Sub-Verwerkersovereenkomst
Sub-Verwerkersovereenkomst
Deze Sub-Verwerkersovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van de afspraken tussen Partijen overeengekomen op [DATUM] in de Partnerovereenkomst met kenmerk [KENMERK] (hierna: “Partnerovereenkomst”).
Partijen
− [NAAM PARTNER], gevestigd aan de [STRAAT] te [PLAATS], en rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer/mevrouw [NAAM TEKENINGSBEVOEGDE] (hierna: “Verwerker”);
− Daywize BV, gevestigd aan de Xxxxxxxxxxxxxx 00x xx Xxxxxxx, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer E.P. Bronts (hierna: “Sub-Verwerker”);
in aanmerking nemende dat
• Verwerker en Sub-Verwerker een Partnerovereenkomst hebben gesloten voor het verrichten van e-HRM diensten door Sub-Verwerker aan Verwerker. Op grond hiervan verwerkt Sub-Verwerker in opdracht van Verwerker Persoonsgegevens. Deze Sub-Verwerkersovereenkomst maakt als bijlage onlosmakelijk deel uit van de Partnerovereenkomst;
• Partijen zijn van mening dat Xxxxxxxxx aangemerkt wordt als “verwerker” in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”) en dat Sub-Verwerker aangemerkt kan worden als “sub-verwerker” in de zin van de AVG met betrekking tot deze Persoonsgegevens;
• Verwerker stelt aan Sub-Verwerker Persoonsgegevens ter beschikking om ten behoeve van haar te verwerken. Sub-Verwerker is hiertoe bereid. Verwerker en/of Verwerkingsverantwoordelijke wijst de doeleinden en middelen aan voor de verwerking en waarvoor de hierin genoemde voorwaarden gelden. Sub-Verwerker is bereid de verplichtingen omtrent beveiliging en andere aspecten van de AVG na te komen, voor zover dit binnen zijn macht ligt. Verwerker heeft de plicht om ervoor zorg te dragen dat Sub-Verwerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen evenals de plicht om toe te zien op de naleving van die maatregelen;
• Partijen, mede gelet op het vereiste uit artikel 28 van de AVG, de opdracht tot en nadere afspraken omtrent de verwerking van persoonsgegevens door Sub-Verwerker ten behoeve van Verwerker schriftelijk wensen vast te leggen middels deze Sub-Verwerkersovereenkomst.
zijn als volgt overeengekomen
Artikel 1. Doeleinden van verwerking
1.1 Sub-Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden van deze Sub-Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verwerker persoonsgegevens te verwerken. De toegestane verwerkingen worden door Sub-Verwerker uitgevoerd binnen een (semi-) geautomatiseerde omgeving.
1.2 Sub-Verwerker verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de schriftelijke verwerkingsinstructies die door de Verwerker en onder de nadrukkelijke (eind)verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke zijn bekendgemaakt dan wel in overeenstemming met de verplichtingen voortvloeiend uit de Partnerovereenkomst of deze Sub-Verwerkersovereenkomst. Sub-Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verwerker is vastgesteld. Verwerker zal Sub-Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Sub-Verwerkersovereenkomst of de Partnerovereenkomst zijn genoemd.
1.3 De Sub-Verwerker heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens. Sub-Verwerker neemt geen zelfstandige beslissingen over de ontvangst en het gebruik van de persoonsgegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van persoonsgegevens.
1.4 Verwerker staat ervoor in dat zij richting Verwerkingsverantwoordelijke aangeeft dat deze een register moet bijhouden van de onder deze Sub-Verwerkersovereenkomst geregelde verwerkingen. Verwerker vrijwaart Sub-Verwerker tegen alle aanspraken en claims die verband houden met het niet of niet juist naleven van de meldingsplicht en/of registerplicht.
1.5 Verwerker staat er voor in dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze Sub-Verwerkersovereenkomst, niet onrechtmatig is en geen inbreuk maken op enig recht van derden.
1.6 Sub-Verwerker is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens onder deze Sub-Verwerkersovereenkomst. Voor alle overige verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen maar niet beperkt tot de verzameling van de persoonsgegevens door de Verwerker en/of Verwerkingsverantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door Verwerker aan Sub-Verwerker zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden, is Sub-Verwerker niet verantwoordelijk. De verantwoordelijkheid voor deze verwerkingen rust uitsluitend bij Verwerker en/of Verwerkingsverantwoordelijke.
Artikel 2. Verplichtingen Sub-Verwerker
2.1 Ten aanzien van de in artikel 1 genoemde verwerkingen zal Sub-Verwerker zorg dragen voor de naleving van de voorwaarden die, op grond van de AVG, worden gesteld aan het verwerken van persoonsgegevens door Sub-Verwerker vanuit diens rol.
2.2 Sub-Verwerker zal Verwerker, op diens verzoek daartoe en binnen een redelijke termijn, informeren over de door hem genomen maatregelen aangaande zijn verplichtingen onder deze Sub-Verwerkersovereenkomst.
2.3 De verplichtingen van de Sub-Verwerker die uit deze Sub-Verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Sub-Verwerker.
2.4 Het verwerken van persoonsgegevens door Sub-Verwerker zal nimmer met zich meebrengen dat de databases van Sub-Verwerker worden verrijkt met de gegevens afkomstig uit de datasets van Verwerker tenzij het de gegevens in geaggregeerde, niet herleidbare, vorm betreft voor het gebruik van gegevens voor facturatie en het doen van statisch onderzoek naar (de kwaliteit van) haar dienstverlening. In dat geval is het Sub-Verwerker toegestaan deze gegevens voor eigen overige doeleinden te gebruiken.
2.5 Sub-Verwerker zal de persoonsgegevens niet in een derde land buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, zoals bedoeld in de AVG tenzij zij hier voorafgaand schriftelijke toestemming
heeft ontvangen van Xxxxxxxxx en/of dit gebeurd door een Hulpleverancier die voorkomt op de lijst van gecertificeerde Privacy Shield organisaties.
Artikel 3. Inschakelen van derden of onderaanemers (“Hulpleveranciers”)
3.1 Sub-Verwerker is niet bevoegd om de persoonsgegevens op enige wijze door derden of onderaannemers te laten verwerken, anders dan als toegestaan ingevolge deze Sub- Verwerkersovereenkomst of de Partnerovereenkomst, of met de voorafgaande schriftelijke toestemming van Xxxxxxxxx.
3.2 Niettegenstaande artikel 3.1 geeft Verwerker haar algemene toestemming dat Sub-Verwerker de in Bijlage 1 genoemde hulpleveranciers inschakelt voor het leveren van haar diensten. In het geval van een beoogde verandering inzake de toevoeging of vervanging van andere hulpleveranciers waarvoor de Verwerker een algemene toestemming geeft, licht Sub-Verwerker de Verwerker hierover vooraf in. Hierbij wordt de Verwerker de mogelijkheid wordt geboden om binnen 4 weken tegen deze verandering bezwaar te maken op basis van redelijke gronden. De volgende omstandigheden worden geacht, doch niet limitatief, redelijke gronden te zijn:
• de Verwerker kan aantonen dat het onwaarschijnlijk is dat de beoogde hulpleverancier kan voldoen aan de verplichtingen voortvloeiend uit deze Sub-Verwerkersovereenkomst;
• De Verwerker kan aantonen dat het aannemelijk is dat het inschakelen of de vervanging van de beoogde andere hulpleverancier een onredelijk risico inhoudt voor de bescherming van persoonsgegevens;
Wanneer Xxxxxxxxx bezwaar maakt tegen door de Sub-Verwerker ingeschakelde hulpleverancier, zullen Partijen onderling in overleg treden om hiertoe tot een oplossing te komen.
3.3 Sub-Verwerker zorgt er in ieder geval voor dat deze hulpleveranciers schriftelijk dezelfde plichten op zich nemen als tussen Verwerker en Sub-Verwerker zijn overeengekomen. Sub-Verwerker staat in voor een correcte naleving van deze plichten door deze derden en is bij fouten van deze derden zelf jegens Verwerker aansprakelijk voor alle schade alsof hij zelf de fout(en) heeft begaan.
Artikel 4. Rechten van betrokkenen
4.1 In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van zijn/haar wettelijke rechten richt aan Sub-Verwerker, zal Sub-Verwerker het verzoek doorsturen aan Verwerker en de betrokkene hiervan op de hoogte stellen. Verwerker zal het verzoek vervolgens verder zelfstandig afhandelen en/of doorgeven aan de Verwerkingsverantwoordelijke. Indien blijkt dat de Verwerker hulp benodigd heeft van de Sub-Verwerker voor de uitvoering van een verzoek van een betrokkene, dan kan de Sub-Verwerker hiervoor kosten in rekening brengen.
Artikel 5. Beveiliging, geheimhouding en auditrecht
5.1 Sub-Verwerker spant zich in passende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens). Sub-Verwerker heeft haar beveilingsmaatregelen verder gespecificeerd op xxx.xxxxxxx.xx/xxx.
5.2 Sub-Verwerker spant zich in de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.
5.3 Op alle persoonsgegevens die Sub-Verwerker van Verwerker ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Sub-Verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. Sub-Verwerker zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor hij deze heeft verkregen, tenzij deze in een vorm is gebracht dat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is.
5.4 Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verwerker uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze Sub-Verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.
5.5 Verwerker is gerechtigd Verwerkingsverantwoordelijke toegangs- of identificatiecodes toe te wijzen. Verwerker is gerechtigd toegewezen toegangs- of identificatiecodes te wijzigen. Verwerker wijst Verwerkingsverantwoordelijke er op dat zij de toegangs- en identificatiecodes vertrouwelijk en met zorg hoort te behandelen en deze slechts op gepersonaliseerde wijze aan geautoriseerde personeelsleden kenbaar maakt. Sub-Verwerker is niet aansprakelijk voor schade of kosten die het gevolg zijn van gebruik of misbruik dat van toegangs- of identificatiecodes wordt gemaakt.
5.6 Verwerker heeft het recht om audits uit te laten voeren door een onafhankelijke ICT-deskundige die aan geheimhouding is gebonden ter controle van naleving van alle punten uit deze Sub- Verwerkersovereenkomst.
5.7 Deze audit vindt uitsluitend plaatst nadat Verwerker de bij Sub-Verwerker aanwezige soortgelijke auditrapportages heeft opgevraagd, beoordeeld en redelijke argumenten aanbrengt die een door Verwerker geïnitieerde audit alsnog rechtvaardigen. Een dergelijke audit wordt gerechtvaardigd wanneer de bij Sub-Verwerker aanwezige soortgelijke auditrapportages geen of onvoldoende uitsluitsel geven over het naleven van deze Sub-Verwerkersovereenkomst door Sub-Verwerker. De door Verwerker geïnitieerde audit vindt zes weken na voorafgaande aankondiging door Verwerker, en maximaal eens per jaar plaats.
5.8 Sub-Verwerker zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zo tijdig mogelijk en binnen een redelijke termijn, waarbij een termijn van maximaal vier weken redelijk is tenzij een spoedeisend belang zich hiertegen verzet, ter beschikking stellen. Verwerker zal er zorg voor dragen dat de audit een zo min mogelijk bedrijfsverstorend effect op de overige werkzaamheden van Sub-Verwerker veroorzaakt. De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Partijen in onderling overleg worden beoordeeld en, naar aanleiding daarvan, al dan niet worden doorgevoerd door één van de Partijen of door beide Partijen gezamenlijk.
5.9 De redelijke kosten voor de audit worden door de Verwerker gedragen, met dien verstande dat de kosten voor de in te huren derde altijd door Verwerker zullen worden gedragen.
5.10 Sub-Verwerker verplicht hulpleveranciers periodiek een onafhankelijke IT-auditor of deskundige een onderzoek te laten uitvoeren ten aanzien van de organisatie van de hulpleverancier, teneinde te doen vaststellen dat de hulpleverancier aan het bepaalde in artikel 5.1 en 5.2 voldoet. Sub- Verwerker heeft het recht toe te (laten) zien op de naleving van de onder artikel 5.1 en 5.2 genoemde maatregelen. Daartoe stelt de hulpleverancier op verzoek van Sub-Verwerker onder geheimhouding een kopie van haar ISAE3402 en/of ISO27001 certificaat en/of eventueel toekomstige andere en algemeen geaccepteerde verklaringen en/of normenkader gebaseerd op nationale of internationale standaarden ter beschikking.
Artikel 6. Meldplicht
6.1 In het geval van een beveiligingslek en/of een datalek zoals bedoeld in artikel 33 AVG zal Sub- Verwerker, zich naar beste kunnen inspannen om Verwerker daarover onverwijld dan wel uiterlijk binnen vierentwintig (24) uur te infomeren naar aanleiding waarvan Verwerker beoordeelt of zij de Verwerkingsverantwoordelijke en/of betrokkenen zal informeren of niet. Sub-Verwerker spant zich naar beste kunnen in om de verstrekte informatie volledig, correct en accuraat te maken. De meldplicht geldt enkel indien het lek daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Zie bijlage 3 voor het Protocol datalekken Daywize.
6.2 Verwerker communiceert direct met Verwerkingsverantwoordelijke zodat deze tijdig kan voldoen aan eventuele (wettelijke) meldplichten. Indien de wet- en/of regelgeving dit vereist zal Sub- Verwerker meewerken aan het informeren van de ter zake relevante autoriteiten en eventueel betrokkenen, echter blijft Verwerker en/of de Verwerkingsverantwoordelijke de verantwoordelijke partij in het kader van deze wettelijke meldplicht.
6.3 De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest, alsmede:
• de datum waarop het lek heeft plaatsgevonden (indien geen exacte datum bekend is: de periode waarbinnen het lek heeft plaatsgevonden;
• wat de (vermeende) oorzaak is van het lek;
• de datum en het tijdstip waarop het lek bekend is geworden bij Sub-Verwerker of bij een door hem ingeschakelde derde of onderaannemer;
• het aantal personen waarvan gegevens zijn gelekt (indien geen exact aantal bekend is: het minimale en maximale aantal personen waarvan gegevens zijn gelekt);
• een omschrijving van de groep personen van wie gegevens zijn gelekt, inclusief het soort of de soorten persoonsgegevens die gelekt zijn;
• of de gegevens versleuteld, gehasht of op een andere manier onbegrijpelijk of ontoegankelijk zijn gemaakt voor onbevoegden;
• wat de voorgenomen en/of reeds ondernomen maatregelen zijn om het lek te dichten en om de gevolgen van het lek te beperken;
• contactgegevens voor de opvolging van de melding.
Artikel 7. Aansprakelijkheid
7.1 Sub-Verwerker is jegens Verwerker als gevolg van of verband houdende met deze Sub- Verwerkersovereenkomst of uit enige andere hoofde aansprakelijk voor zover en tot zover partijen dit zijn overeengekomen in de Partnerovereenkomst. De in de Partnerovereenkomst overeengekomen beperking van de aansprakelijkheid is onverminderd van kracht op de verplichtingen zoals opgenomen in deze Sub-Verwerkersovereenkomst, met dien verstande dat eenzelfde gebeurtenis nooit tot meerdere schadevorderingen kan leiden.
Artikel 8. Duur en beëindiging
8.1 Deze Sub-Verwerkersovereenkomst treedt in werking op 25 mei 2018 of, indien later, de datum van ondertekening door beide partijen en loopt qua duur gelijk aan de Partnerovereenkomst. En in het geval bij het ontbreken van een Partnerovereenkomst voor de duur van de samenwerking.
8.2 De Sub-Verwerkersovereenkomst kan tussentijds niet worden opgezegd.
8.3 Partijen mogen deze Sub-Verwerkersovereenkomst alleen wijzigen met wederzijdse schriftelijke instemming.
8.4 Na beëindiging van de Sub-Verwerkersovereenkomst zal Sub-Verwerker alle persoonsgegevens binnen een redelijke termijn terug overdragen aan Verwerker en/of Verwerkingsverantwoor- delijke en/of op verzoek van Xxxxxxxxx en/of Verwerkingsverantwoordelijke vernietigen of verwijderen, tenzij partijen anders overeenkomen en/of er een wettelijke plicht rust om te blijven verwerken.
Artikel 9. Overige bepalingen
9.1 De Sub-Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht.
9.2 Alle geschillen, die tussen Partijen mochten ontstaan in verband met de Sub-Verwerkers- overeenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement van de rechtbank die ook bevoegd is in het kader van de Overeenkomst te oordelen.
9.3 Indien één of meer bepalingen van de Sub-Verwerkersovereenkomst niet rechtsgeldig blijken te zijn, zal de Sub-Verwerkersovereenkomst voor het overige van kracht blijven. Partijen overleggen alsdan over de bepalingen welke niet rechtsgeldig zijn, teneinde een vervangende regeling te treffen die wel rechtsgeldig is en zoveel mogelijk aansluit bij de strekking van de te vervangen regeling.
9.4 Indien de privacywetgeving wijzigt, zullen partijen meewerken deze Sub-Verwerkers- overeenkomst aan te passen teneinde aan deze wetgeving te kunnen (blijven) voldoen.
9.5 In geval van strijdigheid van verschillende documenten of de bijlagen daarvan, geldt de volgende rangorde:
a. de Partnerovereenkomst;
b. de Aanvullende voorwaarden Daywize;
c. de ICT Nederland voorwaarden;
d. deze Sub-Verwerkersovereenkomst.
Aldus overeengekomen en getekend,
[NAAM ORGANISATIE] Daywize BV
(Verwerker) (Sub-Verwerker)
Datum /__ / Datum /__ /
[NAAM TEKENINGSBEVOEGDE] Xxxxx Xxxxxx
[FUNCTIE TEKENINGSBEVOEGDE] Directeur Daywize
[HANDTEKENING]
Bijlage 1: Specificatie hulpleveranciers
Sub-Verwerker heeft toestemming van Verwerker om hulpleveranciers in te zetten. Afhankelijk van de door Verwerker afgenomen diensten kunnen de volgende hulpleveranciers van toepassing zijn:
Naam leverancier | Mendix Technology BV / XS4ALL, BIT, Dataplace, AWS (EU) |
Korte omschrijving dienstverlening | Applicatieplatform / Hosting |
Land van verwerking gegevens | Nederland en/of Europa |
Relevante ISO-certificaten | ISAE3402 type 2 en ISO27001 / ISO27001 |
Naam leverancier | |
Korte omschrijving dienstverlening | Payroll / Hosting / overig |
Land van verwerking gegevens | Nederland / Europa / Privacy Shield organisaties |
Relevante ISO-certificaten | ISAE3402 type 2 / ISO27001 |
Naam leverancier | Sharebase BV |
Korte omschrijving dienstverlening | Implementatie & Support Services / BPO / Procurement |
Land van verwerking gegevens | Nederland en/of Europa |
Relevante ISO-certificaten | Werken conform ISO 9001 processen Daywize BV |
Naam leverancier | Talentsoft BV / Basefarm BV |
Korte omschrijving dienstverlening | Applicant Tracking System / Hosting |
Land van verwerking gegevens | Nederland |
Relevante ISO-certificaten | ISAE3402 type 0 / XXX00000 |
Bijlage 2: Specificatie persoonsgegevens en betrokkenen
Persoonsgegevens
Bij het uitvoeren van de werkzaamheden, zoals aangeduid in de Partnerovereenkomst, verwerkt de Sub- Verwerker persoonsgegevens. Afhankelijk van de door Verwerker afgenomen diensten kunnen de volgende (soort) persoonsgegevens worden verwerkt:
SOORT PERSOONSGEGEVENS 1 N = risicoclassificering Normaal, H = risicoclassificering Hoog |
• Naam-, adres- en woonplaatsgegevens (N) • Opleidingsgegevens (N) • Burgerservicenummer (H) • Bezettings- en formatiegegevens (N) • Contactgegevens zoals telefoonnummers en • Belonings-, uitkerings- en/of mailadressen (N) pensioengegevens en mutaties (N) • Kopieën van legitimatiebewijzen (H) • Verlofgegevens (N) • Toegangs- of identificatiegegevens (N) • Verzuimgegevens (H) • Bankrekeningnr. en financiële gegevens (N) • Functioneringsgegevens (N) • Aanstellings- / contractgegevens (N) • Uitstroommutaties / uitdienstdata (N) |
Overige persoonsgegevens, namelijk: CV, motivatiebrief, diploma’s, werkervaring, profiel, gegevens die van belang kunnen zijn in het kader van de beoordeling van geschiktheid als kandidaat, beschikbaarheid en overige gegevens die tijdens de sollicitatie door de kandidaat zijn verstrekt. |
Categorieën medewerkers
Afhankelijk van de door Verwerker afgenomen diensten kunnen de volgende (categorieën) medewerkers toegang hebben tot de persoonsgegevens:
• Volledige toegang vanwege beheer platform en applicatie-omgeving door system engineers, database administrators, application management support engineers
• Alleen lezen toegang vanwege oplossen van applicatie- en/of klantspecifieke incidenten door application developer en medewerkers service center
• Toegang tot klantspecifieke gegevens op projectbasis conform door Verwerker en/of Verwerkingsverantwoordelijke verleende autorisatie door implementatie-, product-, en/of conversiespecialisten.
Categorieën betrokkenen
Afhankelijk van de door Verwerker afgenomen diensten kunnen de volgende persoonsgegevens van de volgende categorieën van betrokkenen worden verwerkt:
• Werknemer / Zelfstandigen / Vrijwilligers (“Medewerkers”)
• Oud-medewerkers
• Uitkeringsgerechtigden
1 Verwerker staat ervoor in dat de in deze bijlage omschreven persoonsgegevens volledig en correct zijn, en vrijwaart Sub- Verwerker voor enige gebreken en aanspraken die resulteren uit een incorrecte weergave.