UTKAST TIL NY SAMARBEIDSAVTALE

Informasjon

UTKAST TIL NY SAMARBEIDSAVTALE

1. DigiVestland-samarbeidet

Noverande samarbeidsavtale om DigiVestland går ut, og må fornyast frå 1. januar 2025.

Partane har saman utvikla eit kunnskapsgrunnlag (vedlagt) som er lagt til grunn for utkast til ny samarbeidsavtale (vedlagt). Utkast til avtale er kvalitetssikra juridisk av KPMG.

Det har vært et mål for prosessen at kommunane har fatta vedtak om tilslutning innan 8. november, og at alle kommunane i Vestland signerer avtale om DigiVestland-samarbeidet, gjeldande frå 1. januar 2025.

Alle kommunen skal ha anledning til å bidra i utarbeiding av avtalen, gjennom innspel og tilbakemeldingar sendt innan 30. juni.

2. Viktige datoar

5. juni – KS Vestland sender utkast til ny samarbeidsavtale

11. juni – KS frukostmøte – gjennomgang av utkast til ny avtale og prosessen vidare

30. juni – Frist for tilbakemelding på utkast til ny samarbeidsavtale (via skjema)

4. september – Kommunane mottar ny samarbeidsavtale og tilhøyrande informasjon

10. september – DigiVestland informasjonsmøte – gjennomgang av avtale og prosessen vidare

5. november – Frist for tilbakemelding om vedtak i politisk behandling av avtalen

8. november – Sakspapir til konstituerande representantskapsmøte blir sendt ut

Veke 50 – Konstituerande representantskapsmøte

1. januar – Ny samarbeidsavtale trer i kraft

3. Tilbakemeldingar innan 30. juni

Kommunane sine innspel på utkast til samarbeidsavtale må vera sendt innan 30. juni. Innsending skjer via dette skjema og det er éi innsending per kommune.

Skjema er ope for å klikka seg gjennom og bli kjend med spørsmåla før utfylling. Det er diverre ikkje mogleg å lasta opp fil i skjema. Dersom de har særs lang tilbakemelding, kan de i tillegg til å fylle ut skjemaet sende fil på e-post til xxxx.xxxx@xxxxxx.xxxxxxx.xx.

4. Prosessen

Det er Operativ styringsgruppe (OSG) som har utarbeida utkast til ny samarbeidsavtale for DigiVestland-samarbeidet. Gruppa har bestått av kommunedirektørane i Askøy, Stord og Solund, digitaliseringsdirektør i Bergen og dagleg leiar i KS Vestland. Frå sekretariatet har ei arbeidsgruppe førebudd saker til OSG.

Endeleg versjon av kunnskapsgrunnlaget samt utkast til samarbeidsavtale, er vedteke av styringsgruppen i DigiVestland.

De har nå mottatt utkast til ny samarbeidsavtale. Endeleg avtaletekst vil bli utarbeida etter innspel frå kommunane, og oversendt for politisk behandling i kommunane i haust.

5. juni-30. juni – Kommunane

Kommunane vurdera utkast til ny samarbeidsavtale og kjem med tilbakemelding via skjema innan

30. juni.

Har de behov for avklaringar eller ønskjer eit møte om utkastet eller anna? Ta kontakt med xxxx.xxxx@xxxxxx.xxxxxxx.xx, tlf.: 00 00 00 00.

5. juni-15. august – DigiVestland

Arbeidsgruppa vil gå gjennom innspel frå kommunane fortløpande. Ved behov for avklaringar vil kommunen som kjem med innspelet bli kontakta direkte.

Det kan komma innspel som vil endre avtaletekst i stor eller prinsipiell grad. I så tilfelle vil operativ styringsgruppe ta nødvendige grep for at alle skal ha høve til å uttala seg før eventuelle endringar blir tatt inn i endeleg avtaletekst.

4. september-5. november – Kommunane

Utarbeiding av ytterlegare styringsdokument er avhengig av korrekt tal samarbeidspartar. Difor må kommunane fatte vedtak om tilslutning til avtalen seinast innan 5. november.

Sekretariatet sender avtalen til kommunane 4. september. Saman med KS vil det bli utarbeidd eit forslag til sakspapir som kan nyttast i politisk behandling.

Dei fleste av kommunane har møte i formannskap eller kommunestyre i aktuell periode. Skulle det vera vanskeleg å imøtekomme fristen, ber me om at de legger inn kommentar på det i skjema som sendast inn før 30. juni.

1. januar 2025 – Iverksetting av avtalen

Avtaleperioden startar 01.01.25, men før den tid må styringsdokumenta vere vedtekne av øvste styringsorgan. Dersom utkast til avtale ikkje blir vesentleg endra, vil Representantskapet for DigiVestland vedta mandat for styringsgruppen, strategi og oppdragsbrev. Dokumenta vil bli utarbeidd i løpet av hausten, og sendt til kommunane seinast 8. november.

5. Om utkast til samarbeidsavtale

Avtaleteksten er basert på tilrådingane som ligg i kapittel 5 i Kunnskapsgrunnlaget. Vi rår til at de les dette for utgreiing om bakgrunn for utkastet til ny samarbeidsavtale, og vil i det vidare vise til punkt det har vore viktig for operativ styringsgruppe å kommentere særskilt.

5.1. Ambisjon i utarbeiding av utkast

Styringsgruppa har særleg arbeidd med å synleggjera at samarbeidet er mellom kommunane. Sekretariatet er ikkje sjølvstendig avtalepart, men eit verktøy for kommunane til å få utført oppgåvene avtalen legg til grunn for samarbeidet.

Vidare har det vore eit førande prinsipp at avtalen skal legga til rette for ei transparent drift av samarbeidet, der alle kjenner eigarskap og ansvar for å delta på likefot.

Av same grunn har kontorkommunen sitt særlege ansvar fått plass i avtalen, så vel som kommunane sine plikter elles.

5.2. Organisering

Den største endringa frå tidlegare avtaleperiode, er forslaget om at samarbeidet heretter er organisert som eit kommunalt oppgåvefellesskap, med representantskap av folkevalde representantar, styringsgruppe og dagleg leiar. Dette er i tråd med kommunelova. Bergen kommune er føreslått som kontorkommune.

5.3. Finansiering

Finansieringsmodell er i hovudsak vidareført frå tidlegare, med nokre forslag om justeringar for at kostnadane mellom kommunane skal vera meir rettferdig fordelt. Justeringane som er lagt fram som forslag vil ikkje føre til auka totalbudsjett. Kommunane som har nådd maksimumsbetaling i inneverande periode har ikkje blitt påverka av prisjustering i perioden. Dette blir til dømes jamna ut i justert fordeling av kostnadane.

Beløpa som er lagt inn i utkast til ny samarbeidsavtale har som føresetnad at det ikkje blir store endringar i deltakartal i forhold til tal kommunar som er med i samarbeidet i dag, og kan måtte justerast dersom nokre kommunar vel å stå utanfor.

5.4. Styringsorgan

Representantskapsmøte

Avtaleutkastet skriv i punkt 3.1. at det er folkevald representant frå kvar deltakande kommune som utgjer representantskapet, sjølv om kommunelova opnar for at enkelte administrative ressursar (ikkje øvste leiing), er valbare.

KS Vestland har to årlege samlingar for politisk leiing i kommunane. Ein vil søke å leggja representantskapsmøte for DigiVestland i samband med møtet som blir halde første halvår. KLP har til dømes også ei slik ordning.

Kommunedirektørmøte

Avtaleutkastet beskriv i punkt 3.4 kommunedirektørane sin moglegheit for særleg påverknad i utvikling av samarbeidet, og utarbeiding av strategi og oppgåvebrev.

Møteplassen vil bli søkt løyst i samband med eksisterande møte i regi av KS Vestland.

5.5. Styringsdokument

Styringsdokumenta kjem som følgje av avtalen, og vil bli utarbeida når endeleg avtaletekst er klar.

Dette gjeld mandat for styringsgruppe, delegering av mynde til dagleg leiar og ev. xxxx delegering av mynde, instruksar og reglement som den noverande styringsgruppa finn det hensiktsmessig å legga til konstituerande representantskapsmøte.

Prosess for utarbeiding av desse dokumenta er ikkje lagt. Meir informasjon vil følgje 4. september i informasjonen som følger endeleg utgåve av samarbeidsavtalen.