed of worden uitgedrukt binnen een vork. De posten worden verrekend op basis van de werkelijk bestelde en gepresteerde hoeveelheden

Prijsopgave

 De eenheidsprijzen en de totale prijzen voor iedere post van de inventaris moeten worden opgegeven met inachtneming van de betrekkelijke waarde van die post ten opzichte van het totale bedrag van de offerte. Al de algemene en financiële onkosten alsook de winsten moeten over de onderscheiden posten, in verhouding tot hun belangrijkheid, worden verdeeld.

 De offerte moet opgemaakt worden in euro.

 Alle sommen van de posten van de inventaris worden naar de cent afgerond.

 Alle heffingen welke de opdracht belasten met uitzondering van de BTW vallen ten laste van de inschrijver en worden verondersteld te zijn begrepen in de eenheidsprijzen en de globale prijzen van de opdracht.

 De BTW moet afzonderlijk worden vermeld om bij de prijs te worden gevoegd.

Elementen die in de prijs zijn inbegrepen

Alle kosten, metingen en prestaties die inherent zijn aan de uitvoering van de opdracht, met name:

 De administratie en het secretariaat

 De verplaatsing, het vervoer, de verzekering

 De documentatie die met de diensten verband houdt

 De levering van documenten of stukken die inherent zijn aan de uitvoering

 De verpakkingen

 De voor het gebruik noodzakelijke opleiding/vorming

 In voorkomend geval, de maatregelen die door de wetgeving inzake de veiligheid en de gezondheid van de werknemers worden opgelegd voor de uitvoering van hun werk

 De eventuele opleveringskosten (met inbegrip van de keuringen)

 Kosten voor opmaak van offertes voor de deelopdrachten

Prijs- of kostenonderzoek

Op verzoek van de aanbesteder verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken.

De aanbesteder kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt.

De ingewonnen inlichtingen mogen door het bestuur voor andere doeleinden dan hoger vermeld onderzoek worden gebruikt.

GUNNING VAN DE OPDRACHT

Het bestuur wenst een raamovereenkomst te sluiten met maximaal 5 dienstverleners. Deze worden tijdens de duur van de overeenkomst steeds alle 5 aangeschreven voor het indienen van een offerte voor de uitvoering van een deelopdracht (mini-competitie).

De raamovereenkomst wordt gesloten met de eerste 5 inschrijvers. De rangschikking gebeurt op basis van de beoordeling volgens de hierna beschreven gunningscriteria.

De prijsvraag voor de deelopdrachten bevat steeds de nodige informatie over het project en er wordt een plaatsbezoek ingepland. De dienstverleners krijgen steeds 2 weken voor het indienen van een offerte.

Gunningscriteria voor de raamovereenkomst

De aanbesteder zal de economisch meest voordelige offertes vaststellen rekening houdende met de beste prijs-kwaliteitsverhouding die als volgt wordt ingevuld:

1. Kwaliteit van de aangeboden dienstverlening (50 punten)

2. Bedrag van de offerte (50 punten)

1. Kwaliteit van de aangeboden diensten (50 punten)

Om de kwaliteit van de dienstverlening te beoordelen, dient de inschrijver een plan van aanpak toe te voegen aan zijn offerte. In dit plan van aanpak moeten volgende vragen beantwoord worden:

a. Hoe gebeurt de aansturing van de medewerkers?

b. Hoeveel medewerkers kunnen er per opdracht ingezet worden?

c. Hoe wordt het personeel begeleid en gemotiveerd gedurende de uitvoering van de opdracht?

d. Hoe zorgt de inschrijver ervoor dat de opdrachten duidelijk en correct worden gecommuniceerd naar het uitvoerend personeel?

e. Hoe kan de inschrijver garanderen dat steeds een hoge uitvoeringskwaliteit wordt nagestreefd?

f. Hoe organiseert de inschrijver zijn eigen controle op de uitvoering?

g. Hoe gaat de inschrijver om met wijzigingen in de planning?

h. Hoe gaat de inschrijver om met calamiteiten (vb. ziekte personeel, defect van hulpmiddelen) tijdens de uitvoering en hoe worden deze opgevangen zodat de planning en kwaliteit van de uitvoering zo goed mogelijk gerespecteerd kan worden?

De antwoorden moeten zo gedetailleerd en concreet mogelijk geformuleerd worden en gestaafd worden door middel van voorbeelden van de huidige manier van werken.

De antwoorden op de vragen worden zowel inhoudelijk als ten opzichte van elkaar beoordeeld. Elk antwoord krijgt een score volgens de waarderingsschaal hieronder.

Score 0: antwoord zonder meerwaarde

Score 1: antwoord met minimale meerwaarde Score 2: antwoord met meerwaarde

Score 3: antwoord met beduidende meerwaarde

De behaalde scores worden opgeteld en met de regel van 3 omgezet naar een maximaal puntentotaal van 50.

Inschrijvers moeten minstens 20 op 50 punten behalen om in aanmerking te komen voor gunning van de raamovereenkomst.

2. Bedrag van de offerte (50 punten)

Voor dit criterium wordt een totaalbedrag berekend op basis van de uurtarieven die opgegeven zijn in het offerteformulier: som van 60% uurtarief schoonmaak en 40% uurtarief glasbewassing.

De inschrijver met het laagste totaalbedrag krijgt het maximum aantal punten (50 punten), de inschrijver(s) met het dubbele van het laagste bedrag of hoger krijgt(en) 0 punten. De overige inschrijvers krijgen punten gebaseerd op een lineaire verhouding:

Punten = max. punten – (inschrijvingsbedrag – laagste inschrijvingsbedrag) x max. punten

Laagste inschrijvingsbedrag

Gunningscriteria voor de deelopdrachten (mini-competitie)

De gunningscriteria voor de toewijzing van de individuele deelopdrachten met geraamde waarde vanaf 30.000 euro excl. BTW zijn als volgt vastgesteld:

1. Bedrag van de deelopdracht

2. Uitvoeringstermijn van de deelopdracht

UITVOERING VAN DE OPDRACHT

UITVOERINGSTERMIJN VAN DE DEELOPDRACHT (artikel 147 KB Uitvoering)

Zie deel 2: Technische Bepalingen

PLAATS VAN DIENSTVERLENING (artikel 149 KB Uitvoering)

De diensten moeten aan het bestuur geleverd worden in diverse gebouwen van KU Leuven.

LEIDING EN CONTROLE OP DE UITVOERING (artikel 11, 39 KB Uitvoering)

Leidend ambtenaar, Xxxxxxx Xxxxx, directeur Technische Diensten, bijgestaan door, - Xxxxxx Xxxxxxx, hoofd Facilitaire Diensten,

- Xxx Xxxxx, hoofd Schoonmaak

- Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, aankoper

zijn belast met de leiding van en de controle op de uitvoering van de opdracht.

ONDERAANNEMERS (artikel 12 KB Uitvoering)

De opdrachtnemer blijft aansprakelijk ten opzichte van het bestuur wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. Het bestuur heeft geen enkele contractuele band met die derden.

Het bestuur kan steeds eisen dat de onderaannemers van de opdrachtnemers, op welke plaats in de onderaannemingsketen zij ook optreden en in verhouding tot het deel van de opdracht dat zij uitvoeren, voldoen aan de minimumeisen in zake technische en beroepsbekwaamheid die de opdrachtdocumenten opleggen.

De opdrachtnemer blijft in elk geval de enige verantwoordelijke tegenover het bestuur.

In volgende gevallen is de opdrachtnemer verplicht om beroep te doen op bepaalde onderaannemers en is het gebruik van andere onderaannemers onderworpen aan de uitdrukkelijke toestemming van de aanbesteder:

1. Wanneer de opdrachtnemer voor zijn kwalitatieve selectie beroep heeft gedaan op de draagkracht van bepaalde onderaannemers

2. Wanneer de opdrachtnemer in zijn offerte bepaalde onderaannemers heeft voorgedragen

Inschakelen van onderaannemers zonder deze toestemming kan aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen.

VERTROUWELIJKHEID

De informatie die de aanbesteder in het kader van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld.

De opdrachtnemer dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de beschikbaar gestelde informatie, de gegevens en de onderzoeksresultaten te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er toegang toe heeft.

De opdrachtnemer dient in zijn contracten met de onderaannemers eveneens deze verplichtingen in zake vertrouwelijkheid over te nemen.

De opdrachtnemer die de opdracht als referentie wil gebruiken, kan dit op voorwaarde van voorafgaande goedkeuring door de dossierbeheerder.

VERZEKERINGEN (artikel 24 KB Uitvoering)

De inschrijver sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. De inschrijver zal het bewijs leveren, dat de personeelsleden van het bestuur als derden beschouwd worden in de zin van zijn verzekeringspolis "Burgerlijke aansprakelijkheid Uitbating"

Door zich in te schrijven op deze opdracht, verklaart de opdrachtnemer dat hij binnen een termijn van 30 dagen volgend op het sluiten van de opdracht, de gevraagde verzekeringscontracten is aangegaan.

Xxxxxxx dit tijdens de uitvoering van de opdracht wordt gevraagd, levert de opdrachtnemer het bewijs dat de vervallen premies werden betaald.

Het bestuur behoudt zich het recht voor inzage te nemen van de verzekeringspolissen van de opdrachtnemer en de uitvoering van deze opdracht afhankelijk te stellen van de vorm en de modaliteiten van deze polissen.

BORGTOCHT (artikelen 25 tot en met 33 KB Uitvoering)

Borgtocht voor de deelopdrachten

Er wordt slechts een borgtocht geëist indien de uitvoeringstermijn van de deelopdrachten 45 kalenderdagen of het bedrag van 50.000 euro overschrijdt.

In dit geval wordt de borgtocht vastgesteld op 5 % van het opdrachtbedrag, exclusief B.T.W.

Het bewijs van de borgstelling moet binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht worden bezorgd aan de Directie Technische Diensten, Dienst Aankoop van de KU Leuven, Xxxxxx xx Xxxxxxxx 00X, xxx 0000, 0000 Xxxxxxxx.

Alle aanvragen tot opening van een nieuw dossier moeten bij de Deposito- en Consignatiekas gebeuren via het passende formulier, online beschikbaar op deze site xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx#x0 . Voor meer informatie kan u terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas

De vrijgave gebeurt na de definitieve oplevering van de deelopdracht, tenzij andersluidende bepaling in de opdrachtdocumenten.

De opdrachtnemer dient de vrijgave te vragen.

WIJZIGINGEN TIJDENS DE UITVOERING

Prijsherziening

De prijzen vastgelegd binnen deze overeenkomst worden éénmaal per jaar herzien, met name op de verjaardag van de uiterste indieningsdatum van de definitieve offerte.

De herziening wordt bepaald op basis van volgende formule:

p = P (0,80 s/S + 0,20)

In de term s/S is:

 S = het gemiddeld uurloon, van kracht tien dagen voor de uiterste indieningsdatum van de definitieve offerte

 s = het gemiddeld uurloon, voor de berekening van de eerste index, het indexcijfer met betrekking tot de 10de maand na de uiterste indieningsdatum van de definitieve offerte en voor alle daaropvolgende berekeningen, het indexcijfer met betrekking tot de 12de maand na de kalendermaand van de vorige index.

s-waarde = gemiddeld uurloon van het bevoegde paritair comité van de opdrachtnemer.

Indien de s-waarde niet publiek te raadplegen is, zal de opdrachtnemer de nieuwe s-waarde uiterlijk 2 maanden voor de start van de nieuwe herziening bezorgen aan het bestuur.

Deelopdrachten die voor de verjaardag van de overeenkomst besteld werden en pas erna uitgevoerd worden, zijn slechts vatbaar voor de herzieningscoëfficiënt die van kracht is op datum van de bestelling.

Heffingen die een weerslag hebben op het opdrachtbedrag

Heffingen die een weerslag hebben op de opdrachtprijs kunnen aanleiding geven tot een aanpassing van deze prijs mits voldaan is aan volgende cumulatieve voorwaarden:

1. de wijziging van de heffing moet effectief in werking zijn getreden na de 10e dag voor de uiterste datum van ontvangst van de offertes. Heffingen die reeds eerder waren in werking getreden kunnen geen aanleiding geven tot herziening;

2. de wijziging in de opdrachtprijs ingevolge de xxxxxxxxx mag niet reeds opgevangen worden via een eventuele prijsherzieningsformule (rechtstreeks of onrechtstreeks via een index)

De herziening geldt zowel bij een verhoging van de heffingen als bij een verlaging van de heffingen.

De opdrachtprijs zal dan overeenkomstig worden aangepast, tenzij u bij verlaging van de heffingen het uitdrukkelijke bewijs voorlegt dat u desbetreffende heffingen tegen de oude (hogere) aanslagvoet heeft betaald. In dat geval wordt de prijs niet naar beneden bijgesteld overeenkomstig de nieuwe lagere heffingen.

Met het oog op de toepassing van de betrokken herziening moet u een becijferde en gerechtvaardigde eis in de zin van artikel 38/15 KB Uitvoering indienen binnen de in dat artikel voorziene termijn van uiterlijk 90 dagen volgend op de datum van betekening van het PV van (voorlopige) oplevering.

Onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de opdrachtnemer

Wanneer het contractueel evenwicht van de opdracht wordt ontwricht in het nadeel van de opdrachtnemer door omstandigheden die vreemd zijn aan de aanbesteder en die redelijkerwijze niet voorzienbaar waren bij de indiening van de offerte, die niet konden worden ontweken en waarvan de gevolgen niet konden worden verholpen niettegenstaande de dienstverlener al het nodige daartoe heeft gedaan, kan de dienstverlener aanspraak maken op volgende herziening nl.:

- termijnverlenging

- bij een zeer belangrijk nadeel, een andere vorm van herziening (bv. schadevergoeding) of verbreking van de opdracht.

Wanneer het contractueel evenwicht wordt ontwricht in het voordeel van de opdrachtnemer om welke omstandigheden ook die vreemd zijn aan de aanbesteder kan de opdracht worden herzien:

- hetzij door een inkorting van de uitvoeringstermijnen in hoofde van de opdrachtnemer;

- hetzij wanneer er sprake is van een zeer belangrijk voordeel in hoofde van opdrachtnemer, door een andere vorm van herziening of verbreking van de opdracht ten voordele van de aanbesteder.

Het door de opdrachtnemer geleden nadeel of genoten voordeel wordt geacht de drempel van het zeer belangrijk nadeel/voordeel te bereiken:

 als het nadeel of voordeel ten minste 15% bedraagt van het initiële opdrachtbedrag

Gelden niet als onvoorziene omstandigheden: de normale en abnormale koersschommelingen van vreemde munten t.o.v. de euro, wanneer de opdrachtnemer een deel van zijn materialen of producten moet aankopen in deze vreemde munten. Ten einde zich tegen deze risico’s in te dekken moet de opdrachtnemer, die dergelijke aankopen in vreemde munten moet verrichten, onmiddellijk na de betekening van de gunning van de opdracht, bij een financiële instelling een wisseltermijncontract sluiten waarbij hij de vereiste vreemde deviezen aankoopt op termijn. Hij moet de kostprijs van deze wisseltermijncontracten in zijn eenheidsprijs verwerken.

Motivering afwijking: dit artikel verplicht de opdrachtnemer zich in te dekken tegen wisselkoersrisico’s. Derhalve kan dit risico niet meer ingeroepen worden als onvoorziene omstandigheid, die aanleiding geeft tot schadevergoeding. Zowel het bestuur als de opdrachtnemer hebben er alle belang bij dit risico uit te schakelen.

Feiten van de aanbesteder en van de opdrachtnemer

Wanneer de aanbesteder ten gevolge van nalatigheden, vertragingen of welke feiten ook ten laste van de dienstverlener een nadeel lijdt, kan een herziening van de opdracht worden doorgevoerd die kan bestaan uit één of meer van volgende maatregelen:

- de aanpassing van de contractuele bepalingen inclusief de inkorting van de uitvoeringstermijnen;

- een schadevergoeding:

- de verbreking van de opdracht.

Wanneer de dienstverlener ten gevolge van nalatigheden, vertragingen of welke feiten ook ten laste van de aanbesteder een nadeel lijdt, kan een herziening van de opdracht worden doorgevoerd die kan bestaan uit één of meer van volgende maatregelen:

- de aanpassing van de contractuele bepalingen inclusief de verlenging van de uitvoeringstermijn

- een schadevergoeding;

- de verbreking van de opdracht.

Xxxxxxxxx op bevel van de aanbesteder

De opdrachtnemer heeft recht op een schadevergoeding voor de schorsingen op bevel van de aanbesteder onder volgende cumulatieve voorwaarden:

1. de schorsing overschrijdt in totaal 1/20 van de uitvoeringstermijn en minstens 10 werkdagen of 15 kalenderdagen naargelang

2. de schorsing is niet het gevolg van ongunstige weersomstandigheden

3. de schorsing vindt plaats binnen de uitvoeringstermijn van de opdracht

Vervanging van de opdrachtnemer bij faillissement

In geval van faillissement van de dienstverlener kan de opdracht overgedragen worden naar een door de curator voorgestelde onderneming, bijvoorbeeld naar de onderaannemers.

NAZICHT VAN DE DIENSTEN EN OPLEVERING (artikel 150 en 156 KB Uitvoering)

De diensten die het voorwerp van de opdracht uitmaken worden aan controles onderworpen teneinde vast te stellen of zij beantwoorden aan de voorschriften van de opdrachtdocumenten. Het bestuur beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf de volledige of gedeeltelijke beëindiging van de diensten om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen.

Bij het verstrijken van vermelde verificatietermijn zal al naargelang een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering worden opgesteld.

Indien de opdrachtnemer bij het verstrijken van de verificatietermijn geen proces-verbaal heeft ontvangen, zal het verstrijken van de verificatietermijn gelden als stilzwijgende oplevering.

AANSPRAKELIJKHEID VAN DE OPDRACHTNEMER (artikel 152 en 153 KB Uitvoering)

De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, inzonderheid in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere ter uitvoering van de opdracht door hem voorgelegde stukken.

FACTURATIE – BETALING (artikel 160 KB Uitvoering)

De opdrachtnemer stuurt zijn factuur verhoogd met de BTW, aan het facturatieadres vermeld op de bestelbon.

De betaling geschiedt binnen een termijn van 30 kalenderdagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn zoals bedoeld in artikel 150 (supra) en na ontvangst van een regelmatige factuur en goedkeuring van de prestatie. De factuur dient conform te zijn met volgende vereisten:

- BTW nummer opdrachtgever

- Prijs en BTW percentage

- Een gedetailleerde omschrijving van het gefactureerde

- Het bestelbonnummer

E-invoicing: nieuw KB van toepassing voor het versturen van facturen !

Ingevolge het KB van 9 maart 2022 tot vaststelling van de modaliteiten aangaande de verplichting voor de ondernemers op het gebied van de elektronische facturering in het kader van overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten (BS 31 maart 2022), worden opdrachtnemers verplicht om hun facturen elektronisch te versturen naar aanbestedende overheden.

Facturatie aan KU Leuven

De mogelijkheden om de factuur elektronisch (via XML) aan te leveren aan KU Leuven (i.e.

KU Leuven Universiteit en KU Leuven Research & Development) worden hierna beknopt opgesomd.

Let op: deze bepalingen gelden enkel voor de onder KU Leuven ressorterende sub-entiteiten, nl.

KU Leuven Universiteit (KULC) én KU Leuven Research & Development (LRD) en zijn aldus niet van toepassing voor de facturen gericht aan UZ Leuven of voor eventueel andere deelnemende instellingen. De opdrachtnemer dient hiervoor verder af te stemmen met UZ Leuven of met de andere instelling(en).

Elektronische facturen aan KU Leuven kunnen op de volgende wijzen aan KULC en/of LRD worden aangeleverd:

1. In XML-formaat via het e-invoicing platform van Basware NV: dit is mogelijk ongeacht aan welk elektronisch facturatie-adres van KU Leuven de factuur wordt gericht, i.e. de XML-tag “endpointID” kan het GLN-nummer van KU Leuven (zie verder), het KBO-nummer, of het BTW nummer bevatten.

2. In XML-formaat via het OpenPeppol netwerk

ook dit kan, ongeacht aan welk elektronisch facturatie-adres van KU Leuven de factuur wordt gericht, i.e. de XML-tag “endpointID” kan het GLN-nummer van KU Leuven (zie verder), het KBO-nummer, of het BTW-nummer bevatten.

3. via het Basware web portaal van KU Leuven (key in)

enkel indien het niet mogelijk is om de factuur aan KU Leuven aan te leveren conform de 2 bovenstaande mogelijkheden

*GLN (Global Location Number): Voor KU Leuven is het belangrijk om een onderscheid te kunnen maken tussen de twee deelentiteiten. Teneinde dit onderscheid mogelijk te maken, voorziet KU Leuven in een unieke GLN per sub-entiteit. Indien de verzender in de systeemtechnische mogelijkheid is om het GLN-nummer op te nemen in de XML, kunnen de volgende GLN-nummers gebruikt worden:

5430000592017 = KU Leuven Universiteit

5430000592024 = KU Leuven Research & Development (LRD)

Verplichte vermeldingen op de factuur

Het is van belang dat – naast de wettelijk verplichte factuurvermeldingen - de factuur steeds het bestelbonnummer van KU Leuven (KULC of LRD) bevat. Dit bestelbonnummer dient in de XML te worden opgenomen in het veld “orderreferenceID”.

Kosten en voorwaarden verbonden aan de facturatie aan KU Leuven

KU Leuven komt in geen enkel geval tussen in de kost die de opdrachtnemer draagt voor het elektronisch versturen van facturen (m.n. kosten voor de systeemtechnische opzet en/of transactiekosten voor het elektronisch versturen van facturen).

De opdrachtnemer waakt erover dat de elektronische factuur vrij is van virussen, macro’s of andere schadelijke instructies. Bestanden die aangetast zijn door virussen, xxxxx’x of andere schadelijke instructies kunnen als niet ontvangen worden beschouwd.

VOORSCHOTTEN (artikel 67 KB Uitvoering)

Voorschotten worden niet toegestaan.

ACTIEMIDDELEN VAN DE AANBESTEDER (artikel 44 tot 49 KB Uitvoering)

Straffen

Elke gebrekkige uitvoering waarvoor geen specifieke straf is voorzien, geeft aanleiding tot een algemene straf.

Een algemene straf is eenmalig of dagelijks en het bedrag ervan wordt berekend volgens artikel 45,

§2, 1° en 2° van het KB Uitvoering.

De aanbesteder is gerechtigd de straffen zoveel malen toe te passen als de inbreuk is gepleegd. De aanbesteder is gerechtigd dit aantal malen ambtshalve vast te stellen, wanneer het door de schuld van de opdrachtnemer niet juist kan worden bepaald.

Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt een straf toegepast gelijk aan de betreffende straf, zoals hierboven bepaald, vermenigvuldigd met het aantal malen dat deze inbreuk werd vastgesteld.

Deze afwijking wordt gemotiveerd doordat anders geen adequate bestraffing van een recidiverende opdrachtnemer mogelijk is.

Specifieke straffen

Sleutels

Meer informatie omtrent de straffen van toepassing op de sleutels kan u terug vinden in deel 2 technische bepalingen in D. Huisregels en afspraken -2. Sleutels.

Vertragingsboetes

De vertragingsboetes zijn onafhankelijk van de in artikel 45 bedoelde straffen. Zij zijn eisbaar zonder ingebrekestelling door het eenvoudig verstrijken van de uitvoeringstermijn en zonder opstelling van een proces-verbaal. Het bedrag van deze boete wordt berekend overeenkomstig art. 154, eerste alinea van het KB Uitvoering, zonder de BTW op te nemen in de berekeningsbasis.

Ambtshalve maatregelen

Veiligheid en milieu

Indien de opdrachtgever gedurende de looptijd van de raamovereenkomst voor dezelfde dienstverlener meer dan tweemaal een vaststelling opmaakt van een onveilige situatie, dan is de opdrachtgever bevoegd de opdracht eenzijdig te verbreken. In dat geval kan de opdrachtgever het geheel van de borgtocht als forfaitaire schadevergoeding verwerven, of bij gebrek aan borgstelling een equivalent bedrag.

De dienstverlener wordt in dit geval ook uitgesloten voor verdere deelname aan de raamovereenkomst.

VERTROUWELIJKHEID VAN BEPAALDE GEGEVENS

De aanbestedende instantie en elke persoon die, in het kader van zijn functie of van de hem toevertrouwde opdrachten, kennis heeft van vertrouwelijke informatie over een opdracht of die hem, in het kader van het plaatsen en de uitvoering van de opdracht, door de kandidaten, inschrijvers, aannemers, leveranciers of opdrachtnemers werd verstrekt, mogen die informatie niet bekendmaken. Deze informatie heeft meer bepaald betrekking op de technische of commerciële geheimen en op de vertrouwelijke aspecten van de offertes.

Opmerking:

De KU Leuven maakt deel uit van de Associatie KU Leuven, een samenwerkingsverband tussen Vlaamse instellingen voor hoger onderwijs. Voor haar aankopen werkt zij nauw samen met deze instellingen en enkele andere preferentiële partners.

De contractuele voorwaarden die met de gekozen inschrijver worden overeengekomen kunnen dan ook door de KU Leuven aan de instellingen van de Associatie en aan haar preferentiële partners ter informatie worden meegedeeld.

De partijen zullen de Europese Verordening 2016/679 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de hierop aansluitende Belgische wetgeving respecteren en zullen hierbij in het bijzonder :

 personeel onderwerpen aan de gepaste confidentialiteitsclausules;

 passende beveiligingsmaatregelen nemen;

 elkaar bijstand verlenen in geval van gegevenslekken, vereiste gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en het uitoefenen van rechten door betrokkenen;

 op het einde van de verwerking de data teruggeven of wissen conform de gemaakte afspraken op dat ogenblik;

 in geval van mogelijke onderaanneming ook daar de nodige maatregelen opleggen aan de onderaannemer.

GESCHILLEN

Bij gebrek aan een minnelijke schikking zullen uitsluitend de rechtbanken van Leuven bevoegd zijn om geschillen in verband met de gunning en de uitvoering van deze opdracht te vonnissen.

Het Belgisch recht is van toepassing op deze opdracht. In geval bepalingen van deze opdracht strijdig zijn met het Belgisch recht, dan zullen deze bepalingen als nietig worden beschouwd, maar zal de opdracht in zijn geheel geldend blijven.

DEEL 2. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN

DEEL 2. TECHNISCHE BEPALINGEN

Inhoudsopgave

A. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT 25

1. Opdrachtbeschrijving 25

2. Resultaatsverwachting 25

3. Verloop van de dienstverlening 25

4. Prijsopbouw 26

B. BIJKOMENDE GEGEVENS EN VEREISTEN VAN DE OPDRACHT 27

1. Organisatie van de dienstverlener 27

2. Werktijden voor uitvoering 27

3. Communicatie 27

4. Afspraken 27

5. Controle van de dienstverlening 28

6. Voorzieningen door de opdrachtgever 28

7. Gebruik van lokale faciliteiten 29

8. Nutsvoorzieningen 29

9. Hulpmiddelen 29

C. STRUCTUUR EN SCHOONMAAKORGANISATIE VAN DE OPDRACHTGEVER 30

1. Organisatie 30

2. Toezicht 30

3. Beleid 30

D. HUISREGELS EN AFSPRAKEN 31

1. Huisregels opdrachtgever 31

2. Xxxxxxxx 00

3. Openen en sluiten lokalen 31

4. Verlichting 31

5. Roken / Pauzes 32

6. Geheimhouding informatie opdrachtgever 32

7. Fotograferen en filmen 32

E. PERSONEEL EN ORGANISATIE VAN DE DIENSTVERLENER 33

1. Organisatie 33

2. Taal 33

3. Leidinggevende 33

4. Medewerkers 33

5. Herkenbaarheid en houding 34

6. Instructie 34

7. Meldingsplicht - Afwezigheden 34

8. Onderaannemer 34

F. VEILIGHEID EN MILIEU 35

1. Veiligheid 35

2. Reglement voor dienstverlening door externe opdrachtnemers 35

3. Veiligheidsplan 35

4. Kosten voor veiligheidsmaatregelen 36

5. Instructie van werknemers van de dienstverlener 36

6. Bedrijfshulpverlening 36

7. Ongevallenmelding 36

8. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 00

0. Xxxxxxxxxx 36

10. Schadelijke en milieubelastende voorwerpen of stoffen 36

G. BIJLAGEN 37

1. Bijlage 1 – Voorbeeld van prijsvraag deelopdracht 37

A. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT

1. Opdrachtbeschrijving:

De opdrachtgever wenst een raamovereenkomst met meerdere dienstverleners af te sluiten voor uitvoering van schoonmaakwerkzaamheden bij nieuwbouw- renovatieprojecten in diverse gebouwen van KU Leuven, conform de bepalingen van het bestek.

De raamovereenkomst dient als kader voor verschillende toekomstige deelopdrachten.

Per deelopdracht worden de weerhouden dienstverleners, enkele weken voor uitvoering van de opdracht, uitgenodigd tot het indienen van een offerte. Er wordt per deelopdracht een aparte bestelbon overgemaakt. Zie verder onder “Verloop van de dienstverlening”.

De werkzaamheden dienen kwalitatief goed (zoals omschreven onder “Resultaatsverwachting” en zoveel mogelijk volgens de afgesproken planning plaats te vinden. Hierbij is een optimale onderlinge communicatie van groot belang, zodat er gezamenlijk voor kan worden gezorgd dat de werkzaamheden volledig en efficiënt kunnen worden uitgevoerd.

2. Resultaatsverwachting:

Als kwaliteitsniveau moet een volledig stof- en vlekvrij resultaat zonder verstoringen worden afgeleverd. Dit betekent dat bij het einde van de schoonmaakwerkzaamheden alles volledig proper en vrij van afval moet zijn, zonder achterlating van krassen, strepen, aflopen van water, methodefouten, enz.

Alle lijmresten, verfspatten, kalksporen en andere vlekken moeten verwijderd zijn, zelfs van vloeren waar bescherming op aangebracht was.

Alle vloeren dienen te worden gereinigd volgens de gangbare schoonmaaknormen en klaar voor inhuizing en dagelijkse schoonmaak, conform afspraken die per werf zullen worden gemaakt.

3. Verloop van de dienstverlening:

De opdrachtgever zal een raamovereenkomst sluiten met meerdere dienstverleners (maximum 5) die gedurende de duur van het contract zullen worden aangeschreven voor het indienen van een offerte voor nieuwe deelopdrachten (mini-competitie – zie ook Administratieve bepalingen, gunning).

Deze prijsvraag zal de nodige informatie over het project bevatten (bij wijze van voorbeeld, zie Bijlage 1 – Voorbeeld van prijsvraag deelopdracht en er zal een plaatsbezoek per prijsvraag worden ingepland.

De dienstverleners krijgen de kans om binnen een termijn van twee weken hun offerte in te dienen. Op basis van de evaluatie van de offertes gunt de opdrachtgever de deelopdracht aan één dienstverlener.

In onderling overleg met de opdrachtgever wordt de definitieve planning opgemaakt en de schoonmaakwerkzaamheden opgestart.

De opstartperiode zal voor iedere deelopdracht verschillend zijn en afhankelijk van de grootte van het project.

Deze procedure herhaalt zich bij iedere deelopdracht.

3.1. Bestellingen:

Voor elke deelopdracht binnen de raamovereenkomst zal een aparte SAP-bestelbon met referentienummer 45xxxxxxxx worden opgemaakt waarbij de dienstverlener zicht verbindt de prestaties uit te voeren tegen de overhandigde prijzen.

De dienstverlener verzorgt de volledige uitvoering van de deelopdracht volgens de gemaakte afspraken.

3.2. Wijzigingsbevelen

Wanneer binnen een deelopdracht wijzigingen (in plus of in min) optreden t.o.v. de oorspronkelijke opdracht, dan wordt hiervoor een wijzigingsbevel opgemaakt door de opdrachtgever. Hiervoor overlegt de opdrachtgever met de verantwoordelijke van de dienstverlener, zodat duidelijk is wat er wordt verwacht. Uiteraard vallen wijzigingsbevelen binnen de doelstellingen van het project.

4. Prijsopbouw:

De inschrijver vult zijn uurprijzen in op het offerteformulier voor de raamovereenkomst. Er worden twee tarieven voorzien:

- Voor schoonmaak: één tarief voor opruiming van de werf en het omliggend terrein, ruwe opkuis met veegpoeder, tussentijdse schoonmaken, volledige eindschoonmaak na werken, eerste schoonmaak voor inhuizing

- Voor glasbewassing: algemeen tarief voor glasbewassing binnenzijde en buitenzijde, exclusief hoogtewerker

Elk tarief moet zowel schoonmaakmiddelen en gangbare materialen als alle andere kosten betreffende uitvoering van de dienstverlening bevatten.

Producten voor extra bescherming van vloeren (b.v. product voor kristalliseren), product voor extra dieptereiniging tapijt, cementsluierverwijderaar, veegpoeder, hoogtewerker zijn niet in deze prijs vervat.

Containers voor ophaling van werfafval worden door KU Leuven aangeleverd.

Voor de offertes van de deelopdrachten zal het totaalbedrag van het project worden bepaald door opgave van het aantal te presteren uren.

B. BIJKOMENDE GEGEVENS EN VEREISTEN VAN DE OPDRACHT

1. Organisatie van de dienstverlener:

Alle uitvoerende medewerkers zijn op de hoogte van de gemaakte afspraken. Hieronder vallen ook alle veiligheidsinstructies en algemene en plaatselijke huisregels van de gebouwen.

Indien een uitvoerende medewerker in strijd handelt met afspraken, instructies en/of regels, dan is de opdrachtgever bevoegd om de werken stil te leggen en de toegang tot de gebouwen te weigeren.

Eventuele kosten ten gevolge van het stilleggen van de werken kunnen niet aan de opdrachtgever worden doorgerekend.

De inschrijver richt een systeem van eigen controle in met als doel eventuele correctie van gevonden fouten, voordat de schoonmaak wordt opgeleverd.

2. Werktijden voor uitvoering:

Schoonmaakwerkzaamheden worden in principe uitgevoerd tussen 07.00 uur en 19.00 uur. Voor ieder gebouw zal na gunning een individueel werkrooster worden opgesteld in overleg met de opdrachtgever.

In onderling overleg kunnen de opdrachtgever en de dienstverlener de tijdstippen waarop wordt schoongemaakt, wijzigen in functie van de noodwendigheden.

3. Communicatie:

KU Leuven heeft voor de uitvoering van schoonmaakwerkzaamheden de volgende vertegenwoordigers:

- Op strategisch/tactisch niveau de dienst Schoonmaak

- Op operationeel niveau de dienst Opvolging Schoonmaak

Voor de uitvoering van de opdracht werkt de inschrijver:

- Op strategisch/tactisch niveau met één contactpersoon (Single Point of Contact)

- Op operationeel niveau met één aangesteld verantwoordelijke per dag van uitvoering.

Contactpersoon operationele zaken

Deze persoon neemt deel aan de operationele vergaderingen, volgt mee de planning op en zorgt voor de kwaliteitscontrole. Deze is tevens verantwoordelijk voor de eventueel ontvangen sleutels en toegangsbadges.

Er wordt minstens één vaste medewerker aangesteld en er wordt voor gezorgd dat alle partijen de gemaakte afspraken nakomen.

Contactpersoon contractuele zaken

Voor administratieve en financiële opvolging voorziet de dienstverlener eveneens een contactpersoon.

4. Afspraken:

- Alle operationeel verantwoordelijken dienen te zijn aangemeld bij de opdrachtgever. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor van deze verantwoordelijke(n) een verklaring van goed gedrag op te vragen.

- Calamiteiten, afwijkingen en/of onbereikbaarheden dienen door de operationele vertegenwoordiger van de dienstverlener (in het Nederlands) aan het operationeel niveau van de opdrachtgever zo spoedig mogelijk te worden doorgegeven met als doel om nog tijdens de uitvoering van de werkzaamheden een interventie te verzorgen die het alsnog mogelijk maakt de werkzaamheden uit te voeren.

- Indien door ziekte of defecten van vervoersmiddelen/hulpmiddelen de planning (mogelijk) niet wordt behaald, dan dient de dienstverlener dit tijdig te melden. De verantwoordelijke van de dienstverlener dient vervolgens zo spoedig mogelijk de maatregelen aan te geven die worden genomen om een dergelijke calamiteit op te lossen en op welke wijze de planning alsnog wordt gehaald, dan wel wordt aangepast.

- De operationele vertegenwoordiger van de dienstverlener dient bij het beëindigen van een gebouw of een afgesproken deelgebouw de oplevering van de uitgevoerde werkzaamheden te melden aan het operationeel niveau van de opdrachtgever. Deze oplevering dient plaats te vinden direct na uitvoering.

- Voorstellen tot wijziging in de uitvoering met betrekking tot personeelsbezetting, materiaal of werkmethode kunnen, na schriftelijke goedkeuring door de opdrachtgever, worden doorgevoerd. Ook de opdrachtgever kan (b.v. in functie van veiligheid, bijzondere omstandigheden, …) wijzigingen laten aanbrengen in de uitvoering van de opdracht. Deze wijzigingen zullen niet voor verrekening in aanmerking komen voor zover dit geen aanleiding geeft tot extra werk.

Indien de werkzaamheden om veiligheids- of andere redenen worden stopgezet, dan dient de dienstverlener alles in het werk te stellen om toch nog de datum van einde werken te halen.

5. Controle van de dienstverlening:

Controle door de dienstverlener:

De dienstverlener dient dagelijks zorg te dragen voor het controleren van de uitvoering van de werkzaamheden, overeenkomstig de bepalingen van het bestek, ten einde erop toe te zien dat een goed resultaat wordt bekomen.

Controle door de opdrachtgever:

De vertegenwoordigers van de opdrachtgever en van de dienstverlener zullen op het einde van iedere fase een kwaliteitscontrole uitvoeren.

Bij goedkeuring van het werk maakt het bestuur een proces verbaal van definitieve oplevering. Dit wordt naar de dienstverlener verstuurd met een duidelijke opsomming van de opgeleverde werkzaamheden. Hierop mag de dienstverlener zijn factuur opmaken.

Indien tijdens deze controle wordt geconstateerd dat de kwaliteit onvoldoende of ondermaats is, dan wordt het werk voor dit gebouw of gedeelte van het gebouw, afgekeurd en wordt een proces verbaal van weigering van oplevering opgesteld. De dienstverlener dient de kwaliteit binnen de afgesproken termijn te verbeteren. De controle wordt daarna door de opdrachtgever herhaald.

Indien blijkt dat de verbeteringen niet zijn aangebracht, kan het bestuur niet tot oplevering overgaan. Er kan pas tot facturatie en betaling worden overgegaan als het werk goed en volledig uitgevoerd is.

Klachten

Naast de opleveringsprocedure beschikt de opdrachtgever over een klachtenprocedure.

Als er door de opdrachtgever wordt vastgesteld dat de dienstverlening niet correct volgens de afspraken is uitgevoerd, zal hij hiervan een melding maken.

6. Voorzieningen door de opdrachtgever

Werkterrein opdrachtgever

Het werkterrein bevindt zich in de gebouwen en op de buitenruimten van de opdrachtgever.

Toegang tot het werkterrein

Het werkterrein mag slechts worden betreden door bij de uitvoering van de werkzaamheden betrokken medewerkers in het bezit van een door de dienstverlener verstrekte bedrijfspas.

Parkeermogelijkheid

De opdrachtgever voorziet niet in privé parkeermogelijkheden voor het personeel van de dienstverlener.

7. Gebruik van lokale faciliteiten

Medewerkers van de dienstverlener en van de eventuele onderaannemers mogen gebruik maken van lokale faciliteiten, zoals toiletten, wasgelegenheden, e.d.

8. Nutsvoorzieningen

Water en energie, alsmede de toegang tot het rioolstelsel worden aan de dienstverlener ter beschikking gesteld. Van de medewerkers van de dienstverlener wordt een zuinige en milieubewuste omgang geëist.

9. Hulpmiddelen

De dienstverlener dient zorg te dragen voor de hulpmiddelen die nodig zijn voor uitvoering van de werkzaamheden.

C. STRUCTUUR EN SCHOONMAAKORGANISATIE VAN DE OPDRACHTGEVER

1. Organisatie

Xxxxxxxxxx is bij de opdrachtgever ondergebracht bij de Facilitaire Diensten die op haar beurt onder de Directie Technische diensten ressorteert.

2. Toezicht

Het toezicht op de schoonmaak gebeurt door de dienst Opvolging Schoonmaak. Medewerkers van deze dienst voeren de controle uit op de werkzaamheden. Zij formuleren hun opmerkingen aan de verantwoordelijken van de dienstverlener die belast zijn met de dagelijkse leiding en organisatie en aan de verantwoordelijken van de opdrachtgever.

3. Beleid

Het uitwerken van het beleid inzake schoonmaak en de opvolging van de contracten gebeurt door de dienst Schoonmaak. Wijzigingen van de opdracht en budgetopvolging zijn eveneens taken van deze dienst.

D. HUISREGELS EN AFSPRAKEN

1. Huisregels opdrachtgever

De dienstverlener heeft kennis van de geldende huisregels op de terreinen en in de gebouwen van de opdrachtgever. De dienstverlener is verantwoordelijk voor het op de hoogte stellen van zijn medewerkers, inclusief tijdelijke krachten en onderaannemers.

De huisregels kunnen tijdens de duur van de overeenkomst wijzigingen. Ze moeten telkens meegedeeld worden aan de medewerkers en er moet op worden toegezien dat ze worden opgevolgd. Bovendien moeten medewerkers van de dienstverlener te allen tijde op de hoogte zijn van de bij de opdrachtgever geldende veiligheidsregels.

2. Sleutels

Indien de dienstverlener de nodige sleutels/badges (hierna wordt enkel de term sleutels gebruikt) voor toegang tot de werf ontvangt, dan is hij volledig verantwoordelijk.

De dienstverlener moet erop toezien dat de sleutels steeds op een veilige manier worden gebruikt en bewaard.

De overhandigde sleutels moeten telkens voor aanvang van de dienstverlening worden afgehaald en op het einde van elke werkdag terug afgeleverd waar deze in ontvangst werden genomen.

Bij verlies of diefstal moet de dienstverlener onmiddellijk de Centrale Dispatch van de opdrachtgever verwittigen. Deze zorgt ervoor dat de noodzakelijke personen/diensten onmiddellijk op de hoogte worden gebracht. Het niet indienen van de sleutels – uiterlijk binnen de 2 u na het beëindigen van de werkzaamheden of op het einde van de werkdag - wordt als verlies beschouwd.

Bij verlies of niet indienen van de sleutels wordt er een onmiddellijke boete toegepast volgens volgende afspraken:

Mono sleutel/badge: 50 euro/stuk Bussel sleutels: 500 euro/bussel

Mono sleutel buitendeur: 100 euro/stuk.

Daarenboven kan de opdrachtgever te allen tijde een risico-inventarisatie opmaken. Deze inventarisatie gebeurt in overleg met de dienst Beveiliging. Op basis van de risico-inventarisatie zal er bepaald worden welke stappen er worden ondernomen, al dan niet in verschillende fases. Alle directe en indirecte kosten die gepaard gaan met sleutelverlies zijn voor rekening van de dienstverlener.

Uit veiligheidsoverwegingen kan de opdrachtgever tijdens de duur van de overeenkomst aanpassingen aanbrengen aan de sleutelprocedure. Nieuwe afspraken moeten telkens worden gecommuniceerd aan de medewerkers van de dienstverlener en hij ziet erop toe dat ze worden nageleefd.

Het is ten strengste verboden om sleutels door te geven aan personen die niet tot de medewerkers van de dienstverlener behoren. Tevens is het verboden om met deze sleutels toegang te verlenen aan derden, tot de lokalen en/of gebouwen van de campus.

3. Openen en sluiten lokalen

Lokalen die bij aanvang van de werkzaamheden gesloten waren, worden nadien terug gesloten. Hierdoor wordt vermeden dat lokalen onbeheerd openstaan.

4. Verlichting

Bij het verlaten van lokalen na het beëindigen van de werkzaamheden, dient de verlichting te worden gedoofd indien er niemand meer aanwezig is. Uitzonderingen hierop zullen tijdens de loop van de overeenkomst worden doorgegeven.

5. Roken / Pauzes

Het is verboden om te roken/dampen in de gebouwen van de opdrachtgever. Er kunnen in de gebouwen en op de terreinen van de opdrachtgever geen alcoholische dranken worden genuttigd; aan personen die alcoholische dranken hebben genuttigd wordt toegang geweigerd.

Pauzes (koffie of middag) worden op een discrete wijze gehouden. De opdrachtgever kan geen pauzelokaal ter beschikking stellen, tenzij anders aangegeven door de toezichthoudende werkleider.

6. Geheimhouding informatie opdrachtgever

De opdrachtgever heeft een geheimhoudingsplicht met betrekking tot alle informatie die zijn medewerkers of onderaannemers, op welke manier ook, over de opdrachtgever, de cliënten van de opdrachtgever, de projecten en investeringen van de opdrachtgever ontvangen naar aanleiding van of tijdens het uitvoeren van de werkzaamheden.

Aan het personeel van de dienstverlener kan worden gevraagd een verklaring tot geheimhouding te ondertekenen.

7. Fotograferen en filmen

Voor het maken van foto’s, films, video-opnamen en dergelijke van het werk, het verlenen van medewerking daaraan en het geven van publiciteit inzake het werk, is een schriftelijke toestemming van de opdrachtgever noodzakelijk.

E. PERSONEEL EN ORGANISATIE VAN DE DIENSTVERLENER

1. Organisatie

- Er wordt zoveel mogelijk gewerkt met een vaste ploeg van uitvoerende medewerkers.

- Alle uitvoerende medewerkers zijn op de hoogte van de gemaakte afspraken. Hieronder vallen ook alle veiligheidsinstructies en algemene en plaatselijke huisregels van de gebouwen.

- Indien een uitvoerende medewerker in strijd handelt met afspraken, instructies en/of regels, dan is de opdrachtgever bevoegd de toegang te weigeren.

- De dienstverlener richt een systeem van eigen controle in voordat de werken worden opgeleverd.

2. Taal

De contacten met de opdrachtgever verlopen uitsluitend in het Nederlands. Indien er medewerkers van de dienstverlener zijn die de Nederlandse taal niet beheersen moet de dienstverlener ervoor zorgen dat er te allen tijde een verantwoordelijke aanwezig is die de instructies van de opdrachtgever verstaat en onmiddellijk kan doorgeven aan de betrokken medewerkers. De opdrachtgever zal de werkzaamheden stilleggen – zonder recht op vergoeding – indien de ontoereikende kennis van het Nederlands de veiligheid in gevaar zou kunnen brengen of de goede uitvoering van het werk in de weg staat.

3. Leidinggevende

De opdrachtgever verwacht dat de dienstverlener een indirect leidinggevende aanstelt die voldoende verantwoordelijkheid en bevoegdheden heeft om de werkzaamheden conform het bestek uit te voeren.

Deze persoon fungeert als rechtstreeks aanspreekpunt voor de afspraken inzake de dagelijkse werkzaamheden en is bereikbaar tijdens de werkuren van de opdrachtgever. Indien de leidinggevende niet zelf bereikbaar is, duidt hij een vervanger aan, die tijdens de duur van de vervanging dezelfde bevoegdheden heeft als de leidinggevende.

De opdrachtgever verwacht dat de leidinggevenden vooraf worden voorgesteld.

De dienstverlener zorgt ervoor dat de uitvoerende medewerkers tijdens de uitvoering van de werkzaamheden hun leidinggevende kunnen bereiken.

4. Medewerkers

- De dienstverlener moet ervoor zorgen dat zowel schriftelijke als mondelinge communicatie met zijn medewerkers mogelijk is.

- De dienstverlener verplicht zich ertoe voor de uitvoering van de werkzaamheden bekwaam, geschoold en betrouwbaar personeel in te zetten, zowel voor de vaste medewerkers als voor eventuele vervanging. De medewerkers zullen voor al de gepresteerde uren worden betaald volgens de wettelijke voorschriften.

- De dienstverlener moet bij aanvang van het contract een overzicht met alle namen van zijn medewerkers bezorgen aan de opdrachtgever.

- De dienstverlener moet ervoor zorgen dat alle medewerkers, conform de wettelijke voorschriften, te allen tijde over de nodige identiteitspapieren en geldige verblijfs- en werkvergunning beschikken. De opdrachtgever kan deze documenten op elk moment opvragen.

- Alle medewerkers moeten een uittreksel uit het strafregister kunnen voorleggen.

- De opdrachtgever kan altijd personeel van de dienstverlener weigeren op het terrein van de opdrachtgever.

- Minderjarige medewerkers mogen niet worden ingezet in gebouwen van de opdrachtgever.

- De dienstverlener ziet erop toe dat enkel de medewerkers die belast zijn met de uitvoering van de werkzaamheden zich op het terrein van de opdrachtgever bevinden. Indien de opdrachtgever inbreuken hierop vaststelt, kan hij deze medewerkers van het werkterrein laten verwijderen.

5. Herkenbaarheid en houding

- Medewerkers van de dienstverlener dienen herkenbaar, uniform en verzorgd gekleed te zijn in door de dienstverlener verstrekte bedrijfskleding. Deze regeling is ook van toepassing op tijdelijke krachten. Minstens dienen zij zichtbaar een badge of logo met firmanaam te dragen.

- Gebruik van een privé GSM is niet toegestaan op de werkvloer. Het GSM gebruik voor professionele doeleinden dient tot een minimum te worden herleid en moet op een discrete manier gebeuren. Er mag geen overlast zijn voor eventueel aanwezige medewerkers van de opdrachtgever.

- Er wordt verwacht dat het personeel van de dienstverlener zich altijd vriendelijk en beleefd opstelt in contacten met de gebruikers (professoren, docenten, studenten, personeel, bezoekers, … ) van de gebouwen. Dit contact moet tijdens de werkuren beperkt blijven tot louter professionele contacten.

- Het personeel van de dienstverlener mag geen gebruik maken van computers, faxen, kopieermachines, koffiemachines, … van de opdrachtgever.

- Er mag geen onnodige overlast worden veroorzaakt voor de directe omgeving. De dienstverlener moet op eenvoudig verzoek van elke medewerker van de opdrachtgever gepaste maatregelen treffen om overlast te voorkomen.

6. Instructie

De dienstverlener moet erop toezien dat de leidinggevende en de medewerkers de juiste opleiding hebben en instructies hebben ontvangen voor het correct uitvoeren van de werkzaamheden.

7. Meldingsplicht - Afwezigheden

Bij aanvang van de opdracht moet de dienstverlener de namen van de medewerkers bekendmaken aan het bestuur.

De dienstverlener dient erop toe te zien dat vervanging van het personeel tot een minimum beperkt blijft. Bij vervanging moet de opdrachtgever hiervan onmiddellijk op de hoogte worden gebracht.

Bij aanvang van het contract wordt afgesproken via welke weg deze communicatie dient te gebeuren. Afwezigheid zowel van medewerkers als van leidinggevende mag niet leiden tot het niet uitvoeren van de werkzaamheden die volgens afspraak moeten doorgaan.

8. Onderaannemer

Alle punten beschreven in dit bestek zijn ook van toepassing voor de eventuele onderaannemer.

F. VEILIGHEID EN MILIEU

De werkzaamheden worden met in achtneming van de wet zo veilig mogelijk uitgevoerd.

Indien de dienstverlener de werkzaamheden uitvoert op een onveilige wijze, dan kan de opdrachtgever de werkzaamheden stopzetten. De opdrachtgever zal hiervan een vaststelling opmaken. De dienstverlener dient vervolgens aan de opdrachtgever een plan van aanpak voor te leggen hoe de werkzaamheden alsnog op een veilige wijze zullen worden uitgevoerd. Pas na goedkeuring van de opdrachtgever mogen de werkzaamheden worden voortgezet.

Indien de opdrachtgever gedurende de looptijd van de raamovereenkomst voor dezelfde dienstverlener meer dan tweemaal een vaststelling opmaakt van een onveilige situatie, dan is de opdrachtgever bevoegd de opdracht eenzijdig te verbreken. In dat geval kan de opdrachtgever het geheel van de borgtocht als forfaitaire schadevergoeding verwerven, of bij gebrek aan borgstelling een equivalent bedrag.

De dienstverlener wordt in dit geval ook uitgesloten voor verdere deelname aan de raamovereenkomst.

De opdrachtgever kan te allen tijde het gebruik van bepaalde producten, methodes en middelen verbieden als blijkt dat dit schade aan personen en materialen toebrengt.

1. Veiligheid

In de gebouwen van de opdrachtgever zijn verschillende labo’s ondergebracht. In deze labo’s worden activiteiten uitgevoerd waaraan chemische, biologische, stralings- of andere risico’s verbonden kunnen zijn.

2. Reglement voor dienstverlening door externe opdrachtnemers

Bij het uitvoeren van de werkzaamheden moet de dienstverlener zich schikken naar het reglement dienstverlening door de externe opdrachtgever. Dit document is terug te vinden op de internetpagina: xxxxx://xxxxx.xxxxxxxx.xx/xxx/xxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxx

De dienstverlener ziet er op toe dat op geen enkel moment materialen of middelen onbeheerd achterblijven.

3. Veiligheidsplan

De dienstverlener zorgt dat voor de aanvang van de activiteiten een veiligheidsplan wordt opgemaakt en voorgelegd aan de opdrachtgever. De dienstverlener omschrijft duidelijk welke maatregelen hij toepast, rekening houdend met het ‘reglement werken met derden’.

Dit document verduidelijkt voor de verschillende deeltaken de werkwijzen die kunnen worden toegepast en voor elk van deze werkwijzen:

- de arbeids- of beveiligingsmiddelen die worden ingezet;

- risico’s voor eigen werknemers, werknemers van de opdrachtgever en derden met gepaste maatregelen om deze risico’s in te perken.

Dit document wordt door de verantwoordelijke veiligheidscoördinatie van de opdrachtgever nagekeken en goedgekeurd. Indien het veiligheidsplan niet voldoet aan de wetgeving of aan het KB i.v.m. werken op hoogte of aan het “reglement werken met derden ” of aan de bovenstaande beschrijving, moet de dienstverlener de nodige aanpassingen uitvoeren zonder bijkomende kosten aan te rekenen.

Bij gebruik van hulpmiddelen moet het nodige respect worden getoond voor de buitenaanleg. De dienstverlener ziet erop toe dat op geen enkel moment materiaal onbeheerd achterblijft.

Indien omwille van veiligheidsomstandigheden de werken onverwacht worden stilgelegd, moet de dienstverlener alles in het werk stellen om toch nog de afgesproken deadline voor einde van de werken te halen.

4. Kosten voor veiligheidsmaatregelen

Kosten gepaard met het veilig uitvoeren van de dienstverlening volgens de gemaakte afspraken, kunnen niet worden doorgerekend en zijn inbegrepen in de offerteprijs.

5. Instructie van werknemers van de dienstverlener

De aannemer zorgt er voor dat zijn werknemers de instructies die vermeld staan in het reglement voor werken met derden en in het veiligheidsplan van de aannemer ontvangen.

6. Bedrijfshulpverlening:

Medewerkers van de dienstverlener dienen deel te nemen aan de door de opdrachtgever voorgeschreven oefeningen en activiteiten in het kader van de bedrijfshulpverlening.

7. Ongevallenmelding:

De dienstverlener moet de opdrachtgever onmiddellijk op de hoogte stellen van alle berokkende schade en persoonlijke ongevallen tijdens de uitvoering van de werkzaamheden en als gevolg van werkzaamheden, inclusief het verstrekken van alle van belang zijnde inlichtingen.

8. Aanwezigheidsregistratie

De dienstverlener is verplicht om dagelijks het overzicht bij te houden van de medewerkers die hij tewerkstelt op het werkterrein van de opdrachtgever.

9. Milieuzorg

De aannemer maakt zo weinig mogelijk gebruik van milieubelastende producten voor de uitvoering van schoonmaakwerkzaamheden, conform de geldende regelgeving inzake milieu.

Bij voorkeur worden er biodegradeerbare producten gebruikt bij het uitvoeren van de werkzaamheden.

10.Schadelijke en milieubelastende voorwerpen of stoffen

Het gebruik van alle door de wet verboden scheikundige producten, detergenten en oplosmiddelen is ten strengste verboden, alsook het gebruik van producten zoals chloor (bleekwater) en ammoniak.

De opdrachtgever kan op ieder moment het gebruik van bepaalde schoonmaakproducten, -methodes en –middelen verbieden. De aannemer dient bij het indienen van de offerte productbladen van de gebruikte schoonmaakproducten voor te leggen.

G. BIJLAGEN

1. Bijlage 1 – Voorbeeld van prijsvraag deelopdracht

Prijsvraag deelopdracht schoonmaak na werken

Dossier nr. QXX-XXXX – bestek TD/XXXX/XXX/XXX

De voorwaarden die van toepassing zijn op deze opdracht werden vastgelegd in bestek TD/XXXX/XXX/XXX van het dossier QXX-XXXX raamovereenkomst met meerdere opdrachtnemers voor schoonmaak na werken. De bijzondere voorwaarden die van toepassing zijn op deze deelopdracht zijn opgenomen in deze prijsvraag.

Project (werknr.)	Gebouw	Adres	Oppervlakte
Nummer of omschrijving	999-99 gebouwnaam	Voorbeeldstraat 123 – 0000 Xxxxxx	5000 m² vloeroppervlakte en 650 m² glasbewassing

Contactpersoon: Schoonmaak KU Leuven

e-mail: xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx

Plaatsbezoek

Een bezoek aan de werf is voorzien op dinsdag om 10u. Afspraak aan de Voorbeeldstraat 123.

Omschrijving van de opdracht

Omschrijving van het project

Het betreft een renovatie van gebouw.

Het gebouw omvat voornamelijk laboratoriumruimtes, leslokalen en kantoorgedeelten. De niveaus zijn in grote lijnen als volgt opgebouwd:

Niveau 0: Inkomzone en leslokalen

Niveau 1: Coworking spaces, technische ruimtes, circulatie zone’s en polyvalente ruimte Niveau 2: Labo’s, auditorium, refter, centraal sanitair blok, onthaal

Niveau 3: …

Uitvoering schoonmaak

Alle ruimtes moeten volledig stof- en vlekvrij worden afgeleverd, met aandacht voor alle randen en richels.

Alle afwasbare wanden, plafonds, trappen, traphallen, vloeren, … moeten worden gereinigd. Het buitenterrein moet worden vrijgemaakt van achtergebleven zwerfvuil.

Glasbewassing:

De vensters worden zoveel mogelijk van binnenuit gereinigd.

Een hoogtewerker kan enkel ingezet worden na onderling overleg.

Vooropgestelde planning

Schoonmaak in verschillende fases of schoonmaak in zijn geheel. Het nieuwe gebouw wordt in gebruik genomen op 6 juli.

Startdatum eerste schoonmaakwerkzaamheden: vermoedelijk vanaf mei. Einddatum schoonmaakwerkzaamheden voor inhuizing: vermoedelijk einde juni.

Oppervlaktes

Bij benadering worden totale oppervlaktes gegeven van:

- houten vloeren: X m²

- beton vloeren: X m²

- tegels: X m²

- gietvloeren: X m²

- lino: X m²

- Glas buitengevels: 650 m²

- Glazen separatiewanden: 100 m²

Plannen

Zie bijlagen.

Technische fiches

Zie bijlagen.

Bijzondere voorwaarden

Prijs:

Prijsvaststelling: de deelopdracht is een opdracht tegen globale prijs: opdracht waarbij een forfaitaire prijs het geheel van de prestaties van de opdracht of van elke post dekt

Er is geen prijsherziening mogelijk tijdens de uitvoering van deze deelopdracht.

Borgtocht:

Er wordt slechts een borgtocht geëist indien de uitvoeringstermijn van de deelopdrachten 45 kalenderdagen of het bedrag van 50.000 euro overschrijdt.

In dit geval wordt de borgtocht vastgesteld op 5 % van het opdrachtbedrag, exclusief B.T.W.

openbare procedure diensten

DEEL 3. BIJLAGEN

Xxxxxxxx. XX/000000