de vereniging: ZSC Oceanus gevestigd te Aalsmeer.
Begripsbepalingen
Artikel 1
In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:
de vereniging: ZSC Oceanus gevestigd te Aalsmeer.
de statuten: de statuten van de vereniging, vastgesteld bij notariële akte d.d. 15 oktober 1999, door notaris C.B. Bakker te Aalsmeer.
het bestuur: het bestuur van de vereniging.
Leden
Artikel 2
De vereniging bestaat uit:
a. Ereleden en leden van verdienste: Dat zijn zij die door het bestuur als zodanig benoemd zijn of benoemd kunnen worden als ze voorgedragen worden door het bestuur of door tenminste 10 stem- gerechtigde leden op een ledenvergadering en de voordracht door tenminste 50% van de aanwezige stemgerechtigden ondersteund wordt.
b. Senior leden: Dat zijn zij, die daadwerkelijk aan trainingen en/of wedstrijden deelnemen en bij aanvang van het verenigingsjaar op 1 september de leeftijd van 18 jaar hebben bereikt
c. Junior leden: Dat zijn zij, die daadwerkelijk aan trainingen en/of wedstrijden deelnemen en bij aanvang van het verenigingsjaar op 1 september de leeftijd van 18 jaar nog niet hebben bereikt.
c. Niet-actieve leden: Dat zijn zij die niet actief aan de sport deelnemen, maar als vrijwilliger actief zijn.
d. Donateurs: Dat zijn zij, die jaarlijks tenminste een vast bedrag aan de vereniging schenken.
Artikel 3
1. De aanmelding als lid van de vereniging geschiedt door middel van het invullen en ondertekenen van het door het bestuur vastgestelde aanmeldingsformulier. Dit bevat tenminste; achternaam, voor- letters, geboortedatum, adres, woonplaats en telefoonnummer. Voor aspirant leden tot 18 jaar dient dit formulier ondertekend te zijn door de wettelijke verantwoordelijke.
De vereniging hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Wij verwijzen u hiervoor naar de bijlage Algemene Verordening Gegevensbescherming
2. (De wettelijk vertegenwoordiger van minderjarige) leden dienen, vóór het aangaan van het lidmaatschap, zich op de hoogte te stellen of de sport medisch verantwoord kan worden beoefend en blijven te allen tijde verantwoordelijk voor het op medisch verantwoorde wijze deelnemen aan de sport, die gekozen is. Sportmedisch advies kan ingewonnen worden bij fysiotherapeuten en sportartsen.
3. Over de toelating beslist het bestuur en in geval van overbezetting kan een wachtlijst per afdeling en/of leeftijdsgroep worden ingesteld waarbij de ontvangstdatum van het aanmeldingsformulier bepalend is voor de volgorde van toelating.
4. In geval van niet toelating door het bestuur zal op verzoek van de betrokkene door de eerstvolgende algemene ledenvergadering alsnog over toelating worden beslist.
5. Alle leden erkennen kennis te dragen van de bepalingen in de statuten en het huishoudelijk reglement, die bij de secretaris ter inzage liggen Het huishoudelijk reglement is ook digitaal beschikbaar via xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx Leden onderwerpen zich tevens aan de statuten en huishoudelijk reglement van de KNZB en NTB, en machtigen het bestuur onherroepelijk hen te (doen) vertegenwoordigen op de vergaderingen van de KNZB en NTB c.q. de onderafdelingen van de KNZB en NTB en daar namens hen een stem uit te (doen) brengen, overeenkomstig de statuten en huishoudelijk reglement van de KNZB en NTB. (zie ook bijlage 2, beroepscode KNZB)
Artikel 3(vervolg)
6. De leden hebben het recht om deel te nemen aan de evenementen waarvoor zij in aanmerking komen en die door of vanwege de vereniging worden georganiseerd of waarvoor de vereniging zich bij de kring of zwembond en andere instanties heeft ingeschreven. Leden die zijn geschorst hebben geen recht om deel te nemen aan de evenementen waarvoor zij in aanmerking komen. Inschrijving geschiedt door de betreffende commissie(s). Afmeldingen voor wedstrijden dienen te geschieden binnen de termijn die op de uitnodiging is vermeld bij de daarvoor verantwoordelijke persoon. Bij te laat afmelden of wegblijven zonder bericht van verhindering zal een door het bestuur vast te stellen boete worden opgelegd.
7. De contributie voor de leden wordt jaarlijks op de algemene ledenvergadering vastgesteld evenals de minimum bijdrage van ondersteunende leden. Bestuursleden, trainers, commissieleden en officials zijn vrijgesteld van het betalen van contributie, mits zij niet daadwerkelijk aan trainingen of wedstrijden deelnemen. Ereleden en leden van verdienste zijn vrijgesteld van contributie.
8. Bij inschrijving van een nieuw lid, dient door elk lid inschrijfgeld te worden voldaan. De hoogte van het bedrag wordt jaarlijks op de algemene ledenvergadering vastgesteld. Nieuw toetredende bestuursleden, trainers, commissieleden en officials zijn vrijgesteld van betalen van inschrijfgeld.
9. De verschuldigde contributie wordt door middel van een digitale nota (email) aan de leden aangeboden met het verzoek dit voor een door het bestuur vast te stellen datum te voldoen via bank of giro. De verschuldigde contributie wordt door een lid in 8 maandelijkse termijnen (oktober tot en met mei) geïncasseerd, via het afgeven van een machtiging tot automatische incasso. Afwijking van deze regel is slechts mogelijk in overleg met de penningmeester. Xxxxxxxx in één keer van de contributie is mogelijk, maar dient voor 31 oktober van het lopende verenigingsjaar te geschieden.
10.Alle aanvullende facturen dienen ineens te worden voldaan. In geval van een afgegeven machtiging tot automatische incasso zal het factuurbedrag verwerkt worden in de nog resterende termijnen. Deze regeling geldt ook voor boetes, opgelegd door vereniging, kring of zwembond.
11.Bij meerdere jeugdleden uit een gezin wordt vanaf het derde jeugdlid een korting verleend op de jaarlijkse vastgestelde basiscontributie. Deze korting is gebonden aan een maximum en wordt jaarlijks op de algemene ledenvergadering vastgesteld.
12.Wedstrijdbijdragen van de deelnemers, startvergunningkosten KNZB, afdrachten aan de KNZB en de onderafdelingen van de KNZB en licentiekosten NTB worden jaarlijks vastgesteld door de algemene ledenvergadering.
13.Opzegging van het lidmaatschap kan alleen bij afloop van het verenigingsjaar, dat loopt van 1 september t / m 31 augustus. Opzeggingen dienen bij de ledenadministratie binnen te zijn uiterlijk op 15 juli van het lopende verenigingsjaar, voor de waterpolo per 15 mei van het lopende verenigingsjaar. Dit in verband met de teamopgaven en de overschrijvingstermijn van 1 juni van de KNZB. Afwijking van deze regel is alleen mogelijk bij zwaarwegende redenen, waarbij het bestuur toestemming dient te verlenen. Het bestuur heeft de mogelijkheid alternatieve lidmaatschappen te ontwikkelen, wanneer dit in het belang van de vereniging wordt geacht.
14.Jaarlijks zal aan het einde van het seizoen een wijzigingsformulier worden verstrekt aan de leden. Hierop dient te worden aangegeven welke wijzigingen in trainingstijden er in het komende vereni- gingsjaar zullen zijn voor het betreffende lid. De contributie voor dit nieuwe verenigingsjaar wordt berekend op basis van de gegevens op dit wijzigingsformulier. Bij niet invullen van het wijzigings- formulier wordt de contributie berekend op basis van de gegevens van het vorige verenigingsjaar. Het wijzigingsformulier is ook digitaal beschikbaar op www. xxxxxxxxxxxxxxx.xx.
00.Xx facturen en andere communicatievormen worden zoveel mogelijk digitaal verzonden, hiertoe kunnen leden een emailadres bekend maken bij het bestuur. De leden zijn zelf verantwoordelijk voor het doorgeven van wijzigingen hierin.
Artikel 3(vervolg)
16.Voor het intern melden van misstanden of seksuele intimidatie binnen de vereniging kan er gebruikt worden gemaakt van de vertrouwenspersoon. De contactgegevens van de vertrouwenspersoon zijn te vinden op de Oceanus website bij ALGEMEEN
Aanvullende bepalingen voor leden
Artikel 4
1. Leden van de wedstrijdzwemselectie verplichten zich ertoe tenminste driemaal in de week te trainen.
2. Leden van de Speedo selectie verplichten zich ertoe tenminste tweemaal in de week te trainen.
3. Slechts bij zwaarwegende redenen kan van het gestelde in de punten 1 en 2 worden afgeweken. Hiertoe dient schriftelijk een verzoek te worden ingediend bij het bestuur met opgaaf van redenen. Het bestuur zal per individueel geval beslissen.
4. Leden van de selecties dienen zich beschikbaar te houden voor wedstrijden.
Artikel 5
1. Leden van de Heren 1 selectie verplichten zich ertoe tenminste tweemaal in de week te trainen.
2. Slechts bij zwaarwegende redenen kan het gestelde in punt 1 worden afgeweken. Hiertoe dient schriftelijk een verzoek te worden ingediend bij het bestuur met opgaaf van redenen. Het bestuur zal per individueel geval beslissen.
3. Het behalen van de W-official-licentie, benodigd voor het uitvoeren van de functies wedstrijdsecre- taris, tijdwaarnemer en 30-secondenwaarnemer, is verplicht voor alle waterpololeden binnen twee jaar na het jaar waarin de leeftijd van 16 jaar bereikt wordt. Deze regel geldt voor alle waterpoloërs van jaargang 1987 en later.
4. De waterpolocommissie zal jaarlijks een cursus organiseren waarvoor alle betreffende personen zullen worden ingeschreven. Uiteraard is er daarnaast een mogelijkheid voor anderen (huidige seniorenleden of ouders van jeugdspelers) om zich voor de cursus in te schrijven.
5. Wanneer door een lid niet aan de regel wordt voldaan, heeft de waterpolocommissie de mogelijk- heid deze persoon uit te sluiten voor deelname aan de waterpolocompetitie. Als dit betekent dat een team niet meer genoeg spelers heeft om aan de competitie deel te nemen, dan zal ook afgezien worden van het inschrijven van het betreffende team.
6. Er zijn een aantal situaties denkbaar waarin een uitzondering kan worden gemaakt op deze regel. Deze situaties kunnen per geval ter beoordeling aan de waterpolocommissie worden voorgelegd.
Bestuur
Artikel 6
Het bestuur wordt gekozen volgens artikel 12 der statuten en bestaat ten minste uit:
- De voorzitter, die de vergadering leidt. Hij ziet toe dat alle genomen besluiten van het bestuur en / of ledenvergaderingen dienovereenkomstig worden uitgevoerd. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt de leiding overgenomen door een uit het bestuur aan te wijzen lid (de vice-voorzitter). De voorzitter heeft te allen tijde het recht de vergadering van een commissie bij te wonen en heeft daarin een adviserende stem.
- De secretaris, die is belast met de ledenadministratie, notulen van de vergaderingen opmaakt, het archief verzorgt en het jaarverslag opstelt. De taken van de secretaris kunnen worden uitbesteed aan andere leden van het bestuur.
Artikel 6 (vervolg)
- De penningmeester, die de in art. 16 lid 1 en 2 der statuten bedoelde werkzaamheden uitvoert. Hij / zij beheert de geldmiddelen en verleent de noodzakelijke kwijtingen. De penningmeester doet verslag aan de algemene ledenvergadering volgens art. 16 lid 1 en 2 der statuten en legt verantwoording af over het gevoerde beleid van het afgelopen boekjaar.
Het bestuur verdeelt de overige functies in onderling overleg. Daarbij zal zoveel mogelijk getracht worden aansluiting te zoeken bij de in artikel 13 lid 3 der statuten bedoelde commissie(s).
Financiële controle
Artikel 7
De financiële verantwoording wordt gecontroleerd door een financiële commissie/kascontrolecommissie volgens art. 16 lid 4 der statuten. Bij tussentijds aftreden moet binnen 14 dagen door de aftredende penningmeester rekening en verantwoording afgelegd worden aan genoemde commissie.
Clubkleding
Artikel 8
1. Van de leden wordt verwacht dat zij bij officiële wedstrijden de originele clubkleding dragen. Deze bestaat in principe uit een kobaltblauw poloshirt, korte broek en een sporttas, in de basiskleuren kobaltblauw en/of navy met witte belettering. De leden hebben de verplichting om op het moment van aanvraag van een startvergunning de clubkleding aan te schaffen. Hiertoe zal in principe tweemaal per jaar een passessie worden georganiseerd.
2. Uitbreiding van het kledingpakket met andere items is mogelijk, maar het kan de leden niet verplicht worden gesteld deze kleding ook daadwerkelijk aan te schaffen. Nieuwe items dienen dezelfde kleurstelling te hebben als het verplichte pakket.
3. Nieuwe items worden te allen tijde voorgelegd aan het bestuur om uniformiteit te bevorderen.
4. Bij evenementen is het mogelijk aparte bestellingen te doen, zoals t-shirts. Instemming van het bestuur is ook hiervoor noodzakelijk.
Commissies
Artikel 9
1. Het bestuur kan zich doen bijstaan door één of meer commissies. Bestuursleden kunnen deel uitmaken van deze commissies. Deze commissies hebben minimaal de volgende taken:
- Beslissen van deelname aan competitie(s), in overleg met het bestuur;
- Beslissen van deelname aan wedstrijden op uitnodiging en het zelf organiseren van wedstrijden;
- Organiseren van thuiswedstrijden en/of toernooien;
- Aanwijzen ploegleiders / ploegleidsters ter begeleiding van ploegen bij wedstrijden.
- Aanschrijven van deelnemers aan wedstrijden;
- Opstellen van een trainingsrooster op basis van beschikbare trainingstijden.
- Adviseren tot de aanstelling van hoofdtrainer(s);
- Aantrekken van onbezoldigde trainers / trainsters en coördinatoren;
- Indelen van teams en/of banen, in overleg met de (hoofd)trainer(s);
- Indelen van trainers aan de hand van het trainingsrooster;
- Tijdig aantrekken / werven van officials;
Artikel 9 (.1 vervolg)
- Adviseren m.b.t. opleidingen voor trainers, officials en overige functionarissen;
- Toekennen of ontnemen van startvergunningen in overleg met trainer(s), bij minderjarigen dient vooraf contact met wettelijke vertegenwoordiger te worden opgenomen. De daadwerkelijke aanvraag en het intrekken gebeurt door de secretaris of de penningmeester i.v.m. de correcte weergave in de ledenadministratie;
- Toezicht houden bij trainingen en wedstrijden in de betreffende zwemaccommodatie en het bijhouden van de presentielijst (bestuursdienst);
- Beheren van specifiek trainingsmateriaal;
- Indienen van begrotingen voor vergoedingen voor kosten anders dan het organiseren voor de competitie, de Meerkamp en eenmalig de clubkampioenschappen, ongeveer 6 weken vooraf, zo- dat het bestuur dit kan goedkeuren;
- Opstellen van kosten te verwachten van de KNZB of onderafdelingen van de KNZB;
- Opstellen van te verwachten boetes van de KNZB of onderafdelingen van de KNZB, zodat er een goede controle op de kosten mogelijk is;
- Doorgeven van door te berekenen boetes aan leden i.v.m. te laat afzeggen of niet komen op- dagen zonder afmelding;
- Controle op het naleven van het huishoudelijk reglement bij wangedrag van leden en trainers (zie ook de beroepscode van de KNZB, bijgevoegd als bijlage).
2. Commissies bestaan uit een oneven aantal leden met een minimum van drie.
3. De commissies zijn gehouden op regelmatige tijden bijeen te komen, verslag hiervan te maken en afschriften te zenden aan het bestuur.
4. De commissies zijn bevoegd zo nodig corrigerende maatregelen voor te stellen volgens de artikelen van de tuchtrechtspraak en dit ter kennis te brengen aan het bestuur.
5. De commissies zijn bevoegd subreglementen op dit huishoudelijk reglement voor te stellen aan het bestuur. De algemene ledenvergadering stelt de subreglementen vast.
6. Ten tijde van het opmaken van dit huishoudelijk reglement bestaan de navolgende subreglementen en gedragscodes:
* Beroepscode van de KNZB
* Algemene regels m.b.t. sportiviteit voor sporters, ouders en publiek
7. Ten aanzien van publiciteit zullen de commissies ieder voor zich daarvoor zelf actie ondernemen.
8. In het geval dat aangelegen onderwerpen meerdere commissies raken, overleggen de betreffende commissies maken de nodige afspraken. Indien geen overeenstemming wordt bereikt, beslist het bestuur.
9. Al onze trainers/vrijwilligers, welke langs de badrand staan, zijn in bezit van een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Zij hebben tevens een vrijwilligers overeenkomst getekend met betrekking tot de bescherming van de persoonsgegevens. (Zie hiervoor ook de bijlage Algemene Verordening Persoonsgegevens).
Tuchtrechtspraak
Artikel 10
1. Trainers zijn bevoegd leden die zich tijdens de training misdragen, uit de training te sturen. De uitge- stuurde leden zijn gerechtigd om de volgende training weer bij te wonen.
2. Bij wangedrag, hinderen en het gebruik van onbehoorlijke taal tijdens wedstrijden en/of trainingen, kunnen leden een tuchtrechterlijke boete opgelegd krijgen van maximaal € 50,- door het bestuur op voordracht van trainers, coaches, commissies of andere betrokkenen.
Artikel 10 (vervolg)
3. Bij wangedrag, hinderen en het gebruik van onbehoorlijke taal tijdens wedstrijden en/of trainingen, kunnen leden voor maximaal 2 weken geschorst worden in de vorm van het niet toelaten tot trainingen, wedstrijden enz. door het bestuur op voordracht van trainers, coaches, commissies of andere betrokkenen.
4. Tijdens een schorsingsperiode of uitsluiting heeft men het recht zich te verweren en de plicht contri- butie te betalen. Tegen een schorsingsbesluit kan de geschorste in beroep komen bij de algemene ledenvergadering.
5. Indien een lid door de KNZB of NTB wordt geschorst middels een tuchtzaak, dan wordt die schorsing door de vereniging onmiddellijk overgenomen en moeten de daaruit voortvloeiende boetes door het ge-schorste lid worden voldaan c.q. deze worden op het geschorste lid verhaald.
6. Bij wanbetaling, wangedrag en schade welke de belangen van de vereniging en/of KNZB/NTB betreffen, kan op voordracht van het bestuur op de algemene ledenvergadering de vervallenverklaring van het lidmaatschap worden uitgesproken (royement). Schade veroorzaakt door wangedrag zal op de be-trokkene(n) worden verhaald.
7. Bij herhaaldelijk wangedrag bouwen de commissies een dossier op over het betreffende lid.
Algemene ledenvergadering
Artikel 11
1. De datum van in artikel 17 lid 1 der statuten bedoelde voorgeschreven jaarlijkse algemene leden- vergadering wordt door het bestuur vastgesteld.
2. Door leden kunnen aanvullende agendapunten aan de door het bestuur opgestelde agenda worden toegevoegd. Deze aanvullende punten dienen tenminste 3 dagen voor de algemene ledenvergade- ring ter kennis van het bestuur te worden gebracht.
3. Indien geen der stemgerechtigde leden stemming verlangt omtrent een aan de orde gesteld agenda- punt, wordt geacht het voorgestelde te zijn aangenomen. In alle overige gevallen zal tot stemming worden overgegaan zoals bepaald in art. 19 der statuten.
Slotbepaling
Artikel 12
1. Het huishoudelijk reglement kan gewijzigd worden bij besluit van een algemene ledenvergadering met een meerderheid van tenminste tweederde van de geldig uitgebrachte stemmen.
2. Dit reglement c.q. wijzigingen in dit reglement, treden in werking veertien dagen na aanneming door de algemene ledenvergadering.
3. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur volgens art. 23 der statuten.
Privacy beleid
ZSC Oceanus hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy Statement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
ZSC Oceanus houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy statement.
- Verwerking van je persoonsgegevens beperkt blijft tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
- Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
- Passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is.
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
- Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hier op willen wijzen en deze respecteren.
Als ZSC Oceanus zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van ons privacy statement, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Via email xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx of xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx
Je kunt ook gebruikmaken van de Oceanus brievenbus, welke je kunt vinden in de horeca van de Waterlelie.
Geautoriseerde personen binnen de vereniging.
De inschrijvings/wijzigingsformulieren worden in ontvangst genomen door de penningmeester/ledenadministratie.
De leden kunnen de formulieren deponeren in de Oceanus brievenbus, welke te vinden is in de horeca Waterlelie, aan de zijde van het zwembad.
Ook kunnen de leden het formulier digitaal aanleveren door een scan te versturen naar xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx
Zowel de penningmeester als de secretaris van zsc Oceanus heeft een geheimhoudingsovereenkomst getekend.
Deze overeenkomsten zijn in het bezit van het dagelijks bestuur van de vereniging ZSC Oceanus.
Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
De persoonsgegevens die je aanlevert via het aanmeldingsformulier worden bij onze vereniging verwerkt door de ledenadministratie. Zowel de ledenadministratie, penningmeester en de secretaris hebben een geheimhoudingsovereenkomst getekend.
Je persoonsgegevens worden door ZSC Oceanus verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:
1) Het lidmaatschap van ZSC Oceanus.
Voor de bovenstaande doelstelling kunnen wij de volgende persoonsgegevens van je vragen:
- Voornaam; Tussenvoegsel; Xxxxxxxxxx;
- Adres straat, huisnummer, huisnummer toevoeging; postcode; woonplaats
- E-mailadres; telefoonnummer; calamiteiten telefoon nummer ;
- Geslacht; - leeftijd; eventuele medische aandoening die van invloed kan zijn tijdens het sporten. Indien gebruik wordt gemaakt van automatische incasso vereniging contributie:
- IBAN rekening nummer, Naam IBAN rekening nummer
2) Het lidmaatschap van de KNZB
Elke zwemvereniging is verplicht haar leden aan te melden bij deze bond. Uw gegevens moeten hiervoor worden verwerkt in de online Sportlink database, dus niet lokaal op een computer.
Voor deze doelstelling worden de volgende persoonsgegevens gevraagd:
- Achternaam, Voorletters, geboortedatum, geslacht, postcode, straatnaam, huisnummer,plaats,
3) Boekhouding.
Onze vereniging is verplicht de boekhoudkundige basis administratie 7 jaar te bewaren.
Deze gegevens worden verwerkt in een online database van AFAS, dus niet lokaal op een computer. Voor deze doelstelling worden de volgende persoonsgegevens gevraagd:
- Achternaam, Voorletters, postcode, straatnaam, huisnummer, plaats.
Indien u gebruik maakt van automatische incasso van uw contributie worden de volgende persoonsgegevens ook in deze online database opgenomen:
- IBAN rekening nummer, Naam IBAN rekening nummer
4) Trainers
De trainers binnen onze vereniging krijgen een aantal persoonsgegevens ten behoeve van de presentielijsten.
Op deze presentielijsten staan de volgende persoonsgegevens vermeld:
- Voornaam; Tussenvoegsel; Xxxxxxxxxx;
- E-mailadres; calamiteiten telefoon nummer ;
- Geslacht; leeftijdscategorie
- eventuele medische aandoening die van invloed kan zijn tijdens het sporten.
Deze gegevens zijn op een lokale computer bij de ledenadministratie opgeslagen in een versleutelde Access database.
Email verkeer.
ZSC Oceanus zal je email adres alleen gebruiken voor:
- het versturen van boekhoudkundige zaken zoals facturen, betalingsherinneringen etc.
- Vanuit het bestuur :
-Aankondiging Algemene Leden Vergadering.
- Eindejaarsbrief, huishoudelijk reglement Artikel 3, punt 12.
- Wedstrijdzaken, inschrijvingen en mededelingen
- Nieuwsbrieven, eventueel aangevuld met sponsoruitingen.
Afmelden voor het ontvangen van nieuwsbrieven kan door een email te versturen naar xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx met onderwerp AFMELDING NIEUWSBRIEF.
Bewaar termijn contactgegevens.
- De fiscale bewaartermijnen/boekhouding zijn 7 jaar.
- Ledengegevens: tot 2 jaar na einde lidmaatschap > daarna kunnen de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens in het oud-ledenarchief worden opgenomen.
- Wedstrijduitslagen: onbeperkt (Bij topsport mogen deze uitslagen openbaar zijn. Bij amateurs en in het bijzonder bij kinderen is wel een toegangsbeveiliging gewenst. De uitslagen mogen ook niet meer gegevens bevatten dan noodzakelijk. Een geboortedatum of woonplaats is bijvoorbeeld niet nodig. Naam, clubnaam en uitslag zal in de regel voldoende zijn. (Zie meer in het Handboek Sport & Privacy)
- Foto’s van leden/wedstrijden: De bewaartermijn is afhankelijk van het doel van de verwerking. Zorg in ieder geval dat de database met alle verenigingsfoto’s zeer goed beveiligd is, voor slechts enkele personen toegankelijk is en verwijder beeldmateriaal waarvan duidelijk is dat het geen historische functie zal dienen.
- Aankoopgegevens van sportmateriaal: tot 2 jaar na de aankoop (handig i.v.m. garantie).
- Persoonsgegevens ten behoeve van een reis: doorgaans te verwijderen na de reis.
- Dieetgegevens: verwijderen uiterlijk 1 week na het event.
- Medische gegevens ten behoeve van de training/topsportbegeleiding: Zolang de begeleiding van de topsporter duurt (verwerking geschiedt altijd op basis van toestemming en is zeer goed beveiligd). Na het einde van de begeleiding kunnen de medische gegevens met toestemming gepseudonimiseerd worden opgeslagen (verander de naam in een nummer en noteer het nummer op een andere plaats) of de gegevens kunnen geanonimiseerd worden opgeslagen ten behoeve van onderzoek.
- Beoordelingsverslagen van coaches, trainers, vrijwilligers: Zodra deze niet meer noodzakelijk zijn, maar uiterlijk 2 jaar na einde dienstverband of einde van de werkzaamheden.
- Juryplanning: einde van het wedstrijdseizoen
- Jurygegevens: 2 jaar nadat iemand zich niet meer als jurylid beschikbaar stelt.
- Kwalificaties: Een sportbond mag de gegevens betreft de onder hun verantwoordelijkheid behaalde kwalificaties onbeperkt bewaren (nauwkeuriger is tot aan overlijden van de betrokkene). Het gerechtvaardigd belang van deze lange bewaartermijn is dat ook over vele jaren bekend moet zijn welke kwalificaties een bepaald persoon heeft behaald. De sportbond dient te weten wie op welk niveau bevoegd is uit oogpunt van de veiligheid van de sportbeoefenaars.
Artikel 2.2
Elke vereniging moet zich conformeren aan de KNZB Beroepscode (die in het Q-reglement is opgenomen) en haar leden, andere aangeslotenen, en speciaal het kader, over het bestaan van de beroepscode informeren.
Q. Beroepscode
Artikel 0 Definities
In deze beroepscode wordt verstaan of mede begrepen onder:
0.1. Trainer: de vrouwelijke of mannelijke trainer, coach, instructeur, begeleider, of in een functioneel daarmee overeenstemmende functie werkzaam, 'die sportactiviteiten ondersteunt en/of uitvoert.
0.2. Sporter: de vrouwelijke of mannelijke sportbeoefenaar die individueel, gezamenlijk met anderen of in teamverband - recreatief, als amateur of beroepsmatig - een sport beoefent en zich daarop onder leiding van de trainer door training voorbereidt. Onder sporters worden in dit verband ook de elementair zwemleden gerekend, onder trainers worden in dit verband ook zwemleiders gerekend.
0.3. Team: enig aantal individuele sporters dat gezamenlijk als eenheid een sport beoefent en zich daarop door training voorbereidt;
0.4. Integriteit: het geestelijk en lichamelijk in zijn waarde laten van de sporter of van een team, daarbij respecterend dat de sporter/het team voor zichzelf beslissingen neemt en daarvoor eigen verantwoordelijkheid draagt, alsmede het nalaten van enig inbreuk op aan de sporter toekomende rechten.
0.5. Ouders: de wettelijke vertegenwoordiger(s) van de minderjarige sporter tot 18 jaar, diens voogd(en) daaronder begrepen.
0.6. Opdrachtgever: de individuele sporter of de werkgever of de organisatie van wie de trainer opdracht heeft verkregen werkzaamheden als trainer te verrichten, en/of met instemming van de opdrachtgever: een team.
Artikel 1 Toepasselijkheid beroepscode
1.1. De Beroepscode - en dus dit reglement - is van toepassing op
- alle leden van de verenigingen.
- andere geregistreerde aangeslotenen van de verenigingen, exclusief de donateurs van de aangesloten verenigingen
- instructeurs, coaches, leiders en begeleiders van de door de KNZB of de aangesloten verenigingen gevormde ploegen
- vrijwillige medewerkers wanneer zij ten behoeve van de verenigingen activiteiten verrichten
1.2. Een vereniging verplicht zich ieder persoon zoals genoemd in artikel 1.1 op de hoogte te stellen van de inhoud van de beroepscode en de gevolgen bij overtredingen hiervan. Bestraffingen van overtredingen van de beroepscode zullen worden opgedragen aan de tuchtcommissie van de KNZB.
Artikel 2 Algemene normen ten aanzien van de trainer
2.1. De trainer doet niet voorkomen alsof hij meer of andere kwaliteiten bezit dan waarvoor hij door opleiding of aantoonbare ervaring kan instaan. In functionele contacten met anderen neemt de trainer het initiatief anderen te informeren over zijn opleiding en deskundigheid. De trainer aanvaardt geen opdracht waarvoor hij na een kritische zelfanalyse meent niet over de deskundigheid te beschikken.
2.2. De trainer is zich bij de uitoefening van zijn beroep voortdurend bewust van zijn voorbeeldfunctie.
2.3. De trainer handelt naar de regels, de geest en de gebruiken van de desbetreffende sport. De trainer onthoudt zich van het schaden van de belangen van de desbetreffende sport en van de daarmee verbonden organisaties en sporters.
2.4. De handelwijze van de trainer dient objectief en toetsbaar te zijn.
2.5. Waar nodig en op verzoek legt hij het met de individuele sporter en/of met de opdrachtgever te bereiken doel schriftelijk vast.
2.6. De trainer onthoudt zich van uitlatingen en gedragingen met een discriminerend of anderszins beledigend karakter, alsmede van uitlatingen en gedragingen waarvan hij kan of behoort te weten dat deze voor een derde schadelijk zijn.
2.7. De trainer onthoudt zich van enig advies ter zake van het gebruik of doen gebruiken van door de desbetreffende sportbond verboden middelen (doping), noch stimuleert het (doen) gebruik(en) van verboden middelen. De trainer zal het gebruik van verboden middelen afraden en minderjarige sporters wijzen op de daaraan verbonden gevaren.
Artikel 3 De trainer en de sporter
3.1. Het belang van de trainer is ondergeschikt aan het belang van de individuele sporter. Over beslissingen de individuele sporter betreffende overlegt de trainer met de sporter en motiveert zijn keuze of handelwijze. De trainer tracht waar mogelijk met de individuele sporter tot overeenstemming te komen; waar niet mogelijk respecteert hij de opvatting van de sporter en laat deze prevaleren.
3.2. Bij sportbeoefening in teamverband heeft de trainer een regisserende functie en is het belang van de trainer ondergeschikt aan het belang van het team, op een wijze zoals met de opdrachtgever is overeengekomen. Over beslissingen het team betreffende overlegt de trainer met de sporters van het team en deelt hen gemotiveerd diens keuze of handelwijze mede. De trainer tracht - indien mogelijk - met de sporters van het team tot een draagvlak voor zijn keuze of handelwijze te komen, behalve in het geval hem door de opdrachtgever is opgedragen ten aanzien van de selectie van de tot het team behorende sporters een keuze te maken voor hun deelname aan wedstrijden. In dat geval is de trainer slechts verantwoording verschuldigd aan de opdrachtgever.
3.3. De trainer is zich bewust van zijn begeleidende en pedagogische taak. Waar het de belangen van de sporter betreft, stimuleert de trainer de sporter tot het nemen van eigen verantwoordelijkheid en geeft de sporter daartoe de daarvoor benodigde informatie. Uiteindelijk beslist de sporter over hetgeen in zijn belang is.
3.4. De trainer bevordert zo veel als in zijn vermogen ligt het welzijn van de sporter, diens ontwikkeling in de sport en het behalen van succesvolle resultaten. Dit laatste alleen op verzoek van de sporter en mits niet in strijd met diens gezondheid en welzijn.
3.5. De trainer waarborgt de lichamelijke en geestelijke integriteit van de sporter en laat alles na wat die integriteit kan schaden, waaronder enige handelwijze welke in strijd is met de fundamentele waarden van (de desbetreffende) sport en met de diepste overtuigingen van de sporter. De trainer houdt daarbij tevens rekening met te respecteren culturele bijzonderheden van de sporter.
Artikel 3 De trainer en de sporter (vervolg)
3.6. In zijn contacten met de sporter handelt de trainer strikt overeenkomstig de Code tegen Seksuele intimidatie en heeft alleen dan lichamelijk contact met de sporter voor zover dit functioneel noodzakelijk is en in dat geval alleen na voorafgaande instemming van de sporter.
3.7. Indien de sporter de leeftijd van 18 jaar nog niet heeft bereikt draagt de trainer jegens de sporter een bijzondere, verdergaande verantwoordelijkheid. Indien de trainer omtrent de gezondheid en het welzijn van de minderjarige sporter enige zorg van welke aard dan ook heeft, stelt hij een ouder hiervan onmiddellijk in kennis. Over eventuele beslissingen de minderjarige sporter betreffende overlegt de trainer altijd met de sporter en diens ouders en bij afwezigheid van de ouders met de clubleiding.
3.8. De trainer staat er voor in dat de belasting en intensiteit van de training van de sporter die hij traint altijd zijn aangepast aan de leeftijd van de sporter en tevens aan diens fysieke conditie en prestatievermogen. De trainer zal de sporter adviseren niet deel te nemen aan
wedstrijden en/of trainingen indien de trainer de daaraan verbonden risico’s voor de sporter
onverantwoord acht.
3.9. De trainer respecteert dat andere trainers en/of deskundigen over andere of specifieke deskundigheid kunnen beschikken. Waar nodig of wanneer de sporter daarom verzoekt, bevordert de trainer dat de sporter van bedoelde deskundigheid gebruik kan maken.
3.10 De trainer draagt xxxx voor een aangename, werkbare, open en vertrouwensvolle sfeer tijdens trainingen, wedstrijden en besprekingen en laat na wat daarmede in strijd kan zijn.
3.11. De trainer spoort de sporter aan zich overeenkomstig de regels van die sport te gedragen en op respectvolle wijze om te gaan met andere sporters, scheidsrechters en overige officials. De trainer bevordert fair play en onthoudt zich van aanwijzingen of opdrachten aan de sporter die daarmede in strijd zijn.
Artikel 4 De trainer en de opdrachtgever/derden
4.1. De trainer gaat geen overeenkomst aan waarin hij een opdracht accepteert welke naar de strekking of geest in strijd is met deze Beroepscode.
4.2. Met in achtneming van het in deze Beroepscode gestelde en zijn eigen uit de overeenkomst voortvloeiende verantwoordelijkheid, voert de trainer zijn werkzaamheden uit naar beste vermogen, in loyaliteit ten opzichte van zijn opdrachtgever, rekening houdend met diens belangen en van anderen die voor de organisatie van de opdrachtgever werkzaam zijn. De trainer is daarbij niet gehouden rekening te houden met de belangen van anderen dan de opdrachtgever en de sporter.
4.3. De trainer zal geen opdrachten - direct of indirect - aanvaarden van anderen dan de opdrachtgever of van (de ouders van) een individuele sporter, in wiens opdracht hij werkzaam is.
4.4. Wanneer de trainer meent dat zijn werkomstandigheden, zijn werklast, zijn lichamelijke of geestelijke gesteldheid verhinderen de overeengekomen werkzaamheden naar beste vermogen te verrichten, stelt hij hiervan zijn opdrachtgever en de individuele sporter of het team zo spoedig mogelijk in kennis.
4.5. De trainer komt - buitengewone omstandigheden daargelaten - zijn overeenkomst met de opdrachtgever na tot aan de einddatum. Indien en zodra de trainer ten behoeve van een aansluitende overeenkomst met een andere opdrachtgever overeenstemming heeft bereikt, meldt hij dit onverwijld schriftelijk aan de opdrachtgever.
Artikel 5 De trainer en zijn collega-trainer
5.1. Indien voor de opdrachtgever nog andere trainers werkzaam zijn, zal de trainer in openheid, collegialiteit en op efficiënte wijze met hen samenwerken. De trainer bevordert een goede werksfeer; ook ten opzichte van anderen met wie hij op verzoek van de opdrachtgever samenwerkt.
5.2 De trainer verricht geen werkzaamheden voor een individuele sporter dan wel een team voor wie een andere trainer reeds werkzaam is, tenzij de andere trainer daarin vooraf schriftelijk toestemt, in welk geval de trainer zijn werkzaamheden beperkt tot hetgeen daaromtrent tussen de beide trainers en de opdrachtgever is overeengekomen.
5.3. De trainer zal niet eerder een overeenkomst met een opdrachtgever aangaan dan nadat een door de opdrachtgever tussentijds, ter zake van dezelfde werkzaamheden beëindigde overeenkomst met een andere trainer met instemming van die andere trainer dan wel door tussenkomst van de rechter is afgewikkeld.
Artikel 6 Het geven van informatie en het doen van mededelingen
6.1. De trainer verstrekt over de sporter zonder diens uitdrukkelijke voorafgaande toestemming geen persoonlijke informatie aan derden.
6.2. De trainer laat zich tegenover derden niet schadelijk uit over de persoon of kwaliteiten van een sporter, zijn opdrachtgever, een collega-trainer of een andere collega met wie hij bij de uitvoering van zijn overeenkomst samenwerkt.
6.3. Met toestemming van zijn opdrachtgever is de trainer bevoegd louter sporttechnische informatie over de prestaties van de sporter aan derden, waaronder de media, te verstrekken.
6.4. Elke door de trainer aan derde te verstekken informatie dient juist, volledig en evenwichtig te zijn, beoordeeld naar de context van het verzoek om informatie. In geval van publicatie van de door de trainer verstrekte informatie dient hij vóór publicatie te verifiëren of de door hem verstrekte informatie juist wordt weergegeven.
Bijlage: algemene regels m.b.t. sportiviteit voor sporters, ouders en publiek
Algemeen
1. Ken de spelregels en sport volgens de spelregels
2. Respecteer je mede- en tegenstanders
3. Behandel alle sporters gelijkwaardig
4. Gebruik geen fysiek of verbaal geweld
Sporters
1. Speel volgens de regels, speel en train zo goed mogelijk en met respect voor jezelf en anderen.
2. Xxxxxxx en met plezier spelen is belangrijker dan winnen.
3. Accepteer de beslissingen van scheidsrechters en officials ook al vind je dat zij niet voor hun taak geschikt zijn.
4. Beïnvloed de scheidsrechter of officials niet door onbehoorlijke taal of agressieve gebaren en woorden.
5. Blijf bescheiden bij een overwinning.
6. Xxxx, als je verliest, de tegenstander geluk met het behaalde succes. Laat je niet ontmoedigen door een nederlaag.
7. Onsportiviteit van een tegenstander is nooit een reden om zelf onsportief te zijn of om andere aan te moedigen onsportief te zijn.
8. Wijs je clubgenoten zo nodig op onsportief of onplezierig gedrag.
9. Bespreek wat je zelf (nog) beter kan doen, bijvoorbeeld met je trainer, je coach, je teamgenoten of je ouders.
10.Respecteer het werk van al die mensen die ervoor zorgen dat je kan trainen en aan wedstrijden kan deelnemen. Dit is niet vanzelfsprekend.
Ouders en verzorgers
1. Xxxx uw kind dat eerlijk en met plezier sporten belangrijker is dan winnen. Zonder verliezer is er geen winnaar!
2. Help uw kind door te bespreken wat goed ging en wat beter kan. Door te oefenen gaat het de volgende keer ook beter.
3. Maak uw kind nooit belachelijk en geef het geen uitbrander als het een fout heeft gemaakt of een wed-strijd heeft verloren.
4. Kinderen leren door na te doen. Applaudisseer voor goede prestaties van iedereen, ook van de tegenstander.
5. Xxxxxx uw kind altijd aan om volgens de regels te spelen.
6. Val beslissingen van scheidsrechters niet in het openbaar af. Trek nooit hun integriteit in twijfel.
7. Steun alle pogingen om verbaal en fysiek misbruik te voorkomen.
8. Accepteer als uw kind geen interesse (meer) toont in zijn / haar sport. Forceer niet. Kinderen sporten voor hun plezier en niet voor het uwe.
9. Zonder vrijwilligers geen sport. Erken en waardeer de inzet van alle mensen die het sporten van uw kind mogelijke maken.
Toeschouwers
1. Gedraag u op uw best. Toon respect voor de tegenstanders en respecteer de beslissingen van de scheidsrechters of officials. Zonder hen zou er geen wedstrijd zijn
2. Grove taal draagt niet bij aan het plezier van de sporters, noch aan dat van coaches of scheidsrechters en officials. Keur elk gebruik van (verbaal) geweld af.
3. Stimuleer sporters om zich aan de regels te houden.
4. Applaudisseer voor goed spel van zowel uw eigen team als dat van de tegenstanders.