Wzór: UMOWA nr ………

Wzór: UMOWA nr ………

(zwane dalej: „Umową”)

zawarta w dniu r. w Warszawie,

pomiędzy:

Narodowym Centrum Badań i Rozwoju z siedzibą w Xxxxxxxxx (00-000 Xxxxxxxx), adres: xx. Xxxxxxxxxxx 00x, działającym na podstawie ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1861, z późn, zm.), posiadającym REGON: 141032404 oraz NIP: 000-000-00-00, zwanym dalej „Zamawiającym” lub „NCBR”, reprezentowanym przez:

…………………,

(kopia pełnomocnictwa do reprezentowania NCBR stanowi Załącznik nr 1 do Umowy),

a

<nazwa> spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w

……………………(miejscowość) adres: kod pocztowy ……………………, ulica

……………………, miejscowość …………………………. wpisana do Rejestru

Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy

……………………, pod nr KRS ………………………, o kapitale zakładowym w wysokości

…………………… zł, NIP ……………………, REGON ……………………, zwana dalej

„……………………….”,reprezentowana przez :……………………

lub

<nazwa> spółka jawna/spółka komandytowa/spółka partnerska, z siedzibą w

…………………… (miejscowość) adres: kod pocztowy ……………………, ulica

……………………, miejscowość …………………………. wpisana do Rejestru

Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy

……………………, pod nr KRS ……………………, NIP ……………………, REGON

……………………, zwana dalej „……………………….”, reprezentowana przez:………………

lub

<imię i nazwisko>,……………………, zamieszkały/a w …………………… (kod pocztowy

……………………), przy ul. ……………………., prowadzący/a działalność gospodarczą pod

firmą …………………… adres do doręczeń: …………………… (kod pocztowy

……………………), przy ul. ……………………, miejscowość wpisany

do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, NIP ,

REGON ……………………, zwany/a dalej „… ”,

reprezentowany/a przez:…………………..

(wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z Centralnej Ewidencji i Informacji o

Działalności Gospodarczej Wykonawcy stanowi Załącznik nr 2 do Umowy), zwanymi dalej łącznie „Stronami”, a każda z osobna „Stroną.”

Pełnomocnik Zamawiającego zapewnia, że udzielone mu pełnomocnictwo nie wygasło, ani nie

zostało odwołane, a jego treść nie uległa zmianie.

Umowa została zawarta w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1129, ze zm.) bez stosowania przepisów ww. ustawy.

§ 1.

Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie usług wsparcia i konsultacji w tworzeniu wizualizacji w Microsoft Power BI, polegających na:

1) tworzeniu interaktywnych dashboardów;

2) budowaniu i optymalizacji warstwy bazodanowej;

3) parametryzacji środowiska serwerowego;

4) budowaniu schematu grup dostępowych i uprawnień dla użytkowników wewnętrznych

i zewnętrznych;

5) pracy warsztatowej z wyznaczonymi pracownikami Zamawiającego w zakresie tworzenia dashboardów dotychczasowo wykorzystywanych w oprogramowaniu Tableau;

6) prowadzeniu konsultacji etapowo na podstawie zgłoszonych drogą elektroniczną

zapotrzebowani;

7) wsparciu w każdym etapie powstawania raportów

dalej jako: „Przedmiot Umowy”.

2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania Przedmiotu Umowy zgodnie z ofertą z dnia […] oraz Zapytaniem ofertowym, których kopia stanowi Załącznik nr 3 do Umowy.

§ 2.

Oświadczenia i zobowiązania Stron

1. Wykonawca oświadcza, że posiada odpowiednie uprawnienia, umiejętności i kwalifikacje niezbędne do prawidłowego wykonania Umowy i zobowiązuje się wykonywać Umowę zgodnie ze swoją najlepszą wiedzą oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

2. Wykonawca oświadcza, że nie są mu znane żadne przeszkody natury technicznej, prawnej, faktycznej ani finansowej, które mogą uniemożliwić wykonanie Przedmiotu Umowy.

3. Wykonawca oświadcza, iż Przedmiot Umowy będzie wykonany z należytą starannością

i na poziomie wymaganym przy profesjonalnym świadczeniu usług.

4. Wykonawca może powierzyć wykonanie części Przedmiotu Umowy innemu podmiotowi

wyłącznie za uprzednią zgodą Zamawiającego wyrażoną na piśmie.

5. W przypadku, gdy Wykonawca zamierza powierzyć realizację Przedmiotu Umowy w części innemu podmiotowi, zobowiązany jest o tym niezwłocznie poinformować Zamawiającego, w formie pisemnej lub za pomocą poczty elektronicznej, na adres wskazany w § 13 ust. 1 pkt 1) Umowy.

6. Wykonawca ponosi pełną i wyłączną odpowiedzialność za działania lub zaniechania podmiotów, którym powierzył Przedmiot Umowy do realizacji w całości lub w części, jak za własne działania lub zaniechania.

7. Strony postanawiają, że podstawowym narzędziem komunikacji, w tym do zgłaszania

uwag lub zastrzeżeń do realizacji Przedmiotu Umowy, jest poczta elektroniczna.

8. Wykonawca zobowiązuje się do:

1) realizacji Przedmiotu Umowy z należytą starannością, wynikającą z zawodowego charakteru prowadzonej przez niego działalności;

2) działania zgodnie z wymaganiami wynikającymi z Umowy oraz Zapytaniem ofertowym;

3) zapewnienia wysokiego standardu wykonania Przedmiotu Umowy;

4) wykonania Przedmiotu Umowy w zakresie i w terminach wskazanych w Zapytaniu ofertowym i Ofercie;

5) bieżącej współpracy z Zamawiającym na każdym etapie realizacji Umowy.

9. Zamawiający zobowiązuje się do współdziałania z Wykonawcą w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania Umowy, w tym do przekazania dokumentacji, informacji, wskazówek, wytycznych, umożliwienia dostępu do systemów informatycznych i przestrzeni fizycznych (lokalowych) w siedzibie Zamawiającego oraz innych elementów niezbędnych do prawidłowego wykonania Przedmiotu Umowy, w tym kontaktu z pracownikami NCBR oraz podmiotów gospodarczo zależnych od NCBR.

10. Zamawiający wyraża zgodę na nieodpłatne wykorzystanie przez Wykonawcę wszelkich materiałów dostarczonych Wykonawcy przez Zamawiającego, wyłącznie na czas i w celu prawidłowej realizacji Umowy. Dla uniknięcia wątpliwości, Xxxxxx zgodnie postanawiają, że zgoda, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, w żadnym zakresie nie upoważnia Wykonawcy do wykorzystywania przekazanych przez Zamawiającego materiałów do celów innych niż prawidłowa realizacja Umowy. Zamawiający zobowiązuje się, po wykonaniu Umowy, do niezwłocznego usunięcia ze swoich zasobów, materiałów o których mowa w zdaniu pierwszym niniejszego ustępu.

11. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania zapisów dokumentu „Wytyczne dotyczące wymagań w zakresie bezpieczeństwa informacji dla wykonawców zewnętrznych realizujących prace zlecone przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju”, stanowiących Załącznik nr 8 do Umowy.

§ 3.

Realizacja Przedmiotu Umowy

1. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji Przedmiotu Umowy za pośrednictwem konsultanta, posiadającego wiedzę, umiejętności i kwalifikacje, niezbędne do prawidłowego wykonania Przedmiotu Umowy.

2. Zamawiający zastrzega sobie, przez cały okres trwania Umowy, prawo do zgłaszania Wykonawcy wniosku o zmianę, w przypadku niewykonywania lub nienależytego wykonywania usług przez danego Konsultanta (dalej jako: „Wniosek”), a Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia Wniosku, w szczególności gdy Konsultant:

1) Nie przystąpił do realizacji Prac powierzonych mu przez Xxxxxxxxxxxxx;

2) Nie realizuje terminowo zadań powierzonych mu przez Zamawiającego;

3) Wykonuje powierzone mu przez Zamawiającego zadania nienależycie;

4) Wykonuje powierzone mu zadania przez Zamawiającego bez uzgodnionych standardów i procedur;

5) Nie przestrzega przedstawionych mu zasad zachowania poufności oraz ochrony danych osobowych;

6) Nie wykazuje się wiedzą lub umiejętnościami zadeklarowanymi w trakcie procesu wyboru;

7) Dopuszcza się czynu stwarzającego zagrożenie dla innych osób lub interesu

Zamawiającego.

3. Zamawiający zobowiązuje się we Wniosku wskazać uzasadnienie jego złożenia.

4. W przypadku złożenia Wniosku w wyniku stwierdzenia wystąpienia okoliczności o których mowa w pkt. 2) – 7) w ust. 2 powyżej, Konsultant zostanie odsunięty od wykonywania Prac. Zamawiający wyznaczy termin odsunięcia lub zadecyduje o odsunięciu ze skutkiem natychmiastowym.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 w związku z ust. 1 powyżej, Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego wskazania Konsultanta, który posiada kwalifikacje i doświadczenie co najmniej na poziomie dotychczasowego konsultanta, umożliwiające wykonanie prac zleconych lub dotychczas wykonywanych przez odsuniętego konsultanta, nie później jednak niż w terminie do 3 (trzech) dni roboczych od dnia otrzymania od Zamawiającego Wniosku. Przedstawiony kandydat na Konsultanta musi uzyskać akceptację Zamawiającego. W przypadku uzyskania akceptacji

Zamawiającego, Wykonawca dokona zmiany Konsultanta i pokryje wszelkie koszty z tym związane.

6. Strony zakładają możliwość realizacji Przedmiotu Umowy zdalnie za pośrednictwem łączy transmisji danych, zgodnie z Załącznikiem nr 8 do Umowy.

7. Strony przyjmują, że podstawowym narzędziem komunikacyjnym między Stronami jest poczta elektroniczna;

8. Wykonawca zobowiązuje się przedstawiać w ciągu 3 (trzech) dni roboczych, od końca danego miesiąca kalendarzowego zestawienie dat i czasu trwania konsultacji z danego miesiąca.

§ 4

Protokół odbioru

1. W terminie 3 (trzech) dni roboczych od ostatniego dnia danego miesiąca, w którym

świadczone były usługi, Zamawiający sporządzi i podpisze protokół odbioru (dalej jako:

„Protokół odbioru”), którego wzór stanowi Załącznik nr 4 do Umowy. Sporządzony i podpisany Protokół odbioru zostanie przesłany Wykonawcy w formie elektronicznej, na adres mailowy, o którym mowa w § 13. ust. 2 pkt 2 Umowy. Wykonawca po podpisaniu i zeskanowaniu prześle Zamawiającemu zwrotnie Protokół odbioru na adres mailowy, o którym mowa w § 13. ust. 2 pkt 1 Umowy.

2. W przypadku stwierdzenia w Protokole odbioru braków i wad Przedmiotu Umowy lub wykonania Przedmiotu Umowy w sposób niezgodny z Umową, Wykonawca zobowiązuje się najdalej w terminie 3 (trzech) dni roboczych do udzielenia Zamawiającemu wyjaśnień i usunięcia wad Przedmiotu Umowy. Termin, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, liczony będzie od dnia przekazania Wykonawcy Protokołu odbioru z zastrzeżeniami na adres mailowy wskazany w § 13. ust. 2 pkt. 2 Umowy.

3. W przypadku nieusunięcia przez Wykonawcę wad Przedmiotu Umowy zgodnie z postanowieniami ust. 2, Zamawiający ma prawo odstąpić od Umowy, w terminie do 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych, liczonych od dnia upływu terminu, o którym mowa w ust. 2 powyżej oraz ma prawo naliczyć karę umowną, o której mowa w § 6. ust. 3 Umowy.

4. Strony uzgadniają, że w razie uchylania się przez Wykonawcę od podpisania Protokołu odbioru w terminie określonym w ust. 1, Zamawiający może z upływem tego terminu sporządzić jednostronny Protokół odbioru.

§ 5.

Wynagrodzenie

1. Strony zgodnie ustalają maksymalną wartość wynagrodzenia należną Wykonawcy z tytułu należytego wykonania Przedmiotu Umowy zgodnie z Załącznikiem nr 3 do

Umowy, na kwotę […] (słownie: […]) złotych netto, powiększoną o należny podatek od towarów i usług tj. na kwotę […] (słownie: […]) złotych brutto.

2. W ramach wynagrodzenia określonego w ust. 1, Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy kwotę: ………… (słownie: …………….) złotych brutto za każdą godzinę zegarową świadczenia usług.

3. Ceny jednostkowe za 1 (jedną) godzinę zegarową określa formularz ofertowy zawarty w Ofercie.

4. Strony postanawiają, że kwota wskazana w ust. 1 powyżej, jest całkowitą kwotą wynagrodzenia należną Wykonawcy z tytułu należytego wykonania Przedmiotu Umowy oraz że wynagrodzenie pokrywa wszelkie roszczenia Wykonawcy z tytułu należytego wykonania Przedmiotu Umowy oraz wszelkie koszty, jakie Wykonawca poniesie w związku z realizacją Przedmiotu Umowy. Wykonawcy poza kwotą wynagrodzenia określonego w ust. 1 powyżej, nie przysługują żadne roszczenia majątkowe wobec Zamawiającego z tytułu wykonania Przedmiotu Umowy.

5. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 2 powyżej, płatne będzie miesięcznie z dołu tj. po wykonaniu usług w danym miesiącu kalendarzowym. Podstawą obliczenia miesięcznego wynagrodzenia Wykonawcy jest cena jednostkowa brutto wskazana w ust. 2 powyżej, pomnożona przez liczbę godzin zegarowych świadczenia usług w danym miesiącu kalendarzowym.

6. Wynagrodzenie płatne jest, na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT i podpisanego przez Strony Protokołu odbioru/miesięcznego protokołu Odbioru stwierdzającego należyte wykonanie Przedmiotu Umowy, w terminie 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od dnia doręczenia NCBR prawidłowo wystawionej faktury VAT w formie papierowej albo odebrania przez NCBR przesłanej przez Wykonawcę faktury VAT w formie elektronicznej za pośrednictwem adresu e-mail: xxxxxxx-xxx@xxxx.xxx.xx lub ustrukturyzowanej faktury elektronicznej przesłanej przez Wykonawcę za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania, z zastrzeżeniem art. 4 ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (tj. Dz. U. z 2020 r., poz. 166, ze zm.), zawierającej prawidłowy numer rachunku bankowego, znajdujący się w wykazie podatników VAT udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Wykonawca gwarantuje niezmienność stawek przez cały okres obowiązywania Umowy.

7. Brak rachunku bankowego Wykonawcy, znajdującego się w wykazie podatników VAT udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, uprawnia

Zamawiającego do poinformowania o tym fakcie Wykonawcę drogą elektroniczną i wstrzymania płatności z faktury do czasu spełnienia przez Wykonawcę wymogu opisanego w zdaniu poprzednim, a termin płatności z danej faktury ulega wydłużeniu o czas tej zwłoki. W takim przypadku Wykonawcy nie przysługują odsetki za nieterminową płatność ani uprawnienie do wstrzymania lub braku realizacji obowiązków wynikających z Umowy.

8. W przypadku gdy termin zapłaty za fakturę, w związku z wydłużeniem terminu płatności o którym mowa w ust. 3 powyżej, przekroczyłby 30 (trzydzieści) dni kalendarzowych, do którego zachowania Zamawiający jest zobowiązany na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych z dnia 8 marca 2013 r. (tj. Dz. U.2021 poz. 424), liczonych od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury, Zamawiający zrealizuje płatność na rachunek wskazany przez Wykonawcę i na podstawie art. 117 ab § 1 w związku z § 3 pkt 2 ustawy ordynacja podatkowa z dnia 29 sierpnia 1997 r. tj. (Dz. U. z 2021 poz. 1540.) złoży zawiadomienie o zapłacie należności na ten rachunek do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla Wykonawcy w terminie 7 (siedmiu) dni od dnia zlecenia przelewu oraz poinformuje Wykonawcę drogą elektroniczną o płatności.

9. Wykonawca na fakturze, w której kwota należności ogółem stanowi kwotę, o której mowa w art. 19 pkt 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców tj. (Dz.U. z 2021 r. poz. 162), obejmujących dokonaną na rzecz Zamawiającego świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy o podatku od towarów i usług (tj. Dz.U. z 2021 r. poz. 685, z późn. zm.) umieści wyrazy „mechanizm podzielonej płatności” zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o podatku od towarów i usług.

10. Nieprawidłowo wystawiona faktura nie będzie stanowiła podstawy do zapłaty wynagrodzenia i zostanie zwrócona Wykonawcy. W takim przypadku, termin zapłaty należnego Wykonawcy wynagrodzenia biegnie od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury.

11. Za dzień zapłaty uważa się dzień wydania dyspozycji przelewu z rachunku bankowego NCBR.

§ 6.

Kary umowne

1. W przypadku niewykonania Umowy w całości Zamawiający może żądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości 20% kwoty łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5. ust. 1 Umowy.

2. Za każdy rozpoczęty dzień zwłoki, względem terminów określonych w § 3. Umowy, Zamawiający może żądać od Wykonawcy zapłaty kary w wysokości 0,5% wynagrodzenia brutto, wskazanego w § 5. ust. 1 Umowy.

3. W razie odstąpienia od Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiający może żądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości 20% łącznego wynagrodzenia brutto, określonego w § 5. ust. 1 Umowy.

4. Za każdy inny przypadek nienależytego wykonania Przedmiotu Umowy, niż określony w ust. 2 i 3, Zamawiający ma prawo do naliczenia Wykonawcy kary umownej w wysokości 10% wynagrodzenia brutto, określonego w § 5. ust. 1 Umowy.

5. Za nienależyte wykonanie Przedmiotu Umowy należy uznać w szczególności wykonanie Przedmiotu Umowy z naruszeniem postanowień Umowy, w tym Załącznika nr 3 do Umowy.

6. W przypadku naruszenia zasad poufności przez Wykonawcę, Zamawiający może naliczyć karę umowną w wysokości 10 000 (dziesięć tysięcy) zł, za każdy przypadek naruszenia.

7. Łączny limit kar umownych określonych Umową ograniczony jest do 50% łącznego

wynagrodzenia brutto, określonego w § 5 ust. 1 Umowy.

8. Wykonawca wyraża zgodę na potrącanie naliczonych kar umownych przez Zamawiającego, z kwoty przysługującego mu łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5. ust. 1 Umowy, wedle wyboru Zamawiającego,choćby którakolwiek z wierzytelności przedstawionych do potrącenia przez Zamawiającego była niewymagalna lub niezaskarżalna. W przypadku braku pokrycia nałożonych kar umownych w kwotach pozostałych do zapłaty, Wykonawca zobowiązuje się do uregulowania kary w terminie 14 (czternastu) dni kalendarzowych od dnia doręczenia Wykonawcy noty obciążeniowej w formie pisemnej.

9. Zapłata kar umownych nie zwalnia Wykonawcy od obowiązku wykonania Umowy.

10. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych, aż do wysokości poniesionej szkody, na zasadach ogólnych.

§ 7.

Odstąpienie od Umowy

1. W przypadku, gdy Wykonawca nie wykonuje Umowy lub wykonuje Umowę w sposób nienależyty lub narusza jej postanowienia, NCBR może od Umowy odstąpić w części lub w całości, w terminie do 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od dnia powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach.

2. NCBR może odstąpić od Umowy w przypadku gdy zachodzi co najmniej jedna z poniższych okoliczności:

1) zaistnienie istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić podstawowemu interesowi

bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu – w terminie do 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od dnia powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach;

2) gdy Wykonawca nie rozpoczął realizacji Umowy bez uzasadnionych przyczyn oraz nie podejmuje jej realizacji, pomimo wezwania go do tego przez Zamawiającego – w terminie do 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od dnia upływu terminu wyznaczonego w wezwaniu;

3) gdy w celu zawarcia Umowy Wykonawca przedstawił fałszywe oświadczenia lub dokumenty – w terminie do 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach;

4) w przypadku, gdy Wykonawca dokonał zmian organizacyjno-prawnych zagrażających realizacji Umowy lub nie poinformował NCBR o zamiarze dokonania zmian organizacyjno-prawnych, które mogą mieć wpływ na realizację Umowy – w terminie do 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od dnia powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach.

5) wystąpienia niezależnych od którejkolwiek ze Stron okoliczności uniemożliwiających wykonanie Umowy lub jej części przez Wykonawcę – w terminie do 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od dnia zaistnienia tych okoliczności;

6) gdy Wykonawca nie realizuje Umowy w terminach określonych w § 3 umowy – w terminie 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od zaistnienia tych okoliczności;

7) gdy Wykonawca wykonuje Przedmiot Umowy w sposób wadliwy albo sprzeczny z Umową – w terminie do 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od dnia powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach;

8) innych uchybień ze strony Wykonawcy dotyczących wykonywania Umowy, powodujących, że dalsze wykonywanie Umowy jest niemożliwe lub niecelowe – w terminie do 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od dnia powzięcia wiadomości

o powyższych okolicznościach.

3. Odstąpienie od Umowy następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

4. Odstąpienie od Umowy nie powoduje odpowiedzialności odszkodowawczej NCBR w związku ze skróceniem okresu obowiązywania Umowy.

5. W przypadkach odstąpienia od Umowy przez NCBR, Wykonawca może żądać od NCBR wyłącznie wynagrodzenia z tytułu należytego wykonania części Przedmiotu Umowy do momentu złożenia przez NCBR oświadczenia o odstąpieniu od Umowy, a NCBR zachowuje prawa do Przedmiotu Umowy w części zrealizowanej przez Wykonawcę do momentu złożenia przez NCBR oświadczenia o odstąpieniu od Umowy,

z zastrzeżeniem ust. 6. W przypadku, o którym mowa w niniejszym ustępie tj. gdy, pomimo odstąpienia od Umowy przez NCBR, Wykonawca zachowuje prawo do wynagrodzenia z tytułu należytego wykonania części Przedmiotu Umowy i NCBR zachowuje prawa do rezultatu świadczenia zrealizowanego przez Wykonawcę na podstawie Umowy, odstąpienie od Umowy ma skutek na przyszłość tj. nie obejmuje Umowy w części, w której Przedmiot Umowy został należycie wykonany i Wykonawcy przysługuje z tego tytułu wynagrodzenie.

6. W przypadku odstąpienia od Umowy wysokość wynagrodzenia należna Wykonawcy zostanie ustalona proporcjonalnie do części Przedmiotu Umowy wykonanej przez Wykonawcę oraz zaakceptowanej i odebranej przez Zamawiającego, o ile wykonana część Przedmiotu Umowy będzie miała dla Zamawiającego znaczenie gospodarcze i będzie mogła być wykorzystana ze względu na cel Umowy.

§ 8.

Okres realizacji Przedmiotu Umowy

Umowa zostaje zawarta na czas oznaczony, to jest od dnia jej zawarcia przez okres 6 miesięcy

lub do wykorzystania 200 godzin wsparcia/konsultacji.

§ 9.

Zmiana Umowy

1. Umowa może zostać zmieniona w sytuacji gdy:

1) zaistnieją okoliczności związane z wystąpieniem wirusa SARS-CoV-2, które

wpływają lub mogą wpłynąć na należyte wykonanie Umowy;

2) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie

mającym wpływ na realizację Umowy;

3) wynikną rozbieżności lub niejasności w Umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana Umowy będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez Xxxxxx;

4) zaistnieje konieczność wprowadzenia zmiany terminu realizacji Przedmiotu Umowy;

5) zaistnieje działanie siły wyższej rozumianej jako nadzwyczajne okoliczności niezależne od Stron, których nie można było przewidzieć, jak x.xx.: wojna, stany wyjątkowe, strajki generalne, blokady, embargo, działania sił przyrody o charakterze klęsk żywiołowych jak huragany, powodzie, trzęsienia ziemi, pożary, epidemie, pandemie itp., uniemożliwiającej realizację w części lub w całości Przedmiotu Umowy;

6) wystąpią uzasadnione zmiany w zakresie sposobu realizacji, w tym zmiana miejsca realizacji Przedmiotu Umowy;

7) wystąpi uzasadniona konieczność wprowadzenia zmiany w zakresie Przedmiotu Umowy związana z okolicznościami niezależnymi od Stron;

8) nastąpi konieczność zmiany warunków i terminów płatności.

3. Zamawiający dopuszcza zmianę postanowień Umowy w stosunku do treści Oferty w sytuacji, gdy nie była możliwa do przewidzenia na etapie zawarcia Umowy, a ponadto jej dokonanie podyktowane jest zmianą stanu prawnego w zakresie mającym wpływ na realizację Umowy, tj. w szczególności:

1) stawki podatku od towarów i usług;

2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2177);

3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne;

4) jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania Przedmiotu Umowy przez Wykonawcę, każda ze Stron Umowy, w terminie 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od dnia wejścia w życie przepisów dokonujących tych zmian, może zwrócić się do drugiej Strony o przeprowadzenie negocjacji w sprawie odpowiedniej zmiany wysokości wynagrodzenia.

4. Każda ze Stron Umowy może zawnioskować o jej zmianę. W celu dokonania zmiany Umowy, Strona o to wnioskująca zobowiązana jest do złożenia drugiej Stronie propozycji zmiany w terminie 14 (czternastu) dni kalendarzowych od dnia zaistnienia okoliczności będących podstawą zmiany.

§ 10.

Informacje poufne

1. Wykonawca zobowiązuje się zachować w poufności wszelkie informacje techniczne, technologiczne, ekonomiczne, finansowe, handlowe, prawne, organizacyjne i inne dotyczące NCBR, otrzymane od NCBR w związku z realizacją Umowy, wyrażone za pomocą mowy, pisma, obrazu, rysunku, znaku, dźwięku albo zawarte w urządzeniu, przyrządzie lub innym przedmiocie, a także wyrażone w jakikolwiek inny sposób i przekazane Wykonawcy (dalej: „Informacje Poufne”).

2. Wykonawca zobowiązuje się nie kopiować, nie powielać, ani w jakikolwiek inny sposób nie rozpowszechniać Informacji Poufnych lub ich części, za wyjątkiem przypadków, gdy

jest to konieczne do realizacji celów ściśle związanych ze współpracą Stron wynikającą

z postanowień Umowy oraz przypadków określonych w ust. 3-6 poniżej.

3. Obowiązek zachowania poufności, o którym mowa w ust. 1-2 nie ma zastosowania do danych i informacji:

1) dostępnych publicznie,

2) otrzymanych przez Wykonawcę, zgodnie z przepisami prawa powszechnie

obowiązującego bez obowiązku zachowania poufności,

3) znanych Wykonawcy bez obowiązku zachowania poufności w momencie ich przekazania przez Zamawiającego,

4) co do których Wykonawca uzyskał pisemną zgodę Zamawiającego na ich ujawnienie.

4. W przypadku skierowania przez uprawniony organ żądania ujawnienia Informacji Poufnych, Wykonawca dokona natychmiastowego powiadomienia drugiej Strony o wystąpieniu takiego żądania i jego okolicznościach towarzyszących.

5. Jeżeli ujawnienie Informacji Poufnych jest konieczne z uwagi na obowiązujące przepisy prawa, Wykonawca ujawniający Informacje Poufne zobowiązuje się dołożyć wszelkich starań dla uzyskania wiarygodnego zapewnienia od podmiotu, któremu Informacje Poufne są ujawniane, że nie będą ujawniane dalej.

6. Powyższe nie dotyczy ujawniania Informacji Poufnych pracownikom Wykonawcy, jego pełnomocnikom oraz osobom bezpośrednio związanym z realizacją Umowy, którym ujawnienie Informacji Poufnych będzie niezbędne do prawidłowego wykonania Przedmiotu Umowy oraz przypadków, gdy ujawnienie Informacji Poufnych będzie wymagane przez przepisy prawa.

7. Wykonawca zobowiązuje się do poinformowania osób, przy pomocy których wykonuje Umowę i które będą miały dostęp do Informacji Poufnych, o wynikających z Umowy obowiązkach w zakresie zachowania poufności, a także do skutecznego zobowiązania i egzekwowania od tych osób obowiązków w zakresie zachowania poufności. Za naruszenie tych obowiązków przez osoby trzecie Wykonawca ponosi odpowiedzialność jak za własne działania lub zaniechania.

8. Informacje Poufne otrzymane od Zamawiającego Wykonawca zobowiązuje się wykorzystywać wyłącznie w celu realizacji Umowy.

9. Zobowiązanie określone w niniejszym paragrafie pozostaje w mocy przez cały okres obowiązywania Umowy, jak również przez okres 10 lat po jej wykonaniu albo wygaśnięciu lub 10 lat po jej rozwiązaniu, odstąpieniu lub wypowiedzeniu chyba, że powszechnie obowiązujące przepisy prawa przewidują dłuższy termin ochrony.

10. W przypadku naruszenia zasad określonych w niniejszym paragrafie, Zamawiający ma prawo naliczyć Wykonawcy karę umowną, o której mowa w § 6. ust. 6 Umowy.

11. Strony, celem doprecyzowania postanowień niniejszego paragrafu zawierają odrębną umowę o zachowaniu poufności informacji stanowiącą Załącznik nr 9 do Umowy (w brzmieniu wynikającym z załącznika do Wytycznych dotyczących wymagań w zakresie bezpieczeństwa informacji dla wykonawców zewnętrznych realizujących prace zlecone przez NCBR stanowiących Załącznik nr 8 do Umowy).

§ 11.

Ochrona danych osobowych

1. Strony oświadczają, że przetwarzanie w zakresie udostępnionych im przez drugą Stronę umowy danych osobowych w ramach zawarcia niniejszej umowy dokonywane będzie przez każdą ze Stron jako administratora danych osobowych w celu realizacji Przedmiotu Umowy.

2. Dane osobowe przedstawicieli Stron w tym wymienionych w § 13. ust. 1 i ust. 2 Umowy udostępniane będą drugiej Stronie, która stanie się ich administratorem danych osobowych i przetwarzane będą przez nią w celu realizacji Umowy.

3. NCBR podaje, iż wszelkie informacje dotyczące przetwarzania jako Administratora Danych Osobowych znajdują się w Klauzuli informacyjnej o której mowa w art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm., dalej „RODO”), która stanowi Załącznik nr 5 do Umowy.

4. W przypadku, gdy NCBR będzie przetwarzał w ramach Umowy dane pracowników lub współpracowników Wykonawcy lub podwykonawcy, w tym w stosunku do osób, o których mowa w § 13. ust. 1 pkt 2 i § 13. ust. 2 pkt 2 Umowy, NCBR realizuje obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 14 RODO, poprzez Klauzulę stanowiącą Załącznik nr 6 do Umowy i zobowiązuje drugą Stronę Umowy do udostępnienia tejże informacji wskazanym osobom.

5. Zmiana załączników wskazanych w ust. 3 i 4 nie wymaga zmiany Umowy, Strony mogą aktualizować dane zawarte w powyżej wskazanych Klauzulach informacyjnych również w formie dokumentowej.

6. Z uwagi na konieczność powierzenia przetwarzania danych osobowych na rzecz Wykonawcy Strony zawierają umowę powierzenia oraz dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych, która stanowi Załącznik nr 7 do Umowy. NCBR przed zawarciem z Wykonawcą umowy powierzenia oraz dalszego powierzenia przetwarzania

danych osobowych zweryfikuje przyjęte u Wykonawcy środki bezpieczeństwa na podstawie arkusza weryfikacji podmiotu przetwarzającego dane osobowe.

§ 12.

Siła Wyższa

1. Siła wyższa oznacza wszelkie zdarzenia lub okoliczności nieprzewidywalne bądź też niemożliwe do uniknięcia mimo możliwości ich przewidzenia, które w sposób istotny i negatywny mogą wpłynąć na wywiązywanie się Stron z obowiązków wynikających z Umowy, w szczególności: klęski żywiołowe, katastrofy, konflikty zbrojne, strajki, zamieszki, embarga, zakłócenia w obrocie towarowym wywołane zastosowaniem środków zapobiegawczych przed aktami terrorystycznymi, itp.

2. Strony nie będą odpowiedzialne wobec siebie lub uznane za naruszające postanowienia Umowy w związku z nie wywiązywaniem się ze swoich zobowiązań lub z opóźnieniem w ich wykonaniu, jeżeli było to spowodowane wyłącznie działaniem siły wyższej, pod warunkiem, że Strona, która nie wywiązuje się z zobowiązań umownych z powodu siły wyższej, najdalej w ciągu 3 (trzech) dni roboczych od wystąpienia takich okoliczności przedstawi drugiej Stronie pisemne zawiadomienie o zaistnieniu przypadku siły wyższej, łącznie z przewidywanym okresem oddziaływania siły wyższej i spodziewanego jej wpływu na wywiązywanie się tej Strony z jej obowiązków wynikających z Umowy. Zwolnienie od odpowiedzialności jest skuteczne od momentu zaistnienia siły wyższej.

3. W przypadku zaistnienia okoliczności siły wyższej, Xxxxxx zobowiązują się niezwłocznie podjąć wszelkie, rozsądne starania w celu naprawy powstałych szkód i zminimalizowania strat wynikłych wskutek działania siły wyższej. Terminy wykonania przez Xxxxxx swoich zobowiązań umownych ulegają przedłużeniu o czas trwania siły wyższej.

§ 13.

Postanowienia końcowe

1. Strony postanawiają, że do kontaktów pomiędzy Stronami oraz do podejmowania bieżących uzgodnień związanych z realizacją Umowy upoważnione są następujące osoby:

1) ze strony Zamawiającego Pan/i […], e-mail: […], tel.: […];

2) ze strony Wykonawcy

Pan/i […], e-mail: […], tel.: […];

2. Strony postanawiają, że osobami upoważnionymi do podpisania Protokołów odbioru, Umowy, są:

1) ze strony Zamawiającego: Pan/i […], e-mail: […], tel.: […];

2) ze strony Wykonawcy:

Pan/i […], e-mail: […], tel.:[…];

3. Zmiana osób i danych, określonych w ust. 1 i 2, następuje poprzez pisemne powiadomienie drugiej Strony przy użyciu poczty elektronicznej i nie wymaga zmiany treści Umowy.

4. Uznaje się, że dotarcie informacji do osób wskazanych w ust. 1 i 2 jest jednoznaczne z poinformowaniem Stron Umowy.

5. Prawa i obowiązki oraz wierzytelności wobec Zamawiającego wynikające z Umowy nie mogą być przenoszone na osoby trzecie, bez pisemnej uprzedniej zgody Zamawiającego.

6. Z zastrzeżeniem ust. 3, wszelkie zmiany treści Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

7. Wszelkie spory powstałe w związku z realizacją Umowy, Strony będą rozstrzygać w drodze negocjacji. W przypadku braku możliwości osiągnięcia konsensusu w sposób wskazany w zdaniu poprzedzającym, spory te rozstrzygać będzie sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.

8. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania jej przez ostatnią ze Stron.

9. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla

Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy.1

10. Umowę sporządzono i podpisano elektronicznie, Strony uprawnione są do druku dowolnej liczby egzemplarzy Umowy.

11. Do Umowy załączono:

1) Załącznik nr 1 – kopia pełnomocnictwa;

2) Załącznik nr 2 – wydruki informacji odpowiadającej odpisom aktualnym z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Wykonawcy;

3) Załącznik nr 3 – Oferta Wykonawcy, Zapytanie ofertowe;

4) Załącznik nr 4 – wzór protokołu odbioru;

5) Załącznik nr 5 – klauzula informacyjna art. 13 RODO;

6) Załącznik nr 6 – klauzula informacyjna art. 14 RODO;

7) Załącznik nr 7 – umowa powierzenia oraz dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych;

1 Postanowienia ust. 5 lub ust. 6 są do wyboru, w zależności od formy zawarcia Umowy.

8) Załącznik nr 8 – Wytyczne dotyczące wymagań w zakresie bezpieczeństwa informacji dla wykonawców zewnętrznych realizujących prace zlecone przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju;

9) Załącznik nr 9 – umowa o zachowaniu poufności informacji.

PODPISY STRON

Zamawiający: Wykonawca:

………………………………………………………..… ……………………………………..……………………

DATA: ……………………………………….………. DATA: …………………………..…………..……….

Załącznik nr 4 do Umowy

PROTOKÓŁ ODBIORU / MIESIĘCZNY PROTOKÓŁ ODBIORU *

Zamawiający: …………………………………………………………………………………

Reprezentowany przez …………………………………………………………………………

Wykonawca: ………………………………………………………………………………......

Przedmiot odbioru: ……………………………………………………………………………..

Data dokonania odbioru: ……………………………………………………………………….

Zakres wykonanych prac: ………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………......................................

………………………………………………………………………………………………….. Przedstawiciele Zamawiający: Przedstawiciele Wykonawcy:

1. ………………………………… 1. …………………………………

2. ………………………………… 2. …………………………………

3. ………………………………… 3. …………………………………

W wyniku czynności odbioru Zamawiający oraz Wykonawca stwierdzają co następuje:

1. Zakres prac został wykonany zgodnie/niezgodnie* z umową

nr ………………………..…… z dnia ……….……………………

2. Prace zostały rozpoczęte dnia …………..……. i zakończono dnia …………..………

termin wykonania umowy został dotrzymany

3. Jakość wykonanych prac ocenia się jako dobrą / niedobrą*

4. Niezgodności/braki …………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………..

5. Termin usunięcia niezgodności /braków ustalono na ……….……………………………….

6. Uwagi komisji ……………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………..

7. Xxxxxx prac został przyjęty / nie przyjęto na skutek …………………………………………

…………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………..

Podpisy

Przedstawiciele Zamawiający: Przedstawiciele Wykonawcy:

1. ………………………………… 1. …………………………………

2. ………………………………… 2. …………………………………

3. ………………………………… 3. …………………………………

* niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 5 do Umowy

Klauzula informacyjna – dotycząca zbierania danych osobowych bezpośrednio

od osoby, której dane dotyczą

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”), informuję Panią/Pana że:

1) administratorem danych osobowych jest Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (dalej:

„NCBR”) z siedzibą w Xxxxxxxx 00-000, Xxxxxxxxxxx 00x;

2) z inspektorem ochrony danych można się skontaktować poprzez adres e-mail:

xxx@xxxx.xxx.xx;

3) dane osobowe są przetwarzane w celu zawarcia i realizacji umowy z dnia ....... r. nr ........

pomiędzy NCBR a (Wykonawcą);

4) dane osobowe są przetwarzane z uwagi na wskazaną powyżej umowę, a przetwarzanie jest niezbędne do wykonania Umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem Umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

5) dane osobowe będą przetwarzane w okresie realizacji umowy – do czasu wykonania wszystkich obowiązków i praw wynikających z umowy oraz przechowywane będą w celach archiwalnych przez okres przechowywania zgodny z instrukcją kancelaryjną NCBR i Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt;

6) podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest niezbędne do zawarcia umowy wskazanej w pkt 3;

7) odbiorcami danych osobowych będą organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów prawa, a także podmioty świadczące usługi niezbędne do realizacji zadań przez NCBR w tym w szczególności NCBR+ sp. z

o.o. Dane te mogą być także przekazywane partnerom IT, podmiotom realizującym

wsparcie techniczne lub organizacyjne;

8) przysługują Pani/Panu prawa w stosunku do NCBR do: żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także do przenoszenia danych. W sprawie realizacji praw można kontaktować się z inspektorem ochrony danych pod adresem mailowym wskazanym w pkt 2 powyżej;

9) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub do innego organu nadzorczego, w szczególności w państwie członkowskim swojego zwykłego pobytu, swojego miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia;

10) Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego;

11) Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Załącznik nr 6 do Umowy

Klauzula informacyjna – dotycząca zbierania danych osobowych niebezpośrednio

od osoby, której dane dotyczą

Zgodnie z art. 14 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej:

„RODO”), informuję Panią/Pana, że:

1) administratorem danych osobowych jest Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (dalej: “NCBR”) z siedzibą w Xxxxxxxx 00-000, Xxxxxxxxxxx 00x;

2) dane osobowe zostały pozyskane od (Wykonawcy);

3) z inspektorem ochrony danych (IOD) można się skontaktować poprzez adres e-mail: xxx@xxxx.xxx.xx;

4) NCBR bedzie przetwarzało następujące kategorie Pani/Pana danych osobowych: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko, miejsce zatrudnienia, dane dotyczące wykonywanej działalnośći gospodarczej, dane dotyczące kwalifikacji i

doświadczenia;

5) dane osobowe są przetwarzane w celu zawarcia i realizacji umowy z dnia r. nr

............. pomiędzy NCBR a (Wykonawcą);

6) dane osobowe są przetwarzane z uwagi na wskazaną powyżej umowę do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

7) dane osobowe będą przetwarzane w okresie realizacji umowy – do czasu wykonania wszystkich obowiązków i praw wynikających z umowy oraz przechowywane będą w celach archiwalnych przez okres przechowywania zgodny z instrukcją kancelaryjną NCBR i Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt;

8) odbiorcami danych osobowych będą organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów prawa, a także podmioty świadczące usługi niezbędne do realizacji zadań przez NCBR w tym w szczególności NCBR+ sp. z

o.o. Dane te mogą być także przekazywane partnerom IT, podmiotom realizującym

wsparcie techniczne lub organizacyjne;

9) przysługują Pani/Panu prawa w stosunku do NCBR do: żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania i wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania dotyczących Pani/Pana danych osobowych. W sprawie realizacji praw można kontaktować się z inspektorem ochrony danych pod adresem mailowym udostępnionym w pkt 3 powyżej;

10) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub do innego organu nadzorczego, w szczególności w państwie członkowskim swojego zwykłego pobytu, swojego miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia;

11) Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego;

12) Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Załącznik nr 7 do Umowy

Umowa powierzenia oraz dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych (zwana dalej: „Umową”)

zawarta w dniu… w Warszawie pomiędzy:

Narodowym Centrum Badań i Rozwoju z siedzibą w Xxxxxxxxx (00-000 Xxxxxxxx), adres: xx. Xxxxxxxxxxx 00x, działającym na podstawie ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1861 ze zm.), posiadającym REGON: 141032404 oraz NIP: 000-000-00-00, zwanym dalej: „Administratorem” lub „NCBR”, reprezentowanym przez:

………

(kopia pełnomocnictwa do reprezentowania NCBR stanowi Załącznik nr 1 do Umowy głównej)

a

[do uzupełnienia dane Wykonawcy]

zwanym dalej „Podmiotem Przetwarzającym”, reprezentowanym przez:

………

zwane dalej łącznie „Stronami” a osobno „Stroną”.

Mając na uwadze fakt, iż:

1) Strony zawarły umowę nr ……………. z dnia …………..r. w przedmiocie świadczenia usług wsparcia w tworzeniu wizualizacji w Microsoft Power BI (dalej „Umowa główna”), w celu realizacji której niezbędne jest powierzenie przez NCBR przetwarzania określonych danych osobowych Podmiotowi przetwarzającemu;

2) w celu realizacji Umowy głównej Podmiot przetwarzający będzie przetwarzać dane osobowe powierzone mu przez NCBR wobec których NCBR pełni rolę Administratora Danych Osobowych, a także wobec których NCBR pełni rolę podmiotu przetwarzającego oraz wobec których pełni rolę dalszego podmiotu przetwarzającego, na podstawie różnych podstaw prawnych i w odniesieniu do różnych źródeł pochodzenia danych osobowych opisanych poniżej;

3) NCBR występuje w roli Administratora Danych Osobowych w ramach:

a. programów krajowych podmiotów w programach wsparcia B+R finansowanych z budżetu krajowego,

b. pozostałych programów realizowanych na podstawie dotacji podmiotowej,

c. programów finansowanych w ramach mechanizmów międzynarodowych,

d. programów finansowanych w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021 i Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2014-2021,

e. rejestracji konta i wymaganym do rejestracji konta i w celu utrzymania oraz rozwoju systemu LSI,

f. wszelkich własnych baz danych ekspertów,

g. danych pracowników oraz współpracowników NCBR,

h. systemów sieciowych NCBR,

i. wszelkich niewymienionych w pozostałych punktach Umowy danych - NCBR w przypadku wątpliwości co do roli jaką pełni w odniesieniu do danych osobowych osoby, której dane dotyczą - domyślnie dla zapewnienia najwyższego stopnia ochrony przetwarzania danych identyfikuje się jako Administrator;

4) NCBR występuje w roli Podmiotu Przetwarzającego w ramach:

a. danych ekspertów, wnioskodawców, beneficjentów i partnerów Programu Operacyjnego Innowacyjny Rozwój (dalej jako „POIR”) dla których administratorem danych osobowych jest Minister Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej, z siedzibą w Xxxxxxxxx 00-000, Xxxxxxx 0/0. Minister jako administrator danych osobowych powierzył NCBR przetwarzanie określonych danych osobowych w związku z realizacją POIR na warunkach i w celach określonych w stosownym porozumieniu oraz umocował NCBR do dalszego powierzenia powierzonych danych,

b. danych ekspertów, wnioskodawców i beneficjentów Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (dalej jako „POWER”) dla których administratorem danych osobowych jest Minister Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej, z siedzibą w Xxxxxxxxx 00-000, Xxxxxxx 0/0. Minister jako administrator danych osobowych powierzył NCBR przetwarzanie określonych danych osobowych w związku z realizacją POWER na warunkach i w celach określonych w stosownym porozumieniu oraz umocował NCBR do dalszego powierzenia powierzonych danych,

c. na podstawie wyjątku dotyczącego powierzenia przetwarzania danych osobowych wymienionego w art. 31 ust. 2a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 922 z późn. zm.) w dacie jej obowiązywania co ma odniesienie do późniejszego przetwarzania danych osobowych jako podmiotu przetwarzającego przez NCBR oraz określenia prawidłowej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych wobec wszelkich powierzonych danych w ramach: Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (dalej jako „POIG”), Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (dalej jako „POKL”), Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (dalej jako „POIŚ”), wobec których to danych administratorem danych osobowych jest Minister Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej, z siedzibą w Xxxxxxxxx 00-000, Xxxxxxx 0/0;

5) NCBR występuje w roli Dalszego Podmiotu Przetwarzającego w ramach: danych ekspertów, wnioskodawców i beneficjentów Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa (dalej jako „POPC”) dla których administratorem danych osobowych jest Minister Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej, z siedzibą w Xxxxxxxxx 00-000, Xxxxxxx 0/0. Minister jako administrator danych osobowych powierzył Centrum Projektów Polska Cyfrowa przetwarzanie określonych danych osobowych w związku z realizacją POPC na warunkach i w celach określonych w stosownym porozumieniu, zaś Centrum Projektów Polska Cyfrowa powierzyło przetwarzanie danych osobowych NCBR jako beneficjentowi, w zakresie wynikającym z umowy o dofinansowanie, na mocy której NCBR umocowane jest do dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych;

6) NCBR oświadcza, iż spełnił wszelkie warunki dla dalszego przetwarzania danych osobowych i jest uprawniony do dalszego ich powierzenia Podmiotowi przetwarzającemu;

7) dla przejrzystej systematyki niniejszej umowy NCBR przy uwzględnieniu różnych ról w odniesieniu do charakteru podmiotu w jakim występuje wobec osób, których dane są przetwarzane (punkty 3-5 Preambuły) oraz z uwagi na proces powierzenia przetwarzania danych osobowych NCBR nazywany będzie w dalszej części każdorazowo Administratorem, zaś [nazwa Wykonawcy] – Podmiotem przetwarzającym.

Xxxxxx postanowiły o zawarciu niniejszej Umowy, o następującej treści:

§ 1

1. Przedmiotem przetwarzania są następujące kategorie (rodzaje) danych osobowych: Nazwiska i imiona, adres (ulica, nr budynku, nr lokalu, kod pocztowy, miejscowość, kraj, województwo, powiat, gmina), PESEL, NIP, numer telefonu, fax, e-mail, adres strony WWW, identyfikator, symbol, płeć, wiek w chwili przystąpienia do projektu, data rozpoczęcia udziału w projekcie, data zakończenia udziału w projekcie, miejsce zatrudnienia, zawód, stanowisko, wykształcenie, numer konta bankowego.

2. Przekazywane na podstawie niniejszej Umowy dane osobowe dotyczą następujących kategorii osób: beneficjenci, eksperci, wnioskodawcy, partnerzy, osoba/y uprawniona/e do podejmowania decyzji wiążących w imieniu wnioskodawcy, uczestnicy instytucjonalni, uczestnicy indywidualni, użytkownicy Centralnego systemu teleinformatycznego, personel projektu, pracownicy, współpracownicy.

3. Przetwarzanie danych osobowych przez Podmiot przetwarzający na podstawie niniejszej Umowy odbywa się wyłącznie w celu realizacji Umowy głównej na polecenie NCBR.

4. Przetwarzanie danych osobowych w ramach niniejszej Umowy odnosi się do następujących kategorii przetwarzań wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, odpowiednio do zakresu współpracy z podmiotem przetwarzającym takich jak: zbieranie, utrwalanie, pobieranie, wykorzystywanie, porządkowanie, przeglądanie, dopasowywanie i łączenie.

5. Umowa niniejsza jest zgodna z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z

przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”) oraz powiązanymi z nim powszechnie obowiązującymi przepisami prawa polskiego.

6. Dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji Umowy głównej. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do przetwarzania powierzanych mu danych osobowych wyłącznie w zakresie i celu niezbędnym do realizacji obowiązków wynikających z Umowy głównej.

§ 2

1. Podmiot przetwarzający oświadcza, że zapewnia:

a. wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniło wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą,

b. dysponuje odpowiednimi środkami technicznymi i organizacyjnymi dla zapewnienia spełnienia wymogów oraz zapewnienia ochrony praw osób, których dotyczą dane osobowe, przekazywane na podstawie niniejszej umowy, zgodnie z właściwymi przepisami krajowymi, a także przyjętą przez Podmiot przetwarzający dokumentacją ochrony danych.

2. W celu prawidłowej realizacji Umowy głównej, NCBR powierza Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych w odniesieniu do rodzajów danych oraz kategorii osób, o których mowa w § 1 niniejszej Umowy.

§ 3

1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się niniejszym:

a) przetwarzać dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami ochrony określonymi w niniejszej Umowie;

b) przetwarzać dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie NCBR – co dotyczy także przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej – chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający; w takim wypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający zobowiązany jest poinformować NCBR o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielenia takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny;

c) niezwłocznie informować NCBR jeżeli zdaniem Xxxxxxxx przetwarzającego, wydane mu polecenie stanowi naruszenie przepisów RODO lub innych przepisów Unii Europejskiej lub przepisów krajowych o ochronie danych osobowych.

d) dopuścić do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez Podmiot przetwarzający oraz zapewnić, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania

nieograniczonej w czasie tajemnicy, a także prowadzić ewidencję osób

upoważnionych do przetwarzania danych osobowych;

e) niezwłocznie informować NCBR o obowiązku prawnym udostępnienia danych osobowych, chyba że powszechnie obowiązujące przepisy zabraniają udzielenia takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny;

f) podejmować wszelkie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy Artykułu 32 RODO, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą, w szczególności:

• pseudonimizację lub szyfrowanie danych osobowych,

• zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności

systemów i usług przetwarzania danych osobowych,

• zdolność do szybkiego przywrócenia danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego,

• regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych;

g) przestrzegać warunków korzystania z usług innego Podmiotu przetwarzającego, o których mowa w Artykule 28 ust. 2 i 4 RODO, z zastrzeżeniem § 4 poniżej;

h) uwzględniając charakter przetwarzania danych osobowych oraz dostępne mu informacje, pomagać NCBR wywiązać się z obowiązków określonych w Artykułach 32 – 36 RODO;

i) niezwłocznie informować NCBR o tym, że osoba której dane osobowych dotyczą, skierowała do Podmiotu przetwarzającego korespondencję zawierającą żądanie w zakresie wykonania praw, o których mowa w rozdziale III RODO, jak również udostępniać treść tej korespondencji;

j) udostępniać NCBR wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w Artykule 28 RODO oraz umożliwiać NCBR lub audytorowi upoważnionemu przez NCBR przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji i przyczyniania się do nich;

k) po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem danych osobowych Podmiot przetwarzający ma obowiązek usunąć lub zwrócić NCBR zależności od jego decyzji - wszelkie dane osobowe, które zostały mu powierzone, jak również usunąć ich istniejące kopie, chyba że przepisy prawa powszechnego nakazują przechowywanie tych danych.

§ 4

1. Strony zgodnie postanawiają, że powierzenie przetwarzania danych osobowych przez Podmiot przetwarzający podmiotowi trzeciemu (dalszemu przetwarzającemu) jest dopuszczalne wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody NCBR w odniesieniu do konkretnego dalszego przetwarzającego, której wzór stanowi załącznik nr 1 do umowy.

2. W przypadku opisanym w ust. 1 Podmiot przetwarzający zobligowany będzie do umownego zobowiązania w formie pisemnej, każdego z dalszych przetwarzających do przestrzegania takich samych obowiązków i zasad, jakie dotyczą Podmiotu przetwarzającego względem NCBR na podstawie niniejszej umowy oraz przepisów RODO, a także innych odnośnych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

3. Podmiot przetwarzający w razie skorzystania z usług dalszego przetwarzającego zobowiązuje się nadto zapewnić, by przetwarzanie danych przez ten podmiot odbywało się wyłącznie w celu i w zakresie opisanym w niniejszej Umowie.

§ 5

1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do prowadzenia rejestru kategorii czynności przetwarzania, na zasadach, o których mowa w Artykule 30 ust. 2 RODO, który zawierać będzie informacje określone w lit. a – d Artykułu 30 ust. 2 RODO.

2. Podmiot przetwarzający w przypadkach, o których mowa w Artykule 37 ust. 1 RODO zobligowany będzie do wyznaczenia inspektora ochrony danych. O fakcie wyznaczenia inspektora ochrony danych Podmiot przetwarzający powiadomi NCBR, wskazując dane kontaktowe inspektora.

3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do udzielania NCBR na każde żądanie informacji na temat przetwarzania powierzonych danych osobowych, a w szczególności do niezwłocznego informowania o każdym przypadku naruszenia w zakresie ochrony danych osobowych.

4. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do wdrożenia i stosowania procedur służących wykrywaniu naruszeń ochrony danych osobowych oraz wdrażania właściwych środków naprawczych. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do udostępnienia procedur, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, na żądanie NCBR. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do udzielenia odpowiedzi w terminie 3 dni od przesłania przez NCBR żądania w tym zakresie.

5. Po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych Podmiot przetwarzający bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż 24 godziny od powzięcia wiadomości o naruszeniu, zgłasza ten fakt NCBR wskazując w zgłoszeniu:

- opis charakteru naruszenia ochrony danych osobowych, w tym w miarę możliwości kategorie oraz przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą oraz kategorie i przybliżoną liczbę wpisów danych osobowych, których dotyczy naruszenie,

• imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych lub oznaczenie innego punktu kontaktowego, od którego można pozyskać informacje,

• opis możliwych konsekwencji naruszenia ochrony danych osobowych,

• opis środków zastosowanych lub proponowanych przez podmiot przetwarzający w celu zapobieżenia naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym w stosownych przypadkach środków w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków.

6. Zgłoszenie naruszenia ochrony danych osobowych następuje na adres mailowy: xxx@xxxx.xxx.xx.

7. Jeżeli informacji, o których mowa w ust. 5 powyżej, nie da się ustalić w tym samym czasie, Podmiot przetwarzający ma obowiązek ich udzielać sukcesywnie bez zbędnej zwłoki.

8. Do czasu przekazania Podmiotowi przetwarzającemu instrukcji postępowania w związku z naruszeniem ochrony danych osobowych, Podmiot przetwarzający podejmuje bez zbędnej zwłoki wszelkie działania mające na celu ograniczenie i naprawienie negatywnych skutków naruszenia.

9. Podmiot przetwarzający dokumentuje wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych powierzonych mu przez NCBR w tym okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze, jak również udostępnia tę dokumentację na żądanie NCBR.

10. Podmiot przetwarzający ponosi odpowiedzialność za działania swoich pracowników i innych osób, przy pomocy których przetwarza powierzone dane osobowe, jak za własne działania i zaniechanie.

11. Podmiot przetwarzający odpowiada za szkody spowodowane przetwarzaniem danych osobowych w sposób naruszający przepisy RODO, jeśli nie dopełnił obowiązków nałożonych na niego przez RODO lub gdy działał niezgodnie ze zgodnymi z prawem instrukcjami NCBR lub wbrew tym instrukcjom.

12. Podmiot przetwarzający ma obowiązek współdziałać z NCBR na jego żądanie w zakresie ustalenia przyczyn szkody wyrządzonej osobie, której dane dotyczą, jak również zapewnia, że obowiązek ten będzie wypełniać bezpośrednio dalszy przetwarzający w stosunku do NCBR.

13. W razie stwierdzenia przez NCBR istnienia po stronie Podmiotu przetwarzającego uchybień w zakresie realizacji niniejszej Umowy prowadzących do naruszenia bezpieczeństwa powierzonych do przetwarzania danych osobowych, NCBR uprawnione będzie do:

a) żądania niezwłocznego usunięcia uchybień;

b) rozwiązania niniejszej umowy oraz Umowy głównej bez zachowania okresu wypowiedzenia.

14. W przypadku, gdy NCBR zapłaci odszkodowanie za całą wyrządzoną szkodę spowodowaną przetwarzaniem, ma prawo żądania od Podmiotu przetwarzającego

zwrotu części odszkodowania odpowiadającej części szkody, za którą ponosi on

odpowiedzialność.

15. Każda ze stron odpowiada za szkody wyrządzone drugiej stronie oraz osobom trzecim w związku z powierzeniem przetwarzania danych, zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego, z zastrzeżeniem postanowień RODO wskazanych powyżej.

§ 6

1. Strony zgodnie postanawiają, że NCBR uprawniony będzie do dokonywania kontroli prawidłowości warunków przetwarzania powierzonych na podstawie niniejszej Umowy danych osobowych przez Podmiot przetwarzający, a Podmiot przetwarzający zobligowany będzie do współdziałania z NCBR w celu realizacji powyższego zobowiązania w możliwe szerokim zakresie, tj. w szczególności udostępni NCBR wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia przyjętych obowiązków oraz umożliwi NCBR lub audytorowi upoważnionemu przez NCBR przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji.

2. Termin przeprowadzenia kontroli, o której mowa w ust. 1 zostanie ustalony z Podmiotem przetwarzającym, jednak kontrola nie może odbyć się później niż 5 dni roboczych od przekazania Podmiotowi przetwarzającemu pisemnej informacji.

3. Podmiot przetwarzający na każdy pisemny wniosek NCBR zobowiązany jest do udzielenia pisemnej informacji dotyczącej przetwarzania powierzonych mu danych osobowych, w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku.

4. Po przeprowadzonym audycie przedstawiciel NCBR lub upoważniony przez NCBR przedstawiciel audytora, sporządza protokół pokontrolny, który podpisują przedstawiciele obu Stron. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się w terminie uzgodnionym z NCBR dostosować do zaleceń pokontrolnych zawartych w protokole, mających na celu usunięcie uchybień i poprawę bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.

5. NCBR ma prawo żądania od Podmiotu przetwarzającego składania pisemnych

wyjaśnień dotyczących realizacji niniejszej Umowy.

6. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest zapewnić w umowie z dalszym przetwarzającym, możliwość przeprowadzenia przez Podmiot przetwarzający audytu zgodności przetwarzania danych osobowych na zasadach określonych w niniejszej Umowie.

7. Koszty przeprowadzenia audytu ponosi podmiot, który zlecił przeprowadzenia audytu, bez prawa do żądania zwrotu takich kosztów ani zapłaty dodatkowego wynagrodzenia.

§ 7

1. Zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. e RODO, biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, Podmiot przetwarzający w miarę możliwości pomaga NCBR poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania

osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do wsparcia NCBR w zakresie realizacji

następujących praw podmiotów danych:

a. Obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 i 14 RODO,

b. Prawa dostępu do danych osobowych,

c. Prawa do sprostowania danych osobowych,

d. Prawa do usunięcia danych osobowych,

e. Prawa do ograniczenia przetwarzania,

f. Obowiązku informowania o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych lub o ograniczeniu przetwarzania,

g. Prawa do przenoszenia danych osobowych,

h. Prawa do sprzeciwu,

i. Kwestii związanych z prawem do niepodlegania zautomatyzowanemu przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowaniu.

3. W przypadku otrzymania żądania od NCBR w zakresie uzyskania wsparcia w związku z realizacją praw wymienionych w ust. 2 Podmiot przetwarzający w terminie 5 dni od otrzymania żądania poinformuje NCBR o wykonaniu żądania.

4. Jeżeli Podmiot przetwarzający nie jest w stanie zrealizować żądania, o którym mowa w ust. 2, jest on zobowiązany do przygotowania i przekazania wyjaśnień opisujących przyczyny, dla których nie zrealizował żądania NCBR.

§ 8

Powierzenie przetwarzania trwa przez czas obowiązywania Umowy głównej.

§ 9

1. Zmiana niniejszej Umowy nastąpić może wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem

nieważności.

2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie zastosowanie mają odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego, RODO oraz innych obowiązujących przepisów z zakresu ochrony danych osobowych.

3. Podmiot przetwarzający nie może przenieść praw i obowiązków wynikających

z niniejszej umowy bez pisemnej zgody NCBR.

4. Podmiot przetwarzający oświadcza, że znane są mu sankcje przewidziane za naruszenie obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych przewidziane w RODO. Jeżeli w wyniku naruszenia przez Xxxxxxx przetwarzający przepisów RODO oraz

niniejszej Umowy, NCBR zobligowany będzie do zapłaty kary pieniężnej lub odszkodowania, Podmiot przetwarzający zobowiązuje się zwrócić NCBR wszelkie poniesione z tego tytułu koszty i wydatki.

5. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla

Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy2.

6. Umowę sporządzono i podpisano elektronicznie, Strony uprawnione są do druku dowolnej liczby egzemplarzy Umowy.

7. Integralną część Umowy stanowi załącznik:

1) Załącznik nr 1: wzór zgody

……………………………………………. …………………………………………….

NCBR Podmiot przetwarzający

2 Postanowienia ust. 5 lub ust. 6 są do wyboru, w zależności od formy zawarcia Umowy.

Załącznik nr 1

Pisemna zgoda administratora danych na korzystanie przez podmiot przetwarzający

z usług dalszych przetwarzających

Działając w imieniu NCBR zgodnie z § 4 ust. 1 Umowy powierzenia oraz dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych z dnia …, niniejszym wyrażam zgodę na korzystanie przez Podmiot przetwarzający z usług dalszych przetwarzających na podstawie ww. Umowy.

W imieniu NCBR

………………………………………. podpis, pieczątka, data

Załącznik nr 8 do Umowy

	PROCESY WSPARCIA	Numer: PW_3.6.5-2 Wydanie: 3 Data: luty 2021 Strona/stron: 32/9
	3.6 ZARZĄDZANIE BEZPIECZEŃSTWEM 3.6.5 SYSTEM ZARZĄDZANIA BEZPIECZEŃSTWEM INFORMACJI
Wytyczne dotyczące wymagań w zakresie bezpieczeństwa informacji dla wykonawców zewnętrznych realizujących prace zlecone przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju
Opracował: Xxxxxxxx Xxxx	Sprawdził*: Xxxxxxxx Xxxxxxx	Xxxxxxxxxxx: Xxxxxxxx
Ekspert wsparcia DB	Dyrektor DB	Kamieniecki
/podpisano elektronicznie/	Pełnomocnik ds. SZBI	Dyrektor Centrum
	/podpisano elektronicznie/	/podpisano elektronicznie/
	Sprawdził**: Xxxxxx Xxxx
	Xxxxxxx specjalista wsparcia BSR-
	SDP
	/podpisano elektronicznie/
Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej. Niniejszy dokument jest aktualny w dniu wydruku. Użytkownik egzemplarza jest zobowiązany do śledzenia zmian w dokumencie po terminie wydruku.

Spis treści

1. Cel 2

2. Zakres 2

3. Postanowienia ogólne 2

4. Nadawanie, zmiana bądź odebranie uprawnień 3

5. Metody i środki uwierzytelniania 4

6. Dostęp zdalny 5

7. Zasady zabezpieczeń stacji roboczych 7

8. Stosowanie zabezpieczeń kryptograficznych 7

9. Reagowanie na incydenty 8

10. Postanowienia końcowe 9

11. Załączniki 9

1. Cel

Celem dokumentu jest określenie minimalnych wymagań w zakresie bezpieczeństwa

informacji,

w posiadanie których wejdzie wykonawca zewnętrzny w trakcie realizacji zleconych prac na rzecz Narodowego Centrum Badań i Rozwoju (dalej: „Centrum”).

2. Zakres

Zapisy niniejszego dokumentu:

1. powinni uwzględniać pracownicy uczestniczący w procesie udzielenia zamówienia lub nawiązania współpracy na podstawie innej formy cywilnoprawnej na usługę/zamówienie związane z przetwarzaniem informacji;

2. powinni stosować wszyscy wykonawcy zewnętrzni realizujący prace na rzecz Centrum,

związane z przetwarzaniem informacji;

3. należy stosować we wszystkich umowach z wykonawcami zewnętrznymi, których przedmiot jest związany z ochroną informacji.

Dokument „Regulamin ochrony informacji dla wykonawcy NCBR” wersja 2 z dnia 31.07.2019

x. zostaje zastąpiony niniejszymi Wytycznymi.

!

3. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy dokument:

1) określa zakres obowiązków i odpowiedzialności wykonawców zewnętrznych

w zakresie bezpieczeństwa informacji;

2) obejmuje swoim zakresem wszystkich użytkowników wykonawców zewnętrznych, mających dostęp do systemów informatycznych (dalej jako: „System Informatyczny NCBR”) oraz informacji przetwarzanych na rzecz Centrum.

2. Wykonawca zewnętrzny przed podjęciem prac na rzecz Centrum, które wiążą się z przetwarzaniem informacji lub dostępem do Systemu Informatycznego NCBR powinien spełnić wymagania zawarte w niniejszym dokumencie.

3. Przed rozpoczęciem przetwarzania informacji należących do Centrum wykonawca

zewnętrzny powinien spełnić następujące warunki:

1) podpisać umowę o zachowaniu poufności, której wzór określa załącznik nr 2;

2) w przypadku przetwarzania danych osobowych podpisać umowę powierzenia lub dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych, przygotowaną na wzorze Centrum;

3) w przypadku udostępnienia danych osobowych podpisać umowę udostępnienia

danych osobowych przygotowaną na wzorze Centrum.

4. Szczegółowe zasady powierzenia bądź udostępnienia danych osobowych wykonawcy zewnętrznemu zostały określone w Polityce Bezpieczeństwa Danych Osobowych NCBR (zasady weryfikacji, wzory).

5. Pracownicy wykonawcy zewnętrznego realizujący na rzecz Centrum prace w ramach zawartej umowy mogą przebywać na terenie Centrum pod nadzorem pracownika Centrum lub pracowników ochrony obiektu.

6. W przypadku, gdy zlecenie będzie wykonywane po godzinach pracy Centrum lub w dni wolne od pracy, kierownik komórki organizacyjnej Centrum (dalej jako: „kierownik KO”) bezpośrednio odpowiedzialny za wykonywane zlecenie musi zgłosić ten fakt do Działu Administracji i Zakupów (dalej jako: „DAZ”), który wystawia zlecenie na wykonanie prac i przekazuje informację o terminie i zakresie wykonywanych prac do administracji obiektu oraz zawiadamia ochronę obiektu.

7. W zleceniu należy podać:

1) nazwę wykonawcy zewnętrznego;

2) zakres wykonywanej pracy;

3) termin wykonania (data, godzina);

4) imię nazwisko oraz numer dokumentu tożsamości pracowników wykonawcy

zewnętrznego wykonujących prace;

5) imię nazwisko oraz numer telefonu osoby nadzorującej prace ze strony Centrum;

6) numery rejestracyjne pojazdów – w przypadku konieczności wyrażenia zgody na ich wjazd na parking.

8. Klucze do pomieszczeń wydaje pracownik DAZ.

4. Nadawanie, zmiana bądź odebranie uprawnień

1. W przypadku konieczności dostępu wykonawców zewnętrznych do Systemu Informatycznego NCBR zakres uprawnień przydziela się adekwatnie do przedmiotu zawartej umowy oraz zakresu powierzonych/udostępnionych danych osobowych (jeśli takie powierzenie/udostępnienie ma miejsce).

2. Osoba ze strony wykonawcy zewnętrznego, wskazana w umowie jako odpowiedzialna za jej realizację, powinna:

1) przekazać do Centrum listę użytkowników wykonawcy zewnętrznego mających mieć dostęp do Systemu Informatycznego NCBR wraz ze wskazaniem wymaganych uprawnień;

2) na bieżąco aktualizować listę użytkowników wykonawcy zewnętrznego, o której mowa powyżej.

3. Rejestrowanie i wyrejestrowanie użytkowników zewnętrznych z Systemu Informatycznego NCBR oraz nadawanie, zmiana i odebranie uprawnień jest realizowane przez pracowników Działu Systemów Informatycznych (dalej jako: „DSI”).

4. Z wnioskiem do DSI o nadanie, zmianę i odebranie uprawnień do Systemu Informatycznego NCBR występuje kierownik KO lub pracownik przez niego wyznaczony odpowiedzialny za realizację umowy z wykonawcą zewnętrznym.

5. Zakres uprawnień musi być uzgodniony z Inspektorem Ochrony Danych (dalej jako:

„IOD”).

6. Podczas rejestracji użytkownika zewnętrznego nadawany jest unikalny identyfikator użytkownika (login) oraz ustawiane jest hasło tymczasowe niezbędne do logowania po raz pierwszy do Systemu Informatycznego NCBR.

7. Kierownik KO lub pracownik przez niego wyznaczony odpowiedzialny za realizację

umowy z wykonawcą zewnętrznym informuje wskazane przez wykonawcę zewnętrznego

osoby o nadaniu, zmianie i odebraniu uprawnień oraz o przydzielonych danych

uwierzytelniających do Systemu Informatycznego NCBR.

5. Metody i środki uwierzytelniania

1. Dostęp do Systemu Informatycznego NCBR jest możliwy wyłącznie poprzez podanie prawidłowego identyfikatora (loginu) i hasła przyznanego użytkownikowi podczas procesu nadawania uprawnień.

2. Polityka haseł dostępu użytkowników wykonawcy zewnętrznego do Systemu Informatycznego NCBR podlega następującym zasadom:

1) hasło składa się z minimum 8 znaków;

2) hasło musi spełniać warunek złożoności polegający na występowaniu w nim: wielkiej i małej litery, oraz cyfry lub znaku specjalnego (np. !@#);

3) rekomenduje się korzystanie z managerów haseł w celu stworzenia silnego hasła dostępowego;

4) hasło musi być zmieniane nie rzadziej niż raz na 30 dni;

5) kolejne hasła muszą być różne (zapamiętywanych jest minimum 6 ostatnich haseł);

6) hasła należy przechowywać w sposób gwarantujący ich poufność;

7) zabrania się udostępniania haseł innym osobom;

8) zabrania się tworzenia haseł na podstawie:

a) cech i numerów osobistych (np. dat urodzenia, imion itp.),

b) sekwencji klawiszy klawiatury (np. qwerty, 12qwaszx),

c) identyfikatora użytkownika;

9) zabrania się tworzenia haseł łatwych do odgadnięcia;

10) logowanie anonimowe jest zabronione;

11) uwierzytelnienie następuje wyłącznie po podaniu zgodnego hasła i powiązanego

z nim identyfikatora (loginu);

12) w przypadku pierwszego logowania użytkownik ma obowiązek zmiany hasła

tymczasowego na właściwe, na znane tylko sobie;

13) w przypadku systemów, które nie wymuszają automatycznie cyklicznej zmiany hasła

oraz

nie kontrolują jego złożoności, obowiązkiem użytkownika jest zmiana hasła zgodnie z niniejszymi zasadami;

14) użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za utworzenie hasła i jego bezpieczne przechowywanie;

15) hasła nie mogą być ujawniane w sposób celowy lub przypadkowy oraz powinny być

znane wyłącznie użytkownikowi;

16) hasła nie powinny być przechowywane w formie dostępnej dla osób

nieupoważnionych:

a) w plikach,

b) na kartkach papieru w miejscach dostępnych dla osób trzecich,

c) w skryptach,

d) w innych zapisach elektronicznych i papierowych, które byłyby dostępne dla osób trzecich.

3. W przypadku podejrzenia ujawnienia haseł osobie nieupoważnionej, hasła muszą być natychmiast zmienione przez użytkownika, a fakt ten zgłoszony pracownikowi Centrum odpowiedzialnemu

za realizację umowy.

4. Hasło utrzymuje się w tajemnicy również po upływie jego ważności.

5. Zmiany hasła dokonuje użytkownik (w przypadku, gdy użytkownik zapomniał hasła, DSI ustawia hasło tymczasowe użytkownikowi z wymuszeniem jego zmiany podczas pierwszego logowania).

6. Hasła nie powinny być przekazywane ani przesyłane za pomocą telefonu, faksu ani poczty e-mail w formie jawnej.

6. Dostęp zdalny

1. DSI prowadzi wykaz osób i wykonawców zewnętrznych posiadających zdalny dostęp do zasobów Systemu Informatycznego NCBR.

2. Zdalny dostęp wykonawców zewnętrznych, możliwy jest tylko po spełnieniu warunków wymienionych w niniejszym dokumencie.

3. Zdalny dostęp wykonawców zewnętrznych realizowany jest za pomocą systemu do zarządzania kontami uprzywilejowanymi, a sesje związane ze zdalnym dostępem są nagrywane.

4. Zdalnego dostępu udziela się na zasadach i na czas określony zapisami umowy z

wykonawcą zewnętrznym.

5. Kierownik KO lub pracownik przez niego wyznaczony odpowiedzialny za realizację umowy z wykonawcą zewnętrznym wnioskuje do DSI o umożliwienie dostępu zdalnego użytkownikom zewnętrznym.

6. Zakres zdalnego dostępu może zostać ograniczony lub zwiększony po przeanalizowaniu potrzeb określonych zapisami umowy z wykonawcą zewnętrznym.

7. W ramach zdalnego dostępu do zasobów Systemu Informatycznego NCBR zabrania się

wykonawcy zewnętrznemu:

1) trwale usuwać dane;

2) przeprowadzać jakiekolwiek operacje na dyskach mogące prowadzić do ich uszkodzenia lub utraty danych, w szczególności ich formatowania.

8. Dla środowisk produkcyjnych (oddanych do eksploatacji) wykonawca zewnętrzny realizujący zdalne prace w Systemie Informatycznym NCBR, przed przystąpieniem do nich przedstawia, wraz z oceną ryzyka, zakres zaplanowanych czynności.

9. Przedstawiciel wykonawcy zewnętrznego, przystępując do czynności, które w konsekwencji mogą doprowadzić do zniszczenia danych, musi poinformować przedstawiciela Centrum, wskazanego w umowie, o możliwym ryzyku i dopiero po uzyskaniu akceptacji rozpocząć prace.

10. Pracownik Centrum przed przekazaniem wykonawcy zewnętrznemu informacji na temat zgody lub jej braku konsultuje się z DSI oraz Działem Bezpieczeństwa (dalej jako: „DB”), a jeśli dotyczy to danych osobowych także z IOD.

11. Akceptacja lub odmowa wykonania czynności objętych ryzykiem utraty danych wymaga zachowania drogi służbowej, np. wysłania informacji w postaci e-mail.

12. Scenariusz zaplanowanych do wykonania prac w środowisku produkcyjnym powinien

zawierać nw. informacje:

1) kto będzie prowadził prace;

2) kiedy prace będą prowadzone;

3) przewidywany czas trwania prowadzonych prac;

4) zakres wykonywanych prac;

5) informację czy wymagana jest przerwa w pracy użytkowników Centrum;

6) potencjalne ryzyka związane z podejmowanymi czynnościami.

13. Wykonywanie prac polegających na standardowej obsłudze serwisowej lub prac nad rozwojem Systemu Informatycznego NCBR będącego w fazie wdrażania nie wymaga każdorazowego ustalenia z Centrum warunków realizacji wykonywanych czynności.

14. Zabrania się wykonawcy zewnętrznemu podejmowania jakichkolwiek czynności zmierzających

do penetrowania zasobów teleinformatycznych Centrum, chyba, że czynności te dotyczą realizacji umowy, której przedmiot obejmuje przeprowadzenie testów bezpieczeństwa, testów penetracyjne, itp.

15. Każdorazowe przeprowadzanie przez wykonawcę zewnętrznego testów bezpieczeństwa

lub testów penetracyjnych wymaga uzyskania zgody DSI oraz DB.

16. DSI ogranicza zasoby dostępne dla sesji zdalnej do niezbędnego minimum, chyba, że wymagałoby to rozległej ingerencji w konfigurację urządzeń dostępowych.

17. DSI ustala wymagane zasoby zdalnego dostępu dla wykonawcy zewnętrznego.

18. Wykonawca zewnętrzny zobowiązuje się do wykorzystywania tylko i wyłącznie uzgodnionych zasobów informatycznych, nawet, jeśli dostępne są inne niż wymagane do realizacji zlecenia.

19. Na potrzeby realizacji zapisów umowy DSI może udzielić zdalnego dostępu do nw.

środowisk:

1) testowych;

2) produkcyjnych;

3) szkoleniowych.

20. Zdalny dostęp do sieci Centrum dla wykonawców zewnętrznych możliwy jest tylko po podaniu adresów IP, które będą specjalnie dedykowane do pracy w systemach Centrum.

21. Zabrania się wykonywania zdalnego dostępu z komputerów dostępnych publicznie np. kafejki internetowe, dworce, restauracje, bezprzewodowe sieci miejskie.

7. Zasady zabezpieczeń stacji roboczych

Do Systemu Informatycznego NCBR mogą być podłączane wyłącznie komputery i urządzenia

zgodne z minimalnymi wymaganiami bezpieczeństwa, w szczególności:

1) system operacyjny posiada zainstalowane wszystkie dostępne aktualizacje

zabezpieczeń;

2) w systemie operacyjnym zainstalowany jest system antywirusowy a jego sygnatury

są aktualne;

3) w systemie operacyjnym firewall jest uruchomiony i posiada właściwą konfigurację;

4) zainstalowane na komputerze oprogramowanie pochodzi z zaufanych źródeł;

5) oprogramowanie jest zainstalowane zgodnie z postanowieniami umowy licencyjnej;

6) oprogramowanie nie narusza praw autorskich;

7) oprogramowanie nie narusza innych praw podmiotów trzecich.

8. Stosowanie zabezpieczeń kryptograficznych

1. W celu ochrony poufności przechowywanych oraz przesyłanych danych stosuje się

zabezpieczenia kryptograficzne.

2. Zabezpieczenia kryptograficzne należy stosować:

1) na dyskach twardych komputerów, w tym zwłaszcza komputerów przenośnych;

2) na pendrive’ach i innych nośnikach danych;

3) na nośnikach kopii zapasowych;

4) na urządzeniach mobilnych;

5) w tunelach VPN;

6) w poczcie elektronicznej.

3. Zakres stosowanych rozwiązań kryptograficznych powinien obejmować minimum dane znajdujące się na nośnikach, które objęte są ochroną ze względu na wymagania związane z utrzymaniem poziomu poufności.

4. Poziom bezpieczeństwa dla rozwiązań kryptograficznych powinien obejmować:

1) kontrolę transmisji danych wykonywanych w sieci przez użytkowników;

2) szyfrowanie dysków twardych komputerów (RC5-1024 i AES-256);

3) szyfrowanie nośników przenośnych (wymiennych) (AES-256);

4) zarządzane w konsoli zarządzania regułami i politykami;

5) możliwość odzyskania z poziomu administratora hasła i danych;

6) integrację z domeną lub kontem użytkownika w systemie operacyjnym.

9. Reagowanie na incydenty

1. Każde naruszenie bezpieczeństwa informacji należy każdorazowo zgłaszać:

1) do DB oraz do wiadomości do DSI w formie wiadomości e-mail za potwierdzeniem odbioru na adres: [xxxxxxxx@xxxx.xxx.xx oraz do wiadomości xxxxx://xxxx.xxxx- local.lan/servicedesk/customer/portals], z tematem wiadomości „Naruszenie bezpieczeństwa informacji”;

2) do IOD jeżeli naruszenie dotyczy przetwarzania danych osobowych w formie wiadomości e-mail za potwierdzeniem odbioru na adres: [xxx@xxxx.xxx.xx] z tematem wiadomości „Naruszenie ochrony danych osobowych”.

2. W sytuacji gdy DB potwierdzi, że zdarzenie stanowi incydent naruszenia bezpieczeństwa informacji (dalej jako: „Incydent bezpieczeństwa”) wnioskuje do DSI o natychmiastowe odebranie uprawnień użytkownikom wykonawcy zewnętrznego, jednocześnie informując o tym fakcie osobę wskazaną do kontaktu ze strony wykonawcy zewnętrznego w zawartej umowie.

3. W przypadku potwierdzonego Incydentu bezpieczeństwa DB wspólnie z DSI kontaktuje się z przedstawicielem wykonawcy zewnętrznego celem zabezpieczenia śladów tego naruszenia (np. logi systemowe).

4. W szczególnych sytuacjach, potwierdzonego incydentu bezpieczeństwa Pełnomocnik ds. SZBI informuje organy ścigania oraz inne uprawnione podmioty (urzędy) o zaistniałej sytuacji.

W przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych należy stosować Politykę Bezpieczeństwa Danych Osobowych NCBR.

5. DSI we współpracy z DB oraz uprawnionymi pracownikami wykonawcy zewnętrznego usuwają skutki naruszenia bezpieczeństwa oraz wprowadzają dodatkowe zabezpieczenia (np. zmieniają konfigurację, itp.).

6. Każdy incydent bezpieczeństwa odnotowywany jest w rejestrze incydentów Centrum.

7. DB, po otrzymaniu informacji od DSI, na tematu wpływu zaistniałego incydentu na

bezpieczeństwo przygotowuje analizę i wydaje rekomendacje.

10. Postanowienia końcowe

1. Za nadzór nad przestrzeganiem postanowień niniejszego dokumentu odpowiada:

1) ze strony wykonawcy zewnętrznego – uprawniony przedstawiciel tego podmiotu;

2) ze strony Centrum – kierownik KO lub pracownik wskazany przez niego w umowie podpisanej z zewnętrznym wykonawcą.

2. W zakresie spraw związanych z bezpieczeństwem informacji nieuregulowanych w niniejszym dokumencie, obowiązują przepisy prawne.

3. Wszelkie projekty dokumentów wdrażające nowe, zmianę lub wycofanie obowiązujących uregulowań w zakresie związanym z bezpieczeństwem informacji wymagają uzgodnienia z Pełnomocnikiem ds. SZBI.

11. Załączniki

• Załącznik nr 1 – wzór umowy o zachowaniu poufności informacji.

Załącznik nr 9 do Umowy

UMOWA O ZACHOWANIU POUFNOŚCI INFORMACJI

(zwana dalej „Umową”)

zawarta w dniu […] w […] pomiędzy:

Narodowym Centrum Badań i Rozwoju z siedzibą w Xxxxxxxxx (00-000 Xxxxxxxx), adres: xx. Xxxxxxxxxxx 00x, działającym na podstawie ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 roku o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju, posiadającym REGON: 141032404 oraz NIP: 000- 000-00-00, zwanym dalej „Centrum” lub „Stroną ujawniającą” reprezentowanym przez:

……………………………………………… a

Panią/Panem ………………………. zamieszkałą/zamieszkałym w… (…-

…), przy ul. …….., posiadającą/posiadającym PESEL: ,

legitymującą/legitymującym się dowodem osobistym serii: …. numer ….., wydanym przez:

…………………., ważnym do: , prowadzącą/prowadzącym działalność

gospodarczą pod firmą „…………………………………….”, przy ul. ,

posiadającą/posiadającym NIP: ………………….. oraz REGON: ,

zwaną/zwanym dalej „Odbiorcą Informacji Poufnych” lub „Odbiorcą”

(wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Odbiorcy stanowi

Załącznik nr 1 do Umowy) lub

………………………………… z siedzibą w ……………, adres: ul. …………….., (…-…) wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy w ………………., …. Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: …………, posiadającą NIP: …………………. oraz REGON:

…………………., kapitał zakładowy w wysokości: ……………………., opłacony w całości, zwanym dalej „Odbiorcą Informacji Poufnych” lub „Odbiorcą”, reprezentowanym przez: Panią/a ………………………………………

(wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców KRS Odbiorcy stanowi Załącznik nr 1 do Umowy)

lub

………………………. z siedzibą w ………………………., adres: ul. , (…-

…), wpisanym do Rejestru Instytutów Naukowych Polskiej Akademii Nauk pod numerem rejestru …………….., NIP: ………………., REGON: ,

zwanym dalej „Odbiorcą Informacji Poufnych” lub „Odbiorcą”, reprezentowanym przez:

Panią/a ………………………………………

działającą/ego na podstawie pełnomocnictwa nr ……………… z dnia ………………………

(wydruk z Rejestru Instytutów Naukowych oraz kopia pełnomocnictwa do reprezentowania

Odbiorcy stanowią załącznik nr 1 do Umowy), lub

……………………………… z siedzibą w ……………….. adres: ul. …………………, (…-…) wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy w

………………., …. Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS:

………………, posiadającym NIP: …………………. zwanym dalej „Odbiorcą Informacji Poufnych” lub „Odbiorcą”, reprezentowanym przez:

Panią/a ………………………………………

działającą/ego na podstawie pełnomocnictwa nr ……………… z dnia ………………………

(wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców KRS Odbiorcy stanowi Załącznik nr 1 do Umowy)

lub

………………………… z siedzibą w ………………………, adres: ul. ,

…-… ……………, wpisaną do Rejestru Instytucji Szkolnictwa Wyższego prowadzonego w ramach systemu POLon pod numerem rejestru ………………., NIP: , zwanym

dalej „Odbiorcą Informacji Poufnych” lub „Odbiorcą”, reprezentowanym przez:

Panią/a ………………………………………

działającą/ego na podstawie pełnomocnictwa nr ……………… z dnia ………………………

(wydruk z Rejestru Instytucji Szkolnictwa Wyższego systemu POLon Odbiorcy oraz kopia

pełnomocnictwa do reprezentowania Odbiorcy stanowią załącznik nr 1 do Umowy) lub

…………………………………… z siedzibą w ……………, adres: ul. …………….., …-…

……………, wpisanym do Rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i

zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej, prowadzonego w ramach Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy w ………………., …. Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS ,

NIP: ………………., REGON: ………………………, zwanym dalej „Odbiorcą Informacji Poufnych” lub „Odbiorcą” reprezentowanym przez:

Panią/a ………………………………………

działającą/ego na podstawie pełnomocnictwa nr ……………… z dnia ………………………

(wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z rejestru KRS Odbiorcy Informacji Poufnych oraz kopia pełnomocnictwa do reprezentowania Odbiorcy stanowią załącznik nr 1 do Umowy)

zwanymi dalej łącznie „Stronami” a pojedynczo „Stroną”.

Preambuła

Zważywszy, że celem Stron jest uregulowanie wzajemnych stosunków w zakresie przekazywania przez Centrum informacji poufnych do Odbiorcy w związku z wykonywaniem umowy dotyczącej …………….. (dalej jako „Umowa główna”) oraz zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony takich informacji, Strony zgodnie postanawiają, co następuje:

§ 1.

1. Przedmiotem Umowy jest zobowiązanie się przez Odbiorcę do zachowania poufności

i nieujawniania jakichkolwiek informacji przekazywanych przez Centrum i pozyskanych

w trakcie realizacji Umowy głównej, niezależnie od formy ich uzyskania, bez konieczności ich oznaczenia przez Centrum jako poufne w chwili udostępnienia (dalej jako: „Informacje Poufne”).

2. W szczególności, do Informacji Poufnych zaliczane będą wszelkie informacje i dokumenty o charakterze technicznym, technologicznym, handlowym, organizacyjnym lub związane z działalnością Centrum oraz wszelkie inne informacje posiadające ekonomiczną/gospodarczą wartość, które nie są powszechnie znane.

3. Odbiorca zobowiązuje się do:

1) zachowania w tajemnicy wszelkich informacji przekazywanych w związku z wykonywaniem Umowy głównej, jak i wszelkich informacji zebranych w trakcie negocjacji poprzedzających jej zawarcie, niezależnie od formy w jakiej zostały przekazane;

2) ujawnienia Informacji Poufnych wyłącznie osobom, którymi się posługuje lub którym powierza wykonanie Umowy głównej w celu i w zakresie niezbędnym do jej wykonania;

3) poinformowania osób, o których mowa w § 1 ust. 3 pkt 2 Umowy, o poufnym charakterze informacji, pouczenia w sprawie ich traktowania jako poufnych oraz odebrania od nich oświadczenia, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do Umowy;

4) niewykorzystywania, niekopiowania, niepowielania, nierozpowszechniania jakiejkolwiek Informacji Poufnej lub jej części, za wyjątkiem przypadków gdy jest to niezbędne dla wykonania Umowy głównej.

4. Nie stanowią Informacji Poufnej informacje:

1) które są dostępne publicznie lub staną się publicznie dostępne w inny sposób niż

poprzez naruszenie obowiązku zachowania poufności;

2) które w momencie ujawnienia były już w posiadaniu Odbiorcy lub jego pracownika, członka organu lub doradcy, pod warunkiem, iż nie zostały objęte obowiązkiem zachowania poufności oraz że zostały one uzyskane bez naruszenia prawa;

3) które zostały otrzymane od stron trzecich zgodnie z prawem i bez naruszenia jakiegokolwiek zobowiązań do zachowania poufności;

4) w stosunku, do których Centrum oświadczy na piśmie, że nie uznaje ich za Informacje Poufne.

5. Nie stanowi naruszenia Informacji Poufnej ujawnienie dokonane zgodnie z wymogami prawa, w tym na wniosek lub wezwanie uprawnionych sądów lub organów, w zakresie i w granicach dozwolonych prawem, na podstawie postanowienia lub wezwania sądu lub decyzji administracyjnej albo w celu dochodzenia roszczeń. Przed ujawnieniem informacji zgodnie ze zdaniem poprzednim, Odbiorca powiadomi Centrum pisemnie o otrzymaniu takiego wniosku lub wezwania, określając formę i cel ujawnienia, chyba że przekazanie takiej wiadomości jest zabronione na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Gdyby uprzednie powiadomienie Centrum o otrzymaniu wniosku lub wezwania nie było w okolicznościach sprawy możliwe, Odbiorca powiadomi Centrum niezwłocznie po ustaniu okoliczności uniemożliwiających powiadomienie.

6. Ujawnienie Informacji Poufnych osobie trzeciej jest dopuszczalne wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Centrum i na warunkach przez Centrum określonych.

7. Odbiorca ponosi wobec Strony ujawniającej odpowiedzialność za naruszenie obowiązków

w zakresie zachowania w tajemnicy Informacji Poufnych, również w przypadku, gdy

naruszenie jest dokonane przez osobę trzecią, o której mowa w § 1 ust. 3 pkt 2 Umowy, za której działania lub zaniechania Odbiorca odpowiada jak za własne.

8. Odbiorca zapewnia, że dysponuje właściwymi zabezpieczeniami umożliwiającymi ochronę Informacji Poufnych przed dostępem i bezprawnym ich wykorzystaniem przez osoby nieuprawnione.

9. W zakresie możliwości posługiwania się osobami trzecimi lub powierzania im wykonania Umowy głównej, wiążące dla Stron są jej postanowienia.

§ 2.

Dla uniknięcia wątpliwości Strony potwierdzają, iż Umowa nie skutkuje przeniesieniem jakiegokolwiek prawa do Informacji Poufnych na Odbiorcę uzyskującego te informacje.

§ 3.

1. Odbiorca zobowiązuje się do zachowania w poufności Informacji Poufnych oraz wykorzystania Informacji Poufnych wyłącznie dla celów realizacji Umowy głównej oraz do podjęcia w stosunku do Informacji Poufnych co najmniej takich środków ostrożności oraz takich samych środków zabezpieczających, jak te podejmowane w stosunku do własnych informacji poufnych.

2. Odbiorca zobowiązuje się do przechowywania Informacji Poufnych w bezpiecznym środowisku oraz zobowiązuje się nie kopiować, nie powielać, ani w jakikolwiek inny sposób nie utrwalać i nie rozpowszechniać Informacji Poufnych lub ich części, z wyjątkiem przypadków wewnętrznego użytku, gdy jest to niezbędne dla celów realizacji Umowy głównej.

3. W przypadku, gdy przekazywane Informacje Poufne będą stanowić informacje chronione przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa, Odbiorca zobowiązuje się do przestrzegania stosownych regulacji prawnych w zakresie ochrony takich informacji.

4. Odbiorca oświadcza, że jest świadomy zagrożeń dotyczących bezpieczeństwa związanych z przesyłaniem informacji pocztą elektroniczną lub z użyciem Internetu, oraz że będzie odpowiedzialny za ochronę w zakresie informacji przesyłanych w formie elektronicznej i ochrony przed wirusami oraz za zapewnienie, aby informacje takie nie były kierowane pod niewłaściwy adres.

5. Odbiorca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1000, ze zm.). oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, RODO) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) i zobowiązuje się nie wykorzystywać ani nie przetwarzać w jakikolwiek sposób danych osobowych, do których uzyska dostęp w wyniku realizacji współpracy dla celów innych niż wykonywanie Umowy głównej .

6. Odbiorca ponosi pełną i wyłączną odpowiedzialność za będące następstwem jego zachowań szkody wyrządzone niezgodnym z Umową przetwarzaniem danych osobowych, w szczególności szkody wyrządzone utratą, niewłaściwym przechowywaniem lub posłużeniem się dokumentami, które są nośnikiem danych osobowych.

7. W przypadku, gdy Odbiorca wykonuje Umowę główną przy udziale osób trzecich, z zastrzeżeniem § 1 ust. 9 Umowy, postanowienia poprzedzających ustępów rozciągają się także na te osoby, przy czym Odbiorca ponosi pełną i wyłączną odpowiedzialność za działania lub zaniechania osób, którymi się posługuje lub którym powierza wykonanie powyższej umowy, jak za działania lub zaniechania własne.

§ 4.

Umowa obowiązuje przez cały okres obowiązywania Umowy głównej, jak również przez okres

10 lat po jej wykonaniu albo wygaśnięciu lub 10 lat po jej rozwiązaniu, odstąpieniu lub wypowiedzeniu chyba, że powszechnie obowiązujące przepisy prawa przewidują dłuższy termin ochrony.

§ 5.

1. Odbiorca na żądanie Centrum zwróci niezwłocznie wszelkie materiały, dokumenty, inne opracowania (na piśmie, w formie elektronicznej lub innej) oraz zniszczy wszystkie materiały, które zawierają Informacje Poufne i wykasuje z pamięci swoich komputerów, edytorów tekstów i podobnych środków wszystkie materiały stanowiące Informacje Poufne, włączając każdą kopię, w zakresie w jakim pozwala na to konfiguracja systemów teleinformatycznych. Ponadto Odbiorca, bez żądania Centrum, zwróci lub zniszczy materiały, dokumenty, nośniki zawierające Informacje Poufne odpowiednio najpóźniej z upływem okresu, o którym mowa w § 4 Umowy.

2. Na żądanie Strony ujawniającej Odbiorca niezwłocznie dostarczy jej pisemne

oświadczenie potwierdzające dokonanie czynności wskazanych w ust. 1 powyżej.

§ 6.

1. W przypadku naruszenia przez Odbiorcę jakichkolwiek zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy, Centrum będzie miał prawo do żądania natychmiastowego zaniechania naruszenia i usunięcia jego skutków. Wezwanie do zaniechania naruszeń i usunięcia jego skutków powinno być wysłane Odbiorcy w formie pisemnej z wyznaczeniem co najmniej terminu 14 (słownie: czternastu) dni do ustosunkowania się do niego.

2. W przypadku naruszenia przez Odbiorcę obowiązków dotyczących Informacji Poufnych, w tym danych osobowych, Centrum może żądać od Odbiorcy zapłaty kary umownej w wysokości ………………. PLN (słownie: ………………………) za każdy przypadek naruszenia. Odbiorca zobowiązuje się do uregulowania kary w terminie 14 (słownie: czternastu) dni kalendarzowych od dnia doręczenia Odbiorcy wezwania do zapłaty/noty obciążeniowej w formie pisemnej.

3. Centrum zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego.

§ 7.

1. Umowa wchodzi w życie w dniu podpisania jej przez Xxxxxx.

2. Umowa podlega prawu polskiemu.

3. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

4. Strony zgodnie oświadczają, że wszelkie spory powstałe w związku z realizacją niniejszej Umowy będą starały się rozstrzygać w sposób polubowny. W przypadku, gdy Xxxxxx nie osiągną porozumienia w sposób wskazany w zdaniu poprzedzającym, wszelkie spory wynikające w związku z realizacją Umowy zostaną rozstrzygnięte przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Centrum.

5. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla Zamawiającego

i jeden dla Wykonawcy3.

6. Umowę sporządzono i podpisano elektronicznie, Strony uprawnione są do druku dowolnej liczby egzemplarzy Umowy.

7. Integralną część Umowy stanowią:

1) Załącznik nr 1 - wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Odbiorcy/ wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców KRS Odbiorcy/ wydruk z Rejestru Instytutów Naukowych oraz kopia pełnomocnictwa do reprezentowania Odbiorcy/ wydruk z Rejestru Instytucji Szkolnictwa wyższego systemu POLon;

2) Załącznik nr 2 - Oświadczenie o zobowiązaniu do zachowania poufności (Wzór).

………………………………………….. …………………………………………..

Strona ujawniająca Odbiorca Informacji Poufnych

(data i podpis) (data i podpis)

3 Postanowienia ust. 5 lub ust. 6 są do wyboru, w zależności od formy zawarcia Umowy.

/WZÓR/

OŚWIADCZENIE

O ZOBOWIĄZANIU DO ZACHOWANIA POUFNOŚCI

Niniejszym oświadczam, że znana mi jest treść Umowy o zachowaniu poufności informacji z dnia zawartej pomiędzy

………………………………………………………………………………………………… a

…………………………………………………………………………………………………

i wynikające z niej zobowiązania do utrzymywania w tajemnicy ujawnionych Informacji Poufnych oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.

Niniejszym zobowiązuję się jako pracownik (nazwa firmy)/

zleceniobiorca/ Wykonawca* do zachowania w tajemnicy

wszelkich Informacji Poufnych, które zostały mi ujawnione w związku z moim uczestnictwem w wykonywaniu , na warunkach określonych w Umowie o zachowaniu poufności.

Jestem świadomy, że naruszenie powyższych zobowiązań może skutkować odpowiedzialnością cywilną i karną na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

……………………………………….

(data i podpis)

* niepotrzebne skreślić