r e g l e m e n t v o o r e x p o s a n t e n
r e g l e m e n t v o o r e x p o s a n t e n
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Artikel 1
In dit reglement wordt verstaan onder:
Het Portaal Media B.V. (hierna te noemen; de organisatie): De organisatie die de beurs organiseert en hun bevoegde vertegenwoordigers.
Overeenkomst van deelneming:
Overeenkomst die ontstaat door de overeenstemmende wil, blijkende uit de bevestiging van de organisatie van de deelneming door middel van toezending van de toewijzing en plattegrond van de beurs.
Bindend inschrijfformulier voor deelneming:
Het document waarbij de exposant de overeenkomst van deelneming is aangegaan.
Exposant:
Degene die met de organisatie een overeenkomst van deelneming heeft gesloten, alsmede diens vertegenwoordiger(s).
Beurs:
De beurs, tentoonstelling of manifestatie terzake waarvan de overeenkomst van deelneming is gesloten.
Standruimte:
De in vierkante meters uitgedrukte aan de exposant ter beschikking gestelde expositie-oppervlakte, waarvan de locatie en de vorm door de organisatie wordt aangegeven.
Standkosten:
De volgens de overeenkomst van deelneming door de exposant aan de organisatie verschuldigde vergoeding voor het gebruik van de standruimte en voor de in die overeenkomst omschreven door de organisatie verrichte algemene organisatorische diensten.
Artikel 2
1. Na de ondertekening van het bindende inschrijfformulier voor deelneming en voor totstandkoming van de deelneming, dient in dit reglement voor het begrip “overeenkomst van deelneming” “bindend inschrijfformulier voor deelneming” gelezen te worden.
2. Dit reglement is een geïntegreerd onderdeel van de door de exposant met de organisatie gesloten overeenkomst van deelneming.
3. Afwijkingen van dit reglement of gehele of gedeeltelijke ontheffing van enig(e) in dit reglement opgenomen verbod of verplichting zijn/is uitsluitend van kracht, indien van de afwijking of ontheffing blijkt in een door de organisatie getekend geschrift, en/of indien een aanvullend reglement is verklaard.
Hoofdstuk II
Algemene bepalingen met betrekking tot deelneming Artikel 3: Data en duur
1. Zodra het voornemen van de organisatie een beurs te houden voldoende vaste vorm heeft aangenomen, stelt zij plaats en tijd vast.
2. Indien naar het oordeel van de organisatie bijzondere omstandigheden zulks rechtvaardigen, kan de organisatie de voor de beurs vastgestelde data wijzigen, dan wel een reeds vastgestelde data wijzigen, dan wel een reeds vastgestelde beurs geen doorgang doen vinden.
3. Onder bijzondere omstandigheden, in het vorige lid bedoeld, zijn begrepen: onvoldoende belangstelling, onvoldoende representatief aanbod, onderlinge oneindigheid in de betreffende branche en al die omstandigheden die na afweging van belangen naar het oordeel van de organisatie het welslagen van de beurs in gevaar kunnen brengen.
4. Bij wijziging van de vastgestelde data blijft de overeenkomst van deelneming onverkort van kracht. Bij een besluit tot het geen doorgang laten vinden van een beurs, is de organisatie gerechtigd om ter dekking van de kosten van voorbereiding een bedrag, groot maximaal 20% van de totaal verschuldigde standkosten, in te houden c.q. te ontvangen. In alle gevallen is de exposant gehouden de in verband met zijn deelneming op zijn verzoek door of middels de organisatie gemaakte kosten integraal te voldoen.
5. In geen geval kan de exposant jegens de organisatie enig recht op schadevergoeding, hoe dan ook, op grond van een besluit, omschreven in lid 2 van dit artikel, doen gelden.
Artikel 4: Te exposeren artikelen; verhouding derden
1. Het is de exposant verboden:
a. in de standruimte geheel andere artikelen te exposeren dan die, vermeld in de overeenkomst van deelneming;
b. de standruimte geheel of ten dele aan derden in gebruik af te staan of de ruimte te (doen) gebruiken voor een ander doel dan in de overeenkomst van deelneming is omschreven.
2. De organisatie onthoudt zich van iedere inmenging met betrekking tot geschillen over intellectuele eigendomsrechten tussen exposanten.
3. Indien de organisatie dit verlangt is de exposant verplicht aan te tonen dat hij gerechtigd is bepaalde artikelen ten toon te stellen. De organisatie is gerechtigd al hetgeen dat in strijd met het in de vorige bepaalde is tentoongesteld voor rekening en risico van de exposant te (doen) verwijderen.
Artikel 5: Indeling
1. De exposant heeft gedurende de overeengekomen periode recht op standruimte op een door de organisatie te bepalen plaats.
2. Bij het bepalen van een plaats als in lid 1 bedoeld, kan de organisatie de exposanten zoveel mogelijk in groepen bijeen brengen volgens de aard van de door hen te exposeren artikelen en ongeacht de nationaliteit van de exposanten.
3. Op grond van bijzondere omstandigheden te harer beoordeling is de organisatie te alle tijde vóór de aanvang van de overeengekomen periode gerechtigd een aan een exposant toegewezen plaats te wijzigen of, de betrokken exposantengroepering(en) of adviescommissie(s) gehoord, groepen te wijzigen, te schrappen of te hergroeperen.
Artikel 6: Betaling
1. Betaling van de standkosten en alle overige betalingen dienen te geschieden binnen 30 dagen na datering van de definitieve toewijzingsnota, alles zonder korting of compensatie, tenzij op de factuur een afwijkende vervaldatum is aangegeven. Bij inschrijving binnen 30 dagen vóór de eerste opbouwdag van de expositie dient het verschuldigde bedrag gelijktijdig met de indiening van de inschrijving, doch ten laatste vóór de eerste opbouwdag volledig te zijn voldaan. In alle gevallen dient de verschuldigde standhuur uiterlijk voor de eerste opbouwdag van de expositie door de organisatie te zijn ontvangen.
2. Indien de deelnemer niet aan zijn financiële verplichtingen voldoet, is de organisatie gerechtigd niet tot vaststelling van standruimte over te gaan dan wel een reeds verleende vaststelling in te trekken of geen standruimte ter beschikking te stellen, onverminderd de aanspraak van de organisatie op volledige vergoeding van deze bedragen.
3. De organisatie is gerechtigd de invordering van de door de deelnemer verschuldigde bedragen uit handen te geven, waarbij alle kosten, zowel de gerechtelijke als de buitengerechtelijke, ten laste komen van de deelnemer, vermeerderd met de alsdan geldende wettelijke rente, gerekend vanaf de vervaldag van de verschuldigde bedragen.
4. De exposant is aansprakelijk voor alle aan de organisatie verschuldigde kosten die verband houden met zijn deelneming, ongeacht of deze kosten zijn gemaakt door de exposanten zelf of derden, handelend in zijn naam.
5. De organisatie is gerechtigd betalingen, gedaan terzake van een deelneming, allereerst in mindering te brengen op ten laste van de exposant nog openstaande vorderingen uit eerdere deelnemingen.
6. De organisatie is gerechtigd de overeenkomst van deelneming na schriftelijke of mondelinge aanzegging en ingebrekestelling met onmiddellijke ingang als beëindigd te beschouwen, indien de exposant de exposant de standkosten of enig ander aan de organisatie verschuldigd bedrag niet, niet geheel of niet tijdig heeft voldaan. In zodanig geval blijft de exposant gehouden de volledige standkosten, alsmede de in verband met zijn deelneming gemaakte kosten integraal te voldoen, zonder aanspraak te kunnen maken op vergoeding van schade, in welke zin dan ook, terzake van beëindiging.
Artikel 7: Gebruik standruimte
1. De exposant is verplicht gedurende de openingstijden tijdens de gehele duur van de beurs de standruimte met een voldoende assortiment artikelen en personeel bezet te houden en de geëxposeerde artikelen tijdens openingstijden niet aan het oog van de bezoekers te onttrekken.
2. Bij gehele of gedeeltelijke overtreding van het in het eerste lid bepaalde in lid 7 van het voorgaande artikel van overeenkomstige toepassing.
Artikel 8
De exposant is, anders dan met goedkeuring van de organisatie, niet gerechtigd:
1. Een zodanig gebruik van de standruimte te maken, dat andere exposanten of bezoekers daardoor schade of hinder ondervinden in de vorm van geluidsoverlast, belemmering van toe- of doorgangen, belemmering van lichtval of uitzicht of in enige andere vorm, alles ter beoordeling van de organisatie;
2. Buiten of boven de standruimte goederen, meubilair, uithangborden of reclamemateriaal in de ruimste zin, te plaatsen of aan te brengen;
3. Buiten de standruimte binnen het evenementencomplex en bij in- en uitgangen, prijscouranten, circulaires, folders of ander reclamemateriaal uit te (doen) reiken of aan te (doen) bieden;
4. Tekeningen, fotografische, film- of video-opnamen te (doen) maken van andere objecten dan de (eigen) standruimte, welk recht uitsluitend aan de organisatie voor gebruik voor eigen doeleinden is voorbehouden;
5. Entreegelden of een vergoeding of presentatie van enigerlei aard te vorderen of te verzoeken van bezoekers voor het bezoeken van de standruimte of het daarin bijwonen van demonstraties, presentaties e.d.
Artikel 9: Verkoop tijdens beurs
Tenzij zulks krachtens een in de overeenkomst van deelneming van toepassing verklaard bijzonder reglement is toegestaan, is tijdens een beurs verkoop van enig artikel door de exposant aan een bezoeker, ongeacht diens hoedanigheid, tegen gelijktijdige afgifte van het verkocht goed, verboden.
Artikel 10: Catalogus
1. De catalogus is samengesteld aan de hand van de door de exposanten zelf middels de daartoe bestemde formulieren verstrekte en tijdig ingezonden gegevens.
De organisatie bepaalt de wijze waarop de vermeldingen worden geredigeerd en behoudt zich het recht voor zonodig de gegevens van de exposant te bekorten of op enige andere wijze van de opgave exposant af te wijken, desnoods zonder opgaaf van redenen.
2. De organisatie aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid, jegens derden of exposanten, voor fouten of omissies die in een catalogus of daarvan afgeleide informatiesystemen mochten voorkomen.
3. De exposant mag ter vermelding in de catalogus slechts artikelen opgeven, die zowel binnen zijn leveringsprogramma vallen als - naar het oordeel van de organisatie - tot het toegelaten expositieprogramma behoren.
Artikel 11: Aansprakelijkheid
1. De organisatie is niet aansprakelijk voor schade, hoe ook genaamd, direct of indirect geleden door de exposant, diens personeel of diens bezoekers - bedrijfsschade en schade door diefstal, vernieling of welke andere oorzaak dan ook daaronder begrepen -, indien deze schade is veroorzaakt door een ander dan de organisatie.
2. De organisatie is niet aansprakelijk voor schade aan goed en/of lichaam, ontstaan doordat aanwijzingen en voorschriften die door de organisatie zijn uitgevaardigd, niet zijn opgevolgd.
3. De exposant vrijwaart de organisatie tegen iedere aanspraak, wegens schade, hoe ook genaamd, veroorzaakt door de exposant zelf, diens personeel of diens bezoekers.
4. De deelnemer is aansprakelijk voor en is verplicht verzekerd te zijn tegen alle schade, die door toedoen of nalatigheid van hemzelf, zijn personeel dan wel door zijn inzendingen, op welke wijze ook, aan goederen en/of personen werkzaam bij of in opdracht van de organisatie wordt veroorzaakt. De deelnemer vrijwaart de organisatie voor alle aanspraken die anderen terzake zouden kunnen doen gelden.
5. Xxxxxxx van overmacht heeft de organisator het recht om, zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn, het evenement geen doorgang te laten vinden of uit te stellen. Overmacht omvat o.m. staking, lock-out, oorlog, mobilisatie, blokkade, opstand, epidemieën, weersomstandigheden, brand, ontploffingen, iedere oorzaak die levering door onze leveranciers verhindert, en alle omstandigheden die een essentiële wijziging van de economische toestand teweegbrengen, alsook alle gelijkaardige gebeurtenissen die onze onderneming dan wel haar leveranciers zouden ondergaan.
Artikel 12: Verhindering, faillissement, surseance van betaling
1. Een inschrijving kan niet eenzijdig door de deelnemer worden ingetrokken dan wel gewijzigd.
Een verzoek tot annulering dient schriftelijk te worden ingediend. De organisatie kan een verzoek tot annulering van de inschrijving inwilligen onder de voorwaarden dat de betrokken deelnemer een annuleringsvergoeding voldoet. Deze vergoeding bedraagt tenminste:
a. 35% van de standhuur; bij annulering van de inschrijving na ontvangst van het deelnameformulier/de inschrijving door de organisatie of na ontvangst van de standbevestiging door de deelnemer.
c. 100% bij annulering minder dan 3 maanden voor de eerste opbouwdag van de expositie vermeerderd met de verschuldigde B.T.W.
2. In geval de exposant op enig tijdstip na het tot stand komen van de overeenkomst van deelneming failliet wordt verklaard of surseance van betaling aanvraagt, zal de overeenkomst van deelneming door het enkele intreden van vorenbedoelde gebeurtenissen zijn ontbonden en is de exposant gehouden het volledige bedrag der overeengekomen standkosten, alsmede alle te zijnen behoeve gemaakte overige kosten terstond te voldoen, onverminderd het recht van de organisatie tot het vorderen van kosten, schade en interesten.
Hoofdstuk III
Afwijkingen van het reglement Artikel 13
Voor omstandigheden, waarvoor bijzondere voorwaarden blijkens de overeenkomst van deelneming gelden, maken deze voorwaarden deel uit van dit reglement. Voor zover deze strijden met c.q. afwijken van dit reglement prevaleren de bijzondere voorwaarden.
Artikel 14
Ingeval bepalingen van dit reglement strijden met c.q. afwijken van de voorwaarden welke zijn vermeld op het
“inschrijfformulier” prevaleren de voorwaarden op het inschrijfformulier. Eigenmachtig aangebrachte wijzigingen en aanvullingen worden slechts erkend door uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de organisatie.