Checklist voor het aangaan en opstellen van overeenkomsten

Checklist voor het aangaan en opstellen van overeenkomsten

Nr.	Onderwerp	Aanbevelingen
1.	Xxxxxxxxxx	0. Bepaal het voorwerp (doel) van de overeenkomst. 2. Bepaal de soort overeenkomst en beoordeel of specifieke vormvoorschriften gelden voor aanbod of aanvaarding. 3. Bepaal de ingangsdatum en mogelijke einddatum van de overeenkomst. 4. Bepaal het beschikbare budget. 5. Bepaal de wijze waarop de overeenkomst tot stand komt: Europese aanbesteding, interne aanbesteding of enkelvoudige procedure.
2.	Keuze privaatrecht of publiekrecht	1. Ga na of met de overeenkomst een publiekrechtelijk doel wordt beoogd dat ook te bereiken is met toepassing van publiekrecht. 2. Zo ja, ga na of sprake is van een bevoegdhedenovereenkomst of van een beleidsovereenkomst. 3. Toets ingeval van een beleidsovereenkomst of voldaan wordt aan de formule uit het Windmill arrest. 4. Toets ingeval van een bevoegdhedenovereenkomst of sprake is van misbruik van macht als het privaatrecht gebruikt wordt.
3.	Contractsvrijheid	1. Neem bij het gebruik van privaatrechtelijke bevoegdheden ook de geschreven en ongeschreven regels van publiekrecht in acht, in het bijzonder de afdelingen 3.2 en 3.3 Awb en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. 2. Is de aanwending van privaatrechtelijke bevoegdheden in overeenstemming met Europees recht (met name aanbesteding en verboden staatssteun)? 3. Is sprake van een overeenkomst met betrekking tot het publiek domein, ga dan na of het gebruik dat de overeenkomst regelt algemeen of bijzonder is.
4.	Bevoegdheid	1. Ga na wie bevoegd is te besluiten tot het aangaan van de overeenkomst. Ingeval van de gemeente is dit het college van burgemeester en wethouders (artikel 160 lid 1, onder e, Gemeentewet). 2. Maak dit aan de wederpartij bekend in de fase van onderhandelingen en maak, indien nodig, een voorbehoud van goedkeuring door een ander orgaan. Maak in elk geval duidelijk dat de vereiste goedkeuring van een ander niet slechts een formaliteit is. 3. Wees er op bedacht dat, ondanks het voorbehoud, toch binding tot stand kan komen via artikel 6:23 BW (en de redelijkheid en billijkheid) 4. Toets of voldoende mandaat of (bij een derde) volmacht aanwezig is voor het aangaan van rechtshandelingen. 5. Houd rekening met de informatieplicht van artikel 169, vierde lid, Gemeentewet, breng deze ter kennis van de wederpartij en maak indien nodig een voorbehoud. 6. Als in de begroting financiële middelen zijn opgenomen met betrekking tot de overeenkomst, maak daarvan dan melding aan de wederpartij. 7. Als een ander (orgaan) bevoegd is, wek dan zelf niet de schijn van bevoegdheid. Zorg er voor dat die ander dat evenmin doet. 8. Houd rekening met de jurisprudentie die zich steeds meer in de richting van voor risico van de onbevoegd vertegenwoordigde komende schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid ontwikkelt.

Nr.	Onderwerp	Aanbevelingen
5.	Precontractuele fase	1. Laat je in de precontractuele fase mede leiden door de gerechtvaardigde belangen van de ander en vergewis je van het verplichtende en vertrouwenwekkende karakter van handelingen in deze fase (voortschrijdende gebondenheid) 2. Maak in de precontractuele fase afspraken over het afbreken van de onderhandelingen, bijvoorbeeld in de vorm van een voorovereenkomst waarin het volgende bijvoorbeeld is geregeld: • de beslismomenten en voorwaarden voor afbreken van de onderhandelingen • wie in dat geval welke kosten draagt als er geen overeenkomst tot stand komt • de grenzen waarbinnen partijen verplicht zijn door te onderhandelen • het forum dat bevoegd is te beslissen ten aanzien van geschillen 3. Houd in de precontractuele fase rekening met de op partijen rustende informatieplicht en onderzoeksplicht. 4. Vergewis je er van dat de wederpartij deskundigheid (in huis) heeft en bied, indien dat gelet op de belangen gewenst is, aan zorg te dragen voor een (gedeeltelijke) vergoeding van inschakeling van een deskundige. 5. Leg de onderhandelingen in de precontractuele fase vast in een verslag en stel dat ook aan de wederpartij ter hand. 6. Maak, indien meerdere conceptovereenkomsten voorafgaan aan de definitieve overeenkomst, gebruik van een datumaanduiding, zodat altijd duidelijk is om welk concept het gaat. 7. Loop met de wederpartij de overeenkomst door, check of er onduidelijkheden bestaan en leg indien nodig uit. Leg deze actie vast.
6.	Soort en naam van de overeenkomst	1. Ga na of sprake is van een benoemde of onbenoemde overeenkomst en welke wettelijke regeling dientengevolge van toepassing is. 2. Ga na welke regels van dwingend recht van toepassing zijn op de bedingen uit de overeenkomst. 3. Ingeval een overeenkomst wordt gesloten met een buitenlandse partij, vermeld dan dat op de overeenkomst het Nederlandse recht van toepassing is. 4. Zorg, hoewel de naamgeving niet doorslaggevend is, voor een naam die de lading van de overeenkomst dekt.
7.	Partijen en considerans	1. Zorg voor een juiste vermelding in de overeenkomst van de bevoegde partijen. Een overeenkomst met de gemeente vermeldt altijd de gemeente als partij bij de overeenkomst en niet één van haar organen. 2. Vermeld in de overeenkomst de persoon die de gemeente vertegenwoordigt. Dit is de burgemeester, of een persoon aan wie krachtens volmacht of mandaat van de burgemeester de vertegenwoordiging (ondertekening van de overeenkomst) is opgedragen (artikel 171, tweede lid, Gemeentewet). 3. Xxxxxxx op grond van wiens besluit de overeenkomst wordt gesloten. Dit is het college van burgemeester en wethouders (artikel 160, eerste lid, onder e, Gemeentewet), of een medewerker op grond van mandaat.

Nr.	Onderwerp	Aanbevelingen
		4. Als gebruik wordt gemaakt van overwegingen houd deze dan zo beperkt mogelijk maar geef wel de essentie en strekking van de overeenkomst weer. 5. Leg in de overwegingen zelf geen afspraken tussen partijen vast.
8.	Taalgebruik	1. Gebruik in een overeenkomst heldere taal en wees je er van bewust dat vakjargon door de wederpartij niet altijd wordt begrepen of dat het door hem anders kan worden uitgelegd. 2. Voeg aan de overeenkomst een begrippenlijst of lijst van definities toe. Hanteer de gebruikte begrippen in dat geval ook consequent en maak dus geen gebruik van synoniemen.
9.	Kernbepalingen	1. Maak goede afspraken over prestaties en prijs, de duur van de overeenkomst, de levering en regel de gevolgen van niet- nakoming, verzuim en overmacht. 2. Ga na of in de overeenkomst genoemde prijzen inclusief of exclusief BTW zijn.
10.	Algemene voorwaarden	1. Toets de eigen algemene voorwaarden aan de bepalingen van artikel 6:233 BW (open norm), 6:236 BW (zwarte lijst) en 6:237 BW (grijze lijst) 2. Bied de wederpartij de mogelijkheid om kennis te nemen van de algemene voorwaarden. Als uitgangspunt geldt, dat de gemeente de wederpartij de algemene voorwaarden ter hand stelt. Is dit redelijkerwijs niet mogelijk, dan moet de wederpartij vóór de totstandkoming van de overeenkomst er op worden gewezen, dat de algemene voorwaarden bij de gemeente ter inzage liggen, of bij een door de gemeente opgegeven Kamer van Koophandel, of dat ze zijn gedeponeerd bij de griffie van een gerecht, elektronisch beschikbaar zijn gesteld alsmede dat zij op verzoek op kosten van de gemeente aan de wederpartij zullen worden toegezonden. 3. Vraag zelf altijd de algemene voorwaarden van de wederpartij op en betrek deze indien nodig bij de onderhandelingen. 4. Als zowel de gemeente als de wederpartij gebruiker zijn van algemene voorwaarden houd er dan rekening mee, dat de overeenkomst in beginsel tot stand komt op basis van de algemene voorwaarden van het aanbod ('battle of forms') Verwerp indien nodig de algemene voorwaarden van de wederpartij uitdrukkelijk en doe dat altijd buiten de eigen algemene voorwaarden om. Een algemeen geformuleerde afweerclausule in de eigen algemene voorwaarden volstaat niet.
11.	Duur van de overeenkomst	1. Kom bij een duurovereenkomst (overeenkomst voor onbepaalde tijd) altijd een opzegregeling overeen. 2. Indien een opzegtermijn is overeengekomen, laat deze dan goed bewaken (contractbeheer).
12.	Publiekrechtelijke bepalingen	1. Benoem in de overeenkomst toepasselijke publiekrechtelijke voorschriften en neem ter zake een ontbindende en/of opschortende voorwaarde op. 2. Wees er bij het contracteren omtrent de aanwending van een publiekrechtelijke bevoegdheid van bewust welk bestuursorgaan bevoegd is en pleeg daarmee indien nodig overleg. 3. De vraag of de aanwending van een publiekrechtelijke

Nr.	Onderwerp	Aanbevelingen
		bevoegdheid rechtmatig is, wordt door de bestuursrechter beoordeeld, ingeval van een geschil. Formuleer de verbintenis (mede) daarom altijd als een inspanningsverbintenis.
13.	Risico's, garanties, boetebedingen, exoneraties	1. Wees voorzichtig met garantiebepalingen: die garanderen een bepaald resultaat onder alle omstandigheden waarbij situaties van overmacht worden uitgesloten. 2. Neem, indien nodig, in de overeenkomst een boetebeding op en beding garanties van de wederpartij. 3. Maak duidelijk waartoe de boete dient: ter stimulering van de nakoming of ter dekking van de schade. 4. Bepaal dat de boete onmiddellijk opeisbaar is en dat dan ook de wettelijke rente gaat lopen. 5. Bedenk bij eenheidsboetes dat ook een lichte tekortkoming tot een zware boete kan leiden; rechterlijke matiging is uitzondering. 6. Vraag, indien nodig, zekerheid voor de nakoming van de overeenkomst (pand, hypotheek, borgtocht of bankgarantie). 7. Neem, indien gewenst, de bepaling in een overeenkomst op, dat de wederpartij te allen tijde het risico draagt voor het handelen of nalaten van personen, die hij gebruikt voor de uitvoering van de overeenkomst. 8. Bepaal voor welke schade je aansprakelijkheid wil uitsluiten dan wel maximeer de schade.
14.	Overdracht contractspositie	1. Leg, indien gewenst, in de overeenkomst vast dat de overdracht van de contractspositie en vorderingsrechten door de wederpartij alleen mag geschieden met schriftelijke toestemming van de gemeente.
15.	Tekortkoming in de nakoming van verbintenissen uit de overeenkomst	1. Bepaal of de prestatie opeisbaar is geworden en of niet of ondeugdelijk is gepresteerd. 2. Bepaal of nakoming tijdelijk of blijvend onmogelijk is. 3. Bepaal of nakoming, schadevergoeding dan wel ontbinding gewenst is. 4. Stel in de ingebrekestelling een duidelijke termijn voor nakoming. 5. Neem in de ingebrekestelling een aansprakelijkstelling op.
16.	Wijziging van de overeenkomst	1. Overweeg of het aanbeveling verdient in de overeenkomst te bepalen in welke gevallen of onder welke omstandigheden wijziging van de verbintenissen uit overeenkomst aan de orde kan zijn (bijvoorbeeld een jaarlijkse tariefsverhoging). 2. Voer wijzigingen van de overeenkomst altijd schriftelijk door.
17.	Beëindiging en ontbinding	1. Bepaal vooraf welke omstandigheden aanleiding kunnen geven tot beëindiging of ontbinding van de overeenkomst. 2. Regel in elk geval ontbinding wegens onvoorziene omstandigheden. 3. Leg in de overeenkomst vast dat de gemeente in geval van surséance van betaling of faillissement het recht heeft de overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden. 4. Neem indien gewenst in de overeenkomst een bepaling op dat bij ontbinding partijen zich verplichten een ontbindingsovereenkomst (afscheidsregeling) te sluiten. 5. Neem bij exoneratie (bijvoorbeeld tot de opdrachtsom) in overeenkomst opnemen dat ontbinding er niet toe leidt dat de

Nr.	Onderwerp	Aanbevelingen
		leverancier het reeds betaalde terug hoeft te betalen. 6. Check goed of, gelet op alle omstandigheden, opzegging van een duurovereenkomst redelijk is en zorg voor een redelijke termijn. 7. Hoewel een buitengerechtelijke verklaring mondeling kan worden afgelegd, verdient het aanbeveling dat schriftelijk te doen (bewijsdoel). 8. Bij vaststellingsovereenkomst zorgvuldig nieuwe afspraken formuleren, afspraken maken over behandeling nieuwe geschilpunten en geheimhouding.
18.	Geheimhouding	1. Neem, indien gewenst, in de overeenkomst een verbod op ter voorkoming van het door de wederpartij naar buiten brengen van vertrouwelijke informatie.
19.	Geschillenregeling	1. Als er geen bijzondere geschillenregeling wordt overeengekomen of van toepassing is neem dan in de overeenkomst de bepaling op, dat de rechter in het arrondissement Overijssel bevoegd is kennis te nemen van geschillen.
20.	Bijlagen	1. Zijn er bijlagen bij de overeenkomst. Benoem die dan en voeg ze aan de overeenkomst toe. 2. Zorg er voor dat de bijlagen getekend en per pagina geparafeerd zijn.
21.	Ondertekening	1. Ondertekening namens de gemeente geschiedt door de burgemeester of, in mandaat, door een ambtenaar, dan wel, indien geen ondergeschiktheid, middels een volmacht. 2. Kijk bij ondertekening door de wederpartij of sprake is van een handelingsbekwame natuurlijk persoon dan wel, bij een rechtspersoon of betrokkene ook de bevoegdheid tot ondertekening heeft. 3. De bestuurder van een rechtspersoon is veelal ingevolge de statuten bevoegd, een ander via volmacht. Check dit via het online handelsregister dan wel via aanvraag legalisatie bij de kamer van koophandel. 4. Naast ondertekening verdient het aanbeveling alle pagina’s van de overeenkomst te paraferen.