Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (zwana dalej „Umową”) zawarta dnia ......................... 2019 r. w Kielcach pomiędzy:
Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych
(zwana dalej „Umową”)
zawarta dnia ......................... 2019 r. w Kielcach pomiędzy:
Kuratorium Oświaty w Kielcach, z siedzibą: Xx. XX Xxxxxx Xxxxx 0, 00-000 Xxxxxx
reprezentowanym przez: Świętokrzyskiego Kuratora Oświaty Pana Xxxxxxxxxx Xxxxxxx,
zwanym w dalszej części umowy „Administratorem”
a ......................................................................................, NIP: ............................., Regon: ..............................
reprezentowanym przez: .................................................
zwanym w dalszej części umowy „Podmiotem przetwarzającym”
§ 1
Przedmiot umowy
Administrator oświadcza, iż zgodnie z art. 4 pkt 7 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (zwanego w dalszej części „Rozporządzeniem”) jest administratorem danych osobowych powierzonych do przetwarzania Podmiotowi Przetwarzającemu na gruncie niniejszej Umowy.
W związku z umową nr:
- KO.III.272................... z dnia ............2019 r. na organizację wczasów w ......................... w terminie ..................2019 r.
zawartą w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie „przetargu nieograniczonego” na podstawie przepisów ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm.) na realizację wczasów ze scentralizowanego Funduszu Świadczeń Socjalnych czynnych pracowników oświaty oraz emerytów i rencistów - byłych pracowników oświaty Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu, w trybie art. 28 Rozporządzenia dane osobowe do przetwarzania, na zasadach i w celu określonym w niniejszej Umowie.
Podmiot Przetwarzający oświadcza, iż jest świadom obowiązków, które wynikają z bycia podmiotem przetwarzającym oraz stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, by przetwarzanie spełniało wymogi Rozporządzenia chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
§2
Zakres, cel i czas przetwarzania danych
Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał, powierzone na podstawie umowy dane zwykłe i dane wrażliwe czynnych i emerytowanych pracowników oświaty i ich współmałżonków oraz dzieci uprawnionych do korzystania ze scentralizowanego zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Administratora w postaci:
imienia i nazwiska,
adresu zamieszkania,
adresu zameldowania,
adresu korespondencyjnego,
adresu email,
numeru PESEL
daty i miejsca urodzenia,
numeru i serii dokumentów tożsamości,
numeru telefonu,
miejsc pracy i stanowisk pracy,
charakteru stosunku pracy,
stanu zdrowia,
Powierzone przez Administratora dane osobowe będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający wyłącznie w celu realizacji zadań na podstawie wymienionych w § 1 pkt 1 umów na realizację wczasów.
Powierzone dane będą przetwarzane przez Podmiot Przetwarzający w formie papierowej oraz przy wykorzystaniu systemów informatycznych.
Przetwarzanie danych powierzonych w ramach niniejszej umowy będzie miało charakter takich operacji jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, udostępnianie.
Powierzone dane będą przetwarzane przez Podmiot Przetwarzający przez czas trwania umowy i okres 30 dni po jej zakończeniu.
§3
Obowiązki podmiotu przetwarzającego
Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 Rozporządzenia.
Podmiot przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.
Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji niniejszej umowy.
Podmiot przetwarzający zobowiązuje się zapewnić zachowanie w tajemnicy (o której mowa w art. 28 ust 3 pkt b Rozporządzenia) przetwarzanych danych przez osoby, które upoważnia do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji niniejszej umowy, zarówno w trakcie zatrudnienia ich w Podmiocie przetwarzającym, jak i po jego ustaniu.
Podmiot przetwarzający po upływie okresu o którym mowa w § 2 ust. 5 niniejszej umowy usuwa wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych.
W miarę możliwości Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia.
Podmiot przetwarzający po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki zgłasza je Administratorowi w nie później niż w ciągu 24 godzin.
§4
Prawo kontroli
Administrator zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt h) Rozporządzenia ma prawo kontroli, czy środki zastosowane przez Podmiot przetwarzający przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia umowy.
Administrator realizować będzie prawo kontroli w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego i z minimum 14 dniowym jego pisemnym uprzedzeniem.
Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Administratora nie dłuższym niż 7 dni chyba że sprzeciwiać się temu będą względy organizacyjne, lub techniczne, lub regulacje wewnętrzne w zakresie polityki bezpieczeństwa stosowane w Podmiocie przetwarzającym..
Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 Rozporządzenia.
§5
Dalsze powierzenie danych do przetwarzania
Podmiot przetwarzający może powierzyć dane osobowe objęte niniejszą umową do dalszego przetwarzania podwykonawcom jedynie w celu wykonania umowy po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Administratora.
Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na pisemne polecenie Administratora chyba, że obowiązek taki nakłada na Podmiot przetwarzający prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający informuje Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
Podwykonawca, o którym mowa w §5 ust. 1 Umowy winien spełniać te same gwarancje i obowiązki jakie zostały nałożone na Podmiot przetwarzający w niniejszej Umowie.
Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora za nie wywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy obowiązków ochrony danych.
§ 6
Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego
Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią umowy, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.
Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych określonych w umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Podmiotu przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania
w Podmiocie przetwarzającym tych danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez inspektorów upoważnionych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Administratora.
§7
Czas obowiązywania umowy
Niniejsza umowa obowiązuje od dnia ............... 2019 r. do dnia ............... 2019 r.
Każda ze stron może wypowiedzieć niniejszą umowę z zachowaniem 30 dniowego okresu wypowiedzenia.
§8
Rozwiązanie umowy
Administrator może rozwiązać niniejszą umowę ze skutkiem natychmiastowym gdy Podmiot przetwarzający:
pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli nie usunie ich w wyznaczonym terminie;
przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z umową;
powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi bez zgody Administratora;
§9
Zasady zachowania poufności
Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Administratora i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej.
Podmiot przetwarzający oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy otrzymanych danych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Administratora w innym celu niż wykonanie Umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy.
§10
Postanowienia końcowe
Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dla każdej ze stron.
W sprawach nieuregulowanych zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu cywilnego, Rozporządzenia oraz ustawy o ochronie danych osobowych.
Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikających z niniejszej umowy będzie sąd właściwy dla Administratora.
_______________________ ____________________
Administrator Podmiot przetwarzający