betreffende Mijn Keurmerk d.d. 1 september 2024
Algemene Voorwaarden
betreffende Mijn Keurmerk d.d. 1 september 2024
Dit document vervangt de Algemene Voorwaarden versie 1 februari 2019.
Artikel 1 - Toepasselijkheid algemene voorwaarden
1.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op- en maken deel uit van iedere aanbieding van Kiwa tot het in aanmerking komen voor het Keurmerk en alle contacten en overeenkomsten tussen Kiwa en de (potentiële) deelnemer, alsmede alle daarop
voortbouwende of daaruit voortvloeiende verbintenissen, van welke aard ook.
1.2. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, heeft Xxxx te allen tijde het recht haar werkzaamheden geheel of gedeeltelijk door een derde of derden te laten uitvoeren, in welk geval deze algemene voorwaarden ook ten aanzien van de bedoelde derde(n) van kracht zijn.
1.3. Afwijkingen van deze algemene voorwaarden, alsmede van de tussen Kiwa en de deelnemer gesloten overeenkomst zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk door Xxxx en de (potentiële) deelnemer zijn overeengekomen. Indien op één of meer punten van deze algemene voorwaarden wordt afgeweken, blijven de overige voorwaarden onverkort van kracht.
1.4. Indien door de (potentiële) deelnemer algemene voorwaarden worden gehanteerd die op de overeenkomst van toepassing zouden kunnen zijn, dan prevaleren deze algemene voorwaarden Mijn Keurmerk, ook indien de voorwaarden van de (potentiële) deelnemer een soortgelijke prevalerende bepaling bevatten.
1.5. Indien en voor zover enige bepaling van deze algemene voorwaarden nietig wordt verklaard of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden onverminderd van kracht blijven. In plaats van het (ver)nietig(d)e deel geldt dan als overeengekomen,
hetgeen op wettelijk toelaatbare wijze het dichtst bij hetgeen partijen overeengekomen zouden zijn ligt, indien zij de (ver)nietig(baar)heid gekend zouden hebben. Deze algemene voorwaarden zijn dan op de relatie tussen Xxxx en de deelnemer van toepassing, inclusief de overeenkomstig het voorgaande gewijzigde bepalingen.
1.6. Indien een bepaling uit de tussen Kiwa en de (potentiële) deelnemer gesloten overeenkomsten en de algemene voorwaarden Mijn Keurmerk elkaar overlappen, dan prevaleren de bepalingen van de gesloten overeenkomsten.
1.7. De opschriften (‘kopjes’) boven de onderscheiden bepalingen van deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend toegevoegd om reden van overzichtelijkheid en hebben geen betekenis voor de interpretatie daarvan.
1.8. Deze algemene voorwaarden komen in de plaats van eventuele eerder geldende algemene voorwaarden en/of tussen Kiwa en de (potentiële) deelnemer geldende voorwaarden. Wanneer deze algemene voorwaarden worden gewijzigd, maakt de gewijzigde versie nadat dit aan de (potentiële) deelnemer is gesignaleerd, deel uit van ieder tussen Kiwa en de
(potentiële) deelnemer bestaand contact, tenzij de (potentiële) deelnemer binnen zeven dagen na publicatie van de gewijzigde versie Kiwa schriftelijk (of per e-mail) bericht niet met de gewijzigde versie akkoord te gaan.
Artikel 2 - Procedure, totstandkoming en aard van een overeenkomst
2.1. Een potentiële deelnemer maakt middels het invullen van het aanmeldformulier via de website xxx.xxxxxxxxxxxx.xx kenbaar in aanmerking te willen komen voor het voeren van het Keurmerk.
2.2. Na aanmelding ontvangt de potentiële deelnemer een bevestiging van de aanmelding met een beschrijving van het inschrijfproces dat geldt om in aanmerking te komen voor het voeren van het Keurmerk.
2.3. Inschrijving dient binnen twee maanden na aanmelding plaats te vinden. Indien de potentiële deelnemer binnen deze termijn niet aan de vereisten van het keurmerk voldoet, vervalt de aanmelding.
2.4. Inschrijving vindt plaats door het invullen van het aanmeldformulier op xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.
2.5. De overeenkomst tussen Kiwa en de deelnemer komt tot stand tijdens de inschrijving zijnde een verplicht onderdeel van de inschrijving. De deelnemer ontvangt vervolgens de digitale keurmerkpas en is vanaf het moment van registratie gerechtigd het Keurmerk te voeren.
Registratie vindt altijd plaats op de eerste dag van een maand.
2.6. De op de registratie volgende certificatie wordt uitsluitend verkregen indien Kiwa oordeelt dat de deelnemer voldoet aan de voor de betreffende deelnemer geldende norm. De certificatie wordt in de opvolgende auditperioden behouden indien Kiwa oordeelt dat de deelnemer nog steeds voldoet aan de voor de betreffende deelnemer geldende norm.
2.7. De certificatie dient door de deelnemer binnen de eerste auditperiode te zijn verkregen. Indien de termijn van de eerste auditperiode wordt overschreden door toedoen van Xxxx of de door haar ingeschakelde derde(n), wordt deze termijn verlengd met de dienovereenkomstig voor rekening van Xxxx komende termijn. Indien in eerste instantie de certificatie binnen voormelde (verlengde) termijn niet is verkregen, dan wel naar het oordeel van Kiwa niet wordt voldaan aan de criteria die gelden voor certificatie en derhalve als gevolg daarvan de certificatie niet wordt verkregen, wordt er door Kiwa een laatste termijn vastgesteld waarin de deelnemer de mogelijkheid krijgt de ingebrekestelling alsnog te herstellen. Indien deze termijn is
verstreken en certificering niet kan worden gecontinueerd, zal Kiwa de deelnemer uitschrijven en per e-mail dit mededelen. Tevens is vanaf dat moment de Keurmerkpas ongeldig.
2.8. De deelnemer dient er telkens voor zorg te dragen dat certificatie in elk van de opvolgende auditperioden, vóór afloop van de desbetreffende auditperiode, wordt behouden door aan de betreffende keurmerkeisen te voldoen. Indien certificatie niet vóór afloop van het
desbetreffende auditperiode wordt behouden als gevolg van het handelen van Xxxx of de door haar ingeschakelde derde(n), wordt de termijn verlengd met de dienovereenkomstig voor rekening van Xxxx komende termijn. Indien in eerste instantie de certificatie binnen voormelde (verlengde) termijn niet is verkregen, dan wel naar het oordeel van Kiwa niet wordt voldaan aan de criteria die gelden voor certificatie en derhalve als gevolg daarvan de certificatie niet wordt verkregen, wordt er door Kiwa een laatste termijn vastgesteld waarin de deelnemer de mogelijkheid krijgt de ingebrekestelling alsnog te herstellen. Indien deze termijn is verstreken en certificering niet kan worden gecontinueerd, zal Kiwa de deelnemer uitschrijven en per e- mail dit mededelen. Tevens is vanaf dat moment de Keurmerkpas ongeldig.
2.9. De overeenkomst tussen Kiwa en de deelnemer betreft een overeenkomst die ziet op het onder voorwaarden mogen gaan of blijven voeren van het Keurmerk en het gebruik maken van de direct daaruit voortvloeiende rechten en verplichtingen. Op geen enkele wijze ontstaat tussen Xxxx en de deelnemer een verdergaande relatie dan in de vorige zin beschreven. Expliciet geldt dat op geen enkele wijze sprake kan zijn van werkgeverschap van Kiwa ten opzichte van de deelnemer.
Artikel 3 - Looptijd overeenkomst
3.1. De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.
Artikel 4 - Einde overeenkomst door opzegging door deelnemer
4.1. De overeenkomst kan door de deelnemer tijdens een kalenderjaar per brief of e-mail worden opgezegd met inachtneming van tenminste één maand opzegtermijn voor het einde van het jaar. Een eerdere opzegging geeft de deelnemer geen recht op terugbetaling van de bijdrage over de resterende maanden van het kalenderjaar.
4.2. In afwijking van het bepaalde in lid 1 van dit artikel is de deelnemer verplicht de overeenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen binnen 14 dagen na de datum waarop feitelijk niet meer wordt voldaan aan de norm. In dit geval heeft de deelnemer geen recht op terugbetaling van de bijdrage over de resterende maanden in de auditperiode.
4.3. Vanaf de datum van het einde van de overeenkomst is de deelnemer niet meer gerechtigd het Keurmerk te voeren. Tevens is vanaf dat moment de Keurmerkpas ongeldig.
4.4. Optioneel gekozen diensten kunnen door de deelnemer tijdens een kalenderjaar per brief of e- mail worden opgezegd met inachtneming van tenminste één maand opzegtermijn voor het einde van het jaar. Een eerdere opzegging geeft de deelnemer geen recht op terugbetaling van de bijdrage voor de gekozen dienst.
Artikel 5 - Einde overeenkomst door andere reden dan opzegging door deelnemer
5.1. Indien het proces van certificatie wel wordt aangevangen, maar niet binnen de in artikel 2.3.. genoemde termijn met succes wordt afgerond, eindigt de overeenkomst tussen Kiwa en de deelnemer van rechtswege na de periode van geregistreerd deelnemerschap.
5.2
5.3.
5.4.
5.5.
5.6.
Indien de deelnemer na het aanvankelijk voldoen aan de voor de deelnemer toepasselijke Norm, gedurende een van de opvolgende auditperioden, naar het oordeel van Kiwa, niet meer aan de Norm voldoet en de deelnemer op verzoek van Xxxx binnen de door die Kiwa gestelde termijn geen zorg draagt voor aanvulling van de benodigde kwalificaties en/of tot toezending van de gevraagde stukken overgaat, beëindigt Kiwa bij constatering hiervan het deelnemerschap en derhalve de overeenkomst met een kennisgeving op schrift of per e-mail. Xxxx gaat echter niet tot die beëindiging over voordat Xxxx de deelnemer middels een brief of e-mail in de gelegenheid heeft gesteld het verzuim binnen de door Kiwa te bepalen termijn te herstellen.
Indien op andere dan de in de leden 1 en 2 van dit artikel genoemde gronden in redelijkheid niet meer van Kiwa kan worden gevergd het deelnemerschap te laten voortduren, kan Kiwa het deelnemerschap met onmiddellijke ingang beëindigen, zonder inachtneming van een opzegtermijn en zonder dat terugbetaling van (een deel van) de betaalde bijdrage plaatsvindt. Deze kennisgeving van beëindiging geschiedt middels een brief of e-mail.
Een deelnemer van wie het deelnemerschap ingevolge artikel 6.1. of 6.2. is beëindigd, kan binnen één maand na kennisgeving daarvan, onderbouwd bezwaar indienen bij Kiwa. Kiwa beslist of het bezwaar van de deelnemer wordt gehonoreerd en het deelnemerschap dientengevolge alsnog zal voortduren.
De overeenkomst eindigt bij overlijden van de deelnemer.
De overeenkomst eindigt indien de deelnemer na schriftelijke aanmaning daartoe, niet binnen de in de aanmaning gestelde termijn voldoet aan zijn of haar verplichting de bijdrage voor de auditperiode te voldoen. De betalingsverplichting van de deelnemer blijft ondanks de beëindiging van de overeenkomst echter in stand.
Artikel 6 - Ongeldigheid en Fraude:
6.1 Een verstrekt certificaat kan onder meer ongeldig worden verklaard door Xxxx om de volgende redenen:
• Bij misbruik van een certificaat, zoals vervalsing;
• Bij ernstige tekortkomingen die als zodanig door Xxxx worden benoemd en die door de certificaathouder niet binnen de door Kiwa gestelde termijn kunnen worden gecorrigeerd;
• Indien niet tijdig adequate maatregelen ter verbetering zijn genomen door de certificaathouder van door Xxxx gevonden tekortkomingen;
• Indien de certificaathouder zich niet houdt aan de Wet- & regelgeving gerelateerd aan de werkzaamheden waarop deze van toepassing zijn.
Kiwa zal de ongeldigverklaring schriftelijk meedelen aan de betrokkenen.
6.2. Wanneer er vermoeden is van fraude heeft Xxxx het recht om aan de deelnemer een nieuwe VOG te vragen.
Artikel 7 - Rechten en verplichtingen
7.1. De geregistreerde of gecertificeerde deelnemer is tijdens de looptijd van de overeenkomst gerechtigd het Keurmerk te voeren. De deelnemer ontvangt hiertoe de persoonlijke digitale Keurmerkpas met daarop een pasfoto van de deelnemer ter identificatie.
7.2. De deelnemer is gehouden jaarlijks de bijdrage te betalen voor het deelnemerschap van Kiwa conform de bepalingen in artikel 8 van deze algemene voorwaarden.
7.3. De deelnemer is verplicht te (blijven) voldoen aan de voor de betreffende deelnemer geldende norm. De gecertificeerde deelnemer is bovendien gehouden te (blijven) voldoen aan het
gestelde in de overeenkomst Mijn Keurmerk. Kiwa bepaalt of de deelnemer voldoet, dan wel blijft voldoen aan de betreffende geldende norm en het gestelde in de overeenkomst Mijn Keurmerk.
7.4. De deelnemer is verplicht de voor de betreffende Norm voorgeschreven bewijsstukken up-to- date te houden door deze te registreren in het ‘eigen dossier’ op de website xxx.xxxxxxxxxxxx.xx. Voor bewijsstukken waarvan de geldigheid beperkt is door een daarop aangegeven einddatum geldt dat de einddatum door de deelnemer dient te worden
geregistreerd bij het bewijsstuk. De deelnemer geeft Xxxx de bevoegdheid om de geldigheid van bewijsstukken (bij de desbetreffende instanties) te verifiëren en verleent indien nodig al de ter zake benodigde medewerking.
7.5. Indien een wijziging van de Norm plaatsvindt die nieuwe bewijsstukken vereist, wordt de deelnemer hierover per e-mail of schriftelijk en middels vermelding op de website xxx.xxxxxxxxxxxx.xx geïnformeerd. Uit die informatie blijkt dan tevens binnen welke termijn de deelnemer aan de gewijzigde norm dient te voldoen.
7.6. Onder het up-to-date houden van de bewijsstukken, als bedoeld in artikel 7.4., wordt verstaan dat de deelnemer de vereiste stukken uiterlijk binnen één maand na het verkrijgen van het bewijsstuk, dan wel binnen één maand na het door Kiwa verzonden bericht over de aangepaste Norm, aanmeldt en uploadt, zulks onverminderd de verplichting van de deelnemer om ervoor zorg te dragen dat de bewijsstukken met een houdbaarheidsdatum worden vervangen met een geldig bewijsstuk vóórdat deze houdbaarheidsdatum verstrijkt
7.7. Het deelnemerschap Mijn Keurmerk geeft tevens recht op:
• Toegang tot de website xxx.xxxxxxxxxxxx.xx inclusief het inloggedeelte voor deelnemers met onder andere de tekst van de Norm, nieuwsberichten, keurmerkregister, protocollen, modeldocumenten en een kennisforum. Kiwa is niet aansprakelijk voor enige (gevolg)schade die voortvloeit uit (het gebruik van) genoemde documenten. Het gebruik van genoemde documenten geschiedt voor eigen rekening en risico van de deelnemer.
• Toegang tot het ‘eigen dossier’ op xxx.xxxxxxxxxxxx.xx middels persoonlijke inloggegevens met de mogelijkheid tot het (verplichte) onderhoud van het ‘eigen dossier’;
• Hulp bij het behalen en gebruiken van het Keurmerk op basis van e-mail correspondentie via xxxx@xxxxxxxxxxxx.xx onder vermelding van het registratienummer;
• Initiële-, tussentijdse- en jaarlijkse toetsing van stukken door Xxxx, één en ander zoals overeengekomen middels de overeenkomst Mijn Keurmerk;
• Het voeren van het Keurmerkpictogram op correspondentie, foldermateriaal en dergelijke.
• De beschikking over een Derden inlog om, met toestemming van de deelnemer, derden inzage te geven in het dossier.
7.8. Het account op xxx.xxxxxxxxxxxx.xx dat beschikbaar wordt gesteld aan deelnemers is strikt persoonlijk, het is niet toegestaan dit aan anderen beschikbaar te stellen. Het
registratienummer en bijbehorend wachtwoord zijn strikt persoonlijk en dienen vertrouwelijk te worden behandeld. Alle informatie die via de website xxx.xxxxxxxxxxxx.xx beschikbaar wordt gesteld aan de deelnemer is voor persoonlijk gebruik van die deelnemer en bedoeld ter ondersteuning van diens dagelijkse beroepsuitoefening. Het is niet toegestaan die informatie aan anderen beschikbaar te stellen in welke vorm dan ook.
7.9. Zonder voorafgaande toestemming van de deelnemer worden geen gegevens over de deelnemer verstrekt aan derden. Het is de eigen verantwoordelijkheid van de deelnemer aan wie hij of zij middels het verstrekken van de daartoe benodigde codes inzage geeft in het ‘eigen dossier’ op xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.
7.10. Tijdelijke onbereikbaarheid van xxx.xxxxxxxxxxxx.xx en het ‘eigen dossier’ door reguliere of noodzakelijke werkzaamheden aan de website of door overmacht, waaronder begrepen
storingen in het computernetwerk en andere stagnatie in de geregelde gang van zaken binnen Kiwa of de organisatie van de door Kiwa ingeschakelde derde(n), geeft de deelnemer geen recht op terugbetaling van (een deel van) de bijdrage, schadevergoeding of ontbinding van de overeenkomst.
Artikel 8 - Bijdrage en betaling
8.1. Alle bedragen zijn in euro’s, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is vermeld.
8.2. De deelnemer is gehouden jaarlijks de bijdrage voor een kalenderjaar te
betalen voor het deelnemerschap en optioneel gekozen diensten aan Mijn Keurmerk.
8.3. De hoogte van de jaarbijdrage wordt bepaald door Xxxx. Kiwa behoudt zich het recht voor de hoogte van de bijdrage te wijzigen. De bijdrage kan door Kiwa in ieder geval jaarlijks gewijzigd worden overeenkomstig het CPI-indexcijfer “Alle huishoudens”. Op de website xxx.xxxxxxxxxxxx.xx wordt de hoogte van de jaarbijdrage van het actuele kalenderjaar vermeld.
8.4. De bijdrage voor een kalenderjaar wordt via een per mail verstuurde factuur aan de deelnemer in rekening gebracht.
8.5. Indien de factuur van de bijdrage als bedoeld in lid 4 van dit artikel op de benodigde datum niet betaald is, stuurt Kiwa de deelnemer een aanmaning tot het alsnog binnen de in die aanmaning genoemde termijn betalen van de bijdrage. Indien de deelnemer in gebreke blijft is Xxxx gerechtigd incassomaatregelen te treffen. Alle met de incasso verband houdende kosten komen voor rekening van de deelnemer.
Artikel 9 - Risico en aansprakelijkheid
9.1. Het (potentiële) deelnemerschap van Xxxx Xxxxxxxx betekent niet dat Xxxx enige aansprakelijkheid op zich neemt voor de kwaliteit van de door de (potentiële) deelnemer verleende zorg of de eventuele onjuistheid van de door de (potentiële) deelnemer aangeleverde informatie. De (potentiële) deelnemer vrijwaart Kiwa , behoudens in geval van grove schuld of opzet door Xxxx, van alle aanspraken van opdrachtgever(s) van (potentiële) deelnemers of derden, waaronder begrepen vordering(en) tot schadevergoeding, uit welke hoofden dan ook.
9.2. Alle modeldocumenten op de website worden beschikbaar gesteld ter ondersteuning van de deelnemer. Deze documenten worden met uiterste zorgvuldigheid opgesteld en geëvalueerd. Kiwa is echter niet aansprakelijk voor enige (gevolg) schade die voortvloeit uit (het gebruik van) de documenten en protocollen die Mijn Keurmerk middels haar website of op andere wijze beschikbaar houdt voor de deelnemers en eventuele derden. Het gebruik van genoemde documenten en protocollen geschiedt voor eigen rekening en risico van de deelnemer en de eventuele derde.
Artikel 10 - Overige bepalingen
10.1. Het voeren en vermelden van het Keurmerk is voorbehouden aan Kiwa en de geregistreerde en gecertificeerde deelnemers van Xxxx Xxxxxxxx. De rechten van intellectuele eigendom van Mijn Keurmerk berusten bij Kiwa. Kiwa kan, indien daartoe aanleiding bestaat, aanvullende voorwaarden stellen aan het mogen voeren en vermelden van het Keurmerk.
10.1.1. Indien de deelnemer in strijd met zijn verplichtingen uit hoofde van deze algemene voorwaarden of overeenkomsten handelt, is hij of zij zonder nadere ingebrekestelling in verzuim en is hij of zij voor iedere dag dat de overtreding voortduurt aan Xxxx een terstond opeisbare boete verschuldigd van € 500,- per dag, onverminderd het recht van Kiwa om in plaats daarvan volledige schadevergoeding plus kosten en interesten te vorderen voor zover de werkelijk geleden schade de bedongen boete te boven gaat.
10.2. Op alle aanbiedingen, verbintenissen, overeenkomsten en overige contacten tussen Kiwa en een (potentiële) deelnemer, is het Nederlands recht van toepassing, ongeacht de plaats waar de contacten daadwerkelijk plaatsvinden.
10.3. Geschillen over aanbiedingen, verbintenissen, overeenkomsten en overige contacten tussen Kiwa en de deelnemer worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter in de
feitelijke vestigingsplaats van Kiwa.
10.4. Deze algemene voorwaarden Mijn Keurmerk zijn na te lezen op de website xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.
10.4.1. De verwerking van persoonlijke gegevens van de (potentiële) deelnemers door Xxxx is, op grond van de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming, gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens onder nummer m1397045.