Środki trwałe – inwentaryzacja. Zasadnicze wymagania wobec funkcjonalności środków trwałych wynikają z obowiązujących ustaw oraz oznaczeń wewnętrznych. Istnieje konieczność zaprojektowania/zaimplementowania modułu ewidencji środków trwałych stanowiących aktywa ZMSP wraz z możliwością księgowania amortyzacji i umorzenia wartości w podziale na ewidencje: ilościowa oraz ilościowo-wartościowa. Na tym etapie należy także wprowadzić ewidencję pozabilansową środków zarządzanych przez ZMSP (nieruchomości), a nie stanowiących majątku ZMSP (nie mogą być wyszczególnione w bilansie). Każde konto tej ewidencji stanowi podstawę do naliczenia czynszu (dzierżawy, najmy etc.) i użytkowania wieczystego/opłat za przekształcenie w porozumieniu z ewidencją kontrahentów zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz podpisaną umową z kontrahentem. Celem jest powiązanie kartotek środków trwałych z ewidencją księgową i pozafinansową (ewidencja działań remontowych, umowy dotyczące dostaw mediów, opłaty, przekształcenie, współpraca z EKW itp.). Rejestr środków trwałych (bilansowych) prowadzony jest przez WAO, a jego wartościowanie i amortyzacja przez WFK. Należy przewidzieć możliwość częściowej likwidacji środków trwałych, np. w przypadku sprzedaży lokalu w budynku, dla którego utworzono jedną kartotekę. Pola obowiązkowe w rejestrze: nazwa przedmiotu, nazwa skrócona (wyświetlana), typ środka, numer inwentarzowy, miejsce użytkowania, przypisany pracownik (dane pracowników pobierane z Active Directory), dane zakupu (czas, miejsce, kwota), pole pt. uwagi, dziennik zdarzeń przedmiotu i co się z nim działo. Raportowania z możliwością filtrowania po polach wymienionych powyżej, z możliwością tworzenia stanu na dzień. W programie występuje dziennik zdarzeń, w którym możemy podejrzeć wszystkie zmiany jakie zachodziły „na przedmiocie”. Dodatkowo konieczna jest migracja ewidencji środków trwałych nie będących obiektem działań statutowych ZMSP, tj. narzędzi pracy, wyposażenia biura, budynków biurowych ZMSP etc. Każdy z tych składników musi podlegać procesowi okresowej inwentaryzacji.
