Common use of KONTROLA ZAMÓWIEŃ Clause in Contracts

KONTROLA ZAMÓWIEŃ. 1. W celu przeprowadzenia kontroli zamówień, której podlegają wszystkie udzielone zamówienia stanowiące wydatki kwalifikowane projektu, Beneficjent jest zobowiązany do przekazania pełnej dokumentacji z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia w terminie do 14 dni od daty zawarcia umowy z wykonawcą wyłonionym w ramach przeprowadzonego postępowania, z zastrzeżeniem ust. 2. 2. W zakresie postępowań, dla których umowy z wykonawcami zostały podpisane przed dniem podpisania Umowy/Uchwały/Porozumienia o dofinansowaniu, Beneficjent jest zobowiązany dostarczyć dokumentację dla tych postępowań w terminie do 14 dni od daty zawarcia Umowy/Uchwały/Porozumienia. 3. W przypadku zamówień udzielanych w częściach w ramach jednego postępowania Beneficjent przekazuje komplet dokumentacji wraz z protokołem z postępowania po rozstrzygnięciu wszystkich części (po podpisaniu wszystkich umów) 4. Dokumentację z przeprowadzonych postępowań Beneficjent przekazuje poprzez system informatyczny SL2014 zgodnie z Instrukcją przekazywania dokumentacji z przeprowadzonych postępowań do kontroli IZ RPO WM. 5. IZ RPO WM dokonuje kontroli prawidłowości przeprowadzonych postępowań w tym również weryfikacji prawidłowości zawarcia aneksów do umów. W przypadku podpisania aneksu do umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego zamówienia, Beneficjent jest zobowiązany do przekazania aneksu wraz z dokumentacją uzasadniającą konieczność zawarcia aneksu na zasadach określonych w ust. 4 w terminie do 14 dni od dnia zawarcia aneksu. Powyższe dotyczy także aneksów obejmujących wydatki niekwalifikowalne do umów będących wydatkami kwalifikowanymi w projekcie. 6. IZ RPO WM ma prawo wezwać Beneficjenta do uzupełnienia niekompletnej dokumentacji lub złożenia wyjaśnień. Brak złożenia uzupełnień i/lub wyjaśnień w wyznaczonym terminie skutkuje przeprowadzeniem kontroli w oparciu o dotychczas zgromadzoną dokumentację. 7. W przypadku dostarczenia do IZ RPO WM aneksów do umów w terminie późniejszym niż kompletna dokumentacja z postępowania zakończonego umową, do którego został zawarty aneks, w przypadku wezwania do złożenia wyjaśnień/stwierdzenia nieprawidłowości skutkujących korektami IZ RPO WM przekazuje do Beneficjenta informację pokontrolną w zakresie weryfikowanego aneksu w terminie określonym w ust. 1 zasad ogólnych, z zastrzeżeniem zapisów ust. 8. Dodatkowo zasady ogólne przedstawione w ust. 2-3 stosuje się analogicznie w tym przypadku. W przypadku nie stwierdzenia nieprawidłowości skutkujących korektami, IZ RPO WM nie sporządza informacji pokontrolnej i czynności kontrolne uznaje się za zakończone. IZ RPO WM może wydłużyć wskazany termin, o czym Beneficjent zostanie każdorazowo poinformowany. 8. W przypadku przekazania do kontroli aneksu do umowy zawartej w ramach postępowania, które nie zostało jeszcze skontrolowane przez IZ RPO WM, aneks zostanie skontrolowany jednocześnie z zamówieniem do którego został zawarty. 9. Beneficjent jest zobowiązany do przedłożenia harmonogramu udzielania zamówień do IZ RPO WM poprzez SL2014 w terminie do 14 dni od podpisania Umowy/Uchwały/Porozumienia. 10. Beneficjent jest zobowiązany do aktualizacji harmonogramu w przypadku zaistnienia okoliczności wpływających na jego zmianę. Brak aktualizacji harmonogramu ze strony Beneficjenta, może mieć wpływ na termin przeprowadzenia kontroli postępowań wskazanych w harmonogramie.

KONTROLA ZAMÓWIEŃ. 1. Kontroli podlegają postępowania o udzielenie zamówienia wytypowane w oparciu o metodologię doboru postępowań do kontroli. Próba do kontroli obejmuje te postępowania dla których Beneficjent złoży w danym miesiącu w systemie SL 2014 kompletną dokumentację. Po wyborze postępowań do kontroli, Beneficjent zostanie poinformowany w systemie (najpóźniej do 15 dnia kolejnego miesiąca), które postępowania złożone w danym miesiącu będą podlegały kontroli. Wydatki nie objęte kontrolą zamówień Beneficjent może rozliczać we wnioskach o płatność. 2. W celu przeprowadzenia kontroli zamówień, której podlegają wszystkie udzielone zgodnie z przyjęta metodologią doboru postepowań do kontroli zamówienia stanowiące wydatki kwalifikowane projektuprojektu (z wyłączeniem wydatków rozliczanych ryczałtem), Beneficjent jest zobowiązany do przekazania pełnej dokumentacji z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia w terminie do 14 dni od daty zawarcia umowy z wykonawcą wyłonionym w ramach przeprowadzonego postępowania, z zastrzeżeniem ust. 23. 23. W zakresie postępowań, dla których umowy z wykonawcami zostały podpisane przed dniem podpisania Umowy/Uchwały/Porozumienia o dofinansowaniu, Beneficjent jest zobowiązany dostarczyć dokumentację dla tych postępowań w terminie do 14 dni od daty zawarcia Umowy/Uchwały/Porozumienia. 34. W przypadku zamówień udzielanych w częściach w ramach jednego postępowania Beneficjent przekazuje komplet dokumentacji wraz z protokołem z postępowania po rozstrzygnięciu wszystkich części (po podpisaniu wszystkich umów). 45. Dokumentację z przeprowadzonych postępowań Beneficjent przekazuje poprzez system informatyczny SL2014 zgodnie z Instrukcją przekazywania dokumentacji z przeprowadzonych postępowań do kontroli IZ RPO WM. 5. IZ RPO WM dokonuje kontroli prawidłowości przeprowadzonych postępowań w tym również weryfikacji prawidłowości zawarcia aneksów do umów6. W przypadku podpisania aneksu do umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego zamówienia, Beneficjent jest zobowiązany do przekazania aneksu wraz z dokumentacją uzasadniającą konieczność zawarcia aneksu na zasadach określonych w ust. 4 5 w terminie do 14 dni od dnia zawarcia aneksujego zawarcia. Powyższe dotyczy wszystkich podpisanych aneksów, w tym także aneksów obejmujących wydatki niekwalifikowalne do umów będących wydatkami kwalifikowanymi w projekcie. 67. Kontroli IZ RPO WM w zakresie prawidłowości zawarcia aneksów do umów podlegają aneksy dla tych postępowań, które podlegały kontroli w pełnym zakresie. 8. W przypadku dostarczenia do IZ RPO WM aneksów do skontrolowanych zamówień w terminie późniejszym niż kompletna dokumentacja, w przypadku wezwania do złożenia wyjaśnień/ stwierdzenia nieprawidłowości skutkujących pomniejszeniem/korektami finansowymi IZ RPO WM przekazuje do Beneficjenta informację pokontrolną w zakresie weryfikowanego aneksu w terminie określonym w ust. 2 zasad ogólnych z zastrzeżeniem zapisów ust. 10. Dodatkowo zasady ogólne przedstawione w ust. 3-4 stosuje się analogicznie w tym przypadku. 9. W przypadku nie stwierdzenia podczas kontroli (aneksów/postępowań przeprowadzonych w trybie rozeznania rynku) nieprawidłowości skutkujących pomniejszeniem/korektami finansowymi, IZ RPO WM nie sporządza informacji pokontrolnej i czynności kontrolne uznaje się za zakończone. 10. W przypadku przekazania do kontroli aneksu do umowy zawartej w ramach postępowania, które nie zostało jeszcze skontrolowane przez IZ RPO WM, aneks zostanie skontrolowany jednocześnie z zamówieniem do którego został zawarty, jeśli postępowanie to zostanie wyłonione do kontroli w wyniku zastosowania metodologii. 11. IZ RPO WM ma prawo wezwać Beneficjenta do uzupełnienia niekompletnej dokumentacji lub złożenia wyjaśnień. Brak złożenia uzupełnień i/lub wyjaśnień w wyznaczonym terminie skutkuje przeprowadzeniem kontroli w oparciu o dotychczas zgromadzoną dokumentację. 7. W przypadku dostarczenia do IZ RPO WM aneksów do umów w terminie późniejszym niż kompletna dokumentacja z postępowania zakończonego umową, do którego został zawarty aneks, w przypadku wezwania do złożenia wyjaśnień/stwierdzenia nieprawidłowości skutkujących korektami IZ RPO WM przekazuje do Beneficjenta informację pokontrolną w zakresie weryfikowanego aneksu w terminie określonym w ust. 1 zasad ogólnych, z zastrzeżeniem zapisów ust. 8. Dodatkowo zasady ogólne przedstawione w ust. 2-3 stosuje się analogicznie w tym przypadku. W przypadku nie stwierdzenia nieprawidłowości skutkujących korektami, IZ RPO WM nie sporządza informacji pokontrolnej i czynności kontrolne uznaje się za zakończone. IZ RPO WM może wydłużyć wskazany termin, o czym Beneficjent zostanie każdorazowo poinformowany. 8. W przypadku przekazania do kontroli aneksu do umowy zawartej w ramach postępowania, które nie zostało jeszcze skontrolowane przez IZ RPO WM, aneks zostanie skontrolowany jednocześnie z zamówieniem do którego został zawarty. 912. Beneficjent jest zobowiązany do przedłożenia harmonogramu udzielania zamówień do IZ RPO WM poprzez SL2014 w terminie do 14 dni od podpisania Umowy/Uchwały/Porozumienia. 1013. Beneficjent jest zobowiązany do aktualizacji harmonogramu w przypadku zaistnienia okoliczności wpływających na jego zmianę. Brak aktualizacji harmonogramu ze strony Beneficjenta, może mieć wpływ na termin przeprowadzenia kontroli postępowań wskazanych w harmonogramie.