UMOWA („Umowa”)
UMOWA („Umowa”)
zawarta w dniu 2016 r. w Warszawie pomiędzy:
Skarbem Państwa – Ministerstwem Środowiska, z siedzibą w Warszawie, xx. Xxxxxxxx 00/00, kod pocztowy 00-922, zwanym dalej „Zamawiającym”, reprezentowanym przez Ministra Środowiska, w imieniu którego działa, na podstawie pełnomocnictwa nr 54 z dnia 6 czerwca 2016 r., Xxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxx – Zastępca Dyrektora Departamentu Zrównoważonego Rozwoju i Współpracy Międzynarodowej w Ministerstwie Środowiska,
a
……………………. z siedzibą w ………, NIP: …………., zwanym dalej „Wykonawcą”, reprezentowanym przez ,
zwani dalej łącznie „Stronami”, a każdy z osobna „Stroną”, o następującej treści:
§ 1. Przedmiot Umowy
1. Zamawiający zamawia, a Wykonawca zobowiązuje się do realizacji zadania pn.
„Opracowanie planów adaptacji do zmian klimatu w miastach powyżej 100 tys. mieszkańców”, zwanego dalej „Zadaniem”.
2. Zadanie obejmuje:
1) opracowanie Miejskich Planów Adaptacji (MPA) do zmian klimatu dla 44 miast, które podpisały porozumienia z Ministrem Środowiska, zwanych dalej „Partnerami”; lista Partnerów stanowi załącznik nr 1 do Umowy;
2) przeprowadzenie następujących działań informacyjno-promocyjnych, w tym mających na celu zwiększenie świadomości w zakresie adaptacji do zmian klimatu:
a) utworzenie systemu identyfikacji wizualnej Zadania,
b) zorganizowanie konferencji,
c) zorganizowanie warsztatów dla Partnerów,
d) utworzenie strony internetowej dotyczącej realizacji Zadania oraz jej prowadzenie na wykupionej przez Wykonawcę domenie z hostingiem, i aktualizację, przez cały okres realizacji Zadania;
e) inne zaproponowane przez Wykonawcę w ofercie.
3. Zadanie będzie realizowane zgodnie z:
1) szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia (SOPZ), stanowiącym załącznik nr 2 do Umowy;
2) ofertą Wykonawcy złożoną w postępowaniu o udzielenie zamówienia poprzedzającym zawarcie Umowy wraz z załącznikami, stanowiącą załącznik nr 3 do Umowy;
3) szczegółowym harmonogramem realizacji Zadania, zwanym dalej „Szczegółowym harmonogramem”, stanowiącym załącznik nr 4 do Umowy;
4) szczegółowym kosztorysem Zadania, zwanym dalej „Szczegółowym kosztorysem”, stanowiącym załącznik nr 5 do Umowy;
§ 2. Termin i etapy realizacji Umowy
1. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować Zadanie w terminie 24 miesięcy od dnia zawarcia Umowy, z zastrzeżeniem ust. 5, zgodnie ze Szczegółowym harmonogramem.
2. Wykonawca opracuje każde MPA w sześciu etapach określonych w załączniku nr 2 do Umowy, zwanych dalej „Etapami”, w terminach określonych w Szczegółowym harmonogramie.
3. Wykonawca będzie prowadził działania informacyjno-promocyjne przez cały okres realizacji Zadania, z zastrzeżeniem ust. 5, w terminach określonych w Szczegółowym harmonogramie.
4. Wykonawca będzie prowadził i aktualizował stronę internetową, o której mowa w § 1 ust. 2 pkt 2 lit. d, od chwili jej utworzenia do dnia podpisania ostatniego protokołu odbioru, o którym mowa w § 6 ust. 4.
5. Wykonawca wykupi domenę z hostingiem strony internetowej, o której mowa w § 1 ust. 2 pkt 2 lit. d, co najmniej na okres od dnia utworzenia tej strony do dnia upływu 5 lat od dnia podpisania ostatniego protokołu odbioru, o którym mowa w § 6 ust. 4. Wykonawca przedstawi dowód wykupienia domeny na wskazany okres wraz z ostatnim Raportem, o którym mowa w § 6 ust. 2.
§ 3. Zobowiązania i oświadczenia Wykonawcy
1. Przy realizacji Zadania Wykonawca będzie kierować się swoją najlepszą wiedzą, etyką zawodową, obowiązującymi przepisami oraz należytą starannością przy uwzględnieniu zawodowego charakteru prowadzonej działalności.
2. Wykonawca oświadcza, że posiada odpowiednio wykwalifikowany personel oraz potencjał ekonomiczny i organizacyjny niezbędny do wykonania Umowy. Wykonawca skieruje do realizacji Zadania personel dysponujący specjalistyczną wiedzą na najwyższym aktualnie dostępnym poziomie właściwym dla danej dziedziny wiedzy oraz doświadczeniem zawodowym i życiowym, które gwarantują realizację zadania na najwyższym poziomie merytorycznym i organizacyjnym. Członków personelu oraz ich kwalifikacje, uprawnienia, doświadczenie oraz dorobek zawodowy określa załącznik nr 3 do Umowy.
3. Zmiana członka personelu określonego w załączniku nr 3 do Umowy może nastąpić wyłącznie za uprzednią pisemną zgodą Zamawiającego i wyłącznie na osobę
o kwalifikacjach, uprawnieniach, doświadczeniu oraz dorobku zawodowym nie mniejszym niż zastępowany członek personelu. Zmiana członka personelu nie wymaga zmiany Umowy. Zamawiający przedstawia swoje stanowisko w sprawie zmiany członka personelu w terminie 7 dni roboczych od dnia przedstawienia mu przez Wykonawcę propozycji w tym zakresie. Niezajęcie stanowiska przez Zamawiającego we wskazanym terminie jest równoznaczne z akceptacją propozycji Wykonawcy.
4. W każdym przypadku Wykonawca ponosi odpowiedzialność za działania lub zaniechania osób, którym powierzył realizację Zadania, jak za własne działania lub zaniechania.
§ 4. Współpraca między Stronami
1. Wykonawca i Xxxxxxxxxxx będą realizować Zadanie w ścisłej współpracy ze sobą i Partnerami, z zachowaniem zasady dzielenia się swoją wiedzą i doświadczeniem.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji postępu realizacji Zadania na każdym etapie jego realizacji poprzez możliwość żądania wyjaśnień i dokumentów związanych z realizacją Zadania.
3. Zakres zadań Partnerów wynika z porozumień zawartych przez nich z Ministrem Środowiska, których wzór stanowi załącznik nr 6 do Umowy. Pozostałe czynności niezbędne do wykonania Zadania Wykonawca wykona we własnym zakresie i w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 7.
4. Wykonawca zobowiązuje się do konsultowania z Partnerami wyników każdego z Etapów wskazanych w załączniku nr 2 do Umowy.
5. Strony Umowy wyznaczają swoich przedstawicieli do bezpośrednich konktaktów w osobach:
1) ze strony Zamawiającego – Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx, Zastępcy Dyrektora w Departamencie Zrównoważonego Rozwoju i Współpracy Międzynarodowej Ministerstwa Środowiska, e-mail: xxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx, tel. (00) 00 00 000;
2) ze strony Wykonawcy – ……………..
6. Osoby do kontaktów ze strony Partnerów zostaną określone przez Partnerów.
7. Kontakt z osobą wskazaną przez Wykonawcę musi być możliwy w każdy dzień roboczy w godz. od 9.00 do 15.00. Ewentualne spotkania odbywać się będą w siedzibie Zamawiającego.
8. Zmiana osób kontaktowych, o których mowa w ust. 5 i 6, nie wymaga zmiany Umowy.
§ 5. Materiały do realizacji Umowy
1. Wykonawca pozyska we własnym zakresie informacje niezbędne do wykonania Zadania, w tym informacje będące w posiadaniu Partnerów.
2. Wykonawca raz na 3 miesiące, w ciągu 7 dni kalendarzowych po dniu zakończenia 3- miesięcznego okresu, będzie przekazywał Zamawiającemu projekt wniosku o płatność beneficjenta w ramach projektu współfinansowanego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020, zgodnie z wzorem tego wniosku wymaganym wytycznymi MR dla POIiŚ 2014-20201 oraz zgodnie z właściwymi wytycznymi w zakresie wzoru wniosku o płatność dedykowanymi dla POIiŚ, wypełniony zarówno w zakresie finansowym jak i rzeczowym, w odniesieniu do realizowanego Zadania za zakończony 3-miesięczny okres.
1 „Wzór wniosku o płatność Beneficjenta w ramach projektu współfinansowanego ze środków EFRR i FS”, zamieszczony w wytycznych horyzontalnych: „Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020”
3. Zamawiający może żądać przedłożenia projektu wniosku, o którym mowa w ust. 2, w innym terminie i za inny okres sprawozdawczy niż określone w ust. 2 (tj. za okres jedno- lub dwumiesięczny), w tym przedłożenia projektu wniosku, o którym mowa w ust. 2, dodatkowego w stosunku do przedkładanych raz na 3 miesiące.
4. Wykonawca przedłoży projekt wniosku, o którym mowa w ust. 2, wypełniony jedynie w zakresie rzeczowym, w tym dotyczącym przebiegu realizacji Zadania, w przypadku gdy:
1) za 3 miesiące poprzedzające 3-miesięczny okres, którego ma dotyczyć projekt wniosku, o którym mowa w ust. 2, Wykonawca nie przedłożył faktury;
2) w okresie sprawozdawczym, którego ma dotyczyć projekt wniosku, o którym mowa w ust. 3, Wykonawca nie przedłożył faktury.
5. Wykonawca pozyskane w toku realizacji Zadania (w tym od Partnerów) materiały i dane źródłowe, a także robocze i cząstkowe wersje opracowanych dokumentów, będzie umieszczał na specjalnie w tym celu uruchomionym bezpiecznym serwerze FTP, do którego dostęp będą mieli wskazani pracownicy Zamawiającego. Po zakończeniu realizacji Zadania Wykonawca jest zobowiązany zamknąć serwer, a umieszczone na nim materiały i dane źródłowe usunąć, w terminie uzgodnionym z Wykonawcą.
§ 6. Rozliczenie Umowy
1. Rozliczanie Zadania będzie następowało w 3-miesięcznych okresach rozliczeniowych, zwanych dalej „Okresami”.
2. W terminie 7 dni kalendarzowych po zakończeniu każdego Okresu, Wykonawca będzie przedkładał Zamawiającemu 3-miesięczny Raport, zwany dalej „Raportem”, zawierający w szczególności następujące informacje i dane dotyczące Okresu, za który składany jest Raport:
1) wykaz Partnerów objętych współpracą;
2) opis zrealizowanych prac;
3) wykaz wytworzonych produktów wraz z samymi produktami zakończonych Etapów, i opisem ich efektu rzeczowego/ekologicznego, w tym wykaz utworów w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych i wartość praw autorskich do każdego z nich;
4) opis zrealizowanych działań informacyjno-promocyjnych;
5) opis napotkanych trudności oraz sporów w czasie realizacji Zadania oraz sposobów ich rozwiązania;
6) informację o wykrytych nieprawidłowościach w rozumieniu wytycznych POIiŚ 2014- 2020 w trakcie realizacji Zadania i sposobach ich naprawienia;
7) rekomendacje dla realizacji działań dotyczących realizacji Zadania w kolejnych okresach sprawozdawczych;
8) skrócone informacje na temat realizacji Zadania w formie materiałów prasowych, które Zamawiający będzie mógł publikować.
3. Odbiór Raportu i Zadania w części zrealizowanej w danym Okresie będzie dokonywany przez komisję, w skład której wchodzą przedstawiciele Zamawiającego i Wykonawcy.
4. Wszelka korespondencja na etapie odbioru będzie przebiegała drogą elektroniczną. Odbiór Raportu i Zadania w części zrealizowanej w danym Okresie nastąpi poprzez podpisanie
przez przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy protokołu w wersji papierowej, po jednym egzemplarzu dla Zamawiającego i Wykonawcy.
5. Zamawiający oświadcza, że po stronie Zamawiającego w odbiorze Raportu i Zadania w części zrealizowanej w danym Okresie mogą uczestniczyć przedstawiciele Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.
6. Zamawiający zweryfikuje jakość przedstawionego Raportu i podjętych działań oraz produktów wytworzonych w ramach realizacji Zadania w danym Okresie i zgłosi ewentualne uwagi w terminie 21 dni roboczych od dnia otrzymania Raportu.
7. Wykonawca, w terminie 14 dni roboczych od dnia otrzymania uwag, uwzględni uwagi Zamawiającego i przekaże Zamawiającemu poprawiony Raport.
8. Podpisanie protokołu, o którym mowa w ust. 4, nastąpi w terminie 14 dni roboczych od dnia przedłożenia Raportu - w przypadku braku uwag, o których mowa w ust. 6, a w przypadku ich zgłoszenia - w terminie 10 dni roboczych od dnia przekazania poprawionego Raportu zgodnie z ust. 7.
9. Protokół, o którym mowa w ust. 4, będzie zawierał ustalenia komisji dotyczące prawidłowości i terminowości realizacji Zadania, ewentualne zastrzeżenia w przypadku uznania, że Umowa została wykonana nienależycie oraz wskazanie czy Zamawiający odbiera Raport, w tym stanowiącego jego część produkty zakończonych Etapów.
10. Zaakceptowane MPA zostanie przekazane, w terminie 10 dni roboczych od dnia podpisania protokołu, o którym mowa w ust. 4, Zamawiającemu i Partnerowi w postaci papierowej , po jednym egzemplarzu dla Zamawiającego i Partnera, i elektronicznej.
§ 7. Wynagrodzenie
1. Tytułem wynagrodzenia za wykonanie Umowy Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy łączną kwotę ……….. (słownie: ………………….. złotych), w tym 23% VAT („Wynagrodzenie całkowite”), na którą składa się wartość 44 MPA, każdy
o wartości brutto ….. (słownie: ………), w tym 23 % VAT, oraz wartość przeprowadzonych działań informacyjno-promocyjnych określona w Szczegółowym kosztorysie.
2. Wynagrodzenie całkowite obejmuje wszystkie koszty poniesione przez Wykonawcę w związku z wykonaniem Umowy, w tym wartość autorskich praw majątkowych do utworów powstałych w ramach Umowy w łącznej wysokości ….. (słownie: …..), w tym wartość praw autorskich do każdego MPA w kwocie …………… (słownie ).
3. Wynagrodzenie całkowite będzie wypłacane w częściach („Wynagrodzenie częściowe”) w okresach 3-miesięcznych na podstawie protokołów, o których mowa w § 6 ust. 4, za poszczególne zakończone w danym Okresie Etapy poszczególnych MPA oraz zrealizowane w danym Okresie działania informacyjno-promocyjne, w wysokości określonej w Szczegółowym kosztorysie. W przypadku, o którym mowa w § 6 ust. 10, warunkiem wypłaty Wynagrodzenia częściowego jest dodatkowo przekazanie Zamawiającemu i Partnerom, MPA w formie wskazanej w § 6 ust. 10.
4. Za zrealizowanie każdego z pierwszych pięciu Etapów Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie odpowiadajace 10 % wartości danego MPA. Pozostałe 50 % wartości MPA Wykonawca otrzyma po zrealizowaniu Etapu szóstego i dostarczeniu Zamawiającemu i Partnerowi ostatecznego i zaakceptowanego MPA w postaci określonej w § 6 ust. 10.
5. Wynagrodzenie częściowe będzie płatne w terminie 14 dni roboczych od dnia przedłożenia przez Wykonawcę Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury2, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy nr …………………………….
6. Zamawiający ma prawo zakwestionowania prawidłowości przedstawionych dokumentów księgowych, o czym niezwłocznie poinformuje Wykonawcę. Do czasu wyjaśnienia wątpliwości, przekazanie środków na pokrycie zakwestionowanej faktury będzie wstrzymane, bez skutków finansowych dla Zamawiającego.
7. Za dzień zapłaty wynagrodzenia uważa się dzień złożenia przez Zamawiającego dyspozycji przelewu na rachunek bankowy Wykonawcy.
8. Zmiana numeru rachunku bankowego, o którym mowa w ust. 5, następuje przez złożenie pisemnego oświadczenia przez Wykonawcę i nie wymaga zmiany Umowy.
9. Strony przewidują możliwość zmiany Umowy w zakresie wysokości Wynagrodzenia całkowitego oraz stawek jednostkowych określonych w Szczegółowym kosztorysie, w przypadku zmian zaistniałych w trakcie obowiązywania Umowy dotyczących:
1) stawki VAT,
2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3- 5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne
- jeżeli Strona, w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie zmian w powyższym zakresie, zwróci się w tej sprawie do drugiej strony z wnioskiem, w którym, odpowiednio, Zamawiający wykaże wpływ zmian na zmniejszenie kosztów wykonywania Umowy przez Wykonawcę, co powinno skutkować zmniejszeniem kwoty wynagrodzenia, a Wykonawca wykaże wpływ zmian na zwiększenie kosztów wykonywania Umowy przez Wykonawcę, co powinno skutkować zwiększeniem kwoty wynagrodzenia.
§ 8. Przeniesienie autorskich praw majątkowych
1. Z chwilą odbioru produktów zakończonych Etapów stanowiących przedmiot prawa autorskiego, zwanych dalej „Utworami”, Wykonawca przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do Utworów, na następujących polach eksploatacji:
1) utrwalanie i zwielokrotnianie w dowolnej liczbie poprzez wytwarzanie egzemplarzy techniką drukarską, kserograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową;
2) wprowadzanie do obrotu;
3) użyczanie lub najem oryginału albo egzemplarzy;
4) wprowadzanie do pamięci komputera;
5) wystawianie, wyświetlanie, odtwarzanie, nadawanie i reemitowanie;
6) rozpowszechnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w tym w sieci Internet.
2. Z chwilą odbioru Utworów Wykonawca zezwala Zamawiającemu na rozporządzanie i korzystanie ze sporządzonych przez niego lub dla niego opracowań Utworów na polach eksploatacji określonych w ust. 1 oraz przenosi na Zamawiającego prawo zezwalania na
2 W przypadku, gdy Wykonawca jest konsorcjum, fakturę wystawi lider konsorcjum.
wykonywanie zależnych praw autorskich do nich, na polach eksploatacji wymienionych w ust. 1.
3. Przeniesienie autorskich praw majątkowych oraz udzielenie zezwolenia, o którym mowa w ust. 2, nie jest limitowane co do czasu oraz terytorium i obejmuje rozporządzanie i korzystanie z Utworów oraz ich opracowań zarówno w całości, jak i w częściach, samodzielnie, jak i w ramach materiałów wydawanych przez Zamawiającego.
4. Wykonawca oświadcza, że przenoszone majątkowe prawa autorskie nie będą w chwili ich przejścia na Zamawiającego obciążone prawami na rzecz osób trzecich, a także oświadcza, że osoby uprawnione z tytułu osobistych praw autorskich zobowiązały się do niewykonywania przysługujących im praw w stosunku do Zamawiającego lub jego następców prawnych, a w szczególności upoważniły Zamawiającego do:
1) decydowania w ich imieniu o pierwszym publicznym udostępnieniu Utworów;
2) przeprowadzenia w ich imieniu nadzoru autorskiego nad sposobem korzystania z Utworów;
3) udostępniania Utworów anonimowo.
5. W razie wystąpienia przez osoby trzecie przeciwko Zamawiającemu z roszczeniami z powodu naruszenia praw własności intelektualnej, w tym majątkowych praw autorskich, Wykonawca podejmie wszelkie kroki niezbędne do obrony przed tymi roszczeniami, a w przypadku, gdy wskutek wystąpienia z takimi roszczeniami Zamawiający lub osoby trzecie, którym Zamawiający udzielił prawa do korzystania z Utworów, będą musiały zaniechać korzystania z Utworów w całości lub w części lub zostaną zobowiązane prawomocnym i ostatecznym wyrokiem sądu do zapłaty odszkodowania lub zadośćuczynienia z jakiegokolwiek tytułu na rzecz osób trzecich, Wykonawca naprawi wszelkie szkody wynikające z roszczeń osób trzecich, w tym zwróci koszty i wydatki poniesione w związku z tymi roszczeniami. Zamawiający będzie informował Wykonawcę o każdorazowym wystąpieniu z tymi roszczeniami.
§ 9. Kary umowne
1. W przypadku niewykonywania lub nienależytego wykonywania Umowy przez Wykonawcę w całości lub w części, w szczególności jeżeli Wykonawca nie podjął lub przerwał realizację Umowy bez uzasadnionych przyczyn lub jeżeli Wykonawca wykonuje swoje obowiązki w sposób naruszający postanowienia Umowy, Zamawiający może:
1) w przypadku opóźnienia po stronie Wykonawcy – wyznaczyć Wykonawcy dodatkowy termin na wykonanie Umowy oraz żądać zapłaty kary umownej w wysokości 0,01% Wynagrodzenia całkowitego za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia, a po bezskutecznym upływie dodatkowego terminu skorzystać z uprawnienia przewidzianego w pkt 3 albo 4, albo
2) wyznaczyć Wykonawcy dodatkowy termin na należyte wykonanie Umowy oraz żądać zapłaty kary umownej w wysokości 0,01% Wynagrodzenia całkowitego za każdy dzień dodatkowego terminu, a po bezskutecznym upływie dodatkowego terminu skorzystać z uprawnienia przewidzianego w pkt 3 albo 4, albo
3) zażądać zapłaty kary umownej w wysokości 1 % Wynagrodzenia całkowitego, w przypadku nienależytego wykonania przez Wykonawcę prac, które ze względu na
swój charakter nie mogą zostać poprawione, w tym w szczególności: konferencji, warsztatów, albo
4) odstąpić od Umowy w całości albo w części oraz żądać zapłaty kary umownej w wysokości odpowiednio 10% lub 5% Wynagrodzenia całkowitego.
2. W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od Umowy w części, zgodnie z ust. 1, Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie z tytułu należycie wykonanej części Umowy, płatne po podpisaniu przez Strony protokołu dotyczącego wykonanej części Umowy. Wykonawca przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do Utworów przekazanych Zamawiającemu w ramach wykonanej części Umowy i odebranych oraz udziela zezwoleń, o których mowa w § 8, na wskazanych tam polach eksploatacji i we wskazanym tam zakresie.
3. Zamawiającemu przysługuje prawo potrącenia naliczonych kar umownych z wynagrodzenia należnego Wykonawcy.
4. Kary umowne podlegają sumowaniu, tj. naliczenie kary umownej z jednego tytułu nie wyłącza możliwości naliczenia kary umownej z innego tytułu, jeżeli istnieją ku temu podstawy. Suma kar umownych nie może przekroczyć wartości Wynagrodzenia całkowitego.
5. W przypadku, gdyby Zamawiający poniósł szkodę wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy przez Wykonawcę w wysokości przewyższającej wysokość zastrzeżonych kar umownych, może on dochodzić odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego.
6. Postanowień ust. 1 nie stosuje się w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy z przyczyn leżących po stronie Partnera.
§ 10. Zarządzanie ryzykiem i zmiany Umowy
1. Wykonawca będzie zarządzał ryzykiem związanym z realizacją zadania co najmniej w zakresie określonym w dokumencie „Ryzyka realizacji zadania”, stanowiącym element załącznika nr 3 do Umowy.
2. Strony będą regularnie, minimum raz na kwartał, spotykać się i dokonywać wspólnego omówienia realizacji Zadania, w tym Raportu, jakości prac oraz zagrożeń dla osiągnięcia zakładanych rezultatów.
3. Zamawiający dopuszcza dokonywanie, w porozumieniu z Wykonawcą, poprzez wymianę pism, zmian cząstkowych terminów realizacji Umowy określonych w załączniku nr 4 do Umowy, bez konieczności zmiany Umowy, z wyłączeniem zmiany ostatecznego terminu jej realizacji, o którym mowa w § 2 ust. 1.
4. Zmiana terminu realizacji Umowy, o którym mowa w § 2 ust. 1, jest możliwa w następujących okolicznościach:
1) przedłużające się, z przyczyn niezawinionych przez Wykonawcę, postępowanie mające na celu uzyskanie wymaganych przepisami prawa decyzji, zezwoleń, uzgodnień itp.;
2) wystąpienie „siły wyższej”, w tym klęski żywiołowej, skutkującej niemożliwością wykonywania czynności przewidzianych w niniejszej Umowie.
5. W przypadku wystąpienia którejkolwiek z okoliczności wymienionych w ust. 4 termin realizacji Zadania może ulec odpowiedniemu przedłużeniu o czas niezbędny do wykonania przedmiotu Umowy w sposób należyty, nie dłużej jednak niż o okres trwania tych okoliczności.
6. Zmiana terminu realizacji Umowy nie może być przyczyną roszczenia Wykonawcy o wzrost wynagrodzenia.
7. Zamawiający ma prawo rezygnacji z realizacji części Zadania w zakresie dotyczącym poszczególnych MPA, najpóźniej do momentu przedłożenia przez Wykonawcę do odbioru ostatecznego MPA dla danego miasta, w przypadku rozwiązania porozumienia z Partnerem z powodu niewykonywania przez Partnera postanowień tego porozumienia albo wystąpienia innych przyczyn niezależnych od Zamawiającego, zgodnie z § 4 wzoru porozumień z Partnerami stanowiącego załącznik nr 6 do Umowy. W takim przypadku Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie za wszystkie wykonane prace i opracowania oraz udokumentowane koszty, które Wykonawca poniósł w związku z wynikającymi z Umowy planowanymi pracami do dnia odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego we wskazanym zakresie.
8. Zmiana Umowy dla swej ważności wymaga dochowania formy pisemnej.
§ 11. Poufność informacji
1. Umowa jest jawna i podlega udostępnianiu na zasadach określonych w przepisach
o dostępie do informacji publicznej.
2. Strony oraz osoby zatrudnione do realizacji Umowy, zobowiązują się do utrzymania w tajemnicy i nieujawniania osobom trzecim informacji uzyskanych przy realizacji Umowy, w szczególności informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.
3. Strony zobowiązują się do przestrzegania, przy wykonywaniu Umowy, wszystkich postanowień zawartych w obowiązujących przepisach prawa związanych z ochroną danych, a także z ochroną informacji poufnych oraz ochroną tajemnicy służbowej.
4. Strony nie mogą, bez uprzedniej pisemnej zgody drugiej Strony, wykorzystywać, upubliczniać lub udostępniać danych i informacji określonych w ust. 2 w innych celach niż wynikające z Umowy, z zastrzeżeniem, że bez uprzedniej zgody Zamawiającego. Wykonawca jest uprawniony do przekazywania informacji:
1) podmiotom świadczącym na rzecz Wykonawcy usługi z zakresu administracji zasobami lub z zakresu obsługi infrastruktury informatycznej oraz
2) podmiotom wchodzącym w skład globalnej sieci Wykonawcy
pod warunkiem, że nie jest to sprzeczne z przepisami prawa, oraz nastąpi wyłącznie w związku z obowiązkiem przestrzegania przez Wykonawcę obligatoryjnych regulacji wewnętrznych dotyczących np. kontroli jakości, przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy, badania konfliktu interesów, polityki niezależności, identyfikacji klientów itp. jak również w związku z potrzebą obrony przed roszczeniami, przy czym Wykonawca ponosi odpowiedzialność za działania i zaniechania dotyczące obowiązku zachowania poufności przez ww. podmioty jak za swoje własne działania i zaniechania.
5. Postanowienia ust. 4 nie dotyczą informacji publicznych, informacji powszechnie znanych oraz informacji, których udostępnienie następuje na żądanie organów administracji publicznej, jednostek samorządu terytorialnego, sądów, prokuratury lub
instytucji organizacji międzynarodowych, w zakresie w jakim te organy lub instytucje są uprawnione do żądania danych na podstawie odrębnych przepisów.
6. Zamawiający nie wyraża zgody na cesję praw i ewentualnych roszczeń z tytułu Umowy.
7. Wykonawcy przysługuje prawo do zachowania po jednej kopii wszelkich dokumentów lub materiałów zawierających lub stanowiących informacje, określone w ust. 2, w zakresie wymaganym przez prawo i regulacje zawodowe wiążące Wykonawcę, a także jednej kopii wszelkich takich dokumentów lub materiałów dla celów dowodowych oraz kopii informacji, określonych w ust. 2, które zostały zapisane automatycznie jako kopia zapasowa w systemie informatycznym Wykonawcy i nie ma możliwości ich usunięcia”.
§ 12. Klauzule społeczne
1. Zamawiający wymaga od Wykonawcy – stosownie do art. 29 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164), aby przy realizacji Umowy zatrudnił w wymiarze co najmniej pół etatu na podstawie umowy
o pracę co najmniej 1 osobę niepełnosprawną, o której mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721, z późn. zm.), i powierzył tej osobie czynności związane z faktyczną realizacją Umowy.
2. Wykonawca zatrudni osobę, o której mowa w ust. 1, na okres realizacji Umowy, a w przypadku rozwiązania stosunku pracy przez tę osobę lub przez Wykonawcę przed zakończeniem tego okresu, zobowiązuje się do niezwłocznego zatrudnienia na to miejsce innej osoby niepełnosprawnej.
3. Wykonawca w terminie 14 dni roboczych od dnia zawarcia Umowy zobowiązuje się do przedstawienia Zamawiającemu kopii umowy o pracę z osobą niepełnosprawną oraz dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność osoby zatrudnionej na okres realizacji Umowy.
4. W dniu zawarcia Umowy Wykonawca złoży pisemne oświadczenie dotyczące:
1) liczby osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę albo świadczących usługi na podstawie umowy zlecenie albo innej umowy o świadczenie usług, które będą zaangażowane w realizację Umowy, oraz wymiaru czasu pracy albo liczby godzin świadczonych usług, które dana osoba będzie przeznaczać na wykonanie Umowy;
2) określenia jaki procent Wynagrodzenia całkowitego przypada na wynagrodzenie poszczególnych osób, o których mowa w ust. 1.
§ 13. Tryb zawarcia Umowy
Umowa została zawarta na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164) w trybie przetargu nieograniczonego.
§ 14. Polityka Środowiskowa i inne obowiązujące dokumenty
1. Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z treścią Polityki Środowiskowej, zamieszczonej na stronie xxx.xxx.xxx.xx (zakładka Ministerstwo/EMAS w MŚ), oraz że jest świadomy znaczenia zgodności z Polityką przy realizacji postanowień Umowy. Ponadto Wykonawca zobowiązuje się do zagospodarowania odpadów powstałych w wyniku realizacji Umowy, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
§ 15. Postanowienia końcowe
1. Spory wynikłe w związku z wykonaniem Umowy rozstrzygane będą przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
2. W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa.
3. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których 1 egzemplarz otrzymuje Wykonawca, a 2 egzemplarze – Zamawiający.
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
Załącznik nr 1
Lista Partnerów
Miasta powyżej 100 tys. mieszkańców | |||
lp. | Miasto | lp. | Miasto |
1. | Białystok | 20. | Olsztyn |
2. | Xxxxxxx Xxxxx | 00. | Opole |
3. | Bydgoszcz | 22. | Płock |
4. | Bytom | 23. | Poznań |
5. | Xxxxxxx | 00. | Radom |
6. | Częstochowa | 25. | Ruda Śląska |
7. | Xxxxxxx Xxxxxxxx | 00. | Rybnik |
8. | Elbląg | 27. | Xxxxxxx |
0. | Xxxxxx | 28. | Xxxxxxxxx |
00. | Gdynia | 29. | Szczecin |
11. | Gliwice | 30. | Xxxxxx |
00. | Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx | 31. | Xxxxx |
00. | Xxxxxx | 00. | Tychy |
14. | Katowice | 33. | Xxxxxxxxx |
00. | Kielce | 34. | Xxxxxxxxx |
00. | Kraków | 35. | Wrocław |
17. | Xxxxxxx | 00. | Zabrze |
18. | Xxxxxx | 00. | Xxxxxxx Xxxx |
19. | Łódź | ||
Miasta powyżej 90 tys. mieszkańców | |||
lp. | Miasto | lp. | Miasto |
1. | Grudziądz | 3. | Słupsk |
2. | Jaworzno | ||
Miasta konurbacji górnośląskiej i aglomeracji trójmiasta poniżej 90 tys. mieszkańców związanych funkcjonalnie z miastami o liczbie mieszkańców pow. 100 tys. | |||
lp. | Miasto | lp. | Miasto |
1. | Mysłowice | 3. | Czeladź |
2. | Siemianowice śląskie | 4. | Sopot |
Załącznik nr 2
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ)
Spis treści
1. Kontekst strategiczny projektu 14
3. Okres realizacji zamówienia 15
5. Działania informacyjno-promocyjne 16
1. Kontekst strategiczny projektu
Projekt pozakonkursowy planowany jest do realizacji przez Ministerstwo Środowiska przy udziale finansowania środków UE w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (POiIŚ) 2014-2020, PI 5.2. Wspieranie inwestycji ukierunkowanych na konkretne rodzaje zagrożeń przy jednoczesnym zwiększeniu odporności na klęski i katastrofy i rozwijaniu systemów zarządzania klęskami i katastrofami, działanie 2.1 – Adaptacja do zmian klimatu wraz z zabezpieczeniem przed skutkami zagrożeń naturalnych oraz monitoring środowiska.
Skutki zmian klimatu i związane z nimi konsekwencje zagrażają zarówno mieszkańcom, jak i infrastrukturze miejskiej. Konieczność adaptacji do zmieniających się warunków stanowi wielkie wyzwanie dla włodarzy miast, szczególnie tych największych, gdyż to właśnie tam koncentrują się ważne dla rozwoju funkcje gospodarcze, polityczne, administracyjne, kulturowe i społeczne, a także są one miejscem życia dla większości obywateli. Kwestia adaptacji w miastach jest jednym z kluczowych priorytetów Strategicznego planu adaptacji dla sektorów i obszarów wrażliwych na zmiany klimatu do roku 2020 (SPA 2020), przyjętego przez rząd w 2013 r. Dokument wyznacza ramy dla działań ogólnokrajowych, jednocześnie wyraźnie wskazuje wagę lokalnego wymiaru adaptacji, zakładając jednocześnie umiarkowany scenariusz zmian klimatu (A1B). W tym kontekście kwestia adaptacji w miastach jest jednym z priorytetów. W SPA 2020 wskazano zagrożenia dla miast - powodzie, podtopienia, susze, wysokie temperatury, oraz związane z tymi zjawiskami zagrożenia dla ludności i infrastruktury. Plan zawiera rekomendację, aby do 2020 r. we wszystkich miastach w Polsce liczących powyżej 100 tysięcy mieszkańców zostały przygotowane lokalne plany adaptacyjne. Projektem zostały objęte również mniejsze miasta, które ze względu na swoje położenie i charakterystykę wejdą w obszar funkcjonalny większego miasta. Realizacja projektu przyczyni się do zaplanowania konkretnych działań chroniących przed skutkami zmian klimatu i zwiększy odporność polskich miast, a w konsekwencji całego kraju.
2. Cel i zakres zamówienia
Przedmiotowe zamówienie obejmuje sporządzenie Miejskich Planów Adaptacji do zmian klimatu w miastach, które złożyły deklarację udziału w projekcie poprzez podpisanie porozumienia z Ministrem Środowiska.
W projekcie wezmą udział 44 miasta (w tym 37 o liczbie mieszkańców ponad 100 tys.). Produktem będą miejskie plany adaptacji do zmian klimatu dla każdego z miast biorących udział w projekcie. Rezultatem projektu będą propozycje konkretnych działań chroniących przed skutkami zmian klimatu. Pozwoli to na podjęcie przez samorządy analizowanych miast szeregu działań, w zakresie adaptacji do zmian klimatu, w zidentyfikowanych wrażliwych obszarach i sektorach.
Zamówienie będzie realizowane w oparciu o przygotowane przez Ministerstwo Środowiska wytyczne zamieszczone w Podręczniku adaptacji dla miast „Wytyczne do przygotowania Miejskiego Planu Adaptacji do zmian klimatu”, stanowiącym załącznik nr 1 do SOPZ. Wykonawca będzie zobowiązany przygotować z uwzględnieniem Podręcznika odpowiednią jednolitą metodykę przygotowania Miejskiego Planu Adaptacji. Wykonawca będzie zobowiązany dostosować indywidualnie zakres prac do potrzeb i możliwości każdego z miast, uwzględniając jego uwarunkowania geograficzne, społeczne i gospodarcze, z uwzględnieniem wymagań opisanych w SOPZ.
Ze względu na realizowany równolegle przez Instytut na rzecz Ekorozwoju osobny projekt adaptacyjny
„Przygotowanie strategii adaptacji do zmian klimatu miasta metropolitalnego przy wykorzystaniu mapy klimatycznej i partycypacji społecznej” miasto Warszawa będzie wyłączone z zamówienia. Wykonawca będzie zobowiązany dochować staranności, aby uwzględnić dobre praktyki wypracowane w ramach tego projektu.
Jednostką koordynującą realizację projektu będzie Ministerstwo Środowiska, dzięki temu powstające dokumenty będą realizowane w ramach jednej metodologii, a poszczególne plany adaptacji będą dostosowane do lokalnych uwarunkowań, a jednocześnie spójne jako grupa dokumentów strategicznych.
3. Okres realizacji zamówienia
Zamówienie będzie realizowane w latach 2016-2018 przez okres 24 miesięcy od dnia zawarcia umowy.
Realizacja zamówienia będzie przebiegała zgodnie z: ofertą złożoną przez Wykonawcę w postępowaniu
o udzielenie zamówienia publicznego, harmonogramem przedstawionym przez Wykonawcę oraz kosztorysem realizacji zadania przedstawionym przez Wykonawcę, które będą stanowić załączniki do Umowy.
4. Przygotowanie MPA
Przygotowanie MPA podzielono na etapy, a te na poszczególne zadania, które zostały szczegółowo opisane w Podręczniku. W Podręczniku opisano metodykę prac nad planami dla miast bez udziału zewnętrznego Wykonawcy. W przypadku przedmiotowego zamówienia podział ról w realizacji poszczególnych etapów będzie uwzględniał specyfikę projektu i wszystkich biorących w nim udział stron. Miasta uczestniczące w projekcie zobowiązują się jednocześnie do wykonania zadań wskazanych w porozumieniu inicjującym projekt, zawartym z Ministrem Środowiska.
Etap 1. Rozpoczęcie Procesu
1.1. Stworzenie w mieście Zespołu ds. przygotowania MPA
1.2. Opracowanie przez Wykonawcę na rzecz miasta harmonogramu prac nad MPA i przyjęcie go przez władze miejskie
1.3. Opracowanie przez Wykonawcę na rzecz miasta wstępnych założeń MPA
1.4. Określenie przez Wykonawcę we współpracy z miastem zadań Zespołu ds. przygotowania MPA
1.5. Identyfikacja interesariuszy i zaplanowanie konsultacji publicznych
Etap 2. Ocena Podatności
2.1. Zgromadzenie danych i analiza zapisów dok. strategicznych
2.2. Określenie stopnia ekspozycji na dany czynnik klimatyczny
2.3. Analiza wrażliwości*
2.4. Określenie potencjału adaptacyjnego miasta
2.5. Ocena podatności
* W ramach analizy wrażliwości Wykonawca, w uzgodnieniu z każdym z miast, wybierze 4 spośród zaproponowanych w Podręczniku sektorów/obszarów o największym stopniu wrażliwości dla danego miasta wraz z uzasadnieniem.
Etap 3. Analiza Ryzyka
3.1. Określenie możliwych szans i zagrożeń
3.2. Nadanie wagi zagrożeniom
3.3. Identyfikacja luk wiedzy
Etap 4. Opracowanie opcji adaptacji
4.1. Wskazanie celów szczegółowych i obszarów priorytetowych MPA
4.2. Identyfikacja opcji adaptacji
Etap 5. Ocena i wybór opcji
5.1. Analiza opcji adaptacji
5.2. Opracowanie metody oceny opcji adaptacji
5.3. Ocena opcji adaptacji
5.4. Wybór opcji adaptacji
Etap 6. Przygotowanie dokumentu
6.1. Opracowanie wersji ostatecznej dokumentu
6.2. Przeprowadzenie SOOŚ**
6.3. Prowadzenie konsultacji dokumentu
6.4. Określenie źródeł finansowania dla działań wskazanych w MPA
** Dla każdego MPA Wykonawca zobowiązany będzie przeprowadzić strategiczną ocenę oddziaływania na środowisko wraz z wymaganymi ustawowo konsultacjami społecznymi oraz sporządzeniem prognozy oddziaływania na środowisko dla każdego z miast.
Wykonawca będzie postępował jako sumienny i bezstronny doradca, pozyska i uwzględni najnowszą wiedzę i praktykę z dyscyplin mających wpływ na opracowanie MPA, który w maksymalnie efektywny sposób pozwoli miastom na podniesienie zdolności adaptacyjnych wobec możliwych zagrożeń wynikających ze zmian klimatu. Wykonawca będzie współpracował z pracownikami instytucji, które powinny być zaangażowane w działania adaptacyjne. Wykonawca będzie informował miasta o programie, harmonogramie i celach planowanego wsparcia doradczego oraz zadaniach i czynnościach, które są oni zobowiązani zrealizować przed i w trakcie realizacji projektu.
Każdy MPA, wykonany przez Wykonawcę musi być zgodny z wytycznymi określonymi w Podręczniku oraz zawierać:
1) rekomendacje wdrażania MPA z uwzględnieniem propozycji kierunków działań inwestycyjnych i organizacyjnych z zakresu szarej, zielonej i niebieskiej infrastruktury oraz działań tzw. miękkich i informacyjnych, działań zapobiegawczych lub naprawczych z uwzględnieniem powiązań funkcjonalnych istotnych z punktu widzenia adaptacji do zmian klimatu;
2) określenie szacunku kosztów działań wskazanych w MPA wraz z potencjalnymi źródłami finansowania.
Wykonawca przyłoży należytą wagę do rzetelności i wysokiej jakości gromadzonych danych i prowadzonych analiz, poprawności w procesie tworzenia MPA oraz trafności i adekwatności stosowanych narzędzi badawczych. Wykonawca uwzględni aktualne regulacje prawne, zarówno na poziomie krajowym, jak europejskim, dotyczące obszarów objętych zamówieniem, w szczególności zrównoważonego rozwoju, planowania przestrzennego, budownictwa, procesu inwestycyjnego, urbanistyki, zielonej infrastruktury, a także ocen oddziaływania na środowisko i strategicznych ocen oddziaływania na środowisko.
Przygotowane w trakcie realizacji zamówienia opracowania powinny uwzględniać następujące standardy jakości:
− dokładność i rzetelność,
− zgodność z zaleceniami i wymogami Zamawiającego dotyczącymi formy i treści materiałów,
− adekwatność w odniesieniu do potrzeb i oczekiwań,
− klarowność wyodrębnienia i rozdzielność elementów składowych.
5. Działania informacyjno-promocyjne
Ważnym elementem projektu jest pozyskanie zaangażowania zarówno ze strony pracowników podmiotów, które powinny uczestniczyć w działaniach adaptacyjnych, jak i mieszkańców miast. Wykonawca podejmie co najmniej następujące działania:
1) Utworzy system identyfikacji wizualnej, we współpracy z Zamawiającym. Wykonawca uwzględni zasady wynikające z wytycznych POIiŚ 2014-2020.
2) Zorganizuje dwie jednodniowe konferencje informacyjne (inicjującą oraz podsumowującą projekt). Wymagania techniczne dotyczące konferencji określa załącznik nr 2 do SOPZ.
3) Zorganizuje trzy jednodniowe warsztaty dla każdego z miast, w tym dla członków zespołów ds. przygotowania MPA:
− Warsztaty z udziałem liderów projektów w miastach wraz z jednostkami zaangażowanymi w realizację projektu po stronie miast (zespołem miejskim),
− Warsztaty z udziałem liderów projektów w miastach wraz z jednostkami zaangażowanymi w realizację projektu po stronie miast (zespołem miejskim) oraz mieszkańców, których celem będzie x.xx. identyfikacja i wskazanie istniejących ryzyk,
− Warsztaty z udziałem liderów projektów w miastach wraz z jednostkami zaangażowanymi w realizację projektu po stronie miast (zespołem miejskim) oraz mieszkańców, których celem głównym będzie analiza i ocena wskazanych przez Wykonawcę opcji adaptacyjnych.
Wymagania techniczne dotyczące warsztatów określa załącznik nr 2 do SOPZ.
Przygotuje i będzie prowadził stronę internetową. Strona będzie powiązana ze stroną XXXXXXX.xxx.xxx.xx. Wykonawca będzie zamieszczał na stronie informacje dotyczące postępów realizacji zamówienia i aktualności nie rzadziej niż raz na dwa tygodnie. Strona powinna zawierać informacje dotyczące projektów realizowanych w miastach – proporcjonalnie do zaawansowania prac.
Wykonawca będzie realizował działania informacyjno-promocyjne niezbędne do zapewnienia wysokiego poziomu zaangażowania miast (w tym zarówno pracowników urzędów biorących udział w projekcie, jak i lokalnych społeczności) w zamówienie przez cały czas jego trwania określone w złożonej Zamawiającemu ofercie.
Wykonawca jest zobowiązany do stosowania wytycznych Ministerstwa Rozwoju w zakresie informacji i promocji projektów współfinansowanych z POIiŚ 2014-2020. Logotypy POIiŚ, Funduszu Spójności oraz Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego muszą być stosowane zgodnie z logotypami zawartymi we właściwych wytycznych horyzontalnych oraz dedykowanych POIiŚ 2014-2020. Zasady wykorzystywania logo Ministerstwa Środowiska znajdują się na stronie xxx.xxx.xx. Wykonawca zobowiązuje się dodatkowo do umieszczania na opracowaniach informacji o współfinansowaniu.
6. Działania koordynacyjne
Wykonawca zaproponuje formę bieżącej koordynacji realizacji zamówienia pomiędzy stronami Umowy i miastami oraz zapewni jej realizację na wszystkich etapach prac nad zamówieniem.
Wykonawca utworzy sekretariat projektu, funkcjonujący przez cały okres trwania projektu, będący stałym punktem kontaktowym działającym w dni robocze w godzinach 8.30 – 16.30. Wykonawca przekaże miastom dane teleadresowe punktu konsultacyjnego na konferencji inaugurującej projekt i umieści na materiałach informacyjnych.
Załącznik nr 1 do SOPZ
Podręcznik adaptacji dla miast „Wytyczne do przygotowania Miejskiego Planu Adaptacji do zmian klimatu” - załącznik nr 8 do SIWZ
Załącznik nr 2 do SOPZ
Wymagania techniczne dla organizacji konferencji i warsztatów
Wykonawca zorganizuje dwie jednodniowe konferencje informacyjne oraz trzy jednodniowe warsztaty dla każdego z miast.
Wykonawca zapewni opiekę merytoryczną i organizacyjną w tym przygotowanie i przedstawienie do akceptacji Zamawiającego programu konferencji/seminarium oraz zapewnienie prelegentów/trenerów, zgodnie z zaakceptowanym programem. Program musi zawierać: termin, lokalizację harmonogram z podziałem na sesje, krótkie opisy zawartości poszczególnych sesji z przypisaniem prowadzących i informacje o ich profilu zawodowym.
Wykonawca odpowiadał będzie za przygotowanie materiałów związanych z realizacją konferencji i warsztatów. Wykonawca przygotuje materiały szkoleniowe i przekaże je do akceptacji Zamawiającego. W skład zestawu materiałów wejdą co najmniej: wzór zaproszenia, program, prezentacje multimedialnych, ew. inne materiały, a w tym przekazane wykonawcy przez Zamawiającego. Przygotowane materiały powinny być przekazane w pierwszej kolejności w wersji elektronicznej lub jeśli to niemożliwe – w formie wydruków oszczędnych, dwustronnie na papierze ekologicznym, które spełniają wymogi zielonych zamówień publicznych.
Wykonawca przekaże uczestnikom: materiały szkoleniowe w języku polskim (obustronny wydruk wszystkich materiałów, na papierze z odzysku), program konferencji/warsztatów oraz przybory biurowe (długopis, notes).
Za rekrutację uczestników będzie odpowiadał Wykonawca.
W wyborze lokalizacji konferencji i warsztatów Wykonawca będzie stosował się do poniższych wytycznych: Konferencje
Konferencje będą odbywać się w Warszawie, w hotelu o standardzie co najmniej 4-gwiazdkowym lub w ośrodku konferencyjno-szkoleniowym odpowiadających standardem hotelowi standardu co najmniej 4- gwiazdkowego, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. poz. 169, z późn. zm.) oraz spełniających wymagania dla budynków zamieszkania zbiorowego zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. poz. 690, z późn. zm.).
Hotel/ ośrodek, w którym odbędzie się konferencja, musi być zlokalizowany w odległości nie większej niż 5 km od Dworca Centralnego, a jego lokalizacja umożliwia dojazd jednym środkiem komunikacji publicznej bez przesiadek lub w odległości nie większej niż 1 km od Dworca Centralnego w przypadku dojścia pieszo. Koszty dojazdu na miejsce konferencji pokrywają uczestnicy.
Liczba uczestników każdej konferencji: 150 osób. Zamawiający dopuszcza 20% tolerancji dla liczby uczestników konferencji
Sala konferencyjna musi spełniać następujące warunki:
a) miejsce zapewniające swobodną oraz niezakłóconą naukę,
b) sprawną i wydajną wentylację, klimatyzację oraz ogrzewanie;
c) wyposażenie w sprzęt multimedialny: laptop, rzutnik multimedialny, flipchart.
d) sala musi być posprzątana, uporządkowana bez zbędnych przedmiotów lub mebli.
Wykonawca zapewni uczestnikom konferencji miejsca parkingowe zgodnie ze zgłoszonym podczas rekrutacji zapotrzebowaniem (nie więcej niż 10 miejsc).
Wykonawca zapewni wyżywienie dla wszystkich uczestników oraz prelegentów/trenerów:
a) dostępne przez cały czas trwania szkolenia: kawę, herbatę, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, soki owocowe oraz ciastka.
b) obiad – zupa, danie główne, surówki, deser, herbata, kawa, woda mineralna, naturalne soki owocowe; czyste sztućce i zastawa (nie mogą być jednokrotnego użytku) – podany w oddzielnym pomieszczeniu (strefie przeznaczonej do podawania posiłków), które: spełnia wymagania sanitarne wynikające z obowiązujących przepisów, jest wyposażone w sprawną i wydajną wentylację, klimatyzację oraz ogrzewanie, jest posprzątane i uporządkowane bez zbędnych przedmiotów lub mebli,
c) Wykonawca zapewni każdemu uczestnikowi odpowiednio danie mięsne lub wegetariańskie zgodnie z zapotrzebowaniem zgłoszonym w procesie rekrutacji.
Toalety muszą być łatwo dostępne, posprzątane, bez nieprzyjemnych zapachów oraz wyposażone w środki czystości.
Warsztaty
Warsztaty będą odbywać się w miastach biorących udział w projekcie, w hotelach o standardzie co najmniej 3- gwiazdkowym lub w ośrodkach konferencyjno-szkoleniowych odpowiadających standardem hotelowi standardu co najmniej 3-gwiazdkowego, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006
r. poz. 169, z późn. zm.) oraz spełniających wymagania dla budynków zamieszkania zbiorowego zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. poz. 690, z późn. zm.).
Hotel/ ośrodek, w którym odbędzie się warsztatu, ma mieć możliwość łatwego dojazdu miejskimi środkami transportu z głównego dworca. Lokalizację warsztatu Wykonawca powinien uzgodnić z lokalnymi władzami. Koszty dojazdu na miejsce warsztatu pokrywają uczestnicy.
Liczba uczestników każdego warsztatu: 20 osób. Zamawiający dopuszcza 20% tolerancji dla liczby uczestników warsztatów.
Sala konferencyjna musi spełniać następujące warunki:
a) miejsce zapewniające swobodną oraz niezakłóconą naukę,
b) sprawną i wydajną wentylację, klimatyzację oraz ogrzewanie;
c) wyposażenie w sprzęt multimedialny: laptop, rzutnik multimedialny, flipchart.
d) sala musi być posprzątana, uporządkowana bez zbędnych przedmiotów lub mebli.
Wykonawca zapewni wyżywienie dla wszystkich uczestników oraz prelegentów/trenerów:
a) dostępne przez cały czas trwania szkolenia: kawę, herbatę, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, soki owocowe oraz ciastka.
b) obiad – zupa, danie główne, surówki, deser, herbata, kawa, woda mineralna, soki owocowe; czyste sztućce i zastawa (nie mogą być jednokrotnego użytku) – podany w oddzielnym pomieszczeniu (strefie przeznaczonej do podawania posiłków), które: spełnia wymagania sanitarne wynikające z obowiązujących przepisów, jest wyposażone w sprawną i wydajną wentylację, klimatyzację oraz ogrzewanie, jest posprzątane i uporządkowane bez zbędnych przedmiotów lub mebli,
c) Wykonawca zapewni każdemu uczestnikowi odpowiednio danie mięsne lub wegetariańskie zgodnie z zapotrzebowaniem zgłoszonym w procesie rekrutacji.
Toalety muszą być łatwo dostępne, posprzątane, bez nieprzyjemnych zapachów oraz wyposażone w środki czystości.
Po zakończeniu każdego spotkania Wykonawca w terminie 7 dni kalendarzowych przedstawi Zamawiającemu informację podsumowującą jego przebieg, wraz z listą obecności i dokumentacją fotograficzną (co najmniej 10 zdjęć)
Załącznik nr 3
Oferta wykonawcy3
Szczegółowy harmonogram4
Załącznik nr 4
Szczegółowy kosztorys5
Załącznik nr 5
Załącznik nr 6
Wzór porozumienia z Partnerem
Porozumienie nr /2015
Zawarte w dniu 2015 r. w Warszawie pomiędzy:
1. Skarbem Państwa – Ministrem Środowiska, z siedzibą w Warszawie, xx. Xxxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxxxx, NIP: 000-00-00-000, REGON: 000-000-000, reprezentowanym przez Xxxx Xxxxxxx X. Grabowskiego -
Ministra Środowiska, zwanym dalej Ministrem a
2. Miastem ………….. z siedzibą w ……………, NIP: ……….., REGON: , reprezentowanym przez
………………. – Prezydenta Miasta , zwanym dalej Partnerem.
§ 1.
1. Porozumienie stanowi deklarację udziału Partnera w projekcie pozakonkursowym, realizowanym przez Ministra w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014 – 2020 pt. Opracowanie planów adaptacji do zmian klimatu dla miast powyżej 100 tys. mieszkańców, zwanym dalej „Projektem”.
2. Przedmiotem Projektu jest opracowanie miejskich planów adaptacji do zmian klimatu, w tym przeprowadzenie strategicznych ocen oddziaływania na środowisko, zgodnie ze Strategicznym Planem Adaptacji dla sektorów i obszarów wrażliwych na zmiany klimatu do roku 2020 z perspektywą do roku 2030, w celu zwiększenia odporności miast na negatywne skutki zmian klimatu.
3. Plany, o których mowa w ust. 2, zostaną opracowane w ciągu 24 miesięcy od daty podpisania umowy z wykonawcą.
§ 2.
W ramach zawartego Porozumienia:
1. Minister zobowiązuje się do:
a) wystąpienia jako beneficjent Projektu z wnioskiem o dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014 – 2020 i zapewnienia finansowania Projektu;
b) przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i wyboru wykonawcy Projektu, zlecenia wykonawcy opracowania planów, o których mowa w § 1 ust. 2 oraz przeprowadzenia strategicznej oceny oddziaływania na środowisko tych planów;
c) koordynacji i nadzoru nad realizacją Projektu, w tym bieżącej współpracy z Partnerem i z wykonawcą Projektu;
d) powołania i zapewnienia funkcjonowania Komitetu Monitorującego, w skład którego wchodzić będą przedstawiciele Ministra, Partnera i wykonawcy Projektu;
e) przekazania nieodpłatnie na rzecz Partnera majątkowych praw autorskich do planu adaptacji do zmian klimatu dla miasta oraz prognozy oddziaływania na środowisko do tego planu.
2. Partner zobowiązuje się do:
a) współpracy z Ministrem i z wykonawcą Projektu w celu realizacji Projektu, w tym udziału wraz z Ministrem w procesie bieżącej analizy efektów pracy wykonawcy na poszczególnych etapach realizacji Projektu;
b) udostępnienia wykonawcy Projektu w trakcie realizacji Projektu danych, dokumentów, analiz będących w posiadaniu Partnera i nie generujących dodatkowych kosztów po stronie Partnera,
niezbędnych do realizacji Projektu, a także do umożliwienia w razie potrzeby oględzin i wizyt terenowych na nieruchomościach należących do zasobów Partnera;
c) wyznaczenia lidera Projektu po stronie Partnera, który będzie odpowiedzialny za współpracę z Ministrem i wykonawcą Projektu na etapie realizacji Projektu, w tym za udział w spotkaniach Komitetu Monitorującego jako przedstawiciel Partnera;
d) udziału wraz z Ministrem w odbiorze od wykonawcy Projektu planu adaptacji do zmian klimatu dla miasta ……..
3. Z zastrzeżeniem § 4 ust. 5 Partner nie ponosi kosztów finansowych z tytułu udziału w Projekcie, z wyłączeniem kosztów związanych z udziałem Partnera w spotkaniach roboczych/delegacjach wynikających z zobowiązań o których mowa w ust. 2.
§ 3.
Porozumienie zawiera się na okres od dnia jego podpisania do dnia zakończenia realizacji Projektu w rozumieniu wymogów właściwych dla realizacji projektów w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014 – 2020.
§ 4.
1. Strony zawierają niniejsze Porozumienie w dobrej wierze i zobowiązują się do realizacji Projektu na zasadach wskazanych w § 2.
2. Sprawy sporne będą rozstrzygane w pierwszej kolejności na drodze polubownej, a jeżeli ta forma okaże się bezskuteczna - przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Ministra.
3. Minister zastrzega sobie prawo do wypowiedzenia porozumienia ze skutkiem natychmiastowym w razie:
a) braku możliwości zapewnienia finansowania Projektu;
b) niewykonywania przez Partnera postanowień Porozumienia;
c) wystąpienia innych przyczyn niezależnych od Ministra.
4. Partner może wypowiedzieć Porozumienie w formie pisemnej z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia.
5. W przypadkach rozwiązania Porozumienia w trybie, o którym mowa w ust. 3 lit. b i ust. 4, Partner zobowiązany jest do zwrotu poniesionych przez Ministra i udokumentowanych kosztów wszystkich wykonanych do dnia rozwiązania Porozumienia prac związanych z realizacją Projektu w zakresie odnoszącym się do przygotowania planu adaptacji do zmian klimatu dla miasta wraz z strategiczną
oceną oddziaływania na środowisko dla tego planu w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania do zapłaty określającego wysokość tych kosztów wraz z kopiami dokumentów stanowiących podstawę do określenia kwoty wskazanej w wezwaniu.
§ 5.
1. Wszelkie zmiany niniejszego Porozumienia wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Porozumienie zostało sporządzone w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron Porozumienia.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Porozumieniem stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny.
MINISTER PARTNER