CHECKLIST ALGEMENE VOORWAARDEN

CHECKLIST ALGEMENE VOORWAARDEN

Algemene voorwaarden passend maken voor een specifieke onderneming is altijd maatwerk. Toch zijn er bepaalde onderdelen die wat ons betreft in elke algemene voorwaarden zouden moeten terugkomen. In deze checklist vind je algemene onderwerpen die in ieder geval geregeld moeten zijn in de algemene voorwaarden. Kan je niet bij elk onderdeel een vinkje zetten of wil je zeker ervan zijn dat jouw algemene voorwaarden passend zijn bij de activiteiten van jouw onderneming? Laat ons je dan helpen!

Definities

Het is gebruikelijk om een contract (en dus ook algemene voorwaarden) te openen met definities. Wij raden aan om enkel die termen te definiëren die vaak gebruikt worden in het document óf die een bijzondere betekenis hebben. Met het maken van een definitie verklein je de kans dat er interpretatieverschillen bestaan ten aanzien van de gebruikte termen én zorg je ervoor dat de teksten beter leesbaar worden. Het maken van een ellenlange definitielijst of het definiëren van

woorden die niet tot interpretatieverschil kunnen leiden zorgen echter voor complexere teksten. Definieer dus alleen de woorden die leiden tot een verduidelijking en een betere leesbaarheid van de tekst.

Toepassing eigen algemene voorwaarden en uitsluiten (inkoop)voorwaarden van wederpartij

Heb je in de algemene voorwaarden opgenomen in welke situaties jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn? En heb je ook opgenomen dat de algemene voorwaarden van de wederpartij niet van toepassing zijn? Daarnaast adviseren we altijd om op te nemen wanneer (overeengekomen) aanvullingen of afwijkingen op jouw eigen algemene voorwaarden van toepassing (kunnen) zijn. LET OP: algemene voorwaarden blijven voorwaarden voor algemene situaties. Het kan dus zijn dat in een bepaalde specifieke situatie een bepaling niet rechtsgeldig is of niet van toepassing blijft. Heb je opgenomen hoe je daarmee omgaat en welke gevolgen dit heeft voor de overeenkomst?

Offertes en aanbiedingen

Stuur jij jouw (potentiële) klanten offertes of werk jij (soms) met aanbiedingen, dan is het belangrijk om hiervan de kaders te schetsen. Staat in jouw algemene voorwaarden opgenomen dat offertes vrijblijvend zijn? Als een offerte vrijblijvend is, dan betekent dit dat jij het recht hebt om de voorwaarden of geoffreerde prijs nog te wijzigen. Wil je jouw klant meer zekerheid bieden? Dan kan je ook afspreken dat offertes een bepaalde geldigheidsduur hebben. Jij kan dan gedurende de opgenomen geldigheidsperiode de voorwaarden van de offerte niet wijzigen.

Daarnaast adviseren we je om bepalingen op te nemen over de situatie dat een offerte of aanbieding een kennelijke vergissing of verschrijving bevat, hoe

samengestelde prijsopgaven geïnterpreteerd mogen worden en wat de regels zijn in geval er (toch) sprake is van meerwerk.

Prijswijzigingen

Het is mogelijk om in de algemene voorwaarden een regeling op te nemen die het mogelijk maakt om een prijswijziging aan de wederpartij door te rekenen. Dit kan o.a. interessant zijn als jij werkt met producten die erg kunnen schommelen in prijs.

Alleen bij verkoop op afstand aan consumenten (particulieren): Het herroepingsrecht

Consumenten (particulieren) hebben bij een koop op afstand recht op 14 dagen bedenktijd. Een koop op afstand betekent dat de consument het product of de dienst niet in jouw verkoopruimte heeft gekocht, maar op afstand (bijvoorbeeld via de telefoon of via internet). Als je de consument niet goed informeert over zijn/haar recht op bedenktijd, dan kan de consument mogelijk één (1) jaar langer de koop herroepen. Informeer de consument in ieder geval over de duur van het herroepingsrecht, wanneer het herroepingsrecht niet van toepassing is en hoe het herroepingsrecht kan worden uitgeoefend.

Verplichtingen van de wederpartij

Heb jij voor de uitvoering van de overeenkomst bepaalde informatie of gegevens nodig van de wederpartij? Zijn er vergunningen, ontheffingen of toestemmingen nodig voor het uitvoeren van de overeenkomst? Of heb je toegang nodig tot bepaalde fysieke of digitale locaties? Het is van belang om in de algemene voorwaarden op te nemen welke verplichtingen er gelden voor de wederpartij, zodat jij de overeenkomst goed kan uitvoeren. Daarnaast is het van belang om op te nemen welke gevolgen het kan hebben voor de wederpartij als hij/zij deze verplichtingen niet tijdig of niet voldoende nakomt.

Inspanningsverplichting of een resultaatsverplichting

Heb je een verplichting om een bepaald resultaat te bereiken of is er alleen een verplichting om een inspanning te leveren? Een inspanningsverplichting neemt minder verplichtingen met zich mee dan een resultaatsverplichting.

Uitvoering van de overeenkomst

Heb je duidelijke kaders geschetst wat er wel/niet valt binnen de uitvoering van de overeenkomst? In hoeverre controleer jij zelf of de door de wederpartij

aangeleverde gegevens juist of volledig zijn? Schakel jij derden in bij de uitvoering van de overeenkomst? Het is van belang om hierover helder te zijn.

Fatale termijnen

Als er sprake is van een levertijd van een product of dienst is het verstandig om op te nemen dat de termijnen die jij aangeeft indicatieve termijnen zijn en niet zogenaamde fatale termijnen. Als je dan een keer wat later levert dan normaal, dan

leidt dit niet meteen tot aansprakelijkheid of schadeplichtigheid. LET OP: als je een bruidstaart moet leveren, dan zal de dag van de bruiloft tóch een fatale termijn zijn, ondanks dat je dit hebt uitgesloten in de algemene voorwaarden. De aard van bepaalde situaties kunnen dus ervoor zorgen dat een dergelijke bepaling geen standhoudt, maar voor alle overige situaties biedt dit wel een uitkomst.

Wat is de procedure bij klachten?

Heeft jouw wederpartij de verplichting om hetgeen wat jij hebt gemaakt of geleverd te onderzoeken? En hoe snel moet die wederpartij daarna eventuele klachten bij jouw melden? Het is ook mogelijk om op te nemen dat als er te laat geklaagd wordt, geen aanspraak meer gemaakt kan worden op bepaalde rechten.

Afspraken over betalen

Welke afspraken zijn er gemaakt over het betalen? Werk jij met vaste betaalmomenten waarbij er op een aantal momenten een bepaald percentage van de totaalsom moet worden betaald of factureer jij alles ineens vooraf of achteraf? En wat is van toepassing als de wederpartij niet op tijd betaalt? Als jouw wederpartij niet op tijd betaalt, dan kan je bepaalde kosten bij hem/haar in rekening brengen.

Denk hierbij aan buitengerechtelijke incassokosten of wettelijke/contractuele rente. Bij consumenten (particulieren) moet je je houden aan de wettelijke regelingen. Bij bedrijven kan je hiervan afwijken en kan je zelf tarieven afspreken als het gaat om de verschuldigde rente en incassokosten.

Wanneer kan een overeenkomst worden ontbonden?

Als jouw wederpartij niet nakomt heb je wettelijk gezien de mogelijkheid om te ontbinden. Vaak regelen de algemene voorwaarden ruimere mogelijkheden om tot ontbinding van de overeenkomst over te gaan. Zo kan er bijvoorbeeld geregeld

worden dat je de overeenkomst ook mag ontbinden als de wederpartij faillissement aanvraagt of op een andere manier niet vrijelijk over zijn/haar vermogen kan beschikken. Of dat je een overeenkomst ook kan ontbinden als dit de goede naam van jouw onderneming schendt of als je goede gronden hebt om te vrezen dat de wederpartij zijn/haar verplichtingen uit de overeenkomst wel zal nakomen. Heb jij hieraan gedacht?

Wanneer kan een overeenkomst worden opgezegd?

Nee, ontbinden en opzeggen zijn niet hetzelfde. Soms is er nog een aparte regeling opgenomen over de mogelijkheid om de overeenkomst op te zeggen als er al begonnen is aan het uitvoeren van de overeenkomst. Dit is bijvoorbeeld

wenselijk bij duurovereenkomsten. Dat zijn doorlopende overeenkomsten, zoals een abonnement. Je kan dan bepalen op welk moment een overeenkomst kan worden opgezegd en welke opzegtermijn daarvoor in acht moet worden genomen. Is er sprake van restitutie van gelden of blijven de betaalde gelden verschuldigd?

Annuleren?

En kan de wederpartij een overeenkomst annuleren? En zo ja, in welke gevallen kan dat dan? Annuleren is weer net een beetje anders dan opzeggen of ontbinden,

en gaat over de situatie voordat er gestart wordt met het uitvoeren van de overeenkomst. Vaak zie je in algemene voorwaarden een staffel opgenomen staan. Hoe eerder je annuleert hoe meer geld je terugkrijgt. Een andere regeling dan een staffel is natuurlijk ook mogelijk.

Afspraken over aansprakelijkheid die aansluiten bij de verzekering

Grote kans dat jij een beroeps- of bedrijfsverzekering hebt afgesloten. Deze verzekeringen geven in geval van een aansprakelijkheid vaak dekking tot een maximumbedrag. Zorg ervoor dat je jouw aansprakelijkheid in de algemene voorwaarden altijd beperkt tot maximaal dit bedrag. Uiteraard adviseren we je om op bepaalde onderdelen een eventuele aansprakelijkheid nog verder te

beperken of zelfs geheel uit te sluiten. Dat is namelijk zeker mogelijk in de algemene voorwaarden, maar dat moet wel altijd redelijk en billijk zijn in de zin van de

wet. Als alle aansprakelijkheid wordt uitgesloten, dan loop je de kans dat een rechter oordeelt dat dit in strijd is met de redelijkheid en billijkheid en dat de hele aansprakelijkheidsbeperking komt te vervallen.

Aansprakelijkheid bij gebruik van diensten derden

Heb je afspraken gemaakt over de aansprakelijkheid als er gebruik wordt gemaakt van diensten van derden? Of als derden wijzigingen hebben aangebracht aan jouw product of dienst? Of als de wederpartij een derde in de gelegenheid stelt om jouw product of dienst te gebruiken en (daardoor) vervolgens schade lijdt?

Toepasselijk recht

Het is slim om op te nemen dat het Nederlands van recht van toepassing is en dat geschillen aan de Nederlandse rechter worden voorgelegd die bevoegd is in de vestigingsplaats van jouw onderneming. Ook een andere manier van

geschilbeslechting kan worden overeengekomen, denk aan arbitrage of mediation. Dat klinkt wellicht voor de hand liggend, maar hierover ontstaan nog vaak geschillen. Zeker als het gaat om internationale leveringen.

Tot slot, naast dat de algemene voorwaarden zelf in orde moeten zijn, is het ook van belang dat je ze op de juiste manier gebruikt. Als je ze niet juist van toepassing verklaard en niet ter hand stelt aan de wederpartij, dan zijn ze mogelijk helemaal niet van toepassing.