Huishoudelijk reglement Coöperatie Food Value U.A.

Huishoudelijk reglement Coöperatie Food Value U.A.

Versie : 01-03-2021

Artikel 1

Dit reglement geeft invulling aan artikel 5 van de statuten van de coöperatie.

Artikel 2

Lidmaatschap

2.1 Lidmaatschap

Aspirant leden schrijven zich, via elektronische weg of op papier, in bij de coöperatie. Inschrijving gaat gepaard met:

1. Voor natuurlijke personen: opgave van adres en woonplaats, geboortedatum, Burgerservicenummer, een kopie van een geldig legitimatiebewijs en een actuele foto, alsmede telefoonnummer en e- mailadres;

2. Voor rechtspersonen: opgaven van adres en woonplaats statutaire zetel, een kopie van een geldig legitimatiebewijs van de bestuurder(s), een actuele foto van de bestuurder(s) alsmede telefoonnummer en e-mailadres;

Na acceptatie van de inschrijving door het bestuur van de coöperatie wordt het aspirant lid toegelaten tot het lidmaatschap van de coöperatie. Ten bewijze daarvan:

3. Wordt een lidmaatschapsovereenkomst ondertekend, waarin o.a. :

a. Het lid verklaart de doelstellingen van de coöperatie te onderschrijven;

b. Het lid verklaart in te stemmen met de rechten en plichten die voortvloeien

uit de statuten en het huishoudelijk reglement van coöperatie Food Value U.A. en dat het lid zich ook dienovereenkomstig gedraagt;

c. Het lid verklaart akkoord te gaan met de financiële verplichtingen die voortvloeien uit het lidmaatschap, zoals opgenomen in dit reglement.

2.2 Baten lidmaatschap

Naast de baten die voortvloeien uit de doelstellingen van de coöperatie leidt het lidmaatschap van de coöperatie tot onder andere de volgende voordelen/baten:

1. Stemrecht zoals bepaald in de statuten;

2. Deelname aan de netwerkontwikkeling en kennisgroei over de lokale voedselketen die in de Food Value gemeenschap ontstaat;

3. Eigenaarschap over de eigen software-installatie, met dien verstande dat de metadata van de eigen installatie in ieder geval met alle leden gedeeld zullen worden. Metadata zijn geanonimiseerde data die over aantallen gaan: hoeveel melk is er verkocht in welke periode bijvoorbeeld, of hoe is de verhouding consument/zakelijk binnen een bepaalde groep. Welke data hoe onderling gedeeld worden zal via de ledenvergadering worden vastgesteld.

2.3 Financiële afspraken/verplichtingen lidmaatschap

Een lid van de coöperatie draagt bij aanvang van het lidmaatschap een (volledig) bedrag af voor de lidmaatschapsperiode in het actuele kalenderjaar. Per ledencategorie, is dit bedrag voor het jaar 2021 vastgesteld op:

1. Voedselproducenten € 75,- exclusief BTW per jaar.

2. Partners € 150,- exclusief BTW per jaar.

3. Structurele Financiers € 0,- exclusief BTW per jaar.

4. Overig € 75,- exclusief BTW per jaar.

De lidmaatschapsperiode wordt tot wederopzegging jaarlijks verlengd met één jaar. De jaarlijkse bijdrage kan bij besluit van de Raad van Afgevaardigden worden geïndexeerd en wordt gefactureerd per jaar.

2.4 Overige verplichtingen lid/lidmaatschap

1. De leden die gebruik maken van de Food Value software moeten een zelfstandig rechtspersoon zijn en als zodanig staan ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst.

2. De uit statuten en huishoudelijk reglement voortvloeiende financiële verplichtingen worden aan de coöperatie voldaan binnen 14 dagen na het versturen van een factuur vanuit de coöperatie.

3. Ieder lid is verplicht tot geheimhouding van al hetgeen hem ter kennis komt en

waarvan hij/zij redelijkerwijs had mogen veronderstellen dat vertrouwelijkheid daaromtrent geboden was. Het betreft in ieder geval alle informatie met betrekking tot de interne gang van zaken van de coöperatie, medewerkers, leden en bestuursleden van coöperatie en opdrachtgevers / partners van de coöperatie.

4. De externe woordvoering is een verantwoordelijkheid van het bestuur of van een door het bestuur daarmee belast(e) (bestuurs-)lid.

5. Communicatie- en marketinguitingen/-activiteiten over/voor de coöperatie geschieden onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de coöperatie.

6. Leden verklaren zich bereid mee te werken aan publicaties en uitingen m.b.t. de coöperatie.

7. Xxxxx lid verklaart zich bij inschrijving akkoord met registratie en verwerking (in het kader van de Wet Bescherming Persoonsgegevens) van zijn persoonsgegevens ten behoeve van:

1. Het voeren van een adequate leden- en activiteitenadministratie;

2. Het voeren van een adequate administratie van de financiële rechten en verplichtingen;

8. Ieder lid heeft te allen tijde het recht de ten aanzien van hem/haar geregistreerde gegevens in te zien en op feitelijke juistheid te controleren.

2.5 Opzeggen lidmaatschap

1. Een lid kan het lidmaatschap opzeggen per brief of e-mailbericht gericht aan het bestuur.

2. Het bestuur reageert op de (voorgenomen) opzegging binnen vier weken na ontvangst van het schrijven.

3. Bij het opzeggen van het lidmaatschap wordt het lidmaatschapsgeld niet teruggestort voor de resterende periode.

4. Als het lid ook een Food Value software installatie heeft, moet binnen de vier weken ook aangegeven worden hoe het lid hiermee om wil gaan: opheffen dan wel verhuizen. Eventuele aan verhuizing en opheffing verbonden kosten zullen in redelijkheid worden doorberekend.

5. Als het lid ook waardecertificaten heeft, moet binnen de vier weken ook aangegeven worden hoe de verkoop van deze certificaten gaat plaatsvinden. Zoals in de statuten staat vermeld kan de coöperatie besluiten tot inkoop van de certificaten, danwel geeft het bestuur goedkeuring tot verkoop aan een ander of nieuw lid. De actuele inkoop- respectievelijk verkoopwaarde wordt vastgesteld zoals vermeld in de statuten.

Artikel 3

Financieel model coöperatie

3.1 Winstbesteding

De coöperatie hanteert geen vaststaand financieel model voor de besteding van de winst, anders dan dat die besteed moet worden aan de doelen van de coöperatie. Dit betekent dat hierover per algemene ledenvergadering door de coöperatie en de betrokken leden besluiten kunnen worden genomen.

Artikel 4

Relatie met de klanten en overheid

4.1 Relatie met klanten

De coöperatie staat op het uitgangspunt dat ieder lid zelfstandig verantwoordelijk en aansprakelijk is voor de door hem/haar aangegane verplichtingen en overeenkomsten met zijn/haar klanten.

4.2 Debiteurenrisico

Ieder lid is zelfstandig verantwoordelijk voor het debiteurenrisico van de door hem/haar gerealiseerde opdrachten/werkzaamheden/bestellingen.

4.3 Ondernemerschap

Ieder lid dat gebruik maakt van de Food Value software is als onderneming ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Xxxxx lid draagt zorg voor een adequate inrichting van de relatie met de fiscus.

Artikel 5

Algemene vergadering

5.1 Vaststelling agenda

De agenda voor de algemene ledenvergadering wordt opgesteld door de secretaris van het bestuur en vastgesteld door het bestuur. De agenda bevat minimaal de statutair bepaalde onderwerpen en er wordt minimaal eens per jaar vergaderd.

5.2 Notulen

Van de algemene vergadering worden, door of onder verantwoordelijkheid van de secretaris, notulen vervaardigd. De concept notulen worden ter vaststelling samen met de agenda aan de leden gezonden. Op de volgende vergadering worden de notulen definitief vastgesteld.