OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

02/POIR/2022 Załącznik nr 2

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług public relations i doradztwa public relations dla Fundacji na rzecz Nauki Polskiej (FNP) w zakresie dotyczącym realizowanych przez FNP programów finansowanych ze środków pochodzących z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego z Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój oraz z programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki 2021-2027.

2. Dodatkowe informacje o profilu działalności FNP można znaleźć na stronie internetowej FNP: Fundacja na rzecz Nauki Polskiej - Wspierać najlepszych aby mogli stać się jeszcze lepsiFundacja na rzecz Nauki Polskiej (xxx.xxx.xx).

3. Zakres zamówienia dotyczy kodów CPV:

• 79416000-3 Usługi public relations

• 79416200-5 Usługi doradcze public relations

• 72400000-4 Usługi internetowe

• 79960000-1 Usługi fotograficzne i pomocnicze

• 79822500-7 Usługi projektów graficznych

4. Przewidywany termin realizacji zamówienia: zamówienie będzie realizowane przez okres
   12 miesięcy lub do wyczerpania kwoty wynagrodzenia Wykonawcy określonej w Umowie,
   w zależności od tego co nastąpi wcześniej. Zamawiający informuje, że zawarcie umowy
   i rozpoczęcie realizacji umowy nastąpi najwcześniej po przeprowadzeniu procedury wyboru oferty najkorzystniejszej w prowadzonym postępowaniu.

5. Realizacja zamówienia będzie dotyczyła głównie działań mających na celu promowanie projektów i rezultatów projektów finansowanych przez FNP w ramach POIR, poprzez docieranie do środowiska naukowego, opinii publicznej i mediów oraz promowanie nowej oferty programowej FNP wśród dotychczasowych i potencjalnych beneficjentów/grantobiorców FNP. Zakres usług będzie obejmował w szczególności:

   1. Obsługę i promocję stron internetowych Zamawiającego (xxx.xxx.xx i xxx.xxx.xxx.xx), polegającą na:

      1. przygotowywaniu i umieszczaniu na stronach internetowych, poprzez system CMS, materiałów tekstowych, takich jak: popularnonaukowe opisy rezultatów prac badawczych, popularnonaukowe opisy projektów badawczych, relacje z wydarzeń, zaproszenia na wydarzenia, informacje o nagrodach/grantach/innych osiągnięciach beneficjentów
         i grantobiorców FNP, komunikaty, informacje o ofercie programowej, biogramy
         (ok. 2-3 razy w tygodniu);

      2. przygotowywaniu materiałów graficznych do umieszczenia na stronach (patrz pkt 4);

      3. tworzeniu raportów i analiz w oparciu o Google Analytics (ok. 6-12 razy w roku);

      4. doradztwie w zakresie nowych funkcjonalności do zastosowania na stronach internetowych i rozwoju stron internetowych (w zależności od zapotrzebowania);

      5. współpracy z zewnętrzną firmą w zakresie obsługi technicznej stron internetowych – współpraca będzie polegała na stałym monitorowaniu przez Wykonawcę działania stron internetowych i zgłaszaniu wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej ewentualnych błędów,
         a także na opracowywaniu koncepcji i nadzoru nad wdrażaniem przez firmę zewnętrzną nowych funkcjonalności na stronie/nach (w zależności od potrzeb);

      6. współpracy z zewnętrzną firmą w zakresie tworzenia założeń do kampanii Google Ad Grant;

      7. aktualizowaniu i archiwizowaniu treści opublikowanych na stronie na polecenie Zamawiającego;

   2. Realizację działań o charakterze event PR, polegających na wsparciu przy:

      1. tworzeniu koncepcji merytorycznej wydarzeń stacjonarnych i on-line (konferencje, warsztaty, webinary, szkolenia); Zamawiający planuje organizację rocznie, w formule stacjonarnej/hybrydowej/on-line: 1-2 konferencji, 1-2 cykli warsztatów/szkoleń, 3-6 spotkań informacyjnych, 1-3 webinarów;

      2. przygotowywaniu treści merytorycznej do zapytań ofertowych dotyczących realizacji wydarzeń;

      3. udziale w organizacji wydarzeń we współpracy z firmami zewnętrznymi;

      4. przygotowaniu i realizacji strategii PR dla wybranych wydarzeń (dla 3-6 wydarzeń rocznie);

   3. Realizację planów, strategii i działań informacyjno-promocyjnych, polegających na:

      1. udziale w tworzeniu planów strategii komunikacji i promocji w tym udział w tworzeniu koncepcji kampanii podsumowującej działania z programu POIR (1 kampania rocznie)
         i udział w tworzeniu koncepcji kampanii promującej nowe programy z FENG (1 kampania rocznie);

      2. udziale w tworzeniu treści merytorycznej do zapytań ofertowych dotyczących realizacji strategii i kampanii (w tym dotyczących realizacji płatnych kampanii w prasie, radiu
         i internecie);

      3. realizacji strategii i kampanii, o której mowa w lit. a, we współpracy z firmami zewnętrznymi (zakres działań będzie wynikać z koncepcji kampanii);

      4. tworzeniu koncepcji i planów komunikacji obejmujących komunikację w mediach, social mediach i na stronach internetowych (1 roczny plan komunikacji i miesięczne, szczegółowe plany komunikacji);

      5. tworzeniu materiałów i opracowań tekstowych:

• informacji prasowych (ok. 2-4 informacje prasowe miesięcznie);

• popularnonaukowych opisów rezultatów projektów badawczych realizowanych przez beneficjentów/grantobiorców FNP (w zależności od otrzymanych rezultatów; średnio ok. 5 opisów miesięcznie);

• popularnonaukowych opisów dotyczących założeń i celów projektów badawczych, które będą realizowane przez potencjalnych beneficjentów/grantobiorców FNP
  (w zależności od liczby konkursów i liczby beneficjentów/grantobiorców, którzy otrzymają finansowanie);

• wpisów do wykorzystania w mediach społecznościowych FNP (po ok. 5 wpisów tygodniowo do umieszczenia na profilach Zamawiającego – na Facebooku i na Twitterze; ok. 2 wpisy tygodniowo do umieszczenia na profilu Zamawiającego – na platformie LinkedIn);

• opracowań przekrojowych dotyczących rezultatów projektów badawczych (średnio ok. 12 rocznie);

• wywiadów z przedstawicielami i/lub beneficjentami/grantobiorcami FNP (ok. 6-8 rocznie);

• materiałów informacyjno-promocyjnych dotyczących FNP
  i beneficjentów/grantobiorców FNP (jak np. biogramy, opisy programów, zestawienia);

• materiałów informacyjnych do ulotek promujących ofertę programową Zamawiającego (ok. 5-10 ulotek rocznie);

1. współpracy z beneficjentami/grantobiorcami FNP w zakresie pozyskania i weryfikacji informacji (w tym autoryzacji materiałów);

2. współpracy z Zamawiającym w zakresie realizacji działań media relations, co obejmuje
   w szczególności tworzenie koncepcji i planów komunikacji (patrz pkt 3 lit. d) oraz przygotowywanie informacji prasowych (patrz pkt 3 lit. e tiret 1), a także przygotowywanie odpowiedzi/opracowań tematycznych w odpowiedzi na zapotrzebowanie mediów
   (w zależności od potrzeb), przygotowywaniu miesięcznych raportów dotyczących liczby publikacji; Zamawiający informuje, że posiada i udostępni wybranemu Wykonawcy dane
   z platformy do monitoringu mediów;

3. współpracy z Zamawiającym w zakresie obsługi profili Zamawiającego w mediach społecznościowych, co obejmuje w szczególności tworzenie koncepcji i planów komunikacji (patrz pkt 3 lit. d), przygotowywanie wpisów do mediów społecznościowych (patrz pkt 3 lit. e tiret 4) oraz zamieszczaniu wpisów na profilach Zamawiającego, a także monitorowaniu reakcji użytkowników i raportowaniu o zaistnieniu sytuacji mogących przyczynić się do wystąpienia sytuacji kryzysowych;

4. realizacji sesji zdjęciowych (wykonanie zdjęć portretowych i grupowych beneficjentów/grantobiorców FNP); Zamawiający przewiduje organizację ok. 10-20 sesji rocznie;

5. wykonywaniu reportaży zdjęciowych z wydarzeń organizowanych przez Zamawiającego; Zamawiający przewiduje zapotrzebowanie na poziomie ok. 2-6 reportaży rocznie;

6. udziale w opracowywaniu koncepcji innych materiałów wspierających (filmy, materiały wydawnicze) we współpracy z firmami zewnętrznymi wskazanymi przez Xxxxxxxxxxxxx;

7. realizacji kampanii promocyjnych w mediach zagranicznych we współpracy z firmą zewnętrzną;

1. Obsługę w zakresie projektowania graficznego i składu DTP, polegającą na:

   1. tworzeniu projektów graficznych banerów statycznych i dynamicznych do wykorzystania
      w mediach społecznościowych i na stronie internetowej (ok. 5 banerów miesięcznie);

   2. projektowaniu okładek, opracowaniu typograficznym, składzie i przygotowaniu do druku publikacji Zamawiającego (ok. 2 publikacje rocznie);

   3. opracowaniu typograficznym, projektowaniu, składzie i przygotowaniu materiałów informacyjno-promocyjnych (w tym ulotek) w wersji on-line (ok. 5-15 materiałów rocznie);

   4. projektowaniu reklam prasowych i internetowych (w zależności od zapotrzebowania);

   5. projektowaniu infografik, grafik, plakatów, zaproszeń w wersji drukowanej i elektronicznej (łącznie ok. 2 miesięcznie);

   6. projektowaniu stopek e-mailowych (w zależności od zapotrzebowania);

   7. projektowaniu prezentacji multimedialnych i Powerpoint (ok. 5 rocznie);

   8. projektowaniu innych materiałów promocyjnych (np. kalendarz) – w zależności od zapotrzebowania

2. Obsługę Zamawiającego w zakresie realizacji i weryfikacji obowiązków informacyjno-promocyjnych, polegających na:

   1. przygotowywaniu raportów dotyczących realizacji działań informacyjno-promocyjnych dla Zamawiającego (w zależności od zapotrzebowania; co najmniej 1 raport miesięcznie);

   2. archiwizacji dokumentów na polecenie Zamawiającego (w zależności od zapotrzebowania);

   3. wsparciu beneficjentów i grantobiorców FNP w realizacji obowiązków informacyjno-promocyjnych.

3. Świadczenie doradztwa w zakresie działań public relations w zakresie przedmiotu zamówienia określonego w pkt 1-5 (konsultacje).

1. Ogólne obowiązki i zasady współpracy:

   1. Wykonawca, jeżeli nic innego nie wynika z postanowień OPZ i PPU, będzie realizował zamówienie na podstawie poszczególnych zleceń Zamawiającego, zwanych dalej „Zleceniami”, każdorazowo przekazywanych Wykonawcy w formie wiadomości e-mail na wskazany przez Wykonawcę adres e-mail Koordynatora lub ustnie (np. telefonicznie, Teams, Zoom itp.).

   2. Wykonawca, w ramach realizacji Zleceń, jest zobowiązany do ścisłej współpracy
      z Zamawiającym na każdym etapie realizacji zamówienia, w tym do udziału w spotkaniach
      z Zamawiającym, jak i firmami zewnętrznymi wskazanymi przez Zamawiającego, zarówno
      w formule stacjonarnej jak i on-line.

   3. Tryb, terminy i miejsca spotkań, o których mowa w pkt 2, będą każdorazowo ustalane pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym.

   4. Do kontaktów z Zamawiającym Wykonawca wyznaczy jedną osobę – Koordynatora, który będzie odpowiedzialny za współpracę z Zamawiającym, tj. za przyjmowanie, samodzielne realizowanie, koordynowanie realizacji Zleceń przez inne osoby po stronie Wykonawcy,
      a także przekazywanie Zamawiającemu wykonanych Zleceń. Zamawiający wskaże Wykonawcy imiona i nazwiska osób wyznaczonych po stronie Zamawiającego do kontaktu
      z Koordynatorem.

   5. Do wykonania zamówienia w zakresie tworzenia tekstów popularnonaukowych Wykonawca wyznaczy jedną osobę, która posiada wymagane przez Zamawiającego doświadczenie zawodowe.

   6. Przekazywanie informacji i dokumentów będzie się odbywało, co do zasady, elektronicznie za pomocą poczty elektronicznej lub przez udostępniony przez Zamawiającego dysk.

   7. Wykonawca będzie prowadził działania z najwyższą starannością i według swojej najlepszej wiedzy tak, aby zapewnić prawidłowe wykonanie przedmiotu umowy.

   8. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za działania osób wyznaczonych do realizacji zamówienia.

2. Szczegóły dotyczące obciążenia pracą i sposobu realizacji i odbioru zrealizowanych Zleceń:

   1. Zamawiający nie określa ani maksymalnej ani minimalnej liczby Zleceń, które zostaną powierzone Wykonawcy do realizacji w okresie realizacji zamówienia. Wykonawca powinien wziąć pod uwagę to, że liczba spraw powierzonych mu w poszczególnych miesiącach może być różna.

   2. Zamawiający informuje, że na podstawie dotychczasowych doświadczeń i prognozy obciążenia związanego z potrzebami Zamawiającego, czasowe zaangażowanie w realizację zamówienia może wynosić:

      1. min. ok. 200 godz. miesięcznie;

      2. maks. ok. 400 godz. miesięcznie.

   3. Zamawiający informuje, że obciążenie Wykonawcy pracą będzie uzależnione od bieżących potrzeb Zamawiającego. Zamawiający przewiduje, że najprawdopodobniej liczba godzin
      w miesiącu będzie wartością pomiędzy: wartością minimalną a maksymalną, wskazaną
      w pkt 2.

   4. Na potrzeby określenia zakresu niniejszego zamówienia, Zamawiający określa liczbę roboczogodzin do wykorzystania w ramach umowy na 4800, co stanowi iloczyn liczby miesięcy realizacji umowy (12) i przewidywanego maksymalnego obciążenia pracą
      w miesiącu (400 rbh/mc).

   5. Po otrzymaniu Zlecenia od osoby po stronie Zamawiającego, Koordynator powinien oszacować czas oraz liczbę roboczogodzin potrzebną do realizacji danego Zlecenia oraz niezwłocznie
      (w tym samym dniu roboczym) e-mailem potwierdzić osobie zlecającej przyjęcie Zlecenia do realizacji oraz wskazać propozycję terminu realizacji Zlecenia oraz szacowaną liczbę roboczogodzin potrzebnych na realizację.

   6. Osoba zlecająca wyraża zgodę na proponowany przez Koordynatora termin i liczbę roboczogodzin lub w porozumieniu z Koordynatorem ustala inny termin realizacji lub liczbę roboczogodzin jaka zostanie wykorzystana na realizację danego Zlecenia, biorąc pod uwagę x.xx. stopień skomplikowania Zlecenia. Uwaga: Ze względu na swój charakter, niektóre Zlecenia będą musiały zostać wykonane w trybie pilnym.

   7. Realizacja Zlecenia rozpoczyna się po akceptacji e-mailem terminu i liczby roboczogodzin przez Zamawiającego.

   8. Jeżeli w toku realizacji danego Zlecenia ujawnią się okoliczności, które spowodują konieczność zmiany terminu realizacji danego Zlecenia lub liczby roboczogodzin potrzebnych do jego realizacji, Koordynator poinformuje osobę zlecającą lub osoba zlecająca poinformuje Koordynatora o tych okolicznościach, przedstawiając nową propozycję terminu zakończenia realizacji Zlecenia oraz liczby roboczogodzin. W takim przypadku pkt 6 i 7 stosuje się odpowiednio.

   9. Zlecenia powinny być realizowane przez Wykonawcę w sposób jak najbardziej efektywny.

   10. Koordynator zobowiązuje się do udzielania Zamawiającemu wszelkich informacji i wyjaśnień
       o stanie realizacji powierzonych mu do wykonania Zleceń bez zbędnej zwłoki.

   11. Odbiór realizacji każdego Zlecenia jest dokonywany przez osobę przekazującą Koordynatorowi Zlecenie lub inną osobę wyznaczoną do odbioru Zleceń po stronie Zamawiającego.

   12. Jeżeli w toku realizacji Umowy Zamawiający stwierdzi, że terminowość lub jakość wykonywanych Zleceń nie osiąga poziomu jakości wymaganego przez Zamawiającego, ma prawo zwrócić się z wnioskiem do Wykonawcy o wyznaczenie innego Koordynatora lub innej osoby realizującej Zlecenie. Wykonawca jest zobowiązany odpowiedzieć na wniosek Zamawiającego w terminie 7 dni od jego otrzymania. Do zmiany osoby Koordynatora w takim przypadku stosuje się odpowiednie zapisy Umowy.

   13. Zamawiający, po weryfikacji jakości realizacji danego Zlecenia, akceptuje realizację Zlecenia (co będzie stanowiło podstawę do umieszczenia danego Zlecenia w miesięcznym wykazie Zleceń) lub nie akceptuje realizacji danego Zlecenia, w takim przypadku Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie.

   14. Zamawiający przed nie zaakceptowaniem realizacji danego Zlecenia może złożyć reklamację, w szczególności w przypadku, gdy Zlecenie może zostać ponownie zrealizowane bez uszczerbku dla celu, w jakim jest realizowane (np. brak przekroczenia terminu na realizację).

   15. W przypadku złożenia reklamacji Zamawiający zwraca się do Koordynatora o poprawienie zrealizowanego Zlecenia w sposób i w terminie wskazanym przez Zamawiającego. Na uzasadniony wniosek Koordynatora, Zamawiający może wyrazić zgodę na dodatkową liczbę roboczogodzin potrzebną do realizacji reklamacji w przypadku, gdy realizacja Zlecenia wymaga podjęcia czynności, które nie zostały dokonane podczas pierwotnej realizacji Zlecenia, a które są niezbędne do realizacji Zlecenia na poziomie jakościowym wymaganym przez Zamawiającego.

   16. Zamawiający po przeprowadzonej procedurze reklamacyjnej może nie zaakceptować realizacji Zlecenia (pkt 13 stosuje się) lub powtarzać procedurę reklamacyjną, o której mowa w pkt 14.

   17. Zamawiający wystawia protokoły odbioru. Podpisany przez Xxxxxxxxxxxxx protokół odbioru jest podstawą do wystawienia faktury VAT. Zamawiający w protokole odbioru wskazuje jakie ewentualne kary umowne nakłada na Wykonawcę w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zamówienia.

   18. Zamawiający zastrzega sobie możliwość uzyskiwania od Koordynatora informacji o stopniu realizacji danego Zlecenia oraz wydawania wiążących zaleceń dotyczących jego realizacji.

   19. Pozostałe zasady dotyczące ewidencji zrealizowanych Zleceń i wypłaty wynagrodzenia określone są w PPU.

5 z 5