Subsidieovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en de Vereniging van Antwerpse Bibliofielen vzw over de over de uitgave van de periodieke cultureel- erfgoedpublicatie De Gulden Passer voor de beleidsperiode 2024-2028
Subsidieovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en de Vereniging van Antwerpse Bibliofielen vzw over de over de uitgave van de periodieke cultureel-erfgoedpublicatie De Gulden Passer voor de beleidsperiode 2024-2028
De Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, voor wie optreedt de xxxx Xxx Xxxxxx, Vlaams minister van Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management;
en
de Vereniging van Antwerpse Bibliofielen vzw, vertegenwoordigd door Xxxx-Xxxx Xxxxxxxxx, voorzitter en Xxxxxx Xxxxx, bestuurslid;
KWAMEN HET VOLGENDE OVEREEN:
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen en beleidskader
Afdeling 1 Definities
Artikel 1. In deze subsidieovereenkomst wordt verstaan onder:
1° Cultureelerfgoeddecreet: Decreet van 23 december 2021 houdende de ondersteuning van cultureelerfgoedwerking;
2° Uitvoeringsbesluit: Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet van 23 december 2021;
3° Strategische Visienota voor Cultureel Erfgoed: de Strategische Visienota voor Cultureel Erfgoed van minister Xxx Xxxxxx, goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 31 maart 2021;
4° Administratie: de administratieve dienst, bevoegd voor de uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet, met name het Departement Cultuur, Jeugd en Media;
5° De Gulden Passer: de naam van de cultureel-erfgoedpublicatie waarvoor de werkingssubsidie wordt toegekend. Deze publicatie is een uitgave van de rechtspersoon Vereniging van Antwerpse Bibliofielen vzw, waarmee deze overeenkomst wordt gesloten.
Afdeling 2 Voorwerp van de subsidieovereenkomst
Art. 2. De subsidieovereenkomst volgt uit de beslissing van de Vlaamse Regering van 29 september 2023 over de werkingssubsidies voor de beleidsperiode 2024-2028.
De subsidieovereenkomst verduidelijkt waarvoor de Vlaamse Regering een werkingssubsidie toekent aan de Vereniging van Antwerpse Bibliofielen vzw.
Afdeling 3. Duur van de subsidieovereenkomst
Art. 3. De subsidieovereenkomst wordt gesloten voor een beleidsperiode van vijf jaar, die start op 1 januari 2024 en eindigt op 31 december 2028.
Hoofdstuk 2. Doelstellingen en aandachtspunten Afdeling 1. Decretale doelstelling waarvoor de subsidie wordt toegekend
Art. 4. De Vereniging van Antwerpse Bibliofielen vzw geeft de periodieke cultureel- erfgoedpublicatie De Gulden Passer uit. De Vereniging van Antwerpse Bibliofielen vzw realiseert daarvoor de doelstellingen zoals bepaald in artikel 5 van deze overeenkomst.
Afdeling 2. Doelstellingen
Art. 5. De Vereniging van Antwerpse Bibliofielen vzw voert gedurende de beleidsperiode onderstaande doelstellingen uit. De doelstellingen zijn gebaseerd op de ingediende aanvraag 2024- 2028. De doelstellingen houden rekening met het advies en de geformuleerde aandachtspunten in de beslissing van de Vlaamse Regering, vermeld in artikel 2.
1. De Vereniging voor Antwerpse Bibliofielen vzw draagt bij aan de opbouw en verspreiding van de kennis over de geschiedenis van het boekbedrijf in de ruimste betekenis van het woord in de Zuidelijke Nederlanden/Vlaanderen.
1.1. De Vereniging voor Antwerpse Bibliofielen vzw biedt binnen- en buitenlandse onderzoekers mogelijkheden om de resultaten van hun onderzoek te verspreiden via De Gulden Passer, zijn internationaal peer-reviewed tijdschrift met artikelen van hoge wetenschappelijke kwaliteit. Om meer zichtbaarheid aan het onderzoek en het tijdschrift te geven, stelt De Vereniging van Antwerpse Bibliofielen vzw ook artikels via de website ter beschikking, ontwikkelt de organisatie een vlog en start de organisatie met een nieuwsbrief.
1.2. De Vereniging voor Antwerpse Bibliofielen vzw vervult een hefboomfunctie door degelijk materiaal te leveren waarop nieuw onderzoek kan voortbouwen. Dat gebeurt onder meer in de vorm van publicaties en digitalisatie van nieuw bronnenmateriaal.
1.3. De Vereniging voor Antwerpse Bibliofielen vzw faciliteert in de ontsluiting en studie van het typografisch erfgoed bewaard in musea, archieven, bibliotheken en private verzamelingen in Vlaanderen.
2. De Vereniging voor Antwerpse Bibliofielen vzw brengt een verbinding tot stand tussen boekwetenschappers, bibliofielen, verzamelaars en geïnteresseerden met nadruk op een jong publiek.
2.1. De Vereniging voor Antwerpse Bibliofielen vzw waakt erover dat haar raad van bestuur is samengesteld uit mensen met diverse achtergronden of functies in het boekwetenschappelijke veld. De Vereniging voor Antwerpse Bibliofielen vzw streeft naar het inbouwen van garanties om de continuïteit te waarborgen voor een goed functionerend dagelijks bestuur
2.2. Via de aanwinstenrubriek in De Gulden Passer biedt de Vereniging voor Antwerpse Bibliofielen vzw erfgoedinstellingen in Vlaanderen de gelegenheid om hun aanwinsten met boekhistorische relevantie onder de aandacht van hun leden en abonnees te brengen.
2.3. Via de recensierubriek in De Gulden Passer en de digitale nieuwsbrief houdt de Vereniging voor Antwerpse Bibliofielen vzw haar leden en abonnees op de hoogte van nieuwe publicaties en ontwikkelingen in de boekwetenschap en biedt de organisatie daar kritische reflecties op.
2.4. Artikelen in De Gulden Passer gaan vergezeld van twee uitvoerige samenvattingen in andere talen, waarvan telkens een in het Nederlands.
2.5. De Vereniging van Antwerpse Bibliofielen vzw is als organisatie zichtbaar aanwezig op beurzen, evenementen, lezingen en studiedagen.
2.6. De oudere jaargangen worden digitaal aangeboden op het DBNL-platform,
2.7. De Vereniging van Antwerpse Bibliofielen vzw zet in op de uitbouw van een kwalitatieve website en het uitbouwen van de aanwezigheid op sociale media. De organisatie heeft daarbij oog voor een jonger publiek.
2.8. Masterstudenten in de brede letteren- en kunsten-opleidingen krijgen een gratis éénjarig digitaal lidmaatschap.
2.9. De Vereniging van Antwerpse Bibliofielen vzw ontwikkelt een verdienmodel met het oog op een inkomstenverhoging
2.10. De Vereniging van Antwerpse Bibliofielen vzw herbekijkt de huidige internationale distributie met oog op de uitbreiding van het aantal abonnees.
2.11. De Vereniging van Antwerpse Bibliofielen vzw werkt samen met andere (Antwerpse) verenigingen om leden te werven, onder meer via de museumshops.
2.12. De Vereniging van Antwerpse Bibliofielen vzw optimaliseert het stockbeheer door een flexibele oplagestrategie dankzij nieuwe technieken.
Afdeling 3. Aandachtspunten
Art. 6. De Vlaamse Regering formuleerde bij haar beslissing volgende generieke aandachtspunten: 1° Blijf bij de uitvoering van de werking aandacht hebben voor de beleidsprioriteiten en
aandachtspunten van de Strategische Visienota Cultureel Erfgoed.
2° Hou de financiering van de organisatie op peil. De extra ondersteuning door Vlaanderen mag niet tot gevolg hebben dat de inrichtende macht haar inbreng vermindert.
3° Stem het digitale beleid van de organisatie af met de overkoepelende Vlaamse initiatieven op het vlak van digitalisering.
De Vlaamse Regering formuleerde bij haar beslissing volgende specifieke aandachtspunten: 1° Investeer verder in de kwalitatieve uitbouw van de website en heb oog voor een
aantrekkelijke en ook op een jonger publiek gerichte vormgeving (zie artikel 5, doelstelling
2.7).
2° Ga op zoek naar een verdienmodel dat de leefbaarheid van het tijdschrift op lange termijn kan verzekeren. Het aandeel van de werkingssubsidie moet daarbij in redelijke verhouding staan tot de eigen inkomsten, de grootte van de cultureel-erfgoedgemeenschap en het bereikte lezerspubliek (zie artikel 5, doelstelling 2.9).
De Vereniging van Antwerpse Bibliofielen vzw engageert zich om, bij de uitvoering van deze overeenkomst, gevolg te geven aan deze aandachtspunten. Met de aandachtspunten werd rekening gehouden bij het bepalen van de doelstellingen in artikel 5.
Hoofdstuk 3. Bepalingen over goed bestuur
Art. 7. De Vereniging van Antwerpse Bibliofielen vzw engageert zich om te voldoen aan de principes van goed bestuur, zoals bepaald in artikel 68 van het uitvoeringsbesluit bij het Cultureelerfgoeddecreet.
Hoofdstuk 4. Middelen
Afdeling 1. Subsidiebedrag
Art. 8. De Vlaamse Gemeenschap geeft in uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet en in uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering een jaarlijkse werkingssubsidie van 14.000 euro voor de beleidsperiode 2024-2028 voor de uitvoering van deze subsidieovereenkomst.
Het subsidiebedrag kan eenzijdig door de subsidieverstrekker naar beneden worden bijgesteld wegens beleidswijzigingen of besparingsmaatregelen zoals bepaald door artikel 20 van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën.
De werkingssubsidie van de Vlaamse Gemeenschap wordt toegekend ter ondersteuning van de personeels- en werkingskosten.
De werkingssubsidie wordt, binnen de perken van de jaarlijkse begrotingsdecreten, jaarlijks geïndexeerd zoals bepaald door artikel 86 van het Cultureelerfgoeddecreet.
Afdeling 2. Uitbetaling
Art. 9. De werkingssubsidie wordt, zoals bepaald door artikel 59 van het Uitvoeringsbesluit, jaarlijks beschikbaar gesteld in de vorm van twee voorschotten en een saldo:
1° een eerste voorschot van 45% van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald vanaf 1 februari;
2° een tweede voorschot van 45% van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald vanaf 1 juli;
3° het saldo van 10 % van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald na de uitvoering van het jaarlijkse toezicht.
Openstaande financiële verplichtingen ten opzichte van de Vlaamse Gemeenschap kunnen verrekend worden op de voorschotten en het saldo, vermeld in artikel 59, eerste lid van het Uitvoeringsbesluit.
Afdeling 3. Reserve
Art. 10. Bij het jaarlijkse toezicht stelt de administratie de reserves vast die ten laste van subsidies zijn aangelegd. Na afloop van de beleidsperiode worden de reserves, die niet voldoen aan de bepalingen van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 17 mei 2019, ingehouden door of teruggestort aan de Vlaamse overheid.
Conform artikel 72 van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 17 mei 2019 gelden de volgende regels voor reservevorming:
1° Maximaal 20% van het op jaarbasis toegewezen subsidiebedrag kan worden aangewend voor de aanleg van reserves.
De totale gecumuleerde reserves kunnen maximaal 50% van het subsidiebedrag van de laatst gesubsidieerde werkingsperiode bedragen.
Na motivering kan in de subsidiebeslissing of de rechtsgrond ervan worden afgeweken van de hoger vermelde maximumpercentages.
2° Reserves die ten laste van subsidies aangelegd zijn conform 1°, mogen alleen worden aangewend voor de doelstelling waarvoor de initiële subsidie is toegekend.
3° Reserves die ten laste van de subsidie zijn aangelegd, worden teruggevorderd op het einde of bij de vervroegde stopzetting van de gesubsidieerde activiteit.
4° Een sociaal passief aanleggen ten laste van de subsidie kan alleen als er daarvoor in een rechtsgrond is voorzien in een decreet of reglementaire bepaling.
Hoofdstuk 5. Communicatie Afdeling 1. Beschikbaar stellen van informatie
Art. 11. Beide partijen engageren zich om optimaal de informatie beschikbaar te stellen die van belang is voor de andere partij. Er wordt hierbij rekening gehouden met eventuele vertrouwelijkheid van informatie of de privacy. Beide partijen engageren zich om de andere partij zo vroeg mogelijk in te lichten bij evoluties of ontwikkelingen die voor de andere partij of voor de uitvoering van de overeenkomst van belang zijn.
Afdeling 2. Communicatieve Return
Art. 12. De Vereniging van Antwerpse Bibliofielen vzw moet, in uitvoering van artikel 35 van het Cultureelerfgoeddecreet, de steun van de Vlaamse Gemeenschap vermelden bij alle publieke communicatie in het kader van de cultureelerfgoedwerking door de standaard logo's en de bijbehorende tekst en baselines te gebruiken die zijn vastgesteld door de Vlaamse Regering.
Afdeling 3. Openbaarmaking van de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten
Art. 13. De Vereniging van Antwerpse Bibliofielen vzw maakt de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten bekend. De organisatie maakt die resultaten bekend via de website van de organisatie.
Afdeling 4. Gebruik van het Nederlands
Art. 14. De Vereniging van Antwerpse Bibliofielen vzw erkent het belang van het gebruik van het Nederlands bij de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten.
Hoofdstuk 6. Toezicht en Evaluatie Afdeling 1. Jaarlijkse verantwoording
Art. 15. De Vereniging van Antwerpse Bibliofielen vzw bezorgt jaarlijks uiterlijk op 1 april een verantwoording over het voorgaande jaar aan de administratie.
De jaarlijkse verantwoording bestaat uit:
1° een functionele verantwoording waarin gerapporteerd wordt over de doelstellingen waarvoor de werkingssubsidie is toegekend;
De functionele verantwoording mag de verantwoording zijn die ook voor het eigen bestuur wordt opgemaakt. Indien die verantwoording een andere structuur heeft, wordt een duidelijke koppeling gemaakt met de doelstellingen in deze overeenkomst. De functionele verantwoording mag beknopt zijn. Het schetst kort de acties die werden gerealiseerd ter uitvoering van de doelstellingen. Een goede verantwoording beschrijft niet louter de acties maar geeft ook weer in hoeverre deze bijdragen aan de realisatie van de doelstellingen en in welke mate de doelstellingen gerealiseerd zijn. Er wordt gevraagd om dit evaluerend aspect steeds op te nemen in de rapportage.
2° een financiële verantwoording die bestaat uit:
a) de jaarrekening, die bestaat uit de balans, de resultatenrekening en de toelichting, van de rechtspersoon. De jaarrekening wordt opgesteld conform de standaardmodellen die de Nationale Bank van België ter beschikking stelt;
b) het verslag van een erkende accountant of bedrijfsrevisor die niet betrokken is bij de dagelijkse werking van de organisatie, met commentaar bij de waarheidsgetrouwe weergave van de balans en de resultatenrekening;
c) een overzicht van de individuele bezoldigingen, waarin de totale loonkost per werknemer vermeld wordt;
3° een lijst met beleidsrelevante gegevens, zoals voorzien in het model van het jaarverslag. De jaarlijkse verantwoording verloopt via het digitaal subsidieportaal van de administratie.
Als er naast de werking waarvoor de organisatie op basis van het Cultureelerfgoeddecreet een werkingssubsidie ontvangt nog andere activiteiten worden georganiseerd, dan moet de gesubsidieerde werking zowel functioneel als financieel apart identificeerbaar zijn. Als dat niet blijkt uit de documenten vermeld in het tweede lid, wordt in voorkomend geval bij het functionele en financiële verslag een aparte rapportage bijgevoegd die betrekking heeft op de werking waarvoor de organisatie op basis van het Cultureelerfgoeddecreet een werkingssubsidie ontvangt.
Als De Vereniging van Antwerpse Bibliofielen vzw voor de uitvoering van de doelstellingen een beroep doet op een ondersteunende organisatie en die organisatie een deel van de subsidie ontvangt, dienen de jaarrekening en eventuele andere relevante documenten van deze ondersteunende organisatie toegevoegd te worden aan de jaarlijkse verantwoording.
De administratie kan op ieder ogenblik aanvullende informatie en documenten vragen. Afdeling 2. Jaarlijks toezicht op de werkingssubsidie
Art. 16. De administratie oefent een jaarlijks toezicht uit op de aanwending van de werkingssubsidie.
De administratie kan alle initiatieven nemen die ze nodig acht voor de uitoefening van het toezicht op de aanwending van de werkingssubsidie.
Afdeling 3. Evaluatie van de uitvoering van de subsidieovereenkomst
Art. 17. De administratie, eventueel bijgestaan door externe experten, voert minstens twee keer een evaluatie uit:
1° een tussentijdse evaluatie; 2° een eindevaluatie.
De tussentijdse evaluatie omvat een zakelijk-beheersmatige evaluatie en een inhoudelijke evaluatie van de doelstellingen en aandachtspunten. Bij de zakelijk-beheersmatige evaluatie wordt het engagement om te voldoen aan de principes van goed bestuur getoetst. De inhoudelijke evaluatie betreft een globale inschatting over de mate waarin de doelstellingen zoals vermeld in artikel 5 werden uitgevoerd.
De tussentijdse evaluatie gebeurt mede op basis van een zelfevaluatie door de organisatie. De administratie geeft daarover tijdig instructies. De bevindingen van de tussentijdse evaluatie worden meegedeeld uiterlijk zes maanden voor het indienen van een aanvraag voor een werkingssubsidie voor de volgende beleidsperiode.
De eindevaluatie wordt uitgevoerd na het indienen van de jaarlijkse verantwoording voor het laatste jaar van de beleidsperiode. De bevindingen van de eindevaluatie worden meegedeeld binnen twee maanden na de uitvoering van de eindevaluatie.
De administratie kan alle initiatieven nemen die ze nodig acht voor de evaluatie. Afdeling 4. Participatie aan onderzoek
Art. 18. De Vereniging van Antwerpse Bibliofielen vzw engageert zich om deel te nemen aan onderzoek, georganiseerd door de administratie en steunpunten, met het oog op het verzamelen van beleidsrelevante informatie.
De Vereniging van Antwerpse Bibliofielen vzw verleent aan de Vlaamse Gemeenschap en steunpunten een kosteloos, niet-exclusief gebruiksrecht om de informatie die wordt opgevraagd in functie van de aanvraag, de verantwoording, en de evaluatie van de subsidie, met inbegrip van de documenten die er onderdeel van uitmaken en de intellectuele eigendomsrechten die erop rusten, geheel of gedeeltelijk te reproduceren en te delen. Op basis van dit gebruiksrecht kunnen de Vlaamse Gemeenschap en steunpunten deze informatie aanwenden om hun beleid voor te bereiden of te evalueren en om beleidsrelevant onderzoek uit te voeren, of uit te laten voeren. Dit gebruiksrecht is niet beperkt in de tijd noch in ruimte.
Afdeling 5. Delen van informatie
Art. 19. Indien in het kader van artikel 18 informatie wordt overgemaakt die persoonsgegevens bevat, zien de partijen erop toe dat hierbij steeds de bepalingen van Hoofdstuk 7 van het Cultureelerfgoeddecreet, en de principes van de Algemene Verordening Gegevensbescherming worden nageleefd.
Hoofdstuk 7. Sanctionering
Art. 20. Als er bij het jaarlijkse toezicht of de evaluatie ernstige tekortkomingen worden vastgesteld kunnen volgende maatregelen opgelegd worden, zoals bepaald in artikel 42 van het Cultureelerfgoeddecreet:
1° inhouding of terugvordering van een deel van of van de volledige toegekende werkingssubsidie; 2° definitieve stopzetting van de werkingssubsidie.
De maatregel die wordt opgelegd, staat in een redelijke verhouding tot de vastgestelde tekortkomingen.
Hoofdstuk 8. Slotbepalingen
Afdeling 1. Decretale kader
Art. 21. Deze subsidieovereenkomst wordt gesloten in uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet. De bepalingen in het Cultureelerfgoeddecreet en in de besluiten die genomen worden in uitvoering van dit decreet hebben steeds voorrang op de bepalingen in deze subsidieovereenkomst.
Afdeling 2. Wijzigingen
Art. 22. Bijsturingen en eventuele daaruit voortvloeiende wijzigingen van deze subsidieovereenkomst zijn mogelijk, op verzoek van elke partij en mits beide partijen akkoord gaan.
Opgemaakt als digitaal document dat iedere partij verklaart ontvangen te hebben.
Voor de Vlaamse Gemeenschap,
De Vlaams minister van Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management
Xxx XXXXXX
Voor de Vereniging van Antwerpse Bibliofielen vzw,
Xxxxxx Xxxxx (Authenticatio n)
Digitaal ondertekend door Xxxxxx Xxxxx (Authentication) Datum: 2024.01.13
19:33:50 +01'00'
Xxxx Xxxxxxxxx (Signature)
Digitally signed by Xxxx Xxxxxxxxx (Signature)
Date: 2024.01.13
12:02:07 +01'00'
Bestuurslid, Hoofdredacteur
Xxxxxx XXXXX
Voorzitter
Xxxx-Xxxx XXXXXXXXX