Haugaland brann og redning iks
Haugaland brann og redning iks
Saksframlegg
Sakshandsamar: | Xxx Xxxxxx, xxxxxxxxx | Arkivkode: | 021 |
Arkivsak nr: | Styre 23/025 | Dato: | 26.03.2023 |
Handsamingsorgan: | |||
Styret for Haugaland brann og redning iks | 30.03.2023 | orientering | |
Representantskapet for Haugaland brann og redning iks | 28.04.2023 | orientering | |
Kommunestyre for kvar einskild eigar | ikkje fastsett | vedtak | |
REVIDERT SELSKAPSAVTALE – HAUGALAND BRANN OG REDNING IKS
HANDSAMING:
Brannsjefen si tilråding
1. Styret for Haugaland brann og redning iks tek sak om framlagt selskapsavtale til orientering. Innspel frå styret vert oversendt eigarane til vidare vurdering.
Sakshandsaming i styret 30.03.2023
Vedtak i styret for Haugaland brann og redning iks
SAKSOPPLYSNINGAR:
Selskapsavtala er ikkje revidert etter at Haugesund kommune tredde ut av selskapet 1. juli 2018. Arbeidet med revidering vart sett på vent til det var avklart kva plikter og rettar partane hadde i samband med uttreden. Revidert avtale vart derfor ikkje lagt fram før 2020 i sak 20/018.
Revidert avtale vart ikkje godkjent i alle eigarkommunane og det har vore utfordringar for drifta i all den tid at det ikkje har vore ein avtale mellom eigarane som gjenspeilar drifta slik den er i dag. Eigarane har i eigar- og representantskapsmøte vore klare på at eksisterande avtale er gyldig fram til ny avtale føreligg og er godkjent av alle eigarane.
I eigarmøte 3. februar 2023 vart eigarane einige om at dei tek ansvar for å etablere ein revidert selskapsavtale som skal handsamast i representantskapsmøte 28.04.2023.
Det vert vist til vedlegg 1 – referat eigarmøte.
Selskapsavtale vert lagt fram der denne i stor grad er ein vidareføring av eksisterande avtale, men med tilpassingar ut frå ny eigarstruktur.
Endringar frå eksisterande avtale kjem fram av vedlegg 2, utkast til saksframlegg i kommunestyra (framlegget er ikkje endeleg frå kommunane si side).
Sjølve selskapsavtala er å finne i vedlegg 3.
VURDERINGER:
Overordna:
Det er avgjerande for selskapet å ha gyldige styringsdokument. For Haugaland brann og redning iks er selskapsavtalen mandatet for styret og administrasjonen. Dersom det ikkje er samsvar mellom mandat og det som vert forventa, vert det utfordrande å innfri eigarforventningar. Dette medfører igjen ein forplantning av usikkerheit i då øvrige styringsdokument bygger på selskapsavtalen.
Utan eit klar mandat vil det vera vanskeleg å etablere ein eigarstrategi i all den tid retninga ikkje er gjeve. Vidare vil ikkje styret kunne fastsette ein selskapsstrategi og det er ikkje lett å legge fram beredskaps- og førebyggande analyser som fastset effektive tiltak. Og derfor er det heller ikkje mogleg å gjennomføre planar som ikkje seier kor selskapet skal når det er i ein endeleg driftsfase.
Eigarane må gjennom ein selskapsavtale fastsette mandat, rammer og retning dersom ein ønskjer endring frå eksisterande målsetning. I lang tid har selskapet gjennomført tiltak frå dag til dag og ikkje ut frå langsiktige planar. Dette er krevjande, både økonomisk, men også ut frå administrativt arbeid med tanke på forutsigbarheit og stabilitet.
Saksbehandling:
Karmøy kommune har stilt spørsmål om revidert selskapsavtale kan handsamast direkte til kommunestyret utan å handsame avtala i styre og representantskap først. Spørsmålet vart stilt til Samfunnsbedriftene sin jurist 28.03.2023 der følgjande vurdering vart gjort:
Dersom det er snakk om endringer i de forholdene som er regulert i IKS-loven § 4 tredje ledd nr. 1-9, er hovedregelen at disse endringene skal vedtas av det enkelte kommunestyret i deltakerkommunene. Her har nok deltakerkommunene forholdsvis stor frihet til å avgjøre hvordan prosessen frem til kommunestyre- vedtak skal være. Det er i slike tilfeller riktig at endringene ikke formelt «skal» innom styret og representantskapet.
Det er imidlertid ikke alle endringer i selskapsavtalen som må vedtas av kommunestyrene. Endringer i andre forhold enn dem som reguleres i nr. 1-9 skal ifølge IKS-loven § 4 andre ledd, andre punktum vedtas av representantskapet, med mindre selskapsavtalen sier noe annet. (Kan ikke se at deres selskapsavtale sier dette, men det må sjekkes nærmere.) Når det skal gjøres endringer i selskapsavtalen der representantskapet har vedtaksmyndigheten, legger jeg til grunn at styret normalt bør saksforbrede slike saker og legge frem forslag til representantskapet. Dette er etter hva jeg kan se imidlertid ikke regulert nærmere noe sted.
Uansatt vil jeg si at det fremstår som både naturlig og hensiktsmessig at alle endringer i det sentrale styringsdokumentet for selskapet (også de som omfattes av § 4 tredje ledd nr. 1-9 der kommunestyret har vedtaksmyndigheten) er innom styret og representantskapet underveis. Både eierorganet og styret har erfaringer og kjennskap til hvordan selskapsavtalen fungerer i praksis og kan ha verdifulle innspill til endringene, hva som fungerer godt, hva som evt. er uklart, bør reguleres nærmere osv. Det er synd om man mister disse mulighetene til gode innspill i endringsprosessen.
Sjølve selskapsavtalen:
Det vert tilrådd følgande endringar i framlagt selskapsavtale:
§ 1-3 Formål
Teksten bør endres til det reelle formålet. Tekst i framlagt avtale skildrar tenester som me ikkje har per i dag og samsvarar ikkje med brann- og eksplosjonsvernloven. Forslag til tekst:
Selskapets formål er å dekke alle kommunenes plikter, oppgaver og behov i henhold til brann- og eksplosjonsvernloven.
Selskapet kan påta seg andre arbeidsoppgaver eierne og selskapet måtte bli enige om.
§ 3-1 Stemmeandeler
Det vert lagt fram ein modell for stemmegivning som følgjer eigarandel. Det må vera eigarane som fastset ein modell som er rett for sine selskap og ein er positiv til at administrasjonen i kommunane finn ein modell som dei kan vera samde om.
Endringar i framlagt utkast er utover dette i tråd med dei endringar som vart gjort i samband med revidering av selskapsavtala i 2020.
Haugesund, 26.03.2023
Dag Botnen brannsjef
Vedlegg: 1. eigarmøte 2.3.2023 – referat vedr selskapsavtale
2. utkast til saksframlegg i kommunestyret
3. selskapsavtale – revidert 30.03.2023
VEDLEGG 1 - EIGARMØTE 2.3.2023 – REFERAT VEDR SELSKAPSAVTALE
REFERAT – EIGARMØTE 03.02.2023
Stad: | Diktervegen 8 | ||
Tid: | 0900 – 1200 | ||
Representantskap: | Xxxxxxx Xxxx, leiar Xxxxx Xxxx Xxxxxxxx, nestleiar Xxxxx Xxxxxx, medlem Xxxxxx Xxxx, medlem Xxxx Xxxxxxx Xxxx, medlem Xxx Xxxxx Xxxxxxx, medlem | Tysvær Utsira Karmøy Xxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx | (teams) |
Rådmenn/k.dir.: | Xxx Xxxxx Xxxxxx, xxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx, xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx, xxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx, xxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx, konst. kommunedirektør | Xxxxxx Xxxxxx Bokn Xxxxx Xxxxxx | (teams) |
Styre: | Xxxxxx Xxxxxxx, xxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx-Xxxxx, nestleiar styre Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx, styremedlem Xxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx, styremedlem Xxxx Xxxx Xxxxxx, styremedlem Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx, fast varamedlem Xxxx Xxxx, styremedlem | ||
Xxxxx: | Xxx Xxxxxx, daglig leiar | ||
Forfall: | Xxxx Xxxxx Xx, medlem Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx, xxxxxxxxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx, kommunedirektør | Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx | |
(…)
1. Revidering av selskapsavtale
Det vises til vedlagt lysark 8.
Det er ikkje ein godkjent selskapsavtale for HBR som medfører konsekvensar for drifta der:
- me ikkje får registrert nytt styre i Brønnøysundregistrene som følgje av valet ikkje samsvarar med eksisterande selskapsavtale (numeriske vara + fast varamedlem).
- låneramma for selskapet er nytta for å gjennomføre investeringar for nokre av kommunane, ei investering som dei skulle ha gjort før dei gjekk inn i selskapet (etterslep, ref. rapport av 2015).
- det ikkje kan gjennomførast nødvendige investeringar som er vedtatt i budsjettprosessen for selskapet (tiltak er satt på vent, og med inntil 2 års leveranse skapar dette utfordringar for framdrift).
- det er ikkje rett fordelingsnøkkel eller eigarandelar som følgje av at Etne kommune er gått ut. Dette kan gje utfordringar i arbeidet med uttreden for Suldal kommune og oppfølging av selskapet generelt.
Det er ein utfordring for selskapet at framdrift vert stoppa «i påvente av..:» og det er viktig å finne løysingar på metode/prosess for selskapet for å unngå stagnasjon som er kostnadsdrivande på kort og lang sikt.
Det vart diskutert rekkefølgja i handsaming av saker der det vert opplevd på fleire måtar som krevjande at saker ikkje vert handtert i kommunestyra før dei går til representantskapshandsaming. I saker som krev handsaming i kommunestyret, er ein avhengig av likelydande vedtak i alle kommunane for at vedtaket skal vera gjeldande for endringane (dersom eit kommunestyre endrar på framlegg til vedtak, må alle
kommunane handsame saka på nytt. Avhengig av endringa må kanskje saka også gjennom ein ny handsaming i representantskapet).
Eigarmøte er samd i at dette må løysast gjennom prosessar for handsaming i saker og sjåast opp mot eigarstrategi. Representantskapsmedlem i HBR representerer kommunestyret og det må derfor vera tilstrekkeleg tid til å avklare saker i kommunestyre/formannskap før desse vert handsama i selskapet sitt representantskap.
I arbeidet med revidering av selskapsavtala, vil kommunane ved kommunedirektørane ta ansvar for prosessen vidare. Det er eit mål om å få lagt fram revidert selskapsavtale i representantskapsmøte 28.04.2023. Her må det i vedtak leggast inn ein ordlyd som gjer til at kommunestyret i dei ulike eigarkommunane ikkje bind seg til interne prosessar (utredning i Sveio).
Avslutningsvis vert det presisert at selskapsavtale frå 2020 er gjeldande fram til samtlege kommunestyre i eigarkommunane har gjort nytt vedtak om ny selskapsavtale.
(…)
VEDLEGG 2 – UTKAST TIL SAKSFRAMLEGG I KOMMUNESTYRE
NY SELSKAPSAVTALE FOR HAUGALAND BRANN OG REDNING IKS
Bakgrunn for saken
Etter at selskapet ble stiftet i 2017 har det skjedd endringer på eiersiden. Det vises da til at Haugesund og Etne allerede har gått ut av avtalen og at Suldal trer ut med virkning fra 1. juni 2023.
Det er således behov for en oppdatert selskapsavtale som tar hensyn til endingene på eiersiden. Det er også foretatt noen andre korrigeringer. Rådmenn/kommunedirektørene i de gjenværende eierkommunene har samarbeidet om en ny selskapsavtale, og kommet frem til et omforent forslag som nå legges frem for behandling i de respektive kommunestyrer.
I forhold til opprinnelig selskapsavtale fra 2017 har de respektive kommunestyrer fattet vedtak om endring i punkt 7.3 som gjelder selve regnskapsføringen. I opprinnelig selskapsavtale var det lagt til grunn at regnskapet skulle føres etter regnskapslovens prinsipper. Dette ble endret til at regnskapet skulle føres etter kommunale regnskapsprinsipper. For Karmøy kommunes vedkommende ble denne endringen vedtatt i kommunestyrets møte den 17. desember 2018. Det vises for øvrig til vedtatt revisjonsliste, vedlagt som bilag 3, som viser de endringene som er foretatt fra oppstart og til i dag. For øvrig vedlegges opprinnelig selskapsavtale som bilag 1, og utkast til ny selskapsavtale som bilag 2. Nedenunder vil en redegjøre for og begrunne de endringene som er foreslått i utkast til ny selskapsavtale.
Endringer fra opprinnelig avtale til ny selskapsavtale 1. juni 2023
Kapittel 1 Alminnelige bestemmelser
§ 1-1 Navn og deltakere
Bestemmelsen er korrigert i forhold til de kommuner som har trådt ut av selskapsavtalen. Opplistingen i ny selskapsavtale § 1-1 viser eierne per 1. juni 2023.
Kapittel 2 Kostnadsfordeling
§ 2-1 Innskuddsplikt for deltakerne
Kapitalinnskudd/tingsinnskudd
Xxxxxxx av kapitalinnskuddet / tingsinnskuddet er oppdatert på bakgrunn av etterfølgende innskudd. I tillegg er selskapskapitalen redusert fra opprinnelige kr 5 000 000,- til 3 019 500,-, dette som følge av uttreden fra Haugesund, Etne og Suldal.
§ 2-2 Eierandel og ansvarsfordeling
Eierandelen og ansvarsfordelingen er i ny selskapsavtale oppdatert i samsvar med folketallet per 1. januar 2023.
§ 2-3 Årlig driftstilskudd.
Opprinnelig avtale tar utgangspunkt i at utgiftene for de 4 første driftsårene fordeles etter en kostnadsmodell / harmoniseringsmodell, beregnet ut fra folketallet og dagens kostnadsbilde for den enkelte deltakerkommune, og at driftstilskuddet heretter beregnes ut fra folketallet.
Harmoniseringsmodellen er i utkastet foreslått videreført. Begrunnelsen for dette er at modellen gir en riktigere fordeling av utgifter enn en modell utelukkende basert på folketall i den enkelte kommune.
Det er videre lagt til grunn at justering av folketallsutvikling og at evaluering av modellen bør foretas ved behov. Setningen om evaluering hvert fjerde år er derfor tatt ut.
Opprinnelig selskapsavtale regulerte ansvaret for kostnader knyttet til manglende lovfestet kompetanse på etableringstidspunktet. Dette er ikke et relevant tema nå, og det er enighet blant administrasjonen i eierkommunene at dette avsnittet tas ut i ny selskapsavtale.
Det er imidlertid gjort en tilføyelse knyttet til selvkostområdet. Her er det presisert at «Drifts- og investeringsutgifter/-inntekter innen selvkostområdet for feiing og tilsyn skal beregnes særskilt og ikke være en del av totalbudsjettet som fordelingsnøkkelen bygger på».
§ 2-5 Eierskap og drift av brannstasjonene
Etter møte med Haugaland Brann og redning IKS er det enighet om at det er overflødig at § 2-5 og § 2-6 er med i avtalen. Nevnte bestemmelser utgår derfor i ny selskapsavtale.
Kapittel 3. Organisasjon
§ 3-1 Representantskapet
Som følge av at Haugesund, Etne og Suldal er ute av selskapsavtalen, er representantskapets medlemmer redusert fra 9 medlemmer i opprinnelig avtale til 6 medlemmer i ny selskapsavtale.
I tillegg er det tilføyd at ved stemmelikhet har representantskapets leder dobbeltstemme. Dette er i tråd med IKS loven § 9, hvor det fremgår at ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende.
Presiseringen er formelt sett unødvendig, men er med på å klargjøre forholdet.
Det fremgår av opprinnelig avtale at «For avgjørelser truffet av brann- og redningssjefen er styret selskapets klageinstans», jf. § 3-1 siste avsnitt. Bestemmelsen gjelder forvaltningsmessige vedtak som blir gjort av selskapet. I utkast til ny selskapsavtale er dette endret til at det er et eget klageorgan som skal behandle denne type saker. Dette klageorganet blir felles for alle deltakerkommunene.
§ 3-2 Styret
I opprinnelig selskapsavtale skal styret ha 8 medlemmer med personlige varamedlemmer. Representantskapet har i møte 23. april 2021 vedtatt at det for medlem valgt av deltakerkommunene oppnevnes varamedlemmer i numerisk rekkefølge, hvor varamedlem nummer 1 har oppmøterett, jf. vedlagt revisjonsliste. Endringen ligger innenfor representantskapets kompetanseområde. Endringen foreslås videreført i nytt utkast, og begrunnes med at varamedlemmer gjennom oppmøterett får større innsikt i selskapet.
§ 3-4 Selskapets representasjon
Følgende fremgår av IKS loven § 16: «Styret representerer selskapet utad og tegner dets firma. Xxxxxx kan gi styremedlem eller daglig leder rett til å tegne selskapets firma og bestemme at de som har slik rett, må utøve den i fellesskap. Daglig leder representerer selskapet utad i saker som faller inn under dennes myndighet etter § 14».
Styret har i møte 22. januar 2019 besluttet at daglig leder og styrets leder har signaturrett hver for seg. I ny selskapsavtale foreslås begrensinger i signaturretten, slik daglig leder og styrets leder/styremedlem har signaturrett i fellesskap. Selskapsavtalen er endret for å presisere dette.
Kapittel 4 Representantskapet
§ 4-1 Representantskapets møter
Det følger av opprinnelig selskapsavtale at representantskapet skal ha minst to møter per år – ett for behandling av økonomiplan med årsbudsjett og ett for behandling av årsregnskap og årsberetning. Det presiseres i ny selskapsavtale at representantskapet ellers kan møtes ved behov for behandling av nærmere angitte saker.
Det fremgår av opprinnelig avtale at representantskapet avgjør sine vedtak med vanlig flertall iht.
«eierandelen av de stemmene som er avgitt». I ny avtale er «eierandelen» erstattet med
«stemmeandelen». Endringen er i tråd med begrepsbruken i IKS loven § 9.
Bestemmelse om vedtak om ny brannordning med krav om to tredjedels flertall er tatt ut i ny avtale. Begrepet brannordning er nå endret til begrepet branndokumentasjon. Det følger av § 4-2 at det for vedtak av brannordning kun kreves vanlig flertall.
§ 4-2 Representantskapets myndighet
Bestemmelsen er omformulert ved at begrepet brannordning er byttet ut med branndokumentasjon. Det er presisert at representantskapet skal dokumentere at kommunens plikter etter brann- og eksplosjonsvernloven er oppfylt, og at dette avgjøres ved vanlig flertall.
I opprinnelig avtale var det vedtatt at representantskapet skulle fastsette godtgjørelse til egen leder og styrets leder, samt begge organers medlemmer. Representantskapet vedtok i møte 18.desember 2017 å
xxxxx avtalen til at godtgjørelse fastsettes til «styrets leder og nestleder samt medlemmer». Dette er forhold som ligger under representantskapets kompetanseområde, og endringen foreslås videreført i ny avtale.
Kapittel 5 Styret
Setningen under § 5-1 tredje avsnitt er i ny avtale endret fra «Ved stemmelikhet gjør møteleders stemme utslaget» til «Ved stemmelikhet har styrets leder dobbeltstemme».
Kapittel 9 Uttreden, utelukkelse, avvikling og utvidelse
Oppsigelsesfristen i opprinnelig avtale er i strid med IKS loven, og er i ny selskapsavtale endret til 1 år. Oppsigelsesfristen er nå i samsvar med IKS loven § 30, jf. Ot.prp. nr. 53 (1997-1998).
Kapittel 11 Øvrige bestemmelser.
§ 11-1 Ikrafttredelse
Ny selskapsavtale trer i kraft fra 1.6.2023.
Representantskapets kompetanse til endring av selskapsavtalen
Endringer til selskapsavtalen skal i utgangspunktet vedtas av kommunestyret. IKS loven § 4 åpner imidlertid opp for at representantskapet kan vedta enkelte endringer med minst to tredels flertall, med mindre det er avtalt at slike endringer skal vedtas av kommunestyret.
Kommunestyret skal etter IKS loven § 4 vedta følgende endringer:
1. Selskapets foretaksnavn
2. angivelse av deltakerne
3. selskapets formål
4. den kommune der selskapet har sitt hovedkontor
5. antall styremedlemmer
6. deltakernes innskuddsplikt og plikt til å foreta andre ytelser overfor selskapet
7. den enkelte deltakers eierandel i selskapet og den enkelte deltakers ansvarsandel i selskapet dersom denne avviker fra eierandelen
8. antall medlemmer av representantskapet og hvor mange medlemmer den enkelte deltaker oppnevner
9. annet som etter lov skal fastsettes i selskapsavtalen
Det er i opprinnelig selskapsavtale ikke avtalt begrensninger i representantskapets kompetanse, og en ser ingen grunn til å endre på dette i forslag til ny selskapsavtale.
Forslag til vedtak
Karmøy kommunestyre godkjenner den reviderte selskapsavtalen for HBR med virkning fra og med 1.6.2023.