SPIS TREŚCI

Załącznik nr 2

Reguły prowadzenia kontroli procedur zawierania umów dla zadań objętych projektem

SPIS TREŚCI

1 Rozdział - Postanowienia ogólne 2

2 Rozdział 2 - Zakres kontroli procedury zawierania umów dla zadań objętych projektem 3

2.1. Podrozdział 1 - Zamówienia publiczne objęte zakresem stosowania ustawy Pzp 3

2.2. Podrozdział 2 - Kontrola procedury zawierania umów dla zadań objętych projektem nie objętych zakresem stosowania ustawy Pzp 6

3 Rozdział 3 - Tryb kontroli 7

4 Rozdział 4 – Kontrola zmian w umowach (aneksów) 9

5 Rozdział 5 – Tryb odwoławczy 11

6 Rozdział 6 - Skutki stwierdzenia naruszeń 11

7 Rozdział 7- Plan kontroli 13

8 Rozdział 8 - Metodyka doboru próby 17

8.1. Xxxxxxxxxxx 0 - Xxxxx umów do kontroli planowej 17

8.2. Xxxxxxxxxxx 0 - Xxxxx umów do kontroli doraźnej 18

9 Rozdział 9 - Sprawozdanie z realizacji planu kontroli i kontroli doraźnych 18

1 Rozdział - Postanowienia ogólne

1) Zakres przedmiotowy Załącznika

a) Niniejszy Załącznik określa podstawowe reguły systemu kontroli procedur zawierania umów oraz precyzuje zadania IZ i IP w tym zakresie.

b) Przez procedury zawierania umów dla zadań objętych projektem należy rozumieć:

i. W przypadku umów zawieranych zgodnie z ustawą Pzp - procedurę udzielania zamówień publicznych.

ii. W przypadku umów, których zawieranie nie jest objęte zakresem stosowania ustawy Pzp - działania beneficjenta zmierzające do wyboru wykonawcy oraz zawarcia umowy dla zadania objętego projektem.

c) W przypadku zamówień publicznych, w zakresie nieuregulowanym w niniejszym Załączniku zastosowanie mają „Wytyczne do zasad kontroli w kontekście ustawy Prawo Zamówień Publicznych”, przyjęte 15 grudnia 2006 r. przez Komitet Europejski Rady Ministrów.

d) Reguły zawierania umów dla zadań objętych projektem PO IiŚ są określone w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ, wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego i dostępnych na stronie internetowej xxx.xxx.xxx.xx.

2) Zakres podmiotowy i uprawnienia instytucji

a) Na podstawie Porozumienia w sprawie systemu realizacji PO IiŚ, zawartego pomiędzy IZ i IP, IP jest odpowiedzialna za prowadzenie kontroli procedur zawierania umów dla zadań objętych projektem w ramach PO IiŚ na zasadach określonych w niniejszym Załączniku.

b) Ilekroć w niniejszym Załączniku jest mowa o IP, należy przez to rozumieć także IW/IP II, jeżeli dane zadanie w zakresie kontroli zostało IW/IP II zlecone przez IP zgodnie z uzppr.

c) Ilekroć w niniejszym Załączniku jest mowa o beneficjencie, należy przez to rozumieć także inny niż beneficjent podmiot, upoważniony w umowie o dofinansowanie do zawierania umów dla zadań objętych projektem.

d) W uzasadnionych przypadkach kontrolę procedury zawierania umów może prowadzić także IZ, samodzielnie lub we współpracy z IP. O decyzji o podjęciu kontroli IZ informuje IP.

3) Sposób prowadzenia kontroli

a) Kontrola procedury zawierania umów jest prowadzona ex-ante (przed podpisaniem umowy z wykonawcą) lub ex-post (po podpisaniu umowy z wykonawcą).

b) Czynności kontrolne nie powinny powodować istotnych utrudnień w prowadzeniu procedury zawierania umów przez beneficjenta.

c) Kontrola procedury zawierania umów prowadzona przez IP ma na celu sprawdzenie, czy umowy są zawierane zgodnie z prawem, w szczególności, czy przestrzegane są zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Kontrola prowadzona przez IP powinna koncentrować się na tych aspektach procedury zawierania umów, które zagrażają możliwości uznania wydatków za kwalifikowalne w całości lub części (korekty finansowe).

d) W przypadku umów objętych zakresem stosowania ustawy Pzp, IP, w ramach kontroli ex-ante, może delegować swojego przedstawiciela do prac komisji przetargowej w charakterze członka komisji przetargowej bez prawa głosu lub w charakterze obserwatora.

e) IP określi w Instrukcji Wykonawczej szczegółowe procedury kontroli procedury zawierania umów uwzględniające postanowienia niniejszego Załącznika.

4) Kryteria gotowości do wydania decyzji o udzieleniu dofinansowania, w zakresie procedury zawierania umów

a) IP weryfikuje, czy beneficjent składający wniosek o dofinansowanie projektu spełnia kryteria gotowości w zakresie procedury zawierania umów dla zadań objętych projektem, które zostały określone w Załączniku nr 1 do "Szczegółowego opisu priorytetów PO IiŚ” -, Kryteria wyboru projektu.

b) W związku z możliwością rozpoczęcia procedury zawierania umów dla zadań objętych projektem przed zawarciem umowy o dofinansowanie projektu, IP kontroluje wybrane umowy zgodnie z procedurą kontroli projektów zaawansowanych finansowo lub zakończonych przed podpisaniem umowy o dofinansowanie oraz kontroli przygotowania indywidualnych projektów kluczowych (przed złożeniem wniosku o dofinansowanie), o których mowa w Wytycznych.

2 Rozdział - Zakres kontroli procedury zawierania umów dla zadań objętych projektem

2.1. Podrozdział 1 - Zamówienia publiczne objęte zakresem stosowania ustawy Pzp

1) Kontrola zamówień publicznych odbywa się:

a) ex-ante lub

b) ex-post.

2) W przypadku zamówień, których wartość nie przekracza kwot określonych w art. 169 ust. 2 ustawy Pzp kontrola obejmuje:

a) ex-ante: kontrola SIWZ, projektu ogłoszenia o zamówieniu, zaproszenia do negocjacji lub innych dokumentów przetargowych niezbędnych do przeprowadzenia postępowania w zależności od przyjętego trybu udzielania zamówienia publicznego, w zakresie:

i. kompletności dokumentacji,

ii. zgodności zakresu zamówienia z zakresem przedsięwzięcia określonym we wniosku o dofinansowanie lub decyzji o dofinansowaniu oraz umowie o dofinansowanie projektu oraz kontrola kwalifikowalności wydatków zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ,

iii. prawidłowości ustalenia wartości zamówienia zgodnie z art. 32 ustawy Pzp,

iv. prawidłowości opisu przedmiotu zamówienia. Ocenie powinny podlegać przede wszystkim obiektywizm opisu przedmiotu zamówienia oraz przestrzeganie zasady uczciwej konkurencji, poprzez eliminację zapisów mogących preferować konkretnych wykonawców,

v. istotnych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólnych warunków umowy albo wzoru umowy, jeśli zostały zawarte w dokumentacji,

vi. prawidłowości wyboru trybu udzielenia zamówienia. Kontrola powinna polegać na ocenie spełniania przesłanek zastosowania trybu udzielenia zamówienia (gdy zamawiający wybrał tryb inny niż przetarg nieograniczony lub przetarg ograniczony),

vii. warunków udziału w postępowaniu. Kontrola powinna polegać na ocenie stawianych przez zamawiającego warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Wszelkie postanowienia mogące ograniczać konkurencję lub preferować konkretnych wykonawców powinny być eliminowane,

viii. zamieszczenia w treści ogłoszenia informacji o dofinansowaniu projektu ze środków UE lub zamiarze ubiegania się o dofinansowanie,

ix. po wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego - kontrola jest uzupełniana o weryfikację prawidłowości dokonania ogłoszenia o zamówieniu,

x. protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

b) ex-post – kontrola SIWZ, ogłoszenia o zamówieniu, zaproszenia do negocjacji, umowy i innych dokumentów przetargowych niezbędnych do przeprowadzenia postępowania w zależności od przyjętego trybu udzielania zamówienia publicznego, w zakresie:

i. zgodności zakresu zamówienia z zakresem przedsięwzięcia określonym we wniosku o dofinansowanie lub decyzji o dofinansowaniu oraz umowie o dofinansowanie projektu

oraz kontrola kwalifikowalności wydatków zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ.

ii. zgodności z procedurą udzielania zamówień publicznych – kontrola polega w szczególności na weryfikacji, czy postanowienia zawarte w SIWZ, ogłoszeniu o zamówieniu, zaproszeniu do negocjacji, umowie lub innych dokumentach przetargowych, a także przebieg procesu oceny wykonawców i wyboru ofert nie naruszają ustawy Pzp. Kontrola obejmuje w szczególności weryfikację:

• kompletności dokumentacji,

• prawidłowości ustalenia wartości zamówienia zgodnie z art. 32 ustawy Pzp,

• prawidłowości opisu przedmiotu zamówienia. Ocenie powinny podlegać przede wszystkim obiektywizm opisu przedmiotu zamówienia oraz przestrzeganie zasady uczciwej konkurencji, zwłaszcza pod kątem dokonania sprawdzenia, czy dokumentacja przetargowa nie zawiera zapisów mogących preferować konkretnych wykonawców,

• prawidłowości wyboru trybu udzielenia zamówienia. Kontrola powinna polegać na ocenie spełniania przesłanek zastosowania trybu udzielenia zamówienia (gdy zamawiający wybrał tryb inny niż przetarg nieograniczony lub przetarg ograniczony),

• warunków udziału w postępowaniu. Kontrola powinna polegać na ocenie stawianych przez zamawiającego warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,

• prawidłowości dokonania ogłoszenia o zamówieniu. Kontrola polega na kontroli faktycznie dokonanej publikacji oraz sprawdzeniu, czy w ogłoszeniu znalazła się informacja o dofinansowaniu projektu ze środków UE lub zamiarze ubiegania się o dofinansowanie (dotyczy postępowań z ogłoszeniem). Kontrola ogłoszenia o zamówieniu w zakresie sprawdzenia, czy w ogłoszeniu znalazła się informacja o dofinansowaniu projektu ze środków UE lub zamiarze ubiegania się o dofinansowanie nie dotyczy sytuacji, gdy projekt został zrealizowany lub częściowo zrealizowany, a beneficjent w momencie ogłaszania przetargu nie zamierzał ubiegać się o dofinansowanie, oraz gdy procedura zawierania umowy została wszczęta przed dniem wejścia w życie Wytycznych,

• zgodności umowy z warunkami określonymi w SIWZ i treścią wybranej oferty,

• protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz z załącznikami - w przypadku umów, które podlegają zarówno kontroli ex-ante i ex-post, protokół będzie weryfikowany na etapie kontroli ex-post.

3) Kontrola zamówień publicznych, których wartość jest równa lub przekracza kwoty określone w art. 169 ust. 2 ustawy Pzp

a) Z zastrzeżeniem postanowień wymienionych poniżej w lit. c-d, w kontroli postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, których wartość jest równa lub

przekracza ww. kwoty, IP powinna uwzględnić fakt obligatoryjnej kontroli uprzedniej (ex- ante) prowadzonej przez Prezesa UZP. W związku z tym, odstępuje od sprawdzenia zgodności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z przepisami ustawy Pzp. W takich przypadkach kontrola może dotyczyć zgodności zakresu zamówienia z zakresem przedsięwzięcia określonym we wniosku o dofinansowanie lub decyzji o dofinansowaniu oraz umowie o dofinansowanie projektu oraz kontroli kwalifikowalności wydatków zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ. Kontrola jest przeprowadzana doraźnie ex- ante lub ex-post.

b) Po otrzymaniu informacji o wyniku kontroli od Prezesa UZP, IP analizuje stwierdzone naruszenia.

c) W przypadku wystąpienia przez IP z wnioskiem do Prezesa UZP o odstąpienie od przeprowadzenia kontroli uprzedniej na podstawie art. 169 ust. 4 ustawy Pzp (np.: w przypadku pilnej potrzeby udzielenia zamówienia), IP prowadzi kontrolę ex-post zgodności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z przepisami ustawy Pzp. W takim wypadku kontrola zgodności zakresu zamówienia z zakresem przedsięwzięcia określonym we wniosku o dofinansowanie lub decyzji o dofinansowaniu oraz umowie o dofinansowanie projektu oraz kontroli kwalifikowalności wydatków zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ, jest przeprowadzana doraźnie ex-ante lub ex-post.

d) W przypadku nieuwzględnienia przez Prezesa UZP wniosku IP o odstąpienie od przeprowadzenia kontroli uprzedniej na podstawie art. 169 ust. 4 ustawy Pzp, kontrola przebiega zgodnie z zakresem, o którym mowa powyżej w pkt. 2.1.3 a).

4) Kontrola powinna uwzględniać uregulowaną w ustawie Pzp specyfikę udzielania zamówień sektorowych, których wartość jest równa lub przekracza kwoty określone na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp.

2.2. Podrozdział 2 - Kontrola procedury zawierania umów dla zadań objętych projektem nie objętych zakresem stosowania ustawy Pzp

1) W stosunku do umów nie objętych zakresem stosowania ustawy Pzp, mają zastosowanie zasady wypływające bezpośrednio z Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską (TWE), w tym w szczególności zasada uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Beneficjent zawierający umowy nie objęte zakresem stosowania ustawy Pzp podlega kontroli pod względem zgodności podejmowanych działań z postanowieniami zawartymi w umowie o dofinansowanie projektu oraz w Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ.

2) Kontrola dotyczy:

a) zamówień sektorowych w rozumieniu ustawy Pzp obejmujących:

i. dostawy lub usługi jeśli ich wartość jest mniejsza od wyrażonej w złotych równowartości kwoty 412 000 euro,

ii. roboty budowlane których wartość jest mniejsza od wyrażonej w złotych równowartości kwoty 5 150 000 euro,

Wyłączenia z art. 136 – 138a ustawy Pzp stosuje się odpowiednio;

b) zamówień publicznych nie objętych zakresem stosowania ustawy Pzp i dotyczących usług o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy Pzp;

c) umów, których przedmiot obejmuje zamówienia, o których mowa w art. 4 ustawy Pzp;

d) umów zawieranych przez beneficjentów nie będących zamawiającymi w rozumieniu art. 2 pkt 12 w związku z art. 3 ustawy Pzp.

3) Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez beneficjenta z należytą starannością.

4) Kontrola jest prowadzona ex-post i obejmuje:

a) weryfikację zgodności zakresu umowy z wykonawcą z zakresem przedsięwzięcia określonym we wniosku o dofinansowanie lub decyzji o dofinansowaniu oraz umowie o dofinansowanie projektu oraz kontrolę kwalifikowalności wydatków zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ;

b) zgodność z procedurą zawierania umów dla zadań objętych projektem określonej w umowie o dofinansowanie projektu oraz w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ.

3 Rozdział - Tryb kontroli

1) Kontrola procedury zawierania umów jest prowadzona według planu, o którym mowa w rozdziale 7 niniejszego Załącznika. W uzasadnionych przypadkach, o których mowa w pkt 8.2 niniejszego Załącznika, może być również przeprowadzona doraźnie. Umowy nie objęte zakresem stosowania ustawy Pzp mogą również podlegać kontroli w ramach kontroli na miejscu realizacji projektu.

2) W przypadku kontroli prowadzonej wg planu:

a) Po sporządzeniu planu kontroli IP bezzwłocznie informuje na piśmie beneficjentów, których umowy zostały wytypowane o planowanej kontroli. W piśmie IP wskazuje planowany etap kontroli wraz z podaniem zakresu dokumentów, które beneficjent jest zobowiązany przekazać do IP oraz termin ich przekazania. Jednocześnie, IP informuje beneficjentów o obowiązku niezwłocznego informowania IP o:

i. zmianie planowanego terminu rozpoczęcia lub zakończenia procedury zawierania umowy, mającej wpływ na możliwość przeprowadzenia kontroli w danym kwartale,

ii. unieważnieniu procedury zawierania umowy wraz z podaniem podstawy prawnej i faktycznej unieważnienia.

b) W przypadku kontroli planowej prowadzonej ex-ante (dotyczy wyłącznie umów objętych zakresem stosowania ustawy Pzp):

i. IP wyznaczając termin przekazania dokumentów do kontroli uwzględnia planowany przez beneficjenta termin wszczęcia procedury zawierania umów w ramach projektu wskazany w liście planowanych umów dla zadań objętych projektem,

ii. IP wydaje opinię w sprawie dokumentacji w terminie nie przekraczającym 21 dni od dnia otrzymania pełnej dokumentacji wskazanej w piśmie do beneficjenta, o którym mowa w pkt. 3.2.a,

iii. IP opiniuje dokumentację jednokrotnie, wskazując postanowienia, które powinny zostać zmienione lub usunięte w celu zapewnienia zgodności z ustawą Pzp.

iv. beneficjent może wszcząć postępowanie nie wcześniej niż w dniu następującym po dniu otrzymania od IP opinii w sprawie dokumentacji przetargowej (dotyczy wyłącznie kontroli ex-ante prowadzonej przed wszczęciem postępowania),

v. w terminie do 7 dni od dnia wszczęcia postępowania, a w przypadku kontroli ex-ante prowadzonej po wszczęciu postępowania, w terminie 14 dni od dnia otrzymania od IP opinii w sprawie dokumentacji przetargowej, beneficjent przekazuje IP informacje na piśmie odnośnie sposobu uwzględnienia zaleceń IP, przekazując równocześnie te części dokumentów, które uległy zmianie.

c) W przypadku kontroli planowej prowadzonej ex-post:

i. niezwłocznie po podpisaniu umowy z wykonawcą beneficjent informuje na piśmie IP o tym fakcie oraz przekazuje do IP dokumenty wskazane przez IP w piśmie do beneficjenta, o którym mowa w pkt 3.2.a,

ii. IP wydaje opinię w sprawie procedury w terminie nie przekraczającym 21 dni od dnia otrzymania pełnej dokumentacji wskazanej w piśmie do beneficjenta, o którym mowa w pkt 3.2.a,

iii. opinia zawiera informację nt. stwierdzonych naruszeń lub ich braku, a w przypadku stwierdzenia naruszeń ustawy Pzp mogących skutkować koniecznością unieważnienia umowy również informację o wystąpieniu do Prezesa UZP z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli doraźnej postępowania.

iv. IP może również rozpocząć kontrolę w trakcie trwania postępowania protestacyjno – odwoławczego jednak opinia w sprawie postępowania zostaje przekazana beneficjentowi po podpisaniu przez beneficjenta umowy z wykonawcą. W takim wypadku termin 21 dniowy, o którym mowa w pkt 3.2.c.iii., liczy się od dnia podpisania umowy.

3) W przypadku kontroli doraźnej:

a) IP powiadamia beneficjenta na piśmie o terminie, zakresie planowanej kontroli wraz z

podaniem zakresu dokumentów, które beneficjent jest zobowiązany przekazać do IP oraz podając termin przekazania dokumentów do IP,

b) IP wydaje opinię w sprawie dokumentacji w terminie nie przekraczającym 21 dni od dnia otrzymania pełnej dokumentacji wskazanej w piśmie do beneficjenta, o którym mowa w pkt. 3.3.a.

c) Postanowienia pkt 3.2.b.ii - iv stosuje się odpowiednio w przypadku przeprowadzenia kontroli doraźnej ex-ante.

4) W przypadku umów dla zadań objętych projektem nie objętych zakresem stosowania ustawy Pzp dodatkowo, podczas kontroli na miejscu realizacji projektu, należy sprawdzić na próbie procedurę zawierania umów o mniejszej wartości (vide lista sprawdzająca zawarta w załączniku nr 3 do Wytycznych).

5) Kontrola jest przeprowadzana przez pracowników IP, w ramach pełnienia przez nich obowiązków służbowych. IP może również upoważnić do przeprowadzenia kontroli w formie pisemnej podmiot zewnętrzny, który będzie prowadził kontrolę na zlecenie IP, zgodnie z zasadami określonymi w Rozdziale 4 Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ.

4 Rozdział – Kontrola zmian w umowach (aneksów)

1) Reguły ogólne

a) Kontrola obejmuje zarówno projekty aneksów, jak i zawarte aneksy.

b) W przypadku umów, do których stosuje się ustawę Pzp:

i. Kontrola obejmuje w szczególności spełnienie przesłanek z art. 144 ustawy Pzp oraz zgodność zakresu aneksu z zakresem przedsięwzięcia określonym we wniosku o dofinansowanie lub decyzji o dofinansowaniu oraz umowie o dofinansowanie projektu.

ii. Kontrola odbywa się w formie:

• ex-ante – gdy proponowana zmiana umowy polega na zwiększeniu wartości umowy, gdy o weryfikację projektu aneksu zwróci się beneficjent lub gdy taka jest decyzja instytucji kontrolującej (np.: z analizy ryzyka wynika konieczność przeprowadzenia kontroli aneksów w formie ex-ante).

• ex-post – w pozostałych przypadkach. Kontrola obejmuje wybraną próbę aneksów.

c) W przypadku umów, do których nie stosuje się ustawy Pzp kontrola odbywa się pod względem zgodności przedmiotu aneksu z zakresem przedsięwzięcia określonym we wniosku o dofinansowanie lub decyzji o dofinansowaniu oraz umowie o dofinansowanie projektu. Kontrola ta przeprowadzana jest w trybie ex-post.

2) Planowanie i sprawozdawczość

a) Planowaniem objęta jest kontrola ex-post zawartych aneksów. W odniesieniu do kontroli ex-ante projektów aneksów odbywa się ona na bieżąco.

b) Kontrola ex-post dotyczy próby zawartych aneksów. Dobór próby będzie dokonywany na podstawie przygotowanego przez IP kwartalnego zestawienia przekazanych aneksów, tzn. po upływie danego kwartału, ze wszystkich aneksów, które nie były przedmiotem kontroli ex-ante otrzymanych przez IP, w oparciu o poniższe kryteria:

i. zwiększenie wartości umowy,

ii. przesunięcie terminu realizacji umowy,

iii. zmiana zakresu rzeczowego umowy.

c) Kontroli ex-post podlega co najmniej 20% aneksów otrzymanych przez IP w danym kwartale.

d) IP przygotowuje plan kontroli w terminie 15 dni po upływie danego kwartału. Plan kontroli aneksów jest przekazywany wraz z kwartalnym planem kontroli umów i stanowi jego część.

e) IP przygotowuje sprawozdanie z przeprowadzonych kontroli w danym kwartale w terminie 15 dni po upływie kwartału objętego planem kontroli. Sprawozdanie z wykonania planu kontroli aneksów jest przekazywane wraz z kwartalnym sprawozdaniem z wykonania planu kontroli umów i stanowi jego część.

3) Przebieg postępowania

a) Beneficjent przygotowuje i niezwłocznie przesyła do IP projekt aneksu (obligatoryjnie w przypadku umów, do których stosuje się ustawę Pzp i nastąpiło zwiększenie wartości umowy z wykonawcą) lub zawarty aneks wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym dla zmiany umowy. Uzasadnienie prawne nie jest wymagane w przypadku umów, do których nie stosuje się ustawy Pzp.

b) Jeżeli aneks podlega kontroli ex-ante, IP sprawdza projekt aneksu w terminie 10 dni od dnia wpływu wyżej wymienionych dokumentów. IP informuje beneficjenta o wyniku kontroli. Beneficjent nie może podpisać aneksu przed otrzymaniem ostatecznych wyników kontroli IP.

c) Jeżeli aneks podlega kontroli ex-ante, beneficjent może nie uwzględnić zaleceń IP, o czym informuje IP na piśmie wraz z podaniem uzasadnienia w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania opinii IP w sprawie aneksu. W przypadku stwierdzenia przez IP, iż beneficjent nie usunął bądź nie zmienił postanowień projektu aneksu, które wpływają na uznanie wydatków za kwalifikowalne, IP dokonuje ponownej weryfikacji aneksu, zgodnie z lit e).

d) Jeżeli aneks podlega kontroli ex-post, beneficjent może zgłosić uzasadnione zastrzeżenia do opinii IP. W takim wypadku aneks podlega ponownej weryfikacji, zgodnie z lit e).

e) Ponowna weryfikacja aneksu dotyczy wyłącznie elementów spornych projektu aneksu/ aneksu i jest przeprowadzana przez innego pracownika niż ten, który prowadził kontrolę na wcześniejszym etapie. Ponowna weryfikacja kończy się wydaniem ostatecznej opinii IP w sprawie aneksu, która zawiera informację nt. stwierdzonych naruszeń lub ich braku. Negatywna opinia w sprawie aneksu już zawartego może być podstawą do stwierdzenia przez IP wystąpienia nieprawidłowości i odmowy uznania całości lub części wydatków za kwalifikowalne.

5 Rozdział – Tryb odwoławczy

1) W przypadku kontroli prowadzonej ex-ante, beneficjent może nie uwzględnić zaleceń IP, o czym informuje IP na piśmie wraz z podaniem uzasadnienia swojej decyzji. Fakt nieuwzględnienia zaleceń przez beneficjenta może zostać również stwierdzony przez IP, na podstawie przekazanej przez beneficjenta dokumentacji. W przypadku stwierdzenia przez IP, iż beneficjent nie usunął bądź nie zmienił tych postanowień w dokumentacji przetargowej, które wpływają na uznanie wydatków za niekwalifikowalne, postępowanie o udzielenie zamówienia podlega ponownej weryfikacji, zgodnie z pkt 3).

2) W przypadku kontroli prowadzonej ex-post, beneficjent może zgłosić uzasadnione zastrzeżenia do opinii IP. W takim wypadku procedura zawierania umowy podlega ponownej weryfikacji, zgodnie z pkt 3).

3) Ponowna weryfikacja obejmuje wyłącznie sporne elementy procedury zawierania umowy. Weryfikację powinien przeprowadzić inny pracownik niż ten, który przeprowadzał kontrolę na wcześniejszym etapie. W przypadku umów, które podlegają kontroli ex-ante oraz ex-post, ponowna weryfikacja, może być zapewniona w ramach kontroli ex-post.

4) Ponowna weryfikacja kończy się wydaniem opinii IP, która zawiera informację nt. stwierdzonych naruszeń lub ich braku, a w przypadku stwierdzenia naruszeń ustawy Pzp mogących skutkować koniecznością unieważnienia umowy również informację o wystąpieniu do Prezesa UZP z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli doraźnej postępowania.

5) Umowa o dofinansowanie projektu przewiduje w sytuacji stwierdzenia nieprawidłowości uprawnienie do odstąpienia od umowy lub uznania części lub całości wydatków w ramach projektu za niekwalifikowalne.

6 Rozdział - Skutki stwierdzenia naruszeń

1) IP może odmówić części lub całości dofinansowania dla umowy w ramach projektu, która

została zawarta niezgodnie z zaleceniami sformułowanymi w opinii, o której mowa w pkt

3.2.b.ii oraz w pkt 5.4 Załącznika.

2) W przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia rażącego naruszenia ustawy Pzp mogącego skutkować koniecznością unieważnienia umowy, IP może wystąpić do Prezesa UZP z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli doraźnej, zgodnie z pkt 5.2.2.4 Wytycznych w zakresie kontroli realizacji POIiŚ.

3) Jeżeli IP przekazało zadania z zakresu kontroli umów na IW to w przypadku stwierdzenia przez IW naruszeń ustawy Pzp mogących skutkować unieważnieniem umowy, IW sporządza wniosek o przeprowadzenie kontroli doraźnej przez Prezesa UZP wraz z uzasadnieniem prawnym i faktycznym i przekazuje do IP. IP weryfikuje wniosek i, jeżeli uzna jego zasadność, przekazuje do Prezesa UZP wraz z własną opinią.

4) W ramach prowadzonej kontroli procedur zawierania umów, IP/IW (w zależności od podziału zadań z zakresu kontroli umów pomiędzy IP i IW) prowadzi weryfikację pod kątem stwierdzenia, czy nie doszło do naruszenia w stosowaniu prawa wspólnotowego w dziedzinie zamówień publicznych lub przepisów ustawy Pzp powodujących konieczność nałożenia korekty finansowej, zgodnie z zasadami opisanymi w Załączniku nr 10 do Wytycznych (tzw. "taryfikator"). W przypadku stwierdzenia naruszeń wymienionych w

„taryfikatorze”, IP/IW ustala wysokość korekty finansowej wskazując kategorię naruszenia zgodnie z zasadami określonymi w Załączniku nr 10 do Wytycznych oraz przekazuje tą informację do beneficjenta.

5) W przypadku gdy postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego podlegało kontroli prowadzonej przez Prezesa UZP, w wyniku której stwierdzono występowanie naruszeń w stosowaniu prawa wspólnotowego w dziedzinie zamówień publicznych lub przepisów ustawy Pzp powodujących konieczność nałożenia korekty finansowej, o których mowa w

„taryfikatorze”, po otrzymaniu wyników kontroli od Prezesa UZP, IP/IW (w zależności od podziału zadań w zakresie kontroli procedur zawierania umów pomiędzy tymi instytucjami) ustala wysokość korekty finansowej oraz przekazuje tą informację do beneficjenta.

6) Beneficjent może złożyć uzasadnione zastrzeżenia do ustalenia w sprawie nałożenia korekty finansowej dokonanego przez instytucję kontrolującą. W przypadku odrzucenia zastrzeżeń przez instytucję dokonującą ustalenia, jest ono przekazywane do rozpatrzenia przez IP, gdy ustalenia dokonała IW, zaś w przypadku gdy ustalenia dokonała IP, zastrzeżenia rozpatruje IZ.

7) Ustalona wartość korekty finansowej obniża kwotę każdego wydatku kwalifikowalnego beneficjenta dla zamówienia objętego korektą w odniesieniu do procentowej wysokości

współfinansowania ze środków funduszy UE dla danego zamówienia1. W przypadku gdy w wyniku kontroli procedur zawierania umów zostanie stwierdzone naruszenie zasad zamówień publicznych, o których mowa w „taryfikatorze” w odniesieniu do umowy, w ramach której na część lub całość wydatków zostały przekazane środki UE należy wszcząć procedurę zwrotu tych środków, o której mowa w dokumencie pn.: Informacja na temat systemu przekazywania środków finansowych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko2.

8) W przypadku wydania przez sąd prawomocnego wyroku unieważniającego zawartą umowę w całości lub w części, IP uznaje odpowiednio całość lub część wydatków poniesionych na podstawie takiej umowy jako niekwalifikowalne i występuje do beneficjenta o ich zwrot zgodnie z zapisami Informacji na temat systemu przekazywania środków finansowych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko.

9) Uprawnienia poszczególnych organów w przypadku identyfikacji poważnych uchybień lub nieprawidłowości określa pkt 11 Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ.

7 Rozdział - Plan kontroli

1) IP prowadzi kontrolę w oparciu o plan kontroli.

2) IP sporządza plan kontroli wyłącznie dla umów, dla których podpisano umowę o dofinansowanie projektu, które są objęte zakresem rzeczowym projektu określonym w umowie o dofinansowanie oraz dla których wydatki będą deklarowane przez beneficjenta jako kwalifikowalne. Przykładowo, jeżeli beneficjent z góry (np. we wniosku o dofinansowanie) deklaruje, iż wydatki poniesione w ramach danej umowy nie będą deklarowane jako kwalifikowalne, pomimo, iż zakres rzeczowy tej umowy mieści się w zakresie rzeczowym projektu określonym w umowie o dofinansowanie, to umowa ta nie powinna być uwzględniona w planie kontroli.

3) Podstawą sporządzenia planu kontroli są informacje przekazane przez beneficjentów we wniosku o dofinansowanie lub innych dokumentach wymaganych przez IP.

4) IP dobiera umowy do kontroli zgodnie z metodyką przedstawioną w rozdziale 8.

1 np. w przypadku kontraktu, w którym wysokość współfinansowania ze środków funduszy UE wynosi 75%, kwota faktycznie poniesionych wydatków kwalifikowalnych dla danego zamówienia wynosi 1000, natomiast wartość korekty finansowej wynikająca z taryfikatora zostanie ustalona na 10% to wysokość korekty będzie obliczana w następujący sposób: (75%x1000)x10%=75. Należy zauważyć, iż korekta dotyczy jedynie wydatków faktycznie poniesionych w ramach zamówienia. Zatem, w przypadku przedłożenia przez beneficjenta wniosku o płatność zawierającą wydatek na kwotę 1000, wysokość refundacji powinna uwzględniać nałożoną korektę i wynosić 675 (zamiast 750, które należne byłoby beneficjentowi, w przypadku braku nałożenia korekty finansowej). Należy tak postępować w odniesieniu do każdego wydatku przedkładanego przez beneficjenta do rozliczenia w ramach tego zamówienia.

2 Jeżeli naruszenie zostało wykryte po przekazaniu całości dofinansowania na zamówienie objęte korektą, podstawą odzyskania środków

jest decyzja o zwrocie. W sytuacjach, w których nastąpiło częściowe pokrycie wydatków na dane zamówienie ze środków UE, decyzja o zwrocie odnosi się do wydatków faktycznie poniesionych ze środków UE na zamówienie objęte korektą (w odpowiedniej części, np. w przypadku gdyby sytuacja określona w przypisie wyżej odnosiła się do wydatków zrefundowanych beneficjentowi, decyzja powinna określać do zwrotu kwotę 75 + należne odsetki, natomiast co do reszty poniesionych wydatków, wysokość refundacji powinna uwzględniać nałożoną korektę i być realizowana jak określono w powyższym przypisie).

5) IP przedstawia IZ plan kontroli dla każdego działania oraz zbiorczy dla osi priorytetowej kwartalnie, do 15 dnia po rozpoczęciu każdego kwartału.

6) IP przygotowuje plan kontroli ex - ante zgodnie z poniżej przedstawionym formatem (Tabela A):

Plan kontroli procedury zawierania umów dla zadań objętych projektem na okres

Dla osi priorytetowej: Instytucja Pośrednicząca: Działanie: Instytucja Wdrażająca:

Planowana liczba prowadzonych procedur zawierania umów

Planowana wartość prowadzonych procedur zawierania umów

Liczba umów wytypowanych wyłącznie do kontroli ex- ante

Wartość umów wytypowanych wyłącznie do kontroli ex- ante

Liczba umów wytypowanych wyłącznie do kontroli ex- post

Wartość umów wytypowanych wyłącznie do kontroli ex- post

Liczba umów wytypowanych łącznie do kontroli ex- ante i ex-post

Wartość umów wytypowanych łącznie do kontroli ex- ante i ex-post

Łączna liczba umów wytypowanych do kontroli

Łączna wartość umów wytypowanych do kontroli

Procentowy udział łącznej wartości umów wytypowanych do kontroli w łącznej wartości zawieranych w danym kwartale umów

w tym: liczba procedur przesuniętych z poprzedniego kwartału

w tym: wartość procedur przesuniętych z poprzedniego kwartału

w tym: liczba umów przesuniętych z poprzedniego kwartału

w tym: wartość umów przesuniętych z poprzedniego kwartału

w tym: liczba umów przesuniętych z poprzedniego kwartału

w tym: wartość umów przesuniętych z poprzedniego kwartału

w tym: liczba umów przesuniętych z poprzedniego kwartału

w tym: wartość umów przesuniętych z poprzedniego kwartału

Roboty budowlane

Dostawy

Usługi

Łącznie

Tabela A: Plan kontroli procedur zawierania umów dla zadań objętych projektem oraz zmian do umów (aneksów) I.

II.

Plan kontroli zmian w umowach (aneksów) na okres (n) sporządzony na podstawie zestawienia przekazanych aneksów obejmującego okres (n-1)
Dla osi priorytetowej: Instytucja Pośrednicząca: Działanie: Instytucja Wdrażająca:
	Liczba otrzymanych przez IP aneksów w kwartale n-1	Wartość całkowita otrzymanych przez IP aneksów w kwartale n-1	Planowana liczba aneksów do kontroli w kwartale n (20% aneksów otrzymanych przez IP w kwartale n-1)	Wartość aneksów planowana do kontroli w kwartale n	Kryteria doboru próby aneksów do kontroli
					Planowana liczba aneksów zwiększających wartość umowy	Wartość aneksów polegających na zwiększeniu wartości umowy	Planowana liczba aneksów polegających na przesunięciu terminu realizacji umowy	Wartość aneksów polegających na przesunięciu terminu realizacji umowy	Planowana liczba aneksów polegających na zmianie zakresu rzeczowego umowy	Wartość aneksów polegających na zmianie zakresu rzeczowego umowy
Roboty budowlane
Dostawy
Usługi
Łącznie

8 Rozdział - Metodyka doboru próby

8.1. Xxxxxxxxxxx 0 - Xxxxx umów do kontroli planowej

1) Kontrola procedury zawierania umów dla zadań objętych projektem prowadzona jest na określonej próbie umów. IP zapewnia wybór umów do kontroli zgodnie z metodyką przedstawioną w niniejszym podrozdziale.

2) W sytuacji, gdy IP uzna, że specyfika danego sektora uzasadnia modyfikację metodyki doboru próby przedstawionej w niniejszym podrozdziale, każdorazowo zmodyfikowana metodyka doboru próby w danym sektorze powinna być uzgodniona z IZ przed przygotowaniem planu kontroli. Jednocześnie, w każdym przypadku metodyka doboru próby do kontroli procedury zawierania umów dla zadań objętych projektem powinna opierać się na założeniach przedstawionych w tym podrozdziale.

3) Doboru próby do kontroli procedury zawierania umów dla zadań objętych projektem dokonuje się poprzez wybranie do kontroli umowy o najwyższej wartości w ramach projektu z tych umów, które nie były kontrolowane i nie podlegają kontroli Prezesa UZP.

4) W przypadku umów, do których stosuje się ustawę Pzp, kontrola obejmuje wszystkie postępowania prowadzone w trybach innych niż przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony, z zastrzeżeniem że umowy podpisane na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy Pzp, za zgodą IZ udzieloną w szczególnie uzasadnionych przypadkach, mogą podlegać kontroli na podstawie doboru próby.

5) W uzasadnionych przypadkach do kontroli może być wybrana także inna umowa, jeżeli informacje posiadane przez IP wskazują na konieczność przeprowadzenia kontroli procedury zawierania tej umowy. W szczególności podstawą podjęcia decyzji o kontroli powinny być wcześniej stwierdzone naruszenia skutkujące koniecznością unieważnienia umowy.

6) Minimalna wartość poddawanych kontroli umów w ramach każdego projektu wynosi 20% z ogólnej planowanej przez beneficjenta szacunkowej wartości zamówień przedstawionej przez niego we wniosku o dofinansowanie (tabela D Harmonogram realizacji projektu). Jeżeli wartość umów wybranych do kontroli w ramach projektu na podstawie pkt 3), 4) i 5) nie wyczerpuje 20% szacunkowej wartości zamówień przedstawionej we wniosku o dofinansowanie, pozostałe umowy do kontroli są wybierane losowo.

7) Wytypowane do kontroli umowy o najwyższej wartości w ramach projektu podlegają kontroli ex- ante oraz kontroli ex-post. W takim przypadku kontrola ex-post powinna zostać ograniczona do weryfikacji wyłącznie tych elementów procedury, które nie podlegały weryfikacji ex-ante, chyba, że IP stwierdzi konieczności ponownej kontroli elementów weryfikowanych w trakcie kontroli ex-ante.

8) Umowy, do których zawierania nie stosuje się ustawy Pzp podlegają kontroli ex-post.

9) Pozostałe umowy podlegają kontroli ex-ante albo ex-post. IP podejmuje decyzję o etapie, na którym dana umowa będzie kontrolowana, uwzględniając w szczególności rodzaj umowy, specyfikę projektu, jego zaawansowanie oraz doświadczenie beneficjenta, przy zachowaniu równowagi obu kontroli.

8.2. Xxxxxxxxxxx 0 - Xxxxx umów do kontroli doraźnej

1) IP podejmuje kontrolę doraźną, w ustalonym przez siebie terminie:

a) Postępowań, których kontrola ex-ante wykazała prawdopodobieństwo wystąpienia nieprawidłowości na późniejszym etapie prowadzenia postępowania a nie jest przewidziana planowa kontrola ex-post. W takim wypadku kontrola jest przeprowadzana ex-post.

b) W przypadku uzyskania informacji o prawdopodobieństwie wystąpienia nieprawidłowości w procedurze zwierania umowy. W takim wypadku kontrola przeprowadzana jest ex-ante lub ex-post.

c) W przypadku, gdy beneficjent, z zastrzeżeniem pkt 2, po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu wystąpił z wnioskiem do IP o przeprowadzenie kontroli. W takim wypadku, w zależności od wniosku beneficjenta, kontrola jest przeprowadzana ex-ante lub ex-post.

2) Beneficjent projektu znajdującego się na Liście projektów indywidualnych w ramach PO IiŚ, może przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu wystąpić do IP z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli doraźnej procedury zawierania umów, o których mowa w pkt 5.2.6.8.c Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ (dla umów objętych zakresem stosowania ustawy Pzp - umowa dla projektu na najwyższą kwotę oraz wszystkie postępowania prowadzone w trybie innym niż podstawowy; dla umów nie objętych zakresem stosowania ustawy Pzp - umowa na najwyższą kwotę). W takim wypadku, w zależności od wniosku beneficjenta kontrola jest przeprowadzana doraźnie ex-ante lub ex-post.

3) W przypadku umów, które zostały zawarte przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu, IP prowadzi kontrole doraźne ex-post, zgodnie z zasadami przedstawionymi w pkt 5.2.6. Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ.

9 Rozdział - Sprawozdanie z realizacji planu kontroli i kontroli doraźnych

1) IP sporządza sprawozdanie z wykonania planu kontroli na poziomie działań a następnie, na tej podstawie, tworzy zbiorcze sprawozdanie na poziomie priorytetu.

2) IP zapewnia, że sprawozdania z wykonania planów kontroli na poziomie działań oraz na poziomie priorytetu zostały przygotowane zgodnie ze stanem faktycznym.

3) IP przekazuje IZ sprawozdanie z wykonania planu kontroli kwartalnie, do 15 dnia po zakończeniu każdego kwartału.

4) W sprawozdaniu IP zamieszcza:

a) Informacje dotyczące:

x. xxxx uznanych przez IP za niekwalifikowalne,

ii. odstępstw od planu wraz z uzasadnieniem,

iii. kontroli doraźnych,

iv. informacja nt. delegowania członka komisji przetargowej bez prawa głosu lub obserwatora (jeśli dotyczy).

v. najczęściej występujących problemów w ujęciu generalnym (bez podziału na postępowania) wraz z opinią odnośnie sposobów ich rozwiązania,

vi. najpoważniejszych problemów z uwzględnieniem informacji o projektach, których problemy dotyczą wraz z opinią odnośnie sposobów ich rozwiązania,

vii. działań, które w opinii IP należy podjąć w celu usprawnienia kontraktowania lub systemu kontroli umów dla zadań objętych projektem,

b) IP sporządza sprawozdanie z wykonania planu kontroli zgodnie z poniżej przedstawionym formatem (Tabela B):

Tabela B: Sprawozdanie z wykonania planu kontroli procedur zawierania umów dla zadań objętych projektem oraz zmian do umów (aneksów)

Sprawozdanie z wykonania planu kontroli procedury zawierania umów dla zadań objętych projektem na okres

Dla osi priorytetowej: Instytucja Pośrednicząca: Działanie: Instytucja Wdrażająca:

Część I zawierająca informacje o charakterze ogólnym

Kwoty uznane przez IP za niekwalifikowalne

Odstępstwa od planu wraz z uzasadnieniem

Kontrole doraźne

Informacje nt. delegowania członka komisji przetargowej bez prawa głosu lub obserwatora (jeśli dotyczy)

Najczęściej występujące problemy w ujęciu generalnym (bez podziału na postępowania) wraz z opinią odnośnie sposobów ich rozwiązania

Najpoważniejsze problemy z uwzględnieniem informacji o projektach, których problemy dotyczą wraz z opinią odnośnie sposobów ich rozwiązania

Działania, które w opinii IP należy podjąć w celu usprawnienia kontraktowania lub systemu kontroli umów dla zadań objętych projektem

Część II zawierająca informacje dotyczące liczby/wartości kontrolowanych w danym kwartale umów

Liczba prowadzonych procedur zawierania umów

Wartość prowadzonych procedur zawierania umów

Liczba umów kontrolowanych wyłącznie ex- ante

Wartość umów kontrolowanych wyłącznie ex- ante

Liczba umów kontrolowanych wyłącznie ex- post

Wartość kontrolowanych wyłącznie ex- post

Liczba umów kontrolowanych ex-ante i ex- post

Wartość umów kontrolowanych do kontroli ex- ante i ex-post

Łączna liczba kontrolowanych umów

Łączna wartość kontrolowanych umów

Procentowy udział łącznej wartości kontrolowanych umów w łącznej wartości zawieranych w danym kwartale umów

w tym: liczba procedur przesuniętych z poprzedniego kwartału

w tym: wartość procedur przesuniętych z poprzedniego kwartału

w tym: liczba umów przesuniętych z poprzedniego kwartału

w tym: wartość umów przesuniętych z poprzedniego kwartału

w tym: liczba umów przesuniętych z poprzedniego kwartału

w tym: wartość umów przesuniętych z poprzedniego kwartału

w tym: liczba umów przesuniętych z poprzedniego kwartału

w tym: wartość umów przesuniętych z poprzedniego kwartału

Roboty budowlane

Dostawy

Usługi

Łącznie

Część III - Sprawozdanie z wykonania planu kontroli zmian w umowach (aneksów) na okres
Dla osi priorytetowej: Instytucja Pośrednicząca: Działanie: Instytucja Wdrażająca:
	Liczba otrzymanych przez IP aneksów w kwartale n-1	Wartość całkowita otrzymanych przez IP aneksów w kwartale n-1	Liczba aneksów kontrolowanych w kwartale n (20% aneksów otrzymanych przez IP w kwartale n-1)	Wartość aneksów kontrolowanych w kwartale n	Kryteria doboru próby aneksów do kontroli
					Liczba kontrolowanych aneksów zwiększających wartość umowy	Wartość kontrolowanych aneksów polegających na zwiększeniu wartości umowy	Liczba kontrolowanych aneksów polegających na przesunięciu terminu realizacji umowy	Wartość kontrolowanych aneksów polegających na przesunięciu terminu realizacji umowy	Liczba kontrolowanych aneksów polegających na zmianie zakresu rzeczowego umowy	Wartość kontrolowanych aneksów polegających na zmianie zakresu rzeczowego umowy
Roboty budowlane
Dostawy
Usługi
Łącznie